Auditoría por ciclos de transacciones

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA DE AUDITORA
AUDITORA IV
OCTAVO SEMESTRE, 2013

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AUDITORA POR CICLO DE TRANSACCIONES
DEFICICIONES BASICAS
Ciclo: Es el nfasis que le da el auditor a una actividad de Negocios es un flujo continuo
de hechos y transacciones.
Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados
Financieros.

LA AUDITORIA POR CICLO DE TRANSACCIONES
Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto
sobre Estados Financieros, por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo,
adquisicin de una obligacin, etc. Este tipo de Auditoria se lleva a cabo a travs del
anlisis de los estados financieros desde un punto de vista mucho mas especifico por
medio de segmentos o componentes ms pequeos.
Objetivo: analizar grficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la
integridad de las cifras resultantes.
Control Interno: Comprende el plan de evaluacin (Supervisin), mtodos coordinados
y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la
confiabilidad y correccin de los datos contables, y fomentar adhesin a polticas
administrativas.
ESTUDIO Y EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
Objetivos del Control Interno: El Control interno se lleva acabo para lograr la eficiencia
operativa; a travs de la Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y
verificacin interna independiente. Logrando la Informacin financiera razonable y
oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin

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interna independiente. Ya que un buen funcionamiento en el sistema de control interno
permitir detectar de mejor manera las deficiencias que pudiera tener la entidad. La
evaluacin del control interno permite al auditor tener una mayor confiabilidad y
seguridad en cuanto a que las polticas y las deficiencias que pudiera tener la entidad
son controladas en base a
Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa).
Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin
financiera razonable y oportuna).
Custodia de los activos (proteccin a los activos).
Un enfoque de auditora efectivo en las revisiones de las operaciones y del control
interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno,
como sera el caso de la auditora integral es el de los ciclos de auditora:
Este enfoque se relaciona con la auditora de los controles de las transacciones
econmicas que originan los estados financieros, con nfasis en el control interno. El
enfoque para efectuar la auditora mediante una revisin ms analtica y profunda del
control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones
caractersticas de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base
fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones segn sus
caractersticas, para efectos prcticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo
normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos tpicos aplicables en
general a la mayora de los negocios.
PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES

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Ciclo de tesorera. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con
el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribucin del efectivo en las operaciones
corrientes y otros usos y termina con el retorno de ste a los inversionistas y
acreedores.

Ciclo de compras. Se refiere a la adquisicin de activos de capital, mano de obra,
servicios y materiales a cambio de efectivo

Ciclo de nmina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los
recursos humanos.

Ciclo de conversin. Consiste en la transformacin de los activos adquiridos en
bienes y servicios para la venta.

Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de
dinero.

Ciclo de informacin financiera. Comprende la preparacin de estados financieros
que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un perodo
determinado.

Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno
en otro dependa del tipo de compaa o industria.
Cada ciclo comprende una o ms funciones, las cuales son tareas o segmentos de un
sistema que procesa de manera lgica las transacciones. En cada ciclo se utilizan
ciertos asientos contables, documentos y archivos. En las siguientes pginas se

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relacionan las funciones, asientos contables y documentos tpicos de los ciclos
descritos, conforme a los enlaces requeridos en cada uno de ellos, los cuales pueden
variar segn la clase de empresa.

ENLACES EN LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
Un enlace puede definirse como el eslabn donde una transaccin sale de un ciclo y
entra en otro. Cada uno de los ciclos es autnomo, sin embargo, en cierto grado, estn
relacionados entre s. Estas relaciones se llaman enlaces. Un ejemplo sencillo de un
enlace es un asiento de diario para anotar los cobros de efectivo recibido de clientes. El
asiento de diario registra el hecho final en el ciclo de ingresos (el cliente paga por los
productos o servicios de la compaa dbito o cargo a efectivo, con crdito o abono a
cuentas por cobrar). Una vez el efectivo es recibido, ste pasa a la funcin de manejo
de efectivo que es en el ciclo de tesorera.
CICLO DE INGRESOS
Enlaces con otros ciclos
Dentro del cielo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con
otros cielos:
Ingresos de caja que se enlazan en el ciclo de tesorera.
Embargues de productos que se enlazan con el ciclo de produccin.
Concentraciones de actividades (plizas de registros contable) que se enlazan
con el ciclo de informe financiero.

