CONTABILIDAD GENERAL

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Sesin No. 7
Nombre: Registro de las transacciones de una entidad
Contextualizacin

El registro de las operaciones es de suma importancia para producir informacin
que sea til a las personas; sin embargo, no debemos perder de vista que un
documento o una transaccin por s mismos no son suficientes para tomar
decisiones acertadas.

En esta sesin abordaremos el proceso mediante el cual cada una de las
operaciones realizadas por la entidad se transforma en informacin que permite
a los interesados tomar decisiones, es decir, el proceso por el que las
operaciones adquieren un significado.

De la misma manera, estudiaremos las diferentes alternativas para procesar la
informacin.







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Introduccin al Tema

El proceso contable es el conjunto de fases a travs de las cuales la contadura
pblica obtiene y comprueba la informacin plasmada en los estados financieros.

Las fases en que se divide este proceso son:

Sistematizacin
Valuacin
Procesamiento
Evaluacin
Informacin

Qu entiendes por proceso?

La fase inicial del proceso contable es la de sistematizacin. En esta etapa es el
sistema por medio del cual los elementos de la contabilidad se organizan para
que sta alcance su objetivo. La sistematizacin implica el establecimiento de un
sistema de informacin financiera.



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Explicacin
Registro de las transacciones de una entidad

Proceso contable
Las etapas que integran la fase de sistematizacin del proceso contable son:
Seleccin
Diseo
Instalacin
Analicemos a detalle cada una de estas etapas
1. Seleccin. La seleccin de un sistema de informacin financiera consiste en
elegir los procedimientos y mtodos que, de acuerdo con las circunstancias,
resulten ms adecuados para la entidad correspondiente.
Para la seleccin del sistema de informacin financiera es necesario conocer los
siguientes aspectos de la entidad:
Actividad o giro de la entidad: se determina por la clase de mercanca que
vende o por el servicio que presta.
Marco legal: rgimen bajo el que se encuentra constituida la entidad, ya sea
como persona fsica o como persona moral.
Polticas de operacin: forma en que la empresa realiza sus transacciones
financieras.
Tamao de la entidad: es decir, si la empresa se considera micro, pequea,
mediana o grande.
Para establecer el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes:
Procedimiento manual: es el procesamiento de las transacciones que se efecta
manualmente en libros de contabilidad.
Procedimiento mecnico: es el procesamiento de las operaciones que se efecta
por medio de mquinas de contabilidad, incluyendo el uso de mquinas
auxiliares como sumadoras, calculadoras, de escribir, etc.
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Procedimiento electrnico: es el procesamiento de las operaciones que se lleva
a cabo por medio de mquinas electrnicas o computadoras con un software
especializado.
Diseo. Informacin financiera es la comunicacin de sucesos relacionados con
la obtencin y aplicacin de recursos materiales, expresados en unidades
monetarias.
El diseo del sistema de informacin financiera incluye el catlogo de cuentas,
los documentos fuente, los diagramas de flujo, la gua de procesamiento y los
informes.
Catlogo de cuentas: es una lista o numeracin pormenorizada y clasificada de
los conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos
de una entidad econmica.
Documentos fuente: es el instrumento fsico de carcter administrativo que
capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la
entidad econmica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la
contabilidad.
Diagrama de flujo: el flujo de documentos es el trnsito que stos siguen desde
su lugar de origen hasta llegar a las diferentes divisiones de la organizacin.
Gua de procesamiento: instructivo en el que se seala el procedimiento para
registrar una operacin, partiendo de su origen.
Informes: la fase de sistematizacin incluye la prevencin de la informacin
financiera principal y adicional que requieren quienes toman las decisiones.
Instalacin. La instalacin del sistema de informacin financiera se efecta una
vez que ste ha sido aprobado y se han adquirido los recursos
La segunda fase del proceso contable es la de valuacin, que consiste en la
accin de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren las
entidades econmicas para lograr sus objetivos.
En esta fase se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las
transacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con
reglas de cuantificacin contenidas en la teora contable.
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La tercera fase del proceso contable es el procesamiento, que consiste en la
elaboracin de los estados financieros resultantes de las transacciones
realizadas por una entidad.
Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un
tratamiento por medio de instrumentos especficos con el fin de captarlos,
clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus
lectores.
Dentro del proceso contable, en la fase de evaluacin se califica el efecto de las
transacciones realizadas en la situacin financiera de la entidad econmica.
Como consecuencia del anlisis e interpretacin de la informacin financiera, se
emite una evaluacin sobre el efecto que las transacciones consignadas en los
estados financieros tuvieron en la entidad econmica, con el fin de darla a
conocer a los responsables de tomar decisiones sobre dicha entidad.
Finalmente, el proceso se cierra con la fase de informacin, a travs de la cual
se comunica a los interesados la informacin financiera obtenida a partir de las
transacciones realizadas por la entidad.

Registro de operaciones
El sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recoge informacin de una empresa como resultado de sus operaciones,
valindose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. Todos estos
recursos se presentarn a la gerencia para que sta pueda tomar decisiones
financieras.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente, es preciso que su
estructura cumpla con los objetivos trazados.
Elementos para la seleccin de los mtodos de registro:
Tamao de la entidad
Caractersticas y necesidades de la entidad
Tipo y volumen de operaciones


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Registro manual de operaciones. Diario continental
Como ya mencionamos, este mtodo consta del libro diario y del libro mayor.
A continuacin te mostramos un ejemplo de cmo se compone un diario
continental.



