RESPONSABILIDADES DE LOS ARRENDATARIOS

El arrendatario se compromete a estar presente durante todo el

tiempo estipulado en el contrato, y acuerda ser la persona a
contactar para resolver cualquier problema a lo largo del evento (o
predesignar a otra parte responsable)





Las limitaciones de espacio y equipamiento hacen necesaria una
estimacin real de la asistencia esperada cuando se llena la solicitud.
Cualquier cambio en las estimaciones de asistencia debe ser
aprobado por anticipado. El exceso en la estimacin de asistencia
proyectada puede causar la cancelacin del contrato y el cierre del
evento.
Los nios deben estar todo el tiempo bajo la supervisin de
adultos.
El arrendatario es responsable por los costos de limpieza si los
salones no se devuelven en las mismas condiciones que se
encontraban. Si ocurriera algn dao a la propiedad, la reparacin y
reemplazos sern costeados por el arrendatario. La responsabilidad
por la reparacin y/o reemplazos ser del Departamento de
Parques Regionales del Condado de Sonoma (Sonoma County
Regional Parks Department) y se harn de acuerdo a las
especificaciones departamentales.
MONTAJE Y DESARMADO DEL EVENTO

Para ayudar a asegurar un montaje sin problemas, por favor traiga un
diagrama y un plan de decoracin al personal del edificio por lo menos
10 das antes de la fecha del evento. Los materiales decorativos usados
deben cumplir con las regulaciones de incendio del cdigo local.
Nosotros ofrecemos servicios de asesoramiento para ayudarle a
conseguir materiales de decoracin que cumplen los requisitos.

Para fijar las decoraciones y los cobertores de mesas, o para
asegurar los cables de los micrfonos o electricidad al piso, use
solamente cinta para pintar de baja adhesin.
No use ninguno de los siguientes productos adhesivos en las
paredes, pesos, sillas o mesas: clavos, tachas, chinches, alfileres
comunes, abrochadores, tornillos, o cintas tales como de
conductos, aisladoras, Scotch, o cinta rotuladora.
No se permiten las semillas de pjaro, arroz, papel picado y
brillante. El arrendatario pagar los gastos de limpieza si se
encuentran esos artculos en el piso.
No se permite la goma de mascar en el auditorio. El arrendatario
pagar los gastos de limpieza si sta se encuentra en el piso..
Luego del evento, todos los equipos, decoraciones, y contenedores
llevados por el arrendatario deben ser removidos.
Toda la basura y artculos reciclables deben ponerse en los
contenedores apropiados.
Los barriles de cerveza y/o cualquier lquido y hielo deben ser
puestos en un contenedor a prueba de prdidas, y luego ubicados
sobre alfombras de goma para proteger los pisos.
Cuando cargue o descargue artculos estacione solo en las reas
designadas para eso. No estacione en veredas, patios, u otras reas
de cemento.
Para evitar accidentes y lesiones en ferias comerciales, todos los
exhibidores de los vendedores deben estar en su lugar antes de la
apertura al pblico.
Para proteger su propiedad de robos o daos, por favor asegrese
que todos los artculos de valor sean depositados en un rea segura.




CARGOS POR LAS INSTALACIONES
Los cargos por las instalaciones se calculan por hora (excepto los de
la cocina) Asegrese de incluir el tiempo de distribucin y
montado como parte de su actividad. La entrega de comida, flores,
alcohol, o artculos de decoracin antes del inicio del alquiler del
edificio no est permitida. Los cargo por los salones empiezan en el
momento en que la primer persona entra en el edificio para decorar
o realizar los preparativos, y no cuando el evento comienza.
Al calcular la hora de terminacin, incluya el tiempo necesario para
que los vendedores de comida, bandas o pinchadiscos, y/o
patrocinadores se retiren y para la limpieza general. Se cobrarn
horas extras por la ocupacin del edificio luego de la hora de cierre
contratada.
Se proveen sillas plegables regulares y mesas de 3x8 sin cargo
adicional.
El precio estipulado debe ser pagado por lo menos 30 das antes del
evento, al contado, con cheque, orden de pago, VISA o
MasterCard.
REGLAS PARA LA COCINA

La vajilla de plata, platos y cualquier otro equipamiento deben ser
lavados completamente, secados y guardados.

Ponga todos los residuos en los basureros provistos.

El arrendatario ser responsable por el costo de reemplazar el
equipo de cocina extraviado.

La comida y equipamiento perteneciente al arrendatario debe
sacarse del edificio al terminar el evento.

El embalaje de comidas de poliestireno est prohibido por el
condado. (Ordenanza #4013)

Los contratistas y/o expendedores de comida deben cumplir con
los cdigos locales y estatales de sanidad. Los expendedores de
comida deben tener el Permiso Sanitario de la Industria de la
Alimentacin (Food Industry Health Permit) al da.



POLTICA DE SEGURIDAD E HIGIENE

1. Para ciertas actividades se requieren guardias de seguridad. Los
patrocinadores costearn los gastos de seguridad.

2. Por su seguridad, en los edificios de Veterans Memorial est
estrictamente prohibido lo siguiente:

Pararse sobre sillas y mesas (hay escaleras disponibles a pedido)
Modificar los sistemas elctricos o acoplarse
Modificar los sistemas de iluminacin teatral
Los servicios de cena o comidas en los escenarios
Las mquinas de producir niebla con hielo seco
Mover o desmembrar sillas y mesas
3. Para reforzar la seguridad pblica, el Departamento de Bomberos
puede hacer inspecciones del lugar antes de su evento. Si tiene
preguntas con relacin al cdigo de incendios o pedidos de
permisos especiales, por favor contacte al personal del edificio del
evento por lo menos dos semanas antes del mismo. Los eventos
pblicos que tienen lugar en el auditorio de Santa Rosa pueden
requerir asegurarse el permiso del Departamento de bomberos de
Santa Rosa.

Lo siguiente est estrictamente prohibido:

Fumar dentro del edificio
Llamas abiertas o velas
Artculos de pirotecnia o fuegos artificiales
Garrafas de gas propano o inflamable de cualquier tipo
Bloquear las salidas o luces de salidas con cortinas, puestos, mesas,
sillas u otros objetos
Armar mesas en los pasillos
Colgar carteles del sistema de iluminacin teatral o de las cortinas
del escenario
Bloquear los extinguidores o mangueras de incendio
CONDICIONES PARA EL DESPACHO DE BEBIDAS
ALCOHLICAS
Los siguientes prerrequisitos y requerimientos se aplican al despacho de
bebidas alcohlicas en todos los eventos que se llevan a cabo en los
Auditorios Veterans Memorial del Condado de Sonoma y el Centro
Comunitario de Occidental.

A. EVENTOS PBLICOS
Los eventos pblicos son aquellos eventos en los que el pblico en
general es invitado a participar, que tienen un precio por la entrada
general, o que venden comida o bebidas alcohlicas con fines de lucro
o para donar. Los eventos pblicos deben cumplir con todos los
requisitos del despacho de bebidas alcohlicas ordenados por el
departamento del estado de Control de Bebidas Alcohlicas y la
legislacin local. De otra manera no puede despacharse ni consumirse
alcohol. Deben proveerse copias de todas las licencias para despachar
alcohol a la oficina de Parques Regionales antes de todos y cada uno de
los eventos. Los eventos pblicos debern tambin cumplir con todos
los requerimientos establecidos en la subseccin C, debajo.

B. EVENTOS PRIVADOS
Los eventos privados son aquellos eventos cuya participacin es
solamente por invitacin, y que no requieren pago alguno para entrar o
por el servicio de comida o bebidas. Todos los eventos privados cuya
participacin sea de 100 o ms personas debern contratar servicios
profesionales para el expendio de bebidas alcohlicas. De otra manera
no se puede servir o consumir alcohol. Como condicin para servir
bebidas en estas reuniones, hay que cumplir totalmente los requisitos
de estipulados debajo y en la subseccin C:

1. El proveedor de bebidas licenciado contratado para el evento debe
presentar con anticipacin la siguiente informacin a la oficina de
Parques Regionales:
Copia de la licencia al da
Copia de la autorizacin del Control de Bebidas Alcohlicas
Copia del certificado actual de seguro
Nmero de despachantes en la cantina del evento
Horas que el bar estar abierto (mximo 5 horas)

2. Todas las bebidas alcohlicas sern llevadas a las instalaciones antes
del comienzo del evento, sern almacenadas en forma segura en
una sola cantina antes del despacho, y se servirn solamente de una
cantina.
3. Ningn envase (botellas, latas de aluminio, o jarras) de alcohol ser
permitido en las mesas, pero pueden estar en la cantina comn para
servirse. .

C. REQUISITOS APLICABLES A LOS EVENTOS PBLICOS Y
PRIVADOS
Los siguientes requisitos adicionales sern aplicables al despacho de
bebidas alcohlicas en eventos pblicos y privados con menos de 100
asistentes.

1. La venta de bebidas alcohlicas terminar una hora antes del cierre
programado del evento a menos que ste dure 3 horas o menos.
2. No se permitir alcohol fuera de las reas designadas en el contrato
entre Parques Regionales y el licenciatario.

La Ley del estado de California prohbe el despacho de alcohol a
menores de 21 aos. Si hay menores en posesin de alcohol, el evento
se cerrar de inmediato. Las personas que sirvan alcohol a menores en
eventos en edificios del Veterans Memorial son responsables nicos
por cualquier pena civil o criminal impuesta. El departamento, adems,
se reserva el derecho de cerrar los eventos en caso de que se sirva
alcohol a menores, de borrachera pblica, si est en riesgo la seguridad
de los participantes, o por dao relacionados con las instalaciones.
NOSOTROS RECICLAMOS!!
Los contenedores para aluminio reciclado, vidrio y plstico estn ubicados en
cada saln del Veterans Memorial. Para distinguirlos bien, cada cajn tiene un
color diferente, y est claramente etiquetado en ingls y espaol.
Contenedor ROJO VIDRIO
Contenedor AZUL ALUMINIO
Contenedor AMARILLO PLSTICO
El arrendatario debe achatar rodos los cartones y ponerlos en el cajn para
cartn reciclado, al lado de los basureros afuera de cada edificio.
Recomendamos a todos los usuarios de los edificios reciclar sus deshechos en
el contenedor apropiado. El personal del edificio puede asistirle para sacar los
contenedores afuera.
LISTA DE CHEQUEO DEL ARRENDATARIO











Carta de Determinacin sin fines de lucro (exento de impuestos) si
es aplicable, del Franchise Tax Board o IRS
Certificado de Seguro contra Responsabilidad & Endoso de Pliza
(o comprar seguro alternativo a travs del Condado)
Acuerdo de Licencia Firmado (contrato)
Diagrama de montaje para el saln(es) y plan de decoracin dado al
personal del edificio
Copia del Contrato de Seguridad (si aplica) y de la licencia
comercial y seguro si la empresa no est registrada con
nosotros.
Copia de la Licencia ABC (Control de bebidas Alcohlicas) si
aplica
Copia de la licencia y seguro del proveedor de comida
Copia de la Licencia Comercial de la ciudad (si se requiere)
Nombre y telfonos de 2 personas para contactar
Pago final del alquiler del edificio
Lo siguiente del despachante de bebidas alcohlicas:
1. copia de la licencia de proveedor al da
2. copia de la autorizacin ABC
3. copia del certificado de seguro actual
4. nmero de servidores en la cantina
5. horas que la cantina estar abierta


Gua de Alquiler





Veterans
Memorial
Auditoriums



Revised 12/08
CLOVERDALE VETERANS HALL
205 West 1
st
Street

COTATI VETERANS HALL
8505 Park Avenue

GUERNEVILLE VETERANS HALL
First & Church Streets

PETALUMA VETERANS HALL
1094 Petaluma Boulevard South

SANTA ROSA VETERANS HALL
1351 Maple Avenue

SEBASTOPOL VETERANS HALL
282 High Street

SONOMA VETERANS HALL
126 First Street West



Oficina para Reservas (707) 938-4105
FAX (707) 938-1122
www.sonoma-county.org/halls
halls@sonoma-county.org
2300 County Center Drive, Ste. A200
Santa Rosa, CA 95403