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CICLO DE VENTAS
Enlace con otros ciclos
Podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera.
Recepcin de bienes, mercancas y servicios que se enlazan con el ciclo de
produccin.
Resumen de actividad (plizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo
de informe financiero.

CICLO DE NOMINA O PERSONAL
Enlace con otros ciclos
Podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera.
Recepcin de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de
produccin.
Resumen de actividades (pliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo
de informe financiero.
CICLO DE TESORERIA
Enlaces con otros ciclos
Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo
de tesorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa
efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera, pero la entrada de efectivo
tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra
actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la funcin de los

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ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorera, del ciclo de ingresos o del
ciclo de compras.
En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorera como del ciclo de
ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los
desembolsos del ciclo de Tesorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos,
una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de
Tesorera o con el de ingreso, como tambin una funcin comn de desembolso de
efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de compras.
En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorera, o ambos, se
procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones
semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico
identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos.
Dentro del ciclo de tesorera podramos distinguir lo siguientes enlaces normales con
otros ciclos:
Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras.
Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos.
Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos.
Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de
nminas.

CICLO DE CONVERSION
Enlaces con otros ciclos:
Dentro del ciclo de conversin podramos distinguir los siguientes enlaces normales
con otros ciclos:

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Recepcin de bienes, mercancas y servicios, con el ciclo de compras.
Embarques de producto, con el ciclo de ingresos.
Uso de mano de obra, con el ciclo de nminas.
Resmenes de actividades(asientos de diario) con el ciclo de informe financiero
Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos
Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de
obligaciones de deuda y acciones de capital) Sus funciones comienzan con el
reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las
operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreedores.
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina
que se utiliza en el Ciclo de Conversin
El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de
productos terminados para venderlos
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de
Tesorera para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta
se resume en Estados Financieros.

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FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
CICLO DE TESORERA
Funciones Tpicas: Estas inician con el reconocimiento de las necesidades que se
tienen de efectivo. Las ms Relevantes en este Rubro son Ejecucin e Inversin. El
financiamiento que se puede dar ya sea a travs de la venta y compra de valores,
adems de recibir ingresos peridicos por medio de otras operaciones de las
empresas. As como la emisin de acciones, pago de intereses, dividendos, servicios
recibidos.
CICLO DE EGRESOS (COMPRAS)
a. Funciones Tpicas: Denominado tambin de adquisicin y pago, clasifica la
adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto. Tambin afecta cuentas
por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre
el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
b. Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Seleccin
del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para
adquisicin de bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de
mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y
aprobacin de los pagos.
c. Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos
acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de
registros de inventario y costos, Actualizar sub-mayores de caja, inventarios, etc.
d. Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de
inventarios.

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e. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de
cuentas y pagos anticipados.
f. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra,
documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito,
solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.
Objetivos del Control Interno:
Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones,
procedimientos de documentacin.
Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones,
registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente.
Custodia de los Activos Errores Potenciales.
Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no
autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada
incorrectamente.
Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en
perodo indebido, pagos no autorizados.

CICLO DE NOMINA:
a. Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados.
b. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a
vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de
utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro
mdico)

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Funciones Tpicas:
a. Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de
personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de
asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas,
Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.
b. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al
mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
c. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros
de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias.
d. Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones
de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
e. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas,
seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de
promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al
personal.

Objetivos del Control Interno:
Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y
verificacin interna independiente.
Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones,
registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente.
Errores Potenciales:
Planillas infladas con personal no existente.

