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Requisies de Materiais - Almoxarifado

Mdulo Portal Administrativo - SIPAC
Perfil: Requisitor e autorizador de solicitaes de materiais de consumo
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Macei, Maio de 2013.
Histrio de verses
Verso 1.0 - 07/02/2013
Descrio: Verso inicial
Verso 1.1 - 03/05/2013
Descrio: Includa nova seo que explica sobre o envio da requisio ao setor de almoxarifado da
unidade.
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Contedo
1. Conhecendo o Sistema Integrado de Gesto, Administrao e Contratos (SIPAC)
2. Mdulo de Almoxarifado
3. Requisitar materiais de consumo
4. Autorizar a requisio de materiais
5. Enviar a requisio de materiais ao setor de almoxarifado
Ateno: Todas as funcionalidades do sistema podem ser facilmente visualizados
online, no endereo eletrnico:
http://sipac.ifal.edu.br/
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1. Conhecendo o Sistema de Gesto, Administrao e Contratos (SIPAC)
Para acessar o sistema e realizar as funcionalidades institucionais do Sistema de Protocolo, necessrio
clicar no canto superior direito da tela, onde tem ENTRAR NO SISTEMA.
Ao clicar em Entrar no Sistema, ser carregada a tela a seguir, onde h algumas informaes importantes:
1. O sistema indica que voc est em SIPAC (Administrativo), onde ser possvel acessar o mdulo
Portal Administrativo.
2. Para acessar o sistema, voc precisar usar o seu USURIO e a sua SENHA.
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3. Caso voc no possua um USURIO e SENHA para acessar o sistema, clique em CADASTRE-SE.
4. possvel obter o envio do email de confirmao de cadastro, assim como obter o login e senha,
caso voc tenha esquecido.
Nas prximas sees ser apresentado como realizado o cadastro de servidor, e como est organizada a
tela inicial do sistema.
1.1. Tela Inicial
Na tela inicial do sistema contem um menu principal, onde possvel acessar vrios sistemas, e outras
informaes que sero apresentadas:
1. Na parte superior da tela possvel visualizar as informaes do usurio que est logado no
sistema. Alm do nome completo, possvel visualizar tambm o setor de exerccio do usurio.
Essas informaes ficam visveis em todas as telas do sistema.
2. No canto superior direito h seis botes, os quais tambm ficam visveis em quase todas as telas
do sistema. So as suas funcionalidades:
a. Mdulos: a qualquer momento voc pode clicar nesse boto para abrir a tela com os
mdulos
b. Cx. Postal: clique nesse boto para visualizar as mensagens que so enviadas para voc.
c. Abrir Chamado: possvel solicitar suporte do sistema diretamente por esse boto. Ser
aberta uma tela, contendo um formulrio para preenchimento, onde possvel indicar
problemas que eventualmente possam ocorrer.
d. Portal Admin.: Clicando nesse boto, voc estar entrando no portal inicial do sistema.
e. Alterar Senha: Voc pode alterar a sua senha clicando nesse boto. Lembre-se: evite criar
senhas de fcil descoberta. Datas de nascimento, nomes e palavras podem ser facilmente
descobertas por pessoas m intencionadas. recomendvel a utilizao de senhas
contendo a combinao de LETRAS e NMEROS.
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f. Ajuda: Contm os manuais de todas as funcionalidades do sistema.
3. Tela contendo os botes de acesso aos Mdulos (sistemas).
4. rea contendo os botes de acesso aos Mdulos de Portais.
5. Clicando em MENU PRINCIPAL voc voltar para a tela contendo os botes de acesso aos Mdulos
(sistemas).
Entrando no Portal Administrativo, possvel visualizar notcias, um menu superior, e acessar
funcionalidades e operaes teis para a realizao do seu trabalho dirio:
Onde:
1. possvel navegar pelo menu horizontal, o qual contm o acesso s funcionalidades de vrios
sistemas. Os itens desse menu podem variar de acordo com o perfil do usurio. Assim, identifique
a localizao da opo REQUISIES e visualize as suas sub-opes.
2. Voc pode alterar informaes do seu perfil de usurio, alm de poder alterar a sua prpria
fotografia.
3. No canto central h uma tela onde possvel obter algumas informaes sobre o sistema de
requisio de materiais
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2. Portal Administrativo: Mdulo de Requisio de Materiais
(Almoxarifado)
Ao entrar no Portal Administrativo, voc ir deparar-se com uma tela contendo um menu superior, que
contm algumas opes, que agrupam vrias funcionalidades correspondentes a cada um dos mdulos do
sistema SIPAC. Por exemplo, atravs desse menu possvel efetuar requisies de dirias e materias
(Opo Requisies), enviar memorandos eletrnicos (Opo Comunicaes), realizar a tramitao de
processos (Opo Protocolo) etc. Outras opes estaro disponveis no seu Portal Administrativo
dependendo do seu perfil de acesso.
