Control calidad cronograma P6

BIBLIOTECA ORACLE PRIMAVERA P6 EN ESPAOL
Coleccin de notas, artculos y guas para el grupo ORACLE

PRIMAVERA P6 EN ESPAOL en Linkedin.com creadas
para como un estmulo para promover la participacin entre
sus integrantes.

CONTROL DE
CALIDAD DEL
CRONOGRAMA DEL
PROYECTO EN P6
PROFESSIONAL
Versiones 5.0, 6.x, 7.0 y 8.x

Este documento est suscrito bajo licencia Creative Commons
Attribution, Non Commercial, Share Alike.


1

INTRODUCCION
En P6 EPPM, a partir de la versin 8.1, P6 ofrece la funcionalidad Check
Schedule le permite al planificador comprobar diversos problemas relacionados
con la construccin del cronograma y su actualizacin. Esta funcionalidad est a
tono con los criterios emitidos por agencias del del gobierno americano a los
contratistas, p.ej: DCMA USA Defense Contract Management Agency, la cual
mantiene un estndar de 14 puntos de verificacin que pasa a conformar el marco
de aplicacin del control de calidad del cronograma.
Sin embargo estas funcionalidad no est presente en P6 PPM por lo que es
necesario desarrollar un conjunto de vistas, filtros y reportes para sustentar un
marco semejante de control de calidad.
Este papel de trabajo presenta una aproximacin al mtodo analtico empleado en
EPPM 8.1 aplicado en P6 PPM con la inclusin de filtros adicionales.

Hugo Cardozo Urdaneta
Septiembre 14, 2013

2

PRIMAVERA P6 EPPM
CHECK SCHEDULE EN P6 EPPM
DESCRIPCION
La funcionalidad se encuentra disponible en P6 EPPM a partir de la versin 8.1.
Para tener acceso al formulario, una vez que el proyecto est abierto, desde el
rea de trabajo Activities se hace clic en Actions, Run, Check Schedule. Se abre
el formulario Check Schedule

FIGURA 1 VISTA DEL FORMULARIO CHECK SCHEDULE
El formulario permite la aplicacin de hasta 14 pruebas de evaluacin que abarcan
el diseo del cronograma y su actualizacin y adems, permite a modificacin de
su correspondiente criterio (parmetro) para ajustarlo a la realidad de la

3

planificacin y programacin del proyecto. Para guardar las modificaciones, en el
formulario, se hace clic en el botn Save.

NOTAS
Check Schedule se puede aplicar a nivel de programas. Solamente se requiere
abrir los sub-proyectos necesarios. Las relaciones entre sub-proyectos sern
identificadas y reportadas.
La funcionalidad provista no est certificada por Oracle para ninguna agencia
gubernamental. No debe confundirse pues la aplicacin de esta funcionalidad y
su resultado como una muestra de conformidad. El criterio de conformidad
debe ser dictado por la norma implementada en la empresa y los
procedimientos que afectan al departamento de planificacin.

PRUEBAS EN P6
A continuacin se describen las pruebas y el valor predeterminado empleado en el
formulario Check Schedule. Fundamentalmente, dicho valor es el criterio de falla.
01) LOGIC
Actividades que no tienen una relacin predecesora o una relacin sucesora o
ambas. El total es menor a 5% sobre todas las actividades con excepcin de: A)
WBS Summary B) Actividades completadas. Las actividades siguientes siempre
pasan el test:
Actividades con Actual Start sin predecesoras o con ellas
Actividades tipo Start Milestone sin predecesoras o con ellas.
Actividades tipo Finish Milestone sin sucesoras o con ellas.
Actividades con relaciones predecesoras y/o sucesoras de otros cronogramas.
02) NEGATIVE LAGS
Relaciones entre actividades con una duracin menor que cero. El valor
predeterminado es menor a 1% sobre todas las relaciones con excepcin de: A)
Relaciones entre actividades completadas.
03) POSITIVE LAGS
Relaciones entre actividades con una duracin mayor que cero. El valor
predeterminado es menor a 5% sobre todas las relaciones con excepcin de: A)
Relaciones entre actividades completadas.