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Pagos por trabajo no realizado.
Apropiacin de salarios no reclamados.
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.
Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.
Errores en clculos o sumas

CICLO DE CONVERSIN
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos
Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado
y otros activos no monetarios.
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la
produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos.
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario
hasta almacenar los productos terminados.
Es ms extenso en las industrias de manufactura.
En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean
perceptibles.

Funciones Tpicas:

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a. Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de
materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos
terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos.
b. Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto
terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos
de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de
variaciones en precios y calidad.
c. Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar
adecuadamente registros de manufactura.
d. Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de
propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de
fabricacin.
e. Formas y Documentos Vitales: Orden de produccin, requisicin de materiales,
boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de
aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra).
f.
Objetivos de Control Interno:
Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones,
Procedimientos de Documentacin.
Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones,
Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
Custodia de Inventarios Errores Potenciales:

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Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO
contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.
Produccin: Transferencias Inter-departamentales incorrectas.
Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto,
Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO
descargada.

CICLO DE INGRESOS
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o
servicios. Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y
cobrar cuentas y recibir efectivo. La funcin contable de determinar el costo de ventas
se hace aqu.
Funciones Tpicas:
Funciones de Ejecucin:
Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del
pedido, prestacin del servicio, facturacin.
Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de
ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco,
determinacin de cuentas incobrables.

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Funciones de Registro:
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas
otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el
costo de ventas.
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar
pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de
Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
Funciones de Custodia:
Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los
saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo,
llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones
y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Formas y Documentos Vitales:
Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta,
Recibos.
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de
mquinas registradoras, depsitos bancarios.

Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos
de Documentacin.

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Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de
Responsabilidades para cada funcin.
Adecuada Custodia de Activos.
1 Ventas:
Facturada, NO despachada.
Despachada, NO facturada.
Facturada, NO contabilizada.
Importe contabilizado incorrectamente.
2 Cobros
Cobrado, NO depositado.
Cobrado, No contabilizado.
Depositado, NO contabilizado

CICLO INFORMACIN FINANCIERA
El ciclo de Informacin Financiera, no procesa transacciones, obtiene informacin de
Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos:
Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para
informar a la Gerencia y otros.

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Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados
Financieros
Asientos Contables:
Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo).
Eliminaciones y reclasificaciones.
Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias,
Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.
Funciones Tpicas:
Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar
operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupa informacin de revelacin
suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re-expresar informes y Estados
Financieros, Conversin monetaria, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de
formularios y Libros de Contabilidad.
Autorizacin, Clasificacin y Procesamiento de Transacciones, Documentacin y
Evaluacin.
Salvaguarda Fsica.
Tipos de Informes:
Balance de Comprobacin.
Estados Financieros Bsicos.
Estados y Anexos gerenciales.

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Declaraciones Fiscales.
Asientos No Autorizados.
Asientos e Informacin Omitidos.
Asientos con Errores de Anotacin o Suma.
Asientos o Plizas de Diario incorrectos.
Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa.
Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente.

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PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE

Vende los productos y entrega el efectivo a TESORERIA, para uso interno o bien transacciones externas
CICLO DE INGRESOS
Origina los productos y controla los inventarios hasta que el producto terminado este listo para venderlo
producir ingreso
CICLO DE CONVERSION
Compra de materias primas, propiedades y pagan la nomina que es utilizada por el
CCLO DE EGRESOS
Provee el efectivo necesario al
TESORERIA
CICLO DE INFORMACION FINANCIERA
Todos los ciclos envan la informacin contable
de las transacciones. Y en este ciclo se
resumen los Estados Financieros.

