- 1 - ELEMENTOS DE UN SISTEMA CONTABLE La Jornalizacin de las Operaciones Aqu veremos cmo la contabilidad realiza la registracin de los hechos econmicos, es decir, de los datos que ingresaban al sistema. Estas registraciones son las que ayudarn a emitir los informes de salida del sistema, los Estados Contables. Si bien contablemente se utiliza el Libro Diario para efectuar las registraciones de las operaciones, al no ser el objetivo de esta materia que el alumno aprenda a efectuar la tcnica contable, sino que pueda comprender los Estados Contables y realizar un anlisis de los mismos a fin de poder proyectar la situacin de la empresa, llevaremos otra forma de registrar las operaciones mediante un cuadro ms sencillo, el cual nos permitir determinar el saldo final de las cuentas, para de esta forma poder armar el Balance de Sumas y Saldos y posteriormente el juego de Estados Contables. A fin de poder realizar estas registraciones, debemos conocer en profundidad qu refleja cada Cuenta, qu significa su saldo, cundo debo utilizar una cuenta u otra, cundo aumenta su saldo y cundo disminuye. Para esto, veremos en este mdulo el Manual de Cuentas, con las cuentas de aceptacin generalizada y utilizacin habitual. Es imprescindible para comprender estos temas, que tenga bien afianzados los conceptos vertidos en el mdulo anterior, sobre todo la Ecuacin Patrimonial, los saldos de los Componentes Patrimoniales, las Variaciones Patrimoniales y los Conceptos Contables Fundamentales. Como en el mdulo anterior vimos slo en forma conceptual qu era un Plan de cuentas, veamos ahora un ejemplo de ste, con el listado de cuentas con el que luego realizaremos el Manual de Cuentas. En primer lugar se identifica el Captulo o Cuenta Recompuesta, luego el Rubro o cuenta Compuesta y por ltimo las Cuentas o Cuenta Sinttica. Estas ltimas son las imputables, es decir, las que se utilizan al registrar las operaciones; las primeras dos son no imputables, por lo tanto totalizan los saldos de las cuentas que forman parte de estas, pero no se utilizan para el registro de hechos
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 2 - econmicos. Las cuentas que encuentre entre parntesis en el Plan de Cuentas, significan cuentas regularizadoras, las cuales hemos explicado en el mdulo anterior y completaremos su significado al analizar el Manual de Cuentas. Ejemplo: Plan de Cuentas de la empresa MSG 1. ACTIVO 1.1. Caja y Bancos o Disponibilidades 1.1.1. Caja 1.1.2. Banco Nacin cuenta corriente 1.1.3. Banco Prov. de Crdoba cuenta corriente 1.2. Inversiones 1.2.1. Depsito a Plazo Fijo 1.2.2. (Intereses Ganados No Devengados de Plazo Fijo) 1.2.3. Acciones en cartera 1.2.4. Ttulos pblicos 1.3. Crditos por Ventas 1.3.1. Clientes, tambin denominada Deudores por Ventas 1.3.2. Documentos a Cobrar 1.3.3. (Intereses Ganados No Devengados de Doc. a Cobrar) 1.3.4. Deudores Morosos 1.3.5. Deudores en Gestin Judicial 1.3.6. (Previsin para deudores incobrables) 1.4. Otros Crditos 1.4.1. Anticipos de sueldo al Personal 1.4.2. Anticipos de Impuestos 1.4.3. Seguros Pagados por adelantado
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 3 - 1.5. Bienes de Cambio 1.5.1. Mercaderas 1.5.2. Anticipo a Proveedores 1.6. Bienes de Uso 1.6.1. Muebles y tiles 1.6.2. (Depreciacin Acumulada Muebles y tiles) 1.6.3. Inmuebles 1.6.4. (Depreciacin Acumulada Inmuebles) 1.6.5. Rodados 1.6.6. (Depreciacin Acumulada Rodados) 1.7. Activos Intangibles 1.7.1. Patente de Invencin 1.7.2. (Depreciacin Acumulada Patentes de Invencin) 1.7.3. Marca registrada 1.7.4. (Depreciacin Acumulada Marca Registrada) 2. PASIVO 2.1. Deudas Comerciales 2.1.1. Proveedores 2.1.2. Documentos a Pagar 2.1.3. (Intereses Perdidos No Devengados de Doc. a Pagar) 2.1.4. Acreedores Varios 2.2. Deudas Financieras 2.2.1. Banco XX Prstamos Bancarios 2.2.2. (Intereses Perdidos No Devengados Prstamos Bancarios)
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 4 - 2.3. Remuneraciones y Cargas Sociales 2.3.1. Sueldos a Pagar 2.3.2. Cargas Sociales a Pagar 2.4. Deudas Fiscales 2.4.1. Impuestos Nacionales a Pagar 2.4.2. Impuestos Provinciales a Pagar 2.4.3. Impuestos Municipales a Pagar 2.5. Previsiones 2.5.1. Previsin por Demandas Judiciales 2.5.2. Previsin para Despidos 2.5.3. Previsin por Garanta de productos vendidos 2.6. Anticipo de Clientes 2.6.1. Anticipos de Clientes 3. PATRIMONIO NETO 3.1. Aportes 3.1.1. Capital 3.2. Resultados Acumulados 3.2.1. Reservas 3.2.2. Resultados No Asignados 3.2.3. Resultado del Ejercicio 4. INGRESOS 4.1. Venta de Mercaderas Actividad Principal 4.1.1. Ventas 4.2. Otros Ingresos
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 5 - 4.2.1. Intereses comerciales ganados 4.2.2. Intereses bancarios ganados 4.2.3. Recupero de Previsin 5. EGRESOS 5.1. Costo de la venta de mercaderas 5.1.1. Costo de Ventas 5.2. Gastos de Comercializacin 5.2.1. Depreciacin Rodados 5.2.2. Depreciacin Muebles y tiles 5.2.3. Depreciacin Inmuebles 5.2.4. Alquileres perdidos 5.2.5. Sueldos y Jornales 5.2.6. Cargas Sociales 5.2.7. Quebranto por Deudores Dudoso Cobro 5.2.8. Quebranto por Demandas Judiciales 5.2.9. Quebranto por Despidos 5.2.10. Quebranto por Garanta de productos vendidos 5.2.11. Deudores Incobrables 5.2.12. Publicidad y propaganda 5.2.13. Impuestos 5.2.14. Seguros 5.2.15. Gastos generales de comercializacin 5.3. Gastos de Administracin 5.3.1. Honorarios asesores externos
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 6 - 5.3.2. Gastos de librera 5.3.3. Gastos bancarios 5.3.4. Telfono 5.3.5. Energa Elctrica 5.3.6. Servicios Varios 5.3.7. Gastos generales administracin 5.4. Gastos de Financiacin 5.4.1. Intereses comerciales perdidos 5.4.2. Intereses bancarios perdidos 5.5. Resultados Extraordinarios 5.5.1. Prdida por siniestro Tenga en cuenta que este es slo un ejemplo de cuentas que podra necesitar una empresa para realizar las registraciones contables correspondientes, pero de ninguna forma es aplicable al universo de organizaciones, ni implica que sean todas las cuentas que pudieran resultar necesarias en dichas organizaciones.
Manual de Cuentas A travs de ste se estructura el Plan de Cuentas, indicando qu movimientos y operaciones se deben registrar en cada cuenta, el saldo de estas, cundo se debitan y cundo se acreditan. Recuerde que si el saldo de la cuenta es deudor, al debitar la misma estaremos incrementando su saldo y acreditndola estaremos disminuyendo su saldo. Por el contrario, si el saldo de la cuenta fuese acreedor, al hacer un dbito disminuye su saldo y aumenta realizando un crdito. Para poder comprender mejor las cuentas, las iremos clasificando segn su naturaleza.
