Anlisis y

Elaboracin de
Procesos
Departamento Organizacin y Planeamiento
Divisin Organizacin y Mtodos
Objetivo
Presentar los elementos necesarios que contribuyan
a llevar a cabo el anlisis y la elaboracin de los
procesos, como base para el mejoramiento continuo
que asegure que la Institucin alcance sus
objetivos.
Qu es un Proceso?
Serie de actividades o pasos relacionados entre s, a
travs de los cuales se transforman una serie de
recursos y se obtiene un producto o servicio.
Los Procesos deben tener un comienzo y un final.
Es preciso determinar estos elementos, puesto que
permitirn fijar responsabilidades en la ejecucin
del trabajo y definir acertadamente el proceso.


Objetivo de un Proceso
Resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones que se efectan, los puestos que intervienen
en la dependencia y los de otras dependencias que
participan en el Proceso; igualmente, los formatos o
formularios que se van a utilizar para la realizacin de las
actividades.
Cmo
Documentar un
Proceso?
Involucrados en la Documentacin de un Proceso
Jefatura de
cada
Dependencia
Responsable de coordinar la
documentacin y actualizacin de los
procesos correspondientes a su rea.
Enlace de
Procesos
Coordina cualquier accin requerida entre el
personal de su dependencia y el Analista
designado de la Divisin de organizacin y
Mtodos del Departamento de Organizacin y
Planeamiento
Departamento
de OYP
Responsable de asesorar y/o apoyar a los Jefes
de las dependencias en la documentacin de
polticas, procesos y otros documentos a
requerimiento de las Subgerencias y Gerencia.
Gerencia
Subgerencias
La Gerencia o Subgerencias a las
cuales estn adscritas las
dependencias del BCH, son
responsables de autorizar la poltica,
proceso y otros documentos.
Pasos para Documentar un Proceso
Dependencias

Recibe el proceso autorizado por la Subgerencia / Gerencia y procede a actualizar la base de datos fsica y electrnica que maneja;
posteriormente, enva mediante correo electrnico el documento autorizado al Auditor Interno del BCH y al Enlace de Procesos
respectivo y enva a la Jefatura de la dependencia fotocopia del proceso autorizado.
Recibe el proceso, firmado por la Jefatura de la dependencia solicitante y por el Departamento de Organizacin y Planeamiento; lo
revisa y en caso de tener observaciones, lo devuelve al Departamento de Organizacin y Planeamiento para que efecte las
correcciones; caso contrario, firma en el espacio autoriz y lo remite nuevamente al Departamento de OyP.
El Departamento de OyP, recibe el proceso revisado y firmado por la Dependencia y lo remite va memorando a la Subgerencia
respectiva o a la Gerencia en los casos que corresponda.
Recibe memorando con el proceso para revisin y/o firma, los involucrados en dicho proceso revisan el documento, si tienen
observaciones lo devuelven al Departamento de OyP para su inclusin o cambio; caso contrario, el Jefe de la Dependencia firma en
el espacio aprob y devuelve al Departamento de OyP.
El Analista designado revisa y analiza la documentacin recibida, constatando la veracidad de la misma y en los casos que amerite
se entrevistar con el personal involucrado de cada dependencia; posteriormente, remite el documento a revisin por parte del Jefe
de Seccin y ste lo remite al Jefe la Divisin de Organizacin y Mtodos y al Jefe de Departamento para su revisin y firma previo a
remitirlo oficialmente a la Dependencia solicitante.
El Enlace realiza una revisin previa a los procesos, Normas, Manuales, Polticas e Instructivos, que sern remitidos al
Departamento de OyP, adjuntando memorando a los precitados documentos, con los cambios efectuados; sea este, actualizacin o
nuevo levantamiento.
La Dependencia correspondiente revisa peridicamente los procesos, Normas, Manuales, Polticas e Instructivos, con la intervencin
de todos los involucrados y remite al Enlace de Procesos del Departamento para que efecte la revisin y anlisis correspondiente.
OyP