4

04) LONG LAGS
Relaciones entre actividades con una duracin mayor que cero. El valor
predeterminado es menor a 352 horas
1
y al 5 % sobre sobre todas las relaciones
con excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.
05) RELATIONSHIP TYPES
Conteo y porcentaje de relaciones por tipo. El valor predeterminado es mayor a
90% de relaciones tipo FS Finish to Start sobre todas las relaciones con
excepcin de: A) Relaciones entre actividades completadas.
06) HARD CONSTRAINTS
Actividades con restricciones aplicadas de tipo Mandatory Start o Mandatory Finish.
El valor predeterminado es menor 1% sobre todas las actividades con excepcin
de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort. Las
actividades siguientes siempre pasan el test:
Actividades con Actual Start y restriccin impuesta.
07) SOFT CONSTRAINTS
Actividades con restricciones aplicadas distintas a Mandatory Start o Mandatory
Finish. El valor predeterminado es menor a 5% sobre todas las actividades con
excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.
Las actividades siguientes siempre pasan el test:
Actividades con Actual Start y restriccin impuesta.
08) LARGE FLOAT
Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es mayor que 352 horas
2
y
menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de: A) WBS Summary
B) Actividades completadas C) Level of Effort.
09) NEGATIVE FLOAT
Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es menor que 0 horas. El valor
predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de:
A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.

1
N.A Equivale a 44 dias, esto es, aproximadamente 2 perodos mensuales
de reporte. Este valor predeterminado coincide con el criterio de la DCMA.
2
N.A. Ibdem (DCMA)
3
N.A. Ibdem (DCMA)
2
N.A. Ibdem (DCMA)

5

10) LARGE DURATION
Actividades cuya duracin remanente (Remaining Duration) es mayor de 352
horas
3
y el total es menor que el 5% sobre el total de actividades con excepcin de:
A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.
11) INVALID PROGRESS DATE
Actividades que estaban programadas antes de la fecha de corte (Data Date) o
Actividades con fechas reales despus de la misma. Para ambos casos, El valor
predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepcin de:
A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.
12) RESOURCE / COST
Actividades que no tienen un recurso (Resource) o un gasto (Expense) asignado.
El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con
excepcin de: A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones.
13) LATE ACTIVITIES
Actividades que cuyo valor de BL Project Variance Finish Date es menor que cero.
El valor predeterminado es menor que 5% sobre el total de actividades con
excepcin de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D)
Milestones.
14) BEI BASELINE EXECUTION INDEX
Razn del nmero de actividades que e han completado antes de la fecha de corte,
sobre aquellas que en la lnea base debieron completarse antes de la fecha de
corte
4
. El valor predeterminado es mayor que 0.95, con las siguientes excepciones:
A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones;

EJEMPLO
En la figura siguiente, el ndice BEI = 1 / 3 = 0.33 ya que las actividades A1010,
A1020 y A1080 debieron haberse completado antes del data date segn la
programacin indicada en la lnea base. Sin embargo, solamente A1010 fue
completada.

3
N.A. Ibdem (DCMA)
4
N.A Esto es, cuyo atributo BL Project Finish Date es menor que la fecha de
corte.

6

FIGURA 2 LAS ACTIVIDADES A1010, A1020 Y A1080 DEBIERON HABER FINALIZADO.
Relaciones Interproyecto
La funcionalidad Check Schedule reportar las relaciones inter-proyecto presentes
en la base de datos de Primavera. En el caso de programas complejos la columna
Project ID permitir al usuario identificar con facilidad las tareas vinculadas entre s.
EL REPORTE CHECK SCHEDULE
En el formulario Check Schedule, una vez que los parmetros han sido fijados para
el proyecto, se hace click en el botn del mismo nombre para correr el nalisis y
obtener el reporte. La estructura del reporte es la siguiente:
Seccin Descripcin
Project Checked Muestra los proyectos analizados,
total de actividades, actividades
completadas y total de relaciones.
Project Checked
have links to the
following Closed
Projects
Muestra las relaciones entre
proyectos (si existen)
Check Summary Tabla de resultados por prueba
aplicada, su descripcin y los
siguientes atributos: Target (Criterio
de falla), Actual (Resultado). Found
(Cuenta de actividades o relaciones
encontradas) y Total (Total de
actividades o Relaciones
evaluadas)
Secciones
siguientes
Muestra resultados individuales por
cada prueba aplicada (hasta 14)


7

Las figuras siguientes ilustran el reporte al ser generado desde Primavera P6
EPPM:

FIGURA 3 REPORTE CHECK SCHEDULE - SUMARIO

8

FIGURA 4 REPORTE CHECK SCHEDULE, DETALLE DE LAS PRUEBAS LONG LAGS Y
RELATIONSHIP TYPES.
El reporte se encuentra en formato HTML, por lo que se recomienda imprimirlo en
formato PDF o XPS para propsitos de archivo. Para mejorar la apariencia del
reporte se recomienda editarlo con MS WORD.