Cuentas de Activo
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 7 - Recuerde que estas cuentas poseen saldo deudor. Caja: representa el dinero en efectivo en moneda nacional que posee la empresa en su patrimonio. Saldo habitual deudor. Se debita por el ingreso de efectivo en moneda nacional al patrimonio de la empresa. Se acredita reflejando la salida de dinero de la organizacin. Banco XX cuenta corriente: en realidad genricamente se utiliza este nombre para la cuenta, pero debe considerar que siempre en el nombre de la misma se debe aclarar en qu banco es donde se posee la cuenta corriente; por ejemplo: Banco Prov. de Crdoba cuenta corriente, Banco Nacin cuenta corriente, Banco Ciudad de Buenos Aires cuenta corriente, por nombrar algunos ejemplos. Representa el monto de dinero depositado en la cuenta corriente que posee la organizacin en una entidad bancaria, el monto que posea la cuenta indicar el saldo que se posee en la cuenta corriente bancaria. El Saldo habitual de la cuenta es deudor. Se debita por los depsitos que se realicen en la cuenta y por las notas de crdito que nos efecte la entidad bancaria. Se acredita por el retiro de fondos de la misma mediante la emisin de cheques y por las notas de dbito que nos realice el banco. Depsito a Plazo Fijo: representa el monto de dinero depositado en una entidad bancaria a plazo fijo. Saldo Deudor. Se debita registrando el depsito de dinero al pactar el plazo fijo. Se acredita al cobrar el plazo fijo. Intereses Ganados No Devengados Plazo Fijo: cuenta Regularizadora de Activo. Representa los intereses incluidos en el plazo fijo, pero que an no se han devengado. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de constituir el plazo fijo para reflejar los intereses que no estn devengados. Se debita al ir devengando los intereses en los distintos momentos de tiempo. Acciones en cartera: representa la tenencia de acciones de otra sociedad, a modo de inversin. Saldo habitual Deudor. Se debita al comprar acciones de otras empresas o bien al incrementarse su valuacin en el mercado. Se acredita al vender o transferir las acciones o al disminuir su valor de mercado.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 8 - Ttulos Pblicos: representa la tenencia de ttulos pblicos, a modo de inversin. Saldo habitual Deudor. Se debita al comprar los ttulos pblicos o bien al incrementarse su valuacin en el mercado. Se acredita al vender o transferir los ttulos o al disminuir su valor de mercado. Clientes: refleja el derecho a cobrar que posee el ente, por haber realizado ventas de mercaderas a plazo (en cuenta corriente comercial), sin documentar. Saldo habitual Deudor. Se debita al realizar la venta de mercaderas en cuenta corriente y por las notas de dbito cargadas al comprador. Se acredita al cobrar el importe adeudado, por Notas de Crdito emitidas por la empresa que disminuyen el importe a cobrar y por el pasaje de la deuda a otra categora de deudor (moroso, en gestin judicial o incobrable). Documentos a Cobrar: su saldo indica el importe a cobrar que posee la organizacin por haber realizado venta de mercadera documentada (recibiendo un pagar). Saldo habitual Deudor. Se debita al registrar la recepcin del documento. Se acredita cuando se recibe el cobro del documento, es decir, el mismo es cancelado. Intereses Ganados No Devengados Documentos a Cobrar: cuenta Regularizadora de Activo. Representa los intereses incluidos en el documento, pero que an no se han devengado. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de la recepcin del documento, para reflejar los intereses que no estn devengados. Se debita al ir devengando los intereses en los distintos momentos de tiempo. Deudores Morosos: es otra categora de cliente que se encuentra atrasado en su pago. Representa el derecho a cobrar, pero de clientes que se encuentran en mora con su pago. Saldo habitual Deudor. Se debita al entrar en mora un derecho a cobrar. Se acredita al recibirse el pago correspondiente o bien al transferir su saldo a otra categora de deudor. Deudores en Gestin Judicial: su saldo refleja los derechos a cobrar a los cuales se le han iniciado acciones de cobro por va judicial. Saldo habitual Deudor. Se debita al pasar el cobro por va judicial de alguna deuda. Se acredita al recibirse el cobro correspondiente o bien por su pasaje a otra categora de deudor.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 9 - Previsin para deudores incobrables: cuenta Regularizadora de Activo. Representa el monto de las deudas que se estima ser incobrable de la cartera actual de clientes. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al constituirse la previsin correspondiente. Se debita al utilizar la previsin por un deudor que resulte incobrable definitivamente o bien por su recupero en caso de que se haya previsionado en exceso, es decir, que los incobrables resultaran menores a los estimados. Anticipos de sueldo al personal: su saldo refleja los anticipos de sueldo entregados al personal con relacin de dependencia, a cuenta de su devolucin contra los futuros haberes; es decir representa el derecho que posee la empresa de que el empleado le devuelva el monto anticipado. Saldo habitual Deudor. Se debita al otorgar un anticipo de sueldo a algn personal dependiente de la organizacin. Se acredita al descontarle al personal de sus haberes el anticipo otorgado con anterioridad. Anticipo de Impuestos: representa los anticipos realizados a cuenta de impuestos Nacionales, Provinciales o Municipales; su saldo refleja el derecho que posee la empresa contra el Estado, por haber abonado a cuenta de impuestos que se determinarn en el futuro. Saldo habitual Deudor. Se debita al abonar el anticipo. Se acredita al utilizar el anticipo contra el impuesto a ingresar, determinado segn declaracin jurada. Seguros pagados por adelantado: representa los importes abonados en concepto de seguros, en forma anticipada; es decir, correspondientes a perodos que an no se han devengado. Refleja el derecho que posee el ente contra la compaa aseguradora, de que esta le brinde la cobertura correspondiente. Saldo habitual Deudor. Se debita al realizar el pago anticipado de la cobertura de seguro. Se acredita al irse devengando los perodos correspondientes. Mercaderas: refleja los bienes que la empresa posee en stock, a fin de comercializarlos en el mismo estado en que estos fueron adquiridos. Saldo habitual Deudor. Se debita por la adquisicin de los bienes destinados a la venta en el mismo estado en que fueron adquiridos. Se acredita al determinar el costo de los bienes que han sido vendidos, reflejando de esta forma la salida de mercaderas.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 10 - Anticipo a Proveedores: su saldo refleja los importes anticipados a los proveedores de la organizacin, a cuenta de mercadera que se recibir en el futuro. Saldo habitual Deudor. Se debita al pagar a un proveedor en concepto de anticipo por mercaderas a recibir en el futuro. Se acredita cuando el proveedor nos enva la mercadera correspondiente, por lo que se descuenta de la operacin el monto anticipado. Muebles y tiles: representa el valor de origen de los muebles y elementos generales que posee la empresa, a fin de poder cumplir con su actividad, y cuyo desgaste no se produce en el momento de su utilizacin. Saldo habitual Deudor. Se debita al incorporar el mobiliario en el patrimonio de la empresa, o por mejoras realizadas a estos bienes. Se acredita por su venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Depreciacin Acumulada Muebles y tiles: cuenta Regularizadora de Activo. Representa la prdida de valor acumulada (depreciaciones), que ha ido sufriendo el mobiliario propiedad de la empresa, a lo largo de su vida til. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al registrar la prdida de valor del bien de uso, generalmente al finalizar el ejercicio econmico. Se debita al realizarse la venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Inmuebles: representa el valor de origen de los inmuebles que posee la empresa, es decir que son propiedad de la misma, a fin de poder cumplir con su actividad, por ejemplo edificios, galpones, oficinas, terrenos, entre otros. Saldo habitual Deudor. Se debita al incorporar el inmueble al patrimonio de la empresa o por mejoras realizadas a estos bienes. Se acredita por su venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Depreciacin Acumulada Inmuebles: cuenta Regularizadora de Activo. Representa la prdida de valor acumulada (depreciaciones), que han ido sufriendo los inmuebles propiedad de la empresa, a lo largo de su vida til, en la proporcin en que corresponde depreciarlos (esta aclaracin se debe a que la parte correspondiente a terreno dentro del inmueble, no se encuentra sujeta a depreciacin). Saldo habitual Acreedor. Se acredita al registrar la prdida de valor del bien de uso, generalmente al
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 11 - finalizar el ejercicio econmico. Se debita al realizarse la venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Rodados: representa el valor de origen de los vehculos que posee la empresa, a fin de poder cumplir con su actividad, y que son de su propiedad. Saldo habitual Deudor. Se debita al incorporar el vehculo en el patrimonio de la empresa o por mejoras realizadas a estos bienes. Se acredita por su venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Depreciacin Acumulada Rodados: cuenta Regularizadora de Activo. Representa la prdida de valor acumulada (depreciaciones), que ha ido sufriendo el vehculo propiedad de la empresa, a lo largo de su vida til. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al registrar la prdida de valor del bien de uso, generalmente al finalizar el ejercicio econmico. Se debita al realizarse la venta o baja del bien, del patrimonio de la organizacin. Patente de Invencin: los activos intangibles no son bienes materiales ni derechos contra terceros, pero poseen un valor econmico que para existir depende de su posibilidad de generar ingresos futuros. Esta cuenta representa el derecho de uso exclusivo de procesos productivos o frmulas al titular de la patente. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de efectivizarse la patente. Se acredita por la venta o baja del patrimonio. Depreciacin Acumulada Patente de Invencin: cuenta Regularizadora de Activo. Al otorgarse la patente por un perodo de tiempo determinado, se va amortizando a lo largo de la vida til que posee, al igual que los bienes de uso. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al registrar la prdida de valor del activo intangible, generalmente al finalizar el ejercicio econmico. Se debita al realizarse la venta o baja del patrimonio de la organizacin. Marca registrada: es otro ejemplo de Activo Intangible. Representa el derecho de uso exclusivo de una determinada marca. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de registrarse la marca correspondiente. Se acredita por la venta o baja del patrimonio.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 12 - Depreciacin Acumulada Marca Registrada: cuenta Regularizadora de Activo. Al otorgarse el derecho sobre la marca por un perodo de tiempo determinado, se va amortizando a lo largo de la vida til que posee, al igual que los bienes de uso. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al registrar la prdida de valor del activo intangible, generalmente al finalizar el ejercicio econmico. Se debita al realizarse la venta o baja del patrimonio de la organizacin.