Dependencias

OyP

Subgerencia /
Gerencia

OyP

Enlace de
Procesos

Consideraciones importantes en la Documentacin
de un Proceso
Anualmente o cada vez que se requiera, la Jefatura de cada
Dependencia presentar los requerimientos de documentacin
de nuevos procesos o las modificaciones identificadas a sus
Procesos al Departamento de OyP para su respectivo anlisis.
Las Jefaturas de las dependencias contarn con 10 das
hbiles para devolver el o los procesos debidamente
validados o en su defecto, con las observaciones del caso.
De no recibir la validacin o las observaciones dentro del plazo
establecido, el Jefe del Departamento de OyP dar por validado el
proceso y lo someter a consideracin del Subgerente del rea
respectiva.
Fuente: Lineamientos para documentar y mejorar los procesos institucionales (OyP-0355/2013)
Estructura de un
Proceso
Estructura de un Proceso
Cartula
Introduccin
Polticas o Normas
Definiciones */
Entrada y Salida de Documentos
Proceso: Descripcin de Actividades
Control Interno
Procedimiento
Aprobacin, Modificacin y Distribucin
Simbologa
Diagrama de Flujo
Anexos */
*/ En aquellos casos que aplique
Cartula
Logo de la Institucin
Nombre del Proceso
Nombre y firma de la dependencia que lo elabor
Nombre y firma de la dependencia que lo revis
Nombre y firma de la Gerencia o Subgerencia que lo autoriz
Fecha de Elaboracin y Aprobacin



a) Identificacin
b) ndice
Es la parte que presenta de una manera sinttica u ordenada los elementos
constitutivos del documento o los temas principales del Proceso.
La cartula de un proceso contendr la siguiente informacin:
Introduccin: Abarca tres aspectos
I
n
t
r
o
d
u
c
c
i

