Lcdo. Adolfo Cobo G.

Contabilidad Computarizada

MICROSOFT EXCEL
Es una hoja electrnica o de clculo que pertenece a la familia de Microsoft Office, que
permite el ingreso de datos y la realizacin de grficos estadsticos. Excel se encuentra
dividido por columnas a las que se las identifica con letras y por filas a las que se les
identifica por nmeros, la unin de estas dos forma una serie de cuadriculas a las que se les
denomina celdas y se las identifica por una referencia (letra de columna mas numero de
fila).
Los archivos de Microsoft Excel reciben el nombre de libros, y se encuentran compuestos
por 3 hojas de trabajos, cada una contiene 256 columnas y 65.536 filas. El nmero
de hojas puede variar de acuerdo a las necesidades del usuario.
Para ingresar a Excel se procede de la siguiente manera:
1. CLIC INICIO
2. UBICAR PROGRAMAS
3. CLIC EN MICROSOFT EXCEL

BARRA DE FORMULAS

CELDA
ACTIVA

INDICADOR DE HOJAS

Nota: En algunas mquinas puede encontrar Microsoft Excel dentro de los submens:
Microsoft, Office o Microsoft Office.
COMPONENTES.- La ventana de Microsoft Excel contiene elementos similares a los de
Microsoft Word como son: barra de ttulo, barra de men, barras de desplazamiento,
botones de maximizar, minimizar, y las correspondientes barras de herramientas. Los
elementos adicionales son los siguientes:
Barra de frmulas: En esta barra se muestra el contenido real de cada celda. Si usted
ingresa una frmula en una celda, en esta se muestra el resultado; pero, la frmula se
visualiza en esta barra.

Indicador de hojas: Se encuentra ubicado en la parte inferior derecha, nos muestra cual es
la hoja activa.
IMPORTANTE: Usted como usuario, tiene que considerar que Excel forma parte de la
familia de Microsoft Office, por consiguiente algunos comandos funcionan de la misma
manera en Microsoft Excel como lo hacen en Microsoft Word.
Las herramientas similares son las siguientes:

Grabar o guardar ,abrir o crear un nuevo archivo

Manipulacin de la barra de formato, estndar y dibujo
Copiar, mover y eliminar
Insertar imgenes prediseadas
Insertar wordart
Insertar fecha y hora
Insertar nmero de pgina (diapositiva)
Mostrar las barras de herramientas

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS.- Permite aumentar filas o columnas cuando sea

necesario:
Forma A:
1. UBICARSE DONDE DESEA INSERTAR LA FILA O COLUMNA
2. CLIC EN INSERTAR
3. CLIC EN FILA O COLUMNA

Forma B:
1.
2.
3.
4.
5.

UBICARSE DONDE DESEA INSERTAR LA FILA O COLUMNA

CLIC CON EL BOTN DERECHO DEL MOUSE
CLIC EN INSERTAR
CLIC EN TODA UNA FILA O COLUMNA
CLIC EN ACEPTAR

COMBINAR Y CENTRAR CELDAS

1. SELECCIONAR LAS CELDAS QUE DESEA COMBINAR
2. CLIC EN
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Forma A:
1.
2.
3.
4.
5.

SELECCIONAR FILAS O COLUMNAS QUE DESEA ELIMINAR

CLIC EDICIN
CLIC ELIMINAR
CLIC ELIMINAR TODA LA FILA O COLUMNA
CLIC ACEPTAR

Forma B:
1.
2.
3.
4.
5.

SELECCIONAR FILAS O COLUMNAS QUE DESEA ELIMINAR

CLIC BOTN DERECHO MOUSE
CLIC ELIMINAR
CLIC ELIMINAR TODA LA FILA O COLUMNA
CLIC ACEPTAR

FORMATO NUMERICO.- En Microsoft Excel, cuando se digitan valores, no se debe

colocar ninguna puntuacin: Para esto se debe utilizar los botones de formato numrico.
1. SELECCIONAR CELDAS
2. CLIC EN EL BOTON QUE SE NECESITE
MILLARES

DISMINUIR
DECIMALES

AUMENTAR
DECIMALES

MONEDA

EURODOLAR

BORDES.- En excel siempre se visualiza las lneas de divisin de cada celda, estas no
forman parte de la impresin. Para colocar bordes proceda as:
1. SELECCIONAR CELDAS
2. CLIC EN
3. CLIC EN EL ESTILO QUE DESEE
RELLENO DE CELDAS
1. SELECCIONAR CELDAS
2. CLIC EN
3. CLIC EN EL COLOR QUE DESEE
CAMBIAR
ANCHO A COLUMNAS O ALTO A FILAS.- Muchas veces en
determinados diseos se necesita cambiar el tamao de columnas o filas:
1. UBICAR EL APUNTADOR EN LA LINEA DE DIVISIN DE FILAS O
COLUMNAS
2. CUANDO APAREZCA UNAO ARRASTRAR

Si se desea cambiare el ancho o el alto de varias columnas o filas, se puede utilizar la barra
de men de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

SELECCIONAR FILAS O COLUMNAS

CLIC EN FORMATO
CLIC EN FILA O COLUMNA
CLIC EN ANCHO O ALTO
INGRESAR VALOR
CLIC EN ACEPTAR

AUTOAJUSTAR

1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR FILAS O COLUMNAS

CLIC FORMATO
CLIC FILA O COLUMNA
CLIC AUTO AJUSTAR

NOTA: La opcin autoajustar se debe utilizar cuando se desee que las columnas
o filas tomen el tamao automticamente de su contenido.
ORDENAR DATOS.- Permite ordenar datos en sentido ascendente o descendente
1. SELECCIONAR DATOS QUE DESEA ORDENAR
2. CLIC

HOJAS DE CALCULOS.- Las hojas de clculo son la parte esencial dentro de excel, de
ellas depende que se trabaje de la mejor manera:
INSERTAR HOJA DE CALCULO
1. Clic en insertar
2. Clic en hoja de clculo
ELIMINAR HOJA
1. Clic derecho nombre hoja
2. Clic en eliminar
3. Clic en aceptar
CAMBIAR EL NOMBRE A LA HOJA
1. Clic derecho nombre hoja
2. Clic cambiar nombre
3. Ingresar nombre
4. Presionar enter
MOVER HOJAS
1. Ubicar el apuntador sobre el nombre de la hoja que desea mover
2. Arrastrar a la nueva posicin

FORMATO DE CELDAS.- Como usted ya estudio en clases anteriores, para cambiar la

presentacin de un archivo, se puede utilizar la barra de formato, en Microsoft Excel existen
varias alternativas para cambiar el formato a las celdas:
1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR CELDAS
CLIC EN FORMATO
CLIC EN CELDAS
CLIC EN LA FICHA QUE USTED DESEE
a. FICHA NUMEROS: Permite cambiar la forma de presentar nmeros,
fechas, horas, etc.
- SELECCIONAR CATEGORA
- ACTIVAR OPCIONES ADICIONALES
b. FICHA ALINEACIN: Permite alinear texto en sentido vertical y horizontal,
como tambin cambiar la orientacin.
- SELECCIONAR ALINEACIN HORIZONTAL O
VERTICAL
- SELECCIONAR ORIENTACIN
c. FICHA FUENTE: Permite cambiar tipo, tamao, estilo y color de letras.
- SELECCIONAR TIPO DE LETRA
- SELECCIONAR ESTILO
- SELECCIONAR TAMAO
- SELECCIONAR COLOR
- SELECCIONAR OTRAS OPCIONES
d. FICHA BORDES
- SELECCIONAR ESTILO DE LINEA
- SELECCIONAR COLOR
- SELECCIONAR BORDE
e. FICHA TRAMAS
- SELECCIONAR COLOR
- SELECCIONAR TRAMAS
5. CLIC EN ACEPTAR
BORRAR FORMATO.- Cuando usted necesite eliminar las caractersticas de
determinadas celdas (tipo, tamao, color de letras, combinacin, relleno, etc.)
1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR
CLIC EDICIN
CLIC BORRAR
CLIC FORMATO

GENERAR SERIES.- Cuando usted necesite generar una secuencia de datos, debe seguir
los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.

