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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

FACULTAD DE INFORMATICA
ESCUELA DE COMPUTACIN


DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN WEB PARA LA
AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS DE CONTROL ACADMICO,
GESTIN ADMINISTRATIVA, EMISIN DE REPORTES Y PAGOS.
CASO: UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA JUAN BAUTISTA ARISMENDI.



Tutor: Tesis de grado presentado por:
Lic. Erasmo Rodrguez Br. Carmona, Armando
CI.: 19.224.870
Br. Castillo, Erick
CI.: 19.505.093
Para optar al Ttulo de:
Licenciado en Computacin

Caracas, Enero de 2012


DESAROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN WEB PARA LA AUTOMATIZACIN DE
LOS PROCESOS DE CONTROL ACADMICO, GESTIN ADMINISTRATIVA, EMISIN DE
REPORTES Y PAGOS. CASO: UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA "JUAN BAUTISTA
ARISMENDI". is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-
SinObraDerivada 3.0 Unported License.
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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTA DE INFORMATICA
ESCUELA DE COMPUTACION


DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN WEB PARA LA
AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS DE CONTROL ACADMICO,
GESTIN ADMINISTRATIVA, EMISIN DE REPORTES Y PAGOS.
CASO: UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA JUAN BAUTISTA ARISMENDI.

JURADO: JURADO:

_______________________ _______________________

Nombre y Apellido Nombre y Apellido

_______________________ _______________________

Cdula de Identidad Cdula de Identidad

_______________________ _______________________

Firma Firma

_______________________ _______________________

Caracas, Enero de 2012

3

AGRADECIMIENTOS

A mis padres, por haberme dado la oportunidad de adquirir estudios
universitarios, por el apoyo, la constancia, los consejos, y lo ms
importante por haberme dado la vida.

A mis abuelos por todo su apoyo incondicional en todo mi proceso de
formacin.

A mis tos William y Tas por el apoyo anmico y acadmico que
ofrecieron al inicio de la carrera.

A la Profesora Gladys Marcano por toda la ayuda e inters que brindo
en mi persona.

A La Universidad Nueva Esparta y todo el persona que all labora, los
cuales da a da brindan su mejor empeo por formar profesionales para
la repblica, Gracias, por haberme brindado todas las herramientas
para desarrollar mi carrera.

A La Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, y todo su
personal, quienes permitieron llevar a cabo este trabajo de grado
ofreciendo todo su apoyo. Gracias.




Armando Carmona.
4

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar a mis padres y a Dios, por brindarme la oportunidad de
cursar estudios universitarios, por el apoyo constante en momentos
difciles, por su esfuerzo da a da, por su compromiso y dedicacin, por
su lealtad incondicional y consejos.

A los abuelos Lenia y Borrero, quienes fueron un apoyo esencial
durante el inicio de la carrera, muchsimas gracias por su comprensin,
su cario y sus consejos.

A mis tos, Andrs, y Karla y a mi primo Alfredo quienes fueron un
apoyo fundamental durante todo el transcurso de la carrera.

A Gabriela, quien siempre dijo presente en momentos difciles,
brindando su cario, motivacin y su apoyo para el cumplimiento de
este logro.

A La Universidad Nueva Esparta y a cada uno de sus docentes por
brindarme todos los conocimientos adquiridos durante el periodo de
formacin profesional.

A La Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, y todo su
personal, quienes siempre estuvieron dispuestos a colaborar con la
informacin necesaria para este proyecto. Gracias.


Erick Castillo.
5

DEDICATORIA

A mis Padres, les dedico este logro, que se que es la mayor satisfaccin
que les puedo brindar, se que estarn orgullosos de mi.

A mi Abuela Lenia, quien siempre ha estado ah cuidndome,
apoyndome, guindome, este logro es para ti.

A mi Abuelo Borrero quien me dio tanto apoyo al principio de la carrera,
se que desde el cielo estar satisfecho de ver culminado mis estudios
universitarios.

A Sol y Camila, quienes se han convertido en los pilares de mi vida, les
dedico este logro, que es solo el principio de muchas otras metas que
tengo trazadas en la vida y que espero que juntos me acompaen.

A mi hermano Erick, del que espero a futuro ver como una persona
emprendedora, se lo dedico como una muestra de que cuando se tiene
constancia y perseverancia cualquier objetivo se puede lograr.








Armando Carmona.
6

DEDICATORIA

En primer lugar, les dedico este logro a mis padres por haberme
permitido llegar hasta aqu y porque s que ser un orgullo muy grande
para ellos.

A mi hermano Robert por sus buenos deseos en todo momento al igual
que su compaa.

A mi hermana Ana Rosa y Alberto quienes siempre fueron un ejemplo
a seguir durante todo el transcurso de mi vida.

A mis tos, Andrs y Karla por su apoyo en el cumplimiento de esta
meta, que estoy seguro representara felicidad para ellos.

A mi primo Alfredo, por cada una de las buenas acciones que hizo por
m y a quien le deseo mucho xito en sus proyectos venideros.

A Gabriela, quien brindo su ayuda, cario y apoyo incondicional en el
cumplimiento de esta meta, a la que se que este logro llenara de orgullo
y satisfaccin.

A los abuelos, Lenia y Borrero, por estar presente en la etapa inicial de
este logro y por brindar lo mejor de ellos siempre.



Erick Castillo.
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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE INFORMTICA
ESCUELA DE COMPUTACIN

TITULO: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN WEB PARA
LA AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS DE CONTROL ACADMICO,
GESTIN ADMINISTRATIVA, EMISIN DE REPORTES Y PAGOS.
CASO: UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA JUAN BAUTISTA ARISMENDI.

Autores: Armando Carmona
C.I: 19.224.870
Erick Castillo
C.I: 19.505.0093
Tutor: Erasmo Rodrguez
Fecha: Enero, 2012

RESUMEN

El presente trabajo de investigacin supone el desarrollo de un
Sistema de Informacin Web para la automatizacin de los procesos de
control administrativo, gestin acadmica, emisin de reportes y pagos
adaptado a la unidad educativa privada Juan Bautista Arismendi, que es una
institucin nacida a finales del 2002 con la consagracin de brindar la mayor
calidad educativa a los estudiantes, en el importante proceso de formacin
desde la infancia hasta su adolescencia. Sin embargo, se logro conocer que
la institucin a nivel organizacional sufra algunas deficiencias ya que todo se
lleva de manera manual y esto trae como consecuencia mucha carga laboral,
lentitud en los procesos, errores de redaccin, falta de coordinacin y
8

problemas de administracin. Por esta razn, se realizo un pequeo
levantamiento de informacin que permiti el estudio de las problemticas
suscitadas a detalle en el plantel, lo cual supuso la introduccin de un amplio
campo de elementos que permitieron llevar a cabo las ideas de
automatizacin para todos los procesos y lograr un resultado eficiente,
consiguiendo as la aprobacin del colegio para en un futuro lograr la
implementacin del mismo. Sin embargo, en la actualidad solo se pretende
estudiar, disear, construir y probar un sistema adaptado nicamente a los
requerimientos establecidos por la unidad educativa.

Luego de esta breve induccin, se anexa que el proyecto realizado
seria de carcter factible, es decir, podra ser implementado a futuro, adems
que se sustentara en una investigacin de campo ya que el estudio se har
tomando informacin del mismo entorno.














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UNIVERSITY NUEVA ESPARTA
FACULTY OF COMPUTATION
SCHOOL OF COMPUTATION


TITLE: DEVELOPMENT OF A WEB INFORMATION SYSTEM
AUTOMATION PROCESS CONTROL ACADEMIC, ADMINISTRATIVE
MANAGEMENT, EMISSION REPORTING AND PAYMENTS. PRIVATE
EDUCATION INSTITUTE JUAN BAUTISTA ARISMENDI.


Autor: Armando Carmona
I.D. 19.224.870
Erick Castillo
I.D.19.505.093
Tutor: Erasmo Rodrguez
Date: January, 2012

Summary

The present work of investigation there supposes the development of a
Web Information system for the automation of the processes of administrative
control, academic management, emission of reports and payments adapted
to the educational private unit Juan Bautista Arismendi, who is an institution
born at the end of 2002 with the consecration of offering the major
educational quality to the students, in the important process of formation from
the infancy up to his adolescence. Nevertheless, I achieve to know that the
10

institution to level organizational was suffering some deficiencies since
everything removes in a manual way and this brings as great consequence
labor load, slowness in the processes, mistakes of draft, lack of coordinati on
and problems of administration. For this reason, I realize a small raising of
information that allowed the study of the problematic ones provoked to detail
in the nursery, which supposed the introduction of a wide field of elements
that allowed to carry out the ideas of automation for all the processes and to
achieve an efficient result, managing this way the approval of the college for
in a future to achieve the implementation of the same one. Nevertheless, at
present only it is tried to study, to design, to construct and to prove a system
adapted only to the requirements established by the educational unit.

After this brief induction, there is annexed that the realized project
serious of feasible character, that is to say, might be implemented to future,
besides the fact that it would be sustained in a field investigation since the
study will be done taking information of the same environment.












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NDICE


LISTADO DE CUADROS...xiv
LISTADO DE FIGURAS..xv

INTRODUCCIN.......1

CAPTULO I: El Problema de Investigacin......5
1.1 Planteamiento del Problema.........5
1.2 Formulacin del Problema.......12
1.3 Interrogantes de la Investigacin....13
1.3.1 Interrogante Principal............13
1.3.2 Interrogantes Secundarias....13
1.4 Objetivos de la Investigacin...14
1.4.1 Objetivo General........14
1.4.2 Objetivos Especficos........14
1.5 Justificacin de la Investigacin..15
1.6 Delimitacin de la Investigacin......17
1.6.1 Delimitacin Temtica....17
1.6.2 Delimitacin Geogrfica....17
1.6.3 Delimitacin Temporal..........17
1.7 Limitaciones....18

CAPTULO II: Marco Terico..........20
2.1 Antecedentes de la Investigacin.......20
2.2 Bases Tericas...24
2.2.1 Sistemas de Informacin.......24
2.2.2 Gestin Administrativa En Las Instituciones Educativas..25
12

2.2.3 Sistemas Administrativos......27
2.2.4 Sistema Operativo.........28
2.2.5 Lenguaje de Programacin...30
2.2.6 PHP...33
2.2.7 MySQL.....35
2.2.8 Servidor APACHE ..36
2.2.9 Base de Datos.....36
2.2.10 Metodologa RUP.....41
2.2.11 Lenguaje Unificado de Modelado (UML)..45
2.2.12 Metodologa De Desarrollo XP...48
2.3 Bases Legales....53
2.4 Definicin de trminos...71

CAPTULO III: Marco Metodolgico..........79
3.1 Tipo de Investigacin....79
3.2 Diseo de la Investigacin...80
3.3 Poblacin y Muestra..81
3.3.1 Poblacin.....81
3.3.2 Muestra....82
3.4 Tcnicas e Instrumentos de recoleccin de datos..............83
3.5 Tcnicas De Procesamiento y Anlisis de Datos.....86
3.6 Metodologa XP..87

CAPITULO IV: Anlisis de los Resultados..94
4.1 Tcnica de Anlisis de Resultados
e Interpretacin de resultados.94
4.2 Anlisis Individual de Resultados...94

13

CAPITULO V: Sistema Actual.......125
5.1 Tipos De Actividades Segn El Orden Estructural.125
5.2 Casos De Uso En El Sistema Actual....132
5.3 Descripcin De Los Actores Del Sistema Actual....133
5.4 Diagramas De Casos de Usos......142

CAPITULO VI: Sistema Propuesto......150
6.1 Descripcin General150
6.2 Modelo De Entidad / Relacin...152
6.3 Descripcin Del Sistema A Desarrollar....153
6.4 Diagramas De Casos De Uso...165
6.5 Aplicacin De La Metodologa XP.170
6.6 Pantallas Del Sistema.....173


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....195

BIBLIOGRAFA..199

14

LISTA DE CUADROS.


1. Cuadro De Variables...77

2. Cuadro De Funciones Del Personal.82

3. Cuadro De Tcnicas e Instrumentos....85






















LISTA DE FIGURAS.
15


1. Esquema Conceptual De La Empresa.....26
2. Enfoque Preliminar Diagrama De Gantt....126
3. Actores Del Sistema Actual..132
4. Diagrama Casos De Uso Sistema Actual......142
5. Diagrama Sistema Actual Director.....143
6. Diagrama Sistema Actual Coordinador General..144
7. Diagrama Sistema Actual Administrador/Coordinador Auxiliar.....145
8. Diagrama Sistema Actual Director Control De Estudios........146
9. Diagrama Sistema Actual Docente.....147
10. Diagrama Sistema Actual Representante.......147
11. Diagrama Sistema Actual Propietario/Gerente..........148
12. Modelo Entidad/Relacin152
13. Diagrama Caso de Uso Propietario/Gerente.....165
14. Diagrama Caso de Uso Administrador/Coordinador Auxiliar..166
15. Diagrama Caso de Uso Coordinador General....167
16. Diagrama Caso de Uso Docente......168
17. Diagrama Caso de Uso Alumno......169
18. Pantalla Principal.173
19. Inicio De Sesin Como Propietario Gerente...174
20. Registro De Usuarios..174
21. Agregar Noticias..175
22. Consultar Noticias175
23. Reportes Estadsticos: Determinar Mora.175
24. Reportes Estadsticos: Determinar Ingresos..175
25. Inicio De Sesin Administrador/Coordinador Auxiliar176
26. Agregando Un Alumno177
27. Llenando La Ficha Tcnica177
16

28. Alumnos Pre Inscritos.178
29. Agregando Un Profesor..178
30. Docentes Registrados.179
31. Registro De Periodos Escolares...179
32. Consultar Periodos Escolares...179
33. Registrar Grado/Seccin179
34. Consultar Grados/Secciones.180
35. Registrar Saln180
36. Consultar Salones...180
37. Registrar Actividad En Cronograma.180
38. Consultar Cronograma De Actividades181
39. Buzn De Solicitudes y Tramites..181
40. Buzn De Sugerencias...181
41. Matricula Inicial181
42. Resumen Final.181
43. Inscribir Un Alumno.182
44. Proceso De Inscripcin...182
45. Generar Pagos De Inscripcin..182
46. Seleccionar Pagos..183
47. Forma De Pago183
48. Registrar Nuevo Concepto De Pago183
49. Devoluciones184
50. Egresos Internos..184
51. Consultar Egresos...184
52. Emitir Reporte De Cierre De Caja.184
53. Visualizar Reporte De Cierre De Caja.185
54. Inicio De Sesin Como Coordinador186
55. Inicio De Sesin Como Docente...187
17

56. Visualizar Cronograma De Actividades...188
57. Mensaje Al Administrador..188
58. Inicio De Sesin Como Estudiante...189
59. Ficha Tcnica...190
60. Cronograma De Actividades..190
61. Solicitudes.190
62. Enviar Sugerencias.190
63. Buzn De Sugerencias...191
64. Mensualidades Pendientes191




















18

INTRODUCCION

En la actualidad las tecnologas de informacin se han vuelto de uso
comn para las organizaciones, ya sean grandes, pequeas, orientadas a
maximizar ganancias u organizaciones sin fines de lucro que requieran un
control determinado, las aplicaciones permiten tener un control adecuado en
diferentes reas de la organizacin o empresa, dichas aplicaciones se
encuentran destinadas al almacenamiento de informacin primordial para las
organizaciones, tambin permiten el acceso de usuarios a informacin
precisa y necesaria para la toma de decisiones de forma eficaz, el control de
procesos dentro de las organizaciones es un factor fundamental para tener
un funcionamiento eficiente y productivo dentro de ellas, por tanto es
importante contar con sistemas automatizados seguros que brinden un apoyo
real en el cumplimiento de sus tareas diarias.

Por otra parte, la implementacin de sistemas de informacin, tambin
brinda grandes beneficios en cuanto a la gestin administrativa de una
empresa u organizacin, este punto es fundamental, debido a que de ello
depender en gran parte su desarrollo y su productividad, al tener en
funcionamiento mecanismos mediante los cuales se pueda llevar de forma
clara y precisa la administracin, se podrn reducir prdidas lo que permi tir
el crecimiento y desarrollo de la organizacin brindndole la posibilidad de
cumplir con sus metas planteadas.

La U.E.P Colegio Juan Bautista Arismendi, es una institucin
dedicada a la instruccin acadmica de nios y adolecentes, la cual va desde
la etapa pre-escolar hasta el bachillerato, en los ltimos aos debido a
diversos factores la cantidad de alumnos se ha ido incrementando de forma
19

rpida, debido a esto surge la necesidad de ampliar las instalaciones
existentes, debido a la gran cantidad de alumnos que esta institucin posee,
se requiere de una gran cantidad de docentes, aulas y personal
administrativo, esto provoca dificultades en la distribucin de la informacin
necesaria para cada uno de ellos, as como tambin dificulta el control
administrativo que esta organizacin requiere, en la actualidad todo el
sistema acadmico y administrativo es controlado de forma manual sin la
utilizacin de tecnologas de informacin para dicho fin, lo cual ha trado
consigo lentitud en las actividades diarias de la institucin e inconsistencias
en la informacin que se maneja.

Debido a esto nace la necesidad de disear un sistema que permita el
control acadmico y administrativo de una forma fcil y segura, as como
tambin debe permitir, conocer informacin necesaria para alumnos,
profesores, representantes, y personal administrativo. El diseo de esta
aplicacin permitir tener una mejor organizacin dentro de la institucin, con
el fin de conseguir una administracin eficiente que permita el crecimiento y
la calidad educativa de esta institucin.

Captulo I. Dentro de este captulo se encuentra el planteamiento del
problema, alcance y justificacin, delimitaciones, limitaciones, objetivo
general y especficos.

Captulo II. Se desarrolla el marco terico, se describen los
antecedentes de la investigacin y trminos bsicos; bases tericas
utilizadas para afrontar el problema.

20

Captulo III. En este captulo se describen todos los aspectos
relacionados con la metodologa utilizada en el proyecto de investigacin, as
como tambin el tipo de investigacin desarrollada, la poblacin y muestra, y
el diseo de la investigacin, lo cual permitir realizar la investigacin
necesaria para alcanzar los objetivos planteados y conseguir los resultados
esperados.

Captulo IV. Este captulo contiene la situacin actual del sistema que
se est utilizando en la institucin, explicando sus debilidades y problemas
para poder plantear soluciones que cumplan con estos requerimientos.

Captulo V. Se refiere al sistema propuesto, el cual es desarrollado
para darle solucin al problema existente en la institucin, en este captulo se
pueden observar pantallas de la aplicacin, diagramas y modelo entidad
relacin.












21









CAPITULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN









22

CAPITULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1 Planteamiento del problema

La unidad Educativa privada Juan Bautista Arismendi naci a finales
del ao 2002, como un pequeo Pre escolar con una cantidad reducida de
estudiantes, desde entonces ao tras ao ha presentado un crecimiento
sostenido hasta abarcar el campo de la educacin bsica y de primera y
segunda etapa diversificada, lo cual ha presentado la necesidad de
establecer una sede ms amplia, teniendo siempre como objetivo los mejores
estndares educativos. Pero si bien una nueva sede permite una expansin y
crecimiento poblacional, dicho aumento amerita nuevas estrategias para el
manejo tanto acadmico como administrativo.

A travs de la observacin se logr determinar que en la actualidad el
colegio no posee ningn sistema que permita el manejo adecuado de los
procesos, todo es llevado manualmente y no se cumplen las necesidades
que se han manifestado tras el crecimiento del plantel en estos ltimos aos.
Lo que sugiere indagar ms a fondo sobre cules son las problemticas
puntuales para as presentar una solucin ptima.

La situacin anteriormente descrita ha presentado un nuevo frente
para la institucin ya que se han empezado a presentar fallas y retardos de
todos sus procesos administrativos y acadmicos, que se han convertido en
una carga laboral. Por lo que ha surgido la pronta necesidad de establecer un
sistema de informacin automatizado, solido, flexible y seguro que agilice
23

gran parte de las tareas rutinarias y administrativas del personal del colegio.
Y que una vez establecido se volver una herramienta imprescindible.

En relacin con los Sistemas de informacin, Vega (2005) seala:

Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI)
han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A
travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos, suministran una plataforma de informacin
necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su
implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los
rivales. Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas
como la integracin y convergencia de la computacin, las
telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos, donde
sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la
informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los
mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica y
regulaciones, adems de los recursos financieros.

El autor Edgar Armando Vega Briceo, en su artculo asegura que los
Sistemas de informacin son muy importantes para la optimizacin de las
empresas ya que ayudan a mejorar la toma de decisiones y que al
implementarlos produce ventajas sobre otros semejantes, pero ms all de la
competitividad lo ms importante es optimizar todos los procesos para
disminuir la carga laboral y el tiempo de ejecucin de cada proceso.

El origen del problema viene ligado al crecimiento poblacional del
plantel educativo, en sus inicios solo se manejaban un par de secciones de
primer nivel de Pre Escolar, las cuales al ao siguiente se convirtieron en
24

segundo nivel, creando una sucesin hasta la actualidad, de la cual esa
primera seccin ha sido la pionera cada ao el colegio. Puesto que el
objetivo del plantel ha sido ir creciendo paulatinamente se procedi a
inaugurar una nueva sede que permitira su expansin, se crearon nuevas
aulas de clase, un comedor amplio, espacios de recreacin, un saln
musical, cancha de deportes, una piscina, un laboratorio de computacin,
salones audiovisuales, se colocaron cmaras en los salones, se incremento
el personal docente, administrativo, de coordinacin, de limpieza, entre otros.
Los aos siguientes marcharon con normalidad, hasta la actualidad. Donde
se han establecido nuevas estrategias y normativas de ingreso. Sin embargo,
todos estos esfuerzos por mejorar no han sido suficientes y ya se requiere
algo nuevo, ya que la idea es mantener un estndar de calidad alto, y
continuar con un ndice de crecimiento estable, conservando las secciones
que actualmente cursan, pero tambin aperturar dos secciones ms por ao.
Evidentemente la poltica de la institucin no es disminuir en poblacin, sino
mantener la que tiene actualmente y seguir creciendo, sin disminuir la calidad
de sus servicios. Es por ello que ha surgido la necesidad de implementar un
sistema de informacin Web que permita gestionar adecuadamente el
colegio.

Aunque para algunas personas quizs no parezca relevante, si no se
aplican nuevas estrategias el nivel organizacional de la unidad educativa se
ver afectado, la calidad de su servicio disminuir, se empezaran a generar
colas al momento de hacer transacciones, inscripciones, solicitudes, entre
otros. Esto daara la imagen y reputacin del plantel.


25

A continuacin se detallarn a fondo los principales problemas que
han permitido llevar a cabo este trabajo de grado:

Una situacin que se presenta es durante el proceso de inscripciones.
Las colas se vuelven interminables, ya que los representantes del ao
anterior deben llenar de nuevo todos los datos en hojas pudiendo tener una
base de datos con una ficha acumulativa que simplemente pudiese ser
actualizada anualmente. Lo mismo sucede con los representantes nuevos
que podran tan solo llenar una ficha una sola vez, y esta fuese actualizada
de manera consecutiva.

Otro dificultad que se expone es cuando se deben procesar los pagos,
ya que se llevan varios asientos, el primero es un libro auxiliar que se llena al
momento del registro, el cual al final del da es llevado a un libro diario en
paralelo con una hoja de Excel, haciendo este proceso sumamente lento y
con mucho trabajo innecesario, teniendo dificultades a veces ya que el
administrador suele olvidar mantener actualizada la lista de Excel y cuando
llegan representantes sin el control de pago se obstaculiza saber cuntas
mensualidades debe cancelar, ya que hay que dirigirse manualmente a los
libros, y revisar cual fue la ltima mensualidad que cancelo, esto vuelve el
proceso sumamente lento. La solucin es muy sencilla ya que estos tres
registros podran llevarse en uno solo y emitir un reporte al final del da.

En algunas circunstancias se presenta la necesidad de buscar la ficha
del alumno, y este proceso se hace muy lento ya que hay que hacerlo
manualmente en los expedientes. Se pueden presentar casos incluso de
emergencia por accidentes donde se necesite ubicar rpidamente el nmero
26

telefnico de los representantes, y la bsqueda se hace lenta. Todo esto se
solucionara con una base de datos.

Por otro lado, cuando comienza el ao escolar, en muchas ocasiones
se necesita un acceso rpido a la informacin de los alumnos para realizar la
planificacin escolar, como la asignacin de los maestros por seccin, la
asignacin de aulas segn el nmero de alumnos y la capacidad de la
misma, el nmero de pupitres, entre otras cosas.

Otra problemtica es que el Ministerio del Poder Popular para la
Educacin solicita anualmente un listado llamado matricula inicial, en la
actualidad la coordinacin acadmica al comienzo del ao facilita los
expedientes de cada alumno a los maestros para que estos elaboren su
matrcula de cada grado por seccin, con un lmite de alumnos establecido
por el ministerio, y una vez que terminen se la retornen de nuevo para ser
enviadas por correo electrnico a una persona que es la encargada de
subirlas al Sistema Nacional de Control de Estudio (SINACOES). Pero el
proceso se hace lento debido a que los docentes tienen poca destreza en el
uso del computador y en la carga de la informacin suelen tener errores,
tanto en nombres, como en la cedula escolar.

