2010

MANUALES
ADMINISTRATIVOS
RECOPILADO POR:
AURORA GUADALUPE
ALFONZO SANTIAGO


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MANUALES ADMINISTRATIVOS


Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fn de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y
cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los manuales administrativos representan una guia prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos,
normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de
la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas
ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.



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Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de manuales administrativos
destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la empresa.
Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de
cada rea integrante de la empresa.
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las labores
que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos
de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general.
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeo de sus atribuciones.


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Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas y procedimientos.
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal.
Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos
componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los
dems integrantes de la empresa.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los
conflictos inter-estructurales.
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de manuales administrativos tambin
tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:


Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.


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Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser
muy amplios en su contenido.
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar
confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones.
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayora de los casos voluminosos en contenido.
En algunos casos los sindicatos utilizan a los manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el manual.

La clasificacin de los manuales puede resumirse en Generales y Especficos, siendo los
Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para todos los
integrantes de la empresa y Especficos los que su contenido est dirigido
directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la misma.




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Los manuales administrativos se clasifican en:
De organizacin.
De normas y procedimientos.
De Puestos y funciones.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de
observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para
ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella.

En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las
reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de
los objetivos empresariales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin
que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de este
contenido se sugiere:
Historia y descripcin de la empresa.
Misin, visin y objetivos de la empresa.


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Legislacin o base legal.
Estructura de la empresa (organigrama general).
Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en general
(organigrama por rea).
Normas y polticas generales.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los
procedimientos que se utilizan dentro de la empresa y la secuencia lgica de cada
una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los


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procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control
interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de
las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as
como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que
se decriban.

El manual de normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las
reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno
solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea
que sea la empresa.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que
giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al
manual de normas y procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:
Identificacin del procedimiento.
Nombre.
rea de desempeo.
Codificacin.


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Descripcin genrica (objetivo).
Normas generales.
Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
Nmero de paso o sub-paso (secuencia de las actividades).
Descipcin de cada una de las actividades que lo integran

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es
decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen
entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de
trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las
relaciones entre cada funcin de la empresa.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la empresa, as como su relacin
de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la


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estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente
y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.
Al igual que el manual de normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo
para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa,
ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy
complejo, por pequea que sea la organizacin.


Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para
la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de
varios de ellos representan al manual de puestos y funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:
Identificacin del Puesto de Trabajo.
Nombre.
Area de desempeo.
Codificacin.


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Descripcin Genrica (objetivo).
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto, diarias o frecuentes
(semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales
ocasionales o eventuales).
Requisitos del ocupante del puesto (perfil), nivel acadmico, habilidades y
destrezas, conocimientos tcnicos y/o especficos.

Para la elaboracin de los manuales administrativos no existen reglas universales, ni
metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
Recopilacion de informacin.
Interpretacion y diseo de la informacion.
Elaboracion del manual.
Aprobacion y actualizacion del manual.
Recopilacion de informacion.
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual
que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el
objetivo general y los objetivos especficos del manual, definir a quienes estar
dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos
tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento.



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WEBGRAFA

Importancia de los manuales administrativos.
GestioPolis.com
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-
administrativos.htm
Publicado en Febrero de 2007.