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TRANSACCIONES
Dentro el ciclo de transacciones cada uno de ellos es autnomo, sin embargo, en cierto
grado, estn relacionados entre s. Un enlace puede definirse como el eslabn donde
una transaccin sale de un ciclo y entra en otro.
1. EL CICLO DE TESORERA Provee efectivo a los Ciclos de Egresos.
2. Los dos CICLOS DE EGRESOS compra materias primas, propiedades y pagan la
nmina que es utilizada por el CICLO DE CONVERSIN.
3. El CICLO DE CONVERSIN origina los productos o servicios y controla los
inventarios hasta que los productos terminados estn listos para ser vendidos.
4. El CICLO DE INGRESOS vende los productos o servicios. Este entrega el efectivo al
CICLO DE TESORERA para uso interno o inversiones externas.
5. Todos los ciclos envan la informacin contable de las transacciones que procesan al
CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA. Y esta se resume en Estados Financieros
ESQUEMA DE ENLACES DE LOS CICLOS

TESORERIA
INFORMACION FINANCIERA
CONVERSION
(Lo que se produce)
INGRESOS EGRESOS

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USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRAB AJO
Los papeles de trabajo de la auditora por ciclos de transacciones al igual que los de
una auditora financiera debern llenar ciertos requisitos como son:
1. Objetivos:
Proporcionar evidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte de
la opinin del auditor.
Servir de gua y fuente de informacin de auditoras subsecuentes.
2. Propsitos
Proporcionar informacin respecto a:
o La evaluacin de la eficiencia del control interno contable y
administrativo.
o La verificacin de que los estados financieros fueron preparados de
acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad.
o Al cumplimiento de las normas y procedimientos de auditora. (Al
alcance de las pruebas, la base de seleccin de las muestras, etc.,
razones sobre los cambios ms importantes en los alcances de la
auditora y las conclusiones del auditor).
o Resumen de las cuentas, incluyendo los cambios ms importantes
experimentados durante el ejercicio examinado.
o Toda informacin indispensable para sustentar y evidenciar el
informe del auditor.
3. Fundamentar la base para la revisin del trabajo de auditora.
4. Servir de gua para la conduccin de auditoras subsiguientes.
5. Ampliar el conocimiento relativo al negocio de la empresa.

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NATURALEZA CONFIDENCIAL Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Naturaleza Confidencial
Para llevar a cabo una auditora satisfactoria, el auditor deber tener acceso irrestricto
a toda la informacin concerniente a las operaciones de su cliente.
Mucha de esta informacin es confidencial y forma parte de los papeles de trabajo o se
registra en ellos, por lo que consecuentemente, los papeles de trabajo son de
naturaleza confidencial.
Las normas de tica profesional delimitan que:
No debe divulgarse la informacin que el auditor obtenga en el ejercicio
de su profesin a menos que tenga que responder a acusaciones
derivadas de la ejecucin del trabajo recomendado.
Puede publicarse alguna informacin siempre que el cliente lo autorice.
Para publicacin de temas de inters nacional se podr usar esta
informacin, pero sin revelar datos particulares del cliente.

Propiedad de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad de la compaa, sin embargo, la administracin
puede poner a disposicin de quien considere necesario, parte o extractos de los
mismos.
Contenido de los Papeles de Trabajo
An cuando la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarn de acuerdo
a las circunstancias especficas de cada auditora, generalmente deben incluir la
documentacin que muestre que se cumplieron con las normas de auditora
generalmente aceptadas, o evidenciando que:

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1. El trabajo fue planeado y la labor de los ayudantes fue supervisada y revisada
en forma apropiada.
2. Que el sistema de control interno del cliente ha sido estudiado y evaluado para
determinar el alcance de las pruebas a las cuales se limitaron los procedimientos
de auditora.
3. Los procedimientos de auditora y las pruebas realizadas han proporcionado
evidencia suficiente y competente que permita expresar una opinin sobre los
Estados Financieros.