Cuentas de Pasivo Recuerde que estas cuentas poseen saldo acreedor. Proveedores: su saldo refleja los importes que se deben cancelar, por compra de mercaderas que hacen a la actividad principal de la empresa, a plazo y sin documentar, en cuenta corriente comercial. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al realizar la compra de mercaderas en cuenta corriente y por las notas de dbito recibidas por la empresa por parte del proveedor, por el importe de estas. Se debita al cancelar el importe adeudado al proveedor y por Notas de Crdito emitidas por el proveedor y a favor de la empresa, las cuales disminuyen el importe a cancelar. Documentos a Pagar: representa los documentos (pagars) firmados por la empresa, a favor de terceros. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de otorgar un pagar a un tercero para documentar una operacin. Se debita en el momento de la cancelacin de la deuda documentada por parte de la empresa. Intereses Perdidos No Devengados de Documentos a Pagar: cuenta Regularizadora de Pasivo. Representa el monto correspondiente a intereses incluido en el documento otorgado a un tercero, que an no se han devengado. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de entregar el pagar a un tercero, documentando una operacin. Se acredita al irse devengando el inters en los distintos perodos. Acreedores Varios: refleja las deudas con terceros que posee la empresa, por compra de bienes que no hacen a la actividad principal de la misma, cuyas operaciones no han sido documentadas. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de contraer la obligacin con un tercero y por nota de dbito que emita este para cargar algn
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 13 - concepto a la empresa. Se debita al momento de cancelar la deuda contrada o por notas de crdito emitidas por los acreedores, disminuyendo el importe a cancelar. Banco XX Prstamos Bancarios: representa el monto adeudado a una entidad bancaria, por el otorgamiento de un prstamo por parte de esta a la empresa. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de recibir el prstamo, reflejando el importe que se le adeuda a la entidad bancaria. Se debita cuando se cancela la obligacin mantenida con la entidad. Intereses Perdidos No Devengados Prstamos Bancarios: cuenta Regularizadora de Pasivo. Representa el monto correspondiente a intereses incluidos en el prstamo otorgado por el banco, que an no se han devengado. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de tomar el prstamo en la entidad bancaria. Se acredita al irse devengando el inters en los distintos perodos. Sueldos a Pagar: su saldo refleja los importes que se le adeudan al personal contratado en relacin de dependencia, en concepto de remuneracin. Saldo habitual acreedor. Se acredita al producirse el devengamiento de los sueldos correspondientes al personal, generalmente el ltimo da de cada mes. Se debita al cancelarse la obligacin mantenida con el personal de la organizacin, es decir, al pagarse los sueldos. Cargas Sociales a Pagar: representa los importes adeudados a los organismos de Seguridad Social, por los conceptos de aportes del empleado retenidos de su sueldo y contribuciones patronales (del empleador). Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de devengarse las cargas sociales correspondientes a las remuneraciones del perodo. Se debita al cancelarse la obligacin con los organismos de Seguridad Social por parte de la empresa. Impuestos Nacionales a Pagar: representa la obligacin que posee el ente a favor del Estado Nacional, por impuestos que ya se han devengado. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al devengarse el tributo correspondiente a cada perodo. Se debita al cancelarse la obligacin respectiva.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 14 - Impuestos Provinciales a Pagar: representa la obligacin que posee el ente a favor del Estado Provincial, por impuestos que ya se han devengado. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al devengarse el tributo correspondiente a cada perodo. Se debita al cancelarse la obligacin respectiva. Impuestos Municipales a Pagar: representa la obligacin que posee el ente a favor del Estado Municipal, por impuestos que ya se han devengado. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al devengarse el tributo correspondiente a cada perodo. Se debita al cancelarse la obligacin respectiva. Previsin por Demandas Judiciales: representa montos estimados para hacer frente a contingencias, las cuales podran originar obligaciones para el ente, afectando de esta forma su patrimonio. En este caso refleja el monto previsionado para hacer frente a demandas judiciales en contra del ente en el prximo ejercicio econmico. Saldo habitual acreedor. Se acredita al momento de constituir la previsin. Se debita por su utilizacin frente a la ocurrencia de la contingencia o bien por su recupero al no producirse el hecho contingente. Previsin para Despidos: representa montos estimados para hacer frente a contingencias, las cuales podran originar obligaciones para el ente, afectando de esta forma su patrimonio. En este caso refleja el monto previsionado para hacer frente a las indemnizaciones correspondientes al personal despedido de la organizacin en el prximo ejercicio econmico. Saldo habitual acreedor. Se acredita al momento de constituir la previsin. Se debita por su utilizacin frente a la ocurrencia de la contingencia o bien por su recupero al no producirse el hecho contingente. Previsin por Garanta de productos vendidos: representa montos estimados para hacer frente a contingencias, las cuales podran originar obligaciones para el ente, afectando de esta forma su patrimonio. En este caso refleja el monto previsionado para cubrir potenciales devoluciones de productos vendidos, utilizando la garanta de los mismos en el prximo ejercicio econmico. Saldo habitual acreedor. Se acredita al momento de constituir la previsin. Se debita por su utilizacin frente a la ocurrencia de la contingencia o bien por su recupero al no producirse el hecho contingente.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 15 - Anticipos de Clientes: su saldo refleja los importes anticipados por los clientes de la organizacin, a cuenta de mercadera que recibirn o servicios que se le prestarn en el futuro, en otras palabras, representa la obligacin que posee el ente para con sus clientes, de entregarle mercadera por los montos anticipados por estos. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al recibir el pago de un cliente en concepto de anticipo por mercaderas a recibir en el futuro. Se debita cuando se realiza el envo de la mercadera correspondiente, momento en el cual se descuenta de la operacin el monto anticipado.
Cuentas de Patrimonio Neto Recuerde que estas cuentas poseen saldo acreedor. Capital: su saldo refleja el valor nominal de los aportes realizados por los propietarios de la organizacin, al momento de su constitucin y los sucesivos aportes realizados con posterioridad. Saldo habitual Acreedor. Se acredita cuando los propietarios realizan los aportes de capital, reflejando dicho aporte. Se debita por las disminuciones de capital decididas por los propietarios, con alguna afectacin especfica. Reservas: representa el monto de resultados positivos que han sido retenidos y asignados a constituir reservas por parte de la organizacin. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de constituirse la reserva correspondiente. Se debita cuando se desafecta el importe de la reserva. Resultados No Asignados: su saldo representa los resultados de ejercicios anteriores, que se han ido acumulando al no darles una asignacin especfica. Saldo habitual Acreedor, pero puede ser Deudor en el caso de que se hayan ido acumulando quebrantos de ejercicios. Se acredita por el importe de los resultados positivos obtenidos en los ejercicios y que no se les haya dado una asignacin especfica. Se debita por su asignacin en un momento de tiempo (la cual puede ser la distribucin de utilidades entre los propietarios) o por el importe de resultados negativos obtenidos en los ejercicios econmicos y que no hayan sido absorbidos.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 16 - Resultado del Ejercicio: su saldo representa el resultado obtenido en el ejercicio econmico que ha finalizado, se determina al cierre de ejercicio. Su saldo puede ser Acreedor o Deudor, dependiendo de si en el ejercicio econmico que se ha cerrado la empresa obtuvo una ganancia o una prdida. Se acredita al determinarse una ganancia en el ejercicio cerrado, al haber sido las cuentas de Resultado Positivo mayores a las de Resultado Negativo. Se debita al determinarse una prdida o quebranto en el ejercicio cerrado, al haber sido las cuentas de Resultado Negativo mayores a las de Resultado Positivo.
Cuentas de Ingresos Recuerde que estas cuentas poseen saldo acreedor. Ventas: su saldo refleja los importes de las ventas realizadas a clientes en el ejercicio, de mercaderas que corresponden a la actividad principal de la empresa. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de perfeccionar la venta, por el importe de la misma. Se debita al determinar el resultado del ejercicio y por la cancelacin de las devoluciones de ventas efectuadas por los clientes. Intereses comerciales ganados: representa los intereses que ha ganado la empresa, por recargos financieros efectuados a sus clientes en operaciones a plazo. Saldo habitual Acreedor. Se acredita en el momento del devengamiento de los intereses. Se debita al determinar el resultado del ejercicio. Intereses bancarios ganados: representa el monto de los intereses que ha ganado la empresa, por operaciones financieros con entidades bancarias. Saldo habitual Acreedor. Se acredita en el momento del devengamiento de los intereses. Se debita al determinar el resultado del ejercicio. Recupero de la Previsin: su saldo refleja el importe previsionado en exceso en el ejercicio anterior y recuperado en el presente al no haberse producido la contingencia, o bien al haberse producido pero la obligacin resultante de esta haber sido menor a la previsionada. Saldo habitual Acreedor. Se acredita al momento de reflejar la ganancia surgida de no haberse producido la contingencia previsionada o bien al haberse
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 17 - producido y ser menor la obligacin resultante al importe de la previsin. Se debita al determinar el resultado del ejercicio.