Este proceso podra ser automatizado simplemente estableciendo en
la poca de inscripciones el nmero de alumnos admitidos por saln en el
sistema, para que en el momento de la inscripcin se vayan llenando las
secciones de acuerdo al lmite establecido por el ministerio, ubicndolos as
de una vez en una seccin, con su maestro correspondiente. Y de este modo
cuando comience el periodo escolar el encargado simplemente ingresa en el
sistema, descarga la matricula ya lista y sin errores, pudiendo de esta
27

manera ingresarlas al SINACOES de manera fcil y rpida, evitando que los
docentes hagan trabajo innecesario y que la coordinacin tenga que sacar
los expedientes todos los aos.

Lo mismo sucede con el resumen final, que es bsicamente lo mismo
pero con los alumnos que no culminaron el periodo escolar, en este caso los
docentes tienen el mismo problema ya que muchas veces olvidan excluirlos,
colocan los nombres de manera incorrecta o la cedula. La solucin seria que
directamente el coordinador lo excluya de la base de datos al momento de su
retiro.

Adems, El ministerio de educacin exige para la carga de la
matriculas inicial y el resumen final sean vaciados en un formato
predeterminado por ellos, estos formatos con frecuencia son cambiados y el
sistema va a permitir hacerlo de acuerdo a lo que exija la ley.

Pero quizs uno de los principales problemas que han surgido es con
respecto al manejo de las finanzas, ya que al ser llevado todo manual, se
dificulta mucho manejar las estadsticas de cosas en particular, por ejemplo
si se quisiera determinar la morosidad de un alumno en particular, o la
morosidad a nivel general en un mes especifico. Los cierres a final de cada
mes, en definitiva hace falta un manejo fcil y rpido de reportes estadsticos
que permitan conocer las cifras reales en la contabilidad de la empresa, tanto
sus ingresos como sus egresos, y de esta manera poder llevar todo con
exactitud.


28

Lo anteriormente mencionado es algo determinante para la eleccin
de esta propuesta de optimizacin, ya que se ha planteado la necesidad del
propietario de poder hacer auditorias eventualmente cuando as lo requiera,
sin tener la necesidad de estar presente en el plantel, ni de recurrir al
personal administrativo, puesto que ha requerido hacer consultas y reportes
de cierre diario, semanal o mensual, determinar la mora de un mes
especifico, o cualquier tipo de filtro que desee hacer. Y por parte del personal
administrativo para ayudar a disminuir su carga de trabajo. Todo esto podra
hacerse va Internet hospedando el sistema en un servidor colocndolo en
lnea.

En resumen, se puede decir que bsicamente son estos los procesos
que se deben automatizar para conseguir el mximo provecho y
productividad de la unidad educativa, as como el correcto manejo financi ero
de la misma.

Todas estas situaciones antes mencionadas sugieren la pronta
automatizacin mediante el desarrollo de un Sistema de informacin Web
para la automatizacin de los procesos de control acadmico, gestin
administrativa, emisin de reportes y pagos de dicho plantel educativo.
Tomando en cuenta las problemticas que se han mencionado
anteriormente, y teniendo en cuenta que en la actualidad no posee ninguna
herramienta de gestin, se desarrollara un sistema completo que brindara un
mejor procesamiento de la informacin, sin errores, sin lentitud, seguro y
flexible, que agilice todos los procesos tanto acadmicos como
administrativos de la manera ms sencilla y que podr ser manejado a
distancia. Ser desarrollado en mdulos, Utilizando herramientas Web, PHP
y un servidor MySQL.
29

1.2 Formulacin del problema

La Formulacin del problema consiste en la "Reduccin del problema
a trminos concretos, explcitos, claros y precisos." (Tamayo, 1993, p. 169).
Tomando en cuenta estas palabras, se puede determinar que en la
formulacin se debe ser lo ms concreto posible para evitar cualquier tipo de
ambigedad en el trabajo de grado. Teniendo este concepto claro, se
procede a formular el problema.

Se puede solucionar la problemtica actual de gestin acadmica y
administrativa suscitada en la Unidad Educativa Privada Juan Bautista
Arismendi con el desarrollo de un Sistema de Informacin Web?
















30

1.3 Interrogantes de la Investigacin

1.3.1 Interrogante Principal

Qu procedimientos, normas y procesos deben ser tomados en
cuenta para el desarrollo del sistema automatizado que se adapte a las
necesidades de la Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi?

1.3.2 Interrogantes Secundarias

Cules son a detalle los problemas y deficiencias del sistema actual
en cuanto al manejo acadmico y administrativo de la Unidad Educativa
Privada Juan Bautista Arismendi?

Cules son las necesidades puntuales de la institucin en la
actualidad?

Qu aspecto, estructura, caractersticas, estilos y datos debe
contener el diseo del sistema propuesto para la institucin?

Qu elementos deben contener las tablas, la base de datos y la
interfaz grafica del sistema propuesto?

Cunto debe durar el periodo de pruebas y deteccin de errores del
sistema propuesto?

Qu pruebas se deben realizar para comprobar el funcionamiento
adecuado del sistema propuesto?
31

1.4 Objetivos de la investigacin

1.4.1 Objetivo General

Desarrollar un sistema de informacin Web para la administracin,
Gestin acadmica y emisin de reportes y pagos para la Unidad Educativa
Privada Juan Bautista Arismendi ubicada en Santa Teresa del Tuy, Edo
Miranda.

1.4.2 Objetivos Especficos

- Analizar a detalle la problemtica actual del manejo acadmico
y el control administrativo de la Unidad Educativa Privada Juan Bautista
Arismendi.

- Identificar las necesidades de la empresa para el desarrollo del
sistema propuesto.

- Disear el Sistema de Informacin Web y sus mdulos segn
los requerimientos de la Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi.

- Construir el Sistema de Informacin Web y sus mdulos segn
los requerimientos de la Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi.

- Ejecutar el periodo de pruebas para comprobar la funcionalidad
de los mdulos desarrollados para el sistema propuesto de l a Unidad
Educativa Privada Juan Bautista Arismendi

32

1.5 Justificacin de la investigacin

La siguiente investigacin surgi dada la necesidad de buscar
soluciones a los problemas organizacionales de la Unidad Educativa Privada
Juan Bautista Arismendi, con la finalidad de desarrollar un sistema
automatizado, tanto de gestin acadmica como de control administrativo, no
obstante tambin se ha presentado la necesidad de manejar el rea de
reportes ya que en la actualidad no se contemplan de manera fiable.

Esta investigacin es importante ya que, gracias a este sistema se
lograra automatizar procesos que en la actualidad resultan bastante lentos e
ineficientes. Por otro lado tambin hace un aporte a sus investigadores, ya
que quedara la experiencia y el conocimiento de todas las herramientas
utilizadas para el desarrollo del sistema, y todos los sustentos metodolgicos
que se utilizaron para darle vida al trabajo de grado, Pero concretamente en
nivel organizacional beneficiara a la institucin de la siguiente manera:

A los Padres y Representantes: Quienes se beneficiaran en primera
instancia de la nueva forma de registrar los pagos, pues no perdern tiempo
haciendo colas. Como una gran parte de ellos trabajan, muchas veces fuera
del municipio, se les dificulta estar en solvencia administrativa. Adems que
un gran nmero utiliza la hora de entrada y la hora de salida de sus
representados para efectuar pagos y posteriormente regresar a sus trabajos.

A los Docentes: Quienes ya no tendrn la necesidad de elaborar
manualmente la matricula inicial y el resumen final en cada periodo escolar.

33

Al personal Administrativo: El cual tendr menos carga de trabajo, con la
nueva manera de procesar pagos, realizar filtros y bsquedas de informacin
de manera rpida y segura.

Al personal de Coordinacin: Al que le resultara ms fcil realizar la
planificacin de cada ao escolar, que podr tener al da las matriculas,
manejar fichas acumulativas, evitar la incongruencia en nombres, cedulas,
informacin personal, difundir informacin y obtener preguntas o
sugerencias, entre otros.

A los estudiantes: Quienes se vern beneficiados de este nuevo sistema
para mantenerse informados de los sucesos, cronogramas, informaciones,
noticias, y que podrn a su vez realizar trmites de documentos, o
sugerencias.

A los propietarios: Los cuales podrn seguir a cabalidad todo el
funcionamiento organizacional de la institucin, conocer los ingresos y
egresos de manera ms fiable, los reportes estadsticos que ayudaran a
determinar las finanzas, entre otros.









34

1.6 Delimitacin de la investigacin

1.6.1 Delimitacin Temtica

La temtica correspondiente es en el rea de investigacin de ciencias
de la informtica, siendo ms especifico en el rea de desarrollo de un
sistema de informacin Web para el Control administrativo, gestin
acadmica, emisin de reportes y pagos de la unidad educativa privada Juan
Bautista Arismendi.

1.6.2 Delimitacin Geogrfica

El proyecto fue desarrollado en la unidad educativa privada Juan
Bautista Arismendi, ubicada en la Urb. el Habanero, al final de la calle
tamanaco, quinta nro. 24 Santa teresa del Tuy, edo. Miranda - Venezuela

1.6.4 Delimitacin Temporal
El tiempo para el levantamiento de informacin, diseo, desarrollo y
pruebas del sistema de informacin Web fue de 8 Meses, comprendidos
desde Marzo 2011 hasta Noviembre 2011.








35

1.7 Limitaciones

No se presentaron limitaciones a lo largo de la investigacin ya que la
unidad educativa privada Juan Bautista Arismendi proporciono todos los
datos necesarios para el desarrollo del sistema para que fuera adaptado
exclusivamente a los requerimientos y necesidades de la institucin.

Con respecto a la parte econmica tampoco se presentaron
inconvenientes ya que la investigacin no requera grandes costos y las
herramientas de Hardware y Software necesarias para el desarrollo del
sistema pertenecen a los investigadores.

















36














CAPITULO II: MARCO TEORICO














37

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1 Antecedentes de la Investigacin

Los estudios previos que tienen relacin con el presente trabajo de
investigacin son los siguientes:

Ramn Antonio Valera Aranguren (2010) realizo una investigacin titulada:
ARQUITECTURA DE SOFTWARE PARA AUTOMATIZAR LOS
REGISTROS ACADEMICOS EN LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO.

El sistema se desarrollo debido a la necesidad que exista en la UCLA
de poseer un sistema automatizado que permita tener un mejor control en los
registros acadmicos, esto fue debido a que el sistema que se estaba
utilizando anteriormente estaba basado en equipos obsoletos y fue
desarrollado sin ninguna base documental por el mismo personal de la
unidad, esto trajo como consecuencia dificultades para implementar procesos
de control, auditoria e integracin, de igual forma no se poda garantizar la
integridad de los datos contenidos en dicho sistema. Es por ello que nace la
necesidad de desarrollar un sistema que permita mejorar los problemas
existentes, este proyecto favorece a toda la comunidad estudiantil de la
UCLA, y a su vez al personal docente administrativo ya que la informacin
estar disponible para todos lo cual facilitara la toma de decisiones en esta
rea.
38

Esta investigacin se toma como antecedente debido a que posee
informacin sobre la automatizacin de registros acadmicos, lo cual le
brinda un aporte directo a esta investigacin ya que sirve como ejemplo en el
control de los registros acadmicos.

Pereira y Sifontes, (1998) realizaron una investigacin que lleva por
ttulo: "DESARROLLO DE LA INTRANET INFORMTICA UNE, SISTEMA
ACADMICO AUTOMATIZADO UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
(SAAUNE) Y MOTOR DE BSQUEDA".

Este proyecto realizado en la Universidad Nueva Esparta (UNE), nace
debido a necesidades que existan en los diferentes organismos dentro de la
universidad los cuales se encargan de realizar diferentes funciones, algunos
de estos organismos son: Centro De Tecnologa, Biblioteca Virtual, UNE
Empresas, Control De Estudios, entre otros.

Dentro de la institucin se haba notado un alto ndice de
desinformacin en diferentes temas por parte de los alumnos, en muchos
casos se desconoca la estructura organizacional de la universidad as como
tambin de las personas encargadas de la direccin de cada uno de los
organismos existentes dentro de la misma, por tanto cuando los estudiantes
tenan alguna duda o idea no saban a dnde dirigirse, esta situacin en
muchos casos llevaba a que no se aprovecharan los servicios existentes
dentro de la universidad.

Por otra parte, la rotacin del personal dentro de la UNE es algo
frecuente, esto trae como consecuencia que el personal administrativo, no
conozca en su totalidad los procedimientos que se deben aplicar para el
39

desempeo de sus labores. Otro punto importante era la distribucin de
informacin para las actividades extra acadmicas, que en muchos casos no
llegaba a los estudiantes interesados.

Estos problemas dentro de la universidad, llevaron al desarrollo de
este proyecto, se toma como antecedente de la presente investigacin
debido a la similitud de los casos y los problemas que existen en la UEP
Juan Bautista Arismendi, tambin es importante ya que brinda informacin
sobre la automatizacin de procesos acadmicos y del sistema de
informacin.

De Pontes y Rivodo (2011), desarrollaron una investigacin que tiene
por ttulo: Desarrollo de un sistema de informacin web para el registro
de la gestin administrativa, control de comisiones, presupuestos y
gestin de reportes estadsticos. Empresa: CEPHEI, C.A..

Esta empresa, es una compaa distribuidora e importadora de
materiales de Osteosntesis, que opera en todo el territorio nacional, se
encuentra encargada de brindar servicios en el rea quirrgica, esta empresa
abarca dentro de su trabajo tanto a pacientes as como tambin a mdicos,
clnicas, hospitales, entre otros. Esta empresa es de gran importancia ya que
brinda apoyo a especialistas en el rea de Traumatologa.

Sin embargo en la actualidad dicha empresa presentaba diferentes
problemas entre los cuales se encuentran: el incumplimiento de las
expectativas para el manejo de la informacin, no se adapta a las
necesidades provenientes de los nuevos sistemas de informacin, deficiencia
40

en el manejo de los procesos debido a que se realizan en forma manual, no
existe un soporte de los datos, entre otros.

Todos estos problemas existentes, llevaron al desarrollo de un sistema
de informacin que ayude a mejorar los procesos dentro de la empresa, este
sistema ayudara a la organizacin y disposicin efectiva de la informacin lo
que traera como consecuencia facilidad a la hora de acceder a la
informacin y por tanto facilitar la toma de decisiones de la empresa
hacindola ms eficiente y eficaz.

Se toma como antecedente debido a que brinda importante
informacin sobre los sistemas de informacin actuales, su estructura, y otros
aspectos que son necesarios para el desarrollo del presente proyecto.










41

2.2 Bases Tericas
2.2.1 Sistema De Informacin.

Pea (2006) define los sistemas de informacin como:

Un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de
prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin,
para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo en
la toma de decisiones y desarrollo de acciones.

Sin embargo existen otros autores como Peralta (2008) que define los
sistemas de informacin como Un conjunto de elementos que interactan
entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Peralta (2008), "Todo sistema de informacin realiza cuatro
actividades bsicas que son: entrada de la informacin, almacenamiento de
la informacin, procesamiento de la informacin y salida de informacin".

Entrada de Informacin: Representa el proceso a travs del cual un
Sistema de Informacin adquiere los datos necesarios para procesar la
informacin, existen dos tipos de entradas, las manuales que son aquellas
que proporcionan informacin de forma directa por el usuario y las
automticas que se basan en datos o informacin que son proporcionados
por otros sistemas de informacin o mdulos de los mismos. En el presente
proyecto se utilizaran entradas manuales y se recaudara la informacin a
travs del usuario.


42


Almacenamiento De Informacin: En esta etapa se realiza uno de
los pasos ms importantes del proceso ya que se guarda de forma segura
todos los datos e informacin que fue previamente recopilada, para
posteriormente ser procesada, dicha informacin es almacenada en unidades
como: discos duros, discos flexibles entre otros.

Procesamiento De Informacin: En esta etapa se puede efectuar la
manipulacin de todos los datos previamente adquiridos y almacenados, esta
informacin se debe analizar con la finalidad de transformar todos los datos
obtenidos en informacin clara que pueda ayudar en la toma de decisiones y
de esta forma obtener los resultados esperados. Tambin se puede utilizar la
informacin depende sea el caso para generar balances del funcionamiento
de la organizacin.

Salida De Informacin: Es la ltima etapa del proceso donde el
sistema de informacin genera los resultados luego del anlisis de los datos
la formacin obtenida facilitara la toma de decisiones, existen salidas de
informacin que pueden ser a su vez entradas de otro sistema de
informacin.

2.2.2 Gestin Administrativa En Las Instituciones Educativas.

En la actualidad, las instituciones educativas son base fundamental en
la sociedad moderna, a travs de ellas se brinda una serie de conocimientos
tericos y prcticos, los cuales son bsicos en la vida de cualquier ser
humano en la actualidad. En Venezuela al igual que en el resto de los pases
43

del mundo existen instituciones educativas que pueden ser tanto pblicas
como privadas.

Ramrez, (2002), se refiere a las instituciones educativas y destaca lo
siguiente:

En el caso de las instituciones educativas el producto es el fruto
inmediato de la inteligencia humana y la institucin educativa un ente
considerado Empresa De Servicios. Por ello, grficamente podemos
representar la conceptualizacin de una institucin educativa como
empresa. (p, 14).

Figura N1. Esquema Conceptual de la Empresa.




44

2.2.3 Sistemas Administrativos.

Segn Bracho y Escalona (2006), dice sobre el Sistema
Administrativo lo siguiente:

Es una estructura de relaciones formales que implica la definicin del
flujo de informacin, el diseo del soporte de los datos y la descripcin
de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y
procedimiento. Dada la interrelacin entre las operaciones de la
organizacin, se requiere normalizar el tratamiento de la informacin
de manera que el mismo presente un proceso de integracin anlogo
al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

Los sistemas administrativos fueron uno de los primeros sistemas en
desarrollarse debido a que las computadoras fueron creadas en parte con
ese destino, en la actualidad su uso es masivo, casi todas las empresas del
mundo poseen sistemas administrativos debido a las ventajas que brinda,
entre las cuales se encuentra la organizacin punto fundamental dentro de
cualquier empresa, estos sistemas brindan apoyo a todas las dems reas
existentes dentro de una organizacin.









45

2.2.4 Sistema Operativo.

OBrien (2006) define un sistema operativo como:
Un sistema Operativo es un programa o conjunto de programas de
computadora destinado a permitir una gestin eficaz de sus recursos.
Comienza a trabajar cuando se enciende el computador, y gestiona
el hardware de la maquina desde los niveles ms bsicos,
permitiendo tambin la interaccin con el usuario. Un sistema
operativo se puede encontrar en la mayora de los aparatos
electrnicos que utilicen microprocesadores para funcionar, ya que
gracias a stos podemos entender la mquina y que sta cumpla con
sus funciones (reproductores de DVD, telfonos mviles, autoradios,
y computadoras). (p. 7)
Los sistemas operativos son de gran importancia ya que brindan
facilidad para el uso de las computadoras, administrando todos sus recursos
de hardware y sus procesos, de esta forma brindan herramientas que
facilitan las tareas de los usuarios.
El sistema operativo es el encargado de dirigir los procesos cada vez
que se ejecuta un programa de usuario, de acuerdo a esto el sistema
operativo funciona como un intermediario entre el hardware del sistema y los
programas que se ejecutan en la misma.
Procesos Y Funciones Que Realiza Un Sistema Operativo.
El sistema operativo tiene como prioridad cumplir por lo menos con
cinco funciones bsicas que son: suministrar una interfaz grafica al usuario,
administrar los recursos, administrar los archivos, administrar las tareas y el
servicio de soporte.
46

Interfaz Grafica: Se encarga de establecer una comunicacin sencilla
con el sistema para poder realizar la carga de programas, el acceso a los
archivos, entre otros. Existen varios tipos de interfaces las cuales son: a
travs del uso de comandos, a travs del uso de mens y las interfaces
graficas de usuario.
Administracin De Recursos: Se encarga de manejar los recursos
de hardware y de redes, entre ellos se encuentran el manejo de los
perifricos de entrada y salida, memoria, dispositivos de almacenamiento y el
CPU.
Administracin De Archivos: El sistema contiene programas de
administracin de archivos el cual permite la creacin, modificacin y borrado
de los mismos, a su vez se encarga de guardar la ubicacin de los mismos
en el disco duro o en cualquier dispositivo de almacenamiento secundario.
Administracin De Tareas: Un sistema operativo contiene programas
de administracin de tareas los cuales se encargan de controlar cuales son
las reas que tienen acceso al CPU y durante cunto tiempo, de igual forma
pueden administrar una parte determinada del CPU a una tarea especfica, a
su vez pueden interrumpirlo y sustituir una tarea por otra que sea de una
mayor prioridad para el usuario.
Servicio De Soporte: Los servicios de soporte pueden variar acorde a
sistema operativo y por quien fue desarrollado, sin embargo en lneas
generales dichos servicios pueden consistir en: mejoras en cuanto a la
seguridad, actualizacin de versiones, introduccin de nuevas utilidades o
interfaces graficas, controladores que permitan el manejo de nuevos
perifricos entre otros.
47

2.2.5 Lenguaje De Programacin.
Un lenguaje de programacin es aquel que consta de un conjunto de
smbolos y de reglas semnticas y sintcticas, que conforman su estructura
y definen el significado de sus elementos y expresiones, las cuales
posteriormente sern utilizadas para controlar el comportamiento lgico y
fsico de una maquina.
Es importante tener en cuenta tres elementos bsicos que existen
dentro de todos los lenguajes de programacin los cuales son:
Lxico: se refiere a los smbolos que estn permitidos dentro del
lenguaje es decir su vocabulario.
Sintaxis: est referido a las reglas que indican cmo se debe realizar
las construcciones del lenguaje de programacin.
Semntica: son las reglas que permiten darle el significado especfico
a cada construccin del lenguaje de programacin.
Clasificacin De Los Lenguajes De Programacin.
En la actualidad existen muchos lenguajes de programacin sin
embargo se pueden clasificar de forma general siguiendo tres criterios
bsicos los cuales son: segn el nivel de abstraccin, segn la forma de
ejecucin y segn el paradigma de programacin que posea.
Segn El Nivel De Abstraccin: Los lenguajes de programacin
pueden clasificarse de acuerdo a su similitud con el lenguaje de maquina o
binario, esto es conocido como el nivel de lenguaje, mientras ms semejante
48

sea con el lenguaje de maquina o binario su nivel ser inferior y mientras sea
menos semejante ser de un mayor nivel.

Lenguaje De Bajo Nivel.

Los lenguajes de bajo nivel se encuentran escritos en cdigo
directamente legible por la maquina, una caracterstica que tienen dichos
lenguajes es que son dependientes de la maquina lo cual produce que el
programa que se realiza con este lenguaje no se pueda migrar o ser utilizado
por otras maquinas. Sin embargo estos programas se encuentran diseados
de acuerdo al hardware existente y de esta forma se aprovecha de forma
eficaz.

Los lenguajes de bajo nivel poseen gran dificultad para ser manejados
y para poder entender los programas que se desarrollan en ellos, por lo que
requieren una mayor cantidad de tiempo para entenderlos y poder
manejarlos adecuadamente.

Lenguajes De Alto Nivel.

Los lenguajes de alto nivel poseen una caracterstica que permite
diferenciarlos rpidamente, estos lenguajes se caracterizan por expresar los
algoritmos de una forma adecuada a la capacidad cognitiva humana, es decir
que puedan ser entendidos fcilmente, esto crea una diferencia muy
marcada con respecto a los lenguajes de bajo nivel debido a que estos
requieren un mayor conocimiento.

49

Estos lenguajes de alto nivel fueron creados con la intencin de que el
usuario pudiera solucionar problemas sencillos en el procesamiento de datos
de una forma sencilla y rpida.

Segn La Forma De Ejecucin.

Actualmente los procesadores que utilizan las computadoras tienen la
capacidad de comprender y actuar segn lo dictan programas, los programas
escritos en un lenguaje de alto nivel se pueden ejecutar de dos formas
diferentes estas son:

Lenguajes Compilados: Antes de ser utilizada cualquier aplicacin,
se debe utilizar un compilador el cual se encuentra encargado de traducir el
cdigo fuente al programa equivalente escrito en cdigo binario, este
programa binario se convierte en un programa ejecutable y es el nico
necesario para su funcionamiento.

Lenguajes Interpretados: Este tipo de lenguajes utiliza un traductor
que es conocido como intrprete, cada vez que se usa el programa el
interprete se encarga de traducir las instrucciones determinadas en el cdigo
fuente a cdigo binario acorde vayan siendo utilizadas, este lenguaje se
caracteriza debido a que es necesario para el funcionamiento del programa
disponer del cdigo fuente y del intrprete.

Segn El Paradigma De Programacin.