INGRESAR LOS DOS PRIMEROS DATOS DE LA SERIE

SELECCIONAR LOS DOS DATOS
UBICARSE EN EL PUNTO DE REFERENCIA
CUANDO APAREZCA UNA CRUZ NEGRA +

5. ARRASTRAR HASTA DONDE DESEE GENERAR LA SERIE

EJERCICIO. Para que se utilizan los siguientes botones:

GRAFICOS ESTADSTICOS.- Un grfico estadstico no es otra cosa que la

representacin de datos en forma grfica, con la finalidad de dar una idea clara y precisa:
1. SELECCIONAR SERIES DE
DATOS
2. CLIC EN
3. CLIC EN EL TIPO DE GRAFICO
QUE USTED DESEE
4. CLIC EN EL SUBTIPO DEL
GRAFICO
5. CLIC EN SIGUIENTE
6. SELECCIONAR COMO DESEA
VER LOS DATOS POR FILAS O
COLUMNAS
7. CLIC EN SIGUIENTE
8. ESCRIBIR TITULOS DEL
GRAFICO
9. CLIC EN FINALIZAR
FORMULAS Y FUNCIONES.- Son las principales herramientas de Microsoft Excel para
realizar operaciones de clculo. Dentro de una frmula se pueden encontrar una o varias
funciones como tambin los diferentes operadores matemticos y lgicos.
Toda frmula debe empezar con el signo igual y no debe tener espacios.
FORMULAS VARIABLES: son aquellas compuestas por referencias o por combinacin
de referencias con nmeros. Ejemplos:

=A5 + D3
=A10 * 5
FORMULAS CONSTANTES: estn compuestas solo por nmeros. Ejemplo:
=5+5/2
JERARQUIA DE SIGNOS.- No es otra cosa que el orden en que se deben realizar las
operaciones dentro de una frmula.
1. ^
POTENCIA
2. * , / MULTIPLICACIN Y DIVISIN
3. +, - SUMA Y RESTA
Para quebrantar la jerarqua debe utilizar los parntesis. Por ejemplo:
=5+5/2 el resultado normal el 7.5
=(5+5)/2 el resultado utilizando los parntesis es 5
Ejemplos: A continuacin se muestra la lgica que sigue Microsoft Excel, al ejecutar la
solucin de una frmula:
=5+10^(15-13)+20/10*3^2

R. 123

Solucin:
=5+10^2+20/10*3^2
=5+100+20/10*9
=5+100+2*9
=5+100+18
EJERCICIO.

Solucione los siguientes ejercicios , tomando en consideracin la jerarqua de signos:

=(7^(5-3)+20-50/10*3)+5
=((100-50+30+5*5^2)/2)+3
=((5+2)^2)/7*5^(3+2)
=50^2+5*2/2+4^(2+2)
=(20*2+(50*5%)-15+3)*5
=(5+3-4)^2*(3+2)

=((A1+B3)^C2/D3)*A5%
A1=3

B3=2

C2=3

D3=5

A5=10

FUNCION SUMA.- Se utiliza para sumar un rango de celdas, tanto en sentido vertical
como horizontal. El formato que se debe utilizar es el siguiente:
=suma(celda inicio : celda final)
Tambin se puede utilizar el botn de autosuma, de la siguiente manera:
1. SELECCIONAR CELDAS QUE DESEA SUMAR
2. CLIC EN
FUNCION PROMEDIO.- Permite calcular el promedio de un rango de celdas, tanto en
sentido vertical como en sentido horizontal. Su formato es el siguiente:
=promedio(celda inicio : celda final)
EJERCICIO. Realizar la siguiente factura con sus respectivas frmulas:
FUNCION MAX.- Encuentra el valor mximo dentro de un rango de celdas. Su formato es
el siguiente:
= max (celda inicio: celda final)
FUNCION MIN.- Permite encontrar el valor mnimo dentro de un rango de celdas. Su
formato es el siguiente:
= min(celda inicio: celda final)
FUNSION S.- Permite establecer una condicin o pregunta y dependiendo de la respuesta,
ejecuta un proceso cuando esta es verdadera y otro proceso cuando esta es falsa. Su formato
es el siguiente:
=SI (CONDICION, PROCESO VERDADERO, PROCESO FALSO)
Muchas computadoras en lugar de la coma pueden utilizar el punto y coma.
EJEMPLOS:

Se tiene una lista de estudiantes y se necesita mostrar un mensaje que cumpla con la
siguiente condicin. Si la edad es >17 mostrar MAYOR DE EDAD caso contrario
mostrar MENOR DE EDAD.
No.

NOMINA
1 ANDRADE SOFIA
2 CORREA OMAR
3 PATIO ERICKA

EDAD

OBSERVACION
15 MENOR DE EDAD
27 MAYOR DE EDAD
16 MENOR DE EDAD

La frmula sera la siguiente:

=SI(C2>17,MAYOR DE EDAD,MENOR DE EDAD)
CONDICIO
N

PROCESO
VERDADER
O

PROCESO
FALSO

La funcin SI, se puede graficar de la siguiente manera:

MENOR
DE
EDAD

A2
>17

MAYOR
DE
EDAD

NOTA: Los mensajes dentro de las frmulas van encerrados entre comillas
En una empresa existen dos tipos de empleados. Si el empleado es = al tipo 1, ganar una
comisin del 20% del sueldo, caso contrario ganar una comisin del 10% del sueldo.
NO.

EMPLEADOS
1 JIMENEZ JORGE
2 MONTENEGRO MARISOL
3 NUEZ HENRY

TIPO
1
1
2

SUELDO
COMISION
260
52
260
52
260
26

La solucin de este problema sera la siguiente:

=SI(C2=1,D2*20%,D2*10%)
NOTA: Los clculos o valores en las frmulas no se encierran entre comillas.
EJERCICIO.En una empresa existen dos categoras de empleados con sueldos base establecidos, se
necesita saber el sueldo total de cada empleado, aplicando la siguiente condicin. Si la
categora del empleado = 1, el sueldo del empleados ser su sueldo base + el 20% del sueldo
base del empleado de categora 2 el 10% de descuento del sueldo base del empleado, caso

contrario el sueldo del empleado ser su sueldo base + el 10 % del sueldo de categora 1 el
5% de descuento del sueldo base del empleado.

