CASO1: PRCTICO DE AUDITORA OPERACIONAL EN RECURSOS

HUMANOS EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIN DE

POLLO
Descripcin de la Empresa auditada
Enunciado
La empresa objeto de evaluacin es una industria alimenticia de gran volumen de
operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, tcnicos, financieros y
fsicos son de gran magnitud, su inters de practicar una Auditora en Recursos
Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de control interno,
para lo cual se solicito la contratacin de una Auditora Externa con experiencia en
este campo operacional.

Descripcin de la empresa
Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA
Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACIN
DE POLLO
Fecha de constitucin: Enero de 1,999
Periodo Fiscal: 1 de enero al 31 de diciembre
Constitucin social Annima
Estructura organizativa: Organigrama anexo en los papeles de trabajo
Nmero de empresas relacionadas con la operacin: 8 de manera corporativa.

Caractersticas del departamento de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8
empresas relacionadas con la corporacin, le presta servicio a 12 centros y
departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la produccin
avcola, industrial, servicios, ventas y administracin.
Nmero de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de
trabajo.
Existe una rotacin de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio
mensual de 125 bajas y un nmero similar de altas de empleados, porque la
cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las operaciones
ameriten aumentar o disminuir el nmero de empleados.

Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos
humanos tenga que efectuar las labores de liquidacin y contrataciones en forma
continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento,
capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos,
etc., esto incide en los costos de operacin de R.H. por el nmero de personas
que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de
prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de
transacciones que se llevan a cabo.
El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro de
importancia financiera dentro de la corporacin.
Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a cabo
cumpliendo planes de trabajo y con relacin al gasto por medio de presupuestos,
por lo que su ejecucin se evala peridicamente.

Las polticas y procedimientos estn descritos en los manuales, por lo que debe
apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo
esta comunicacin en la induccin. No todos los puestos tienen su manual, sin
embargo existe una comunicacin de normas de trabajo y procedimientos por
medio de memorandums.
La administracin del recurso humano y lo que ello implica desde su seleccin,
reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de procesos,
funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una auditora
operativa en sus distintas fases de desarrollo:
Los sistemas informticos y dems recursos tecnolgicos han sido diseados a la
medida de las necesidades, pero an no se encuentran sistematizados todas las
operaciones.
El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y la
rotacin dentro del departamento es menor al 1 %.
Existe el departamento de Auditora Interna, quienes tiene a su cargo la revisin
en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones laborales,
no tiene un programa permanente de revisin.

Objetivos de la auditora operacional en el departamento de Recursos
Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A.
El objetivo para practicar una auditora operativa en Recursos Humanos es como
un instrumento de previsin, mejora y cambio de la gestin que actualmente
efecta ese departamento dentro de la empresa Procesadora de Aves, S.A.,
estableciendo los efectos de su gestin dentro de la organizacin, detectando sus
fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y oportunos.
Determinar si se estn cumpliendo los planes estratgicos del servicio y desarrollo
que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas relaciones
laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de
orden legal.
Generales
Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del ao, como son
servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicacin a stos para
darle a conocer las polticas generales de la empresa, manteniendo buenas
relaciones laborales as como proveer de un adecuado control interno en los
pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y
fiscales.

Especficos
Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear
mejores mtodos de trabajo para hacer ms eficiente los recursos humanos,
tecnolgicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y
financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carcter interno y
externo, especificados en los siguientes puntos de inters:

1. Establecer si se cumplen las polticas de la empresa
2. Determinar si los procedimientos, registros y clculos proveen de un
adecuado control interno.
3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales,
fiscales, y convenios colectivos.
4. Sugerir mtodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo
por los altos volmenes de operacin
5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informticos y tecnologa empleada.
6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su
desempeo es acorde a las exigencias de las necesidades de la empresa.
7. Establecer si la gestin de Recursos Humanos provee eficiencia,
efectividad y productividad a la empresa en general

Alcance de la Auditora Operativa en Recursos Humanos (R.H.)
I de la organizacin: La auditora nicamente comprender el departamento de
R.H. en todas sus acciones y no toda la organizacin, evaluando los resultados de
sus relaciones con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un
grupo de empresas industriales, avcolas, de servicios administrativos y
distribucin.

Materias a auditar: El entorno o posicin en que se encuentra dentro de la
organizacin, estrategias, servicios, cliente y demanda, polticas, funciones,
actividades, procesos, estructura de la organizacin, aspectos legales, relaciones
con terceros, utilizacin de sus recursos.

Ubicacin: Se evaluar su gestin centralizada en oficinas administrativas y en
delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avcola, de servicios y
distribucin.

Temporalidad: La evaluacin ser sobre los resultados del 1 de enero al 31 de
diciembre del ao 2006.

Cobertura: La presente auditora se realizar por primera vez dentro de la
empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditorias
practicadas anteriormente.

Profundidad en el anlisis: Orientacin valorativa, contar con la experiencia de
los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es
importante.
Orientacin verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, polticas y
prcticas.
Orientacin examinativa, anlisis detallado de los sistemas y sus controles.
Medios para obtener la informacin cualitativa y cuantitativa: Anlisis
documental, explotacin de la informacin propia de R.H.
Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontacin de
lo indagado en las entrevistas.
Observacin directa, con el personal responsable de cada funcin.
Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el departamento
de R.H.
Pruebas de verificacin, cumplimiento y sustantivas.

Planificacin de la Auditora Operativa en R.H.
Este plan debe incluir la seleccin del personal que tendr a su cargo, la
determinacin de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusin del
resultado, el seguimiento y supervisin de las recomendaciones, el respaldo a la
administracin de la capacitacin y entrenamiento al personal involucrado.

Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la auditora operativa
son:
a) Visitas preliminares para establecer objetivos de la Direccin
b) Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Direccin
c) Familiarizacin con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A."
d) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo
e) Actividades de campo
f) Supervisar el trabajo de campo efectuado
g) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo
h) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo
i) Diagnstico de lo evaluado
j) Efectuar memorndums de desviaciones y correcciones luego de ser
aprobadas.
k) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones
l) Informe y propuesta final
m) Implementacin de la propuesta
n) Seguimiento y evaluacin de la implementacin

Presupuesto de tiempo y recursos
La planificacin del trabajo a realizar se llevar a cabo cumpliendo el
cronograma de actividades que dar inicio el 17 de enero del 2001, se
evaluar el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al
cronograma de actividades estimadas.
El equipo de trabajo que tendrn a su cargo la revisin y anlisis de la
Gerencia de Recursos Humanos, estar integrados por 2 asistentes jnior,
Auditor senior como responsable de la Auditora Operacional y el socio que
revisar en forma permanente los resultados del trabajo.
Si fuese necesario se contratar los servicios de cualquier experto en las
materias fuera de la competencia de los auditores operativos.
La comunicacin con la Direccin y Gerencia de R. H. estar a cargo del
Auditor responsable, el informe final luego de ser discutido por el staff de
Auditores ser entregado a la Direccin de la empresa y posteriormente a la
Gerencia de R.H.