Un juego de papeles de trabajo de auditora debe incluir:
1. Estructura organizativa y legal de la entidad.
2. Extractos o copias de convenios y documentos legales importantes.
3. Planeacin y programas de auditora.
4. Estudio y evaluacin del control interno.
5. Anlisis de saldos y transacciones.
6. Anlisis de razones y tendencias importantes.
7. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora, sus
resultados y conclusiones.
8. Cuando se realicen pruebas selectivas, deber mostrarse la extensin o alcance
de las mismas.
9. Copias de la correspondencia con el cliente relacionada con la auditora.
10. Conclusiones alcanzadas por el auditor en relacin con aspectos importantes de
la auditora.
11. Copias de la informacin financiera que se est presentando y los informes de
auditora correspondientes.

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Al prepararse los papeles de trabajo debe recordarse que la aplicacin de los
procedimientos de verificacin es lo que hace una auditora. Por lo tanto, cada uno de
los papeles de trabajo, debe proporcionar no solamente el anlisis o resumen de los
datos que forman una partida, sino tambin debe indicar los pasos que se dieron para
determinar la confiabilidad de los informes, segn aparecen registrados.
Clasificacin de los Papeles de Trabajo por su Contenido
1. Papeles de planificacin:
Plan de Auditora.
Evaluacin del Control Interno.
2. Cdulas centralizadoras.
3. Cdulas sumarias.
4. Cdulas analticas.
5. Cdulas de deficiencias de control interno.
6. Cdulas de ajustes y/o reclasificaciones.

ndice de los Papeles de Trabajo
Para que los papeles de trabajo queden adecuadamente elaborados, es importante que
estn ordenados y clasificados, para facilitar su archivo y su localizacin.

En la Auditora por Ciclos de Transacciones, el ndice ser la inicial del ciclo, as:
Tesorera T
Egresos Compras E

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Conversin C
Egresos Nminas N
Ingresos I
Informacin Financiera F
Un adecuado sistema de ndices es importante por las siguientes razones:
1. Permite localizar el trabajo efectuado con respecto a una cuenta o grupo de
cuentas en particular.
2. Identifica cifras que contenidas en diferentes cdulas y anlisis, se relacionan
o comprueban entre s.
3. Facilita la revisin de papeles de trabajo, y
4. Ayuda a consultar los papeles de trabajo en auditoras subsecuentes.

MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIAS APLICABLES A LOS
CICLOS DE TRANSACCION
MARCAS DE AUDITORA
Las marcas de auditora son aquellos smbolos convencionales que el auditor adopta y
utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y tcnicas que se
aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los smbolos que posteriormente
permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.
Objetivos de las marcas de auditoria.

Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:

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1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de cdula
evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias
partidas.
3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo
realizado.
4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.
Clasificacin de las marcas de auditoria
Por las caractersticas especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de
dos tipos:
Marcas de auditoria estndar: Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a
tcnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son
interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de
utilizacin y aceptacin general.
Marcas de auditoria especficas: Las marcas especficas no de uso comn; en la
medida en que se adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y
sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de
cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en una
empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.
Ejemplo de marcas de auditora
A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes smbolos con sus respectivos
significados o descripciones:
A Operacin aritmtica incorrecta

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K comprobantes sin firmas correspondientes
M Sin Comprobante
W Comprobante sin lleno de requisitos
B Comprobante con requisitos completos

INDICES DE REFERENCIA
Para facilitar la localizacin de los papeles de trabajo en donde se documenta la
evidencia de una revisin de auditora, los papeles de trabajo se marcan con ndices
que indiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y por
consecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite.
En trminos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que
presentan las cuentas en el estado financiero. As los relativos a caja estarn primero,
los relativos a cuentas por cobrar despus, hasta concluir con los que se refieran a las
cuentas de gastos y cuentas de orden.
Los ndices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este
objeto, nmeros, letras o la combinacin de ambos.
A continuacin se presenta un ejemplo de ndices usando el mtodo alfabtico-numrico
por ser el de uso ms generalizado en la prctica de la auditoria. En este sistema las
letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y
capital y las decenas indican cuentas de resultados: La letra o nmero para las cuentas
de:

