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Libros de contabilidad

CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde,
en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronolgico
(de fechas).
Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que permite registrar las transacciones
de un agente econmico en lnea, para facilitar la evaluacin de los agentes
de supervisin y control contable, tributario y financiero.
CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Se clasifican desde dos puntos de vista:
Desde el punto de vista legal y financiero.
1) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:
Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios;
y, Libros Voluntarios
LIBROS OBLIGATORIOS:
Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, segn
el cdigo de comercio en su artculo 33, son los siguientes:
Libro de Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Caja y bancos
Libro de Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro de Planilla electrnica.
Libro registro de activos.
Libro de Actas (para las sociedades)
Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)
LIBROS VOLUNTARIOS:
Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las
empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y segn las necesidades de la misma.
El cdigo de comercio en su artculo 34 determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los
siguientes:
Libro de Registro de Mercaderas de Krdex
Libro de Registro de Clientes o Deudores
Libro de Registro de Proveedores
Libro de Registro de Letras por Cobrar
Libros de Registro de Letras por Pagar
Libro de Bancos
Libros de Caja Chica
Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.
ASPECTO LEGAL DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea legalizado ante el
Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
a) En la apertura del negocio: sesenta das
b) Para el canje de libros:
15 das para el registro de ventas y el registro de compras
30 das para los dems libros.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En los libros de Contabilidad est prohibido:
Borrar
Mancharlo
Romperlo
Mutilarlo
Dejar espacios en blanco
Alterar el orden de los folios
Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos
Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas
LIBROS CONTABLES
Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuales se registran en
forma sistemtica y analtica las operaciones mercantiles que se realizan durante un periodo de
tiempo, tambin los comerciantes pueden llevar otros libros como control de manera voluntaria
LIBROS ADMINISTRATIVOS
Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como
el libro de actas y registro de socios, el libro de registro de accionistas etc.
SIRVEN PARA:
Hacer las anotaciones contables de la Empresa y se registran las cuentas. Segn el Art. 435 del
Cdigo Comercio, el Art. 139 del Cdigo Tributario y Art.: 74 y 78 del Reglamento del Cdigo
Tributario, los comerciantes estn obligados a llevar contabilidad debidamente organizada, los
libros y la nomenclatura de las cuentas y sub.- cuentas de acuerdo al tipo de actividad que
desarrolla.
IMPORTANCIA
Son una herramienta fundamental para el proceso contable que permite evidencias de la
informacin de cada una de las operaciones de la empresa y servirn de base para la presentacin
de los Estados Financieros apegados a la realidad.
Sirven de base de Consulta a los usuarios de los libros
Sirven a las autoridades fiscales y legales para la revisin de la Contabilidad que se lleva de
acuerdo a lo prescrito.
Comprueba la verificacin de las operaciones.

LIBROS PRINCIPALES:
Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben
llevar los siguientes libros: Libro Diario Libro Mayor Libro de Estados Financieros
Se utilizan para registrar en forma sinttica las operaciones asentadas analticamente en los libros
auxiliares.

LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e
informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares
que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar Llamados tambin
mayores auxiliares
En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms
importantes son:
Registro de las operaciones cronolgicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una cuenta en varias
subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diarios y
contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se
registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con
terceros y las cuentas por cobrar Netas los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica

Los libros Principales y Obligatorios, se deben de llevar empastados o en hojas separadas, las
cuales estarn foliadas y sern legalizados (Art. 17 Lt. B )
Por un Contador Pblico que haya sido autorizado por el Consejo de Vigilancia de la contadura
y la Auditoria (Art.5 Ley Reguladora del Ejercicio de la Contadura) y nombrado por el
comerciante (Art. 438 del Cdigo de Comercio)
(2)CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA
TECNICO O FINANCIERO
Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares
LIBROS PRINCIPALES:
Son aquellos que tienen carcter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y
son:
Libro de Inventarios y Balance
Libro Diario.
Libro Mayor
LIBROS AUXILIARES:
Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que despus de cumplir su
cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros
Auxiliares todos los mencionados en la clasificacin legal, a excepcin de los indicados como los
libros Principales.
Foliacin de los Libros de contabilidad
CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca en la parte superior de
cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la pgina del
libro de contabilidad.
CLASE DE FOLIACION:
Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de contabilidad puede ser de dos
clases: Foliacin Simple y Foliacin Doble
a) Foliacin Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Eje: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son
libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balances.
b) Foliacin Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro.
Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro
Caja.
Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es nica (simple). El formato
electrnico permite registrar muchos datos en forma horizontal, lo que facilita una
mayor utilidad para los libros contables.
Aspecto legal de los Libros de contabilidad
Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea legalizado ante el
Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.
PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
a) En la apertura del negocio: sesenta das
b) Para el canje de libros:
15 das para el registro de ventas y el registro de compras
30 das para los dems libros.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En los libros de Contabilidad est prohibido:
Borrar
Mancharlo
Romperlo
Mutilarlo
Dejar espacios en blanco
Alterar el orden de los folios
Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos
Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas







CLASIFICACIN: libro diario
Principales libro mayor
Libro de estados financieros
Caja
Punto de vista financiero Auxiliares Bancos
Gastos
Ingresos
Control IVAS
Libro diario (art. 435 C.C)
Libro mayor (art. 435 C.C)
Libro de estados financieros
Obligatorios Contables art. 4.35 y 442 del C.C
Compras art. 141 C.T
Ventas a Consumidor Final
Ventas a Contribuyentes
Art. 40 C.C
Vista legal
Aumentos y disminuciones
De capital art. 312 C.C
Actas de Asamblea general
Punto de actas de junta directiva
Administrativos art. 40 C.C
Registro de Accionistas
Art. 155 C.C
Caja
Voluntarios Bancos
Ingresos
Gastos

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