IMPORTANTE: Cuando usted realiza frmulas, cuyos resultados dependen de celdas que
deben ser las mismas (en este ejercicio, en todos los empleados se necesita para saber el
sueldo, las celdas de sueldos base; es decir, son fijas), se debe proceder de la siguiente
manera: a las letras de cada celda fija se le debe colocar antes y despus el smbolo de $.
Ejemplo: La celda A2 se debe representar de la siguiente manera: $A$2
NOTA: Usted tambin puede utilizar celdas de diferentes hojas de trabajo de la siguiente
manera: =nombre de la hoja!$letra de columna$numero de fila
Ejemplo: Si se encuentra en la Hoja2 y desea colocar el valor de la celda A2 de la Hoja1, y
si el valor de dicha celda cambia se actualice automticamente, puede, escribir de la
siguiente manera: =Hoja1!$A$2
FUNCIN SI ANIDADA.- Muchas veces se necesita, que dependiendo de una pregunta
puede haber ms de dos respuestas. Aqu se debe utilizar las funciones SI anidadas.
EJEMPLOS:
Se tienen un cuadro de notas y dependiendo del promedio el estudiante puede estar
en tres estados diferentes. Si el promedio es > 14, mostrar APROBADO, caso
contrario si el promedio >10, mostrar SUPLETORIO, caso contrario mostrar
REPROBADO.
La solucin de la frmula es la siguiente:
=SI (F6>14,APROBADO; SI (F6>10;SUPLETORIO; REPROBADO)))
VERDADERO
CONDICION

VERDADERO

FALSO

CONDICION

Se necesita realizar un control de las provincias de la siguiente manera: Si el cdigo de

provincia es = 2, mostrar PICHINCHA, caso contrario si el cdigo de provincia es = 3,
mostrar AZUAY, caso contrario si el cdigo de provincia es = 4, mostrar GUAYAS, caso
contrario si el cdigo de provincia es = 5, mostrar MANABI, caso contrario mostrar NO
EXISTE.
La solucin de este problema con la funcin SI , sera la siguiente:
=SI(B2=2,"PICHINCHA",SI(B2=3,"AZUAY",SI(B2=4,"GUAYAS",SI(B2=5,"MANA
BI","NO EXISTE"))))

EJERCICIO.Se tiene que disear una factura, de la siguiente manera: al ingresar el cdigo del artculo
debe salir automticamente el nombre del artculo y el valor unitario. Para esto, tome en
consideracin las siguientes condiciones:
Nombre del artculo (DETALLE): si el cdigo = C1, mostrar C.P.U., caso contrario si el
cdigo = C2, mostrar MONITORES, caso contrario si el cdigo = C3, mostrar TECLADOS,
caso contrario s el cdigo = C4, mostrar IMPRESORAS, caso contrario mostrar un mensaje
que diga NO EXISTE ARTICULO.
Valor unitario: si el cdigo = C1, mostrar 300., caso contrario si el cdigo = C2, mostrar
130, caso contrario si el cdigo = C3, mostrar 12, caso contrario s el cdigo = C4, mostrar
80, caso contrario mostrar 0.
En las frmulas anteriores todo depende de la celda donde usted ingrese el cdigo del
artculo.
Descuento: si el subtotal es > 1000, calcular el 10% de descuento, caso contrario si el
subtotal es > 500, calcular el 5% de descuento, caso contrario 0% de descuento.

NOTA: Se debe aplicar todas las dems frmulas que intervienen en una factura (VALOR
TOTAL, SUBTOTAL, I.V.A. y TOTAL)
FUNCION LOGICA Y.- Permite establecer varias condiciones, y si todas son verdaderas,
ejecutar el proceso verdadero, bastar que una sea falsa para ejecutar el proceso falso.
CONDICION
V V
V F
F F
F V

RESULTADO
Proceso verdadero
Proceso falso
Proceso falso
Proceso falso

Su formato es el siguiente:
Y(CONDICION 1, CONDICION 2, CONDICION3....)
FUNCION LOGICA O.- Permite establecer varias condiciones, y si una es verdadera,
ejecutar el proceso verdadero, tendrn que ser todas falsas para ejecutar el proceso falso.
CONDICION
V V
V F
F F
F V

RESULTADO
Proceso verdadero
Proceso verdadero
Proceso falso
Proceso verdadero

Su formato es el siguiente:
O(CONDICION 1, CONDICION 2, CONDICION3....)
EJERCICIOS. Realizar un cuadro de notas, si el promedio es >=19 y <=20 mostrar
SOBRESALIENTE, caso contrario si el promedio es >=16 y <=18 mostrar MUY
BUENO, caso contrario si el promedio es >13 y <16 mostrar BUENO, caso contrario
mostrar REGULAR.
La frmula utilizando la funcin Y, sera la siguiente:
=SI(Y(F6>=19,F6<=20),"SOBRESALIENTE",SI(Y(F6>=16,F6<=18,"MUY
BUENO",SI(Y(F6>13,F6<16),"BUENO","REGULAR")))
Realice el siguiente cuadro de exportaciones y muestre el producto de mayor
exportacin y la representacin grfica.
CUADRO DE EXPORTACIONES
PRODUCTOS
ARTESANIAS
BANANO
PETROLEO
ROSAS

1998

1999

2000

Se necesita saber mediante el ingreso de la provincia se necesita saber el

cdigo de zona correspondiente. Si la provincia es = Pichincha mostrar 2, caso
contrario, si la provincia es = Ambato o = Latacunga, mostrar 3, caso contrario, si la
provincia es = Guayas, mostrar 4, caso contrario mostrar Otra provincia.
PROVINCIA
Pichincha
Ambato

CODIGO
2
3

=SI(A2=Pichincha,2,SI(O(A2=Ambato,A2=Latacunga),3,SI(A2= Guayas,4,
Otra provincia)))
TRABAJAR CON VARIAS VENTANAS.- En Microsoft Excel, usted puede tener la
facilidad de abrir varias ventanas para cada hoja de trabajo, de esta manera se puede
acelerar el trabajo, principalmente en contabilidad:
1.
2.
3.
4.

CLIC EN VENTANA
CLIC EN NUEVA VENTANA
CLIC EN VENTANA
CLIC EN ORGANIZAR

5. SELECCIONAR OPCIN
6. CLIC EN ACEPTAR

T-MAX
CONCEPTO: Es un sistema administrativo integrado que fue creado para facilitar al
usuario el manejo de la contabilidad. El T-MAX funciona bajo el ambiente D.O.S y no
permite la utilizacin del mouse. Para ingresar al T-MAX proceda de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

CLIC DERECHO EN INICIO

CLIC EN BUSCAR
ESCRIBIR AL.EXE
SELECCIONAR LA UNIDAD C: EN BUSCAR EN
CLIC BUSCAR AHORA
DOBLE CLIC EN AL
ESCRIBIR CLAVE COMPU (RECUERDE QUE LA CLAVE NO SE VISUALIZA)
PRESIONAR ENTER

Al ingresar al T-MAX, se presentar una pantalla como la siguiente:

NOTA: La clave que se indica en el paso 7, no siempre va a ser la misma, puede variar de
acuerdo al criterio de las personas encargadas de manipular el sistema.
CREAR EMPRESA.- Esta opcin permite dar un nombre y otros datos iniciales a una
Empresa o grupo de Empresas y abrir por primera vez su Plan de Cuentas.