9

CONTROL DE CALIDAD EN P6
CONSIDERACIONES PARA SU USO
Es importante entender que la definicin del problema de calidad depende del
punto de vista del cliente; la mayor referencia posible es el contrato. Depende pues
de su interpretacin, la dimensin de los requisitos para la calidad y por ende la
aplicacin de dichas pruebas usando Primavera P6 u otro tipo de herramientas o
simplemente usando el juicio experto del jefe del departamento de planificacin.
Otro punto a tomar en cuenta es que a la fecha de hoy, no hay un estndar
internacional reconocido que determine tales criterios, mtricas y excepciones.
Entendiendo el cronograma como una herramienta de seguimiento y
comunicacin, las siguientes situaciones pueden convertirse en un problema para
determinar cuando un trabajo debe ser programado de una manera aceptable por
ambas partes:
La ausencia de relaciones predecesora, sucesoras o ambas afecta el
seguimiento del trabajo al presumir ausencia de lgica en la programacin
prospectiva del trabajo hecha por el planificador y revisada por el gerente de
proyecto
5
.
Actividades cuyo final no tiene sucesoras presume una programacin
incompleta del final del trabajo (en la actividad)
6
, p.ej:
Comenzar a fabricar tubera y despus de dos semanas comenzar a fabricar la
estructura de un separador, pero el final de la fabricacin de la tubera no tiene
sucesoras; la fecha tarda es la entrega del separador.
Actividades cuyo inicio no est pautado por ninguna predecesora, presumiendo
la programacin incompleta del inicio de la actividad, p.ej:
La coordinacin entre un reporte especial de ingeniera (calidad de agua) que rige
la finalizacin de clculos de hojas de datos para bombas pero el inicio del reporte
no tiene ninguna predecesora.
Actividades o hitos donde convergen mltiples relaciones predecesoras
suponen un riesgo potencial de no cumplir la fecha final del proyecto debido a
la incertidumbre inherente del trabajo, problemas y riesgos especficos
7
, p. ej:
La fecha de entrega conjunta de 15 equipos (intercambiadores, compresores,
etc!) en una misma fecha.

5
N.A No se puede trazar horizontalmente la secuencia entre actividades
hasta el final del proyecto.
6
N.A. Este problema no puede identificarse en P6 con Schedule Check.
7
N.A. El impacto puede analizarse con Primavera Risk Analysis.

10

Actividad con un valor alto de holgura total, mas all de dos perodos de
reporte
8
, se incrementa la incertidumbre sobre la disponibilidad de recursos
para ejecutar la actividad, la cual pasa a ser reprogramada continuamente.
Actividades sin correspondencia con el contrato, con un paquete de trabajo
especfico, actividades con descripciones incompletas, duplicadas, insuficiente
nmero de actividades y/o hitos, ausencia de codificacin, entre otros;
referidos a la lnea base. Esto impide trazar verticalmente la secuencia de los
trabajo de Ingeniera, Procura, etc! hasta el cierre del mismo.
Actividades sin recursos asignados o actividades de larga duracin mas all de
dos perodos de reporte, que impactan el clculo del progreso del proyecto,
p.ej:
Un conjunto de 50 isometras de tuberas (distintas reas, modificaciones, nuevos
diagramas) programada como una actividad de 90 das en el cronograma.
De manera similar, la actividad puede no comenzar al cierre del perodo siendo
empujada por la fecha de corte. Al repetirse esta situacin la actividad cabalga
sobre ella hasta consumir su holgura o comienze su ejecucin indicando la
ausencia de control sobre su programacin.
Impocisin de restricciones de fecha que violan la lgica de las actividades
predecesoras y/o sucesoras o que fuerzan a la actividad a ser parte de la ruta
crtica sin una adecuada sustanciacin,
p.ej: Utilizar una restriccin Tipo Start On para garantizar la disponibilidad de un
recurso, sin considerar el tema del calendario del recurso o su nivelacin u obligar
el cumplimiento de una fecha contractual.
Fechas invlidas. Tpicamente hablamos de fechas reales (actuals) despus de
la fecha de corte las cuales son ilgicas. Este problema es comn en Primavera
P6
9
.
Progreso invlido. Actividades con 0% de avance, Inconsistencias entre la
duracin original, la remanente y el porcentaje de avance.
Del planteamiento anterior, se infiere que estas pruebas se enfocan en aquellas
actividades que contabilizan trabajo discreto y susceptible de ser medible, como
son las actividades tipo Task Dependent y Resource Dependent de P6. En
programas maestros, las relaciones externas pueden descontarse tambin y
proceder a revisar el sub-programa.

8
N.A. Depende de la naturaleza del proyecto, por supuesto.
9
N.A. La ocurrencia de fechas planificadas en el pasado no es un problema
en P6 ya que funcionalmente los checks de activacin Start/Finish lo
impiden. De ocurrir, debe presumirse un problema a nivel tcnico. Por otra
parte, en Microsoft Project este es un problema comn, ya que el clculo de
la red de actividades no depende de la fecha de corte, como en Primavera
P6.

