UNIDAD 2.

- ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

DE T.I.

Tema 1 Planeacin de las Comunicaciones del Proyecto de TI

Introduccin
Somos primordialmente seres sociales, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras
vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a
funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicacin nos
ayudan a mejorar las relaciones interpersonales.
La comunicacin es el acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que le permite
transmitir una informacin. En la comunicacin intervienen diversos elementos que pueden facilitar
o dificultar el proceso.

Emisor: La persona (o personas) que emite un mensaje.
Receptor: La persona (o personas) que recibe el mensaje.
Mensaje: Contenido de la informacin que se enva.
Canal: Medio por el que se enva el mensaje.
Cdigo: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.
Contexto: Situacin en la que se produce la comunicacin.
La comunicacin eficaz entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en
el sentido que pretende el emisor.
TIPOS DE COMUNICACIN
Las formas de comunicacin humana pueden agruparse en dos grandes categoras: la
comunicacin verbal y la comunicacin no verbal:
La comunicacin verbal se refiere a las palabras que utilizamos y a las inflexiones de
nuestra voz (tono de voz).
La comunicacin no verbal hace referencia a un gran nmero de canales, entre los que se
podran citar como los ms importantes el contacto visual, los gestos faciales, los
movimientos de brazos y manos o la postura y la distancia corporal.
Comunicacin verbal
Palabras (lo que decimos)
Tono de nuestra voz
Comunicacin no verbal
Contacto visual
Gestos faciales (expresin de la cara)
Movimientos de brazos y manos
Postura y distancia corporal
Pese a la importancia que le solemos atribuir a la comunicacin verbal, entre un 65 % y un 80 %
del total de nuestra comunicacin con los dems la realizamos a travs de canales no verbales.
Para comunicarse eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre s.
Muchas dificultades en la comunicacin se producen cuando nuestras palabras se contradicen con
nuestra conducta no verbal. Ejemplo:
Un hijo le entrega un regalo a su padre por su cumpleaos y ste, con una expresin de
decepcin, dice: Gracias, es justo lo que quera.
Un chico encuentra a su mejor amigo por la calle y, cuando le saluda, el otro le devuelve el
saludo con un fro y seco hola y desva la mirada.
Tema 1.1.- Mtodos de comunicacin entre los actores del proyecto
Sesiones de resolucin de problemas:
Haga una reunin con los miembros de la equipo. En la reunin, pida a los miembros que
sugieran soluciones a problemas. Esta no es una sesin firmemente estructurada como una de
LLUVIA DE IDEAS. Deje que los miembros sugieran varias posibilidades de solucin.
Procure que sean prcticas, evite los deseos imposibles. Si un miembro sugiere una solucin
que exija que otra persona haga o proporcione algo, seale que ni usted ni ellos tienen ningn
control sobre los dems. Las soluciones tienen que ser cosas que ellos puedan hacer, no
otros. Anime a los ms callados a hacer tambin sus sugerencias.
Juegos de rol:
Los juegos de rol es un mtodo de comunicacin que permite a los participantes asumir el
papel de diferentes ejecutantes en situaciones comunes de los procesos de potenciacin.
A los participantes se les asignan diferentes papeles en situaciones specficas. Puede
escribirles un guin, pero es ms efectivo si los participantes improvisan (componen el dilogo
