2.

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS (TI)

Es la parte o rea de una institucin que se encarga de proveer de informacin as
como de las herramientas necesarias para manipularla. Es el departamento que
auxiliado con el equipo de cmputo, es capaz de convertir simples datos en
informacin, es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparacin
computacional a todos los miembros de una empresa, y es el responsable de ofrecer
soluciones informticas y el equipo necesario para su implementacin.

Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una
institucin. Adems, para apoyar a la toma de las decisiones, la coordinacin y el
control, los sistemas de informacin pueden tambin ayudar a los administradores y
al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos
productos
Las Tecnologas de Informacin (TI) son el medio por el cual la informacin se
recoge, administra, almacena, comunica, transforma, visualiza e interpreta,
convirtindose as en un elemento que puede dar una ventaja competitiva a las
organizaciones. La informacin, as como su adecuada gestin por medio de TI,
adems de permitir a las organizaciones apoyar la toma de decisiones, permite
automatizar sus procesos, monitorear el estado del negocio usando indicadores,
aplicar estrategias competitivas, posicionar sus productos o marcas, identificar
nuevas oportunidades de negocio y ganar flexibilidad para operar de manera ms
efectiva. Por esta razn, en los ltimos aos las inversiones en este tipo de
tecnologas se han multiplicado en las empresas, intentando aprovechar de la mejor
manera posible las grandes oportunidades que puede ofrecer.
Se le llama Departamento de Sistemas porque es precisamente a travs de Sistemas
de Informacin, que se ofrecen la mayora de las soluciones, sin embargo es llamado
tambin Departamento de Informtica por ser precisamente el proveedor de
informacin.
Los sistemas de informacin quedan delineados de acuerdo con la estructura
organizacional, la cultura de los procesos polticos y la administracin, ya que la
tecnologa de la informacin puede influir tambin a las instituciones.

Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una
institucin. Adems, para apoyar a la toma de las decisiones, la coordinacin y el
control, los sistemas de informacin pueden tambin ayudar a los administradores y
al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos
productos.

DESCRIPCIN DE PUESTOS.
Una de las partes ms importante dentro de cualquier organizacin es sin duda el
tenerla bien definida y saber perfectamente lo que cada persona, que forma dicha
organizacin, hace o debe de hacer dentro de ella, es por eso que se vuelve
imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En un departamento de
sistemas existe puestos genricos definidos los cuales son tomados por la
organizacin y adaptados segn sus necesidades. A continuacin damos un ejemplo
de dichos puestos genricos y posteriormente de cmo stos fueron adaptados a
nuestras necesidades y casos especficos.

Informtico Generalista: Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su
labor se haya desarrollado en Explotacin y en Desarrollo de Proyectos. Conocedor
de Sistemas.

Experto en Desarrollo de Proyectos: Amplia experiencia como responsable de
proyectos. Experto analista. Conocedor de las metodologas de Desarrollo ms
importantes.

Tcnico de Sistemas: Experto en Sistemas Operativos y Software Bsico. Conocedor
de los productos equivalentes en el mercado. Amplios conocimientos de Explotacin.

Experto en Bases de Datos y Administracin de las mismas: Con experiencia en el
mantenimiento de Bases de Datos. Conocimiento de productos compatibles y
equivalentes. Buenos conocimientos de explotacin.
Entre Otros puestos que aunque no son mencionados tienen responsabilidades muy
importantes dentro del departamento pues al igual que cualquier otro departamento
de la empresa este se vuelve vital para el da a da de trabajo.
Conclusiones

Como podemos observar un departamento de sistemas es como una rueda ms de
la compaa la cual se basa no solo en soporte tcnico y tecnolgico a los dems
trabajadores sino en la creacin de nuevos programas y accesos para facilitar el
trabajo de los dems. Por ello debemos considera a sistemas una pieza clave de
funcionamiento.

2.1 OBJETIVOS E IMPORTANCIA

El Objetivo del departamento de sistemas es desarrollar. Sistemas y procedimientos
eficientes, es decir, la maximizacin en la utilidad de los recursos humanos,
materiales, y financieros. Esto es efectuar una labor con el menor esfuerzo, con el
menor tiempo y al menor costo.

Los cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento son:
El campo de accin del departamento de operacin
La profundidad del estudio que va a ejecutarse
El volumen y el complejo de las operaciones de la compaa
Si la funcin de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada
Se ha intentado determinar el nmero del personal asesor de los mtodos en
relacin con el nmero total del personal de la compaa. Es probable que el mejor
camino para enfocar este hecho sea de establecer un modelo basado en los
problemas de sistemas que van a encontrarse, por ejemplo con los especialistas en
las siguientes campos se consideran como parte del personal necesario de asesora.
Modelo de formas y coordinacin
Archivo y manejo de informes
Examen y anlisis de procedimientos y equipos Standard, incluyendo tarjetas
perforadas y equipo de computador electrnico.