11

REPORTES Y FILTROS EN P6 PROFESSIONAL
La idea de usar un filtro para obtener los mismos resultados a nivel de actividad es
consecuente con la filosofa de diseo de P6 8.3 EPPM y tiene la ventaja inherente
de que es intuitiva para el usuario. El filtro puede aplicarse independientemente del
tipo de vista (Layout) que se tenga abierto en ese momento. El conjunto resultante
es exportable a MS EXCEL desde P6 para propsitos de reporte si se desea.
Sin embargo, a nivel de relaciones se hace necesario extraer el conjunto de datos
de manera que facilite su anlisis en otra herramienta, comnmente en MS EXCEL
por su capacidad de controlar listas estructuradas de datos y creacin de tablas
dinmicas.
El uso del mecanismo de exportacin a MS EXCEL tiene la ventaja de que muestra
todos los atributos de la relacin expuestos en la tabla TASKPRED que guarda las
relaciones.
Alternativamente, Es posible hacer el anlisis de las actividades en la tabla TASK
bajo el mismo mtodo si se desea trabajar con datos estructurados.

PREPARACION DEL REPORTE DE RELACIONES
PREPARACION DEL PROYECTO Y PREFERENCIAS DE USUARIO
1) Se recomienda que se aplique un criterio de numeracin para Activity ID con un
nmero fijo de caracteres.
2) Ir a Edit, User Preferences, aparece el formulario de preferencias de usuario.
Seguidamente activar la pestaa Time Units, en Duration Format, en Units of
time seleccionar Days.
3) En User Preferences, activar la pestaa Currency y seleccionar el formato de
moneda adecuado. Deben estar activadas todas las opciones de moneda, p.ej:
smbolo.
4) Abrir el proyecto o los proyectos que se deseen analizar.
5) Desde el men principal, hacer clic en File, Export. Aparece el formulario
Export. Seleccionar la casilla Spreadsheet - (XLS) y avanzar al siguiente paso
del asistente.
6) En Export Type, marcar las casillas Activities, Activity Relationships y avanzar
al siguiente paso del asistente.
7) En Project To Export, de la lista de proyectos, marcar la casilla Export para
seleccionar los proyectos a exportar y avanzar al siguiente paso del asistente.

12

CREAR LOS MAPAS DE EXPORTACION (PRIMERA VEZ)
1) En Select Template, hacer clic en el botn New, se muestra el formulario
Modify Template.
a. En Template Name entrar: [GLOBAL]
10
ANALISIS DE ACTVIDADES Y
RELACIONES.
2) En Subject Area, seleccionar Activities, activar el tab Columns y seleccionar
las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

FIGURA 5 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASK

3) En Subject Area, seleccionar Activity Relationships, Activar el tab Columns y
seleccionar las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

10
N.A En un ambiente multiusuario, permite que sea reconocida por todos
los usuarios como una categoria global.

13

FIGURA 6 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASKPRED
4) Activar la pestaa Sort y ordenar por el siguiente criterio
a. Predecessor ID, Ascending
b. Successor ID, Ascending
5) Hacer clic en OK para crear la plantilla, nuevamente clic en Next para avanzar
al paso siguiente del asistente.
EXPORTAR A MS EXCEL
6) En Select File To Export, hacer clic en la casilla Select Excel File para
seleccionar la ruta donde se guardar el archivo. Avanzar al siguiente paso
(hacer clic en Next)
7) En Summary, hacer clic en Finish y exportar el archivo.
8) Verificar la estructura del archivo para las hojas TASK y TASKPRED usando la
tablas anteriores (Columnas C, D, E)
PREPARAR EL ARCHIVO XLSX
RECOMENDACIONES AL EDITAR EL ARCHIVO
1. Se recomienda dejar el nombre original del archivo
2. No alterar el rden prescrito de las columnas

14

3. Para la hoja TASKPRED de actividades y relaciones los valores de
duraciones
11
se exportarn segn las preferencias de usuario
seleccionadas.
4. Para la hoja TASK de actividades los valores de duraciones
12
se exportarn
segn las preferencias de usuario seleccionadas.
PREPARAR LA LISTA DE DATOS
1) Insertar una fila en blanco entre las lneas 1 y 2
2) Aplicar autofiltro a la fila 3, el resultado debe abarcar todas las columnas y ser
igual al de la figura siguiente:

FIGURA 7 PREPARACION DE LA LISTA ESTRUCTURADA DE RELACIONES
3) Seleccione todas las columnas y ajustelas todas para obtener un ancho
estndar que le permita leer los campos Predecessors, Successors,
Relationships, Remaining Duration, Lag, Critical y Driving. (Columnas A C y L
R)
4) Guarde los cambios en el archivo.
CONVERTIR TEXTO A DATOS PARA LAS COLUMNAS DE DURACIONES
1) Seleccionar la columna nmerica, p.ej:
a. TASKPRED Lag
b. TASK Total Float, Remaining Duration
2) Hacer Clic en Data, Text To Columns. Se muestra el asistente.
3) Verificar que la opcin delimited est activada, clic en Next