conforme va surgiendo) o se toman algo de tiempo para pensar en lo que van a decir.
Medios audiovisuales:
Hay varios tipos de mquinas elctricas y electrnicas que pueden resultar tiles para mejorar
la comunicacin. Entre las ms antiguas, las series de diapositivas y las fotografas para
proyectores, que suelen ser ms tiles para reuniones de grupo en sitios cerrados, y menos
para grandes reuniones en el exterior.
Las tecnologas ms actuales incluyen pelculas de vdeo, y (en raros casos) discos compactos
DVD. Adems, estas tecnologas son ms efectivas con grupos pequeos en sitios cerrados.
Para grupos mayores, las pelculas pueden ser ms efectivas. No obstante, las pelculas y los
proyectores no se consiguen fcilmente, y no son baratos. Los aparatos diseados para
proyectar pequeas imgenes en pantallas, como los vdeos o las computadoras, son an ms
caros y probablemente se salen del presupuesto de las agencias ms humildes.
Fotografa y vdeo:
Pueden usarse fotos para ilustrar los principios, y tambin dibujos, croquis y recortes. Por
ejemplo, puede elaborar un libro de fotos de los participantes representando un guin que
desarrollen como parte de una sesin de juegos de rol. Se les puede mostrar y utilizarlo para
estimular los debates en el mismo taller. En el caso de la fotografa digital, ni siquiera necesita
revelar la pelcula, puede descargar directamente las fotos de la cmara al ordenador e
imprimirlas inmediatamente.
Con una cmara de vdeo, puede grabar una sesin de juego de rol (por ejemplo, un activista
hablando a los otros participantes como si estos fueran miembros de la comunidad), y luego
pedir su apreciacin personal sobre las tcnicas de comunicacin para su autocrtica y
correccin. Las pelculas que se usan pueden borrarse para evitar que las vean personas
ajenas.
Transparencias:
Si puede conseguir un proyector de transparencias, puede hacer fcilmente a mano guiones
improvisados y notas para un taller, dependiendo de la contribucin de los participantes. Si
dispone de un ordenador, una impresora y transparencias en blanco, puede incluso preparar
material durante los talleres.
El material elaborado por los participantes durante las sesiones de grupo puede copiarse en
las transparencias y mostrarse con el proyector. Puede mecanografiar e imprimir estas notas, o
dibujar los esquemas (como los dibujos en blanco y negro que se utilizan en este sitio) que
tenga almacenados en su computadora, imprimirlos en las transparencias, y mostrarlos a sus
participantes.
Cualquier ilustracin (fotos, dibujos, diagramas, vietas y esquemas) pueden fotocopiarse en
una transparencias para ser utilizados durante su presentacin.
Combinar medios:
Piense en combinar (1) presentaciones audiovisuales, (2) presentaciones verbales y (3)
contribuciones participativas. Esto mejorar considerablemente su mensaje, y contribuir a una
mayor retencin por parte de los participantes.
Cambie de las presentaciones audiovisuales a las charlas, despus haga algunas preguntas
que tengan que responder los participantes. Lo ms fcil es hacer presentaciones totalmente
audiovisuales. Pero esto es para instructores perezosos.
Los cambios entre diferentes medios de comunicacin mantendrn a los participantes ms
atentos y concentrados en el tema que quiere explicar. No es necesario usar ms de un tipo de
presentacin audiovisual (pero puede hacerlo si lo desea), pero puede combinar algn medio,
explicaciones por su parte y contribuciones de los participantes.
No slo est permitido utilizar ms de un medio en una presentacin, sino que lo recomiendo
encarecidamente.