Un paradigma de programacin se encarga de representar una
filosofa particular para la construccin del software, sin embargo se puede
50

encontrar diferentes enfoques para el desarrollo de una aplicacin lo cual se
conoce como una programacin que posee mltiples paradigmas.

Entre los paradigmas de programacin ms destacados se
encuentran:

Algortmico, Imperativo o Por Procedimientos.
Predicativo o Declarativo.
Lgico.
Funcional.
Orientado A Objetos.

2.2.6 PHP.

Cobo y Gmez (2005) definen el lenguaje de programacin PHP de
la siguiente manera:

PHP es un lenguaje interpretado del lado del servidor que se
caracteriza por su potencia, versatilidad, robustez y modularidad.
Los programas escritos en PHP son embebidos directamente en el
cdigo HTML y ejecutados por el servidor web a travs de un
intrprete antes de transferir al cliente que lo ha solicitado un
resultado en forma de HTML puro (p. 99).

Dichos autores tambin describen que PHP es un lenguaje que
sigue la corriente open source, por lo tanto el intrprete al igual que su cdigo
fuente se encuentra totalmente accesible de forma gratuita en la red.

51

Esta tecnologa flexible que posee PHP resulta fcil de aprender
para programadores que se encuentren familiarizados con lenguajes como
Java, Perl C, debido a que poseen bastantes similitudes en cuanto a su
sintaxis. PHP es un lenguaje donde sus programas funcionan de una forma
igual en diferentes plataformas, esto se debe a que puede trabajar en la
mayora de servidores web y a que se encuentra preparado para interactuar
de forma eficaz con ms de veinte tipos de bases de datos.

El lenguaje PHP es un lenguaje amplio que en la actualidad cuanta
con funciones que son realmente tiles para solucionar una amplia serie de
necesidades, entre las funciones que ms destacan Cobo y Gmez (2005) se
encuentran:

Funciones de correo electrnico que pueden ser utilizadas para
programar completos sistemas de correo electrnico va web.
Funciones de administracin y gestin de bases de datos especificas
para la mayora de gestores comerciales.
Funciones de directorios y ficheros, incluso cuando se trate de
transferencias mediante FTP.
Funciones de tratamientos de imgenes as como la inclusin de
libreras de funciones graficas.
Funciones para la generacin de documentos PDF.

Son Innumerables las ventajas que brinda esta herramienta en la
actualidad, gracias a su cantidad de funciones y su versatilidad ya no solo es
utilizada para crear pginas web dinmicas sino que tambin puede ser
utilizada para satisfacer necesidades en otras reas.

52

2.2.7 MySQL.

Thibaud (2006) define MySQL de la siguiente forma:

Es un sistema de bases de datos relacionales (SGBDR) rpido,
robusto, y fcil de usar. Se adapta bien a la administracin de
datos en un entorno de red, especialmente en arquitecturas
cliente/servidor. Se proporciona con muchas herramientas y es
compatible con muchos lenguajes de programacin. Es el ms
clebre SGBDR del mundo Open Source, en particular gracias a
su compatibilidad con el servidor de pginas web Apache y el
lenguaje de pginas web dinmicas PHP (p. 6).

El SGBDR MySQL, en la actualidad permite almacenar informacin
de forma organizada y segura, adems de eso permite visualizarla de forma
rpida y sencilla, es un sistema robusto que permite una gran cantidad de
funciones y caractersticas que lo vuelven muy eficiente como lo describe el
autor Thibaud (2006) entre las cuales se destacan:

Es capaz de soportar muchos tipos de columnas de tipos numrico,
fecha y hora, cadena de texto, columnas de gran tamao (binario).
Dispone de un potente sistema de usuarios y sus respectivos
privilegios.
Es capaz de administrar bases de datos que constan de gran tamao,
en la actualidad algunas empresas utilizan MySQL y manejan bases
de datos que contienen unas sesenta mil (60.000) tablas y hasta unos
cinco mil millones de (5.000.000.000) registros.
53

Es posible la instalacin de varias instancias de servidor MySQL.
Cada una de las instancias funciona de forma independiente
gestionando sus propias bases de datos.

2.2.8 Servidor Apache.

Mohammed J. Kabir (2003) destaca que el servidor HTTP Apache
posee grandes caractersticas las cuales describe a continuacin:

Una de las caractersticas ms importantes de Apache es que se
utiliza en todas las plataformas. En principio solo funcionaba en
los servidores Web Unix pero la situacin cambio. En la actualidad
Apache no solo funciona en todas las versiones de Unix sino
tambin en Windows, Macintosh, entre otros (p. 27).

Este servidor es de cdigo abierto lo que brinda grandes ventajas en
cuanto a soporte se refiere, en la actualidad es uno de los ms utilizados a
nivel mundial debido a que funciona en diferentes plataformas.

2.2.9 Base De Datos.

Las bases de datos en la actualidad son de gran importancia para
cualquier organizacin, estas permiten almacenar los datos de una empresa
de forma ordenada y segura. El autor Date (2001) define la misma de la
siguiente manera:

Un sistema de bases de datos es bsicamente un sistema
computarizado para llevar registros, es posible considerar a la propia
base de datos como una especie de armario electrnico para archivar;
54

es decir, es un depsito o contenedor de una coleccin de archivos de
datos computarizados. Los usuarios del sistema pueden realizar una
variedad de operaciones sobre dichos archivos por ejemplo: agregar
nuevos archivos vacios a la base de datos, insertar datos dentro de los
archivos existentes, recuperar datos de los archivos existentes,
modificar datos en archivos existentes, eliminar datos de los archivos
existentes, eliminar archivos existentes de la base de datos. Es decir,
es un sistema computarizado cuya finalidad general es almacenar
informacin y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa
informacin con base en peticiones. (p. 2-5).

Por otra parte Rob y Coronel (2003) destaca la importancia del
diseo que debe tener una base de datos y dice lo siguiente:

En una base de datos bien diseada facilita la administracin de datos
y se convierte en un valioso generador de informacin; mientras una
que este mal diseada probablemente se convertir en tierra de cultivo
de datos redundantes, es decir, datos innecesariamente duplicados. En
muchas ocasiones son los causantes de errores de informacin
difciles de rastrear. Una base de datos mal diseada tiende a generar
errores que probablemente conduzcan a malas decisiones, pero con el
tiempo puede ser autocorregible, las organizaciones con bases de
datos mal diseadas a menudo fallan porque sus gerentes no acceden
a informacin oportuna (o incluso correcta), lo cual conduce a tratar de
eliminar esta base mal diseada (p. 9).





55

Diseo Y Modelado De Una Base De Datos.

Un sistema de base de datos permite utilizar los datos de formas
ms complejas, debe estar diseada para utilizar todos los recursos
disponibles. Las estructuras creadas dentro de una base de datos y las
relaciones entre ellas, cumplen una funcin de gran importancia ya que
miden y definen la efectividad del sistema de base de datos. El diseo puede
simplificarse a travs de la utilizacin de modelos, estos modelos se tratan de
abstracciones simplificadas de eventos y condiciones del mundo real, estas
abstracciones permiten explorar las caractersticas entre las entidades y las
relaciones que se crean entre ellas.

Modelos De Bases De Datos.

Un modelo de base de datos se puede definir como un conjunto de
ideas lgicas que se utilizan para realizar una representacin de una
estructura de datos y las relaciones que ella posee dentro de la base de
datos. Segn los autores Rob y Coronel (2003), se pueden agrupar en dos
categoras principales, estos son: el modelo conceptual y el modelo de
ejecucin.

Modelo Conceptual: se encuentra enfocado en la representacin
lgica de los datos, este modelo se considera comprometido con lo que
representara en la base de datos, este modelo incluye los modelos Entidad-
Relacin, y el modelo orientado a objetos.

Modelo De Ejecucin: este modelo hace nfasis en cmo estn
representados en la base de datos o en cmo se ejecutan las estructuras de
56

datos para representar los que esta modelado. Los modelos de ejecucin
incluyen los modelos de base de datos jerrquico, el de base de datos de
red, entre otros.

Conformacin Del Sistema De Base De Datos.

Rob y Coronel (2003) describen como se encuentra constituida la
estructura de un sistema de base de datos desde un punto de vista de
administracin general, el sistema de base de datos se encuentra compuesto
por cinco partes principales, estas son: hardware, software, personas,
procedimientos y datos.

Hardware: es todo lo que se refiere a dispositivos fsicos del
sistema, el hardware principal del sistema de base de datos es la
computadora, la cual podra ser de bajo o alto nivel en cuanto a
procesamiento se refiere, de igual forma se encuentran incluidos todos los
perifricos de la computadora, es decir dispositivos de entrada y salida.
Dentro de este aspecto tambin se encuentra incluido las redes de datos, las
cuales permiten tener acceso a la base de datos de una forma remota.

Software: se refiere al conjunto de aplicaciones necesarias dentro
del sistema de base de datos para que funcione correctamente, son
necesarios tres tipos de software para asegurar el buen funcionamiento de la
base de datos, estos son: software del sistema operativo, software de
SGBDR y programas de aplicacin y utilera.

57

Personas: este componente se encuentra constituido por todos los
usuarios del sistema de base de datos, los usuarios del sistema se
encuentran clasificados en cinco tipos, los cuales son:

Administradores de sistema: supervisan las operaciones de
forma general del sistema de base de datos.
Administradores de base de datos: se encargan de
administrar el sistema y garantizar que la bese de datos se
encuentre funcionando de forma correcta.
Diseadores de base de datos: estn destinados al diseo
apropiado del sistema de base de datos, para evitar la
redundancia de datos y otras deficiencias con la finalidad de
obtener un sistema de base de datos lo ms til, eficaz y
eficiente que sea posible.
Analistas del sistema y programadores: se encuentran
encargados del diseo y ejecucin de los programas de
aplicacin, es decir crean filtro de entrada de datos y
procedimientos a travs de los cuales podrn tener acceso a la
informacin los usuarios finales.
Usuarios Finales: son aquellas personas que utilizan los
programas de aplicacin para realizar las tareas diarias de la
organizacin.

Procedimientos: se refiere a los procedimientos y normas que
definen el uso y el diseo del sistema de base de datos, los procedimientos
son importantes y deben tenerse siempre en cuenta debido a que
desempean un rol crucial dentro de las compaas ya que hacen cumplir los
estndares del negocio de la organizacin y con los clientes.
58


Datos: se entiende por datos el conjunto de hechos guardados en la
base de datos, son considerados el componente esencial de cualquier base
de datos ya que son la materia prima para general la informacin para la
organizacin, definir de la forma en la que sern introducidos y organizados
es responsabilidad del diseador de la base de datos.

2.2.10 Metodologa RUP.

El Proceso Racional Unificado (RUP), puede definirse como un
proceso que permite el desarrollo de software que va de la mano con el
Lenguaje Unificado De Modelado (UML), en la actualidad es la metodologa
mas general y utilizada para el anlisis, documentacin de sistemas e
implementacin de software. RUP, ha logrado convertirse en uno de los
mtodos ms utilizados, esto se debe a que es un conjunto de metodologas
que pueden adaptarse al contexto y las necesidades de cada organizacin.

En el caso de la presente investigacin esta metodologa, permite
desarrollar el software de una forma estructurada siguiendo un conjunto de
tcnicas y procedimientos especficos, adaptables a las necesidades de la
misma, por lo cual se realiza de una forma ms efectiva y organizada,
permitiendo as lograr los objetivos propuestos.

Es importante dentro de un proceso de desarrollo, tener en cuenta que
es una labor de mediano a largo plazo, y que es necesario que el equipo se
adapte a este proceso que posteriormente ser retribuido con buenos
resultados, es importante no ajustarse a dicho proceso de forma total, sino
mas bien adaptarlo a las necesidades de cada proyecto.
59

El ciclo de vida de RUP, es una implementacin de desarrollo definida
en espiral, esto se debe a que sus elementos se encuentran ensamblados de
forma semi-ordenada, el ciclo de vida se encarga de organizar las tareas en
fases e iteraciones.

Una iteracin puede definirse como un ciclo de desarrollo completo, el
cual da como resultado final un producto ejecutable, bien sea interno o
externo.
El ciclo de vida posee dos disciplinas:

Disciplina de Procesos
Modelado de Negocios: Se refiere a las necesidades del negocio.
Requerimientos: Trasladando las necesidades del negocio a un
sistema automatizado.
Anlisis y Diseo: Trasladando los requerimientos dentro de la
arquitectura de software.
Implementacin: Creando software que se ajuste a la arquitectura y
que tenga el comportamiento deseado.
Pruebas: Asegurndose que el comportamiento requerido es el
correcto y que todo lo solicitado est presente.
Disciplina de Soporte
Configuracin y administracin del cambio: Guardando todas las
versiones del proyecto.
Administrando el proyecto: Administrando horarios y recursos.
Ambiente: Administrando el ambiente de desarrollo.
Distribucin: Hacer todo lo necesario para la salida del proyecto
60

Esta metodologa, tambin posee varios elementos que son de gran
importancia para el desarrollo del proyecto, estos elementos son:
Actividades: Son los procesos que se determinan en cada iteracin.
Trabajadores: Son aquellas personas o entes que se encuentren
involucrados en cada uno de los procesos.
Artefactos: En este caso se conoce como artefacto a varios
elementos que pueden ser: un modelo, un elemento de modelo o un
documento.
El uso de los artefactos dentro de esta metodologa se hace necesario
en cada ciclo de iteracin, debido a esta caracterstica en la actualidad es
esta metodologa una de las ms utilizadas en el desarrollo de software
RUP, divide el proceso de desarrollo en cuatro fases, en las cuales se
realizan diferentes iteraciones en nmero variable, acorde al proyecto en las
cuales se aplica una mayor o menor atencin en las diferentes actividades a
realizar. Estas fases son: Inicio, Elaboracin, Construccin y Transicin.

Inicio: Dentro de esta fase las iteraciones se enfocan en las
actividades de modelado del negocio, los requisitos del sistema y sus
especificaciones y el alcance del proyecto. Tambin en esta fase se tienen
en cuenta el documento visin.

Elaboracin: esta fase en conjunto con la fase de inicio se encuentra
enfocada, a la comprensin del problema y la tecnologa, la delimitacin del
proyecto y el establecimiento de la lnea base de la arquitectura que tendr
61

dicho proyecto. Tambin se realiza el anlisis y el diseo del sistema, a su
vez se utiliza el artefacto diagramas de caso de uso.

Construccin: en esta fase, se realiza la formacin del sistema, a
travs de diferentes iteraciones, en esta etapa se tienen en cuenta un
elemento llamado documento arquitectura, este documento trabaja con vistas
entre las cuales se encuentran:

Vista Lgica:
Modelo Entidad-Relacin
Diagrama de Clases
Vista Conceptual:
Modelo de dominio
Mapa de comportamiento a nivel de hardware.
Vista de Implementacin:
Diagrama de Colaboracin.
Diagrama de Secuencia.
Diagrama de Estados.
Transicin: se garantiza que el producto obtenido se encuentra
preparado para su entrega a los usuarios finales.

Beneficios De La Metodologa RUP.
Es importante tener en cuenta que a travs de la utilizacin de esta
metodologa en el desarrollo de sistemas, se obtienen grandes beneficios.
Esta metodologa permite:

62

Desarrollar aplicaciones de las que se pueda obtener el mximo
provecho de las nuevas tecnologas, mejor rendimiento, mejor calidad,
la reutilizacin y la seguridad.
Desarrollar aplicaciones de software que cumplan con todas las
necesidades planteadas por los usuarios donde se conozca
previamente un estimado del tiempo y costo.
Vuelve ms productivo al equipo de trabajo.
Brinda diversa documentacin como por ejemplo: guas para el
modelado de negocios, arquitectura Web y pruebas.
Funciona de una forma adecuada para proyectos de innovacin.
Es fcil seguir los pasos necesarios para el correcto desarrollo del
software.
El cliente puede interactuar con el equipo de desarrollo a travs de
reuniones.
Sus procedimientos se pueden adaptar a las necesidades de cada uno
de los proyectos.

2.2.11 Lenguaje Unificado de Modelado (UML).

Fowler y Scott (1999), se refieren a UML de la siguiente forma:

El Lenguaje Unificado De Modelado o UML, es el sucesor de la oleada
de mtodos de anlisis y diseo orientados a objetos, que surgi a
finales de la dcada de 1980 y a principios de la siguiente. El UML
unifica, los mtodos de Booch, Rumbaugh (OMT) y Jacobson, pero su
alcance llegara a ser mucho ms amplio. (p. 7).

63

El Lenguaje Unificado de Modelado (UML), es un lenguaje que permite
el modelado de sistemas de software, que puede ser utilizado para visualizar,
especificar, construir y documentar los artefactos involucrados en un sistema.
UML no se considera un modelo que brinde los pasos sistemticos para el
desarrollo del software sino que es una herramienta que permite documentar
y especificar los elementos creados mediante un lenguaje describiendo
modelos.

Los sistemas que son desarrollados utilizando UML contienen una
gran cantidad de actividades las cuales a su vez cuentan con un grupo de
sub actividades que deben ser realizadas en secuencia acorde a cada
proyecto, las mismas pueden cambiar segn el tipo de proyecto a desarrollar,
pero el fin es obtener el desarrollo del sistema y los objetivos planteados de
una forma satisfactoria.

Diagramas UML.

En el desarrollo del software es importante contar con herramientas
que permitan expresar el desarrollo del sistema, uno de las herramientas
utilizadas son los modelos los cuales permiten obtener una visin general
del sistema que se est planteando y permite describir las caractersticas
ms importantes de cada sistema sin importar cual sea el caso de estudio.

Dentro del UML es importante la utilizacin de diagramas que brinden
una representacin grafica de los elementos existentes en el desarrollo del
software, sin embargo existen varios tipos de diagramas que tienen como
objetivo brindar una vista desde diferentes ngulos del sistema. Estos
diagramas son:
64

Diagrama de Objetos: Representa una serie de objetos y sus
diferentes relaciones.

Diagrama de Casos de Uso: este diagrama permite conocer las
actividades necesarias para llevar a cabo algn proceso y obtener el
resultado esperado.

Diagramas de Comportamiento: dentro de estos diagramas se
encuentran tres diagramas que son:

Diagrama de Actividades: modela el comportamiento a travs de los
flujos de actividades.
Diagrama de Estados: se encarga de modelar el comportamiento del
sistema segn los eventos.
Diagramas de Interaccin: los diagramas de interaccin se
encuentran divididos en dos tipos los cuales son:
o Diagrama de Secuencia: este diagrama se utiliza para modelar
la interaccin entre un conjunto de objetos a travs del tiempo y
los mensajes intercambiados..
o Diagrama de Colaboracin: este diagrama tambin muestra
la interaccin entre los objetos, pero resalta la organizacin
estructural de los mismos.





65

Diagramas De Implementacin: los diagramas de implementacin se
dividen en:

Diagrama de Componentes: representa la organizacin y las
dependencias entre los componentes existentes.
Diagrama de Despliegue: este diagrama se encarga de
representar los dispositivos que se encuentran en un sistema y
como se encuentran distribuidos.

2.2.12 Metodologa De Desarrollo XP (Programacin Extrema).

La metodologa XP (Programacin Extrema), fue presentada por Kent
Beck, teniendo como idea principal identificar las actividades difciles y fciles
del desarrollo, as como tambin la bsqueda de un desarrollo de software de
forma gil, basada en cumplir los deseos y necesidades del cliente. Esta
metodologa presenta a su vez diferentes valores entre los que se
encuentran, la comunicacin, la simplicidad, la retroalimentacin, la valenta y
el respeto.

Sin embargo una de las caractersticas fundamentales de XP y la cual
se ha debido su uso masivo en los ltimos aos es su flexibilidad para
realizar cambios durante el proyecto, este aspecto es fundamental debido a
que se pueden solucionar fallas o problemas que puedan presentarse
durante el desarrollo del mismo, de igual forma esta metodologa hace
nfasis, en la realizacin de pruebas que permitan ver fallas en el desarrollo
de la aplicacin as como tambin en su implementacin haciendo de ella
una metodologa efectiva para el cumplimiento de los objetivos del cliente.
66

Kent Beck divide esta metodologa en cuatro fases fundamentales que se
describen a continuacin:

Fase I Planificacin.

En esta primera etapa, se realiza un anlisis acerca de los procesos
que realiza la organizacin y como los realiza, de igual forma se determina el
alcance que debe tener el proyecto, los objetivos que debe cumplir, los
requerimientos y el tiempo con el contara y necesitara el desarrollo del
proyecto. De igual forma otro punto importante es analizar la viabilidad que
pueda tener dicho proyecto dentro de la organizacin. En esta etapa es
importante tener en cuenta los posibles problemas que el desarrollo del
proyecto pueda presentar.

Durante esta etapa se procura el levantamiento de la mayor cantidad
de informacin que sea posible, ya que a partir de all se podr entender de
una manera ms amplia las necesidades del cliente as como tambin cada
uno de los aspectos que la aplicacin debe cumplir, teniendo desde muy
temprano los objetivos con los cuales se debe cumplir.

Dentro de esta etapa existen aspectos y pasos fundamentales que
brindan facilidad para el levantamiento de informacin entre los cuales se
encuentran:

Historias de usuario: Se encuentra referido al primer paso de la
metodologa XP, el cual se basa en la descripcin escrita por el cliente en un
lenguaje no tcnico de las necesidades que debe satisfacer la aplicacin,
este paso permitir aprovechar de una mejor forma los tiempos de desarrollo
67

determinando las prioridades del sistema, a su vez es de gran importancia en
la fase de pruebas ya que se puede analizar si la aplicacin est cumpliendo
con las necesidades del cliente. Una vez que estas historias de usuario se
van a implementar se requiere la reunin entre clientes y desarrolladores
para analizar de forma detallada y profunda lo que debe hacer la aplicacin.

Plan de Publicaciones: Una vez determinadas las historias de los
usuarios se procede a la creacin de un plan que permitir ver las diferentes
versiones de la aplicacin con sus correspondientes fechas de publicacin,
esto ser realizara de forma progresiva incorporando historias de usuarios en
cada una de las versiones.

Iteraciones: Todos los proyectos cuya metodologa sea XP se
encuentran divididos interacciones de tres semanas aproximadamente,
donde en cada una de ellas el cliente elegir las historias de usuario que
sern implementadas, de igual forma se seleccionaran las historias de
usuarios que no tengan la aceptacin del cliente realizadas en la iteracin
anterior.

Velocidad del proyecto: se encarga de medir el proceso de
desarrollo del proyecto en cuanto al tiempo y la rapidez con la que se
desarrolla, esto se realiza de forma sencilla, en primer lugar se realiza una
cuenta de las historias de usuarios que puedan ser implementadas en una
iteracin, por tanto se podr determinar cada una de las historias asociadas a
una determinada iteracin. Con el control de la velocidad del proyecto se
podr definir si el desarrollo del proyecto es el adecuado y de no serlo se
proceder a una nueva negociacin con el cliente.

68

Programacin en pareja: La metodologa XP, aconseja la
programacin en parejas, en donde cada uno de los participantes tendr una
tarea fundamental en el desarrollo del software, el primero se encardara de la
codificacin tomando mayor atencin en la calidad de las funciones y
mtodos implementados mientras que por otra parte el segundo se
encargara del anlisis acerca de lo adecuado que sea el mtodo o funcin
as como tambin de todos los detalles de diseo del mismo.

Reuniones Diarias: este punto es fundamental para el buen
desarrollo del proyecto, esto se debe a que tiene que existir una
comunicacin efectiva entre los desarrolladores que permita exponer las
ideas, problemas y soluciones encontradas durante el desarrollo del
proyecto, de esta forma se podr evitar las incongruencias o falla en el
proyecto.

Fase II Diseo.

Durante esta fase se tienen en cuenta diferentes aspectos que son
importantes en el desarrollo del software, como lo son la organizacin y la
estructura para poder darle cumplimiento a los objetivos planteados. En esta
etapa se realiza el llamado esquema simple el cual propone realizar todas las
actividades de una forma sencilla, este esquema obtiene como resultado
reducir los tiempos que requiere el desarrollo de la aplicacin.

Por otra parte es comn durante esta etapa la utilizacin de un
glosario de trminos que permita ver de forma especfica los nombres y una
descripcin de las clases existentes, lo cual permitir entender mejor el
diseo y facilitar la programacin. Durante esta etapa es importante la
69

integracin del equipo de trabajo para determinar un diseo comn que les
permita trabajar por separado pero siempre hacia un mismo fin. En esta
etapa se tienen en cuenta los diagramas de flujos de datos y el modelo de la
base de datos, estos permitirn tener una idea ms clara y estructurada de
puntos especficos de la aplicacin facilitando su desarrollo y por otra parte
permitir entender de forma detallada la aplicacin que se desea desarrollar
para cumplir con los objetivos propuestos.

Fase III Desarrollo.

Esta etapa es fundamental en el proyecto que se plantea, es
importante tener constante comunicacin con el cliente ya que de l
depender especificar las funciones necesarias para ser codificadas
posteriormente. A su vez es de gran importancia tener en cuenta que
requiere hacer el cdigo especficamente.