Cuentas de Egresos Recuerde que estas cuentas poseen saldo deudor. Costo de Ventas: representa el valor de costo de la mercadera que ha sido vendida en el presente ejercicio. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de calcularse el costo de la venta realizada, por el importe del mismo. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Depreciacin Rodados: representa la prdida de vida til del bien de uso en el ejercicio cerrado, por deterioro, desgaste, obsolescencia, etc. Saldo habitual Deudor. Se debita por el monto de la prdida de valor en el ejercicio, al momento de calcularse la misma. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Depreciacin Muebles y tiles: representa la prdida de vida til del bien de uso en el ejercicio cerrado, por deterioro, desgaste, obsolescencia, etc. Saldo habitual Deudor. Se debita por el monto de la prdida de valor en el ejercicio, al momento de calcularse la misma. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Depreciacin Inmuebles: representa la prdida de vida til del bien de uso en el ejercicio cerrado, por deterioro, desgaste, obsolescencia, etc. Saldo habitual Deudor. Se debita por el monto de la prdida de valor en el ejercicio, al momento de calcularse la misma. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Alquileres Perdidos: su saldo refleja el egreso en concepto de alquileres de bienes utilizados por la empresa y que son propiedad de terceros. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de devengarse (y por lo tanto reconocerse) el alquiler correspondiente. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Sueldos y Jornales: representa la prdida en concepto de remuneraciones del personal contratado en relacin de dependencia por la empresa. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de devengarse los sueldos correspondientes al
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 18 - personal, generalmente el ltimo da de cada mes. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Cargas Sociales: representa el resultado negativo en concepto de contribuciones patronales a los organismos de Seguridad Social, correspondientes al personal contratado en relacin de dependencia por la empresa. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de devengarse las cargas sociales correspondientes al perodo, generalmente el ltimo da de cada mes. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Quebranto por Deudores de Dudoso Cobro: su saldo refleja la prdida generada por la estimacin de una contingencia, que tiene su origen en el presente ejercicio y que podra producir una disminucin en el Activo de la organizacin. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de estimarse y registrarse la previsin. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Quebranto por Demandas Judiciales: su saldo refleja la prdida generada por la estimacin de una contingencia, que tiene su origen en el presente ejercicio y que podra producir la generacin de una obligacin hacia un tercero (un Pasivo), por parte de la empresa. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de estimarse y registrarse la previsin. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Quebranto por Despidos: su saldo refleja la prdida generada por la estimacin de una contingencia, que tiene su origen en el presente ejercicio y que podra producir la generacin de una obligacin hacia un tercero (un Pasivo), por parte de la empresa. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de estimarse y registrarse la previsin. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Quebranto por Garantas de productos vendidos: su saldo refleja la prdida generada por la estimacin de una contingencia, que tiene su origen en el presente ejercicio y que podra producir la generacin de una obligacin hacia un tercero (un Pasivo), por parte de la empresa. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de estimarse y registrarse la previsin. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 19 - Deudores Incobrables: su saldo refleja el monto de los crditos por cobrar que tena el ente, y que por distintos motivos los mismos se han transformado en incobrables, por lo tanto ha dejado de existir el derecho a favor del ente, transformndose entonces lo que inicialmente era un Activo para la organizacin, en una prdida del ejercicio. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento en el cual se determina la incobrabilidad de un derecho que tena la empresa. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Publicidad y Propaganda: representa los gastos realizados en concepto de publicidad y propaganda por parte de la empresa, en el presente ejercicio. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el resultado negativo correspondiente a este gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Impuestos: representa el resultado negativo correspondiente a los tributos devengados a favor del Estado Nacional, Provincial o Municipal. Saldo habitual Deudor. Se debita por el importe del tributo en el momento de su devengamiento. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Seguros: su saldo refleja las prdidas devengadas del ejercicio, por la contratacin de seguros con las compaas correspondientes. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de registrar el devengamiento del seguro correspondiente a ese perodo y por el importe correspondiente. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Gastos generales de comercializacin: en esta cuenta se imputan todos los gastos de comercializacin devengados en el ejercicio y que no corresponde registrar utilizando ninguna de las otras cuentas, ya sea que por su monto o por su importancia no sea necesario individualizar a los mismos. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Honorarios asesores externos: su saldo refleja la prdida correspondiente al pago de asesoramiento externo a la organizacin en el presente ejercicio econmico. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el asesoramiento respectivo
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 20 - y por lo tanto la prdida correspondiente al mismo. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Gastos de Librera: representa los gastos incurridos en librera, papelera, etc., a fin de poder cumplir con la actividad del ente; en insumos que se agotan con su utilizacin. Dependiendo la cantidad y la necesidad de identificacin del gasto, las fotocopias pueden ser incluidas en esta cuenta o bien individualizarlas con una cuenta separada. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Gastos bancarios: representa los gastos por actividades relacionadas con entidades bancarias, a fin de poder cumplir con la actividad del ente. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Telfono: su saldo refleja la prdida del ejercicio econmico, por la utilizacin del servicio telefnico durante el mismo. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Energa Elctrica: su saldo refleja la prdida del ejercicio econmico, por la utilizacin del servicio de electricidad durante el mismo. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Servicios Varios: representa la prdida en concepto de servicios utilizados por la empresa, para poder realizar normalmente su actividad, como luz, agua, telfono, etc. La eleccin entre la utilizacin de esta cuenta o bien la discriminacin individual del servicio (como hemos visto en las dos cuentas anteriores) depender de la importancia de stas y de la necesidad de su individualizacin. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Gastos generales de administracin: en esta cuenta se imputan todos los gastos de administracin devengados en el ejercicio y que no corresponde registrar utilizando
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 21 - ninguna de las otras cuentas, ya sea que por su monto o por su importancia no sea necesario individualizar a los mismos. Saldo habitual Deudor. Se debita al momento de devengarse el respectivo gasto. Se acredita al momento de determinar el resultado del ejercicio. Intereses comerciales perdidos: representa los intereses que ha perdido la empresa, por recargos financieros efectuados por sus proveedores o acreedores en operaciones a plazo. Saldo habitual Deudor. Se debita en el momento del devengamiento de los intereses. Se acredita al determinar el resultado del ejercicio. Prdidas por siniestro: representa un resultado extraordinario del ejercicio. Se pueden incluir dentro de la misma cuenta o bien individualizarla por separado los robos o hurtos sufridos por la empresa o identificar en forma individual los distintos siniestros que se pudieren producir, como incendio, destruccin, derrumbe, entre otros. El concepto de Resultado Extraordinario, es un hecho que de manera concurrente cumple con los siguientes requisitos: es atpico y excepcional, de concurrencia infrecuente en el pasado, se espera igual comportamiento en el futuro (que su concurrencia sea infrecuente) y que est fuera del control del ente (es decir, no se produce por ninguna decisin tomada por el ente, ni este lo pudo haber evitado de ninguna forma). Saldo habitual Deudor (salvo, en el caso de que nos estemos refiriendo a un resultado extraordinario que produce una ganancia, en cuyo caso sera un saldo acreedor). Se debita en el momento del devengamiento del resultado extraordinario. Se acredita al determinar el resultado del ejercicio. Como se ha aclarado con anterioridad, ste no es un listado exhaustivo de todas las cuentas contables que pudiere llegar a necesitar una empresa, para registrar la totalidad de las operaciones. Si usted recuerda cuando vimos el Plan de cuentas en el mdulo anterior, uno de los requisitos que deba cumplir es el de ser flexible, es decir, ser posible realizarle agregados de cuentas en el futuro, de acuerdo a la necesidad de la empresa para poder registrar su operatoria. Si analiza la forma en que se ha presentado el Plan de cuentas, con un esquema numerado, se dar cuenta de que es totalmente posible realizarle agregados al mismo. Siempre teniendo presente que el cdigo o numeracin que se le ha asignado a una cuenta en el pasado, no puede ser asignado a otra cuenta
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 22 - por ms que le primera ya no sea utilizada, ya que en este caso se producira una duplicacin de cuentas para un mismo cdigo, lo que acarreara problemas en el futuro al analizar la informacin contable.
Registracin de operaciones mediante dbitos y crditos Si usted ha prestado atencin y ha estudiado el Manual de Cuentas en profundidad, ya se estar dando una idea de cmo realizar las registraciones, utilizndolas. Dependiendo la operacin que queramos registrar, sern las cuentas que debemos utilizar, siempre respetando los principios contables, principalmente el Mtodo de la Partida Doble, por lo tanto en todo momento y luego del registro de cualquier operacin, deber respetarse la igualdad de la Ecuacin Patrimonial, el cual estableca que:
Veamos ahora la registracin de las operaciones con un ejercicio MUY sencillo: Jos y Esteban deciden abrir una empresa comercial, para lo cual Jos aporta Efectivo por $ 1000, Mercaderas por $ 1500 y Esteban aporta Efectivo por $ 2000 y dos escritorios y 8 sillas por $ 2000. Operaciones realizadas durante el ejercicio econmico: 1. Se abre una cuenta corriente en el Banco Nacin, en la cual se depositan $ 500. 2. Se paga con cheque de la cuenta corriente, el alquiler del local comercial por $ 250. 3. Se realiza y se cobra en efectivo una venta de mercaderas por $ 700, el costo de dicha venta es de $ 400. 4. Se realiza una venta por $ 500, a cobrar a 30 das de plazo. El costo de la mercadera de esta venta es de $ 200. 5. Se pagan $ 80 en efectivo, en concepto de publicidad en una revista.
ACTI VO =PASI VO +PATRI MONI O NETO
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 23 - 6. Se cobra en efectivo el monto correspondiente a la operacin 4, ms un inters del 5% por pago fuera de trmino. 7. Se devengan y se abonan en efectivo en el mismo momento, los sueldos del perodo por $ 600 como as tambin las cargas sociales correspondientes, las cuales totalizan $ 200. 8. Los Muebles y tiles se deprecian un 10% por cada ejercicio econmico. Ahora bien, si tuviramos que registrar estas operaciones, lo podramos realizar en el Libro Diario. Como ya aclaramos anteriormente, al exceder el tema registraciones a los conceptos que usted necesitar para su actuacin profesional, lo veremos solamente a modo de ejemplo. Luego, utilizaremos un cuadro para anotar las operaciones y determinar el saldo de las cuentas, el cual le ser de utilidad a usted para poder cumplir con los trabajos prcticos en esta parte de la asignatura, para luego de comprendidos estos conceptos bsicos, nos adentremos en el anlisis de los Estados Contables.