A tela a seguir exibe a tela inicial do Portal Administrativo com as opes relacionadas ao mdulo de
Requisies de Materiais sendo exibidas.
1. As funcionalidades do mdulo de Requisies Materias esto organizadas por assunto:
Almoxarifado, Compra, Catlogo e outras.
2. Dentro das abas possvel visualizar as funcionalidades. Este manual se concentr, nas
funcionalidades disponibilizadas pelo sub-menu Almoxarifado. Essas so as abas que sero mais
usadas no seu dia-a-dia.
As prximas sees abordaro as funcionalidades do mdulo de Requisies de Materiais (Almoxarifado).
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3. Requisitar materiais de consumo
Esta funcionalidade permitir aos usurios, com permisso de requisitar material, cadastrar
requisies de material a um almoxarifado. Uma requisio de material o instrumento pelo qual
solicitado um material para o setor.
Para realizar esta operao, o usurio dever acessar o SIPAC Mdulos Portal Administrativo
Requisies Material Almoxarifado Cadastrar Requisio.
O sistema exibir a tela abaixo:
Para realizar a busca de material, o usurio dever inserir o Cdigo ou fornecer sua Denominao.
Escolha Sim ou No para Listar apenas material em estoque?. Clique em Buscar Material para
dar prosseguimento operao. Exemplificaremos a operao buscando pela Denominao Papel
a4 e Listar apenas material em estoque? Sim. A seguinte tela ser apresentada:
Clique no cone para selecionar o material que desejar. Exemplificaremos a operao clicando
na Denominao PAPEL A4 RECICLADO. O sistema exibir a seguinte tela:
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Fornea a Quantidade do material e clique em Incluir para prosseguir com a operao. O sistema
recarregar a tela de busca da seguinte maneira:
Para alterar a Quantidade do material selecionado, clique no cone . O sistema liberar o
espao Quantidade para alterao na prpria tela. Clique no mesmo cone para confirmar a
operao.
Caso deseje remover o material, clique no cone . A seguinte caixa de dilogo ser
apresentada:
Confirme a operao clicando em OK.
Para dar prosseguimento operao, clique em Continuar. O sistema exibir a seguinte tela:
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Caso deseje gravar e encaminhar a requisio para autorizao, o usurio dever clicar em
Gravar e Enviar. A seguinte tela ser exibida:
No topo da tela o sistema exibe uma mensagem informando que a requisio foi enviada com
sucesso para autorizao da chefia imediata. A solicitao somente chegar coordenao do
almoxarifado, aps a autorizao da chefia imediata. Se o usurio requisitante for um
coordenador ou chefe de setor, a requisio ser enviada ao almoxarifado
imediatamente, sem a necessidade de autorizao prvia.
O chefe de unidade pode indicar outras pessoas para realizar o papel de autorizador de
requisies. Para isso, necessrio que o chefe do setor, envie memorando eletrnico para a
Diretoria de Tecnologia da Informao (DTI) com a lista de servidores para atribuio desse
papel.
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4. Autorizar as Requisies de Materiais
Estafuncionalidadepermitequeochefedesetorautorizarasolicitaodemateriais.Asolicitaoser
enviadaparaosetordealmoxarifado,apenasapsarealizaodaautorizao.
ParaefetuaraautorizaoentrenoSIPAC Mdulos Portal AdministrativoRequisies
MaterialAutorizarrequisio.
OsistemaexibirumajanelacontendoumalistadeRequisiesPendentesdeAutorizao.
Natelaacima,ousuriotemaopodeautorizararequisiodomaterial ,visualizarositensda
requisio ,devolverarequisio paraousuriorequisitantepossarealizaralgumajusteou
correonamesmaenegararequisio .
Aoclicarem osistemaapresentaratelaabaixo,queexibeumresumodarequisioesolicitaao
usurioaconfirmaodaautorizaoatravsdadigitaodasenhadeacesso.
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OusurioaoefetuaraautorizaoatravsdobotoConfirmarfazcomqueosistemasolicitea
confirmaodaautorizao.
Porfim.confirmeaoperaopressionandoemOK.Osistemaexiberateladeconfirmaocomos
dadosdarequisiodemateriaisautorizada.
Comarequisiodevidamenteautorizada,precisoregistraroenviodarequisioparaosetorde
almoxarifadoassociadoaoseusetor.
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5. Enviar a Requisio de Materiais ao Setor de Almoxarifado
Para realizar o envio do pedido para o setor de almoxarifado, acesse o menu Requisies Material
Almoxarifado Modificar requisio do Portal Administrativo.
Ao clicar no menu, o sistema apresentar a tela abaixo.
Voc dever identificar a requisio e acionar o boto de envio de requisio, destacado na figura acima.
Feito isso a sua requisio ser enviada para o setor de almoxarifado e estar pronta para ser atendida.
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Referncias
Manuais SIPAC, disponveis em:
http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:re
quisicoes:material:almoxarifado:cadastrar_requisicao
http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:re
quisicoes:autorizacoes:requisicao_de_material