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Ejemplo de las marcas de auditora e ndices de referencias utilizadas para un ciclo de
transacciones:

CASO PRCTICO
A
B CUENTAS POR COBRAR
C
U
W CARGOS DIFERIDOS Y OTROS
BB CUENTAS POR PAGAR
AA DOCUMENTOS POR PAGAR
EE IMPUESTOS POR PAGAR
HH PASIVO A LARGO PLAZO
SS CAPITAL Y RESERVAS
10
20
30 GASTOS GENERALES
40 GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
50 OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
VENTAS
COSTO DE VENTA
ACTIVO FIJO
INVENTARIOS
CAJA Y BANCOS
E-18
Fecha
Hecho por: E.V.R 09/12/2010
Revisado por: L.M.A. 09/12/2010
No. DE ORDEN MARCAS
1 COTEJADO CONTRA EL MAYOR GENERAL ^
2 SUMADO EN ORDEN VERTICAL
3 SUMADO EN ORDEN HORIZONTAL
4 COTEJADO CONTRA REGISTROS AUXILIARES
5 DOCUMENTACION DE SOPORTE EXAMINADA
6 COTEJADO CONTRA POLIZAS DE IMPORTACION X
7 EXAMINADO CONTRA POLIZAS DE DIARIO
8 EXAMINADO CONTRA INTEGRACIONES Y AUXILIARES *
9 COTEJADO CONTRA DECLARACIONES FISCALES
10 CALCULOS ARITMETICOS VERIFICADOS
DESCRIPCIONES
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS, S.A.
CICLO DE EGRESOS
CEDULA DE MARCAS DE AUDITORIA

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AUDITORIA OPERACIONAL UTILIZANDO CICLO DE TRANSACCIONES DE
ENVASADORA DE GAS LICUADO DE PETROLEO
Gua para la realizacin de una auditora operacional por ciclo de transacciones:
Fase I: Estudio preliminar de la envasadora de gas licuado de petrleo. El objeto de
esta fase del proceso de auditora operacional, es el de obtener informacin sobre la
envasadora de gas licuado de petrleo, la cual deber servir como instrumento para el
desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general de la
ejecucin del trabajo.
Recopilacin de Informacin: Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til
en el tiempo ms corto posible; por lo menos, sobre los siguientes aspectos:
Antecedentes
Marco Legal
Organizacin
Operaciones
Financiamiento
Control
Procedimientos: A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general
que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora.
Entrevista con el gerente y dems funcionarios de importancia, para obtener
informacin sobre los cinco ciclos de transacciones.
Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos.

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Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o
empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente
a los funcionarios responsables.
Clasificacin y referenciacin de la informacin de acuerdo a los 5 ciclos de
transacciones.

Fase II: Comprensin de la envasadora de gas licuado de petrleo.
En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior
con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la
envasadora de gas licuado de petrleo. Es de importancia en esta etapa determinar los
objetivos principales de la autoridad delegada por la junta directiva y el director general.
Actividades para comprender la Entidad Auditada:
Determinar por qu se cre la envasadora de gas licuado de petrleo.
Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos
principales y los propsitos de cada actividad.
Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la envasadora de
gas licuado de petrleo.
Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con
respecto a las operaciones de la envasadora de gas licuado de petrleo.
Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la
determinacin de las reas crticas.
Fase III Identificacin y seleccin de los ciclos de transacciones a evaluar ejecucin
de la Fase III.

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En este caso evaluaremos los cinco ciclos de transacciones pero de las cuentas ms
relevantes.
Procedimientos:
Identifique los ciclos de transacciones de la envasadora de gas licuado de petrleo,
elabore los flujo gramas respectivos y efecte pruebas de cumplimiento.
Analice el procedimiento operacional de la administracin financiera.
Identifique los controles clave y deficiencias y formule conclusiones al respecto.
Compruebe el funcionamiento de los sistemas.
Evale el control interno operacional o gerencial.
Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los procesos de operacin y
la efectividad del control operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para
mejorar.
Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern
elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados
por el supervisor.
Fase IV Examen detallado de las reas crticas
Procedimientos:
Revise detenidamente la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga
relacin con el rea crtica.
Recopile informacin adicional sobre el rea por medio de entrevistas, inspecciones
fsicas, observacin directa de las operaciones y por otros medios que considere
conveniente.