OPERACIN CUENTA DEBE HABER
0
CAJA MERCADERAS MUEBLES Y TILES CAPITAL 3000 1500 2000
6500 1 BANCO NACION CUENTA CORRIENTE CAJA 500 500 2 ALQUILERES PERDIDOS BANCO NACION CUENTA CORRIENTE 250 250 3
CAJA VENTAS 700 700
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 24 - 3 COSTO DE VENTAS MERCADERAS 400 400 4
CLIENTES VENTAS 500 500 4 COSTO DE VENTAS MERCADERAS 200 200 5 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA CAJA 80 80 6
DEPRECIACIN MUEBLES Y TILES DEPRECIACIN ACUMULADA MUEBLES Y TILES 200 200
Ahora bien, usted ya tiene una idea de la forma en que se pueden realizar las registraciones, pero le propongo como desafo que intente completar el siguiente cuadro, registrando en el mismo todas las operaciones del enunciado. Adems, a fin de repasar un poco los conceptos incorporados en el mdulo anterior, deber identificar en cada operacin, qu tipo de variacin patrimonial se produce.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 25 -
PN Mov. Var. Caja Bco Nac c/c Mercaderas Ms. y tiles Depr Ac M y U Clientes Capital Ventas Int. comerc gdos Costo Vtas Alquileres perd Publicidad Sdos y Jorn Cs Sociales Depr M y U 0 1 2 3 3 4 4 5 6 7 8 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total Activo 0,00 Total Patrimonio Neto 0,00 Total Ingresos 0,00 Total Egresos 0,00 ACTIVO = PN + INGRESOS - 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Egresos Total EGRESOS 0,00 Activo Ingresos
En el cuadro usted debe realizar a nivel de filas las distintas operaciones que tiene en el enunciado del ejemplo y a nivel de columnas determinar cada cuenta objeto de alguna imputacin. A su vez, en la segunda columna del cuadro, debe establecer el tipo de variacin que se produce en el Patrimonio de la organizacin. Las cuentas en las columnas, estn divididas segn su clasificacin por la naturaleza de las mismas. A su vez, abajo del cuadro, se han colocado los totales de los componentes patrimoniales, a fin de pasarlos luego a la Ecuacin Patrimonial y controlar que la misma se mantenga. Seguramente usted ya lo ha solucionado en forma correcta, pero para poder controlar el resultado, veamos el cuadro con la solucin:
PN Mov. Var. Caja Bco Nac c/c Mercaderas Ms. y tiles Depr Ac M y U Clientes Capital Ventas Int. comerc gdos Costo Vtas Alquileres perd Publicidad Sdos y Jorn Cs Sociales Depr M y U 0 DO 3.000,00 1.500,00 2.000,00 6.500,00 1 P -500,00 500,00 2 M -250,00 250,00 3 M 700,00 700,00 3 M -400,00 400,00 4 M 500,00 500,00 4 M -200,00 200,00 5 M -80,00 80,00 6 M 525,00 -500,00 25,00 7 M -800,00 600,00 200,00 8 M -200,00 200,00 2.845,00 250,00 900,00 2.000,00 -200,00 0,00 6.500,00 1.200,00 25,00 600,00 250,00 80,00 600,00 200,00 200,00 Activo Ingresos Egresos Total
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 26 -
Total Activo 5.795,00 Total Patrimonio Neto 6.500,00 Total Ingresos 1.225,00 Total Egresos 1.930,00
La Mayorizacin de las Operaciones La mayorizacin es el proceso mediante el cual se logra disponer de informacin resumida acerca de los saldos de las cuentas en particular. Es decir, en este caso nos enfocamos en un anlisis de cuenta por cuenta, analizando las operaciones de las cuales form parte y computando los dbitos y crditos a la misma. De la suma algebraica de estos dbitos y crditos, obtenemos el saldo final de la cuenta. Habitualmente se trabaja con las denominadas cuentas T; en las cuales se identifica la cuenta que se est mayorizando en la parte superior de la T, en la parte izquierda se computan los dbitos a la cuenta y en la parte derecha los crditos efectuados a la cuenta. Finalmente, en la parte inferior de la T, se determina el saldo final. Veamos en un esquema esta cuenta T:
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 27 - 1200,00 900,00 600,00 200,00 500,00 200,00 350,00 2500,00 1450,00 1050,00 Caja Nombre de la Cuenta Dbitos Crditos Suma de Dbitos Suma de Crditos Saldo Final
Ahora intente realizar por su cuenta la mayorizacin del ejemplo que habamos utilizado para las registraciones, utilizando para esto la cuenta T. La solucin de esta actividad es la siguiente:
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 28 - 3000,00 500,00 1500,00 2000,00 500,00 250,00 400,00 700,00 200,00 80,00 525,00 800,00 4225,00 1380,00 500,00 250,00 1500,00 600,00 2000,00 0,00 2845,00 250,00 900,00 2000,00 200,00 500,00 6500,00 700,00 500,00 500,00 0,00 200,00 500,00 500,00 0,00 6500,00 0,00 1200,00 200,00 0,00 6500,00 1200,00 25,00 400,00 250,00 80,00 200,00 0,00 25,00 600,00 0,00 250,00 0,00 80,00 0,00 25,00 600,00 250,00 80,00 600,00 200,00 200,00 600,00 0,00 200,00 0,00 200,00 0,00 600,00 200,00 200,00 Sueldos y Jorn Cargas Sociales Depr Ms y tiles Int comer gdos Costo Ventas Alquileres perd Publicidad Mercaderas Muebles y t. Depr. Ac M y U Clientes Capital Ventas Caja Bco Nacin c/c
Con toda seguridad ha resuelto correctamente el ejercicio a manera de ejemplo. Ahora, se detuvo a analizar que el saldo final de cada cuenta, es igual a los totales por cada cuenta del cuadro de las registraciones? Por esta razn es que para la presente asignatura, trabajaremos directamente con el cuadro puesto de ejemplo (tomando en cuenta que habitualmente ste les resulta de ms fcil comprensin), ya que en el mismo usted puede registrar las distintas operaciones y a su vez el total que coloca en la ltima fila de la planilla, le indicar el saldo final que posee la cuenta.
El Balance de Saldos El Balance de Saldos es un cuadro de libros auxiliares, es decir, no forma parte del juego de Estados Contables que viramos como informes de salida del Proceso Contable. Entonces Por qu se elabora? La utilidad del mismo radica en que nos va a permitir
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 29 - verificar la igualdad entre la totalidad de los dbitos y los crditos (corroborando de esta forma que hemos cumplido con el Mtodo de la Partida Doble) y determinar el saldo de cada una de las cuentas en forma de resumen, lo cual nos simplifica la tarea de confeccionar luego los Estado Contables. El Balance de Sumas y Saldos, tambin conocido como Balance de Saldos, consta de 5 columnas. En la primera indicaremos la cuenta, en las siguientes dos transcribiremos las Sumas de los dbitos y crditos efectuados a cada una de estas cuentas y en las ltimas dos los Saldos de las cuentas, ya sea Deudor o Acreedor. Veamos este cuadro grficamente:
Ahora veamos, siguiendo con el ejercicio que venimos trabajando, cmo quedara el correspondiente Balance de Sumas y Saldos; si usted lo desea y con el fin de practicar e incorporar conocimientos, puede probar confeccionar el Balance de Saldos, antes de ver el resultado y luego comparar ambos: Dbitos Crditos Deudor Acreedor Totales XX XX YY YY Sumas Saldos Cuenta Los Totales de las Sumas deben ser iguales, a fin de corroborar que hemos cumplido con el Mtodo de la Partida Doble Si hemos cumplido con el Mtodo de la Partida Doble, entonces los Totales de los Saldos tambin sern iguales.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 30 - Dbitos Crditos Deudor Acreedor Caja 4225,00 1380,00 2845,00 Banco Nacin c/c 500,00 250,00 250,00 Mercaderas 1500,00 600,00 900,00 Muebles y tiles 2000,00 0,00 2000,00 Depr Acum Ms y tiles 0,00 200,00 200,00 Clientes 500,00 500,00 0,00 Capital 0,00 6500,00 6500,00 Ventas 0,00 1200,00 1200,00 Intereses comerc gdos 0,00 25,00 25,00 Costo de Ventas 600,00 0,00 600,00 Alquileres Perdidos 250,00 0,00 250,00 Publicidad 80,00 0,00 80,00 Sueldos y Jornales 600,00 0,00 600,00 Cargas Sociales 200,00 0,00 200,00 Depr Muebles y tiles 200,00 0,00 200,00 Totales 10655,00 10655,00 7925,00 7925,00 Sumas Saldos Cuenta
Fjese como en este Balance de Saldos, se cumplen los requisitos de que tanto los totales de sumas, como de saldos, sean iguales entre s. En caso de que no resultara de esta forma, debera revisar las registraciones que he efectuado. Ya que podra suceder que en alguna de las registraciones no haya cumplido con el Mtodo de la Partida Doble, que me haya equivocado al efectuar el pasaje al mayorizar o bien la equivocacin puede estar al realizar el pasaje al Balance de Saldos. Por lo tanto debo descubrir en dnde se ha cometido el error. Obviamente, en la actualidad y contando con algn software, la mayora de estos problemas no los tendr. De todas formas, tengo que tener muy en claro el proceso de stos, ya que en caso contrario nunca podr descubrir dnde se encuentra el error.
El Estado de Situacin Patrimonial Si bien en el mdulo anterior abordado su concepto, ahora lo profundizaremos, a fin de tener un conocimiento acabado sobre el contenido del mismo, la informacin que me proporciona y cmo se clasifican sus componentes
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 31 - Concepto Recuerda el concepto del Estado de Situacin Patrimonial? El Estado de Situacin Patrimonial nos muestra justamente la situacin patrimonial del ente a una fecha determinada, esta fecha determinada es la del cierre de ejercicio econmico del ente. Por esto se dice que es un estado esttico, ya que podramos decir que es una foto en un momento determinado (el de cierre) y nos muestra la estructura patrimonial de la organizacin a ese momento. Vendra a ser la radiografa del paciente en un momento, la cual debe ser completada con otros estudios, en materia contable esos otros estudios son los dems Estados Contables.