Tema 1.2. Algunos aspectos que mejoran la comunicacin
Al criticar a otra persona, hablar de lo que hace, no de lo que es. Las etiquetas no
ayudan a que la persona cambie, sino que refuerzan sus defensas. Hablar de lo que es
una persona sera: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Eres un desastre"; mientras
que hablar de lo que hace sera: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. ltimamente te
olvidas mucho de las cosas".
Discutir los temas de uno en uno, no "aprovechar" que se est discutiendo, por ejemplo
sobre la impuntualidad de la pareja, para reprocharle de paso que es un despistado, un
olvidadizo y que no es carioso.
No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas, ya que produciran un
estallido que conducira a una hostilidad destructiva.
No hablar del pasado. Rememorar antiguas ventajas, o sacar a relucir los trapos sucios
del pasado, no slo no aporta nada provechoso, sino que despierta malos sentimientos. El
pasado slo debe sacarse a colacin constructivamente, para utilizarlo de modelo cuando
ha sido bueno e intentamos volver a poner en marcha conductas positivas quiz algo
olvidadas. Pero es evidente que el pasado no puede cambiarse; por tanto hay que dirigir
las energas al presente y al futuro.
Ser especfico. Ser especfico, concreto, preciso, es una de las normas principales de la
comunicacin. Tras una comunicacin especfica, hay cambios; es una forma concreta de
avanzar. Cuando se es inespecfico, rara vez se moviliza nada. Si por ejemplo, nos
sentimos solos/as y deseamos ms tiempo para estar con nuestra pareja, no le diga
nicamente algo as: No me haces caso, Me siento solo/a, Siempre ests ocupado/a.
Aunque tal formulacin exprese un sentimiento, si no hacemos una propuesta especfica,
probablemente las cosas no cambiarn. Sera apropiado aadir algo ms. Por ejemplo:
Qu te parece si ambos nos comprometemos a dejar todo lo que tenemos entre manos a
las 9 de la noche, y as podremos cenar juntos y charlar?.
Evitar las generalizaciones. Los trminos "siempre" y "nunca" raras veces son ciertos y
tienden a formar etiquetas. Es diferente decir: "ltimamente te veo algo ausente" que
"siempre ests en las nubes". Para ser justos y honestos, para llegar a acuerdos, para
producir cambios, resultan ms efectivas expresiones del tipo: La mayora de veces, En
ocasiones, Algunas veces, Frecuentemente. Son formas de expresin que permiten al
otro sentirse correctamente valorado.
Ser breve. Repetir varias veces lo mismo con distintas palabras, o alargar excesivamente
el planteamiento, no es agradable para quin escucha. Produce la sensacin de ser
tratado como alguien de pocas luces o como un nio. En todo caso, corre el peligro de que
le rehyan por pesado cuando empiece a hablar. Hay que recordar que: Lo bueno, si
breve, dos veces bueno.
Cuidar la comunicacin no verbal. Para ello, tendremos en cuenta lo siguiente:
o La comunicacin no verbal debe de ir acorde con la verbal . Decir " ya sabes que
te quiero" con cara de fastidio dejar a la otra persona peor que si no se hubiera
dicho nada.
o Contacto visual. Es el porcentaje de tiempo que se est mirando a los ojos de la
otra persona. El contacto visual debe ser frecuente, pero no exagerado.
o Afecto. Es el tono emocional adecuado para la situacin en la que se est
interactuando. Se basa en ndices como el tono de voz, la expresin facial y el
volumen de voz (ni muy alto ni muy bajo).
Elegir el lugar y el momento adecuados. En ocasiones, un buen estilo comunicativo, un
modelo coherente o un contenido adecuado pueden irse al traste si no hemos elegido el
momento adecuado para transmitirlo o entablar una relacin. Es importante cuidar algunos
aspectos que se refieren al momento en el que se quiere establecer la comunicacin:
o El ambiente: el lugar, el ruido que exista, el nivel de intimidad...
o Si vamos a criticar o pedir explicaciones debemos esperar a estar a solas con
nuestro interlocutor.
o Si vamos a elogiarlo, ser bueno que est con su grupo u otras personas
significativas.
o Si ha comenzado una discusin y vemos que se nos escapa de las manos o que
no es el momento apropiado utilizaremos frases como: si no te importa podemos
seguir discutiendo esto en... ms tarde.

BIBILIOGRAFIA:
DE LAS HERAS RENERO, M DOLORES Y COLS. Programa Discover. Junta Castilla y
Len.
E. CABALLO, VICENTE. Manual de evaluacin y tratamiento de las habilidades sociales.
SIGLO XXI. 1999.
GOLDSTEIN ARNOLD. Habilidades sociales y autocontrol en la adolescencia. SIGLO XXI.
1999.
LUENGO MARTN, M NGELES Y COLS. Construyendo la Salud. MEC.
MARTHA DAVIS, MATTHEW MCKAY. Tcnicas de autocontrol emocional. MARTNEZ
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VALLS ARANDIGA A. Y VALLS TORTOSA C. Programa de refuerzo de las habilidades
sociales III. EOS.