Es importante que cada programador tenga acceso a los cdigos de
los dems programadores, esto permitir conocer de forma comn el estado
de desarrollo del proyecto, a su vez se podrn hacer modificaciones
conjuntas teniendo como resultado final la creacin de una aplicacin ms
eficiente que permita cumplir con las necesidades del cliente. Durante el
desarrollo se tiene como principal objetivo el funcionamiento de la aplicacin
y se posterga su optimizacin.

Fase IV Pruebas.

En esta fase se pretende demostrar que la aplicacin cumple con los
objetivos planteados por el cliente, es por ello que se somete a diferentes
70

tipos de pruebas que permiten observar su funcionamiento y determinar
posibles fallas que existan dentro de la misma. En esta etapa tambin se
utilizan las historias de usuarios y se realiza un anlisis comparativo entre las
necesidades que estas plantean y los requisitos que la aplicacin satisface.

Es de gran importancia revisar el comportamiento de la aplicacin as
como tambin el cdigo en su totalidad, esto puede permitir en muchos
casos realizar actualizaciones para optimizar el rendimiento de la aplicacin
obteniendo mejores resultados a nivel operativo y en cuanto al cumplimiento
de las necesidades planteadas por el cliente.

2.3 Bases Legales

Toda empresa cumple una funcin econmica, proporcionando
empleos directos e indirectos y una funcin social, es decir, un beneficio a la
sociedad. Las caractersticas de una empresa son las siguientes:

- Producir bienes y servicios.
- Obtener algn beneficio.
- Lograr la supervivencia.
- Mantener un crecimiento ptimo.
- Ser rentable.

La UEP Juan Bautista Arismendi cumple todas las caractersticas de
una empresa, ya que genera empleos directos e indirectos, tiene un fin
econmico comn y presta un servicio que ofrece beneficio a la sociedad.
Generalmente todas las empresas se rigen bajo el Cdigo de Comercio de
71

Venezuela, No obstante dicho cdigo NO contempla el acto de ofrecer el
servicio educativo como un acto de comercio.

Otro punto determinante, es la estructura de constitucin de la cual se
rige la institucin, ya que la mayora de empresas son sociedades
mercantiles, es decir, ejercen actos de comercio y obtienen un lucro. La UEP
Juan Bautista Arismendi est constituida en el marco jurdico no como una
sociedad mercantil sino como una sociedad civil, y esta ltima se rige bajo el
lineamiento del Cdigo Civil de Venezuela.

Sin embargo, la institucin a pesar de no ser una sociedad
mercantil, al generar un fin econmico contempla todos los lineamientos
contables del marco del cdigo de comercio de Venezuela, es decir, aunque
la educacin no sea un acto de comercio de igual manera la contabilidad que
generan los ingresos y egresos, las cuentas por cobrar y cuentas por pagar
deben contemplarse de la misma manera.

Teniendo en cuenta los puntos anteriores, se tomaran como Bases
Legales el cdigo Civil de Venezuela (Por la parte de constitucin y
estructura jurdica de la empresa), El cdigo de comercio de Venezuela (Por
la parte Administrativa) y La Ley orgnica de Educacin (Por la parte de
estructura Acadmica).

Con Respecto a la Constitucin jurdica de la empresa

Por ser una Sociedad Civil, su fuente fundamental se encuentra en los
siguientes artculos del Cdigo Civil de Venezuela (Gaceta oficial n2990 26
de julio de 1992):
72

Compaas de Comercio

1. Basamento Legal de las Sociedades
El concepto de Sociedad se encuentra dentro del Cdigo Civil de Venezuela,
especficamente en el artculo 1649.

Artculo 1649. El contrato de sociedad es aquel por el cual dos o ms
personas convienen en contribuir, cada uno con la propiedad o el uso de las
cosas, o con su propia industria a la realizacin de un fin econmico comn.

Este artculo es del contrato de sociedad, nos indica, cuntas
personas requerimos para constituir una sociedad, tambin nos dice los
aportes que se pueden hacer con dinero en efectivo, bienes muebles o
inmuebles, o trabajo. Y el fin econmico es hacer dinero.

Artculo 1651. Las sociedades civiles adquieren personalidad jurdica
y tienen efecto contra terceros desde que se protocoliza el respectivo
contrato en la Oficina Subalterna de Registro Pblico de su domicilio.

Si las sociedades revisten una de las formas establecidas para las
sociedades mercantiles, adquieren personalidad jurdica y tendrn efecto
contra terceros, cumpliendo las formalidades exigidas por el Cdigo de
Comercio.

Respecto de los socios entre s, la prueba de la sociedad deber
hacerse segn las reglas generales establecidas en el presente Cdigo para
la prueba de las obligaciones.

73

Este artculo contempla toda la protocolizacin que le da personalidad
jurdica a la institucin. Es decir, el colegio adquiri personalidad jurdica
desde el mismo momento que se registro en la oficina sub alterna de Santa
Teresa del Tuy, municipio autnomo Independencia, Estado Miranda -
Venezuela, donde tiene su domicilio dicha institucin.

Con respecto a la parte Administrativa y contable de la empresa

Toda empresa lleva una contabilidad independientemente cual sea su
constitucin, y la contabilidad est regida por el cdigo de comercio de
Venezuela. Se conoce que el colegio esta exento del pago de impuestos
sobre la renta, y la educacin no paga impuesto al valor agregado (IVA) por
ser un servicio educativo, sin embargo cumple con su declaracin formal ante
todos los organismos respectivos. A Continuacin se establecern cuales
son todos los artculos del cdigo de comercio de Venezuela que rigen las
actividades administrativas de la institucin:

Artculo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada
ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y
pasivos, vinculados o no a su comercio.

Este artculo establece que anualmente la empresa debe determinar
mediante un balance general de ganancias y prdidas para conocer el estado
financiero, si sus finanzas son positivas o negativas, adems de dejar una
constancia de los beneficios obtenidos o las prdidas sufridas desde sus
inicios.

74

Artculo 117. El deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo y no
est obligado a contentarse con la simple devolucin del ttulo de la deuda
sin la nota de pago.

Este artculo seala que en la transaccin debe emitirse una
constancia que certifique que la transaccin se cumpli satisfactoriamente,
ya que de no ser as no existira ningn sustento de que dicha transaccin se
llevo a cabo.

Artculo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro
Mayor y el de Inventarios.

Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Aqu se establece que toda empresa debe llevar obligatoriamente y en
castellano su contabilidad, la cual est constituida por un libro diario, libro
mayor y de inventarios. Adems de cualquier libro auxiliar que considere
necesario.

Artculo 34. En el libro Diario se asentarn, da por da, las
operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese
claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que
se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas
operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos
que permitan comprobar tales operaciones, da por da.

75

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que
habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn
con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las
que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.

Aqu se establece que el libro diario debe asentarse todos los das,
con cada operacin o transaccin que realice la institucin estableciendo
claramente quien es el comprador y quien es el vendedor, y que
mensualmente se debe hacer un resumen de los totales.

Con respecto a la parte Acadmica de la empresa

Todo el manejo estructural y organizacional del colegio, est regido
por la Ley orgnica de educacin de Venezuela vigente desde el (5 de
agosto de 2009), establecida por el Ministerio del Poder Popular para la
Educacin, la cual comprende los siguientes artculos:

Articulo 1. La presente Ley tiene por objeto desarrollar los principios
rectores, derechos, garantas y deberes de la educacin, la cual asume el
Estado como funcin indeclinable y de mximo inters, de acuerdo a los
principios constitucionales y orientada por valores ticos humanistas para la
transformacin social, as como las bases organizativas y de funcionamiento
que conformen el sistema educativo de la Repblica Bolivariana de
Venezuela.

76

Este artculo indica que esta ley tiene como objeto establecer todos los
lineamientos en carcter de educacin, como las bases organizativas y de
funcionamiento en general.

Articulo 2. Esta Ley se aplica a la sociedad en su conjunto, y en
particular a las personas naturales y jurdicas, instituciones, centro
educativos oficiales dependientes del Ejecutivo Nacional, estadal, municipal y
de los entes descentralizados y las instituciones educativas privadas, en lo
relativo a la materia y competencia educativa.

Este artculo seala que la Ley est dirigida a la sociedad en general,
y ms especficamente al punto aplicable para este caso que son los
planteles privados, en relativo a toda la parte educativa.

Artculo 6. El Estado, a travs de los rganos nacionales con
competencia en materia Educativa, ejercer la rectora en el Sistema
Educativo. En consecuencia:

1. Garantiza:

a. El derecho pleno a una educacin integral, permanente, continua y
de calidad para todos y todas con equidad de gnero en igualdad de
condiciones y oportunidades, derechos y deberes.

b. La gratuidad de la educacin en todos los centros e instituciones
educativas oficiales hasta el pregrado universitario.

77

c. El acceso al Sistema Educativo a las personas con necesidades
educativas o con discapacidad, mediante la creacin de condiciones y
oportunidades. As como, de las personas que se encuentren privados y
privadas de libertad y de quienes se encuentren en el Sistema Penal de
Responsabilidad de Adolescentes.
d. El desarrollo institucional, permanencia y ptimo funcionamiento de
las misiones educativas en sus distintas modalidades.

e. La continuidad de las actividades educativas, en cualquier tiempo y
lugar, en las instituciones, centros y planteles oficiales nacionales, estadales,
municipales, entes descentralizados e instituciones educativas privadas.

f. Los servicios de orientacin, salud integral, deporte, recreacin,
cultura y de bienestar a los y las estudiantes que participan en el proceso
educativo en corresponsabilidad con los rganos correspondientes.

g. Las condiciones para la articulacin entre la educacin y los medios
de comunicacin, con la finalidad de desarrollar el pensamiento crtico y
reflexivo, la capacidad para construir mediaciones de forma permanente
entre la familia, la escuela y la comunidad, en conformidad con lo previsto en
la Constitucin de la Repblica y dems leyes.

h. El uso del idioma castellano en todas las instituciones y centros
educativos, salvo en la modalidad de la educacin intercultural bilinge
indgena, la cual deber garantizar el uso oficial y paritario de los idiomas
indgenas y del castellano.

78

i. Condiciones laborales dignas y de convivencia de los trabajadores y
las trabajadoras de la educacin, que contribuyan a humanizar el trabajo
para alcanzar su desarrollo pleno y un nivel de vida acorde con su elevada
misin.

j. Que a ningn o ninguna estudiante, representante o responsable, se
le cobre matrcula y servicios administrativos, como condicin para el
ingreso, permanencia y egreso de las instituciones educativas oficiales.

k. Que a ningn o ninguna estudiante, representante o responsable,
se le retenga la documentacin acadmica personal, se le cobre intereses
por insolvencia de pago o se tomen otras medidas que violen el derecho a la
educacin y el respeto a su integridad fsica, psquica y moral.

l. Respeto y honores obligatorios a los smbolos patrios, a la memoria
de nuestro Libertador Simn Bolvar y a los valores de nuestra nacionalidad,
en todas las instituciones y centros educativos.

2. Regula, supervisa y controla:

a. La obligatoriedad de la educacin y establece los mecanismos para
exigir a las comunidades, familias, padres, madres, representantes o
responsables, el cumplimiento de este deber social.

b. El funcionamiento del subsistema de educacin universitaria en
cuanto a la administracin eficiente de su patrimonio y recursos econmicos
financieros asignados segn la Ley de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal y
sus normas de gobierno de acuerdo con el principio de la democracia
79

participativa y protagnica, como derecho poltico de quienes integran la
comunidad universitaria, sin menoscabo del ejercicio de la autonoma
universitaria y la observancia de los principios y valores establecidos en la
Constitucin de la Repblica y en la presente Ley.

c. El obligatorio cumplimiento de la educacin en la doctrina de
nuestro Libertador Simn Bolvar, el idioma castellano, la historia y la
geografa de Venezuela; y el ambiente en las instituciones y centros
educativos oficiales y privados, hasta la educacin media general y media
tcnica. As como la obligatoria inclusin, en todo el Sistema Educativo de la
actividad fsica, artes, deportes, recreacin, cultura, ambiente, agroecologa,
comunicacin y salud.

d. La creacin y funcionamiento de las instituciones educativas
oficiales y privadas y la idoneidad de las personas naturales o jurdicas para
el cumplimiento de los requisitos ticos, econmicos, acadmicos, cientficos,
de probidad, eficiencia, legitimidad y procedencia de los recursos para fundar
y mantener instituciones educativas privadas.

e. La calidad de la infraestructura educativa oficial y privada de
acuerdo con los parmetros de uso y diseo dictados por las autoridades
competentes.

f. Los procesos de ingreso, permanencia, ascenso, promocin y
desempeo de los y las profesionales del sector educativo oficial y privado,
en correspondencia con criterios y mtodos de evaluacin integral y
contralora social.

80

g. La gestin de centros e instituciones educativas oficiales y privadas,
con la participacin protagnica de toda la comunidad educativa.

h. La idoneidad acadmica de los y las profesionales de la docencia
que ingresen a las instituciones, centros o espacios educativos oficiales y
privados del subsistema de educacin bsica, con el objeto de garantizar
procesos para la enseanza y el aprendizaje en el Sistema Educativo, con
pertinencia social, de acuerdo con lo establecido en la ley especial que rige la
materia.
i. El rgimen de fijacin de matrcula, monto, incremento, aranceles y
servicios administrativos que cancelan los y las estudiantes, sus
representantes o responsables, en las instituciones educativas privadas. Se
prohbe el empleo de figuras o modos como fundaciones, asociaciones
civiles, sociedades mercantiles, o cualquier otro mecanismo para ejercer
coercin, en la cancelacin de montos superiores a los establecidos por el
rgano rector y dems entes que regulan la materia.

j. Los programas y proyectos educativos, la creacin de fundaciones
destinadas a apoyarlos e instituciones en el sector educativo de carcter
oficial, privado, nacional, estadal, municipal y en las dems instancias de la
administracin pblica descentralizada.

3. Planifica, ejecuta, coordina polticas y programas:

a. De formacin, orientados hacia el desarrollo pleno del ser humano y
su incorporacin al trabajo productivo, cooperativo y liberador.

81

b. Para la insercin productiva de egresados universitarios y
egresadas universitarias en correspondencia con las prioridades del Plan de
Desarrollo Econmico y Social de la Nacin.

c. De territorializacin de la educacin universitaria, que facilite la
municipalizacin, con calidad y pertinencia social en atencin a los valores
culturales, capacidades y potencialidades locales, dentro de la estrategia de
inclusin social educativa y del proyecto de desarrollo nacional endgeno,
sustentable y sostenible.

d. De desarrollo socio-cognitivo integral de ciudadanos y ciudadanas,
articulando de forma permanente, el aprender a ser, a conocer, a hacer y a
convivir, para desarrollar armnicamente los aspectos cognitivos, afectivos,
axiolgicos y prcticos, y superar la fragmentacin, la atomizacin del saber
y la separacin entre las actividades manuales e intelectuales.

e. Para alcanzar un nuevo modelo de escuela, concebida como
espacio abierto para la produccin y el desarrollo endgeno, el quehacer
comunitario, la formacin integral, la creacin y la creatividad, la promocin
de la salud, la lactancia materna y el respeto por la vida, la defensa de un
ambiente sano, seguro y ecolgicamente equilibrado, las innovaciones
pedaggicas, las comunicaciones alternativas, el uso y desarrollo de las
tecnologas de la informacin y comunicacin, la organizacin comunal, la
consolidacin de la paz, la tolerancia, la convivencia y el respeto a los
derechos humanos.

f. De evaluacin y registro nacional de informacin de edificaciones
educativas oficiales y privadas, de acuerdo con la normativa establecida.
82


g. De actualizacin permanentemente del currculo nacional, los textos
escolares y recursos didcticos de obligatoria aplicacin y uso en todo el
subsistema de educacin bsica, con base en los principios establecidos en
la Constitucin de la Repblica y en la presente Ley.

h. Para la acreditacin y certificacin de conocimientos por experiencia
con base en el dilogo de saberes.

i. Que desarrollen el proceso educativo en instituciones y centros
educativos oficiales y privados, nacionales, estadales, municipales, entes del
Poder Pblico, medios de comunicacin, instituciones universitarias pblicas
y privadas, centros educativos que funcionen en las dems instancias de la
administracin pblica descentralizada.

j. La creacin de una administracin educativa eficiente, efectiva,
eficaz, desburocratizada, transparente e innovadora, fundamentada en los
principios de democracia participativa, solidaridad, tica, honestidad,
legalidad, economa, participacin, corresponsabilidad, celeridad, rendicin
de cuentas y responsabilidad social.

k. De formacin permanente para docentes y dems personas e
instituciones que participan en la educacin, ejerciendo el control de los
procesos correspondientes en todas sus instancias y dependencias.

l. De ingreso de estudiantes a las instituciones de educacin
universitaria nacionales y privadas.

83

m. De evaluacin estadstica permanente de la poblacional estudiantil,
que permita construir indicadores cualitativos y cuantitativos para la
planificacin estratgica de la Nacin.

n. De educacin formal y no formal en materia educativa cultural,
conjuntamente con el rgano con competencia en materia cultural, sin
menoscabo de las actividades inherentes a su naturaleza y especificidad en
historia y geografa en el contexto venezolano, latinoamericano, andino,
caribeo, amaznico, iberoamericano y mundial. As como en educacin
esttica, msica, danza, cine, televisin, fotografa, literatura, canto, teatro,
artes plsticas, artesana, gastronoma y otras expresiones culturales, con el
fin de profundizar, enriquecer y fortalecer los valores de la identidad nacional
como una de las vas para consolidar la autodeterminacin y soberana
nacional.

4. Promueve, integra y facilita la participacin social:

a. A travs de una prctica social efectiva de relaciones de
cooperacin, solidaridad y convivencia entre las familias, la escuela, la
comunidad y la sociedad, que facilite las condiciones para la participacin
organizada en la formacin, ejecucin y control de la gestin educativa.

b. De las diferentes organizaciones sociales y comunitarias en el
funcionamiento y gestin del Sistema Educativo, facilitando distintos
mecanismos de contralora social de acuerdo a la Constitucin de la
Repblica y las leyes.

84

c. De las familias, la escuela, las organizaciones sociales y
comunitarias en la defensa de los derechos y en el cumplimiento de los
deberes comunicacionales para la educacin integral de los ciudadanos y las
ciudadanas, en la interpretacin crtica y responsable de los mensajes de los
medios de comunicacin social pblicos y privados, universalizando y
democratizando su acceso.

d. En la defensa de la soberana, la identidad nacional e integridad
territorial.

5. Promueve la integracin cultural y educativa regional y universal

a. En el intercambio de teoras y prcticas sociales, artsticas, de
conocimientos, experiencias, saberes populares y ancestrales, que
fortalezcan la identidad de nuestros pueblos latinoamericanos, caribeos,
indgenas y afro descendientes.

b. Desde una concepcin de la integracin que privilegia la relacin
geoestratgica con el mundo, respetando la diversidad cultural.
c. En el reconocimiento y convalidacin de ttulos y certificados acadmicos
expedidos.

d. Para la independencia y cooperacin de la investigacin cientfica y
tecnolgica.

e. En la creacin de un nuevo orden comunicacional para la
educacin.

85

f. En la autorizacin, orientacin, regulacin, supervisin y seguimiento
a los convenios multilaterales, bilaterales y de financiamiento con entes
nacionales e internacionales de carcter pblico y privado, para la ejecucin
de proyectos educativos a nivel nacional.
Este Articulo seala todas las funciones que debe aplicar el estado en
cuanto a garantas, supervisin, revisin, control, planificacin, ejecucin y
coordinacin de polticas y programas, que debe ejercer el estado
ajustndose al marco establecido con planteles pblicos y privados.


Artculo 25. El Sistema Educativo est organizado en:

1. El subsistema de educacin bsica, integrado por los niveles de
educacin inicial, educacin primaria y educacin media. El nivel de
educacin inicial comprende las etapas de maternal y preescolar destinadas
a la educacin de nios y nias con edades comprendidas entre cero y seis
aos. El nivel de educacin primaria comprende seis aos y conduce a la
obtencin del certificado de educacin primaria. El nivel de educacin media
comprende dos opciones: educacin media general con duracin de cinco
aos, de primero a quinto ao, y educacin media tcnica con duracin de
seis aos, de primero a sexto ao. Ambas opciones conducen a la obtencin
del ttulo correspondiente.

La duracin, requisitos, certificados y ttulos de los niveles del subsistema de
educacin bsica estarn definidos en la ley especial.

2. El subsistema de educacin universitaria comprende los niveles de
pregrado y postgrado universitarios. La duracin, requisitos, certificados y
86

ttulos de los niveles del subsistema de educacin universitaria estarn
definidos en la ley especial.

Como parte del Sistema Educativo, los rganos rectores en materia de
educacin bsica y de educacin universitaria garantizan:

a. Condiciones y oportunidades para el otorgamiento de
acreditaciones y reconocimientos de aprendizajes, invenciones, experiencias
y saberes ancestrales, artesanales, tradicionales y populares, de aquellas
personas que no han realizado estudios acadmicos, de acuerdo con la
respectiva reglamentacin.

b. El desarrollo institucional y ptimo funcionamiento de las misiones
educativas para el acceso, la permanencia, prosecucin y culminacin de
estudios de todas las personas, con el objeto de garantizar la
universalizacin del derecho a la educacin.

Este artculo seala como est constituido estructuralmente el sistema
educativo en las distintas etapas y las edades comprendidas en cada nivel.

Artculo 41. Se garantiza a los y las profesionales de la docencia, la
estabilidad en el ejercicio de sus funciones profesionales, tanto en el sector
oficial como privado; gozarn del derecho a la permanencia en los cargos
que desempean con la jerarqua, categora, remuneracin y beneficios
socioeconmicos en correspondencia con los principios establecidos en la
Constitucin de la Repblica, en esta Ley y en la ley especial.

87

Este artculo indica todas las garantas y amparos que tiene el docente
bajo el ejercicio de su labor en la institucin, contemplando sus derechos,
remuneraciones y beneficios.



Artculo 46. Los certificados, notas, credenciales y ttulos oficiales que
acrediten conocimientos acadmicos, profesionales o tcnicos
correspondientes a cualquier nivel o modalidad del Sistema Educativo, sern
otorgados oportunamente con la debida firma, certificacin y aval de los
rganos rectores con competencia en materia de Educacin, salvo las
excepciones contempladas en la normativa vigente.

Este artculo indica que todas las notas, ttulos y dems certificados de
aprobacin acadmica, deben ser debidamente firmados y sellados por el
representante del plantel para sustentar su validacin.











88

2.4 Definicin de Trminos

Arquitectura: Los informticos usan la palabra arquitectura para
describir la planificacin estratgica, de alto nivel, de un sistema (Peter,
Wayner, 2001).

Automatizacin: es la tecnologa que trata de la aplicacin de
sistemas mecnicos, electrnicos y de bases computacionales para operar y
controlar la produccin. (Alvarado, 2002).

BDD: Su significado es Base de Datos y se define como un sistema
computarizado para llevar registros, es posible considerar a la propia base de
datos como una especie de armario electrnico para archivar; es decir, es un
depsito o contenedor de una coleccin de archivos de datos
computarizados. (C. J Date. 2007).

Cdigo Abierto: Termino amplio usado por la Open Source Initiative
(iniciativa para el cdigo abierto) para incluir al software desarrollado y
publicado bajo las licencias: GNU, BSD, Artistic, X Consortium y la licencia
Netscape (Peter, Wayner, 2001).

Cdigo Binario: es el sistema de representacin de textos, o
procesadores de instrucciones de ordenador utilizando el sistema binario
(sistema numrico de dos dgitos, o bit: el "0" y el "1"). En informtica y
telecomunicaciones, el cdigo binario se utiliza con variados mtodos de
codificacin de datos, tales como cadenas de caracteres, o cadenas de bits.
Estos mtodos pueden ser de ancho fijo o ancho variable (Wikipedia,
Enciclopedia Libre, 2011).
89


Cdigo Fuente: es un texto escrito en un lenguaje de programacin
especfico y que puede ser ledo por un programador. Debe traducirse a
lenguaje mquina para que pueda ser ejecutado por la computadora o a
bytecode para que pueda ser ejecutado por un intrprete. Este proceso se
denomina compilacin. Acceder al cdigo fuente de un programa significa
acceder a los algoritmos desarrollados por sus creadores. Es la nica
manera de modificar eficaz y eficientemente un programa. (Alegsa, 2011).

Comando: Es una instruccin u orden que el usuario proporciona a un
sistema informtico, desde la lnea de comandos o desde una llamada de
programacin. Puede ser interno (contenido en el propio intrprete) o externo
(contenido en un archivo ejecutable). (Wikipedia, Enciclopedia Libre, 2011).

Compilador: Los compiladores son programas o herramientas
encargadas de compilar. Un compilador toma un texto (cdigo fuente) escrito
en un lenguaje de alto nivel y lo traduce a un lenguaje comprensible por las
computadoras (cdigo objeto). Bsicamente, existen dos grandes formas de
ejecutar programas: programas compilados (previamente pasados por un
compilador) y programas interpretados (necesitan pasar por un intrprete
para ejecutarse en tiempo real), (Alegsa, 2011).