Contenido El Estado de Situacin Patrimonial, est compuesto por la estructura de inversin de la empresa (el Activo) y la estructura de financiacin de la misma (Pasivo ms Patrimonio Neto), es decir, la forma en que se ha financiado ese Activo. Vindolo grficamente como un cuadro, lo podramos representar de la siguiente manera:
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 32 -
Un punto importante a tener en cuenta sobre el Estado de Situacin Patrimonial, es que en el mismo se exponen los Rubros pertenecientes al Activo, los Rubros pertenecientes al Pasivo, es decir, en ningn caso se detallan las Cuentas que forman parte de los mismos, estas se expondrn en la Informacin Complementaria, mediante la utilizacin de las Notas a los Estados Contables. En cuanto al Patrimonio Neto, se expone en un solo rengln, sin ninguna aclaracin de sus componentes, con la leyenda segn Estado correspondiente; este estado contable es el de Evolucin del Patrimonio Neto, el cual analizaremos ms adelante. Veamos ahora nuevamente el modelo de un Estado de Situacin Patrimonial:
PASI VO ACTI VO PATRI MONI O NETO ESTRUCTURA DE I NVERSI N ESTRUCTURA DE FI NANCI ACI N
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 33 -
DENOMINACION: ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL AL : Comparativo con el ejercicio anterior ACTIVO Ao X Ao X-1 PASIVO Ao X Ao X-1 Caja y Bancos (Nota ) Deudas Comerciales (Nota ) Inversiones (Nota ) Deudas Financieras (Nota ) Crditos por Ventas (Nota ) Remuneraciones y Cs Sociales (Nota ) Otros Crditos (Nota ) Deudas Fiscales (Nota ) Bienes de Cambio (Nota ) Anticipos de Clientes (Nota ) Previsiones (Nota ) TOTAL ACTIVO CORRIENTE TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE Deudas Comerciales (Nota ) Bienes de Uso (Nota ) Deudas Financieras (Nota ) TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL DEL PASIVO PATRIMONIO NETO s/ Estado corresp. TOTAL DEL ACTIVO TOTAL PASIVO +PATRIMONIO NETO
Como puede observar, del lado izquierdo tenemos el Activo, y del lado derecho las dos fuentes de financiamiento de este, el Pasivo y el Patrimonio Neto. En la ltima fila del cuadro, tenemos los totales, los cuales obviamente tienen que ser iguales para respetar la Ecuacin Patrimonial que establece que el Activo, es igual a la suma del Pasivo ms el Patrimonio Neto. Estimo que tambin le habr llamado la atencin, la discriminacin tanto dentro del Activo como del Pasivo, entre Corriente y No Corriente. A continuacin explicaremos esta clasificacin y la forma de ordenar los rubros dentro del Estado de Situacin Patrimonial.
Clasificacin de sus componentes en Corrientes y No Corrientes Calculo que se habr preguntado a esta altura cmo s si un Activo o un Pasivo son corrientes o no corrientes? Bueno, veamos la respuesta a esta inquietud. Se considera Activo Corriente a aquel que puede realizarse, o sea, hacerse lquido, antes de los 12 (doce) meses contados desde la fecha de cierre de ejercicio al que se refiere el Estado de Situacin Patrimonial y ser no corriente el que se realizar despus de los doce meses siguientes a la fecha de cierre de ejercicio. Por ejemplo, si el da 01 de noviembre de 2005 vendemos mercadera a un cliente en cuenta corriente, a un plazo de
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 34 - seis meses, es decir, nos pagar esta deuda el 01 de mayo de 2006. Supongamos que la empresa cierra sus ejercicios econmicos el da 31 de diciembre de cada ao. Al 31 de diciembre de 2005 debemos determinar si el crdito se expondr como corriente o no corriente en el Estado de Situacin Patrimonial. Para esto contamos doce meses desde la fecha de cierre de ejercicio, si el crdito se realizar antes de esa fecha, entonces ser corriente, como es el caso de este ejemplo. Ahora, si el crdito se fuera a realizar pasados estos doce meses, se debera exponer como No corriente. Supongamos ahora que debemos decidir cmo exponer un Bien de Uso, por ejemplo un vehculo que fue adquirido el 15 de octubre de 2005, a fin de utilizarlo en la actividad habitual para realizar el reparto de mercadera por la empresa, se estima una vida til para el bien de 5 aos. En el Estado de Situacin Patrimonial correspondiente al cierre de ejercicio del 31 de diciembre de 2005, analizamos la situacin del mismo. En este caso, el activo se realizar pasados los doce meses desde la fecha de cierre, por lo que el mismo deber exponerse como No corriente. Pero dentro del Activo Corriente y el Activo No Corriente, en qu orden coloco los Rubros pertenecientes a stos? Los Rubros se deben ordenar en base a su grado de liquidez, en forma descendente, es decir, desde el ms lquido al menos lquido. Cul sera el Activo ms lquido de todos? Obviamente el dinero en efectivo, que tiene liquidez inmediata ya que es dinero en este momento. Por esto el primer Rubro que usted encuentra dentro del Activo es Caja y Bancos, el ms lquido de todos los rubros. En cuanto al Pasivo, su clasificacin entre Corriente o No corriente depender de cundo ser exigible el mismo, as los pasivos que sern exigibles en un plazo inferior a los doce meses contados desde la fecha de cierre de ejercicio, a la cual se refieren los Estados Contables, ser considerado Pasivo Corriente. Como contrapartida, en el caso de que el plazo de exigibilidad del pasivo supere los doce meses, desde la fecha de cierre de ejercicio, entonces ser considerado Pasivo No Corriente. Vemos esto con un ejemplo. El da 01 de noviembre de 2006 se compran mercaderas en cuenta corriente a un proveedor por $ 1.000. La obligacin con el proveedor posee fecha de cancelacin el da 01 de junio de 2007. El 31 de diciembre de cada ao la empresa
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 35 - cierra sus ejercicios econmicos. Por lo tanto, el 31 de diciembre de 2006 se deben exponer los Estados Contables. Al realizar el Estado de Situacin Patrimonial debemos decidir si esta obligacin la consideraremos como Corriente o No corriente. Para esto contamos los doce meses desde esa fecha, que sera el 31 de diciembre de 2007, al ser exigible la deuda con el proveedor el 01 de junio, es decir, antes de esa fecha, la debemos considerar un Pasivo Corriente. Por lo tanto la debemos exponer en el Rubro Deudas Comerciales, dentro del Pasivo Corriente.
En el grfico podemos ver como la fecha en que se deber cancelar la obligacin con el proveedor, el 01 de junio de 2007, cae dentro de los doce meses contados a partir de la fecha de cierre de ejercicio. Por lo tanto no habr ninguna duda de que debe exponerse en el Pasivo Corriente. Vemoslo en el Estado de Situacin Patrimonial correspondiente al cierre de ejercicio del 31 de diciembre de 2006, tomando el supuesto de que los dems rubros no poseen ningn saldo y slo teniendo esta deuda con el proveedor, cmo se debera exponer en el mismo: 31/12/06 01/06/07 31/12/07 Cierre Ejercicio 2006 Cierre Ejercicio 2007 12 meses Vencimiento Obligacin con el Proveedor
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 36 - PASIVO 2.006 2.005 Deudas Comerciales (Nota ) 1.000,00 Deudas Financieras (Nota ) Remuneraciones y Cs Sociales (Nota ) Deudas Fiscales (Nota ) Anticipos de Clientes (Nota ) Previsiones (Nota ) TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE 1.000,00 Deudas Comerciales (Nota ) Deudas Financieras (Nota ) TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 0,00 TOTAL DEL PASIVO 1.000,00
Ahora, si en el Activo ordenaba los Rubros en base a su grado de liquidez, cmo debo ordenar los Rubros pertenecientes al Pasivo? Estos se ordenan en base a su exigibilidad, en nivel descendente, es decir, desde el ms exigible al menos exigible.
Informacin que proporciona el Estado de Situacin Patrimonial Como dijimos anteriormente, me muestra la estructura patrimonial de una organizacin, a una fecha determinada, la cual ya aclaramos que es la de cierre de ejercicio econmico. Es una foto del ente en un momento, en la cual yo puedo ver cmo est compuesto su Activo, entre Corriente y No Corriente y entre los distintos Rubros pertenecientes al mismo. Es decir, puedo analizar si el Activo de la empresa es ms bien lquido (en caso de que el corriente posea mayor peso) o bien si este es inmvil (en el caso de que el no corriente posea mayor participacin). A su vez, puedo analizar qu tipos de activos posee la organizacin, si estn concentrados en Crditos por nombrar algn rubro, qu nivel de inventarios posee la empresa, cunto de su activo est destinado a la actividad principal, y qu porcentaje tiene en actividades secundarias (Rubro Inversiones), slo por nombrar algunos ejemplos. Es importante que usted aqu tenga en claro que reflejan cada uno de los rubros y qu significa que sea corriente o no corriente. Luego cuando sigamos
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 37 - avanzando con la asignatura, en los prximos dos mdulos veremos el anlisis correspondiente. Asimismo, el Estado de Situacin Patrimonial me mostrar cmo se encuentra financiado el activo, podr ver qu porcentaje de participacin posee la fuente de financiamiento propia (Patrimonio Neto) y qu porcin se encuentra financiada por terceros (Pasivo). El Patrimonio Neto especficamente no lo podr analizar con este Informe, para esto debo analizar el Estado de Evolucin del Patrimonio Neto, que veremos ms adelante. En cuanto al Pasivo si podr analizar sus Rubros, ver que parte de mis obligaciones hacia terceros ser exigible antes de los doce meses (Pasivo corriente). A su vez podr analizar qu tipo de deuda posee mayor incidencia dentro de mi pasivo; por ejemplo, si la empresa se financia mucho comercialmente o en otro caso si se financia principalmente con entidades bancarias, por nombrar slo algunos casos. Todo esto, tambin lo veremos en profundidad en los captulos correspondientes a Anlisis de Estados Contables. Recuerde que en el Estado de Situacin Patrimonial no exponemos las Cuentas, sino los Rubros. A las primeras las podremos ver detalladas en la Informacin Complementaria.
El Estado de Resultados Concepto El Estado de Resultados me informar el resultado del ejercicio econmico. De acuerdo a las Normas Contables de nuestro pas, me mostrar cmo llegamos a ese resultado, es decir las causas que lo originaron. En este caso decimos que se trata de un estado dinmico, ya que no me muestra una foto a un momento determinado, sino que podemos ver los resultados obtenidos a lo largo de todo el ejercicio econmico.
