ANLISIS DE LA INFORMACIN

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Anlisis: Separa las partes de un todo, hasta conocer los principios o elementos que lo conforman.
Objeto del Anlisis:
1. Eliminar prdidas y deficiencias. 4. Desarrollar mejor al personal.
2. Mejorar los sistemas, procedimientos y
mtodos de operacin.
5. Utilizar mejor los recursos.
3. Mejorar los medios de control.

Siempre hay una forma de hacer mejor las cosas
Generalmente puede conseguirse mediante la investigacin que se haga tomando como base los
recursos de que dispone la empresa:
Personal: Reducir el nmero de obreros o empleados o mejorar la forma en que desempea
su trabajo.
Qu numero de personal se tiene? Qu labores realiza? Esta adiestrado el personal? Puede
realizar otras labores adicionales sin perjuicio de las que esta realizando? Alguna maquina
puede reducir econmicamente el numero de personal?

Materiales: Reducir la cantidad de recursos materiales utilizados sin por ello afectar los
resultados esperados.
Qu recursos materiales se utilizan? Son los adecuados para los fines de la Empresa? Existen
sustitutos que resulte ms econmicos? Existen desperdicios y pueden evitarse? Se reciben
oportunamente? Puede contribuir el proveedor con alguna mejora?

Tiempo: Eliminar desperdicios de tiempo o buscar ahorros de este elemento obteniendo los
mismo o mejores resultados.
Cunto tiempo se utiliza? Se justifica tal consumo? Existen tiempos muertos? Existe algn
medio para reducir tiempo en el trabajo?

Tecnologa: Que los beneficios sean superiores a los costos de utilizacin.
Qu instrumentos se utilizan? Estn obsoletos o son anticuados? Pueden substituirse por
otros ms eficientes? Esta preparado el personal para estas substituciones?
GUA PARA EL ANLISIS:
Como punto de partida para el anlisis, el auditor debe tener presentes las dos premisas siguientes:
1. Un departamento, una funcin, una actividad, un sistema, un procedimiento, un mtodo o
un trabajo existentes en una empresa no prueban ser necesarios o tiles.
2. La forma en que opere una funcin, una actividad, un sistema, un mtodo o trabajo no
prueba que esta sea la mejor forma de hacerlo.
Preguntas Claves:
Qu se hace?
Por qu s e hace?
Es necesario hacerlo?
Dnde se hace?
Por qu se hace ah?
Es necesario hacerlo ah?
Cundo se hace?
Por qu se hace en ese momento ah?
Es obligatorio hacerlo entonces?

ANLISIS DE LA INFORMACIN

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Quin lo hace?
Por qu esa persona?
Es indispensable que esa persona lo haga?
Cmo lo hace?
Por qu lo hace as?
Es indispensable que lo haga de ese modo?

Esas mejoras se pueden lograr principalmente por medio de alguno de los siguientes elementos:
Eliminar.
Para descubrir faltas se hace necesario realizar un anlisis detallado y completo buscando los
elementos que definitivamente puedan eliminarse.
Cul es el propsito de cada elemento? Son necesarios los resultados? Fue establecido para
cubrir determinadas necesidades temporales? Puede eliminarse? Cmo?
Combinar.
La combinacin adecuada de dos o ms elementos puede dar lugar a alguna mejora, ya sea
porque se elimine o por que se ahorre tiempo.
Puede eliminarse el elemento estudiado si lo combinamos con otro? El trabajo puede
fragmentarse en varias partes y cada una de estas combinarse con otros trabajos? Pueden
combinarse dos o ms trabajos utilizando algn medio mecnico?
Cambiar.
El auditor debe buscar la posibilidad de eliminar algo cambiando el orden que hasta entonces
se ha seguido.
Puede eliminarse el elemento al cambiar el orden que ha venido siguiendo? La secuencia de
los pasos operativos es la mejor? Podemos cambiar la secuencia sin afectar los resultados
finales? Se puede cambiar de lugar, de persona o de secuencia y se pueden hace
combinaciones como resultado del cambio?
Simplificar.
Despus de haber eliminado, combinado y cambiado el orden de los elementos analizados,
debe buscarse la posibilidad de simplificar el trabajo.
Puede mejorarse el trabajo en equipo? Son adecuados los instrumentos de trabajo? Se debe
adiestrar el personal? Se puede sustituir el trabajo manual por algn instrumento mecnico?
Podemos simplificar el trabajo sustituyendo materiales? Es adecuado el personal empleado?
CINCO PREGUNTAS Y EL
POR QUE DE CADA UNA DE ELLAS
LE DAN IDEAS PARA
QU?
Y, POR QU?
ELIMINAR
DNDE? CUNDO?

QUIN?

Y, POR QU?
COMBINAR
CAMBIAR
El Lugar!
El Orden!
La Persona!
CMO?
Y, POR QU?
SIMPLIFICAR!