Programa de Trabajo
Efectuar un cronograma del trabajo de la auditora operativa de Recursos
Humanos.(ver anexo # 4 cronograma de actividades). Presentacin de los
Auditores que tendrn a su cargo el trabajo de gabinete y campo.

El programa de Auditora Operacional incluye los mtodos para realizar el trabajo
y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de "guas de
Auditora" para evitar desvo de situaciones que no son las ms importantes
cubriendo los siguientes aspectos como mnimo:

1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos
2. Estructura organizativa
3. Polticas, practicas, sistemas y procedimientos
4. Regulaciones fiscales y laborales
5. Controles Internos y seguridad
6. Personal
7. Recursos tcnicos y fsico












PROGRAMAS DE AUDITORA OPERACIONAL
Actividad objeto de revisin
1) Planes y objetivos d Recursos Humanos
1.1 Objetivo:
Evaluar si los planes y objetivos responden a la misin planteada por la
direccin de la empresa
Examinar los planes de cada funcin que realiza Recursos Humanos, para
determinar el grado de avance y cumplimiento.
Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los recursos
disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado.
Revisar si los nuevos proyectos que tendrn un efecto en la productividad y
rentabilidad en la empresa.

1.2 Programa de Trabajo
Auditor Ref. P.T.
Definir con la direccin los planes y objetivos generales
y especficos de Recursos Humanos


R. Carias

RH01

Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los
miembros de R.H. y evaluar si estn en la misma linea
con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta
Directiva.


S. Fajardo

RH01

Comparar los logros del ao con los resultados de aos
anteriores.


S. Juarez

RH01

La ejecucin de los planes de trabajo, dio los
resultados que se esperaban, qu beneficios logr la
gestin de Recursos Humanos para la empresa y para
los empleados.


J. Gonzlez

RH01

Verificar el cumplimiento a los ndices de medicin en
las actividades de rutina.


L. Flores

RH01

Identificar las razones por lo que algunos objetivos no
se han podido cumplir.

G. Cruz

RH01


Grupo No. 2
Auditores y consultores
SI NO N/A
Han recomendado
aspectos fiscales y de
control interno.
x
x
x
x
x
x
x
x
No se ha hecho una
presentacin formal
PT 01.02
Se tiene conocimiento de
mejoas pero no han sido
medidas.
PT 01.04
PT 01.03
Existe reparos de auditoria interna por el cumplimiento a
los controles internos, a polticas y procedimientos
Comparar el logro de objetivos del ao anterior con los
logros del presente ao
Indice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega de
pagos e informacin de manera oportuna y eficiente a
nuestros clientes internos y externos.
Los programas fueron desarrollados de acuerdo al
presupuesto estimado.
Las transacciones econmicas generadas por R. H.
quedaron registradas contablemente. x
Todo el personal conoce los objetivos estratgicos de la
empresa y la Gerencia de R. H.
Hay limitacin para el logro de objetivos por falta de
recursos
Se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si
existen desvos se justifican claramente.
Es medida la productividad alcanzada cada ao
Observaciones
Los planes estratgicos de la Gerencia General
coinciden con los planes y objetivos propuestos por la
Gerencia de R. H.
El objetivo de R. H. est aprobajo por la Direccin.
PT 01.01
x
x
Perodo de Revisin: 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto auditado:
Empresa: Procesadora de Aves, S. A.
Auditoria Operativa de Recursos Humanos
Planes y Objetivos de Recursos Humanos
R.H. 01
Iniciales Fecha
Prepar
L.C. 15/06/2007
Revis:

















Conclusin:
Los planes y objetivos se evalan, pero no se hace una medicin de la
contribucin de stos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus
objetivos por la evaluacin que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza la
mayora.
Grupo No. 2
Auditores y consultores
SI NO N/A
Aspectos contables de
integracin y conciliaciones
tienen algn atraso
Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos
son atendidas en forma conveniente y eficaz x
Las funciones crticas por
control estn centralizadas
La distribucin de tareas se efecta segn la
especialidad de cada miembro de R.H. existe una
sobrecargo de trabajo u ociosidad.
x
Las funciones de reclutamiento y
liquidaciones son las ms
cargadas
Definicin clara de las actividades centralizadas y
descentralizadas x
La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de
todos los programas bajo su responsabilidad. x
PT 02.02
Los delegados de R. H. para atender al personal de los
centros, se visitan peridicamente para brindar apoyo. x
El mantenimiento de departamentos, secciones,
categoras y puestos est restringido a un responsable x
Existen superposiciones o duplicidad de funciones
x
PT 02.01
Existe una adecuada segregacin de funciones en los
puestos x
La divisin de labores esta
evaluada dentro del C. I.
Los niveles de autoridad y subordinacin quedan
claramente definidos en el organigrama. x
Son muy cambiantes los
organigramas,haciendo
revisiones peridicas.
Se tiene una clara definicin de cada puesto y se difinen
en los manuales las actividades principales x
El organigrama se actualiza cuando se efectan
cambios en la estructura organizativa y funcional x
Auditoria Operativa de Recursos Humanos
Perodo de Revisin: 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto auditado: Estructura Organizativa
Observaciones
Empresa: Procesadora de Aves, S. A.
R.H. 02
Iniciales Fecha
Prepar
M.U.S. 15/06/2007
Revis:
Grupo No. 2
Auditores y consultores
Aspecto auditado:
SI NO N/A
Polticas prcticas y procedimientos
x
x
x
No todos los procesos estn
respaldados por normas escritas y
autorizadas.
Eventualmente se han realizasdo
flujogramas, reducido el tiempo y
esfuerzo.
Derivado de lo pesado de los
controles se detiene los procesos.
Existen muchos movimientos y
acciones que deben hacerse al
personal.
No esn escritas las
polticas.
Los sistemas informticos producen los resultados
esperados y el tiempo de respuesta es razonable
Existen reclamos del personal con relacin al pago de
sueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados no
cubiertos.
Todos los pagos y prestaciones tienen su
correspondiente poltica y procedimiento autorizado por
la Gerencia General.
x
x
Observaciones
Empresa: Procesadora de Aves, S. A.
Auditoria Operativa de Recursos Humanos
Existen polticas y procedimientos autorizados para
cada funcin y operacin que se lleva a cabo en R. H. x
Las politicas, manuales y procedimientos son del
conocimiento del personal de R. H.
Se llevan a cabo anlisis de procesos para medir el
tiempo y estuerzo de los mismos, con el objeto de poder
mejorar los procesos
x
e
Existen embotellamientos, excesiva burocracia,
complejidad en algunos flujos de operaciones, se
detienen los procesos.
Perodo de Revisin: 01/01/2006 al 31/12/2006
R.H. 03
Iniciales Fecha
Prepar
H. T. 15/06/2007
Revis:
1
















Conclusin:
La estructura organizativa est facilitando la coordinacin de las actividades y
controla los actos de los empleados de R.H.