Contenido Dentro del Estado de Resultados, veremos todas las partidas de resultados, con los importes correspondientes al ejercicio que se est cerrando. A su vez, se dividen los
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 38 - resultados Ordinarios de los Extraordinarios. Recordemos que los Resultados Extraordinarios son aquellos atpicos o excepcionales, que no suceden en forma frecuente y sobre los cuales el ente no posee ningn tipo de control. Veamos un modelo de cmo se debera exponer este estado: DENOMINACION: ESTADO DE RESULTADOS POR EL EJERCICIO FINALIZADO EL: Comparativo con el ejercicio anterior CONCEPTO Ao X Ao X-1 Ventas Costo de Ventas RESULTADO BRUTO Gastos de Administracin (Nota ) Gastos de Comercializacin (Nota ) Otros Ingresos y Egresos (Nota ) UTILIDAD ANTES DE INT E IMP Resultado Financieros y por Tenencia - Originados en Activos - Originados en Pasivos UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Impuesto a las Ganancias (Nota ) RESULTADO ORDINARIO RESULTADOS EXTRAORDINARIOS (Nota ) RESULTADO DEL EJERCICIO
Organizacin de su Estructura El Estado de Resultados, de acuerdo a las Normas Contables vigentes, se organiza de tal forma, que me permite determinar las causas que originaron el resultado del ejercicio. Es decir, si el resultado se obtuvo principalmente por la actividad principal del ente, cmo influyeron las actividades de apoyo, la actividad financiera, cmo impact el impuesto a la
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 39 - renta, cmo influyeron los resultados extraordinarios del perodo, por nombrar algunos ejemplos. Veamos grficamente cmo podemos diferenciar las distintas actividades dentro del Estado de Resultados (lo que se encuentra entre parntesis, significa que va restando):
Ventas Actividad Principal (Costo de Ventas) UTILIDAD BRUTA (Gastos de Comercializacin) (Gastos de Administracin) Actividad de Apoyo UTILIDAD OPERATIVA (UOp) Otros Ingresos (Otros Egresos) UTILIDAD ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS (UAiI) Ingresos Financieros Actividad Financiera (Gastos Financieros) UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (UAI) (Impuestos a las Ganancias) Impuesto UTILIDAD ORDINARIA Ganancias Extraordinarias (Prdidas Extraordinarias) UTILIDAD NETA (UN) =RESULTADO DEL EJ ERCICIO
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 40 - Informacin que proporciona Como se mencion anteriormente, me brindar informacin acerca de las causas que originaron el resultado del ejercicio. Es decir, descomponemos el resultado entre las distintas partidas de resultados, para ver cmo se arrib al mismo. Recuerde que el detalle de las Cuentas lo encontraremos en la Informacin Complementaria, en el Estado veremos las partidas de resultados. Vea ahora tres ejemplos distintos de Estados de Resultados, e indique en cada caso cul es la principal causa que origina el respectivo resultado del ejercicio: SITUACIN A CONCEPTO Ao X Ventas 1.500.000,00 Costo de Ventas -780.000,00 RESULTADO BRUTO 720.000,00 Gastos de Administracin (Nota ) -25.000,00 Gastos de Comercializacin (Nota ) -90.000,00 Otros Ingresos y Egresos (Nota ) 0,00 UTILIDAD ANTES DE INT E IMP 605.000,00 Resultado Financieros y por Tenencia - Originados en Activos 100.000,00 - Originados en Pasivos -130.000,00 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 575.000,00 Impuesto a las Ganancias (Nota ) -201.250,00 RESULTADO ORDINARIO 373.750,00 RESULTADOS EXTRAORDINARIOS (Nota ) 0,00 RESULTADO DEL EJERCICIO 373.750,00
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 41 - SITUACIN B CONCEPTO Ao X Ventas 1.500.000,00 Costo de Ventas -1.400.000,00 RESULTADO BRUTO 100.000,00 Gastos de Administracin (Nota ) -25.000,00 Gastos de Comercializacin (Nota ) -90.000,00 Otros Ingresos y Egresos (Nota ) 220.000,00 UTILIDAD ANTES DE INT E IMP 205.000,00 Resultado Financieros y por Tenencia - Originados en Activos 380.000,00 - Originados en Pasivos -10.000,00 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 575.000,00 Impuesto a las Ganancias (Nota ) -201.250,00 RESULTADO ORDINARIO 373.750,00 RESULTADOS EXTRAORDINARIOS (Nota ) 0,00 RESULTADO DEL EJERCICIO 373.750,00
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 42 - SITUACIN C
Podr haber apreciado que si bien el resultado del ejercicio es el mismo en los tres casos, varan las causas que originan este resultado. En la Situacin A est dado principalmente por la Actividad Principal de la empresa, es decir, la venta de mercaderas. En la Situacin B encontramos una fuerte incidencia de las Actividades de Apoyo y la Actividad Financiera, siendo muy bajo el margen sobre las ventas. En la Situacin C el Resultado del Ejercicio hubiese sido una ganancia mucho mayor a los dos casos anteriores, pero termina siendo igual debido a un Resultado Extraordinario, como pudiera ser un siniestro en la sede de la empresa por ejemplo. Es importante identificar estos acontecimientos extraordinarios, ya que estimamos que no se volvern a producir en el futuro. Continuemos con la asignatura y avancemos hacia el anlisis de los Estados Contables.
CONCEPTO Ao X Ventas 1.500.000,00 Costo de Ventas -780.000,00 RESULTADO BRUTO 720.000,00 Gastos de Administracin (Nota ) -25.000,00 Gastos de Comercializacin (Nota ) -90.000,00 Otros Ingresos y Egresos (Nota ) 220.000,00 UTILIDAD ANTES DE INT E IMP 825.000,00 Resultado Financieros y por Tenencia - Originados en Activos 380.000,00 - Originados en Pasivos -10.000,00 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 1.195.000,00 Impuesto a las Ganancias (Nota ) -418.250,00 RESULTADO ORDINARIO 776.750,00 RESULTADOS EXTRAORDINARIOS (Nota ) -403.000,00 RESULTADO DEL EJERCICIO 373.750,00
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 43 - Estado de Evolucin del Patrimonio Neto Concepto En el mdulo anterior habamos dicho que este informe era esttico y dinmico. Decimos que es esttico ya que nos mostrar el saldo y composicin del Patrimonio Neto al inicio y al cierre de ejercicio; pero a su vez es dinmico, ya que tambin muestra la evolucin del Patrimonio Neto, es decir, cules fueron las causas que originaron la modificacin del Patrimonio Neto. Para analizarlo, necesitamos tomar informacin de este informe, ya que en el Estado de Situacin Patrimonial lo exponamos slo en un rengln, sin desagregar sus componentes. En este caso, lo tendremos discriminado entre los Aportes y los Resultados Acumulados, que seran los dos grandes grupos o rubros que componen el Patrimonio Neto.
Contenido Como aclaramos en el punto anterior, el mismo mostrar tanto el saldo inicial como final del Patrimonio Neto, pero a su vez las variaciones entre estos. Asimismo, encontraremos en distintas columnas los Aportes de los propietarios, de los Resultados Acumulados. En este caso tambin se realiza en forma comparativa con el ejercicio anterior, pero solamente a nivel de Total de Patrimonio Neto, es decir, no se hace comparativo para cada una de sus partes integrantes. Veamos un ejemplo del Estado de Evolucin del Patrimonio Neto:
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 44 - DENOMINACION: ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO NETO Por el Ejercicio finalizado el : Comparativo con el ejercicio anterior Patrimonio Neto Inicial Variaciones: Patrimonio Neto Final TOTAL Ao X TOTAL Ao X-1 APORTES DE LOS PROPIETARIOS RESULTADOS ACUMULADOS Capital Otros Aportes TOTAL Reservas Rdos No Asignados TOTAL
Informacin que proporciona Podemos ver en el ejemplo anterior, cmo identifica cada uno de los componentes del Patrimonio Neto e informa sobre los mismos. Aclaremos con mayor detalle qu representa cada uno de sus componentes: Aportes de los Propietarios Capital: es el Capital suscripto por los dueos de la empresa al momento de su constitucin. Es decir, el aporte inicial que realizaron. Otros aportes: incluye aportes adicionales que realicen los propietarios, una vez que hayan comenzado con la actividad econmica. Resultados Acumulados Ganancias reservadas o Reservas: son ganancias que el ente ha decidido retener, ya sea por disposiciones legales (Ley de Sociedades Comerciales), determinadas por el Estatuto o bien Facultativas. Resultados No Asignados: estos son resultados que se han ido acumulando, sin tener ninguna asignacin especfica. Tenga en cuenta que estos resultados que se acumularon pueden ser positivos (ganancias) o negativos (prdidas). En este ltimo caso, encontrar
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 45 - que los Resultados No Asignados estarn restando dentro del Patrimonio Neto, ya que poseen saldo deudor. Tomaremos un ejemplo simplificado, a fin de comprender mejor la informacin que nos suministra. Supongamos que en el Ao X partimos con un Patrimonio Neto inicial de $34.000, compuesto por $ 20.000 de Capital; $ 4.000 de Reservas; y $ 10.000 de Resultados No Asignados. Se anima a completar el cuadro? Intntelo y luego corrobore la solucin. En este perodo la Asamblea de Accionistas ha aprobado la distribucin de utilidades (distribucin de resultados pendientes de asignacin de ejercicios anteriores), por un valor de $ 3.000, a su vez de los mismos resultados sin asignacin ha decidido incrementar sus Reservas en $ 1.000. El Resultado de este ejercicio, segn el Estado de Resultados del mismo, ha sido una ganancia de $ 3.500. Veamos ahora cmo quedara armado el Estado de Evolucin del Patrimonio Neto correspondiente: DENOMINACION: ESTADO DE EVOLUCION DEL PATRIMONIO NETO Por el Ejercicio finalizado el : Patrimonio Neto Inicial 20.000,00 0,00 20.000,00 4.000,00 10.000,00 14.000,00 34.000,00 24.000,00 Variaciones: Dividendos en Efectivo -3.000,00 -3.000,00 -3.000,00 Reserva Result No Asign 1.000,00 -1.000,00 0,00 0,00 Resultado del Ejercicio 3.500,00 3.500,00 3.500,00 Patrimonio Neto Final 20.000,00 0,00 20.000,00 5.000,00 9.500,00 14.500,00 34.500,00 34.000,00 TOTAL Ao X TOTAL Ao X-1 Capital Otros Aportes TOTAL Reservas Rdos No Asignados TOTAL APORTES DE LOS PROPIETARIOS RESULTADOS ACUMULADOS
Fjese en el Total del Patrimonio Neto final para el Ao X de $ 34.500. A este monto podemos arribar tanto sumando verticalmente esa columna de Total Ao X; como as tambin sumando en forma horizontal los Totales de Aportes y Resultados Acumulados. Es una forma de corroborar que hayamos armado correctamente el cuadro. Recuerda la Ecuacin Patrimonial, cuando la expresbamos discriminando el Patrimonio Neto en el mdulo I? Bien, ahora comprender mejor la misma e incluso notar cmo podemos extraer datos con ella.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 46 - Supongamos que el nico movimiento del Patrimonio Neto durante el ejercicio ha sido el resultado del mismo. Entonces, si no contramos con otra informacin, podramos decir que el Resultado del Ejercicio ser igual a la diferencia entre el Patrimonio Neto final y el Patrimonio Neto inicial:
Nosotros sabemos tambin que el Patrimonio Neto es igual al Activo, menos el Pasivo, entonces podramos calcular tambin el Resultado del Ejercicio (RE) de la siguiente manera:
El Estado de Origen y Aplicacin de Fondos Si bien en el programa de la asignatura y en numerosa bibliografa que no se encuentra actualizada usted lo encontrar con este nombre, actualmente el estado correspondiente es el de Flujo de Efectivo. Si bien no lo utilizaremos en esta asignatura al realizar el anlisis de estados contables, por exceder a la misma, es importante que usted tenga presente su existencia y que comprenda correctamente qu informacin nos proporciona y sus caractersticas.