Nombre: Este campo admite hasta 30 caracteres y se refiere al nombre de la

Empresa.
Fecha de Inicio: corresponde al da, mes y ao en el que el usuario inicia la
empresa. Podr corresponder a la fecha real de la apertura o a la fecha en la que se
va a introducir por primera vez el plan de cuentas.
Colocacin de los Datos: Permite identificar la unidad de disco o el subdirectorio
del disco rgido donde se grabar n los archivos de datos de la empresa.
Perodos: permite indicar los perodos de apertura para las diferentes aplicaciones.
Si el usuario desea que el nmero de perodo corresponda con el nmero del mes,
recomendamos incluir los movimientos de apertura en el perodo 0, si los
movimientos siguientes corresponden al mes 1; o en el perodo inmediatamente
anterior al mes al que corresponden los movimientos que se van a introducir.
1. UBICAR TRABAJAR
(OPCIONAL)

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

CON

EMPRESA

PRESIONAR

ENTER

UBICAR INICIAR Y PRESIONAR ENTER

INGRESAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR FECHA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR COLOCACION DE DATOS (CARPETA DONDE SE VAN A
ALMECENAR LOS DATOS)
INGRESAR PERIODO CONTABLE 01
INGRESAR PERIODO DE INVENTARIO Y FACTURACION 01
INGRESAR PERIODO DE CONTROL DE BANCOS 01
PRESIONAR ENTER

CAMBIAR DATOS DE LA EMPRESA.- Permite modificar los datos de la empresa,

introducidos a travs de la opcin Iniciar.
1.
2.
3.
4.

UBICAR OTROS TRABAJOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR CAMBIAR Y PRESIONAR ENTER
UBICAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER
MODIFICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA SI DESEA Y PRESIONAR
ENTER
5. MODIFICAR LA FECHA SI DESEA Y PRESIONAR ENTER
6. PRESIONAR ENTER EN LOS DEMAS DATOS PORQUE NO SE PUEDEN
MODIFICAR HASTA SALIR DE CAMBIAR
ELIMINAR EMPRESA.- Permite borrar una empresa anteriormente incluida en el
sistema a travs de la opcin Iniciar.
1. UBICAR OTROS TRABAJOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR ELIMINAR Y PRESIONAR ENTER
3. UBICAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER DOS VECES
DUPLICAR EMPRESA.- Permite crear una empresa a partir de una ya existente. Este
proceso copia el Plan de Cuentas de la empresa dejando los saldos de las cuentas en cero.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

UBICAR OTROS TRABAJOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR DUPLICAR Y PRESIONAR ENTER
UBICAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR FECHA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR COLOCACION DE DATOS (CARPETA DONDE SE VAN A
ALMECENAR LOS DATOS)
7. INGRESAR PERIODO CONTABLE 01
8. INGRESAR PERIODO DE INVENTARIO Y FACTURACION 01
9. INGRESAR PERIODO DE CONTROL DE BANCOS 01
10. PRESIONAR ENTER
RECONSTRUIR ARCHIVOS.- Permite recuperar, cuando sea posible, todos los ndices
de los archivos del sistema. Se utilizar esta opcin cada vez que se interrumpa algn
proceso de grabacin o se sospeche alguna anomala en el funcionamiento del sistema.
1.
2.
3.
4.

UBICAR OTROS TRABAJOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR RECONSTRUIR Y PRESIONAR ENTER
UBICAR NOMBRE DE LA EMPRESA Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER

CAMBIAR COLORES.- Permite cambiar los colores de presentacin del T-MAX al

gusto del usuario.

1. UBICAR INSTALCION Y ENTER

2. UBICAR MONITOR Y ENTER
3. CAMBIAR DATOS

ESCOGER EMPRESA.- Permite seleccionar la empresa con la cual se desea trabajar.

1. UBICAR TRABAJAR CON EMPRESA Y PRESIONAR
(OPCIONAL)
2. UBICAR ESCOGER Y PRESIONAR ENTER
3. UBICAR EL NOMBRE DE SU EMPRESA Y PRESIONAR ENTER

ENTER

ESCOGER APLICACIN.- Esta opcin permite al usuario seleccionar la aplicacin con

la que desea trabajar.
1. UBICAR APLICACIN Y PRESIONAR ENTER (OPCIONAL)
2. UBICAR CONTABILIDAD Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR PLAN DE CUENTAS.- Esta opcin permite actualizar el plan de cuentas de
la empresa. Maneja la siguiente informacin:
Cdigo: Este campo admite 20 caracteres y permite la introduccin de los cdigos
que forman el plan de cuentas de la empresa escogida.
Nombre de la Cuenta: Este campo admite 25 caracteres y se refiere al nombre de
la cuenta que se va a introducir.
Al momento de introducir el cdigo usted deber considerar lo siguiente:
El cdigo consta de hasta 20 caracteres que son nmeros o puntos (.) de fin de
nivel.

El primer carcter contando de izquierda a derecha debe ser un nmero, todos los
dems pueden ser nmeros o puntos. Ejemplo de cdigos vlidos 1, 2., 1.23.465,
1.1.3.
Un cdigo no puede incluir una secuencia de dos puntos (..). Los cdigos 1..2,
1.2..3, 1.1.2..3, son ejemplos de cdigos invlidos.
1.
2.
3.
4.
5.

UBICAR CUENTAS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR ACTUALIZAR CUENTAS Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR CODIGO DE CUENTA Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NOMBRE DE LA CUENTA Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER (CONFORME)

6. REPETIR LOS PASOS DEL 3 AL 5 HASTA TERMINAR EL PLAN DE

CUENTAS
7. PRESIONAR ESC
8. UBICAR TERMINAR Y PRESIONAR ENTER
EXPLICACION DEL MENU DE EDICION DEL TMAX
INCLUIR: permite adicionar determinado tipo de informacin segn la opcin que usted
haya escogido
MODIFICAR: permite realizar cambios en la informacin
ELIMINAR: permite eliminar informacin
BUSCAR: esta opcin nos da la facilidad de ubicarnos en determinada informacin

LISTAR: permite mostrar en pantalla el total de la informacin que ha escogido

MANEJO DEL MENU DE EDICION
1. UTILIZAR TECLAS DE DIRECCION PARA UBICARSE
2. PRESIONAR ENTER
3. REALIZAR CAMBIOS SEGN LA OPCION QUE HAYA ESCOGIDO
INGRESAR TRANSACCIONES.- En este proceso usted podr introducir al Pendiente
de Contabilidad nuevos movimientos, modificar o eliminar los ya existentes. Maneja los
siguientes datos:
No. Documento: Permite colocar el nmero de identificacin del documento que
respalda la transaccin que se desea incluir o modificar.
Fecha: Se refiere a la fecha del da que identifica el documento. El sistema ofrece
una fecha por defecto que el usuario puede aceptar o modificar.
Los datos anteriores son necesarios para la futura identificacin y colocacin del
comprobante ya que, a travs de ellos usted podr invocarlo para modificarlo o
archivarlo definitivamente.
Nombre: Se trata del nombre de la cuenta referida por el movimiento. Esta
informacin no es introducida por el usuario sino que aparece cuando usted
introduce y acepta un cdigo ya registrado en el Plan de Cuentas.
Cdigo: Se refiere al cdigo de la cuenta que se desea mover. Una vez introducido
el cdigo, este es validado por el sistema. Si existe aparecer el nombre de la
cuenta, en caso contrario aparecer en este campo el mensaje "cdigo no
registrado".
Tp: Se refiere al Tipo que el usuario desea asignar al movimiento que est introduciendo.
Por ejemplo: CH (Cheque), DP (Depsito), NC (Nota de Crdito)
etc. Es un campo de referencia ya que no determina el signo del importe del
movimiento.
Nmero: Admite 8 caracteres y es un identificador del movimiento.
Detalle: Admite 35 caracteres y permite hacer una breve descripcin del
movimiento.
Importe: Es un nmero entre -9.999.999.999,99 y 9.999.999.999.99 que acredita o
debita a la cuenta segn el signo que le asigne el usuario.
Van: Se refiere al nmero de movimientos introducidos hasta el momento en el
comprobante con que se est trabajando.