Diagrama: Dibujo en el que se muestran las relaciones entre las
diferentes partes de un conjunto o sistema, (Diccionario De La Real
Academia Espaola, 2010).

GNU/Linux: Nombre dado al ncleo del sistema operativo iniciado por
Linus Torvalds en 1991. La palabra se refiere normalmente a un grupo de
90

paquetes de software que trabajan de manera conjunta. Red Hat Linux por
ejemplo, es un gran grupo de software que incluye paquetes escritos por
muchos otros proyectos no relacionados (Peter, Wayner 2001).

Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de una
computadora: sus componentes elctricos, electrnicos, electromecnicos y
mecnicos; sus cables, gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier
otro elemento fsico involucrado. (Wikipedia, Enciclopedia Libre, 2011).
HTML: HTML es la sigla de HiperText Markup Language (Lenguaje
de Marcacin de Hipertexto) es un lenguaje es se utiliza comnmente para
establecer la estructura y contenido de un sitio web, tanto de texto, objetos e
imgenes. Los archivos desarrollados en HTML usan la extensin .htm o
.html. El lenguaje de HTML funciona por medio de etiquetas que describen
la apariencia o funcin del texto enmarcado. Este lenguaje puede llegar a
incluir un script o cdigo que tenga incidencia en el comportamiento del
navegador web de eleccin (Definicin ABC, 2011).
Intrprete: es un programa informtico capaz de analizar y ejecutar
otros programas, escritos en un lenguaje de alto nivel. Los intrpretes se
diferencian de los compiladores en que mientras estos traducen un programa
desde su descripcin en un lenguaje de programacin al cdigo de mquina
del sistema, los intrpretes slo realizan la traduccin a medida que sea
necesaria, tpicamente, instruccin por instruccin, y normalmente no
guardan el resultado de dicha traduccin (Wikipedia, Enciclopedia Libre,
2011).


91

Modelo Entidad Relacin: Es un tipo de modelo de
datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseo de la base de
datos relacionales. El modelo entidad-relacin muestra la estructura de la
base de datos empleando todo tipo de herramientas conceptuales. (Alegsa,
2010).

MySQL: Es un sistema de bases de datos relacionales (SGBDR)
rpido, robusto, y fcil de usar. Se adapta bien a la administracin de datos
en un entorno de red, especialmente en arquitecturas cliente/servidor. Se
proporciona con muchas herramientas y es compatible con muchos
lenguajes de programacin (Thibaud, 2006).

Pagina Web: es un documento o informacin electrnica adaptada
para la World Wide Web que generalmente forma parte de un sitio web. Su
principal caracterstica son los hipervnculos de una pgina, siendo esto el
fundamento de la WWW. Est compuesta principalmente por informacin
(slo texto o mdulos multimedia) as como por hiperenlaces; adems puede
contener o asociar datos de estilo para especificar cmo debe visualizarse, y
tambin aplicaciones embebidas para hacerla interactiva. Las pginas web
son escritas en unlenguaje de marcado que provea la capacidad de manejar
e insertar hiperenlaces, generalmente HTML (Wikipedia, Enciclopedia Libre,
2011).

POO: Sus siglas significan Programacin Orientada a Objetos, es un
paradigma de programacin que usa objetos y sus interacciones para disear
aplicaciones y programas de computadora. Est basado en varias tcnicas,
incluyendo herencia, modularidad, polimorfismo y encapsulamiento. Su uso
se populariz a principios de la dcada de 1990. Actualmente son muchos
92

los lenguajes de programacin que soportan la orientacin a objetos. (Muoz,
Paniagua, Rosales y Terrones, 2009).

Seguridad de Informacin: se refiere la Confidencialidad,
Integridad y Disponibilidad de la informacin y datos, independientemente
de la forma los datos pueden tener: electrnicos, impresos, audio u otras
formas. (Wikipedia Enciclopedia Libre, 2010).

Servidor Web: es un programa que procesa cualquier aplicacin del
lado del servidor realizando conexiones bidireccionales y/o unidireccionales y
sncronas o asncronas con el cliente generando o cediendo una respuesta
en cualquier lenguaje o Aplicacin del lado del cliente. El cdigo recibido por
el cliente suele ser compilado y ejecutado por un navegador web. Para la
transmisin de todos estos datos suele utilizarse algn protocolo.
Generalmente se utiliza el protocolo HTTP para estas comunicaciones,
perteneciente a la capa de aplicacin del modelo OSI. El trmino tambin se
emplea para referirse al ordenador que ejecuta el programa. (Wikipedia
Enciclopedia Libre, 2011).

SGBD: SGBD son las siglas de Sistemas de Gestin de Base de
Datos son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz
entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se
compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de
manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. (Wikipedia Enciclopedia
Libre, 2011).


93

Software: es todo programa o aplicacin, programado para realizar
tareas especficas. El trmino "software" fue usado por primera vez por John
W. Tukey en 1957. Algunos autores prefieren ampliar la definicin de
software e incluir tambin en la definicin todo lo que es producido en el
desarrollo del mismo (Alegsa, 2011).




















94

Cuadro N1 Cuadro De Variables.
OBJETIVOS VARIABLE DIMENSIN INDICADORES FUENTE INSTRUMENTO
1. Analizar a detalle la
problemtica actual del
manejo acadmico y el
control administrativo de la
Unidad Educativa Privada
Juan Bautista Arismendi.

Estructura y procesos
del Sistema Actual.
Estructura lgica del
Sistema Actual.
Procesos que realiza
1. Tipo de Sistema
2. Objetivos del Sistema
3. Procesos
4. Procedimientos
5. Fallas En El Sistema

Campo
Cuestionario
Entrevista
2. Identificar las
necesidades de la empresa
para el desarrollo del
sistema propuesto.

Requerimientos y
funciones del sistema
propuesto.
Expectativas del
cliente con respecto al
funcionamiento del
sistema propuesto.

1. Control
Administrativo.
2. Control Acadmico.
Campo Entrevista
3. Disear el Sistema de
Informacin Web y sus
mdulos segn los
requerimientos de la
Unidad Educativa Privada
Juan Bautista Arismendi.



Componentes del
sistema propuesto.
Componentes lgicos
del sistema propuesto.
1. Diseo de ventanas.
2. Diagrama E/R.
3. Modelado de la base
de datos.
4. Arquitectura del
sistema propuesto.
IDEM IDEM
4. Construir el Sistema de
Informacin Web y sus
mdulos segn los
requerimientos de la
Unidad Educativa Privada
Juan Bautista Arismendi.

Desarrollo del
sistema propuesto.
Programar el sistema
propuesto.


1. Construccin de
mdulos.
2. Construccin de la
base de datos.
IDEM IDEM
5. Ejecutar el periodo de
pruebas para comprobar la
funcionalidad de los
mdulos desarrollados
para el sistema propuesto
de la Unidad Educativa
Privada Juan Bautista
Arismendi




Pruebas del sistema
propuesto.



Verificar el
funcionamiento
correcto del sistema.

1. Pruebas Unitarias.
2. Pruebas Integrales.
3. Pruebas Funcionales.
4. Pruebas de
Aceptacin.

IDEM




IDEM
95








CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO










96

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

En el presente capitulo se definen aquellos procedimientos o pasos a
seguir, que permitan obtener la informacin necesaria para dar solucin al
problema planteado, es aqu donde se tocan aspectos fundamentales de la
investigacin entre los cuales se encuentra: tipo de investigacin, diseo,
poblacin y muestra, tcnicas de recoleccin de datos y tcnicas de anlisis
de datos.
3.1 Tipo de Investigacin
La investigacin realizada esta bajo el modelo de investigacin
proyectiva, como un proyecto factible debido a que desde una perspectiva
metodolgica esta permite hacer una evaluacin del problema desde un
contexto especfico y de esta forma poder obtener una solucin acorde a las
exigencias necesarias.
Arias (2004) indica que el proyecto factible se define como:

Un estudio de investigacin, elaboracin y desarrollo de propuestas
de un modelo viablemente operativo, que tiene como objetivo
solucionar problemas, necesidades y distintos requerimientos
mediante la evidencia de resultados que ocasionarn decisiones
administrativas sobre la puesta en marcha o no de esos proyectos
operativos para la empresa en cuestin. (p.390)


97

Este concepto se adapta adecuadamente ya que la investigacin
consiste en la elaboracin de un modelo o propuesta para solucionar una
problemtica que en este caso serian las deficiencias a nivel organizacional
que sufre la institucin, tanto en la parte administrativa, contable, como
acadmica, y que han trado como consecuencia mucha carga laboral,
lentitud en los procesos, errores de redaccin, falta de coordinacin, entre
otros.

Partiendo de esa premisa, se pretende desarrollar una aplicacin
Web para la automatizacin de los procesos de control acadmico,
gestin administrativa y emisin de reportes y pagos de la unidad
educativa privada Juan Bautista Arismendi.

3.2 Diseo de la Investigacin

El proyecto se encuentra apoyado en un tipo de investigacin de
campo, lo cual permite darle un enfoque ms amplio y preciso al problema.

La investigacin de campo, se refiere a la visualizacin del
problema desde un punto de vista real, en donde se tienen en
consideracin cada uno de los factores que intervienen en los procesos
correspondientes al problema planteado, y de esta forma se pueden
obtener datos reales que ayuden a la solucin del mismo.




98

Arias (2006) define la investigacin de campo de la siguiente
manera:

La investigacin de campo es aquella que consiste en la
recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de
la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin
manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador
obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes.
(pg. 31).

A travs de la investigacin de campo se espera obtener
informacin sobre cada uno de los procesos que se manejan de forma
manual en la institucin, as como tambin quienes son los encargados de
llevar cada uno de esos procesos, de esta forma se podr disear un
sistema que pueda brindar beneficios de forma colectiva y teniendo en
cuenta la organizacin que la institucin posee. De igual forma la
investigacin documental permitir obtener conocimientos
correspondientes a diferentes reas y problemas que puedan surgir
mediante la investigacin y por lo cual se les deber dar una solucin
eficiente.

3.3 Poblacin y Muestra

3.3.1 Poblacin

La poblacin objeto de estudio fue de (26) personas distribuidas entre
el gerente propietario y el personal docente, administrativo, directivo, de
coordinacin y de control de estudios, los cuales trabajan en la institucin y
conocen la problemtica real objeto de estudio, teniendo en cuenta que la
99

poblacin es pequea y no sobrepasa los cincuenta (50) se tomar el total de
los individuos, lo que significa que se realizar un estudio de tipo censal.

Los datos sern presentados en un cuadro, que sealar
detalladamente la funcin de todo el personal laboral:

Cuadro N2 Cuadro De Funciones Del Personal Laboral.
Cargo en la institucin Nmero de personas
Director 1
Coordinadores 2
Administradores 1
Docentes 20
Control de Estudio 1
Gerente/Propietario 1
Fuente: Carmona (2011)

3.3.2 Muestra

La muestra como su nombre lo indica, es un grupo que se extrae de la
poblacin total para facilitar el estudio de la problemtica, Para Hurtado
(1998), consiste: en las poblaciones pequeas o finitas no se selecciona
muestra alguna para no afectar la valides de los resultados. (p.77).

100

Para Balestrini (1997), La muestra es obtenida con el fin de
investigar, a partir del conocimiento de sus caractersticas particulares, las
propiedades de una poblacin (p.138).
Sin embargo en una poblacin pequea no se utiliza la muestra ya
que resulta innecesario, lo cual indica que se realizara un estudio de tipo
censal, el cual maneja la poblacin completa. Como seala Lpez (1998),
quien describe que la muestra es censal es aquella porcin que representa
toda la poblacin. (p.123)

3.4 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos como su nombre
lo dice, son las herramientas utilizadas para recolectar informacin, puede
ser mediante encuestas, entrevistas, anlisis documentales, observacin
cientfica o no cientfica.

La primera herramienta que se utilizara para recolectar informacin es
la encuesta, que es un instrumento que permite la recoleccin de datos
mediante el suministro de informacin de un grupo de personas que
responden algunas preguntas de un tema en particular, y puede ser de
manera oral o escrita.

Posteriormente se elaborara una entrevista a la Licenciada Orian Da
Costa y el Licenciado Armando Carmona, quienes suministraran informacin
valiosa para el transcurso de la investigacin.


101

En este caso en particular se trabajo directamente con encuestas y
entrevistas a los miembros que laboran en la unidad educativa privada Juan
Bautista Arismendi, para conocer las problemticas subyacentes en la
empresa, sin embargo existen otras herramientas como la observacin
estructurada o no estructurada.
102

Cuadro N3 Cuadro de Tcnicas e Instrumentos.
















Fuente: Carmona (2011).

Objetivos Especficos Poblacin Tcnica Instrumento

- Analizar a detalle la
problemtica actual del manejo
acadmico y el control
administrativo de la Unidad
Educativa Privada Juan Bautista
Arismendi.



Director
Coordinadores
Administrador
Docentes
Gerente/Propietario



Encuesta
Entrevista




Cuestionario
Semi Estructurada


- Identificar las necesidades de la
empresa para el desarrollo del
sistema propuesto.



Administrador
Coordinadores
Gerente/Propietario




Entrevista




Semi Estructurada
103

3.5 Tcnicas De Procesamiento Y Anlisis De Datos.

Una vez que se lleva a cabo la recoleccin de los datos, es necesario
tener un anlisis detallado de cada uno de ellos, de esta forma la informacin
recolectada podr ser utilizada de forma eficiente con el fin de dar solucin al
problema planteado.

La utilizacin de encuestas permite tener un enfoque cualitativo sobre
los problemas existes, al ser analizados cada uno de estos datos se pudo
conocer de forma detallada las debilidades existentes, gracias a la ayuda de
todo el personal que labora en la institucin.

La utilizacin de entrevistas Semi Estructuradas permite la recoleccin
de informacin de manera ms eficaz, ya que las personas que conocen
directamente el problema del tema de investigacin aportan sus
conocimientos, enfoques y criterios de manera concisa y objetiva.

Es Semi Estructurada, ya que, de se elaboran una serie de preguntas
antes de la reunin, pero en el transcurso surgen nuevas incgnitas sobre el
tema, las cuales pueden ser hasta ms importantes, profundas e interesantes
que las principales.

Todos los datos obtenidos sern clasificados de una forma lgica y
estructurada segn los criterios principales, brindndole mayor atencin a las
fallas ms crticas de la institucin, las cuales se tendrn como prioridad para
su respectiva solucin dentro de la aplicacin.


104

3.6 Metodologa XP (Programacin Extrema).

Luego de haber investigado acerca de diferentes metodologas, se
determino la metodologa XP, como la ms idnea para llevar a cabo el
presente proyecto, la metodologa XP, se encuentra orientada a satisfacer las
necesidades del cliente brindando apoyo en el desarrollo del proyecto, dicha
metodologa consta de cuatro fases fundamentales las cuales son:
planificacin, diseo, desarrollo y pruebas. Estas fases se encuentran
destinadas a tratar puntos claves que permitirn el desarrollo efectivo del
proyecto.

La metodologa XP (Programacin Extrema), fue presentada por Kent
Beck, teniendo como idea principal identificar las actividades difciles y fciles
del desarrollo, as como tambin la bsqueda de un desarrollo de software de
forma gil, basada en cumplir los deseos del cliente. Esta metodologa
presenta a su vez diferentes valores entre los que se encuentran, la
comunicacin, la simplicidad, la retroalimentacin, la valenta y el respeto.

Sin embargo una de las caractersticas fundamentales de XP y la cual
se ha debido su uso masivo en los ltimos aos es su flexibilidad para
realizar cambios durante el proyecto, este aspecto es fundamental debido a
que se pueden solucionar fallas o problemas que puedan presentarse
durante el desarrollo del mismo, de igual forma esta metodologa hace
nfasis, en la realizacin de pruebas que permitan ver fallas en el desarrollo
de la aplicacin as como tambin en su implementacin haciendo de ella
una metodologa efectiva para el cumplimiento de los objetivos del cliente.
Kent Beck divide esta metodologa en cuatro fases fundamentales que se
describen a continuacin:
105

Fase I Planificacin.

En esta primera etapa, se realiza un anlisis acerca de los procesos
que realiza la organizacin y como los realiza, de igual forma se determina el
alcance que debe tener el proyecto, los objetivos que debe cumplir, los
requerimientos y el tiempo con el contara y necesitara el desarrollo del
proyecto. De igual forma otro punto importante es analizar la viabilidad que
pueda tener dicho proyecto dentro de la organizacin. En esta etapa es
importante tener en cuenta los posibles problemas que el desarrollo del
proyecto pueda presentar.

Durante esta etapa se procura el levantamiento de la mayor cantidad
de informacin que sea posible, ya que a partir de all se podr entender de
una manera ms amplia las necesidades del cliente as como tambin cada
uno de los aspectos que la aplicacin debe cumplir, teniendo desde muy
temprano los objetivos con los cuales se debe cumplir.

Dentro de esta etapa existen aspectos y pasos fundamentales que
brindan facilidad para el levantamiento de informacin entre los cuales se
encuentran:

Historias de usuario: Se encuentra referido al primer paso de la
metodologa XP, el cual se basa en la descripcin escrita por el cliente en un
lenguaje no tcnico de las necesidades que debe satisfacer la aplicacin,
este paso permitir aprovechar de una mejor forma los tiempos de desarrollo
determinando las prioridades del sistema, a su vez es de gran importancia en
la fase de pruebas ya que se puede analizar si la aplicacin est cumpliendo
con las necesidades del cliente. Una vez que estas historias de usuario se
106

van a implementar se requiere la reunin entre clientes y desarrolladores
para analizar de forma detallada y profunda lo que debe hacer la aplicacin.

Plan de Publicaciones: Una vez determinadas las historias de los
usuarios se procede a la creacin de un plan que permitir ver las diferentes
versiones de la aplicacin con sus correspondientes fechas de publicacin,
esto ser realizara de forma progresiva incorporando historias de usuarios en
cada una de las versiones.

Iteraciones: Todos los proyectos cuya metodologa sea XP se
encuentran divididos interacciones de tres semanas aproximadamente,
donde en cada una de ellas el cliente elegir las historias de usuario que
sern implementadas, de igual forma se seleccionaran las historias de
usuarios que no tengan la aceptacin del cliente realizadas en la iteracin
anterior.

Velocidad del proyecto: se encarga de medir el proceso de
desarrollo del proyecto en cuanto al tiempo y la rapidez con la que se
desarrolla, esto se realiza de forma sencilla, en primer lugar se realiza una
cuenta de las historias de usuarios que puedan ser implementadas en una
iteracin, por tanto se podr determinar cada una de las historias asociadas a
una determinada iteracin. Con el control de la velocidad del proyecto se
podr definir si el desarrollo del proyecto es el adecuado y de no serlo se
proceder a una nueva negociacin con el cliente.



107

Programacin en pareja: La metodologa XP, aconseja la
programacin en parejas, en donde cada uno de los participantes tendr una
tarea fundamental en el desarrollo del software, el primero se encardara de la
codificacin tomando mayor atencin en la calidad de las funciones y
mtodos implementados mientras que por otra parte el segundo se
encargara del anlisis acerca de lo adecuado que sea el mtodo o funcin
as como tambin de todos los detalles de diseo del mismo.

Reuniones Diarias: este punto es fundamental para el buen
desarrollo del proyecto, esto se debe a que tiene que existir una
comunicacin efectiva entre los desarrolladores que permita exponer las
ideas, problemas y soluciones encontradas durante el desarrollo del
proyecto, de esta forma se podr evitar las incongruencias o falla en el
proyecto.

Fase II Diseo.

Durante esta fase se tienen en cuenta diferentes aspectos que son
importantes en el desarrollo del software, como lo son la organizacin y la
estructura para poder darle cumplimiento a los objetivos planteados. En esta
etapa se realiza el llamado esquema simple el cual propone realizar todas las
actividades de una forma sencilla, este esquema obtiene como resultado
reducir los tiempos que requiere el desarrollo de la aplicacin.

Por otra parte es comn durante esta etapa la utilizacin de un
glosario de trminos que permita ver de forma especfica los nombres y una
descripcin de las clases existentes, lo cual permitir entender mejor el
diseo y facilitar la programacin. Durante esta etapa es importante la
108

integracin del equipo de trabajo para determinar un diseo comn que les
permita trabajar por separado pero siempre hacia un mismo fin. En esta
etapa se tienen en cuenta los diagramas de flujos de datos y el modelo de la
base de datos, estos permitirn tener una idea ms clara y estructurada de
puntos especficos de la aplicacin facilitando su desarrollo y por otra parte
permitir entender de forma detallada la aplicacin que se desea desarrollar
para cumplir con los objetivos propuestos.

Fase III Desarrollo.

Esta etapa es fundamental en el proyecto que se plantea, es
importante tener constante comunicacin con el cliente ya que de l
depender especificar las funciones necesarias para ser codificadas
posteriormente. A su vez es de gran importancia tener en cuenta que
requiere hacer el cdigo especficamente.

Es importante que cada programador tenga acceso a los cdigos de
los dems programadores, esto permitir conocer de forma comn el estado
de desarrollo del proyecto, a su vez se podrn hacer modificaciones
conjuntas teniendo como resultado final la creacin de una aplicacin ms
eficiente que permita cumplir con las necesidades del cliente. Durante el
desarrollo se tiene como principal objetivo el funcionamiento de la aplicacin
y se posterga su optimizacin.

Fase IV Pruebas.

En esta fase se pretende demostrar que la aplicacin cumple con los
objetivos planteados por el cliente, es por ello que se somete a diferentes
109

tipos de pruebas que permiten observar su funcionamiento y determinar
posibles fallas que existan dentro de la misma. En esta etapa tambin se
utilizan las historias de usuarios y se realiza un anlisis comparativo entre las
necesidades que estas plantean y los requisitos que la aplicacin satisface.

Es de gran importancia revisar el comportamiento de la aplicacin as
como tambin el cdigo en su totalidad, esto puede permitir en muchos
casos realizar actualizaciones para optimizar el rendimiento de la aplicacin
obteniendo mejores resultados a nivel operativo y en cuanto al cumplimiento
de las necesidades planteadas por el cliente.


















110












CAPITULO IV: ANALISIS DE LOS RESULTADOS
















111

CAPITULO IV

ANALISIS DE LOS RESULTADOS

4.1 Tcnica de Anlisis de Resultados e Interpretacin de resultados

Este captulo tiene como finalidad presentar y analizar todos los datos
que se obtuvieron de la recoleccin de datos de los dos objetivos especficos
que permitirn establecer dos interrogantes principales, que son: La
problemtica actual, y cules son los requerimientos del sistema propuesto
para que se adapte especficamente a las necesidades de la unidad
educativa privada Juan Bautista Arismendi.

A continuacin se presentan los resultados que fueron obtenidos
mediante la encuesta y la entrevista.

4.2 Anlisis individual de resultados

El cuestionario fue realizado a 25 personas distribuidas de la siguiente
manera: 20 docentes, 1 director, 1 encargado de control de estudios, 1
gerente/propietario, 1 coordinador, y 1 administrador/coordinador auxiliar, y
se utilizo para analizar a detalle la problemtica actual del manejo acadmico
y el control administrativo de la Unidad Educativa Privada Juan Bautista
Arismendi.




112

Los resultados fueron los Siguientes:

Resultados de la Encuesta de tipo cuestionario aplicada al personal de
la UEP Juan Bautista Arismendi

Qu puesto o cargo ocupa dentro de la unidad educativa?

Docente ____. Administrativo ____. Coordinacin ____. Control De
Estudios ____. Otro ____. Annimo ____.

1. Posee el colegio algn sistema de gestin automatizado?



0%
68%
32%
Pregunta N1
SI (0)
NO (17)
NO SE (8)
113

Anlisis: El 68% del personal indico que actualmente el colegio
ningn tipo de sistema que optimice las actividades Acadmicas y los
procesos Administrativos de la UEP Juan Bautista Arismendi.
2. Existen procesos que generen lentitud en las actividades diarias?



Anlisis: El 60% del personal indico que algunos procesos generan
lentitud en el desenvolvimiento de las actividades rutinarias de la UEP Juan
Bautista Arismendi.

Este resultado seala que ms de la mitad del personal est
consciente que muchos procesos se han vuelto ineficientes por el
crecimiento poblacional y que estn generando lentitud en las actividades
diarias del colegio.
60%
24%
16%
Pregunta N2
SI (15)
NO (6)
NO SE (4)
114

3. Considera usted que los alumnos y representantes estn conformes
con el manejo actual de los procesos?




Anlisis: Este resultado sugiere que ms de la mitad de la poblacin
que labora dentro de las instalaciones del colegio, distribuidos desde
personal docente, administrativo, coordinativo, directivo, de control de
estudios, y el gerente propietario estn de acuerdo con que la poblacin
estudiantil y de representantes en general no estn conformes con el actual
manejo de las actividades acadmicas y administrativas.