1
Grupo No. 2
Auditores y consultores
Empresa Procesadora de Aves, S.A.
Auditoria de Recursos Humanos
Peirodo Auditado del 01/01/2006 al 31/12/2006
No. PROCEDIMIENTOS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Se cumplen las obligaciones preescritas del
Cdigo de Trabajo
x
3 extranjero y 2
menores
2
Existen permisos de trabajo de extranjerosy
menores de edad
x
Se estableci el
cumplimineto de los
contratos de 490 hay
3 Se emiten al 100% los contratos de trabajo
x
No esta publicado,
unicamente se tiene
archivado dentro del
4
Las inspectorias y revisiones son atendidas
adecuadamente
x
No hay reparos al
respecto
5
Existen multas y reparos en el pago de los
impuestos
x
Los responsables de
los pagos y
cumplimientos pagan
6
Cumplimiento de pactos colectivos por las
partes
x
7
Los descuentos y pagos de impuestos y
arbitrios son adecuados y pagados segn
las leyes respectivas
8
Existen contingencias legales en la gestin
de R.H.
x
9
Se lleva el control y archivo adecuado de
todos los empleados de la corporacin
x
Algunas excepciones
encontradas, 4
expedientes de 490 no
encontradas
10
El cumplimiento de pagos, declaraciones y
presentaciones se hace con el debido
cuidao y oportunidad
x
11
Las retenciones que se efectuan a los
empleados son acordes a lo que la ley
ordena
x
R.H. 04
Iniciales Fecha
Prepar G.M. 15/06/2007
Revis:














Conclusin:
No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la actuacin
de R.H., algunas actividades no estn respaldadas por una poltica o norma que
las rige, los procedimientos no estn escritos en su totalidad y algunas prcticas
no estn autorizadas, son por costumbre


1

Grupo No. 2
Auditores y consultores
Empresa: Procesadora de Aves, S.A.
Auditoria Operativa en Recursos Humanos
Periodo de Revisin 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto Auditado: Seguridad fsica y tcnica
No. PROCEDIMIENTOS SI NO Observaciones
1
Segregacin de funciones de administrador y operador del
sistema
x
2
Los back up cuentan con su custodia y prueba de su
confiabilidad
x
No se hacen pruebas
para determinar su
contenido, contando
con una sola copia
3
Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con los
usos password
x
4 Existen procesos en la emisin de nominas y otros pagos
x
Por errores de
operacin
5
Para anulacin de cheques stos se mutilan y quedan
registrados en el sistema y evitando su repeticin
x
6
Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursos
informticos
x
7 Licenciamiento completo de los programas en uso
x
No se tienen licencias
en 3 programas en
uso
8
Los servidores y equipo informtico cuentan con seguro y
estn protegidos fsicamente
x
El acceso restringido,
no se tienen puertas
de seguridad
9
Se lleva bitcora o registro del usuario que ha efectuado
novedades en el sistema informatico
x
No sobre los cambios
en las bases de datos
en forma directa
10
Existen los manuales tcnicos de todos los programas en
uso.
x
No han sido dados
por los proveedores y
programadores
11
Se garantiza la confidencialidad de la informacin generada
por los sistemas electronicos
x
R.H. 05
Iniciales Fecha
Prepar G.M. 15/06/2007
Revis:



















Conclusin:
Si existe apego a las regulaciones y normas de carcter legal, encontrndose
algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicacin del
reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.

1
Grupo No. 2
Auditores y consultores
Empresa: Procesadora de Aves, S.A.
Auditoria Operativa en Recursos Humanos
Periodo de Revisin 01/01/2006 al 31/12/2006
Aspecto Auditado: Personal a Cargo de R.H.
No. PROCEDIMIENTOS SI NO Observaciones
1 Se efectan evaluaciones de desempeo peridicas
x
Semestralmente
2
El programa de induccin se efecta para todos los
empleados
x
3
Las labores fuera de horario son frecuentes. En que
puestos
x
Planillas y
prestaciones en fecha
pico de trabajo
4
Se repiden las actividades y procesos por errores del
personal
x
No son repetitivos
pero siempre existen
5
Comparacin de la descripcin de los puestos con las
actividades diarias que se realizan
x
No ha sido para todo
el personal, ha hecho
falta presupuesto
6
Se cumple con el programa de aumentos salariales,
vacaciones y otros pagos de acuerdo a las politicas
x
No estn completas y
algunas funciones
han cambiado
7
Se hace periodicamente una evaluacin del clima
organizacional
x
8
Los empleados participanen el planteamiento y solucin de
los problemas por medio de reuniones de trabajo o circulos
de calidad
x
Reuniones mensuales
detectando problemas
y dando soluciones
9
Se emplean asesores, especialistas, tcnicos y recursos de
fuente externa
x
Se tiene que contratar
y es alto su pago
10 Existen manuales de lso puestos y sus perfiles necesarios
x
11
Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y
cumplimiento a las normas disciplinarias
x
R.H. 06
Iniciales Fecha
Prepar L.C. 15/06/2007
Revis:

















Conclusiones:
El apoyo que brinda el departamento de informtica en el cumplimiento a las
normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del conocimiento de la
Gerencia General y se comprob que estn siendo solventadas.


Grupo No. 2
Auditores y consultores
Empresa Procesadora de Aves, S.A.
Auditoria de Recursos Humanos
Peirodo Auditado del 01/01/2006 al 31/12/2006
Revisin al Programa de trabajo, previo al informe
1)
Vericar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la
auditoriaRecopilar todos los papeles de trabajo empleados
2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados
3)
Revisar los papeles de trabajo y determinar si aun quedan aspectos pendientes
de indagar o soportes pendientes
4)
Ajustar el plan para incluir las actividas llevadas a cabo no previstas.
5)
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l las
recomendaciones pertinentes
6)
Recopilar las copias de los memorndums de recomendaciones propuestas
que fueron informadas dentro de la Auditoria
7)
Recopilar los hallazgos ms importantes de las reas examinadas
8) Diagnstico e informe preliminar
9)
Emitir una opinin relativa al estado actual del departamente de Recursos
Humanos en relacin a la eficiencia , eficacia, finanzas, organizacin y control
interno
10)
Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y anlisis
de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razn.
R.H. 08
Iniciales Fecha
Prepar
M.U.S. 15/06/2007
Revis:

















Conclusin: El conocimiento tcnico del personal es adecuado para desarrollar
sus funciones, su administracin se basa en la gestin de resultados


























DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA DE
AVES S.A.

PLANES Y OBJETIVOS
La empresa hace uso de la planificacin en sus distintos niveles de
responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una
responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para
lograr sus metas de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento.

Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo
actividades que se tenan previstas, la dinmica de operacin exige flexibilidad en
la realizacin de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo estas
modificaciones deben estar autorizadas.

Deficiencias
La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los objetivos
que pretende la Gerencia General en relacin con su gestin comercial,
administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por donde pretende
ir la empresa, nicamente se presentaron los proyectos y objetivos de R.H. para el
ao 2006. Uno de los objetivos de la Gerencia General es atender las necesidades
y desarrollo de los empleados, en esta direccin se orient los objetivos de la
Gerencia de R.H., alcanzando un 85%.
Se estableci directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y
programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se
debi a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del alcance
de los responsables.

El cumplimiento al cronograma de ejecucin fue aceptable, vari en trminos de 1
semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la direccin de informtica
y de la salida de uno de los empleados de R.H.

Recomendaciones:
La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos
anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para evitar
desorientacin y falta de compromiso con la empresa.
Los cambios de direccin o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el
desarrollo de los departamentos, ya que al principio del ao se les debe trasladar
el cronograma de actividades haciendo nfasis que el incumplimiento por causas
externas ser imputables a la direccin que se trate, dndolo a conocer a la
Gerencia General.

La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal
debe dar como resultado una evaluacin de desempeo baja en ese aspecto.
Dicha observacin se hace porque no esta reflejada en las evaluaciones de las
Jefaturas.







ORGANIZACIN
La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las distintas
funciones y procesos que se llevan a cabo, nicamente se puede advertir que la
rotacin de empleados hace que los puestos de seleccin y
contratacin y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado
por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes.

El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizndose nuevas
plazas si la operacin no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un nmero
autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los empleados
retirados.

Los salarios, la categora y el puesto, responde a la estructura salarial autorizada,
determinndola desde el ingreso del empleado o con el cambio por promocin, el
responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisin que se cumpla, y an
mejor, dentro del sistema de nminas existen los parmetros para limitar al
ingreso de datos s no cumple la estructura salarial.

La descentralizacin de las actividades es efectiva en funcin del servicio
inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la
administracin de acuerdo a las polticas Gerenciales.
Deficiencias:
La rotacin es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes,
teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los recursos
financieros, tcnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de los
distintos centros y departamentos.

En el presente caso el costo de contratacin y salida del empleado es de
Q,46,537.50
El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de
Q.18,882.50

La especializacin del personal que tiene a cargo la administracin de R.H. es
positiva, sin embargo dicha especializacin, permite concentrarse nicamente en
sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en la
carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros que
tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo.

Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las
funciones que desempea un empleado.

Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de
seleccin y contratacin, el manual de encargado de pago de prestaciones
laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual
de la secretaria de gerencia.

El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relacin al
servicio que presta, indic que existen aspectos no cubiertos, como la atencin
social personalizada, el trmite oportuno de carns de seguro social y de
recreacin, la cobertura ms rpida de las plazas vacantes, la promocin de ms
actividades recreativas y culturales, el mejoramiento al programa de capacitacin.
Estas debilidades son las ms significativas que arroj la encuesta.

Se deben efectuar visitas ms frecuentes a los centros productivos, para mejorar
la comunicacin y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y
resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos
laborales, con ello se garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo
ms estrecho a los encargados de R.H. en los centros, los cules algunas veces
carecen de la autoridad necesaria o les falta
experiencia e iniciativa para solventar los problemas rutinarios de la relacin
laboral.

Recomendaciones
Determinar las causas de la rotacin de empleados, para ello se podra
implementar la realizacin de una encuesta de clima organizacional, una
entrevista de salida o buzn de sugerencias, un anlisis de las condiciones
econmicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las causas
del retiro de empleados o inconformidades en su relacin laboral.

Se determin que en algunas oportunidades no existe cooperacin entre los
empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer mas
grata y efectiva las labores.

Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con los
cambios en los manuales existentes, esto permitir tener el medio para la realizar
las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer un
cronograma de actividades rutinarias y prestarle atencin a los distintos procesos
con el afn de no descuidar ningn servicio y priorizar aquellos que su importancia
vaya ms all que el servicio, como son las obligaciones patronales.

Debe haber una presencia ms continua del staff de R.H. con el afn de apoyar a
los centros de trabajo.

POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de
actuacin es el conjunto de, polticas que norman y dirigen las actividades, los
criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir.

Toda organizacin se crea para determinados fines, en el presente caso nos
referimos a una unidad dentro de la organizacin como es R.H., y esta unidad
administrativa tiene una misin que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para ello
es necesario realizar actividades fsicas y mentales encaminadas al logro de esos
objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las funciones
dentro de los procesos, stos a su vez dentro de los sistemas y todo ello se
describe por medio de los procedimientos o mtodos que en forma ordenada,
secuencial y lgica tiene como resultado final la realizacin de un producto o
servicio.

Deficiencias:
El departamento de R.H. cuenta con manual de polticas debidamente autorizadas
que respaldan su actuacin y el apego a las mismas, sin embargo no todas las
prcticas cuentan con la poltica escrita, algunas de ellas
son verbales y producen confusin o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre
estos casos estn: poltica para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones
parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para
promociones, para bonos por produccin.

No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89
funciones y nicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por
experiencia y antecedentes.
Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de
nminas, pre-planillas, prestaciones, premios de produccin, evaluacin de
desempeo, capacitacin por competencias, seguridad e higiene industrial y el de
puestos y salarios.
Estos sistemas no tienen manual tcnico ni de operacin, solo tienen manuales el
de higiene y seguridad industrial, el de capacitacin por competencia, realizados
en el segundo semestre del ao 2001.
Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos.
Debe documentarse todas las actuaciones de la administracin, especialmente en
casos de pagos de prestaciones por las contingencias econmicas que ello
implica, pues se deja de pagar la indemnizacin y en algunos casos no se ha
levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra
del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal.
Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de informacin,
con el objeto de corregir errores en operacin, sin embargo todos absolutamente
deben ser autorizados, antes de ser ejecutados.
No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen
en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se
cumple con las fechas indicadas para la presentacin, debido a irregularidades del
sistema de nminas.
No se cumple con el programa de capacitacin como esta planificado,
concentrndose en erogaciones nicamente para informtica, dejando otros
programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la
empresa.
Recomendaciones
Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisin de una poltica
gerencial que le d carcter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse
la realizacin de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitir
no desviarse de la poltica y apegarse a la eficiencia operativa.
Debe solicitarse al departamento de informtica que por cada desarrollo de
programas emita al mismo tiempo el manual tcnico y de operacin, para quedar
documentado y servir de gua para otros usuarios.
Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operacin
de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados.
Toda excepcin al proceso normal de los sistemas sean stos sistemticos o
manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales
prcticas que alteran el control interno.
Debe acatarse las polticas en todo su contenido, y velar como parte del control
interno el cumplimiento y adhesin a las mismas, ello es garanta para que la
empresa este segura en su gestin, al mismo tiempo deba ser revisadas o
provocar que los ejecutores den sugerencias con el afn de mejorar las mismas.
Debe hacerse un anlisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y cierres
contables con el objeto de agilizar su emisin o buscar alternativas distintas
como pueden ser transferencias de datos electrnicos traslado a otros sistemas
como hojas electrnicas o procesadores de textos.
Cualquier situacin que altere la autorizacin inicial de los presupuestos debe
quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto que
se justifique el incumplimiento a los programas de capacitacin y cualquier otro por
desarrollar.


REGULACIONES FISCALES Y LABORALES

Se cuenta con el personal capacitado y las asesoras jurdicas necesarias a las
circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento efectivo
de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia econmica y tica de
actuacin, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de actuar.

