IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE Unidad N3. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2 Actividad: Documentacin de procesos 1) Seleccin del orden de la documentacin: defina mediante una grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.
EDUARDO BURBANO ARCOS
2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente debe iniciar su completa documentacin, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
EDUARDO BURBANO ARCOS
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.
EDUARDO BURBANO ARCOS
CARACTERSTICAS DE UN PROCESO Objetivo: Propsito del proceso, que es lo que se pretende lograr o alcanzar. Responsable: Persona que orienta, observa y mantiene el proceso bajo control y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo Alcance: determinar la responsabilidad del proceso, de tal manera que Facilite la labor; establece el inicio y el fin del proceso, hace referencia a la primera y ltima actividad, puede orientas sobre las inclusiones o exclusiones que afectan el objetivo. Insumos: Todo lo que requiere como materia prima para ser transformada en producto final. Tambin se requiere como insumo la informacin necesaria para la transformacin y la retroalimentacin que permite hacer ajustes al proceso. Se debe determinar quien provee los insumos (cliente interno o externo) y si es posible el producto que provee, para saber con quin interacta o a quien se dirige para establecer los requisitos. Productos: Todo lo que entrega el proceso para un cliente (interno o externo) y que debe responder a las necesidades identificadas para ste, puede ser tangible si es un bien o intangible si es un servicio.
EDUARDO BURBANO ARCOS
Se debe conocer a quien se le entrega el producto (cliente interno o externo), cual es el proceso que lo requiere para saber con quin interacta. Recursos: Todo aquello que permite transformar los insumos en productos, clasificados como mano de obra, maquinas, medios logsticos o tecnologa dura o blanda, es decir todo lo que se utiliza pero que no se consume a travs de la transformacin Duracin: Para el cliente es importante la oportunidad en la respuesta o el tiempo que se demora en entregar el producto (tiempo transcurrido desde la actividad de inicio, entrada del insumo, hasta la actividad identificada como fin) entrega del producto o tiempo del ciclo. Capacidad: Lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado por la duracin y establecido como volumen o cantidad de unidades entregadas en relacin con el producto ofrecido o las establecidas en los indicadores de gestin Actividades: Acontecimiento especfico que se deben ejecutar durante el desarrollo del proceso (planeacin, ejecucin, control y retroalimentacin).
B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin, mantenimiento y mejora continua. Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de Gestin de la Calidad, en l se detalla el alcance del sistema de gestin de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin entre sus procesos. Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones.
Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su control.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentacin de referencia como son los formatos e instructivos:
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.
EDUARDO BURBANO ARCOS
Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros. Todos los documentos del Sistema son controlados de acuerdo a lo establecido por el Procedimiento de control de documentos.
3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
CONCLUSIONES
EDUARDO BURBANO ARCOS
en este trabajo analizamos y conocimos afondo la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad
aprendimos que la adecuada implementacin del sistema de gestin de la calidad en las organizaciones se desarrolla a partir el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema.