INSTRUCTIVO DE EXPEDICIN DE CERTIFICACIONES Pgina 1 de 7 Cdigo: GH-I04 Versin: 01
Elabor
Mercedes de la Torre H. Responsable del Proceso de Gestin del Talento Humano 20/08/2009 Revis
Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Gestin de la calidad 20/08/2009 Aprob
Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR 1. OBJETIVO
Definir los pasos a seguir en la expedicin de certificados laborales para el personal docente, no docente, pensionado, vinculado o retirado de la Universidad del Magdalena.
2. ALCANCE
El presente documento aplica y debe de ser llevado a cabo por el personal capacitado en el Grupo de Gestin del Talento Humano, con el fin de expedir certificaciones laborales, solicitadas por los funcionarios pblicos docentes y no docentes, vinculados y retirados de la Universidad del Magdalena.
3. RESPONSABLES El responsable de garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del presente procedimiento es el Coordinador del Grupo de Gestin del Talento Humano.
4. GENERALIDADES
El proceso de expedicin de certificaciones laborales por parte del Grupo de Gestin del Talento Humano, es el proceso mediante el cual se realiza la consulta de la hoja de vida del solicitante, verificando tiempos y salarios devengados. Adicionalmente, se certifican las diferentes ingresos y retenciones aplicados al personal anteriormente mencionado.
Este instructivo se deriva del procedimiento de nomina GH-P10, y contribuye a la gestin de la informacin solicitada por los funcionarios publicos docentes y no docentes, activos y retirados, dentro de La Universidad del Magdalena.
El desarrollo de los procesos del presente documento los ejecutar unicamente el personal asignado para ello por el Coordinador del Grupo de Gestin del Talento Humano y laborales, y en ausencia de este(os), un encargado con nivel Auxiliar con conocimiento del debido proceso. Las comunicaciones oficiales generadas por ste instructivo, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales.
Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 2 de 7 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR 5. DESCRIPCIN:
5.1. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO DE PLANTA
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe verbalmente de los interesados la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. 02 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 04 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin. 05 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar Certificacin: Firma las certificaciones a solicitud del interesado. 06 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
5.2 CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL ACTIVO CONTRATISTA
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe verbalmente de los interesados la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. 02 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando las respectivas rdenes de servicios y dems datos a certificar. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 04 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin.
Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 3 de 7 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 05 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: Firma las certificaciones, a solicitud del interesado. 06 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
5.3. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO CONTRATISTA
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. 02 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de hoja de vida: Consulta la hoja de vida, solicitando la misma a la oficina de Archivo y correspondencia, mediante GD-F06 Formato de Requerimiento documental verificando los datos a certificar, se toman los datos pertinentes y se devuelve por la misma va. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 04 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin. 05 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: Firma las certificaciones. 06 Tcnico de Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
5.4. CERTIFICADO LABORAL DE PERSONAL RETIRADO DE PLANTA
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados, la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc.
Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 4 de 7 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 02 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los aos a certificar. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 04 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin. 05 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: Firma las certificaciones. 06 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
5.5. CERTIFICADO DE PERSONAL PENSIONADO
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito de parte de los interesados, la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. 02 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de hoja de vida: Consulta su hoja de vida, verificando los datos a certificar. 03 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de sueldos devengados: Consulta en el sistema los sueldos en los aos a certificar. 04 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 05 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin. 06 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: Firma las certificaciones. 07 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
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5.6. CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES DE TODO EL PERSONAL ACTIVO, RETIRADO Y PENSIONADOS.
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Recepcionar las solicitudes de certificados: Recibe por escrito por parte de los interesados, la solicitud de expedicin de certificados, especificando los parmetros requeridos de tiempo, cargo, dependencia, etc. 02 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Consulta de Base de Datos: Consulta en la base de datos de nomina, por medio del numero de cedula y ao a verificar. 03 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del certificado: Procesa la solicitud de certificado. 04 Tcnico de nmina/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Imprime un (1) documento en original para revisin. 05 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: Firma las certificaciones. 06 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Remisin: Remite el certificado debidamente firmado al interesado.
5.7. CERTIFICADOS DE PAGO DE MESADAS PENSIONALES.
N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 01 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Consulta Nomina Pensional: Consulta el sistema para calcular los montos devengados por los pensionados de la Universidad del Magdalena. (Cuatrimestralmente). 02 Profesional Universitario de nmina/Recursos Humanos y Laborales Revisin: Revisa el clculo de la mesada pensional y ordena la certificacin de pago de mesadas. 03 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Preparacin de Certificacin: Elabora el certificado de pago de mesadas pensionales. 04 J efe/Recursos Humanos y Laborales Revisin y Firma: Revisa y firma el certificado del pago de la mesada pensional.
Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 6 de 7 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR N o . Responsable/ Dependencia Descripcin de la Actividad 05 Tcnico Nomina/Recursos Humanos y Laborales Gestin del Bono Pensional: Consulta en archivo copia de las 3 ltimas resoluciones de pensiones otorgadas por la Universidad (Personal Docente, Pblico, Oficial), se adiciona copia de los pagos por concepto de aportes de pensin. 06 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Elaboracin del Oficio: Prepara comunicacin externa, dirigido a la Oficina de Regulacin Econmica del Ministerio de Hacienda, con copia a la J efatura de planeacin del ICFES. 07 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Impresin de Certificado: Se imprime un (1) documento en original para revisin. 08 J efe de Seccin/Recursos Humanos y Laborales Firmar certificacin: El J efe de Recursos Humanos y Laborales firma las certificaciones. 09 Secretaria/Recursos Humanos y Laborales Remisin del Oficio: Se remite el oficio debidamente firmado por medio de recepcin.
6. MARCO LEGAL
Tipo de Norma Entidad que lo genera N Identificacin Fecha de Expedicin Descripcin Decreto Presidencia de la Republica 2663 05/08/1950 Cdigo Sustantivo del trabajo Articulo 57 numeral 7
7. REGISTROS:
Identificacin Almacenamiento (Archivo de gestin) Proteccin Recuperacin (clasificacin para consulta) Disposicin (Accin cumplido el tiempo de retencin) Cdigo Formato Nombre Lugar y Medio Tiempo de Retencin Responsable de Archi varlo GD-F06 Formato de Requerimiento documental Talento Humano / Fsico 12 meses Secretaria / Talento Humano Cronolgicamente Destruye El diligenciamiento de este tem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02 Procedimiento para el control de registros.
Cdigo: GH-I04 Versin: 01 Pgina 7 de 7 COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR 8. REGISTRO DE MODIFICACIONES