Deficiencias:
No estn elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios
creada recientemente.

No se han publicado los reglamentos autorizados. Las polticas de la
administracin han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento
interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes de
490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos de
trabajo.

Debe cumplirse con la presentacin ante el patrono de todos los empleados
afectos al ISR, se determin que 31 empleados no cuentan con la declaracin
patronal de ingresos.

Recomendaciones:
Cumplir con la actualizacin y publicacin de los reglamentos interiores de trabajo
de todas las empresas de la corporacin.

Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de
suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporacin sin
este documento dentro de su expediente.

Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relacin a
las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones, reintegros,
conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este aspecto fiscal.

SEGURIDAD FSICA Y TCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMTICOS
La gran Inversin financiera que se hace en los recursos tecnolgicos y la
importancia que reviste la informacin contenida en los mismos, debe generar
toda atencin a su seguridad.

Deficiencias:
No se han hecho pruebas durante un ao de la informacin que se guarda de
respaldo para determinar su contenido.
No se tiene licencias sobre todos los programas, stos son aplicaciones que se
utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias, se
han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no
cuentan con sus manuales tcnicos y de operacin.

Recomendaciones:
Debe asegurarse que la informacin de respaldo sea confiable y que se garantice
su restauracin en cualquier momento que se necesite por razones de prdida de
informacin.
Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten con
licencia, para evitar sanciones al momento de una revisin de tecnologa. En estos
casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras.
Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener sus
manuales tcnicos con el afn de poder hacer mantenimientos, tener una gua
para su instalacin y uso.
As mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los
manuales de operacin que garantiza que aunque no se encuentre el titular los
trabajos pueden continuar haciendo uso de stas guas de operacin.

PERSONAL
Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la empresa
y con competencia para cumplir la misin y objetivos de la Administracin.

Deficiencias:
Cuatro de diecisis empleados no han seguido con la conclusin de carreras
universitarias afines a las funciones que desempean.
Se pudo percibir un ambiente de poca comunicacin que no ayuda a mejorar el
equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su
experiencia, competencia y el apego a los procedimientos.

Recomendacin:
Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar
capacitados cada da, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del
mercado laboral.

Mejorar la comunicacin formal e informal con barreras dentro del trabajo o
algunas veces dificultades personales que estn afectando el desempeo laboral.

AMBIENTE, EQUIPO FSICO
Esta revisin comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los
equipos de oficina, las carteleras, las sealizaciones y el ornato general de las
instalaciones administrativas, los sistemas de archivo.

Deficiencias:
No se ha hecho una depuracin de archivos y expedientes que ya perdieron
vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio fsico innecesario.

Debe mejorarse el orden en los espacios de impresin y en algunos escritorios,
esto produce mala impresin para lo visitantes y adems hace un lugar ms
cmodo para trabajar.

Recomendaciones:
Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por trmino de 5
aos, por lo que se recomienda hacer una destruccin de la documentacin
obsoleta.



CASO2: AUDITORIA OPERATIVA
EMPRESA AGRICOLA EL BUEN PASTO DE ENGORDA

En una Empresa que se dedica a la actividad de producir pasto, especialmente
para alimentar una produccin de animales, que posteriormente de la engorda, se
proceder a faenar, para vender sus carnes de calidad a varios restaurantes y
hoteles, especialmente en las grandes ciudades de Chile, as como Santiago,
Arica, Concepcin, Antofagasta, etc.

Su organizacin es muy simple; un Gerente General, un Gerente de Contabilidad
y Finanzas, un Gerente de Produccin, un Gerente de Ventas, un Gerente de
Adquisiciones y una dotacin de 150 trabajadores, de los cuales 50 trabajadores
son permanentes.

La empresa, segn las ventas del ao 2008, fueron de ML$4.500.-, en el ao
2009, aumento un 10%, pero en el ao 2010, cayo bruscamente en un 40%,
creando despido de personal y gastos de indemnizacin, que no se encontraban
contempladas, segn discusiones de los gerentes, se echaba la culpa a las
importaciones de carnes desde el exterior a Chile, con costos muchos mas
baratos.

El Gerente de Adquisiciones, manifest, que los productos se estaban perdiendo
de la bodega de almacenaje y la respuesta del cuidador, indico que
permanentemente iba el Gerente de la empresa y retiraba cajas de carnes, que
jams son cobradas. Ya que se sabe que el Gerente abandona la empresa todos
los das a las 17 hrs. Y en mas de una oportunidad se ha sabido que el realiza
asados en su casa particular con amigos personales.


INTRODUCCIN

En el siguiente informe se presentan los problemas detectados en el manejo de la
EMPRESA AGRICOLA EL BUEN PASTO DE ENGORDA, mostrndose
sugerencias y mejoras a dicha situacin en trminos de una buena administracin
y control de inventarios de las existencias del negocios para as evitar cualquiera
distorsin de informacin y/o perdidas de productos almacenados. Adicionalmente
podemos agregar, que el inventario es uno de los activos ms grandes existentes
en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como
en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el
activo corriente ms grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta
del costo de las mercancas disponibles para la venta, determinndose el costo de
las mercancas vendidas durante un periodo determinado.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;
de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la empresa, no
importando el tamao de esta (hablemos de Microempresas, MYPIMES o Grandes
Empresas), Este manejo tanto fsico como contable permitir a la empresa
mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo
de su actividad, un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Supuestos:

1.- Segn antecedentes registrados en las Ventas muestra una baja considerable
en sus estados, esto se podra basar en las entradas de Carnes del extranjero a
un menor costo, lo cual ha llevado a la baja en las Ventas. Ya que algunos
camiones de la empresa se encuentran en reparacin y no predijeron los nuevos
precios para competir con el Mercado extranjero (Barreras de Entrada).

*Barreras de Entrada: Limitaciones y resoluciones sanitarias, limite de carnes del
extranjero, nuevas polticas de crdito y precios, etc. (Como medida de
proteccin de la empresa).

2.- El extravo de Carnes de Bodega (acusacin de cuidador), apoyada por
Gerente de Adquisiciones. Por parte del Gerente Gerenal para uso domestico
(supuestamente), mostrara una baja en las ventas, ya que estas cajas no son
cobradas.
Pero no seria una variable importante en la baja en las ventas, pero es un hecho
no admitido en los procedimientos y polticas de la empresa.

3.- La Gerencia esta asociada o en acuerdo con repartidores de Carnes a
proveedores, por lo cual se sustraen cajas de carnes para una venta propia en
locales o puntos de ventas no autorizados por la empresa. Es hay lo que sumado
al punto 2, se podra considerar la baja en las ventas de Carnes.



Sugerencias:

POR ENFASIS EN LA CORRECTA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE
INVENTARIOS

El inventario tiene como propsito fundamental proveer a esta empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda. La administracin de
inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para
mantener la operacin al costo ms bajo posible.

El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se
contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario,
puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros
proyectos aceptables que de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay
que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer
frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin
y venta funcionen sin obstculos.

Pero por otro lado nos vemos en la disyuntiva en la decisin, ya que reduciendo el
inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer
la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de
inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y
de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la
inversin.

