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Antecedentes
L
as organizaciones son sistemas diseados para lograr
metas y objetivos por medio de diversos recursos
materiales, humanos y de otro tipo. La administracin
de estos recursos demanda que se cumplan con los
objetivos y metas y adems se de seguridad de la custodia
de dichos recursos empresariales.
El control interno es un proceso que lleva a cabo la
administracin de una organizacin y que debe estar
diseado para dar una seguridad razonable, en relacin
con el logro de los objetivos previamente establecidos en
los siguientes aspectos bsicos: Efectividad y eciencia de
las operaciones; conabilidad de los reportes nancieros
y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que
enmarcan la actuacin administrativa
1
.
El proceso administrativo es el ncleo de la administracin
de empresas como disciplina de estudio, est presente en
gran parte de las deniciones que podemos encontrar sobre
ella.
El proceso consta de cuatro o ms pasos, segn el autor
de temas sobre administracin, los que en su forma ms
bsica y aceptada son: i) planicacin, ii) organizacin
de empresas; iii) economa y direccin y iv) control de
gestin. Precisamente el ltimo de los pasos del proceso
administrativo es el campo de accin para la contralora ya
que es la que se encargar de asegurarse de la gestin de
los tres pasos anteriores, demanda que en la generalidad de
las empresas se presenta.
EL CONTRALOR, RESPONSABILIDAD
Y FUNCIONES
Dr. Alfonso Garca Martnez
Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas
Por otra parte, en la actualidad se ha demandado
transparencia en la informacin y gestin de la
administracin, ya sea gubernamental o privada, debido a
los escndalos nancieros y de corrupcin que se han hecho
pblicos. Es por eso que la funcin de la contralora se ha
ido regulando con la nalidad de que a las terceras personas
que se ven afectadas con la gestin administrativa de una
organizacin, se les de mayor certidumbre en la informacin
recibida, ya sea accionistas, inversionistas, acreedores o
ciudadanos.
La responsabilidad del contralor es que la informacin
suministrada a la administracin sea cierta y conable,
por lo que la funcin del rea de contralora se vuelve
estratgica en cualquier organizacin ya que en la medida
en que exista un control interno eciente, se dar una mejor
calicacin de transparencia a la gestin empresarial.
Denicin
Sobre el control interno existen diversas deniciones,
pero tomar las de las Normas y Procedimientos de
Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos,
por ser una exposicin surgida del consenso de diversos
sectores empresariales, la cual seala que control interno
consiste en las polticas y procedimientos establecidos
para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los
objetivos especcos de la entidad
2
.
Responsabilidades y funciones
Los controles orientados por funciones son reemplazados
por procesos integrados de control, utilizando los sistemas
1
CHARRY Rodrguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluacin de gestin en las entidades del Estado 1a. Edicin
2
Boletn 3050, prrafo 6, Normas y Procedimientos de Auditora, IMCP, 27a. Edicin, 2007.
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contables como un apoyo a la estrategia global e involucran
cada vez ms a toda la organizacin en el proceso de
control.
A partir de los grandes escndalos corporativos que
sacudieron al mundo de los negocios, los comits de
auditora han sido un apoyo importante a la funcin de la
contralora en donde ha habido una redenicin de sus
funciones y responsabilidades lo cual ha llegado hasta
la inclusin de stas en leyes, reglamentos y cdigos
de mejores prcticas a nivel mundial, llevando a las
organizaciones a la necesidad de replantear las estructuras
y prcticas de estos comits y reas de contralora, as
como el reconocer los benecios que implican el contar
con una contralora o comit preparado para contribuir
al cumplimiento de los objetivos estratgicos de cada
organizacin.
Dependiendo de la complejidad, tamao de la operacin
y otros factores, las funciones de la contralora pueden
listarse como sigue.
Informacin nanciera

Una de las principales responsabilidades de la contralora
es proporcionar informacin contable y nanciera, que
muestre los resultados de la empresa y su posicin
mercantil. Estos datos debern servir para evaluar su
desempeo. El concepto tradicional indicaba que el objetivo
de la informacin nanciera era slo dar cuenta de cmo
se emplearon los recursos para comunicar a los accionistas
y acreedores y el grado de eciencia con que se llev a
cabo la gestin del negocio, esto debe considerarse ahora
solamente como una fase preliminar y un medio transitorio
para alcanzar nalidades ms trascendentes. Su misin es
servir de base para la toma de decisiones, as tendr que ser
estructurada y congurada en su contenido y alcance, de
acuerdo con las necesidades de aquellos usuarios internos
y externos que van a utilizarla para evaluar alternativas
y tomar decisiones. La informacin debe ser signicativa,
oportuna, relevante, completa, comparable y vericable;
asimismo, debe incluir datos nancieros
y operativos.