11
N.A. Remaining Duration, Total Float, Lag
12
N.A. Remaining Duration, Total Float, Actual Start, Actual Finish,
Budgeted Expense Cost

15

4) Continuar con los pasos siguientes aceptando los valores predeterminados
5) Hacer clic en el botn Finish para realizar la conversin.
6) Verificar que los valores de la columna se han alineado hacia la derecha
7) Repetir los pasos anteriores para las columnas restantes
8) Guarde los cambios en el archivo.

NOTAS:
Este procedimiento es necesario para la aplicacin correcta de los filtros y
ordenamiento en MS EXCEL con valores numricos.
FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASKPRED
Filtrar actividades interproyecto y completadas (Filtro base nico)
1) En la hoja TASKPRED, la columna Delete This Row se renombra a Filtro Base
01 y se entra la frmula siguiente:
=OR(AND(D4=E4,E4="Completed"),OR(F4<>" Project_ID ",G4<>" Project_ID "))
Donde Project_ID debe sustituirse por el valor de Project ID para el proyecto
abierto.
2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros.
3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba
FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASK
Filtro base 01
1) En la hoja TASK, la columna delete_record_flag (Delete This Row) se renombra
a Filtro Base 01, y se entra la frmula siguiente:
=OR(E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort",B4="Completed")
Filtro base 02
1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se nombra a Filtro
Base 02, y se entra la frmula siguiente:
=OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary",
E4="Level Of Effort",B4="Completed")

16


Filtro base 03
1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se renombra a Filtro
Base 03, y se entra la frmula siguiente:
=OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary",
E4="Level Of Effort")

FIJAR LA BASE DE CLCULO PARA FILTROS DE ACTIVIDADES
El uso de filtros como mtodo alternativo es opcional para las actividades. Este
filtro deber aplicarse en todas los filtros siguientes con las excepciones del caso
donde se requiera incorporar todas las actividades. Se recomienda mostrar la
columna Activity Count en la vista abierta.
Base de clculo (01)

FIGURA 8 FILTRO BASE DE CALCULO 01

17

Base de clculo (02)

FIGURA 9 BASE DE CALCULO 02
Base de clculo (03)

FIGURA 10 BASE DE CALCULO 3

ENTENDER LOS OPERADORES LGICOS PARA FILTROS
La siguiente tabla servir de referencia leer las descripciones de los filtros en P6 y
aplicar los filtros en MS EXCEL:
!"#$%&'$ )*#+",'
-#./$0"/012
34-
! !#$ % !#$
&
'()*+,- -./01+2*),-3 ,4055)* !3% 6 & 71 /.-/,
+.)/8, 9!11 ,: +;) :,11,<.*=>
!5 ! ?@ % ?@ &
'()*+,- .*A)8)*A.)*+)-3 ,4055) , ! , % , & ,
4,/B.*74.,*)- !%3 %&C 9!*6 ,: +;) :,11,<.*=>
6!5 ! D?@ %
'()*+, /0+07/)*+) )E4106)*+)- 9, ,4055) ! ,
,4055) %3 8)5, *, 7/B,->
4!7 #?F !
#)=74.G*3 *, ,4055) ! 9.- *,+ )H071 +,>
8 ! I %
! /76,5 H0) % 9.- =5)7+)5 +;7*>
8 9 ! I J %
! /76,5 , .=071 H0) % 9.- =5)7+)5 +;7* ,5 )H071 +,>
: ! K %
! /)*,5 H0) % 9.- 1)-- +;7*>
: 9 ! K J %
! /)*,5 , .=071 H0) % 9.- 1)-- +;7* ,5 )H071 +,>
:8 ! KI %
! )- A.:)5)*+) H0) % 9.- *,+ )H071 +,>
9 ! J %
! )- .=071 7 % 9.- )H071 +,>

18

APLICACION DE LOS CRITERIOS
LOGIC
RELACIONES PRESENTES
Usando MS EXCEL
01) Activar la hoja TASK
02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado
03) Contar el nmero de registros totales
04) Aplicar el filtro (*)Predecessors = (BLANK)
05) Contar el nmero de registros
13
en la barra de estado
06) Quitar el filtro
07) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior
08) Quitar el filtro base
09) Aplicar el filtro Activity Status = Completed
10) Repetir los pasos 04 al 07
11) Calcular el porcentaje sobre el total de registros
Usando Filtros
01) Activar el filtro base de clculo
02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 11 ACTIVIDADES SIN PREDECESORAS
02) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior

13
N.A. El nmero de actividades predecesoras segn el campo task code.

19

FIGURA 12 ACTIVIDADES SIN SUCESORAS
03) Quitar el filtro base
05) Repetir los pasos 04 al 07

NOTAS:
La aplicacin de ambos filtros a la vez permite identificar actividades hurfanas de
ambas relaciones.
NEGATIVE LAGS
RELACIONES CON DURACION NEGATIVA
01) Activar la hoja TASKPRED
03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Lag(d)
05) Aplicar el filtro Lag(d) < 0
06) Ordenar la columna de forma ascendente
07) Contar el nmero de registros en la barra de estado

FIGURA 13 LAG NEGATIVOS IDENTIFICADOS, LOS VALORES ESTN EN HORAS.

20

POSITIVE LAGS
RELACIONES CON DURACION POSITIVA
05) Aplicar el filtro Lag(d) > 0
06) Ordenar la columna de forma descendente


LONG LAGS
RELACIONES CON ALTA DURACION POSITIVA
05) Aplicar el filtro Lag(d) > 44
06) Ordenar la columna de forma descendente

08) Calcular el porcentaje sobre el total de registro
RELATIONSHIP TYPES
TIPOS DE RELACIONES
03) Contar el nmero de registros totals
04) Aplicar el filtro Relationship Type = FS

07) Liberar el filtro y repetir para los siguientes filtros:
a. Relationship Type = SF

21

b. Relationship Type = FF
c. Relationship Type = SS
HARD CONSTRAINTS
RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS
Usando MS EXCEL
02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado
04) Aplicar el filtro Primary Constraint = Mandatory Start XOR Mandatory
Finish
06) Quitar el filtro base (2)
Usando Filtros
01) Activar el filtro base de clculo (2)

FIGURA 14 RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS


22

SOFT CONSTRAINTS
RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS
Usando MS EXCEL
02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado
04) Aplicar el filtro Primary Constraint OR ( Start On, Finish On, Start On or
After, Start On or Before, Finish On or After, Finish On or Before)
Usando Filtros
01) Activar el filtro base (2) de clculo

FIGURA 15 RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS
LARGE FLOAT
ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL ALTA

23

03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d)
05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) > 44
06) Ordenar de manera descendente

FIGURA 16 ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS (44 DIAS)
Usando Filtros

FIGURA 17 FILTRO CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS
NEGATIVE FLOAT
ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA
03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d)
05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) < 0
06) Ordenar de manera ascendente
Usando Filtros

24


FIGURA 18 FILTRO CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA
LARGE DURATION
ACTIVIDADES CON ALTA DURACION
02) Verificar si el filtro base 02 ha sido aplicado
03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Remaining
Duration (d)
05) Aplicar el filtro Remaining Duration(d) > 44
Usando Filtros
01) Activar el filtro base de clculo 02

FIGURA 19 FILTRO CON DURACIONES MAYORES A 352 HORAS.
NOTAS
Si se desean incluir los milestones en el clculo se usa el filtro 01.
INVALID PROGRESS DATE
FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE (FECHAS REALES INVALIDAS)

25

Usando MS EXCEL
03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Actual Start y
Actual Finish
05) Aplicar el filtro Actual Start > = (data_date)
08) Repetir para Finish Date > = (data_date) y sumar el total al total anterior
Usando Filtros

FIGURA 20 FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE

RESOURCE / COST
RECURSOS O COSTOS NO ASIGNADOS
Usando MS EXCEL
01) Aplicar el filtro (*)Activity Type = XOR(Task Dependent, Resource
Dependent)
04) Aplicar el filtro (*)Resources = (blank)

26

07) Repetir para (*)Budgeted Expense Cost($) = 0 y sumar el resultado al total
al total anterior
Usando Filtros

FIGURA 21 RECURSOS NO ASIGNADOS

LATE ACTIVITIES
ACTIVIDADES ATRASADAS
03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna (*)Variance - BL
Project Finish Date(d)
04) Aplicar el filtro (*)Variance - BL Project Finish Date(d) < 0
Usando Filtros

27

FIGURA 22 ACTIVIDADES ATRASADAS

BEI BASELINE EXECUTION INDEX
INDICE DE EJECUCION DE LA LINEA BASE
04) Aplicar el filtro (*)Activity Type = (Task Dependent XOR Resource
Dependent)
05) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columnas (*)Schedule %
Complete(%) y Activity % Complete(%)
06) Aplicar el filtro (*)Schedule % Complete(%) = 100
08) Aplicar el filtro Activity % Complete(%) < 100
09) Contar el nmero de registro totales
10) Calcular el p base orcentaje sobre el total entre ambos registros (12, 14)
Usando Filtros
02) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 23 ACTIVIDADES QUE DEBERIAN HACER FINALIZADO