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Determine la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin para uso de la gerencia
o direccin.
Clasifique los posibles criterios de medicin que se podrn utilizar (leyes, decretos,
resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas).
Determine la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este
involucrado en las operaciones examinadas.
Seleccionar la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o
significativas para ser examinadas a profundidad.
Identifique y desarrolle las caractersticas de los posibles hallazgos de auditora
operacional.
Establezca s las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los
objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales de la envasadora de
gas licuado de petrleo.
Establezca la economa y eficiencia de las operaciones.
Redacte las conclusiones de los hallazgos o deficiencias.
Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o efectividad, economa y
eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos o deficiencias.
Discuta los hallazgos o deficiencias con los gerentes y funcionarios responsables de las
operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.
Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern
elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados
por el supervisor.

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Fase V: Informe, comunicacin de los resultados de la auditora operacional por ciclo
de transacciones de la envasadora de gas licuado de petrleo.
El Informe de Auditora Operacional
Contenido del Informe: En la elaboracin del informe el auditor deber tener en cuenta
los aspectos relacionados:
Sntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo)
Informacin introductoria (Introduccin)
Resultados de la Auditora (Captulos individuales sobre hallazgos de auditora)
Anexos (cuando sean considerados necesarios)
Adems deber incluir:
Informacin Introductoria
Resultados de la Auditora (Hallazgos de auditora operacional)
Conclusin
Comentarios de la administracin
Recomendaciones
Anexos

Envasadora de gas licuado de petrleo Hecho Por: B.G.
Fecha: 08/09/2008
Ciclo de Tesorera Revisado Por C.M.

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Fecha: 08/09/2008
Cdula de Deficiencias
Hallazgo
1. El cajero revisa liquidacin que cuadre con el efectivo que le entregan, si no le
cuadra la devuelve al piloto; pero en ningn momento cuadra las facturas que se
adjuntan de la venta a dicha liquidacin, as como si vienen en correlativo las facturas
liquidadas. (Ver arqueo de Caja).
2. El cajero recibe cheques a todos los clientes sin previa autorizacin.
3. El cajero recibe cheques a los clientes o pilotos a nombre de otras personas (A-4
2/4).
4. No existe un departamento de auditora que le realice arqueos peridicos a las cajas;
si no nicamente personal del departamento de finanzas que realizan arqueos muy
eventualmente.
5. El Sistema que se utiliza en departamento de caja es obsoleto ya que no cuenta con
medidas de seguridad como por ejemplo: en autorizaciones para anulacin de alguna
operacin, modificaciones, e incluso se pueden eliminar registros.
6. Presentan nicamente una cotizacin de compra en la envasadora. (A-4 4/4)
7. No existe una programacin de pagos adecuado ya que se trabaja segn
transferencias enviadas por la direccin general para emitir dichos pagos.
8. La persona que tiene en custodia los cheques pendientes de pagar no cuenta con
un rea restringida en la cual pueda resguardar los valores de la empresa.
Recomendaciones:

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Los cajeros debern revisar las liquidaciones de ventas que cuadren los documentos,
facturas correlativas, efectivo, cheques; con la venta reportada en cada liquidacin; de
lo contrario no aceptrsela al piloto hasta que entregue el total de la venta
correctamente; adems el cajero deber revisar dichas liquidaciones en presencia del
piloto para que si existe algn problema en su liquidacin sea aclarado de inmediato.
(A-4 2/4)
Que exista una persona que se encargue de la autorizacin para que se le acepten
cheques a clientes privilegio o bien que sean consultados en el banco; para evitar el
exceso de cobros de cheques rechazados.
Los cheques que los cajeros reciben, debern ser nica y exclusivamente a nombre de
la empresa, para evitar problemas posteriores en cuanto a la recuperacin de los
mismos. (A-4 2/4)
Que exista un departamento de auditora que se encargue de hacer arqueos
sorpresivos a los cajeros para llevar control de los valores de la envasadora. (A-4 2/4)
Que el sistema que se utiliza en el registro de los ingresos de la empresa cuente con
medidas de seguridad, en cuanto a anulaciones, modificaciones en los registros, as
como que exista una sola persona que les pueda autorizar dichos cambios.
Debern presentar como mnimo tres cotizaciones de compra para poder autorizar la
que le convenga a la envasadora. (A-4 4/4).
Que exista un programa de pagos de acorde a los plazos establecidos por los
proveedores o acreedores, para que la envasadora resguarde su lnea crediticia con los
mismos y no caiga en morosidad.
Que exista un rea restringida en donde se resguardan y pagan los cheques de la
empresa.

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CONCLUSIONES

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Hacemos nfasis en la importancia de la Auditora como herramienta importante para la
toma de decisiones y poder verificar los puntos dbiles de las organizaciones con el fin
de tomar medidas correctivas y precauciones a tiempo.

Los programas de auditora interna son de vital importancia para mantener la
razonabilidad de las cifras presentadas en los Estados Financieros, y los
procedimientos, no contar con dichos programas, crea riesgo en la integridad contable,
as como la veracidad financiera, fiscal y administrativa, los controles internos no deben
debilitarse, siendo necesario que estos sean verificados continuamente.

Conocer los principales ciclos de transacciones y su contenido, ayuda a entender y
comprender cuando y como se relacionan entre s, y la forma en que impactan la
informacin financiera de una entidad, es decir los Estados Financieros.

En una Auditora de Estados Financieros completos o por segmentos, es necesario e
importante identificar en donde inicia y en donde culmina un ciclo, asimismo es
necesario comprender la relacin que guarda un ciclo con otro.

RECOMENDACIONES

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Debe comprenderse de muy buena manera el funcionar de la entidad a la cual le
haremos la Auditora, aplicando Ciclos de Transacciones. Es necesario tener clara la
visin de cmo funcionan los ciclos que interactan dentro de la misma, para llevar a
cabo un trabajo responsable y de muy alta calidad.

El uso de la tecnologa debe ser parte del entrenamiento y experticia del personal, debe
tambin poseer equipo de ltima generacin para mantener un ptimo rendimiento en
sus intercomunicaciones.

Es recomendable tener presente las bases legales y financieras que rijan este proceder
como auditores, ya que nos indican los lineamientos que deben seguirse para efectuar
una auditora por ciclos de transacciones.

Se recomienda examinar y obtener la suficiente evidencia de los procedimientos de
control propuestos en cada uno de los ciclos, y as establecer la razonabilidad de los
datos.

BIBLOGRAFA

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Morales, Esperanza. Recopilacin de Auditora por Ciclos, Coleccin Auditora y
Finanzas, departamento de Publicaciones, Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala, Segunda Reimpresin. Agosto 2001. 109
Pginas.

Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Comisin de Auditora Operacional (C.A.O),
Auditora Operacional, Dcimo Segunda Reimpresin, Mxico IMCP, Mayo 2005. 169
Pginas. (Boletines Emitidos por la C.A.O.)

Jordis Mas/Carlos Ram Alfa y Omega Marcombo, La Auditora Operacional en la
Prctica, Tcnicas de Mejora Administrativa, 1998 Alfa Omega Grupo Editor, S.A. de
C.V.

Santillana Gonzles, Juan Ramn. Auditora Interna Integral, Auditora Operacional
Administrativa y Financiera, 2da. Edicin. Editorial Thomson, marzo 2004.

Auditoría por ciclos de transacciones

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

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