SISTEMA DE INFORMACIN COMPUTACIONAL

Profesores: Franco Di Biase D. Aldo Di Biase F.

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13. DEFINICIN DE LOS REQUERIMIENTOS Y DEFINICIN LGICA DE
LA SOLUCIN COMPUTACIONAL

13.1 Anlisis de requerimiento

Los requerimientos pueden surgir, por:

Respuesta a un plan de desarrollo estratgico
Presin al interior de la empresa
o Se detectan errores humanos frecuentes
o Demasiado volumen de transacciones
o Mejorar imagen de la empresa (producir impacto en terceros)
Homologarse con la competencia
Aspectos legales a cumplir

Para entender la identificacin de los requerimientos, es necesario comprender las siguientes
definiciones:

Requerimiento: es la definicin del proceso operacional del negocio, cuyas actividades
o partes de ellas se mejorarn introducindoles acciones que sern realizadas utilizado
TI.

Definicin lgica del proceso: es identificar las actividades que se desarrollan durante
un proceso administrativo que apoya a un proceso operacional de negocio. Identificadas
ellas, se debe precisar: la secuencia entre ellas; entidades que la realizan; tiempo que se
demora cada una; costo que significa el proceso; datos que se registran; informacin que
se genera para la toma de decisiones de nivel operativo y de gestin; y seguridad que se
debe considerar sobre los datos.

Procesos administrativos que apoyan la operacin: Son aquellos que registran los
datos de los sucesos y que permiten consultar la informacin para la toma de decisiones.
Como ejemplos de proceso:
o Emisin de facturas
o Registrar contablemente las transacciones
o Transferencia electrnica de fondos (TEF)

Una vez definida la estrategia de desarrollo que la empresa seguir en los prximos aos, ya sea
para un rea especfica de la misma o como un todo, el primer paso a seguir es identificar los
procesos operacionales de negocio, que se desarrollan y como estos se pueden mejorar al
introducir tecnologa. Para ello es recomendable analizar el proceso actual, realizando las
siguientes actividades:

a) Flujo de proceso: Se debe disear la secuencia de las actividades que se realizan en
el proceso de negocio y la precedencia entre ellas.

b) Anlisis de las actividades: Se deben revisar y analizar cada una de las actividades
identificadas en el proceso de negocio que se est estudiando. Facilita el anlisis del
proceso, si se aplican las siguientes preguntas:
o Qu aporta cada actividad?
o Cmo estn relacionadas entre s? Identificar precedencia (que actividad sigue
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y a cual precede)
o Cunto tiempo se demora?
o Es una actividad frecuente?
o Qu volumen de transacciones produce el proceso, en un perodo de tiempo?
o Requiere uso de formularios?, Cuntos?, Complejidad de los mismos.
o Requiere controles?
o Qu datos se registran?
o Los archivos se mantienen actualizados y se requieren en ese estado para
tomar decisiones oportunas?
o Qu seguridad se dispone sobre los datos, en el proceso actual?
o Qu informacin genera el sistema actual?
o Cules son las principales decisiones que se toman y qu informacin se
utiliza?

Junto con la formulacin de las preguntas anteriores, se debe cuantificar el costo del
proceso, tanto por cada actividad que lo componen y el total del mismo
Para realizar este levantamiento de los procesos, se recomienda utilizar como tcnica:
o Realizar entrevistas
o Aplicar cuestionarios
o Observacin del proceso operativo y su apoyo administrativo o informtico
o Recopilar y analizar documentacin existente sobre los procesos. Ejemplo:
Manuales

Una vez disponible la informacin recopilada del proceso, es recomendable que se
construya un diagrama de flujo de proceso, a objeto de poder analizar ms fcilmente
que actividades se reemplazarn y se realizarn a futuro con apoyo de una aplicacin de
TI.

c) Viabilidad de automatizar los procesos: Esta etapa consiste en determinar, bajo la
perspectiva de la estrategia formulada en cuanto al nivel de TI que se desea introducir,
cuales de las actividades del proceso actual son viables de automatizar, esto es, la
actividad que se desarrolla manualmente o con la ayuda de alguna mquina o sistema,
puede ser reemplazada por un software de aplicacin. Este paso es lo que se vio y
explic en el captulo relacionado con la reingeniera de proceso y tiene que ver en
como reemplazar las actuales actividades por otros que permitan realizar el proceso
en forma ms eficiente y eficaz. Es por ello que la viabilidad debe analizarse, respecto
a:

o Factibilidad tcnica: Se debe evaluar si existe una solucin de software,
hardware y comunicaciones, que se puede aplicar, para facilitar la captura,
comunicacin y proceso de los datos, generando informacin en tiempo
oportuno.
o Factibilidad operacional (explotacin): Se debe evaluar si los usuarios de la
solucin, tanto por el personal interno de la empresa como personas externas
(clientes, proveedores, otros), disponen de las competencias necesarias para
operar el sistema.

d) Evaluacin econmica: Si la solucin es viable desde el punto de vista tcnico y
operacional, se debe evaluar la solucin. Para ello se calcula:
o Inversin que implica el nuevo sistema (valor del hardware, software e
implantacin de la solucin)
o Beneficios que trae el nuevo sistema (aumento de ingresos y/o disminucin de
costos actuales),
o Costo operacional que significa la nueva solucin.
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o Determinar valores intangibles, como son: mejor imagen. Por ejemplo: servicio al
cliente), mejor gestin (se dispone de informacin oportuna y actualizada) mejor
servicio (sistemas integrados), mayor seguridad sobre los datos y la informacin
(password de acceso y respaldo de base de datos), etc.

e) Documento de definicin de requerimiento: Este documento tiene dos finalidades:
o La primera, es que permite presentarle a los usuarios, para su aprobacin, la
solucin TI que se desarrollar e implementar. Esto es si la futura solucin
satisfacer las necesidades identificadas previamente.
o La segunda tiene como objetivo constituirse en las bases, tcnicas y
administrativas del proyecto informtico, a entregar a los diferentes proveedores
que podran participar de la solucin definida.