28

FIGURA 24 ACTIVIDADES NO FINALIZADAS A TIEMPO

FILTROS Y REPORTES ADICIONALES
La siguiente seccin explora algunos filtros y reportes adicionales que pueden
servir de ayuda al momento de evaluar un cronograma. Los criterios estn tomados
de las recomendaciones de laGovernment Accountability Office (U.S. GAO)
14
en la
materia.
ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE
Asumiendo la unidad de planificacin como el da, las actividades cuya
programacin cae justo en la fecha de corte no tienen una predecesora vlida y
potencialmente se mueve (cabalga) sobre cada nueva fecha de corte ya que es
sta la que determina el valor de Early Start.
En consecuencia, dichas actividades deberan ser o reprogramadas o verificadas
segn su verdadero progreso. En el mismo sentido las actividades que finalizan
justo en la fecha de corte potencialmente pueden hacer que las sucesoras pierdan
su programacin.
Usando MS EXCEL
02) Liberar todos los filtros
03) Aplicar el filtro Activity Status = Not Started
04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start
06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date donde Data_Date es igual a
la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13 17:00

14
N.A GAO-12-120G, GAO SCHEDULE ASSESSMENT GUIDE. p.131,
Mayo 2012. U.S. GAO, USA.

29

Usando Filtros

FIGURA 25 ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE
ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA
Al actualizar un cronograma es posible que algunas actividades no hayan
respetado la lgica inicial teniendo un impacto en el clculo de las fechas
tempranas
15
. El log de P6 reporta todas aquellas actividades que estn fuera de
secuencia. En este caso veremos los filtros y reportes equivalentes que nos
permitirn expandir la visibilidad sobre el problema.
Usando MS EXCEL
03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress
06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date + 1 donde Data_Date es
igual a la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13
17:00, y la fecha aplicada en el filtro es 06-Sep-17:00

15
N.A Una definicin en detalle est disponible en la biblioteca (P6):
http://www.scribd.com/doc/129698536/Opciones-de-Programacion-en-
P6Actividades-fuera-de-secuencia

30

Usando Filtros

FIGURA 26 ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA
AUSENCIA DE ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO
Al declarar que un cronograma se controla mediante la ruta crtica es lgico
suponer que en cada perodo de corte debera existir al menos una actividad en
progreso que es crtica por definicin en P6 (Total Float, Longest Path). De existir
rupturas en la secuencia crtica en un perodo de corte (falta de trazabilidad
horizontal) pudiera deberse a restricciones de fecha impuestas por lgica dbil,
trabajo oculto, falta de recursos entre un sinnmero de razones.
Usando MS EXCEL
03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress
06) Aplicar el filtro Total Float < = 0
07) Ordenar de manera ascendente.
Usando Filtros

FIGURA 27 ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO

31

ACTIVIDADES CON COMIENZO ABIERTO
El problema se refiere a aquellas actividades cuyo comienzo no est pautado por
ninguna predecesora, esto es, no existe una predecesora FS o SS.
Ejemplo:
Para la actividad EC1380, no hay manera de afirmar cuando y porqu dicha
actividad debe comenzar el 17-Jun ni la holgura al inicio de la misma, salvo por la
relacin predecesora FF impuesta desde EC1330.

FIGURA 28 AUSENCIA DE PREDECESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1380
Usando MS EXCEL
03) Copiar las columnas Successors, Relationship Type
04) Pegar en una hoja nueva
05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente segn la columna
Successor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 29 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.
06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type
07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinmica con la estructura
siguiente:
a. Rows: Successors
b. Columns: Relationship Type
c. Values: Count of Relationship Type
08) Ocultar totales por fila y por columna

32

09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.PRED
10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente frmula y remplazar las variables
por las referencias de celda apropriadas:
=AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(SS),OR(FF>=1, SF>=1))
11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe
ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 30 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE SUCESORAS
12) Seleccionar el encabezado (comn a todas las columnas) y aplicar autofiltro.
13) Aplicar el filtro NO.PRED = TRUE
14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test)
15) Contar el nmero de registros totales en la fuente de datos
16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras
17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO
Al aplicar el test, se encontraron 2 actividades EC1380 y EC1090 que no tienen
predecesoras a la fecha de comienzo. Solamente estn programadas por el final
impuesto por las predecesoras FF y la duracin de la tarea.

FIGURA 31 ACTIVIDADES EC1380 Y EC1090 TIENEN UN COMIENZO ABIERTO.
NOTA:
Por limitaciones en el diseo de los campos disponibles para TASKPRED esta no
distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definicin, P6
reportar las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid
Relationships).