Sistemas y polticas contables

Un buen sistema contable puede lograrse slo mediante
un esfuerzo planeado y coordinado. Su objetivo debe ser
generar informacin nanciera que facilite la toma de
decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de
gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que
les proporcione bases sucientes para la planeacin de las
mismas. Todo proceso contable, su estructura, mecanismos
y controles, se cristaliza en una funcin que es proporcionar
datos mercantiles con el objetivo de que la empresa pueda
evaluar su desempeo. Los usuarios de las pesquisas
mercantiles requieren que los estados nancieros de las
empresas presenten mensajes relevantes y consistentes
dentro del marco de los principios de contabilidad y
que stos sean los adecuados para las circunstancias
particulares de los negocios. Por lo anterior, una de las
principales funciones del contralor es mantener actualizada
la normatividad contable aplicable a su empresa.

Control de costos
Otra de las responsabilidades contables de la contralora
es la informacin sobre los costos y el control sobre ellos.
La competencia ha creado mercados de compradores
donde el precio de venta es determinado por estos, lo cual
origina que la variable a controlar sea el costo. Por ello, su
adecuada atencin para lograr su optimizacin se convierte
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en una responsabilidad crtica por ser la variable que puede
ser controlada por la empresa. En consecuencia, se requiere
la disponibilidad de una informacin adecuada y oportuna
en las distintas reas y niveles de la empresa para que los
responsables puedan identicar el progreso o retroceso
obtenido en las operaciones realizadas. La reduccin
efectiva de los costos requiere como premisa la denicin
de cules son las reas de responsabilidad y de control, de
tal manera que cada paso de la produccin se encuentre
vigilado por un responsable de cuyas decisiones dependan
la eciencia y los resultados de los procesos que deben
desarrollarse.

Una herramienta moderna de costos, es la administracin
basada en actividades. Esto signica toda una metodologa
de accin para incrementar el valor de los accionistas. Su
aplicacin requiere del cambio hacia una cultura basada
en los procesos del negocio, y reorientar los sistemas y
formas de operar hacia esa nueva losofa cuyo objetivo
es optimizar los procesos y sus costos. Esta herramienta
ofrece grandes ventajas para la administracin moderna,
la cual consiste en realizar un anlisis de los procesos y las
actividades que se tienen que ejecutar para proporcionar
un producto o un servicio. De esta manera, se identican
los costos asociados a estas actividades y se integran para
conocer los costos totales. El anlisis de las actividades
permite identicar los costos que son directamente
imputables y proporciona criterios bien fundamentados
para asignar de manera adecuada los costos indirectos de la
operacin de la empresa sobre bases causales, identicando
los generadores de costos.
Control del capital de trabajo
La gestin de inventarios, las cuentas por cobrar y los
proveedores constituyen la principal inversin de capital
de trabajo y un elemento importante en el ujo de efectivo
de cualquier empresa. Esta tarea requiere de la denicin
y aplicacin de procedimientos y tcnicas que tienen por
objetivo optimizar su inversin, al mismo tiempo que
cumplan con los objetivos del negocio. El objetivo principal
es encontrar el balance adecuado que represente el menor
costo nanciero por manejo de capital de trabajo y la mayor
disponibilidad de producto, ya sea para la produccin o para
la venta.
Control de proyectos de inversin
Para lograr el crecimiento de la empresa es necesario
desarrollar nuevos proyectos de inversin, lo cual requiere
de un sistema que permita ejercer un buen control y
vigilancia efectiva sobre los mismos. El avance fsico de
los proyectos es responsabilidad de las reas operativas
y el avance nanciero es responsabilidad del ejecutivo de
nanzas, ambos deben coordinarse debidamente, segn
las bases sobre las cuales fue aprobado el proyecto y los
trminos de los contratos. Estos controles son bsicos para
el xito del proyecto, sobre todo en un mbito econmico
de constantes cambios que afectan los mercados y los
elementos para nanciar los proyectos. Bajo la nueva
losofa del papel que desempea el ejecutivo de nanzas
y su compromiso en las operaciones del negocio, se hace
necesaria su participacin para asegurar el cumplimiento de
las premisas y los tiempos.
Una vez que el proyecto ha sido puesto en marcha, el
aspecto ms importante es monitorear a travs del tiempo
si se satisfacen las premisas sobre los benecios que se
derivaran del proyecto cuando ste fue autorizado, en lo
que se reere a ingresos adicionales, reduccin de costos y
otros benecios que deben ser comprobados.