Esquema del libro diario
Para cumplir con la obligacin de llevar el libro mayor, nos apoyamos en los
esquemas de mayor o, como se les conoce regularmente, cuentas T.





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Conclusin

Los libros de contabilidad son aquellos en los que se anota de manera definitiva
la informacin que aportan los formatos correspondientes (facturas, cheques,
recibos, rdenes de compra, notas de crdito, etc.).

En estos libros se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir
las obligaciones que impone la ley, obteniendo as la informacin o los datos
necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados
demostrativos de ganancias y prdidas.

Como ya se mencion, el libro diario es aquel donde se registran
cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las
operaciones.

Existen tambin otros libros como el de inventario, que contiene una relacin
detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifica,
registra e interpreta toda la informacin financiera que, mediante el mecanismo
de control interno, ser recibida por las reas encargadas de la toma de
decisiones.






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Para aprender ms

Reconocimiento y valuacin de los elementos de los estados financieros

El reconocimiento contable es el proceso que consiste en valuar, presentar y
revelar, esto es, incorporar de manera formal en el sistema de informacin
contable, los efectos de las transacciones, transformaciones internas que realiza
una entidad y otros eventos que la afectan econmicamente, como una partida
de activo, pasivo, capital contable o patrimonio contable, ingreso, costo o gasto.

El reconocimiento de los elementos bsicos de los estados financieros implica
necesariamente la inclusin de la partida respectiva en la informacin financiera,
formando parte, conceptual y cuantitativamente del rubro relativo. El solo hecho
de revelar no implica reconocimiento contable.

El reconocimiento contable se presenta en dos etapas:
Reconocimiento inicial: proceso de valuar, presentar y revelar una
partida por primera vez en los estados financieros, al considerarse
devengada; y

Reconocimiento posterior: es la modificacin de las partidas reconocidas
inicialmente en los estados financieros, originada por eventos posteriores
que las afectan de manera particular, para preservar su objetividad.

La valuacin consiste en la cuantificacin en trminos monetarios de los efectos
de las operaciones que se reconocen como activos, pasivos y capital contable o
patrimonio contable en el sistema de informacin contable de una entidad.
Los criterios generales de reconocimiento y valuacin de los elementos de los
estados financieros se encuentran contenidos en la nif A-6, reconocimiento y
valuacin.
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Caractersticas del registro manual por diario continental

El procedimiento manual contempla diversos mtodos para procesar las
transacciones financieras de las entidades, los cuales son: diario continental,
diario tabular, centralizador y plizas.
El mtodo manual de procesamiento ms antiguo que se conoce es el llamado
diario continental. ste consiste en registrar de forma cronolgica las
operaciones de una entidad econmica en un libro denominado diario general.
Es decir, en dicho diario se anotan las transacciones conforme se van
realizando. Enseguida, tambin diariamente, debe efectuarse el pase del diario
general a otro libro denominado mayor general, en el cual se clasifican las
operaciones. Tal clasificacin, una vez procesada, da origen a los estados
financieros.
El mtodo de diario continental suele ser adoptado por aquellas entidades en las
que el volumen de operaciones no es muy amplio, o bien en aquellas en las que,
por razones pecuniarias, es imposible establecer uno ms costoso.
Por su parte, el diario tabular o columna constituye una evolucin del diario
continental, en virtud de la cual se adiciona una serie de columnas a este ltimo.
En cada una de las columnas adicionales se clasifican los diferentes conceptos
que conforman la actividad operacional de la entidad econmica. De este modo,
el diario tabular permite efectuar a la vez tanto el registro como la clasificacin
de las operaciones, lo cual representa un valioso ahorro de tiempo.
Lo anterior no elimina la existencia de un libro mayor general, al cual se pasan
las operaciones registradas en el libro tabular, aunque en este caso el pase
sealado no se efecta diariamente con base en las operaciones individuales,
sino mensualmente por medio de concentraciones.
Otro mtodo de registro es el centralizador, que consiste en dividir el diario
continental en tantos diarios como conceptos especficos se presenten respecto
a las operaciones de la entidad econmica.


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Por ltimo, el mtodo de plizas se fundamenta en el uso de hojas sueltas
(plizas) en las cuales se consignan las operaciones realizadas por una entidad
econmica.
Las transacciones registradas a partir de cualquiera de estos mtodos se
concentran usualmente en el libro diario, del cual pasan al mayor, que a su vez
da origen a los estados financieros.
















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Libro mayor


















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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:
La actividad a realizar es con el fin de reforzar los principios Para el registro
contable de las operaciones cotidianas de una empresa en un esquema
globalizado.




Con la informacin
anterior debers hacer el
registro en libro diario
continental.











El ejercicio lo pasars a Word el cual deberes subir a la plataforma para ser
revisado, teniendo en cuenta que esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu
calificacin.
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Bibliografa


Guajardo Cant, Gerardo (2002). Contabilidad financiera. Mxico:
McGraw Hill.

Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (2006). Normas de
Informacin Financiera. Mxico: IMCP.

Romero Lpez, lvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. Mxico:
McGraw Hill.