Debe y Haber: presentar n el importe acumulado de dbitos y crditos

correspondientes al comprobante con el que se est trabajando.
Saldo: Se refiere a la diferencia entre los dbitos y crditos de los movimientos
correspondientes al comprobante con el que se est trabajando.
1.
2.
3.
4.
5.

UBICAR MOVIMIENTOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR ACTUALIZAR Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUMERO DE ASIENTO Y PRESIONAR ENTER (OPCIONAL)
INGRESAR FECHA Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR TECLA DE FUNCION F4

6. UBICAR NOMBRE DE LA CUENTA Y PRESIONAR ENTER

7. PRESIONAR ENTER
8. INGRESAR TIPO DE DOCUMENTO (DOS INICIALES)
9. INGRESAR NUMERO DE DOCUMENTO Y PRESIONAR ENTER
10. INGRESAR DETALLE DE LA TRANSACCION Y PRESIONAR ENTER
11. INGRESAR VALOR DE LA TRANSACCION Y PRESIONAR ENTER
SI EL VALOR CORRESPONDE AL HABER DEBE ANTEPONER EL
SIGNO MENOS EJ. 1000000
12. REPETIR LOS PASOS DEL 5 AL 11 HASTA TERMINAR
TRANSACCION
13. PRESIONAR ESC
14. UBICAR TERMINAR Y PRESIONAR ENTER
15. PRESIONAR ENTER
MODIFICAR TRANSACCIONES
1. UBICAR MOVIMIENTOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR ACTUALIZAR Y PRESIONAR ENTER

LA

3.
4.
5.
6.
7.
8.

INGRESAR NUMERO DE ASIENTO Y PRESIONAR ENTER

ESCOGER MODIFICAR Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUEVA FECHA Y PRESIONAR ENTER (OPCIONAL)
PRESIONAR ENTER
ESCOGER OPCION QUE DESEE REALIZAR Y PRESIONAR ENTER
PUEDE ESCOGER INCLUIR, MODIFICAR O ELIMINAR
SI ESCOGE INCLUIR DEBE REPETIR LOS PASOS DEL 5 AL 11 DE
INGRESAR TRANSACCIONES
SI ESCOGE MODIFICAR PUEDE MODIFICAR SOLO LA LINEA QUE
ESCOGIO SE PUEDE GUIAR CON LOS PASOS DEL 5 AL 11 DE INGRESAR
TRANSACCIONES
SI ESCOGE ELIMINAR SE ELIMINAR LA LINEA QUE USTED HA
SELECCIONADO
9. UBICAR TERMINAR Y PRESIONAR ENTER
10. PRESIONAR ENTER
ELIMINAR TRANSACCIONES
1.
2.
3.
4.
5.

MENU MOVIMIENTOS Y PRESIONAR ENTER

OPCION ACTUALIZAR Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUMERO DE ASIENTO Y PRESIONAR ENTER
ESCOGER ELIMINAR Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER

CONSULTAR TRANSACCIONES.-La opcin Consultar permite al usuario revisar los

movimientos ingresados que se encuentre en el archivo de pendiente.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

UBICAR MOVIMIENTOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR CONSULTAR Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR EL NUMERO DE TRANSACCIN INICIAL (OPCIONAL)
PRESIONAR ENTER
INGRESAR EL NUMERO DE TRANSACCIN FINAL (OPCIONAL)
PRESIONAR ENTER CUATRO VECES
PRESIONE ESC PARA CANCELAR CONSULTA

ARCHIVAR TRANSACCIONES
Esta opcin permite pasar los movimientos que se encuentran en el Pendiente al
Archivo Definitivo. El programa los revisa uno por uno y archiva aquellos que
cumplen con todos los requisitos de una entrada formalmente vlida. Si despus de
este proceso quedan movimientos por archivar, el programa lo informar en el rea
de Comunicaciones con el Usuario.
Una vez archivados los movimientos vlidos en el archivo de movimientos
definitivo, el programa actualiza los saldos referidos por esos movimientos
mediante sus cdigos y segn sus importes y otros datos. Esto significa que los

prximos informes solicitados por usted reflejarn en sus saldos los ltimos
movimientos archivados.
1. UBICAR MOVIMIENTOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR ARCHIVAR Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR ENTER
DIARIO GENERAL
1.
2.
3.
4.
5.

UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER

UBICAR LIBRO DIARIO Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR EL NUMERO DE TRANSACCIN INICIAL (OPCIONAL)
PRESIONAR ENTER
INGRESAR EL NUMERO DE TRANSACCIN FINAL (OPCIONAL)

6. PRESIONAR ENTER CUATRO VECES

7. PRESIONE ESC PARA CANCELAR LIBRO DIARIO
RESUMEN DEL PERIODO
1. UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR RESUMEN DEL PERIODO Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA INICIAL Y PRESIONAR ENTER
4. PRESIONAR ENTER
5. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA FINAL Y PRESIONAR ENTER
6. PRESIONAR ENTER CUATRO VECES
7. PRESIONAR ESC PARA SALIR DEL INFORME

MAYOR GENERAL
1.
2.
3.
4.

UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER

UBICAR MAYOR GENERAL Y PRESIONAR ENTER
UBICAR SI O NO Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA INICIAL Y PRESIONAR ENTER
5. PRESIONAR ENTER
6. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA FINAL Y PRESIONAR ENTER

7. PRESIONAR ENTER CUATRO VECES

8. PRESIONAR ESC PARA SALIR DEL INFORME
BALANCE DE COMPROBACIN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER

UBICAR BALANCE DE COMPROBACION Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
UBICAR CODIGO DE CUENTA INICIAL Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER
PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
UBICAR CODIGO DE CUENTA FINAL Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER CUATRO VECES
PRESIONAR ESC PARA SALIR DEL INFORME

BALANCE GENERAL

1.
2.
3.
4.

UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER

UBICAR BALANCE GENERAL Y PRESIONAR ENTER
UBICAR SEGN PLAN DE CUENTAS Y PRESIONAR ENTER
PRESIONAR ENTER 10 VECES

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

1. UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR BALANCE GENERAL Y PRESIONAR ENTER
3. UBICAR SEGN PLAN DE CUENTAS Y PRESIONAR ENTER
4. PRESIONAR ENTER 2 VECES
5. INGRESAR FECHA DE INICIO DEL PERIODO (OPCIONAL)
6. PRESIONAR ENTER
7. INGRESAR FECHA FINAL DEL PERIODO (OPCIONAL)
8. PRESIONAR ENTER
9. INGRESAR PERIODO INICIAL (OPCIONAL)
10. PRESIONAR ENTER
11. INGRESAR PERIODO FINAL (OPCIONAL)
12. PRESIONAR ENTER DOS VECES
PLAN DE CUENTAS
1. UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR PLAN DE CUENTAS Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA INICIAL Y PRESIONAR ENTER
4. PRESIONAR ENTER
5. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
a. UBICAR CODIGO DE CUENTA FINAL Y PRESIONAR ENTER
6. PRESIONAR ENTER CUATRO VECES
7. PRESIONAR ESC PARA SALIR DEL INFORME
MAYOR ANALTICO.- Este informe es similar al informe Mayor General, slo que
incluye el rango de perodos seleccionado y excluye los perodos sin movimiento. En
cada perodo muestra los Saldos acumulados, los Dbitos y Crditos del perodo.
1. UBICAR INFORMES Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR MAYOR ANALITICO Y PRESIONAR ENTER
3. INGRESAR PERIODO INICIAL (OPCIONAL)
4. PRESIONAR ENTER
5. INGRESAR PERIODO FINAL (OPCIONAL)
6. PRESIONAR ENTER
7. UBICAR SI O NO Y PRESIONAR ENTER
8. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)
9. UBICAR CODIGO DE CUENTA INICIAL Y PRESIONAR ENTER
10. PRESIONAR ENTER
11. PRESIONAR F4 (OPCIONAL)

12. UBICAR CODIGO DE CUENTA FINAL Y PRESIONAR ENTER

13. PRESIONAR ENTER CUATRO VECES
14. PRESIONAR ESC PARA SALIR DEL INFORME
CERRAR PERIODO
1. UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR CIERRE PERIODO Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR ENTER
CERRAR EJERCICIO
1. UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR CIERRE EJERCICIO Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR ENTER
CUADRAR SALDOS.- Esta opcin debe utilizarse cuando se pierden los ndices de orden
de las transacciones, de esta manera se reajustan valores para que cuadren todas las
transacciones.
1. UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR CUADRAR SALDOS Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR ENTER
TRANSFERIR SALDOS.- Cuando usted est en un periodo y activa un periodo anterior
para hacer algn cambio en un valor, debe utilizar esta opcin para poder transferir los
saldos nuevos al siguiente perodo.
1. UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER
2. UBICAR TRANSFERIR SALDOS Y PRESIONAR ENTER
3. PRESIONAR ENTER
REVERSAR DOCUMENTO.- Una vez que usted haya archivado las transacciones, estas
no se pueden modificar, para poder regresar las transacciones del archivo permanente al
archivo pendiente y as poder ser modificadas se utiliza esta opcin.
1.
2.
3.
4.

UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR REVERSAR DOCUMENTO Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUMERO DOCUMENTO
PRESIONAR ENTER

COPIAR DOCUMENTO.- Debe escoger esta opcin cuando desea copiar alguna
transaccin.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

UBICAR PROCESOS Y PRESIONAR ENTER

UBICAR COPIAR DOCUMENTO Y PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUMERO DOCUMENTO FUENTE
PRESIONAR ENTER
INGRESAR NUMERO DOCUMENTO DESTINO
PRESIONAR ENTER

IMPORTANTE: PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA EN

TMAX, DEBE LLEVAR EL SIGUIENTE ORDEN DE LOS TEMAS ANTERIORES:
1.
2.
3.
4.

CREAR EMPRESA
ESCOGER EMPRESA
INGRESAR PLAN DE CUENTAS
INGRESAR LAS TRANSACCIONES O ASIENTOS CONTABLES

EJERCICIO.

Cree un empresa con el nombre de Colegio Eugenio Espejo S.A.

Ingrese el plan de cuentas
Ingrese cinco transacciones
Revisar cada uno de los informes

MONICA
CONCEPTO.- Es un programa contable que fue creado para facilitar el manejo de la
contabilidad a los usuarios. En este sistema se puede llevar la contabilidad de 99 empresas
diferentes muy independiente una de otra. Funciona bajo el ambiente WINDOWS.
INGRESAR A MONICA
1.
2.
3.
4.

CLIC EN INICIO
CLIC EN PROGRAMAS
CLIC EN MONICA SOFTWARE DE NEGOCIOS
CLIC EN MONICA 5.0

Cuando usted haya ingresado al programa contable MONICA, se presentar una pantalla
como la siguiente:

OBSERVACIN: Cuando usted trabaje con este programa recuerde que la tecla ESC, no
funciona, para cancelar ninguna accin. Siempre usted tendr que dar un clic en cancelar.
CREAR EMPRESA.- El paso a seguir, para poder llevar la contabilidad, es crear la
empresa, con la que usted va a trabajar:
1. CLIC EN PRESIONE AQU PARA COMENZAR
2. DOBLE CLIC EN CUALQUIER EMPRESA DEL LISTADO
3. CLIC EN PARMETROS
4. CLIC EN OTRA EMPRESA
5. CLIC EN ADICIONAR EMPRESA
6. INGRESAR NOMBRE DE LA EMPRESA
7. PRESIONAR ENTER
8. CLIC EN INICIAR PROCESO
9. CLIC EN S
10. CLIC EN ACEPTAR
11. CLIC EN CANCELAR
12. CLIC EN SALIR
13. CLIC EN SALIR
SELECCIONAR EMPRESA.- Una vez que usted haya creado la empresa, esta aparecer
en el listado para poderla seleccionar:
1. CLIC EN PRESIONE AQU PARA COMENZAR

2. DOBLE CLIC EN EL NOMBRE DE LA EMPRESA

CAMBIAR DATOS BSICOS DE LA EMPRESA.- A diferencia del T-MAX en el
sistema contable MONICA, se puede adicionar muchos ms datos de la empresa, para darle
una mejor presentacin:
1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN PARMETROS
CLIC EN GENERALES
CLIC EN BSICOS
4.1. CLIC EN NOMBRE DE LA EMPRESA
4.1.1. INGRESAR DIRECCIN
4.1.2. INGRESAR ESTADO

4.1.3. INGRESAR TELEFONO

4.1.4. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
4.1.5. CLIC EN ACEPTAR
4.1.6. CLIC EN MONEDA / FECHA / IDIOMA / REDONDEO
4.1.7. INGRESAR EL SMBOLO DE LA MONEDA NACIONAL
4.1.8. ESCOGER IDIOMA
4.1.9. ESCOGER FORMATO DE LA FECHA
4.1.10. ESCOGER EL PUNTO O LA COMA PARA LOS DECIMALES
4.1.11. INGRESAR EL NUMERO DE DECIMALES

4.1.12. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS

4.1.13. CLIC EN ACEPTAR
4.1.14. CLIC EN CONTADORES
4.1.15. INGRESAR EL NUMERO DE FACTURA INICIAL Y EL
INCREMENTO
4.1.16. INGRESAR EL NUMERO DE ESTIMADOS INICIAL Y EL
INCREMENTO
4.1.17. INGRESAR EL NUMERO DE ORDEN DE COMPRA INICIAL Y EL
INCREMENTO

4.1.18. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS

4.1.19. CLIC EN ACEPTAR
4.1.20. CLIC EN IMPUESTO A LAS VENTAS, PRECIOS
4.1.21. INGRESAR EL VALOR DEL PORCENTAJE DE IMPUESTO A LAS
VENTAS
4.1.22. ESCOGER SI MODIFICA EL IMPUESTO EN CADA ARTICULO O
LO APLICA AL TOTAL DE LA FACTURA
4.1.23. ESCOGER COMO SE VA A MANEJAR EL PRECIO