Este es un documento que debe mostrar entre otras cosas:
o El rediseo de los procesos y su nuevo flujo con la solucin propuesta.
o Las funciones computacionales que debe disponer el software de aplicacin y
que reemplazan actividades del proceso operacional que anteriormente se
realizaban en forma manual o con alguna herramienta que facilitase la operacin
propiamente tal.

El documento para los usuarios, adems de los dos acpites anteriores, que son solo
para los proveedores, debe contemplar:
o Precisar en grandes nmeros el monto de la inversin.
o Explicitar la disminucin de costo administrativo que se puede lograr.
o Asimismo determinar la reduccin de los tiempos de los procesos operacionales,
si es que los hay.
o Identificar la mejora en la calidad del producto o servicio que se entrega a los
clientes
o Precisar la eliminacin de espacio de transferencia de personas o documentos,
al utilizar Internet.
o Mejorar el servicio a los clientes, como ser entrega en los tiempos acordados (o,
al menos, acotar estos tiempos).


13.2 Opciones para disponer de un software de aplicacin

Las opciones para que una empresa implemente una solucin computacional, son:

Comprar un software de aplicacin ya desarrollado por una casa de software
Desarrollar una solucin personalizada, la cual puede pasar por la construccin de un
prototipo.


La decisin sobre las opciones anteriores, pasa inicialmente por considerar los siguientes
factores, a saber:

Particularidad

Se refiere a cuan replicable son los requerimientos que se hayan definido para la
solucin informtica. Esto significa que las necesidades funcionales identificadas por la
empresa, pueden ser similares a la de cualquier otra y por lo tanto los requerimientos
definidos, se clasifican como de tipo genrico o son tan especiales que solamente se
aplican a una empresa y por ello estos requerimientos se clasifican como especficos. El
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concepto es extensivo tanto a un rea funcional de la empresa como a un sector
econmico o industrial.

Como ejemplo de definiciones de requerimientos transversales de tipo genrico se
pueden citar soluciones para: el rea contable, liquidacin de remuneraciones, control de
existencias, adquisiciones, etc.; Tambin existen soluciones para sectores verticales,
como son: Bancos, AFP, Seguros, Isapres.

Como soluciones especficas (especiales), se pueden citar, por ejemplo: declaracin de
impuesto a la renta; registro civil; etc.

Estructura

Se refiere cuando el diseo y la construccin de la solucin es compleja y por lo mismo
el sistema informtico que se requiere, necesita o necesit de muchas H/H para su
definicin y construccin, ya sea por la estructura de las bases de datos, las relaciones
entre ellas, la interactividad con los usuarios, la actualizacin de archivos, la
interoperatividad con otras aplicaciones externas a la empresa, etc.

Como ejemplo de una estructura compleja, se puede citar la construccin de cualquier
solucin tipo ERP, CMR, SCM, etc. Otro ejemplo sera, la interoperatividad que debiera
existir entre un sistema certificados de nacimiento que administra Direccin del
Registro Civil y una Universidad que los necesita para su proceso de matrcula.

Impacto

Este factor est relacionado con la gran cantidad de usuarios que hacen uso del sistema
informtico y/o los resultados que genera tiene una gran repercusin en el medio donde
el sistema se usa con un alto impacto en l.

Ejemplo: Cajeros automticos, declaracin de impuestos por Internet, uso y aplicacin de
firma y factura electrnica.


Considerando los tres factores anteriores, se puede recomendar que, s:

La particularidad es especfica, el impacto es alto y la estructura es compleja, la decisin
debiera ser, por una DESARROLLO PROPIO O SOLUCIN PERSONALIZADA. Si an
la definicin del requerimiento no es muy precisa, se recomienda pasar por la
construccin de un PROTOTIPO.
Un prototipo es ir construyendo una solucin informtica por aproximaciones sucesivas,
de modo que la solucin vaya siendo validada reiteradamente por el usuario a medida
que se le van presentando la solucin segn la definicin de requerimientos que se van
entregando.

La particularidad es genrica, independientemente del impacto y de la complejidad, se
recomienda la COMPRA de un software de aplicacin estndar.
Como ejemplo, se puede citar los sistemas de contabilidad, de remuneraciones, de
facturacin, de compras, etc.

Cuando la particularidad es alta, la estructura no es compleja y el impacto es bajo (la
solucin es de uso ms bien personales), se recomienda como solucin el Desarrollo
por el PROPIO USUARIO, utilizando las herramientas de software disponibles, como
son: planilla electrnica, presentaciones y otras. Esta solucin debe ir complementada
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con una buena capacitacin en dichos herramientas, de modo que el usuario autodefina
sus requerimientos y construya la aplicacin.
Como ejemplo de esta solucin se puede citar:
o El uso de macros en el software Project para el control de proyecto
o El AutoCad para diseo
o Aplicaciones de BI.

El grfico siguiente se muestra lo explicado anteriormente.

Figura 13.1 relacin de las variables de definicin de desarrollo versus compra de
sistemas

Genrico
Especfico
Complejo Alto
Simple
Bajo
P
A
R
T
I
C
U
L
A
R
I
D
A
D
E
S
T
R
U
C
T
U
R
A
I
M
P
A
C
T
O
DESARROLLO
PROPIO / PROTOTIPO
DESARROLLO POR
EL USUARIO
SE COMPRA UNA
SOLUCIN GENRICA