Pasos:

1.- Monitorear el Mercado de Carnes Nacional y Extranjero, para un manejo
ptimo de pronosticar las ventas y manejo de costos (reflejado en el precio).

2.- Crear un Sistema de Control de entrega y salida de cajas de carne de bodega,
y todos los dems procesos.

3.- Foliado de Cajas (control de Produccin), teniendo en cuenta Peso de Carnes
y Cantidades de Cajas en todos los procesos de la produccin, hasta el cliente
final.

3.- Creacin de Fichas (documentos con respaldos y adems foliados), los que
deben ser
manejados por personal encargado de este Control. Ya que teniendo foliado y
fichado los procesos se podr detectar el punto en el cual existe la filtracin de
productos.

4.- Acceso Restringido a reas vulnerables, (independiente al cargo que ocupe),
dispuesta en las polticas y procedimientos. Manejo de bitcora y rutas diseadas
(monitoreadas GPS), para transportistas.

5.- Instalacin de detectores en cajas al salir y entrar (solo sacadas al momento de
carga al camin).

Acciones Correctivas:

1.- El Monitoreo del Mercado Carnes:

Se llevar cabo mediante Informes recopilados constantemente de las Autoridades
Reguladoras (entes del gobierno), lo cual se depuraran la informacin dejando
solo lo Importante y relevante para la empresa:
Ejemplo. Precio, cantidad, distribucin, logstica.

Y todo aquello que aporte en el control del manejo de ventas y distribucin. La
Informacin deber ser entregada a la alta direccin para la toma de decisiones
ms ptima en pos de mejora en produccin y ventas.

2.- El sistema de control de carnes o produccin de ellas debera contener fichas
en las que lleve registro de:

Peso
Cantidad
Persona responsable
Recepcionista
Bodeguero
Despachador
Chofer (claro esto debe tener como paso final la firma conforme del Cliente
Final).

Sin embargo, estas fichas sern distintas segn cada proceso:

Criadero a matadero
Matadero a bodega
Bodega a camin
Camin a cliente final.

La foliacin de las cajas permitir tambin un control, el cual adems estar
registrado en las fichas del punto (matadero a bodega).

3.- El Control Restringido de Personal

En este punto hay que tener un mayor cuidado, ya que
la alta direccin podra entrar a la hora que estime conveniente.

Se crear una nomina de Control de Acceso en el cual se registraran los
siguientes datos:

Nombre Completo
Cargo
Hora entrada
Detalle de acceso (ya sea inspeccin, visita, trabajo u otros)
Declaracin de pertenencias
Hora de salida.

4.- Los Camiones se le instalar un GPS (sistema posicionamiento global), el cual
ser monitoreado por Gerencia de Adquisiciones y Gerencia de Ventas, junto a
bitcora de Viaje.

5.- Sistema de seguridad a las cajas, segn el comportamiento y medicin de las
acciones anteriormente planteadas se dar a conocer como alternativa la
instalacin de sistemas de seguridad a las cajas, con un detector (alarma) en las
puertas de salida y entrada para posibles filtraciones, mal uso, o desviaciones de
productos.

CONCLUSIN

El hecho de controlar y admininistrar de manera correcta el inventario de manera
eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa
puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como
desventajas se pueden mencionar:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
Peligro de obsolescencia.

La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar
los siguientes objetivos:

Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y

Minimizar la inversin en inventarios.













CASO 3: AUDITORIA OPERATIVA DE LA FBRICA DE CALZADOS
MARILU
OBJETIVO DEL TRABAJO
Diagnosticar con el fin de conocer las falencias en las diferentes reas de la empresa y
formular recomendaciones sobre las normas, procedimientos, eficiencia y eficacia dentro
de la misma.
OBJETIVO GENERAL
Realizar una auditora operativa del rea de produccin de la fbrica de calzados
MARILU para lograr eficiencia, eficacia y economa en sus procedimientos durante la
primera mitad de la gestin 2010.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Recopilar informacin necesaria en la fbrica de calzados MARILU.
Determinar la eficiencia, eficacia del personal en el cargo
Evaluar normas que rigen en la fbrica de calzados MARILU.
Analizar si los recursos se estn usando de manera eficiente.
Comprobar si los sistemas de control internos actuales son eficientes.
Observar el comportamiento de los operarios en horas de trabajo.
Dar recomendaciones para el mejoramiento en los procedimientos en el
rea de produccin de la fbrica de calzados MARILU.

METODOLOGIA DEL TRABAJO
Determinar cmo se realizara el trabajo con el nico fin de mostrar las operaciones que se
realizan en la empresa y dando un opinin para su mejoramiento en los que respecta el
manejo de la empresa.
El presente trabajo utilizara la siguiente metodologa:
Investigacin preliminar
Recopilacin de la informacin
Planificacin del trabajo de la auditoria
Elaboracin de cuestionarios
Planificacin de entrevistas
Entrevistas con el personal de la fbrica de calzados MARILU
Conclusiones y recomendaciones
Informe preliminar
Correcciones
Entrega del trabajo final

CONTENIDO DEL TRABAJO
ndice
Introduccin
Antecedentes
Objetivos
Objetivos generales
Objetivos especficos
Aspectos de planeacin
Aspectos de organizacin
Aspectos de control o evaluacin
Aspectos de recursos humanos
Aspectos de produccin






AUDITORIA PARA LA FBRICA DE CALZADOS
MARILU
I. CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA
1.1 ANTECEDENTES
La empresa de fabricacin de calzados para damas (sandalias) MARILU fue
creada por iniciativa personal, donde el propietario trabajaba en el mismo rubro,
teniendo la suficiente experiencia y capacidad vio la oportunidad de iniciar sus
actividades como una empresa unipersonal en el ao 2002 en la ciudad de Santa
Cruz, compuesto con un personal de 5 operarios en distintas especialidades, el
producto se vende al por mayor su a minoristas como ser al mercado de la
Ramada, ya que en la actualidad cuenta con mas clientes, es decir distribuye a todo
los mercados como ser los pozos, mutualista, la ramada, 7 calles y Provincias,
tambin manda su mercadera a los departamentos de Tarija, Yacuiba Lapas y
Cochabamba y tiene un punto de veta en la feria barrio lindo.
1.1.1 VISION
La fbrica de calzados para damas MARILU tiene la visin de tener el crecimiento
oportuno con maquinarias de avanzada tecnologa, ser una empresa exitosa en el
sector de produccin de calzados para damas, y satisfacer con la mxima calidad y
seguridad a nuestros clientes.
1.1.2 MISION
Es una empresa de fabricacin de calzados para damas, que ofrece varios tipos de
zapatos y variedad de modelos en cada temporada, con la mayor calidad y