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Implantacin de un sistema de control interno

Una de las ms importantes funciones del contralor
consiste en ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia
sobre los bienes de la empresa mediante la implantacin
de un control interno efectivo. Su objetivo es eliminar,
hasta donde sea posible, las prdidas por errores y fraudes
que merman en una u otra forma los resultados y el
patrimonio de la institucin. En la actualidad la funcin
de control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben
ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que
manejan la operacin de la empresa, mediante la aplicacin
y administracin de normas, procedimientos, instrucciones
y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

Una de las herramientas ms usadas para lograr un
adecuado control interno, es usar el marco de COSO
(Committee of Sponsoring Organizations), en el que
despus de que se identican los riegos de una empresa, se
transeren, reducen, controlan o administran por todos los
miembros de la organizacin. Lo ideal sera que cada dueo
de un proceso, con la metodologa de COSO, identicara sus
riesgos, estableciera sus puntos de control, se auto evaluara
y se auto corrigiera.

Fiscal

Uno de los campos de actuacin del ejecutivo nanciero
que tiene un alto valor estratgico en los resultados de la
empresa lo constituye la gestin de obligaciones scales y
las oportunidades que, dentro del marco legal, existen con el
n de optimizar la carga scal.

Informacin nanciera a terceros
Derivado de los escndalos contables, los mercados de
valores estn requiriendo administraciones transparentes,
slidas y conables por parte de los responsables de
las nanzas en una empresa; asimismo, informacin
nanciera de calidad, libre de desviaciones debido a errores,
malversaciones o fraudes.
Ante estos nuevos requerimientos, el director de nanzas
como responsable de la informacin nanciera y el director
general, responsable de la marcha de una sociedad dentro
de un entorno econmico invadido por incertidumbre, se
deben convertir en expertos en Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, Normas de Auditora,
Administracin Financiera, Administracin de Riesgos,
Anlisis de Procesos y Cdigos de tica; y por si esto fuera
poco, deben ser los guardianes permanentes del control
interno en una organizacin.

El ejecutivo de nanzas, como dueo de los procesos
para la generacin de informacin nanciera y por ende,
de la funcin de administracin y nanzas en la empresa
requieren de una transformacin que no era ms que
un aspecto opcional o de buena voluntad para aquellas
empresas que pretendan mejorar su gobierno corporativo
y as ganar la conanza de inversionistas y competitividad
en los mercados; hoy, la transformacin se ha vuelto
obligatoria.

Mejores prcticas
Las mejores prcticas en la contralora deben verse
desde cuatro perspectivas: tecnologa, procesos, gente e
informacin, balanceando por igual el nfasis en cada uno
de los cuadrantes.

Se debe contar con la tecnologa adecuada que soporte
las operaciones; los procesos deben ser sencillos,
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estandarizados y automatizados; contar con la gente
apropiada con visin nanciera, conocimiento del negocio,
con experiencia y habilidades diferentes; y la informacin
que se produzca debe servir para la toma de decisiones.
Perl del contralor
Para que todas las funciones que la nueva orientacin de
un contralor requiere sean efectuadas con mayor calidad y
por las caractersticas que su funcin exige, se requiere el
reforzamiento o adquisicin de nuevas habilidades, como:
Conocimientos tcnicos slidos
Trabajo en equipo
Toma de decisiones
Habilidades de negociacin
Comunicacin
Valores.
Conclusiones
En conclusin, la funcin de la contralora en las empresas
es muy amplia. El nivel de participacin uctuar
de acuerdo a los principios operativos que la alta
administracin de la empresa asigne a la misma.
En trminos generales, la funcin del rea de contralora
puede asimilarse a un medio conductor o amalgama de las
operaciones y estrategias que esta direccin lleva acabo, no
sin olvidar las mltiples responsabilidades y gran alcance
que lleva consigo. Asimismo, una empresa que cuente con
una fuerte participacin de su rea de contralora en su
gestin, tendr una ventaja para asegurar el logro de sus
objetivos.
Las habilidades requeridas para el desempeo de un
contralor es integral tanto en aspectos personales como
en aspectos tcnicos, que aseguren la salvaguarda de los
recursos humanos, material es y otros, de toda organizacin.
Cada da la labor del contralor es regulada de tal manera
que haya mayor transparencia en la gestin empresarial.
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Referencias Bibliogrcas
1. rea Financiera y Contralora, Mara Elena Gonzlez,
Gestio Polis, www.gestiopolis.com
2. Comits de Auditora, Revista de Contadura Pblica,
IMCP, Noviembre 2004.
3. El control interno y los principios de evaluacin de
gestin en las entidades del Estado, 1. Edicin, Charry
Rodrguez, Alirio.
4. Funcin de la contralora, Revista de Contadura Pblica,
IMCP, Abril 2005.
5. Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos, 27 Edicin, 2007.
6. Tema de Control Interno, Enciclopedia libre, pgina en
internet, www.wikipedia.org, 2007.
(Footnotes)
1
CHARRY Rodrguez, Alirio. El control interno y los principios
de evaluacin de gestin en las entidades del Estado 1.
Edicin
2
Boletn 3050, prrafo 6, Normas y Procedimientos de
Auditora, IMCP, 27. Edicin, 2007.