4.1.24. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS

4.1.25. CLIC EN ACEPTAR
4.2. CLIC EN SMBOLO (LOGO) DE SU EMPRESA
4.2.1. CLIC EN BUSCAR
4.2.2. DESPLEGAR LISTA BUSCAR EN
4.2.3. CLIC EN LA UNIDAD QUE DESEE
4.2.4. DOBLE CLIC EN LA CARPETA DONDE SE ENCUENTRA EL
ARCHIVO CON EL DIBUJO
4.2.5. DOBLE CLIC EN EL NOMBRE DEL ARCHIVO
4.2.6. CLIC EN ACEPTAR
4.2.7. CLIC EN ACEPTAR
4.3. CLIC EN CANCELAR
4.4. CLIC EN CANCELAR
4.5. CLIC EN SALIR
4.6. CLIC EN SALIR
ELIMINAR EMPRESA.- El titulo lo indica todo, permite eliminar empresas que usted no
necesita:
1. SELECCIONAR EMPRESA (Puede ser cualquier empresa, menos la que va a
eliminar)
2. CLIC EN PARMETROS
3. CLIC EN OTRA EMPRESA
4. CLIC EN ELIMINAR EMPRESA
5. PRESIONAR ENTER
6. DOBLE CLIC EN EL NOMBRE DE LA EMPRESA QUE DESEA ELIMINAR
7. CLIC EN ELIMINAR
8. CLIC EN SI

9. CLIC EN ACEPTAR
10. CLIC EN CANCELAR
11. CLIC EN SALIR
12. CLCI EN SALIR (OPCIONAL)
DEFINIR INICIO DE CONTABILIDAD.- Con esta opcin se permite ingresar la fecha
en que se va a iniciar la contabilidad de la empresa seleccionada:
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN PARMETROS
3. CLIC EN GENERALES
4. CLIC EN CONTABLES
5. CLIC EN INICIO DE LA CONTABILIDAD
6. INGRESAR FECHA DE INICIO DE CONTABILIDAD
7. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
8. CLIC EN ACEPTAR
9. CLIC EN CANCELAR
10. CLIC EN CANCELAR
11. CLIC EN SALIR
12. CLIC EN SALIR (OPCIONAL)
DEFINIR ACCESORIOS.- Esta opcin no es imprescindible se puede pasar por alto y no
tendr ningn inconveniente ya que lo que hace es definir tipo de impresora y orientacin
de las hojas como tambin el valor que representa la moneda nacional en dlares.
1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN PARMETROS
CLIC EN GENERALES
CLIC EN ACCESORIOS
4.1. CLIC EN EQUIVALENCIA EN MONEDA EXTRANJERA
4.1.1. INGRESAR CANTIDAD EN SUCRES
4.1.2. INGRESAR LA CANTIDAD DE DOLARES QUE REPRESENTAN
LOS SUCRES INGRESADOS
4.1.3. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
4.1.4. CLIC EN ACEPTAR
4.2. CLIC EN COSTEO DEL INVENTARIO
4.2.1. CLIC EN ULTIMO PRECIO O PRECIO PONDERADO
4.2.2. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
4.2.3. CLIC EN ACEPTAR
4.3. CLIC EN DEFINIR IMPRESORA
4.3.1. ESCOGER EL NOMBRE DE LA IMPRESORA
4.3.2. ESCOGER TAMAO DEL PAPEL
4.3.3. ESCOGER ORIENTACIN DEL PAPEL
4.3.4. CLIC EN ACEPTAR
4.4. CLIC EN CANCELAR
4.5. CLIC EN CANCELAR
4.6. CLIC EN SALIR

4.7. CLIC EN SALIR (OPCIONAL)

COLOCAR CLAVE DE ACCESO A LA EMPRESA.- A diferencia del T-MAX, en
MONICA se puede colocar una clave diferente a cada empresa, con diferentes niveles:
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN PARMETROS
3. CLIC EN ACCESO
4. PRESIONAR ENTER DOS VECES
5. INGRESAR CLAVE MAESTRA
6. INGRESAR CLAVE DEL SUPERVISOR (OPCIONAL)
7. INGRESAR CLAVE DEL ASISTENTE
8. INGRESAR CLAVE EL VENDEDOR (OPCIONAL)
9. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
10. CLIC EN ACEPTAR
11. CLIC EN SALIR
12. CLIC EN SALIR

MODULO DE CONTABILIDAD
En el sistema contable MONICA, usted tiene la capacidad de poder manejar, inventarios,
cuentas bancarias, proveedores, clientes y contabilidad. Nuestro curso se enfoca
principalmente al modulo de contabilidad:

INGRESAR PLAN DE CUENTAS.- El concepto es similar en forma y estructura al

sistema T-MAX:
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN CONTABILIDAD

3. CLIC EN PLAN (TABLA) DE

CUENTAS
4. CLIC EN ADICIONAR
CUENTA
5. CLIC EN ADICIONAR CTA.
6. INGRESAR CODIGO DE
CUENTA Y PRESIONAR
ENTER
7. INGRESAR NOMBRE DE LA
CUENTA Y PRESIONAR
ENTER
8. CLIC EN ACTIVO, PASIVO,
CAPITAL, VENTAS O GASTOS
9. CLIC EN CUENTA DE DETALLE O AGRUPA OTRAS CUENTAS
10. CLIC EN ADICIONAR
11. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
12. REPETIR LOS PASOS DEL 6 AL 11 HASTA TERMINAR EL PLAN DE
CUENTAS
13. CLIC EN SALIR
14. CLIC EN SALIR
15. CLIC EN SALIR
DEFINIR CONTABILIDAD.- Este es el paso previo que usted debe seguir, para poder
ingresar las transacciones. En esta parte se debe especificar la cuenta donde se recarga la
prdida o ganancia de la empresa y la cuenta capital, la cual puede variar dependiendo del
ingreso de la empresa:
1.
2.
3.
4.
5.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN PARMETROS
CLIC EN GENERALES
CLIC EN CONTABLES
CLIC EN DEFINICIN DE LA CONTABILIDAD

6. CLIC EN CUENTAS DE CIERRE

7. CLIC EN TABLA DE CUENTAS
8. DOBLE CLIC EN LA CUENTA DE CIERRE (Utilidad o Prdida Ejercicio)
9. CLIC EN CUENTA DE CAPITAL
10. CLIC EN TABLA DE CUENTAS
11. DOBLE CLIC EN LA CUENTA DE CAPITAL (Capital Social)
12. PRESIONAR ENTER
13. CLIC EN ACEPTAR CAMBIOS
14. CLIC EN SI
15. CLIC EN ACEPTAR
16. CLIC EN CANCELAR
17. CLIC EN CANCELAR
18. CLIC EN SALIR
19. CLIC EN SALIR (OPCIONAL)
NOTA: ANTES DE DEFINIR LA CONTABILIDAD DEBE INGRESAR EL PLAN DE
CUENTAS.
MODIFICAR CUENTAS DEL PLAN DE CUENTAS.- Permite cambiar los datos de
alguna cuenta. Tiene que considerar que no se puede modificar cuentas que hayan sido
utilizadas en las transacciones:
1.
2.
3.
4.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN CONTABILIDAD
CLIC EN PLAN (TABLA) DE CUENTAS
CLIC EN MODIFICAR CUENTA