Comodidad, satisfaciendo las necesidades de acuerdo a los gustos y presencias del
consumidor y del mercado a nivel departamental y nacional.
1.2 UBICACIN DE LA EMPRESA
La empresa se encuentra ubicada en el quinto anillo en la Zona Barrio Alto Olivo
calle N 7, entre las Avenidas Radial 13 y Santos Dumont.
1.3 ORGANIZACIN
a) Gerente Propietario
b) Encargado de Produccin
c) Personal de apoyo
La empresa no cuenta con una estructura orgnica que defina los cargos existentes
en la organizacin.
Todas las decisiones referentes a las actividades de la empresa han quedado a
juicio de la Gerente Propietaria.
Al hacer un estudio podemos notar que el encargado de produccin, tiene varias
responsabilidades, sus actividades abarca desde la produccin hacia actividades
externas como por ejemplo: pago de facturas, compra de materiales, empaquetado
del producto, transporte del producto terminado a sus distintos mercados o puntos
de ventas, cobranzas.
No cuenta con una supervisin continua en el momento de la fabricacin del
producto.
1.4 PRODUCCIN
"MARILU se dedica a la fabricacin de calzados para damas como sandalias,
Semicerrados y Botas con taco altos, taco bajo, plataforma y planta, con materia
prima que es la cerina sinttico.
El procedimiento de la fabricacin de los calzados (sandalias, botas y semicerrados)
se realiza, primeramente el corte se prepara en maquinas de costurar, la goma o la
planta de la sandalia se lija en el motor, y por ultimo el acabado final lo hacen los
operarios de manera manual.
La produccin semanal es aproximadamente 20 pares de docenas y por
temporadas de fin de ao se elabora mas cantidad o de acuerdo al pedido del
cliente, y la demandad del consumidor final.
PLANEACION FINANCIERA
Elabora un presupuesto semanal elaborado por el Gerente Propietario, de acuerdo a
la cantidad de pedidos a la semana o en cada feria.
1.5 INSTALACIONES PRODUCTIVAS
Dentro de sus instalaciones VANELI cuenta con una pequea rea de produccin
donde se fabrica el producto, donde tambin estn ubicadas las maquinas por
especialidad, en el mismo sector lo realizan el acabado final del calzado de manera
manual, como tambin se ubica el sector de almacenamiento.
1.6 PERSONAL
La empresa VANELI cuenta con un personal de once operarios que son tres
preparadores, siete soladores, una persona encargado de la limpieza y

empaquetamiento del zapato, la gerente propietaria se encarga de la distribucin y
venta del producto.
1.7 ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA
La materia prima es adquirida dentro del Departamento de Santa Cruz, que son
importados desde Brasil, China y Per.
1.8 VENTAS
Las ventas son del productor- minorista que se distribuyen en la misma instalacin y
en la feria barrio lindo, cuya actividad la realiza la Gerente Propietaria.
A principios de este ao la empresa amplio sus canales de distribucin,
comercializando sus productos, a Mercados Mutualista, la Ramada, 7 calles y Los
Pozos; as mismo comercializa a los Departamentos de Cochabamba, La Paz, Tarija
y trinidad.
1.9 SISTEMAS DE INFORMACION
No existe una informacin contable bien definida que permita la captacin de la
informacin requerida para los Estados Financieros necesarios de la empresa.
El Balance General y el Estado de Resultado, son realizados por el Gerente
Propietario, de manera mensual y anual, toda revisin realizada a dichos
documentos la realiza la propietaria.

1.10 ESTADISTICAS
BALANCE GENERAL
(En bolivianos)

2008 2009

Activo Circulante 20000 25500
Activo Fijo 93960 93960
Total Activo 113960 119460


Pasivo a Largo Plazo 65772 71272
Capital Social 48188 48188
Total Pasivo y Patrimonio 113960 119460




ESTADO DE RESULTADO

Ingreso por ventas 56376 60325
Costo de venta 22550 24130
Utilidad Bruta 33826 36195
Impuestos (8456.5) (9048.75)
Utilidad Neta 25369.5 27146.25






II. INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA DE LA EMPRESA MARILU
2.1. INTRODUCCION
La auditoria se realizo en base a la planificacin con la materia desde el inicio del
semestre concluyendo la ultima semana de mayo del 2010 he revisado todas las
reas respectivas dentro de la empresa y procedimientos productivos, contables y
comerciales con el objetivo de evaluar su eficiencia, efectividad y economa.
2.2. OBSERVACIONES
2.2.1. Organizacin:
No existe una grafica de organizacin, las lneas de autoridad y responsabilidad no
estn muy bien definidas. Tampoco existen puestos ni funciones de vidas, no
presentan manuales de funciones, ni procedimientos administrativos ni control
interno.
2.2.2. Planeacin Financiera:
No existe presupuesto a largo plazo, no hay reas de responsabilidad identificas
con el presupuesto.
2.2.3. Compras:
La compra de materia prima la realizan de acuerdo a la cantidad de pedidos, los
insumos son adquiridos de varios proveedor tanto del insumo comprado en el
mercado local como el insumo adquirido en el mercado nacional.
2.2.4. Sistema de Informacin:
Toda informacin proviene del gerente propietario y no existe una supervisin de un
contador sobre la situacin financiera de la empresa de calzados para Damas
MARILU
2.2.5. Produccin.-
La produccin se realiza en base a pedidos.
No existe una planta de produccin.
No cuenta con un almacn adecuado a la produccin.
Falta de control de calidad en el procedimiento y en el embalaje.
No cuenta con tecnologa.
No presenta maquinarias adecuadas.
No esta dotado de personal de apoyo para la produccin.
2.2.6. Ventas.-
No se cuenta con informacin que permita conocer el volumen de venta por
cada centro de distribucin.
Los presupuestos de venta no se elaboran en base a posibilidades lgicas
y situaciones de mercado.
2.2.7. Personal.-
No existe un programa selectivo de contratacin de personal.
No existe una poltica salarial adecuada.
No cuenta con un nmero de personal adecuado.
Una solo persona realiza distintas funciones.
No tiene programa de capacitacin al personal.

2.2.8. Finanzas.-
No existe un flujo de caja.
No existen un control adecuado de cobranza.
2.3. CONCLUSIONES
La faltad de estructura orgnica, manuales de procedimientos y funciones
originan desconcierto en todos los niveles operativos de la empresa.
La falta de tecnologa y mano de obra impiden que la produccin se
incremente. La falta de control de calidad en el embalaje ocasiona retrasos e
incrementos en los costos.
El sistema de informacin no abastece para la toma de decisiones.
No existe una poltica adecuada en la seleccin y reclutamiento de recursos
humanos.
No existe una poltica adecuada en cuanto a la comercializacin del producto
se refiere.
No existe un adecuado control y supervisin en los procedimientos que realiza la
empresa.
Falta de control de las cobranzas impide el flujo normal de ingresos de fondos y
en consecuencia mayores gastos financieros.
La faltad de conocimiento del mercado conllevara a un deficiente presupuesto
de ventas el desconocimiento de los costos de produccin, o permite definir
correctamente los precios de venta.