32%
56%
12%
Pregunta N3
SI (8)
NO (14)
NO SE (3)
115

4. La planificacin acadmica en los periodos escolares se realiza de
manera eficiente y en el periodo estimado?



Anlisis: Mas de la mitad de los encuestados sealo que la
planificacin Acadmica se llevaba "Mas o Menos" es decir, no al 100% y en
los periodos establecidos.

No obstante, es importante destacar que con el crecimiento
poblacional a futuro se volver ineficiente, sin contar adems la gran cantidad
de procesos que se generan innecesariamente por no poseer una base de
datos ni un sistema automatizado.


8%
20%
8%
64%
Pregunta N4
SI (2)
NO (5)
NO SE (2)
MAS O MENOS (16)
116

5. Actualmente se contemplan reportes estadsticos para el manejo de
la contabilidad?



Anlisis: El 76% de los encuestados sealo que no conoce esa
informacin.

El resultado de desconocimiento se debe a que la mayora del
personal no conoce sobre los procesos Administrativos, ya que de ellos solo
hay un encargado.





0%
12%
12%
76%
Pregunta N5
SI (EFICIENTE) (0)
SI (INEFICIENTE) (3)
NO (3)
NO SE (19)
117

6. Considera necesario un cambio en la manera que se llevan los
procesos actualmente?



Anlisis: Este resultado seala que el 72% de los empleados le
gustara que hubiese un cambio en la forma como se estn manejando los
procesos.

De esta manera se demuestra que ms de la mitad del personal
actualmente est inconforme con la manera como se estn llevando las
actividades tanto Acadmicas como Administrativas.




72%
20%
8%
Pregunta N6
SI (18)
NO (5)
NO SE (2)
118

7. Es eficiente la manera en que se solicitan y procesan los tramites
escolares?



Anlisis: El 64% indico que a su juicio personal si es eficiente el
manejo tanto de las solicitudes como los tramites escolares.

Este proceso funciona adecuadamente, sin embargo, pudiese ser
mejor si adems existiera la posibilidad de hacerlo a distancia. Ya que en la
actualidad los representantes deben dirigirse hasta la sede para solicitarlos.





64%
20%
16%
Pregunta N7
SI (16)
NO (5)
NO SE (4)
119

8. Es eficiente la comunicacin entre el personal del colegio y los
representantes?



Anlisis: El 72% de los encuestados seala que actualmente la
comunicacin entre el personal que labora en la institucin y los
representantes es eficiente.

Sin embargo, podra mejorarse adems, si se estableciera un modulo
que permita la interaccin a travs de la Web, y de esta manera lograr que
los representantes tengan una nueva ventana que les permita hacer
preguntas, sugerencias y solicitudes sin tener que ir directamente a la sede.

72%
20%
8%
0%
Pregunta N8
SI (18)
MAS O MENOS (5)
NO SE (2)
NO (0)
120

9. Considera que de llevarse a cabo el desarrollo de un sistema
automatizado debera enfocarse ms en los procesos acadmicos o
administrativos?



Anlisis: Los resultados son muy interesantes ya que dejan en
evidencia los intereses del personal laboral. El 52% sealo que le gustara
que ambos se automatizaran.

Esto indica que el desarrollo del sistema propuesto debe enfocarse en
ambas actividades, y de esta manera beneficiar a toda la poblacin de la
UEP Juan Bautista Arismendi.







44%
0%
52%
4%
Pregunta N9
Acadmicos (12)
Administrativos (0)
Ambos (13)
No Se (0)
121

Resultados de la Entrevista Semi Estructurada Realizada al personal
que labora en la UEP Juan Bautista Arismendi

La entrevista se realizo con previa solicitud a la Licenciada Orian Da
Costa quien actualmente desempea el cargo de Administradora y
Coordinadora Auxiliar, y al Gerente Propietario Armando Carmona.

Ambas entrevistas fueron semi estructuradas, es decir, se elaboraron
previamente una serie de preguntas concretas pero a lo largo de la sesin
surgieron otras preguntas adicionales, se utilizo como herramienta una
grabadora para el posterior anlisis de la entrevista.

La primera entrevista con la Lic. Orian Da Costa se desarrollo de la
siguiente manera:

Entrevista

Datos de identificacin

Establecimiento: Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi
Nombre entrevistada: Orian Da Costa
Cargo: Administradora / Coordinadora auxiliar
Fecha: Agosto 2011
Hora de inicio: 2:00 pm
Hora de finalizacin: 3:40 pm
Nombre Entrevistador: Armando Carmona


122

Presentacin

Entrevistador: Buenas tardes, vengo a la entrevista que se pauto
para hoy, se puede?.

Entrevistado: Hola!, Si claro, como no. Toma asiento.

Entrevistador: Te molestara si utilizo una grabadora para analizar
con detenimiento luego de terminar?.

Entrevistado: No para nada, procede.

Pregunta 1.

Entrevistador: Ok, elabore un cuestionario para poder identificar y
profundizar en el tema lo mejor posible, pudimos determinar con los
resultados que obtuvimos con la encuesta que no poseen ningn sistema de
gestin que los ayude a automatizar sus procesos, estoy en lo correcto?

Entrevistado: Si, as es, el principal problema que presentamos ahora
es la lentitud, ya que por ejemplo en la maana a la hora de entrada muchos
representantes aprovechan cuando vienen a traer a los alumnos para pagar
o solicitar algn trmite, igualmente en la hora de salida. Y a veces eso
genera colas interminables, por ello a veces algunos representantes se
molestan y se quejan.



123

Pregunta 2.

Entrevistador: Y esa lentitud es con todos los procesos o con
algunos en especifico?

Entrevistado: Bueno, con los que yo desempeo si, y son casi
todos...

Pregunta 3.

Entrevistador: Pero entonces tu eres la que se encarga de todos los
procesos aqu?

Entrevistado: No, Bueno, lo que pasa es que yo soy administradora y
coordinadora auxiliar, y me toca hacer muchas tareas, pero generalmente lo
que se dificulta mas es cuando estamos en proceso de inscripciones,
tambin los primeros cinco das de cada mes que suelen venir los
representantes a cancelar, a tramitar solicitudes, entre otras cosas... Y eso
me genera mucho trabajo... Y todas las cosas que yo hago son manuales,
nada esta automatizado...

Pregunta 4.

Entrevistador: Entiendo, pero entonces podras explicarme
concretamente cules son tus labores en la institucin?

Entrevistado: Si, con gusto... Fjate como administradora tengo que
llevar todas las transacciones que realiza el colegio, por cualquier concepto
124

(Inscripciones, reservas de cupo, pagos de mensualidades, abonos, pagos
de cosas internas del colegio, devoluciones) incluso otras cosas ms que
surgen inesperadamente, como paquetes de promocin que los ofrecemos
mediante un tercero, es decir, recibimos el dinero y se lo damos a un seor
que toma las fotos, elabora los diplomas, se encarga de la planificacin del
acto, etc.

Todas esas transacciones las reflejo contablemente en una hoja que
llamamos "diario", la cual tiene el siguiente formato (Fecha, nombre del
alumno, grado, monto, concepto de pago, forma de pago, observaciones),
una vez que se recibe el dinero y se colocan todos los datos de la
transaccin, se posee a firmar y sellar el control de pagos, o a entregar un
recibo igualmente firmado y sellado (en caso de ser un concepto de pago
inusual como el paquete por ejemplo), al final del da se hace algo llamado
cierre de caja... Y el monto por transacciones que se ha recaudado debe
coincidir con las que estn registradas en la hoja. Una vez hecho el cierre
tengo que vaciar toda la informacin en un libro contable, con el cual se
hacen todos los balances mensualmente.

Adems de esto, con la idea justamente de automatizar un poquito,
hice una hoja de clculo en Excel, con los alumnos por grado y una columna
con todos los conceptos de pago posibles. De esta manera evito que llegue
un representante sin control de pagos, lo cual sucede a menudo, y no
sepamos cual fue la ltima mensualidad que cancelo, o cuanto le queda por
abonar a algn pago. Pero de verdad se me hace sper difcil mantener esas
tres cosas al da, a veces llega tanta gente que se me olvida registrar algo y
despus las cuentas no me dan. Y como comprenders eso es un problema
grave...
125

De verdad necesito algn programa de Gestin Administrativa, pero mi
jefe me comento el otro da que quera algo que pudiera utilizarlo por internet
para poder revisar el funcionamiento del colegio cuando se encontrara fuera
o de viaje... Y que necesitaba mucho el manejo de reportes estadsticos, por
ejemplo para determinar la mora de los alumnos por seccin, por turnos, por
meses, etc... Y bueno hacer eso ahorita me lleva mucho tiempo...

Pregunta 5.

Entrevistador: De verdad es bastante y aun mas sin un apoyo de
algn Software que te ayude a minimizar ese trabajo, y sobre las tareas
acadmicas?

Entrevistado: Con eso si tengo un poco mas de ayuda, porque
participamos todos, el personal docente, el director, la encargada de control
de estudios, mi compaera de coordinacin y mi persona... Juntos nos
encargamos de la planificacin del ao escolar desde el inicio hasta el final...

Pregunta 6.

Entrevistador: Ok, pero Podras explicarme mejor como es la
estructura acadmica del colegio?

Entrevistado: Bueno te voy a explicar toda la secuencia de
planificacin que seguimos ao tras ao... Cuando va a comenzar un ao
escolar, desde las vacaciones estamos trabajando, lo primero que se hace es
un periodo de reserva de cupos del prximo periodo, en el ao vigente, que
se realiza ms o menos desde abril del ao en curso, hasta julio, luego se
126

hacen las inscripciones formales, bien sea de reinscripcin o nuevos
ingresos, que es donde los representantes formalizan todo... Traen los
recaudos, realizan el pago correspondiente a la matricula y la primera
mensualidad...

Despus de esto, si por alguna razn el personal docente requiere un
cambio, se procede a la bsqueda de docentes... Posteriormente esperamos
la resolucin del distrito que dictamina la cantidad de alumnos que se pueden
inscribir en una seccin... Cuando se establecen el tope de alumnos se
asignan las secciones por grado, es decir, si el tope es 30 y tengo 60 fichas
de alumnos para 6to grado por ejemplo, se abren 2 secciones...

Cuando se termina eso, se procede a hacer la renovacin o la nueva
contratacin de personal, despus asignamos los docentes a cada seccin,
conjuntamente con un saln... Una vez hecho esto... Se les entregan las
fichas de los expedientes a los docentes para que elaboren algo llamado
"Matricula Inicial", que no es ms que una hoja que contiene todos los
integrantes de una seccin especfica con el siguiente formato (nombres,
apellidos, cedula escolar, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, grado).
Este documento una vez que est elaborado, se entrega junto con las fichas
nuevamente... Sin embargo siempre ocurren errores de redaccin, nombres
mal escritos, cedulas escolares errneas, y esto perjudica de gran manera,
ya que esa informacin debe entregarse a la encargada de control de
estudios que se ocupa de ingresarlo en un sistema llamado SINACOES
(Sistema nacional de control de estudio) y esta data no puede ser cargada
con errores...

127

Luego de eso se tiene que armar la carpeta que debe contener todos
los requisitos que se entregan al Ministerio del Poder Popular para la
Educacin... Y bueno lo ultimo antes de empezar el ao escolar es arreglar
toda la planta fsica y los espacios que sern utilizados...

Pregunta 7.

Entrevistador: Y despus que pasa cuando se comienza el ao
escolar?

Entrevistado: Se siguen los mismos lineamientos, se planifica todo lo
referente al nuevo periodo... Se elaboran los cronogramas de actividades...
Se realiza la primera reunin de padres y representantes, posteriormente
consejo de docentes, Se carga definitivamente la data de la Matricula inicial
en el SINACOES, se elaboran los carnets, boletines, controles de pago, y se
hace algo llamado comprobacin lista/estudiante, donde se verifica saln por
saln que las listas elaboradas correspondan con el nmero de alumnos que
estn asistiendo a clase...

Cuando termina el periodo se hacen las actividades regulares,
reuniones de cierre, entrega de boletines, actos de promocin, elaboracin
de el resumen final, que es lo mismo de la matricula inicial pero excluyendo a
los alumnos que por alguna razn no culminaron el periodo...





128

Pregunta 8.

Entrevistador: de qu manera se involucran tus compaeros de trabajo y
t en todo lo que me acabas de explicar?

Entrevistado: Las labores de mis compaeros son las siguientes:

El director se llama Hctor Velsquez, se encarga de que todo
funcione bien en el colegio... sus tareas son:

- Es el encargado de representar al colegio, frente al Ministerio del
Poder Popular para la Educacin, y de mantener todos los recaudos
exigidos para el respectivo ao acadmico.

- Debe recibir y firmar todas las solicitudes y permisos que hagan los
representantes, docentes, entre otros.

- Debe evaluar el desempeo laboral de los docentes.

- Debe armar la carpeta de los docentes, que contiene los expedientes
de cada uno para ser presentado al Ministerio del Poder Popular para
la Educacin.

- Debe resolver los inconvenientes que se presenten con los alumnos.

- Debe encargarse de que todos los permisos necesarios estn
vigentes para que el plantel este al da. (Derecho de frente, Permiso
sanitario, Permiso de bomberos, Entre otros).
129


- Debe ayudar en la planificacin del ao escolar, reunin de docentes,
entrega final a Control de Estudios de la matricula inicial y resumen
final.

- Debe realizar una evaluacin integral de los nuevos docentes luego
de la revisin de su curriculum.

- Debe establecer la fecha de reuniones de docentes, y otros afines.

- Debe regular el nmero establecido de alumnos por aula.

- Debe realizar las reuniones con los padres y representantes de
apertura y cierre del ao escolar.

- Debe firmar las boletas por lapso, supervisar el vaciado de las
mismas.

Luego mi compaera Neyeska Castillo es la principal encargada de
Coordinacin, sus funciones son:

- Es la encargada de supervisar los respectivos proyectos
pedaggicos de aula, en cada grado respectivo.

- Debe Coordinar y supervisar las actividades extra ctedras o extra
curriculares como (Ingles, Msica, Computacin, Piscina).

- Debe supervisar la entrada y salida de los alumnos diariamente.
130

- Realiza las jornadas de rutina para iniciar las actividades (canto de
himno nacional, himno del edo. Miranda, oracin, y celebracin de
cumpleaos).

- Presta atencin Psicopedaggica a los alumnos que lo requieran.

- Realiza una evaluacin constante y continua del personal docente y
alumnado.

- Debe Resolver conflictos entre docentes/representantes.

- Debe Resolver conflictos entre docentes/alumnos.

- Encargada de Disear, modificar y publicar cronogramas de
actividades, evaluacin de indicadores en los boletines, y otros afines.

- Encargada de Difusin y envi de mensajes, comunicados,
solicitudes de solvencia administrativa, y cualquier tipo de notificacin
a los representantes.

- Encargada de revisin y aceptacin de matriculas iniciales y
resmenes finales de los docentes.

- Debe realizar toda la planificacin del periodo escolar en general,
desde el periodo de inscripciones, hasta la finalizacin y entrega de
boletines.

- Debe realizar Asignacin de aulas, docentes, secciones, entre otros.
131

- Debe realizar la Comprobacin de lista/estudiante (Consiste en
verificar que el nmero de alumnos que salen en la lista, corresponda
a los que asisten a clase, ya que no puede faltar ni sobrar ninguno. De
esta manera se evitan irregularidades administrativas).

Tambin est la licenciada Carolina Carmona como encargada
de control de estudios, ella hace lo siguiente:

- Encargada de la organizacin y chequeo de todos los expedientes de
los docentes con el seguimiento escolar correspondiente, para las
carpetas que van al Ministerio del Poder Popular para la Educacin.

- Encargada de organizar las carpetas y recaudos que el Director
Hctor Velsquez debe consignar ante el Ministerio del Poder Popular
para la Educacin.

- Debe Cargar la matricula inicial al inicio del ao escolar en el Sistema
Nacional de Control de Estudio (SINACOES).

- Debe Retirar a los alumnos que no culminaron el ao escolar en el
Sistema Nacional de Control de Estudio (SINACOES).

- Elaboracin de Carnets.

- Elaboracin de Formatos de Boletas e impresin de las mismas.



132

Tambin estn los docentes, sus tareas son:

- Se encargan de desempear su labor de enseanza a travs de
distintos materiales, instrumentos y tcnicas.

- Elaboracin manual de las matriculas iniciales y resmenes finales
segn las fichas acadmicas que se elaboran en las inscripciones.

- Elaboracin de cronogramas y planificaciones escolares.

- Vaciado de evaluaciones cualitativas en los boletines por cada lapso.

- Planificacin de actividades extra ctedra

Y finalmente mi persona, que debo:

- Llenar manualmente la ficha de un alumno al momento de la
inscripcin.

- Verificar los recaudos necesarios para la inscripcin formal (Boletn
del plantel anterior, carta de buena conducta, tres fotos tipo carnet
alumno, tres fotos tipo carnet representante, entre otros).

- Elaboro de todas las solicitudes de un representante (cartas de
buena conducta, solicitudes de retiro, reintegro, entre otros).

- Entrego y hago seguimiento de los controles de pagos.

133

- Entrego de documentos y boletines.

- Recibo las matriculas inciales y resmenes finales cada periodo
escolar.

- Realizo la bsqueda manual en los expedientes de Fichas de
alumnos, cuando se requiere ubicar algn nmero de telfono, o
informacin general.

Bsicamente esas son todas las labores acadmicas y el trabajo que
desempea cada uno de nosotros en el colegio.

Pregunta 9.

Entrevistador: Podras detallarme bien explicarme el concepto de
devoluciones?

Entrevistado: S, se hacen siempre y cuando cumplan algunos
criterios, Si por ejemplo algn representante hizo una reserva de cupo, pero
luego no quiere formalizar la inscripcin, se le reintegra su dinero...

O por ejemplo a algunos representantes las empresas donde trabajan
les pagan la educacin a sus hijos. Por lo que le emiten cheques de
empresa, sin embargo, algunas veces los cheques salen por un monto
superior al costo real, en ese caso la poltica empleada es que se puede
abonar a otros pagos, o se reintegra el dinero sobrante.


134

Pregunta 10.

Entrevistador: Ok, y la institucin realiza algn otro pago aparte de la
nomina?

Si, egresos internos, los que comprenden el mantenimiento de la
planta fsica, compra de materiales, y cualquier otro... Por ejemplo cuando
necesito sacar un gran nmero de copias, comprar hojas de papel, insumos
de bao, hasta alquiler de sillas para eventos... Todas esas cosas se reflejan
en la contabilidad y debo registrarlas.

Pregunta 11.

Entrevistador: Ok, con eso creo que es suficiente sobre el manejo
actual, hablemos un poco sobre lo que ustedes necesitan De todos esos
procesos descritos anteriormente, cuales consideras los ms importantes y
prioritarios para el desarrollo de un sistema que permita automatizar
disminuir la carga laboral?

Entrevistado: Sin duda alguna todos los procesos administrativos y
de reportes... Pero tambin muchos acadmicos son importantes, todo el
proceso de inscripciones, planificacin escolar en general, elaboracin de
matricula inicial y resumen final, ms que todo eso...





135

Pregunta 12.

Entrevistador: Consideras apropiado desarrollar un sistema de
informacin que les permita manejar sus tareas de manera ms sencilla va
internet?

Entrevistado: Siempre y cuando rena todas las necesidades que te
comente si, seria de mucha ayuda ms que todo para m y para mi jefe ms
que todo con la parte de administracin y reportes...

Pregunta 13.

Entrevistador: Quienes consideras que deberan tener acceso a ese
sistema?

Entrevistado: Bueno primeramente mi jefe, mi persona, los docentes
y mi compaera de coordinacin... Ah y bueno sera bueno que los alumnos
pudiesen tener un usuario que les permita tambin ver su ficha
electrnicamente y los pagos que le restan por hacer... Seria de verdad muy
bueno...

Pregunta 14.

Entrevistador: En cuanto a los procesos de pago como te gustara
que se disearan?

Entrevistado: Bueno algo similar a cualquier Software de gestin
administrativa, que permita adems establecer el monto que cancelara cada
136

alumno, ya que varan segn el turno, si es medio tiempo un monto y en la
modalidad de tiempo completo otro monto. Pero que no mande a imprimir
ningn recibo, preferira seguir llevando los controles de pago de la manera
tradicional.

Pero en s, lo que yo mas necesito con el proceso de transacciones es
algo que evite que tenga que hacer los tres procesos que te dije antes, que
registre los pagos y al final del da el programa me los muestre y los pueda
imprimir.

Otra cosa importante es me permita buscar fcilmente cualquier
informacin estadstica, y que la pueda imprimir para cuando mi jefe la pida.

Pregunta 15.

Entrevistador: Qu otras cosas son necesarias?

Entrevistado: Algo necesario es una base de datos de los alumnos
que permita hacer cualquier tipo de bsqueda, tanto de sus pagos como de
su ficha acadmica en cualquier momento...

Adems de eso algo que permita que se generen automticamente las
matriculas inciales y resmenes finales a partir de la base de datos de los
alumnos, ya que as supongo que no deberan contener errores...




137

Pregunta 16.

Entrevistador: Con respecto a la interfaz grafica, como consideras
que debera ser el diseo?

Entrevistado: Siempre y cuando el sistema cumpla todo lo que te
mencione lo dems no importa mucho, pero sera bueno que no contuviera
colores fuertes, fuentes difciles de ver, es decir que sea ergonmico para las
personas que lo usen.

Finalizacin

Entrevistador: Bueno, creo que todas las dudas me han quedado
claras muchas gracias por su tiempo y atencin... estaremos en contacto...

Entrevistado: No te preocupes, cualquier cosa estamos para ayudar y
contribuir con lo que necesites...










138

La segunda entrevista fue con el Lic. Armando Carmona y se desarrollo
de la siguiente manera:

Entrevista

Datos de identificacin

Establecimiento: Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi
Nombre entrevistado: Armando Carmona
Cargo: Gerente / Propietario
Fecha: Agosto 2011
Hora de inicio: 4:00 pm
Hora de finalizacin: 4:15 pm
Nombre Entrevistador: Armando Carmona

Presentacin

Entrevistador: Buenas tardes Sr. Armando, tendr unos minutos
para contestar algunas preguntas sobre los requerimientos de la institucin
para el sistema propuesto?

Entrevistado: Si buenas tardes dgame en que lo puedo ayudar.

Pregunta 1.

Entrevistador: Bueno la administradora me comento en una pequea
entrevista que tuvimos que usted est interesado en manejar l a parte
139

contable de la institucin con reportes estadsticos, entonces quera saber
de qu manera podramos optimizar esa idea?

Entrevistado: Si bueno bsicamente lo que se necesita es
automatizar todo el sistema de pagos, transacciones y reportes para poder
llevar una contabilidad real... Sin embargo me gustara adems que ese
sistema se pudiera ver por internet con un usuario y una clave. para no
depender de un solo computador central para manejar esa informacin...

Pregunta 2.

Entrevistador: Le parecera adecuado establecer adems una
pgina principal con contenido de noticias de inters para la comunidad, y
algunas fotos del plantel como publicidad?

Entrevistado: Si, sera bueno, actualmente no poseemos tampoco
una pgina web... As que tambin sera interesante una pgina con
informacin sobre el colegio.

Pregunta 3.

Entrevistador: Le gustara hacer alguna sugerencia en general?

Entrevistado: Bueno mi sugerencia seria que se enfocaran lo ms
posible en la parte de administracin, y los procesos acadmicos ms
necesarios para la planificacin escolar... Que sea fcil de entender y permita
imprimir reportes estadsticos... Mas que todo eso...

140

Finalizacin

Entrevistador: Muchas gracias por su tiempo Sr. Armando con esta
informacin estableceremos todo lo necesario para que el sistema cumpla
todos sus requerimientos...

Entrevistado: No te preocupes, y gracias a ustedes por contribuir con
la institucin fomentando ideas nuevas para mejorar cada da mas.




















141













CAPITULO V: SISTEMA ACTUAL















142

CAPITULO V

SISTEMA ACTUAL

Teniendo en cuenta que en el plantel todo se lleva de manera manual,
lo primero que se debe hacer es detallar como los empleados manejan los
procesos en la actualidad para luego explicar a detalle cmo se pretenden
automatizar las tareas acadmicas y administrativas. Sin embargo es
importante destacar que el control acadmico es mucho ms amplio por que
contiene ms procesos, pero el administrativo es ms disfuncional y ms
prioritario para la institucin. En conclusin se ha determinado que todo el
manejo organizacional es fundamental para los aos venideros, por ello es
importante identificar cules han sido los principales puntos detectados los
cuales son prioritarios y deben llevarse de manera ms eficaz, por ello sern
automatizados.

5.1 Tipos de Actividades segn orden Estructural

Control Acadmico: Comprende todas las tareas y procesos propios
de la unidad educativa, es decir, maneja toda la estructura acadmica desde
la apertura del ao escolar hasta su culminacin, luego vuelve a empezar
haciendo de esta manera un ciclo repetitivo. Todo el orden acadmico
comprende desde las actividades que realiza el personal docente, el personal
de coordinacin, directivo y el de control de estudios.