5. CLIC EN EL NOMBRE DE LA CUENTA QUE DESEA MODIFICAR

6. CLIC EN MODIFICAR CTA.
7. REALIZAR CAMBIOS
8. CLIC EN ACEPTAR MODIFICACIN
9. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
10. REPETIR LOS PASOS DEL 5 AL 9 SI DESEA MODIFICAR OTRAS CUENTAS
11. CLIC EN SALIR
12. CLIC EN SALIR
ELIMINAR CUENTAS DEL PLAN DE CUENTAS.- Su nombre lo indica todos, elimina
cuentas que no necesite, mientras no hayan sido utilizadas en las transacciones:
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN CONTABILIDAD
3. CLIC EN PLAN (TABLA) DE CUENTAS
4. CLIC EN ELIMINAR CUENTAS
5. CLIC EN EL NOMBRE DE LA CUENTA QUE DESEA ELMINAR
6. CLIC EN ELIMINAR CTA.
7. CLIC EN SI
8. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
9. REPETIR LOS PASOS DEL 5 AL 8 SI DESEA ELIMINAR OTRAS CUENTAS
10. CLIC EN SALIR
11. CLIC EN SALIR
INGRESAR ASIENTOS CONTABLES O TRANSACCIONES.- Una vez que usted
haya ingresado correctamente el plan de cuentas y definido las cuentas de cierre y de
capital, se podr ingresar las transacciones, de una manera muy sencilla:
1.
2.
3.
4.
5.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN CONTABILIDAD
CLIC EN ASIENTOS CONTABLES
CLIC EN NUEVO ASIENTO
CLIC EN ADICIONAR ASIENTO

6. INGRESAR FECHA
7. INGRESAR REFERENCIA
8. INGRESAR CODIGO DE CUENTA
9. CLIC EN VER TABLA DE CTAS
10. DOBLE CLIC EN LA CUENTA QUE DESEE UTILIZAR
11. INGRESAR VALOR DEL DEBITO O DEL CREDITO
12. DEBE REPETIR LOS PASOS DEL 8 AL 11 HASTA TERMINAR DE INGRESAR
EL ASIENTO.
13. CLIC EN AGREGAR AL DIARIO
14. CLIC EN SI
15. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
16. REPETIR LOS PASOS DEL 6 AL 15 PARA INGRESAR OTRAS
TRANSACCIONES
17. CLIC EN SALIR
18. CLIC EN SALIR
MODIFICAR ASIENTOS CONTABLES.- El nico error que usted puede tener en el
registro de una transaccin (asiento contable), es el haber colocado una cuenta errada, ya
que en valores, MONICA no permite almacenar asientos que se encuentren descuadrados.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN CONTABILIDAD
CLIC EN ASIENTOS CONTABLES
CLIC EN MODIFICA ASIENTO
CLIC EN MODIFICA ASIENTO
INGRESAR NUMERO DE ASIENTO
CLIC EN ACEPTAR

8. REALIZAR CAMBIOS
9. CLIC EN AGREGAR AL DIARIO
10. CLIC EN SI
11. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
ELIMINAR ASIENTOS CONTABLES
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN CONTABILIDAD
3. CLIC EN ASIENTOS CONTABLES
4. CLIC EN ELIMINA ASIENTO
5. CLIC EN ELEGIR ASIENTO
6. INGRESAR NUMERO DE ASIENTO
7. CLIC EN ACEPTAR
8. CLIC EN ELIMINAR DEL DIARIO
9. CLIC EN SI
10. PRESIONAR CUALQUIER TECLA
REVISAR LIBRO DIARIO.- Cuando usted ya haya registrado los asientos que desee,
podr automticamente generar el libro diario, por la impresora o en pantalla:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN CONTABILIDAD
CLIC EN LIBRO DIARIO
CLIC EN REVISAR LIBRO DIARIO
INGRESAR FECHA DE INICO DE ASIENTOS QUE QUIERE CONSULTAR
INGRESAR FECHA DE FINAL DE ASIENTOS QUE QUIERE CONSULTAR
CLIC EN LISTA PARA SELECCIONAR UNA CUENTA DE LA QUE QUIERE
VER TODOS LOS ASIENTOS EN QUE INTERVIENE, DOBLE CLIC EN EL
NOMBRE DE LA CUENTA (OPCIONAL).
8. CLIC EN MUESTRA SELECCIN
9. CLIC EN SALIR PARA CANCELAR
NOTA: EN EL LIBRO DIARIO TAMBIEN PUEDE INGRESAR, MODIFICAR O
ELIMINAR ASIENTOS CONTABLES.
LIBRO MAYOR.- Recuerde el libro mayor nos permite visualizar el saldo deudor o
acreedor de cada cuenta:
1.
2.
3.
4.
5.

SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)

CLIC EN CONTABILIDAD
CLIC EN LIBRO MAYOR
CLIC EN ELEGIR CUENTA
CLIC EN LISTA

6. DOBLE CLIC EN EL NOMBRE DE LA CUENTA QUE DESEE

7. SI DESEA VER EL LIBRO MAYOR DE LA CUENTA POR FECHAS DEBE
DAR CLIC EN POR FECHAS, INGRESAR LA FECHA DE INICIO Y FIN Y
DAR CLIC EN ACEPTAR (OPCIONAL).
8. CLIC EN SALIR PARA CANCELAR
ESTADOS FINANCIEROS.- La utilidad ms importante dentro de la contabilidad son los
estados financieros, ya que ellos nos reflejan la situacin financiera del negocio. En
MONICA, se puede generar con unos sencillos pasos:
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN CONTABILIDAD
3. CLIC EN ESTADOS FINANCIEROS
4. CLIC EN EL ESTADO FINANCIERO QUE DESEE
5. ESCOGER OPCIONES
6. CLIC EN PROCESAR
7. CERRAR VENTANA ACTIVA PARA SALIR DEL REPORTE
8. CLIC EN SALIR PARA CANCELAR
CERRAR PERIODO
1. SELECCIONAR EMPRESA (OPCIONAL)
2. CLIC EN CONTABILIDAD
3. CLIC EN CIERRE DE PERIODO
4. CLIC EN PROCESAR CIERRE
5. INGRESAR LA FECHA DE CIERRE, DEBE SER UNA FECHA DE FIN DE MES
CON UNA DIFERENCIA DE DOS MESES
6. CLIC EN PROCESAR
7. CLIC EN SALIR

IMPORTANTE: Para maneja la contabilidad de una empresa en MONICA se debe seguir

la siguiente secuencia de los temas anteriores:
1. CREAR EMPRESA
2. SELECCIONAR EMPRESA
3. CAMBIAR DATOS BSICOS DE LA EMPRESA
4. DEFINIR INICIO DE LA CONTABILIDAD
5. DEFINIR ACCESORIOS (OPCIONAL)
6. COLOCAR CLAVE A LA EMPRESA (OPCIONAL)
7. INGRESAR PLAN DE CUENTAS
8. DEFINIR CONTABILIDAD
9. INGRESAR TRANSACCIONES
10. VISUALIZAR LOS ESTADOS FINANCIEROS