2.4. RECOMENDACIONES
Elaborar el organigrama central de la empresa, los manuales de funciones y
procedimientos administrativos, instruyendo a todo el personal involucrado,
referente alas lneas de autoridad y comunicacin.
Contratar un la empresa. Supervisor para que verifique las operaciones que se
realizan dentro de
Seleccione al personal adecuado para cada cargo.
Contratar mayor nmero de mano de obra y capacitarlo adecuadamente.
Implementar nuevas polticas de compra, venta y publicidad.
Implementar estrategias para ampliar los canales de distribucin.
Dotar de tecnologa para el rea de produccin.
Gerente
Propietario
Encargado de
limpieza
Ayudante
Secretaria
Ayudante
III. PROPUESTA
3.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA
Al no contar con una estructura que represente los cargos dentro de la
organizacin, se propone lo siguiente:


Nivel 1


Nivel 2



Nivel 3

Nivel 4



Nivel 5

Nivel 6

Encargado de
produccin
Encargado de
Almacn
1 4

3 2
Encargado de
aplicacin
Encargado de
ventas

3.2. CONFIGURACIN DE LOS NIVELES JERRQUICOS DE LA EMPRESA
Primer Nivel:
Se encuentra el gerente general que es el encargado de las decisiones del
tipo global en la empresa.
Segundo Nivel:
Se encuentra la secretaria personal de apoyo para la gerencia.
Tercer Nivel:
Esta es la parte operativa de la empresa constituida por las partes grupos de
operacin encargado de dar cumplimiento a las actividades especificas de la
empresa.
Cuarto Nivel:
Compuesto por el personal encargado de la aplicacin del producto.
Quinto Nivel:
Compuesto por los operarios responsables de las realizar las actividades
especificas de la empresa.
Sexto Nivel:
Personal de apoyo.



Actividad: Tomar las decisiones de carcter general.
rea: Gerencia.
Dependencia: Propietarios de la empresa.
Sector Dependiente:
Tiene a su cargo todo el personal que trabaja dentro de la organizacin.
Responsable: Gerente General.
3.2.1. Tareas a Efectuar:
Se encarga de preparar los informes financieros que sern utilizados
para la toma de decisiones dentro de la organizacin.
Supervisa y coordina las operaciones de las distintas reas dentro de la
empresa.
Designa a los encargados de las actividades correspondientes a la
empresa.
Delega las funciones correspondientes y la autoridad adecuada a los
trabajadores a su cargo.
Dirige la ejecucin y control de los planes y objetivos en curso.
Formula y revisa la correcta aplicacin de las polticas y normas.
Revisa y realiza contratos, convenios y otros acuerdos con terceros que
le sean de conveniencia a la empresa.


Elabora las polticas de ventas y compras, que ayudan a prever las
condiciones de contratacin de manera de favorecer la optimizacin de
los planes de produccin.
Se encarga adems de la identificacin precisa de la demanda, con el
objeto de ayudar a la optimizacin de la planificacin y programacin de
los procesos productivos.
Busca nuevos mercados, nuevos proveedores de materia prima y la
consolidacin de nuevos mercados.
Garantizar que todas las personas de la organizacin puedan aplicar
eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el mximo
provecho de stas, mediante un conjunto de polticas y esquemas de gestin
que adems contribuyen a que las personas se sientan ms integrada,
motivadas y comprometidas con los objetivos de la organizacin.
Actividad: Ejecuta las tares asignadas por su superior.
rea: Gerencia.
Dependencia: Depende del Gerente General.
Responsable: Secretaria
Tareas a Efectuar:
Recibe y verifica la documentacin proveniente de la gerencia.
Organiza y controla la documentacin y correspondencia del Gerente General.
Organiza y mantiene los archivos, generalmente confidenciales y registros,
determinar su localizacin.
Programa reuniones y compromisos.
Mantener los elementos necesarios al cargo: material de oficina, pedidos.
3.3. MANUAL DE FUNCIONES
3.3.1. Propuesta del Manual
Despus de analizar la problemtica de la fbrica de calzados MARILU, en
cuanto al proceso de contratacin de personal se pudo observar que las
mismas se hacen sin tener ningn criterio, sin conocer realmente que tareas,
deberes y responsabilidades tendr el empleado dentro de la organizacin.
Con el propsito de solventar esta situacin se propone disear un Manual
de Cargos que permita a la empresa reclutar y seleccionar los candidatos
con las competencias mnimas requeridas para cumplir eficazmente los
objetivos de la organizacin.
3.3.2. Objetivos del Manual
Fijar los lineamientos bsicos para la elaboracin de la Descripcin y
Perfil de Cargos que posee MARILU.
Enumerar cada una de las funciones y/o actividades implicadas en cada
cargo.
Proporcionar a los niveles gerenciales un patrn de medida uniforme,
para asegurar un alto grado de objetividad en el reclutamiento y
seleccin de personal.
Dotar a la empresa de calzados MARILU de una herramienta tcnica
que recopile todos los cargos vigentes en la empresa.
3.3.2. Justificacin del Manual
La elaboracin del Manual de Cargos ser de gran utilidad dentro de la
empresa para el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, ya que
orientara acertadamente en la bsqueda de la persona con el perfil adecuado
para cada cargo.
3.3.3. Ventajas del Manual
Facilita el proceso de reclutamiento y seleccin de personal.
Precisa las funciones encomendadas a cada cargo, para delegar
responsabilidades.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo
evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
3.3.4. Alcance del Manual
Aplica a todos los cargos existentes en la empresa.
3.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTO
3.4.1. Propuesta del Manual
El presente trabajo consiste en la elaboracin de un manual de
procedimientos usando informacin suministrada por la empresa MARILU
en las reas de produccin, y aplicacin del producto.
La elaboracin de un manual de procedimientos se logra mediante la
recoleccin de datos relevantes en los diferentes departamentos. Esta
investigacin tambin nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes
en dichos procesos para as poderlas remediar de una manera pronta y
oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la
productividad de la empresa
3.4.2. Objetivos del Manual
El propsito de dicho manual es suministrar informacin sobre 2 diferentes
procesos desempeados en la fbrica de calzados MARILUI
3.4.3. Descripcin De Los Procedimientos
Proceso de Produccin de la sandalia taco alto para una docena
Paso 1 Comprar materia prima:
1 metro de cuerina sinttica
1 metro de forro
1 hoja de cartn
1 docena de cambrillones
hoja de cartn piedra
1 hoja de palmilla
1 docena de pares de taco
1 docena de hebillas
1 docena de diseo de acuerdo al modelo
1 hilo para la costura del corte
2 litros de clefa
1 litro de PVC
50 clavos
Paso 2 Preparacin del producto:
Preparacin del corte
Cortar la cuerina y forro de acuerdo al modelo
Clefeado de los cortes
Doblado de los cortes
Costurado de los cortes
Recortado de los forros del corte
Preparacin de la plantilla
Preparacin del cartn para el solado
cortado del cartn
unin del cartn con el cambrilln
pegado del cartn piedra
pegado de la palmilla
cortado de la goma
lijado y boleado de la goma
pintado de la goma
forrado del cartn
puesta en hormas el cartn o la planta del zapato
solado del corte en el cartn
pegado del taco
sellado de la goma de acuerdo por nmeros
pegado de la goma
clavado del zapato
emplantillado del zapato
embolsado del zapato por nmeros