Las principales actividades acadmicas del ao escolar
cronolgicamente hablando se manejan en el siguiente orden:
143

Figura N2. Enfoque Preliminar Diagrama de Gantt



144

El diagrama ayuda a entender el orden cronolgico de los procesos,
que se pueden detallar mejor de la siguiente manera:

Transcurso del Ao Escolar Vigente

- Proceso de Reserva de Cupos o Pre-Inscripciones (Del ao
siguiente, durante el periodo actual).
- Entrega de solicitudes de retiro, cartas de buena conducta y otros
afines.
- Reunin de cierre con padres y representantes.
- Finalizacin de actividades escolares.
- Elaboracin y entrega de resumen final por secciones.
- Proceso de actualizacin con el Resumen Final al SINACOES, por
control de estudio.
- Entrega de Boletines, y otros afines (Se repite en los tres lapsos).
- Finalizacin del Periodo Escolar Vigente.

Periodo de Vacaciones

- Entrega de recaudos de los alumnos para nuevos ingresos o
reinscripciones.
- Entrevista con Personal Docente (Previa seleccin y evaluacin).
- Establecimiento de los topes de alumnos por seccin.
- Proceso de formalizacin de Inscripciones del nuevo periodo.
- Asignacin de secciones por grado.
- Formalizacin de nuevas contrataciones de personal, o renovacin
de contratos (Personal docente).
- Asignacin de docentes a cada seccin.
145

- Asignacin de aulas a los docentes.
- Entrega de fichas acadmicas a los docentes (Proceso de
elaboracin de Matricula Inicial).
- Reintegro de fichas acadmicas a coordinacin, entrega de
Matriculas Iniciales.
- Bsqueda y actualizacin de trmites para solicitudes de los
permisos necesarios para el correcto funcionamiento de la institucin.
- Mantenimiento de la planta fsica y instrumentos de trabajo.
- Reorganizacin de espacios y reas de trabajo.

Nuevo Ao Escolar

- Inicio de nuevo periodo escolar.
- Planificacin del nuevo periodo.
- Elaboracin de cronogramas de actividades.
- Reunin de inicio con padres y representantes.
- Reunin de docentes.
- Tramites de solicitudes y permisos para el funcionamiento de la
institucin.
- Proceso de carga de informacin de Matricula Inicial al SINACOES,
por control de estudio.
- Elaboracin de carnets estudiantiles.
- Elaboracin de boletines, controles de pago y otros afines.
- Actualizacin de hoja de clculo con la nueva informacin.
- Recibir y procesar todas las solicitudes de representantes.
- Vaciado de informacin en boletines (Se repite en los tres lapsos).
- Comprobacin Lista/Estudiante (Se repite en los tres lapsos).

146

Control Administrativo: Comprende todo el conjunto de operaciones
y procesos de ingreso o egreso de dinero, pagos o reintegros, luego de la
reserva de cupo, inscripcin, cancelacin de mensualidades, compra o
abono por algn concepto. Actualmente todos se llevan de manera manual,
en tres procesos:

1. En el momento de la transaccin, se crea un registro en una hoja
llamada diario, la cual contiene todos los movimientos del da en el siguiente
orden (nombre del alumno, grado, monto, concepto de pago, forma de pago
y observaciones), y que al final de la jornada se entrega en conjunto con el
monto recaudado, de esta manera se corrobora que la cantidad de dinero
que ingreso es la misma cantidad que se est entregando al momento de
cierre de caja.

2. A su vez, ese registro que ha quedado en el diario, debe coincidir
con un control que se lleva en una hoja de Excel, que permite ubicar cual fue
la ltima mensualidad que cancelo un alumno determinado, si termino de
cancelar su inscripcin, o reflejar un abono de cualquier tipo.

Esta hoja de clculo fue implementada recientemente debido a la
urgente necesidad de manejar ms rpidamente la bsqueda de cualquier
tipo de informacin acadmica o con respecto a pagos, ya que algunas
veces los representantes extravan los recibos, el control de pago, y no hay
manera de chequear los pagos que le restan por hacer, o cuando es
necesario ubicar cualquier tipo de informacin correspondiente a la ficha del
alumno, esto ha ayudado un poco a mejorar el desenvolvimiento de las
actividades cotidianas, pero el personal asegura que sigue siendo ineficiente,
puesto que mantenerlo actualizado es difcil y trabajoso.
147

3. Por ltimo, antes de entregar el diario al final de la jornada laboral,
se debe vaciar su contenido en un libro auxiliar, que es donde est asentado
toda la contabilidad de la institucin.

Actualmente la nica persona de personal administrativo que se
encargada de estas tareas, es la Lic. Orian Da costa, quien realiza las
siguientes funciones:

Pagos

- Procesar y registrar todas las transacciones por cualquier
concepto.
- Mantener en orden y actualizados los tres procesos descritos
anteriormente.
- Emitir un recibo (Ante la ausencia del control de pagos) o firmar y
sellar con el logo de la institucin colocando el monto y la fecha en el
Control de pagos.
- Buscar manualmente cual fue el ltimo pago o abono de un
alumno de (Mensualidad, Inscripcin, o otro concepto) cuando el
representante extravi o olvide

Cabe destacar que el ltimo punto hace que se pierda mucho tiempo,
ya que muchas veces la hoja de Excel no ha sido actualizada y no contiene
el verdadero orden correspondiente en los pagos. Y eso obliga muchas
veces a buscar en el libro contable por mes, cual fue la ltima transaccin de
ese alumno. Muchas veces se ha tenido que llegar al extremo de obviar esa
transaccin incluso pidiendo al representante que ubique su control de pago,
148

o peor aun hacer un estimado de lo que debe. Lo cual no es para nada
benfico para las finanzas.

Reportes

- Llevar la contabilidad en base a los ingresos y egresos.
- Elaborar estadsticas sobre mora (por grado, por secciones, por
ao, por mes) o balances generales. Cuando sean requeridos por
los propietarios.

Como se puede observar, es determinante para las finanzas de la
unidad educativa, que estos procesos se lleven de manera ms rpida y
segura. Lo ms importante de todo, es que en la actualidad se requieren
estudios estadsticos para determinar la mora, por grados, por periodos, por
meses, entre otros. Se requieren hacer balances generales de ganancias y
prdidas, y pasar una contabilidad fiable a los propietarios.












149

5.2 Casos de Uso en el Sistema Actual.

Con el fin de tener un panorama ms amplio de los procesos
que se realizan dentro del sistema actual se ilustrara mediante
diagramas de casos de uso.

Actores que interactan en los diferentes procesos dentro de la
institucin educativa:



Propietario/Gerente
Representante
Administrador/ Coordinador Auxiliar Coordinador General
Director Control de Estudios
Director
Docente



Figura N3. Actores del Sistema Actual.





150

5.3 Descripcin de los Actores del Sistema Actual.


Ficha Descriptiva N1

Nombre Del Actor. Propietario/Gerente.
Definicin Es la persona que se encarga del
manejo de los empleados, as como
tambin de la institucin en lneas
generales.
Descripcin Tiene como objetivo principal el
manejo de los empleados al igual que
la revisin diaria de los reportes de
pagos. Se encarga de la toma de
decisiones y de revisar el
funcionamiento correcto en lneas
generales de la institucin.

Ficha Descriptiva N2

Nombre Del Actor. Director.
Definicin. Es la persona que tiene como
principal tarea el correcto
funcionamiento del colegio en el
mbito acadmico.
Descripcin. Es el encargado de representar al
colegio, frente al Ministerio del Poder
Popular para la Educacin, y de
mantener todos los recaudos exigidos
para el respectivo ao acadmico.
151




Debe recibir y firmar todas las
solicitudes y permisos que hagan los
representantes, docentes, entre
otros.

Debe evaluar el desempeo laboral
de los docentes.

Debe armar la carpeta de los
docentes, que contiene los
expedientes de cada uno para ser
presentado al Ministerio del Poder
Popular para la Educacin.

Debe resolver los inconvenientes que
se presenten con los alumnos.

Debe encargarse de que todos los
permisos necesarios estn vigentes
para que el plantel este al da.
(Derecho de frente, Permiso
sanitario, Permiso de bomberos,
Entre otros).





152

Ficha Descriptiva N3

Nombre Del Actor. Coordinador General.
Definicin. Es la persona que se encuentra
encargada de la organizacin
acadmica en lneas generales.
Descripcin. Es la encargada de supervisar los
respectivos proyectos pedaggicos de
aula, en cada grado respectivo.

Debe Coordinar y supervisar las
actividades extra ctedras o extra
curriculares como (Ingles, Msica,
Computacin, Piscina).

Debe supervisar la entrada y salida de
los alumnos diariamente.

Realiza las jornadas de rutina para
iniciar las actividades (canto de himno
nacional, himno del edo. Miranda,
oracin, y celebracin de cumpleaos).

Presta atencin Psicopedaggica a los
alumnos que lo requieran.

Realiza una evaluacin constante y
continua del personal docente y
alumnado.

153

Debe Resolver conflictos entre
docentes/representantes.

Debe Resolver conflictos entre
docentes/alumnos.
Encargada de Disear, modificar y
publicar cronogramas de actividades,
evaluacin de indicadores en los
boletines, y otros afines.

Encargada de Difusin y envi de
mensajes, comunicados, solicitudes de
solvencia administrativa, y cualquier
tipo de notificacin a los
representantes.

Encargada de revisin y aceptacin de
matriculas inciales y resmenes
finales de los docentes.

Debe realizar toda la planificacin del
periodo escolar en general, desde el
periodo de inscripciones, hasta la
finalizacin y entrega de boletines.

Debe realizar Asignacin de aulas,
docentes, secciones, entre otros.

Debe realizar la Comprobacin de
lista/estudiante (Consiste en verificar
que el nmero de alumnos que salen
154

en la lista, corresponda a los que
asisten a clase, ya que no puede faltar
ni sobrar ninguno. De esta manera se
evitan irregularidades administrativas).


Ficha Descriptiva N4

Nombre Del Actor. Administrador/Coordinador Auxiliar.
Definicin El administrador igualmente tiene
asignada las mismas funciones de
manera parcial, como apoyo y logstica
de coordinacin. Exceptuando el ltimo
punto (Comprobacin lista/estudiante),
Pero aparte de las mencionadas,
tambin debe:
Descripcin Debe llenar manualmente la ficha de
un alumno al momento de la
inscripcin.

Debe verificar los recaudos necesarios
para la inscripcin formal (Boletn del
plantel anterior, carta de buena
conducta, tres fotos tipo carnet alumno,
tres fotos tipo carnet representante,
entre otros).

Encargado de elaboracin de todas las
solicitudes de un representante (cartas
de buena conducta, solicitudes de
155

retiro, reintegro, entre otros).

Encargado de la entrega y seguimiento
de los controles de pagos.


Encargado de la entrega de
documentos y boletines.

Encargado de la recepcin de las
matriculas inciales y resmenes
finales cada periodo escolar.

Debe realizar la bsqueda manual en
los expedientes de Fichas de alumnos,
cuando se requiere ubicar algn
nmero de telfono, o informacin
general.



Ficha Descriptiva N5

Nombre Del Actor. Director Control De Estudios.
Definicin Es la persona encargada de dirigir el
departamento de control de estudios,
esta parte se encuentra destinada a
las actividades acadmicas.
Descripcin Encargada de la organizacin y
chequeo de todos los expedientes de
156

los docentes con el seguimiento
escolar correspondiente, para las
carpetas que van al Ministerio del
Poder Popular para la Educacin.


Encargada de organizar las carpetas
y recaudos que el Director Hctor
Velsquez debe consignar ante el
Ministerio del Poder Popular para la
Educacin.

Debe Cargar la matricula inicial al
inicio del ao escolar en el Sistema
Nacional de Control de Estudio
(SINACOES).

Debe Retirar a los alumnos que no
culminaron el ao escolar en el
Sistema Nacional de Control de
Estudio (SINACOES).

Elaboracin de Carnets.

Elaboracin de Formatos de Boletas
e impresin de las mismas.





157

Ficha Descriptiva N6

Nombre Del Actor. Docente.
Definicin Es la persona encargada de impartir
conocimientos a los alumnos de la
institucin sin embargo tambin tiene
un papel importante en cuanto al
control acadmico.
Descripcin Encargados de desempear su labor
de enseanza a travs de distintos
materiales, instrumentos y tcnicas.

Elaboracin manual de las matriculas
inciales y resmenes finales segn
las fichas acadmicas que se
elaboran en las inscripciones.

Elaboracin de cronogramas y
planificaciones escolares.

Vaciado de evaluaciones cualitativas
en los boletines por cada lapso y la
Planificacin de actividades extra
ctedra.






158

Ficha Descriptiva N7

Nombre Del Actor. Representante.
Definicin Son aquellas personas que se
encuentra a cargo de cada uno de los
alumnos ante la institucin educativa.
Descripcin Participa en los procesos de
inscripcin de alumnos a la
institucin.

Realiza solicitudes a la institucin
entre las cuales se encuentran:
cartas de buena conducta,
constancias de estudio, entre otros.

Se encarga de retirar la boleta de su
respectivo alumno en la institucin.

Realiza pagos de mensualidades, as
como tambin de artculos como
libros e insignias









159

5.4 Diagramas de Casos de Uso.


Figura N4. Diagrama de Casos de Uso del Sistema Actual.


Administrador/ Coordinador Auxiliar
Coordinador General
Director
Director Control de Estudios
Docente
Propietario/Gerente
Representante
Control
Administrativo
Control
Acadmico






160

Figura N5. Diagrama de Casos de Uso Director.


Director
Revisin De
Recaudos
Entrega De Recaudos De
Ley Al Ministerio De
Educacin
Revisar
Solicitudes Acadmicas
Firmar Solicitudes
Evaluacin Laboral
De Docentes
Expedientes
Docentes
Revisin De
Permisos Pblicos
Reunion De Docentes
Evaluar Nuevos
Docentes
Director De Control De Estudio
Representante









161

Figura N6. Diagrama de Casos de Uso Coordinador General.



Coordinador General
Proyectos
Pedaggicos
Supervisar
Extra Catedras
Ingls
Natacin
Musica
Computacin
Entrada Y Salida
De Alumnos
Resolver Conflictos Docente-Alumno
Docente-
Repreentan
Realizar Cronograma
De Actividades
Comprobacin De
Lista/Estudiante
Asignaciones
Aulas
Docentes
Secciones





162

Figura N7. Diagrama de Casos de Uso Administrador/ Coordinador
Auxiliar.


Administrador/ Coordinador Auxiliar
Llenar ficha de
alumno
Recibir recaudos
de inscripcin
Elaboracin de
solicitudes de representantes
Entrega y seguimiento
de los controles de pago
Entrega de
boletines
Recepcin de
matriculas inciales
Entrega de
resmenes finales
Bsqueda de
informacin general
Carta de buena
conducta
Solicitud de retiro
Reintegro
Constancia de
estudio
Realizar
Inscripcin






163

Figura N8. Diagrama de Casos de Uso Director Control De Estudios.


Revisar expedientes
de los docentes
Organizar
Carpetas
Recaudos
Cargar matricula
inicial
Retirar alumnos
del ao escolar
Elaborar
Director
Carnets
Formatos de boletas Imprimir boletas
Director Control de Estudios
Enviar Informacin
A SINACOES








164

Figura N9. Diagrama de Casos de Uso Docente.

Docente
Actividades
acadmicas
Elaboracin
Matriculas
inciales
Resmenes finales
Cronogramas
acadmicos
Actividades extra
acadmicas
Evaluaciones Vaciado de notas
Director
Director Control de Estudios

Figura N10. Diagrama de Casos de Uso Representante.

Representante
Realizar Solicitud
Acadmica
Administrativa
Solicitar
Devolucin
Cancelar
Mensualidades
Otros Pagos
Retiro de
Boletas
Realizar
Inscripcion
Retiro del
Alumno
Administrador/ Coordinador Auxiliar



165

Figura N11. Diagrama de Casos de Uso Propietario/ Gerente.


Propietario/ Gerente
Consultar Reportes
de Pagos
Administrar
Empleados
Verificar
Funcionamiento General
Administrador /Coordinador Auxiliar




De todos los procesos detallados anteriormente, se pudo determinar
que lo ms trabajoso e ineficaz es todo lo que engloba el proceso de
planificacin escolar, el proceso de inscripciones, el proceso de bsqueda de
informacin, la interaccin con los representantes y la difusin de mensajes,
pero lo principal y ms importante, que son las transacciones no se
contemplan de manera fiable y generan mucho trabajo innecesario, adems
no se pueden establecer estadsticas que permitan determinar la mora por
mensualidades, por inscripciones, por grados, entre otras. Y esto ya se ha
convertido en una necesidad urgente, propiamente dicho por el personal.

Por consiguiente estos sern los puntos esenciales que sern
automatizados y que han sido requeridos para el sistema propuesto, el cual
ser detallado a fondo a continuacin.

166













CAPITULO VI: SISTEMA PROPUESTO















167

CAPITULO VI

SISTEMA PROPUESTO
6.1 Descripcin General.

Habiendo estudiado a detalle todo el sistema actual y la manera en la
que se llevan las actividades, se proceder a detallar punto por punto como
est estructurado y constituido el sistema propuesto, el cual ha atacado de
manera eficaz los puntos ms relevantes, a dems de las solicitudes propias
de los empleados que solicitan un cambio a travs de este sistema.

Cabe destacar que se pretenda implementar en el proceso de pagos
algo similar a lo que manejan los sistemas automatizados de gestin
administrativa, Como el software de Valery. El cual tras registrar una
transaccin manda una seal que abre la caja registradora y procede a
imprimir un recibo en la impresora fiscal. Sin embargo, la institucin debe
declarar solo de manera formal ante el SENIAT, ya que no ejerce actos de
comercio, y por ello no posee una impresora fiscal.

Por tanto, el colegio no requiere que se emitan recibos impresos luego
de una transaccin, ya que de esta manera se presta nuevamente para que
los representantes extraven dichos recibos. Por ello, se solicito mantener la
manera antigua de manejar los recibos de pago, ya que de esta manera se
mantiene en un solo papel todos los recibos, firmados y con sello hmedo.

Otro requerimiento que ha sido presentado por la institucin, es que el
sistema pueda ser administrado va Internet, ya que muchas veces los
propietarios desean conocer la situacin actual y movimientos, sin tener que
168

solicitar del personal de administracin, poseer en cualquier momento y de
manera rpida cualquier tipo de estadstica, lo que sugiere utilizar una
arquitectura Cliente-Servidor.

Principalmente, el sistema constar de una pgina principal, la cual
contendr toda la informacin referente a la escuela, a las actividades
diarias, reuniones, entre otros afines. Un espacio dedicado para colocar fotos
de los eventos, fiestas y cualquier actividad dentro de la institucin, lo
referente al encabezado y pie de pgina que es habitual. Y por ltimo la parte
correspondiente al ingreso al Sistema mediante el Login y el Password.


















169

6.2 Figura N12 Modelo de Entidad / Relacin

Fuente: Carmona y Castillo (2011)
170

Tomando en cuenta estas premisas, se puede explicar todo el sistema
propuesto detalladamente segn su estructura y mdulos:

6.3 Descripcin del Sistema a Desarrollar

La estructura y mdulos con los que cuenta el sistema propuesto son
los siguientes:

Estructura de Seguridad del sistema propuesto

En cuanto a seguridad la aplicacin cuenta con diferentes niveles
jerrquicos que van en base a las funciones o necesidades que se requieran
en la institucin, se implement la utilizacin de un filtro de autenticacin de
usuario, que se realizar con dos condiciones bsicas, un Login y Password,
esto brindara el acceso al sistema de forma segura y permitir a su vez
reconocer al tipo de usuario, la cual ofrece las funcionalidades que necesite
segn sea el caso.

Este Login y Password sern establecidos de dos maneras, la primera
con el ADMIN, que en este caso sera el propietario, en el caso de personal,
y en el caso de alumnos al momento de su inscripcin se elige el nombre de
usuario y contrasea.






171

Estructura del Sistema segn niveles de jerarqua y acceso

Propietario / Gerente

Esta diseado exclusivamente como un Sper usuario, el cual tiene
las siguientes opciones:

Modulo Acadmico: Crear, asignar o modificar usuarios y
contraseas de personal docente, administrativo, de coordinacin o alumnos.
Crear y modificar las noticias que salen en la pgina principal.

Modulo Administrativo: Contempla todo el manejo de reportes
estadsticos que solicito la institucin, con filtros de bsqueda para el manejo
de sus finanzas.

Administrador / Coordinador auxiliar

Posee bsicamente todos los procesos descritos anteriormente,
Acadmicos y Administrativos, es de gran importancia ya que mediante el se
podrn realizar todas las funciones de las que dispone la aplicacin por tanto
estar bajo el dominio exclusivo de personas autorizadas en la institucin
para dicho fin. Esta jerarqua contempla:

Nivel Acadmico: Contiene todos los procesos acadmicos de
planificacin escolar desde el inicio hasta el fin del periodo (Asignacin de
periodos escolares, docentes, aulas, alumnos, secciones). Adems de
asignar usuarios y contraseas de alumnos al sistema, integracin de un
buzn de sugerencias, un buzn donde llegan todas las solicitudes de
172

trmites, manejo de cronogramas escolares, matriculas inciales y resmenes
finales.

Nivel Administrativo: Comprende todos los procesos relacionados
con pagos (Formalizacin de inscripciones, mensualidades, pagos de otros
conceptos, devoluciones). Consultas e impresin de cierres de caja diarios,
agregar nuevos conceptos de pago, egresos internos.

Coordinador General

No maneja ninguna actividad administrativa, solo algunas acadmicas,
entre ellas tenemos las siguientes:

Nivel Acadmico: Todos los procesos acadmicos de planificacin
escolar desde el inicio hasta el fin del periodo (Asignacin de periodos
escolares, docentes, aulas, alumnos, secciones). Integracin de un buzn de
sugerencias, manejo de cronogramas escolares, matriculas inciales y
resmenes finales.

Docente

Estar destinado a ser utilizado por los docentes de la institucin, cada
uno de ellos dispondr de un usuario y contrasea, desde donde podrn
revisar los cronogramas de actividades, y enviar mensajes al administrador.




173

Alumno

En este modulo los alumnos con sus respectivos representantes,
podrn consultar diferentes puntos de inters entre los que se destacan los
siguientes:

Nivel Acadmico: La posibilidad de hacer solicitudes de trmites,
Revisar la ficha tcnica del alumno y datos del representante, Revisar el
cronograma de actividades, y un Buzn de sugerencias.

Nivel Administrativo: La posibilidad de revisar mediante el sistema
las mensualidades, y otros conceptos pendientes por cancelar en el ao
escolar.

Estructura segn cada proceso del sistema propuesto

En los prrafos anteriores se explico a detalle la estructura a nivel de
jerarquas, a continuacin se detallara la estructura segn cada proceso:










174

Modulo Acadmico:

1. Usuarios del sistema -> Agregar usuario
Consultar usuarios

Descripcin: De esta manera se pueden agregar usuarios de
cualquier nivel, de manera rpida y sencilla. Y posteriormente se puede
visualizar una tabla que contiene todos los usuarios registrados.

2. Noticias del Sistema -> Agregar noticia
Consultar noticias

Descripcin: Permite agregar noticias que salen en la pgina
principal con (Autor, titulo, fecha, categora y mensaje), y posteriormente se
pueden visualizar en una tabla.

3. Alumnos y Representantes -> Agregar alumno
Consultar alumnos

Descripcin: Permite ingresar a la base de datos el formulario de un
nuevo alumno, que contiene toda la informacin referente a su ficha
acadmica, una vez que queda registrado en el sistema se puede inscribir.

Se diseo de esta manera debido a que muchas veces los alumnos
que van la primera vez a solicitar cupo (Pre-inscripciones), en algunas
ocasiones no formalizan su inscripcin por algn motivo y de esta manera se
evita trabajo innecesario. Otra razn importante es que si un alumno se retira
175

vuelve a esta primera tabla y posteriormente puede ser re-enganchado ms
adelante si vuelve al colegio sin necesidad de llenar los datos nuevamente.

4. Maestros y Profesores -> Agregar docente
Consultar docentes

Descripcin: Desde aqu se pueden agregar nuevos docentes, llenando una
pequea ficha que contiene (Nombre, apellido, cedula, fecha de nacimiento,
direccin, telefono1 y 2). y posteriormente pueden visualizarse en una tabla
donde aparecen todos los registrados.

5. Periodo Escolares -> Agregar periodo
Consultar periodos

Descripcin: Permite crear y modificar un ao escolar, con una fecha de
inicio y una fecha de fin. De esta manera se logra que toda la informacin y
procesos queden en un orden cronolgico y puedan volver a iniciarse al
momento de que empiece un nuevo periodo. Adems se puede establecer
en la tabla cual es el periodo escolar que est vigente.