n

Antecedentes: Breve descripcin a lo que se refiere el
proceso, base legal y aspectos que sustentan la razn de
ser del mismo.
Objetivo: Propsito por el cual fue elaborado el proceso.
Alcance: Descripcin de las acciones administrativas y
operativas sobre las que se aplicarn las polticas y
procesos.
Polticas y Normas
Sirven para facilitar las tareas de los participantes
que intervienen en el proceso. Deben prevenir
situaciones alternativas que se presenten en algunas
de las actividades desarrolladas en dichos procesos,
es decir, definir expresamente qu hacer o qu
lineamientos deben referirse en los casos que no se
presenten habitualmente o no estn previstas en la
diagramacin de los procesos.
Definiciones
nicamente se debern considerar los conceptos
importantes y relativos al proceso que requieran ser
precisados para mayor claridad y comprensin del mismo.
Entrada y Salida de Documentos
Descripcin de los diferentes documentos necesarios para
trabajar dicho proceso o que son producto del mismo (reportes
generados, cuadros, informes, formularios, etc.) que intervienen
en el proceso con su nombre exacto.
Proceso: Descripcin de Actividades
Es el punto central del proceso, en este apartado deben
presentarse en forma secuencial cada una de las actividades
que deben realizarse dentro de un proceso, explicar en qu
consiste y sealar el puesto responsable de su ejecucin.
Las actividades deben redactarse de forma sencilla, clara,
lgica y coherente; asimismo, deber indicarse el documento
de trabajo utilizado, instructivo de trabajo, formulario, u otro
Proceso relacionado con la actividad sealada, etc. y los
medios de comunicacin (verbal, electrnica o escrita) que se
utilizan para transferir las instrucciones respectivas.
Control Interno
Es un detalle de controles operativos que se enlistan en el
proceso para ratificar la atencin que merecen las polticas
gerenciales sobre las responsabilidades y deberes del personal
en asuntos especficos.
Adicionalmente, se define como aquellos mecanismos de
verificacin y evaluacin adoptado por cada dependencia, con
el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones; as como, la administracin de la informacin y
los recursos se realicen de acuerdo a la normativa legal
vigente y se enmarquen dentro de las polticas trazadas por la
Institucin y en atencin a las metas u objetivos previstos.
Procedimiento
Es la descripcin estandarizada y en mayor detalle de
una actividad sealada en el Proceso.
Es la gua para la ejecucin permanente de una
misma tarea y que por sus caractersticas especiales,
necesita de otras explicaciones de cmo es realizada
rutinariamente la actividad.
Aprobacin, Modificacin y Distribucin
Este apartado indica a quien corresponde la aprobacin de los
procesos elaborados; asimismo, describe que la modificacin de
los mismos estar a cargo del Departamento de Organizacin y
Planeamiento.
En su ltimo apartado se enlistan las dependencias a las que
ser distribuido el proceso debidamente autorizado.
Diagrama de Flujo
Representa de forma grfica las diferentes
actividades realizadas en el proceso, para lo cual se
deber de utilizar la siguiente simbologa.
Anexos
Son los documentos que se adjuntan al proceso para detallar
con mayor precisin alguna tarea o actividad, los cuales se
debern de referenciar dentro del proceso o procedimiento.
Anlisis de la
Informacin de
un Proceso
Fuentes de Informacin del Proceso
Informacin
Observacin de
las condiciones,
los medios y el
personal
responsable de
los procesos
utilizados
Entrevistas a los
responsables de
las reas donde
se realizan los
procesos
Leyes,
reglamentos,
decretos,
circulares y
manuales
existentes entre
otros
Depurar la Informacin segn:
Estructura Organizativa.
Normas y Polticas Administrativas.
Otras funciones y operaciones de las reas y unidades que
se relacionan con el proceso.
Instrumentos jurdicos administrativos.
Equipo y ambiente laboral.
Objetivos del rea de trabajo.
Revisin o Verificacin de la
Informacin
Es importante revisar aquellas actividades que no generan un valor
agregado al proceso como por ejemplo:
Si existen personas desarrollando actividades que corresponden a
otro puesto.
Requieren firmas innecesarias.
Necesitan mltiples copias.
Almacenan copias sin alguna razn que lo justifique.
Remite informacin o copia a personas que no precisan de ella.
Aprueba algo que ya fue aprobado.
Identificar los pasos que generan reproceso.
Revisin o Verificacin de la
Informacin
Corroborar que el Marco Legal que regula el proceso se encuentre
vigente.
Analizar si una actividad se realiza en diferentes partes del proceso o
si la llevan a cabo diferentes individuos dentro de este.
Verificar si se genera la misma informacin o alguna semejante en
diferentes partes del proceso.
Aquellas actividades que existen porque el proceso se ha diseado
indebidamente o porque no funciona como se ha planeado.
Actividades no requeridas por el cliente o el proceso y que podran
eliminarse sin afectar el resultado (producto o servicio) para el
cliente.
Oportunidades de
Mejora de un
Proceso
Alternativas de Mejora
Para analizar la informacin que permita despus realizar un proceso de simplificacin
(racionalizacin), es necesario hallar respuesta a las siguientes preguntas:
Qu se hace? Determinar el propsito
u objetivo del procedimiento en general
y de las aportaciones de cada unidad
administrativa y los resultados que se
obtienen en particular.
Quin lo hace? Definir que unidades
administrativas y profesionales
intervienen en el procedimiento y definir
las aptitudes y actitudes que adoptan los
que intervengan en la realizacin del
trabajo.
Cmo se hace? Determinar los
medios con los que cuentan para la
realizacin de las diversas operaciones o
actividades, considerando los mtodos y
tcnicas que se aplican.
Cundo se hace? Determinar el orden
o secuencia en el que se desarrollan las
diferentes actividades del procedimiento
y la participacin de las diversas
unidades administrativas. En este
sentido, es importante tambin, saber
donde se ubican fsicamente las
diferentes unidades que participan en la
realizacin del procedimiento.
Por qu se hace? Se busca la
justificacin de la existencia del
procedimiento y de las fases que
agrupa. Con esto se pretende conocer
los objetivos de todas las operaciones o
actividades que integran el
procedimiento.
Alternativas de Mejora
A continuacin se presentan algunos tems que pueden
conllevar a una mejora en el proceso de una determinada
actividad:
Eliminar el trabajo innecesario.
Modificar las operaciones o partes de ella.
Cambiar el orden de las operaciones.
Simplificar las operaciones necesarias.
Modificar las actividades de los puestos y equilibrar cargas
de trabajo.