33

ACTIVIDADES CON FINAL ABIERTO
El problema se refiere a aquellas actividades cuyo final no est pautado por
ninguna sucesora, esto es, no existe una predecesora FS o FF.
Ejemplo:
Para la actividad EC1620, no hay manera de afirmar cuando y porqu dicha
actividad debe finalizar el 24-Aug, ni la holgura libre o total disponibles.

FIGURA 32 AUSENCIA DE SUCESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1620 FINAL ABIERTO.
Usando MS EXCEL
03) Copiar las columnas Predecessors, Relationship Type
04) Pegar en una hoja nueva
05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente segn la columna
Predecessor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 33 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.
06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type
07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinmica con la estructura
siguiente:
a. Rows: Predecessors
b. Columns: Relationship Type
c. Values: Count of Relationship Type

34

08) Ocultar totales por fila y por columna
09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.SUCES
10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente frmula y remplazar las variables
por las referencias de celda apropriadas:
=AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(FF),OR(SS>=1, SF>=1))
11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe
ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 34 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE PREDECESORAS
12) Seleccionar el encabezado (comn a todas las columnas) y aplicar autofiltro.
13) Aplicar el filtro NO.SUCES = TRUE
14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test)
15) Contar el nmero de registros totales en la fuente de datos
16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras
17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO
Al aplicar el test, se encontraron 3 actividades EC1210, EC1360 y EC1620 que no
tienen sucesora a la fecha de finalizacin. Solamente estn programadas por el
comienzo impuesto por las sucesoras SS y la duracin de la tarea.

FIGURA 35 ACTIVIDADES EC1210, E1360 Y EC1620 TIENEN UN FINAL ABIERTO
NOTA:
Por limitaciones en el diseo de los campos disponibles para TASKPRED esta no
distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definicin, P6
reportar las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid
Relationships)

35

CONCLUSIONES
Los mtodos anteriores pueden ser usados como herramientas para el
mejoramiento de la integridad del cronograma, especialmente de su trazabilidad
horizontal (lgica) y su integridad al actualizarse.
Es importante destacar nuevamente que el diseo y alcance de pruebas depende
de la comprensin del problema de la calidad del cronograma; es posible aadir
mas pruebas, por ejemplo ahondar en fallas durante la actualizacin:
Actividades en Progreso con 0%,
Actividades crticas en Progreso,
Actividades en Progreso con Duracin Remanente " 1
La trazabilidad horizontal pasa por evaluar todos los elementos del clculo:
Duraciones, Relaciones, Restricciones y Actualizaciones coherentes con el clculo
de fechas y duraciones estimadas.
En este ltimo componente vemos como fundamental controlar la adherencia a la
lnea base y nuevamente, la consistencia en el clculo del progreso y correlacin
los problemas de la calidad relacionados con los primeros tres elementos antes
mencionados durante el diseo de la lnea base.
Sin embargo, el estableciemiento de un conjunto de requisitos de calidad subyace
en la naturaleza del contrato y del rol del gerente del proyecto en este sentido.
Primavera P6 es lo suficientemente flexible y desarrollado como para permitir
varias aproximaciones al problema: visual, analtica.
RECOMENDACIONES
Los mtodos anteriores pueden ser usados como extensiones del reporte
SCHEDLOG.txt . En especial, la exportacin del conjunto de datos a MS EXCEL es
el nico que permite clcular el nmero de actividades o relaciones que cae fuera
de los lmites de control prestablecidos como requisitos de calidad del cronograma
del proyecto.
La aplicacin de filtros tiene mayor flexibilidad y rapidez a la hora de realizar una
verificacin rpida. Sin embargo no estn disponibles para analizar la tabla de
actividades TASKPRED
Idealmente el uso de la exportacin a MS EXCEL desde P6 ofrece la mayora de
los campos para realizar un anlisis cuantitativo de actividades y relaciones. Sin
embargo, una verdadera vista que combine caractersticas de ambas tablas TASK
y TASKPRED slo es posible crearla a travs de un reporte desde P6 o mediante

36

un script SQL que permita filtrar las actividades no requeridas para una bse de
calculo, p.ej: filtrar relaciones externas, filtrar por tipo de actividad.
Para el establecimiento de un anlisis completo y a gran escala (EPPM) debera
crearse tal reporte y correrse de manera programada. Un archivo tipo CSV es una
fuente de datos que puede vincularse en MS EXCEL con una tabla dinmica y con
frmulas lgicas para realizar un anlisis cuantitativo completo de actividades y sus
relaciones.

Autor: Hugo Cardozo Urdaneta.
2013-09-14

Control calidad cronograma P6

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