Concepto
Resultado del Ejercicio =PN final PN inicial
RE =(Activo final- Pasivo final) (Activo inicial Pasivo inicial)
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 47 - El Estado de Flujo de Efectivo nos mostrar desde una perspectiva financiera, cmo se han obtenido los fondos y en qu se han aplicado, durante el ejercicio econmico.
Contenido VARIACIONES DEL EFECTIVO Efectivo al inicio del ejercicio Variacin del efectivo Efectivo al cierre del ejercicio CAUSAS DE VARIACION DEL EFECTIVO Actividades Operativas Ventas cobradas Menos: egresos ordinarios pagados Ms: otros ingresos ordinarios cobrados Fondos aplicados a operaciones extraordinarias Actividades de Inversin Cobro por venta de bienes de uso Pago por adquisicin de bienes de uso Compras de inversiones permanentes Actividades de Financiacin Aportes de los propietarios Nuevas deudas a largo plazo Nuevas deudas a corto plazo Pago de deudas a corto plazo Pago anticipado de deudas a largo plazo Retiros de propietarios Pago de dividendos AUMENTO (O DISMINUCIN) DE EFECTIVO Efectivo originado en (o aplicado a) las operaciones Efectivo originado en (o aplicado a) las inversiones Efectivo originado en (o aplicado a) las actividades de financiacin
Un dato que debemos tener presente, es que el Estado de Flujo de Efectivo no se elabora teniendo en cuenta el Criterio contable de lo Devengado, sino que en el mismo colocaremos los ingresos y salidas de fondos efectivamente percibidos, ya que analizamos la variacin en el efectivo de la empresa.
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 48 - Informacin que proporciona Nos brinda informacin sobre las variaciones de efectivo y las causas que originaron estas variaciones. Estas causas a su vez, se discriminan entre causas originadas en Actividades Operativas, Actividades de Inversin o Actividades de Financiacin. Es decir, vemos cmo est utilizando sus fondos la organizacin y cunto est ingresando a la misma.
La Informacin Complementaria Concepto A fin de conocer con mayor profundidad la composicin patrimonial de la empresa y de sus resultados, necesitamos ampliar la informacin que brindan los Estados Contables, ya que stos se exponen en forma sinttica.
Contenido La Informacin Complementaria debe contener principalmente: Criterios con los cuales se han valuado los Activos y Pasivos del ente. Composicin o evolucin de los distintos Rubros. Identificacin de los bienes sobre los cuales el ente tenga una disponibilidad restringida. Contingencias que no hayan sido contabilizadas. Indicar en caso que hubiere restricciones para la distribucin de ganancias. Si bien es ms amplia la informacin que debemos incluir, se considera que stos son los puntos ms sobresalientes. Para ampliar puede consultar la Resolucin Tcnica N 9 de la FACPCE (www.facpce.org.ar) u otra bibliografa de las indicadas para la asignatura. Al exceder la mayora de los puntos a los necesarios para el cursado de la materia, nos centraremos principalmente como Informacin Complementaria, en las Notas a los Estados Contables. Si recuerda, en el Estado de Situacin Patrimonial slo se exponen
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 49 - los Rubros, por lo tanto para saber cmo estn compuestos los mismos, debemos consultar la Informacin Complementaria. A continuacin se presenta en un esquema cmo podran ser estas Notas: Notas del Estado de Situacin Patrimonial al: Nota 1. Caja y Bancos Nota 5: Deudas comerciales Caja 2.000,00 Proveedores 1.500,00 Banco xx cuenta corriente 1.000,00 Total Rubro 1.500,00 Total Rubro 3.000,00 Nota 6: Remuneraciones y Cargas Sociales Nota 2: Inversiones Sueldos a Pagar 400,00 Acciones en cartera 500,00 Cargas Sociales a Pagar 200,00 Total Rubro 500,00 Total Rubro 600,00 Nota 3: Crditos por ventas Clientes 1.200,00 Total Rubro 1.200,00 Nota 4: Bienes de Cambio Mercaderas 1.000,00 Total Rubro 1.000,00
Debe notar cmo se identifican las Notas con un nmero, la misma referencia a ese nmero debe estar colocada en el Estado de Situacin Patrimonial. De acuerdo a las Notas puestas como ejemplo, el Estado de Situacin Patrimonial debera tener la siguiente estructura: ACTIVO Ao X PASIVO Ao X Caja y Bancos (Nota 1) 3.000,00 Deudas Comerciales (Nota 5) 1.500,00 Inversiones (Nota 2) 500,00 Remuneraciones y Cs Sociales (Nota 6) 600,00 Crditos por Ventas (Nota 3) 1.200,00 Bienes de Cambio (Nota 4) 1.000,00 TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE 2.100,00 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 5.700,00 TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 0,00 TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 0,00 TOTAL DEL PASIVO 2.100,00 PATRIMONIO NETO s/ Estado corresp. 3.600,00 TOTAL DEL ACTIVO 5.700,00 TOTAL PASIVO +PATRIMONIO NETO 5.700,00
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 50 - Informacin que proporciona Como se indic con anterioridad, ampla la informacin sinttica de los Estados Contables, a fin de comprender mejor la situacin patrimonial y de resultados del ente. Un ejemplo servir para comprender mejor este punto. Suponga que el saldo del Rubro Crditos por Ventas es de $ 30.000, para dos empresas dedicadas a la misma actividad. Esta es la informacin que usted vera en los respectivos Estados de Situacin Patrimonial y por lo tanto dira que poseen la misma calidad en su cartera de clientes. Empresa A Empresa B Nota : Crditos por ventas Nota : Crditos por ventas Clientes 25.000,00 Clientes 10.000,00 Deudores Morosos 5.000,00 Deudores Morosos 30.000,00 Deudores en Gestin Judicial 5.000,00 Deudores en Gestin Judicial 20.000,00 Previsin por Deudores Incobrables -5.000,00 Previsin por Deudores Incobrables -30.000,00 Total Rubro 30.000,00 Total Rubro 30.000,00
Ahora que puede analizar la Informacin Complementaria y por lo tanto las Notas a los Estados Contables tienen la misma calidad en su cartera de clientes las dos empresas? Obviamente que no es as. La empresa A tiene a la mayora de sus clientes en fecha de pago y solamente ha previsionado que los deudores a los cuales se les ha iniciado el cobro por va judicial se podran tornar incobrables. En la empresa B, la mayora de sus clientes se encuentran atrasados en el pago o se les ha iniciado el cobro por va judicial. A su vez, se ha previsionado que la totalidad de los deudores en gestin judicial, ms una parte de los morosos, podran volverse crditos incobrables en el siguiente ejercicio econmico.
Conclusin En el mdulo 2, hemos seguido avanzando con los conocimientos contables bsicos. En este momento usted se encuentra en la mitad de la asignatura, ya ha adquirido estos conocimientos y se encuentra listo para avanzar hacia el anlisis de esta informacin. Ya
Materia: Contabilidad Bsica y de Gestin Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen - 51 - conoce acabadamente la informacin que brindan los distintos Estados Contables y la forma de su exposicin. Asimismo, conoce las cuentas que debe utilizar para realizar las registraciones de los distintos hecho econmicos que afectan al patrimonio de las organizaciones. Para profundizar el contenido de este mdulo, le sugiero ver los captulos correspondientes de la bibliografa recomendada.