6. Grados y Secciones -> Agregar secciones
Consultar secciones

Descripcin: Con este proceso se puede crear un grado/seccin,
estableciendo al momento el tope o nmero mximo de alumnos permitidos
por aula, los cuales son regulados por el Ministerio del Poder Popular para la
Educacin. Y posteriormente se puede visualizar la cantidad de grados y
secciones existentes en una tabla.
176

7. Salones Escolares -> Agregar Saln
Consultar Salones

Descripcin: Aqu se establecen los salones del colegio, los cuales
contienen (Nombre, tope de alumnos, seccin y profesor asignados). Para de
esta manera establecer la planificacin entre Grado -> Docente -> Saln

8. Cronograma de Actividades -> Agregar Actividad
Consultar Actividades

Descripcin: Desde aqu se crea, modifica, visualiza todo lo referente a la
planificacin de actividades comprendidos con (Fecha, Descripcin,
Actividad).

9. Buzn de Sugerencias -> Redactar sugerencia (Alumnos)
Consultar buzn (Administrativo)

Descripcin: Se cre con la finalidad de establecer una mejor comunicacin
entre el personal y los representantes con la finalidad de que se puedan
presentar sugerencias, reclamos, aclaracin de dudas, entre otros.

10. Matricula Escolar -> Matricula Inicial
Resumen Final

Descripcin: La Matricula Inicial es una de las actividades ms importantes
y mas trabajosas de control de estudio, y al manejarse de esta manera se
soluciona el problema de errores de nombres, cedulas escolares,
direcciones, entre otras. Ya que todo se procesa directamente desde la Base
177

de Datos y de esta manera toda la informacin que se introduce al momento
de la inscripcin es la que se refleja cuando se exporta a la hoja de Excel. Y
el Resumen Final se contempla de la misma manera, solo que excluye de la
lista a los alumnos al momento que se retiran del sistema.

11. Ficha Tcnica

Descripcin: Permite la bsqueda de la ficha del alumno para ver toda su
informacin y la del representante, que se suministro al momento de la
inscripcin.

12. Solicitudes -> Buzn (Coordinacin)
Tramitar (Estudiante)

Descripcin: Enva a la coordinacin acadmica una solicitud de algn
trmite requerido por el estudiante, evita que los padres tengan que ir a
solicitar algn documento, si requieren de ello pueden hacerlo por Internet
con esta herramienta.

Modulo Administrativo:

Reportes y Consultas

1. Reportes del Sistema

Descripcin: Contempla toda la parte de reportes estadsticos de
mensualidades, ingresos, entre otros. Que antes eran sumamente difciles de
elaborar de manera manual.
178

Con esta herramienta el propietario podr vigilar sus finanzas de una
manera fcil y cmoda, se podr detectar a tiempo que los estudiantes que
tienen un plazo de ms de dos mensualidades pendientes, se les envi una
notificacin a tiempo. Adems tambin se pueden establecer estrategias
para evitar que llegue el final del ao escolar, y que algunos alumnos
terminen el periodo y no estn solventes administrativamente.

2. Mensualidades Pendientes

Descripcin: Permite a los alumnos y representantes conocer el estado
actual de los montos cancelados y los que an quedan pendientes, resulta
de gran utilidad ya que el representante en caso de extravo de su control de
pagos puede saber con facilidad que le resta por cancelar.

Procesos de Pagos y Devoluciones

Esta serie de procesos, aunque son individuales estn enlazados
dependen el uno del otro, as se implementa la nueva manera de llevar la
contabilidad, donde al momento del registro de la transaccin se elimina de
la lista de pagos pendientes. El cual a su vez permite la emisin del reporte
diario con todas las operaciones del da ingreso/egreso por cualquier
concepto.






179

3. Inscripciones Escolares -> Agregar Inscripcin
Consultar Inscripciones

Descripcin: Proceso de formalizacin de inscripcin, donde se generan los
montos que debe cancelar el alumno de la matricula y la primera
mensualidad. Se estableci as ya que todos los montos son variables.
Funciona de la siguiente manera:

Luego de la eleccin del turno, periodo escolar, seccin, saln,
profesor y chequeo de que entrego los requerimientos, se procede a incluirlo
en la nueva tabla.

Posteriormente se debe consultar al alumno para generar todos los
montos y cuotas que debe cancelar (Monto de Mensualidad, matricula,
seguro escolar, boletas, control de pagos, mantenimiento de la planta fsica,
materiales e insumos y otros pagos). Tambin se puede generar otro pago
opcional.

4. Mensualidades y Pagos -> Agregar pago
Agregar otros pagos
Agregar devoluciones
Consultar cierres

Descripcin: Permite formalizar todas las operaciones de pagos una vez
que han sido establecidos sus montos. Al momento de la inscripcin se
selecciona solamente el contenido de la matricula y la primera mensualidad.


180

Posteriormente de la seleccin de la lista de pagos, se procede a
determinar la forma de pago (Efectivo, cheque, transferencia, tarjeta de
debito, deposito). La referencia (de ser necesaria), RIF (de ser necesario), y
Nombre del cliente. El monto que sale en pantalla es la sumatoria de todo lo
que se haya seleccionado previamente y por ltimo se procede a ingresar los
datos al sistema en la opcin "Facturar".

Una vez que el pago o transaccin ha sido realizado, se ver reflejado
en la consulta de cierre de caja que debe hacerse al final de la jornada
laboral, la cual puede ser exportada en un formato de Excel, e impresa
posteriormente.

Tambin se contempla en algunos casos, la necesidad de realizar
devoluciones, ya que en algunas oportunidades los representantes cancelan
con cheques que emite la empresa donde trabajan, y en algunas
oportunidades el monto del cheque es superior al monto real de la
mensualidad, en este caso el representante elige hacer un abono a otro
pago, o el reintegro del dinero sobrante, de ser esta la opcin, se procede de
la siguiente manera.

Una vez que el cheque ha sido recibido y cobrado, el dinero que entra
se ve reflejado en los balances, por lo que es necesario hacer una operacin
de egreso por concepto de devolucin, para que no se vean afectadas las
cifras reales por concepto de pagos.

Otro ejemplo de egreso por devolucin, es cuando el representante
realiza algn abono o pago de inscripcin, pero luego decide que no desea
que su representado curse clases en la institucin y decide llevarlo a otro
181

sitio. Por ello solicita que se reintegre su dinero y esto debe efectuarse
correctamente, igual que en el caso anterior debe quedar registrado el
proceso de devolucin.

5. Conceptos de Pagos -> Agregar Concepto
Consultar Conceptos

Descripcin: Otro caso que puede suceder, es que en el transcurso
del ao escolar se presenten promociones, o algn concepto de pago nuevo
(paquete de promocin, recuerdos navideos, o extravi de carnets,
boletines, controles de pago). Para ello se contempla una herramienta
bastante flexible que permite agregar cualquier concepto nuevo de pago que
se necesite.

6. Egresos Internos -> Agregar Egresos
Consultar lista de Egresos

Descripcin: De la misma manera que se deben contemplar los
egresos por devoluciones, tambin surge la necesidad de reflejar egresos
cuando son para la institucin. Algunos ejemplos concretos podran ser que
se necesite dinero para sacar unas copias, comprar papel higinico, los
insumos para mantener la piscina, pagar algn servicio especial como
alquiler de sillas para una reunin, entre otros). Todas esas circunstancias
deberan ser reflejadas en los egresos internos de la institucin, y es la razn
por la cual se estableci esta herramienta.



182

6.4 Diagramas de Casos de Uso.

Figura N13. Diagrama de Caso de Uso Propietario/Gerente.




Autenticar Usuario
Propietario/Gerente
Modulo Acadmico
Modulo
Administrativo
Noticias
Crear
Eliminar
Modificar
Gestionar Usuarios
Consultar Reportes
Estadisticos
Crear Usuario
Modificar Usuario
Eliminar Usuario
Sistema









183

Figura N14. Diagrama de Caso de Uso Administrador/Coordinador
Auxiliar.




Administrador/Coordinador Auxiliar
Autenticar Usuario
Modulo Acadmico
Modulo
Administrativo
Pagos y
Devoluciones
Mensualidades
Generar Reportes
Periodo Escolar
Consultar/Agregar
Alumno
Consultar/Agregar
Docente
Crear / Consultar
Asignar / Eliminar
Secciones
Aulas
Grados
Cronograma De
Actividades
Matricula Escolar
Matricula Inicial
Resumen Final
Inscripciones
Escolares
Agregar / Consultar
Consultar Lista De
Ingresos Y Egresos
Cierre De
Caja
Consultar
Imprimir
Sistema







184

Figura N15. Diagrama de Caso de Uso Coordinador General.




Coordinador General
Autenticar Usuario Modulo Acadmico
Periodos
Escolares
Aulas
Consultar
Alumnos
Secciones
Cronogramas
Academicos
Crear
Mensaje
Crear Matricula
Inicial
Crear Resumen
Final
Crear
Cronograma
Modificar
Cronograma
Eliminar
Cronograma
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185

Figura N16. Diagrama de Caso de Uso Docente.




Docente
Autenticar Usuario
Modulo Acadmico
Modulo
Administrativo
Cronogramas De
Actividades
Consultar
Redactar Mensaje
Enviar Mensaje
Administrador / Coordinador
Sistema
Ficha Tcnica













186

Figura N17. Diagrama de Caso de Uso Alumno.






Alumno
Autenticar Usuario
Modulo Acadmico
Modulo
Administrativo
Realizar Solicitud
Administrador / Coordinador
Enviar Solicitud /
Mensaje
Redactar Mensaje
Consultar Ficha
Tcnica
Consultar Datos Del
Representante
Consultar
Cronograma De Actividades
Consultar
Mensualidades
Consultar Otros
Pagos
Sistema







187

6.5 Aplicacin de la Metodologa XP.

Para el desarrollo del sistema propuesto fue necesaria la utilizacin de
una metodologa de desarrollo que cumpliera con las necesidades que dicho
proyecto requera, por tanto el sistema fue desarrollado siguiendo la
metodologa XP, la cual consta de cuatro etapas o fases principales las
cuales son: la primera fase consiste en la recoleccin de datos y detalles
precisos que son requeridos para plantear las actividades de diseo,
desarrollo y pruebas posteriores que necesitara el sistema, la segunda fase
se encuentra referida especficamente a la realizacin del diseo del sistema
propuesto, seguidamente la fase tres es la encargada de todo lo que se
refiere al desarrollo del sistema propuesto, y por ltimo la fase cuatro que es
de gran importancia para el proyecto debido a que en esta fase es donde se
verifica y se asegura el funcionamiento correcto del sistema, de igual forma
se comprueba que el sistema propuesto, haya cumplido con los objetivos
planteados en la investigacin.

Fase I: Planificacin.

Esta es la primera etapa de la metodologa XP, en esta etapa se
realizaron todas las actividades establecidas por la misma para el desarrollo
del proyecto, que tiene como fin el cumplimiento correcto de todos los
objetivos planteados para el sistema propuesto, debido a esto es necesaria
la recoleccin de datos e informacin que permitieran entender de una forma
precisa la problemtica planteada por la institucin educativa.


188

Dicha fase de planificacin se encuentra destinada a la recoleccin de
informacin fundamental para el desarrollo del proyecto, para ello es
necesario la utilizacin de mecanismos que permitan obtener datos objetivos
sobre aspectos crticos en la institucin, por tanto se realizaron encuestas
que permitieran observar de una forma ms amplia y detallada los problemas
existentes en la U.E.P Colegio Juan Bautista Arismendi, y de esta forma
poder brindarles una solucin efectiva a los problemas planteados mediante
el desarrollo del sistema propuesto, por otra parte tambin se recolecto
informacin acerca de los criterios que deberan cumplirse en el nuevo
sistema y que estaban previamente establecidos en la institucin educativa.

Luego de esto se obtuvieron resultados objetivos que permitieron
observar de una forma clara los requerimientos del sistema para cumplir con
las necesidades presentes en la institucin.

Fase II: Diseo.

Esta es la segunda etapa de la metodologa XP, se realizaron
actividades que permitieron determinar el diseo del sistema, el cual debera
cumplir con los objetivos planteados, as como tambin con cada una de las
necesidades presentes y planteadas en la U.E.P. Colegio Juan Bautista
Arismendi.

En esta etapa se determin el diseo estructural del sistema as como
tambin el diseo de las interfaces graficas con las que los usuarios estaran
destinados a interactuar dentro del sistema propuesto.


189

DEFINIR MODULOS

Fase III: Desarrollo.

Esta fase se encuentra destinada al desarrollo de las estructuras que
conformaran el sistema propuesto. Durante esta etapa se pudo definir y
desarrollar los mdulos del sistema propuesto, de igual forma se
desarrollaron cada una de las funcionalidades de las que dispondr el
sistema.

El desarrollo del este sistema, permiti la incorporacin de una interfaz
grafica intuitiva y amigable para sus usuarios, teniendo en cuenta que se
encuentra destinado a ser utilizado por alumnos que en la mayora de los
casos son nios, as como tambin representantes que podran no tener un
gran nivel de conocimiento en el rea de computacin.

A nivel administrativo cuenta con opciones fundamentales para su
gestin, de igual forma utiliza una interfaz sencilla con una gran cantidad de
opciones en cuanto a la modificacin en el rea acadmica, as como
tambin en cuando al registro de operaciones administrativas, generando
reportes de ser necesario con cada una de las actividades comerciales que
se realizo durante el da, de igual forma se podr tener acceso a cada uno de
los alumnos verificando su estado de pago.

Es un sistema flexible que fue desarrollado con el fin de ser utilizado
por la institucin educativa y que se encuentra totalmente modelado a las
necesidades planteadas de esta institucin en particular.

190

6.6 Pantallas del Sistema

Los estilos aplicados son solo para efecto de demostracin,
posteriormente se aplicaran estilos en cascada (CSS), y un nuevo diseo de
interfaz grafica.

Figura N18. Pantalla Principal






191

Figura N19. Inicio de Sesin Como Propietario / Gerente


Figura N20. Registro de usuarios (Docente, Administrador,
Coordinador, Alumno)

192

Figura N21. Agregar Noticias

Figura N22. Consultar noticias

Figura N23. Reportes Estadsticos: Determinar Mora (Filtro por C.I o
Concepto de Pago)

Figura N24. Reportes Estadsticos: Determinar Ingresos (Filtro flexible)

193

Figura N25. Inicio de Sesin como Administrador / Coordinador auxiliar






194

Figura N26. Agregando un alumno



Figura N27. Llenando la ficha tcnica

195



Figura N28. Alumnos registrados en la primera tabla (Pre inscritos)


Figura N29. Agregando a un profesor


196

Figura N30. Docentes Registrados

Figura N31 Registro de Periodos Escolares


Figura N32 Consultar periodos escolares


Figura N33. Registrar Grado/Seccin

197

Figura N34. Consultar Grados/Secciones registrados


Figura N35. Registrar Saln


Figura N36. Consultar Salones

Se puede adems exportar a M. Excel

Figura N37. Registrar actividad en cronograma



198

Figura N38. Consultar cronograma de Actividades

Figura N39. Buzn de Solicitudes y tramites

Figura N40. Buzn de Sugerencias

Figura N41. Matricula Inicial

Figura N42. Resumen Final



199

Figura N43. Inscribir a un Alumno (Inscripcin formal)

Figura N44. Proceso de Inscripcin

Figura N45. Generar Pagos de Inscripcin

200

Figura N46. Seleccionar Pagos

Figura N47. Forma de Pago


Figura N48. Registrar Nuevo concepto de Pago (Opcional)


201

Figura N49. Devoluciones (Reintegro de dinero a representantes)

Figura N50. Egresos Internos (Gastos internos)

Figura N51. Consultar Egresos

Figura N52. Emitir reporte de cierre de caja (Diario)


202

Figura N53. Visualizar reporte de cierre de caja (Diario)

Con posibilidad de exportarlo a M. Excel para imprimir






















203

Figura N54. Inici de Sesin Como Coordinador




Comprende las Mismas funciones que el Administrador, pero sin el
Panel Administrativo.
204

Figura N55. Inicio de Sesin como Docente



No Contempla nada del panel Administrativo.







205

Figura N56. Visualizar Cronograma de Actividades



Figura N57. Mensaje al Administrador / Coordinador


















206

Figura N58. Inicio de Sesin como Estudiante











207

Figura N59. Ficha Tcnica



Figura N60. Cronograma de Actividades


Figura N61. Solicitudes


Figura N62. Enviar Sugerencias


208

Figura N63. Buzn de Sugerencias


Figura N64. Mensualidades Pendientes















209

Fase IV: Prueba.

En esta fase del desarrollo del sistema propuesto se analizaron
diferentes aspectos referidos al cumplimiento de los objetivos planteados en
el sistema, as como tambin el funcionamiento correcto de cada uno de sus
mdulos y del sistema propuesto en su conjunto, para determinar esto se
realizaron diferentes pruebas que permitan observar si exista alguna falla
en el sistema o algn problema al cual no se le estaba dando solucin.

Durante esta etapa es importante verificar que el sistema cumpla con
las necesidades planteadas por el cliente, en este caso por la U.E.P. Juan
Bautista Arismendi.

Se realizaron pruebas que aseguraban el funcionamiento idneo del
sistema en aspectos claves como el procesamiento de los datos, los
resultados obtenidos, reportes del sistema y la navegacin.

Pruebas Unitarias:

Se refiere a las pruebas independientes a cada uno de los mdulos
presentes en el sistema, que tienen como finalidad verificar el funcionamiento
correcto de cada uno de ellos, permitiendo que puedan ser utilizados de
forma individual y aun as cumplir con sus actividades especificas.

Pruebas De Aceptacin:

Estas pruebas son de gran importancia, esto se debe a que sus
resultados deben ser revisados por el cliente en este caso la U.E.P. Juan
210

Bautista Arismendi, y deben aprobar que los resultados obtenidos son
correctos y que llenan las expectativas y objetivos planteados, de igual
forma en el caso donde no se est conforme con los resultados obtenidos el
cliente deber proporcionar el orden de prioridad en cuanto a la resolucin de
los problemas encontrados en dichas pruebas.

Pruebas Funcionales:

En este caso las pruebas tienen un objetivo fundamental, el cual se
basa en comprobar si el sistema cumple con las especificaciones y
requerimientos planteados por la institucin es decir que la aplicacin haga lo
que el cliente espere, tomando como referencia la observacin en cuanto a
su comportamiento.

Pruebas Integrales:

Las pruebas integrales por el contrario a las pruebas unitarias tienen
como objetivo el funcionamiento de los mdulos, pero esta vez no por
separado sino en conjunto, donde se debe verificar un funcionamiento
adecuado y armonioso entre todos los mdulos del sistema, un correcto
funcionamiento integral de los mdulos debera permitir un trnsito de
informacin correcto es decir que la informacin que pase por cada uno de
los mdulos sea la correcta evitando posibles arrojos de informacin errnea
tanto a nivel administrativo como a nivel acadmico.




211

Resultados de las pruebas:

Durante el transcurso de esta fase, la aplicacin fue sometida a uso
durante varios das, se agreg la informacin de los alumnos de la institucin
en su base de datos, se realizaron transacciones de prueba, solicitudes y se
utilizo cada una de sus funciones, en donde se pudo observar con claridad el
correcto funcionamiento de la aplicacin, cumpliendo con los objetivos
planteados por el cliente y la institucin en lneas generales.

Gracias al uso de estas pruebas se pudo realizar una observacin
precisa entre las necesidades del cliente y las que el sistema propuesto
satisface, es por ello que se obtuvieron resultados satisfactorios en cuanto a
su funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos.





















212

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Despus del desarrollo del sistema propuesto se puede entender de
una mejor forma las razones por las cuales el uso de tecnologas de
informacin son cada da ms utilizadas a nivel mundial, los sistemas Web
especficamente permiten adaptarse con facilidad a los diferentes
requerimientos que existen dentro de las organizaciones, en este caso la
adaptacin a una institucin educativa, la cual permite el manejo eficiente de
informacin para alumnos, profesores, representantes y personal
administrativo de la institucin.

El control acadmico de forma automatizada permite ventajas para
cada una de las partes involucradas en la institucin, ya que los alumnos y
representantes pueden obtener toda la informacin que necesitan de forma
rpida y sencilla, as mismo pueden hacer solicitudes acadmicas sin tener
que dirigirse a la institucin y conocer su calendario acadmico, este control
permite tener todos los datos de cada uno de los alumnos de forma
ordenada, lo cual brinda una visualizacin efectiva de cualquier informacin
necesaria, a su vez evita la inconsistencia de datos y la posible prdida de
informacin vital.

La utilizacin de este sistema de informacin en cuanto a la gestin
administrativa es de vital importancia para la institucin ya que permite
obtener reportes de las actividades comerciales del da a da, as se tiene un
control eficiente y se evitan perdidas para la institucin, de esta forma se
podr invertir en su desarrollo, que estar directamente ligado a la calidad
educativa que est destinada a brindar.

213

Luego del desarrollo de la presente investigacin y la observacin de
los resultados obtenidos se plantean las conclusiones en funcin de los
objetivos especficos, de esta forma se conocern de forma individual a
continuacin:

En cuanto al primer objetivo especifico sobre el anlisis a detalle de la
problemtica actual del manejo acadmico y administrativo de la
Unidad Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, permiti conocer
las fallas actuales en estos dos aspectos dentro de la institucin y de
esta forma se recaudo la informacin necesaria para el desarrollo del
sistema propuesto, analizando de igual forma los procesos que se
llevaban de forma manual en la institucin y las fallas dentro de ellos,
es por ello que se concluye que las debilidades que sufre la institucin
educativa se debe a la ausencia de un sistema de informacin que
permita tener un mejor control en el rea administrativa y acadmica,
que a su vez genere una contabilidad confiable y clara que permita el
correcto funcionamiento de la institucin.

Con respecto al segundo objetivo especifico que trata sobre la
identificacin de las necesidades de la empresa para el desarrollo del
sistema propuesto se consigui conocer las necesidades que
deberan ser contempladas en el sistema de informacin para dar
solucin a los problemas actuales que enfrenta la institucin, a travs
de este objetivo tambin se conocieron los procesos que pueden ser
mejorados en el sistema propuesto, mediante el cual se evitara la
excesiva carga laboral en algunos miembros especficos del personal,
as como tambin evitar inconsistencias en los resmenes acadmicos
y controles administrativos de la institucin.
214

El tercer objetivo especifico est destinado a disear el sistema de
informacin web y sus mdulos segn los requerimientos de la Unidad
Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, de acuerdo a esto se
logro realizar un diseo completo de la estructura del sistema de
informacin, y adaptado a las necesidades plateadas por la institucin,
fue dividido en mdulos que cumplen tareas especificas, los cuales
permitieron cumplir con cada proceso requerido. Tambin se realizo
un correcto diseo de la base de datos, la cual permite la organizar la
informacin de forma confiable y que se encuentre disponible en
cualquier momento a travs de distintos filtros de bsqueda.


En cuanto al cuarto objetivo especifico que trata sobre la construccin
del sistema de informacin web y sus mdulos segn la Unidad
Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, se realizo de forma
correcta la programacin del sistema de informacin web desarrollado
en PHP, siguiendo el previo diseo y basado en la metodologa de
desarrollo de software XP, la cual permiti su construccin de una
forma flexible y orientada a satisfacer las necesidades del cliente, en
cuanto al manejo administrativo y acadmico de la institucin,
permitiendo el almacenamiento seguro de la informacin y brindando
grandes beneficios administrativos.

Como ltimo objetivo especifico de esta investigacin se tiene ejecutar
el periodo de pruebas para comprobar la funcionalidad de los mdulos
desarrollados para el sistema propuesto de la Unidad Educativa
Privada Juan Bautista Arismendi, de acuerdo a esto se concluye que
el sistema de informacin desarrollado fue sometido a pruebas
unitarias y pruebas integrales, las cuales supero de forma
215

satisfactoria, cumpliendo de manera correcta con sus funciones y
procesos, solucionando as de forma efectiva las necesidades
planteadas en la institucin.

RECOMENDACIONES.

Luego del desarrollo del sistema propuesto se recomienda su
implementacin, debido a las grandes necesidades organizacionales que
sufren dentro de la institucin, y los grandes beneficios que esta
implementacin traera consigo, es de destacar que el sistema propuesto
cumple con los requerimientos de la institucin, de acuerdo a ello se
destacan los siguientes puntos:

Realizar la inmediata implementacin del sistema de
informacin web debido a las necesidades que enfrenta en la
actualidad la institucin.
Capacitacin del personal administrativo y docente para el
manejo y funciones del software propuesto, que permitan el
cumplimiento de sus tareas diarias de una forma sencilla y
amigable.
Explicar cada una de las diferencias entre el sistema actual, y el
nuevo sistema a utilizar.
Brindar a cada uno de los usuarios su respectivo nivel
jerrquico dentro de la aplicacin con el fin de obtener un
correcto funcionamiento del mismo y de las actividades que
requiere utilizar cada uno.


216

Bibliografa

Libros.


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Venezuela: Episteme.

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Trabajos Y Tesis De Grado.

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INFORMTICA UNE, SISTEMA ACADMICO AUTOMATIZADO
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA (SAAUNE) Y MOTOR DE BSQUEDA.
Trabajo de Grado, Universidad Nueva Esparta, Caracas, Venezuela.

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Trabajo de Grado, Universidad Nueva Esparta, Caracas, Venezuela.