Organizacin y Sistematizacin Contable
Si va a centralizarse a funcin de los sistemas y el departamento de persona de
asesora va a ejecutar el trabajo, actuando en calidad de consultor. La importancia
del departamento ser tambin mayor.

2.2 LOCALIZACIN

La mayora de los departamentos de asesora preferiran que se les instalara en
lugar preferente de la jefatura de direccin, en donde estaran rodeados y con el
apoyo de la Gerencia. Sin embargo, las necesidades peculiares de la organizacin
en particular deben tomarse en cuenta.

Hay varias razones de peso por las que el departamento de sistemas y
procedimientos deber ms bien informar al Jefe Ejecutivo o a un vicepresidente.
Una de ellas es porque la labor de este departamento se incorpora a todas las
funciones colectivas y penetra a travs de todos los asuntos departamentales.

En muchas organizaciones importantes en vez de informar al jefe Ejecutivo, este
departamento se coloca en la informacin financiera informando por lo general al
Contralor. Puesto que muchos proyectos del departamento de sistemas se
relacionan con las actividades financieras y dado que el contralor tiene a su cargo
promover la ms alta eficiencia dentro do los terrenos de su responsabilidad
funcional, es lgico colocar al departamento dentro de esta esfera de accin
La seleccin objetiva de la localizacin del departamento debe estar basada en la
lgica de colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la
aceptacin rpida y universal.

En donde quiera que se site la responsabilidad de los sistemas, el alcance de sus
actividades deber definirse claramente por la Gerencia Ejecutiva y tambin
comprenderse claramente por todos los segmentos de la organizacin.
Total. No debe existir misterio acerca de lo que va a hacer cada empleado. Ahora
viene el problema de la unidad de sistemas centralizada, contra la descentralizada.
Deber ejecutarse esta labor por un centro de direccin del personal de asesora que
circule por el campo de trabajo o deber hacerse por asesores de mtodos
divisionales cuyos programas y tcnicas serian coordinados por un pequeo grupo
consultor de sistemas en la oficina matriz.

En esto podemos recurrir a un principio fundamental: la unidad deber ser HECHAA
LA MEDIDA para que se ajuste a la compaa en particular. El nmero, la variedad
de productos y la distribucin de las oficinas de la compaa indicar e camino a
seguir a favor o en contra de la centralizacin del personal de sistemas. Son varias
las ventajas de la centralizacin de las unidades de sistemas. Puesto que los
problemas de los sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los mtodos
de departamento, un grupo centralizado est en la posicin de reconocer estas
relaciones y de coordinar planes y proyectos con un esfuerzo mnimo. Se elimina
duplicar el trabajo y se reducen los costos

2.3 OPCIONES
2.3.1 Departamento Propio
Este departamento trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos
en los problemas de sistemas conforme se le solicita, los objetivos bsicos, el
enfoque y el plan de accin, por lo general se discute y aprueban por los gerentes
del departamento de sistemas y de lo de los procedimientos interesados.
Es muy importante que las empresas cuenten con un departamento de sistemas.
Dicha importancia varia de una empresa a otra y existir slo cuando la empresa sea
grande. El departamento de sistemas y procedimientos trabaja estrechamente y
ayuda a todos los otros departamentos en los problemas de sistemas conforme se le
solicita.
Los objetivos bsicos, el enfoque y el plan de accin, por lo general se discute, y
aprueban por los gerentes del departamento de sistemas y del o de los
departamentos interesados. La funcin de los sistemas y procedimientos es la de un
personal de asesora con las responsabilidades normales y la autoridad de la
asignacin usual de un personal directivo.
El personal de asesora trabaja como un complemento de las unidades de operacin.
Los principios aceptados acerca del trabajo eficiente del personal de asesora,
proyectos que este formula, as como de su actuacin completa se aplican tambin a
la funcin delos sistemas
El departamento de sistemas no espera que el de operacin le presente sus
problemas ms importantes: l hace planes para solucionarlos
El procura prever los problemas y explorar campos de accin antes de que aquellos
lleguen, en realidad, a ser problemas. Actuacin completa de asesora quiere decir
ejecutar un trabajo con tal comprensin como sea posible, sin dejar datos sueltos.

Cuando la direccin de organizacin tiene la responsabilidad de hacer la verdadera
instalacin, el departamento de sistemas debe estar listo para ayudar en la
instalacin del plan suministrado el potencial humano y proporcionando el consejo
que se le pide. Es muy conveniente que los interesados en llevar a cabo los nuevos
procedimientos participen en su desarrollo, siendo importante tambin a fin de lograr
un escenario satisfactorio, consultar a todos los interesados, antes de la instalacin
del mismo.

2.3.2 Comits
Son grupos pequeos de empleados se les confiere determinada actividad deben ser
personas con conocimiento en sistemas y su funcin es la misma que el
Departamento de Sistemas.

Hay unos que poseen carcter permanente y se encargan de problemas recurrentes
y hay otros que se nombran para servir solo temporalmente.
El comit Ejecutivo viene a ser un subcomit de la Junta Directiva que es el comit
principal para la formulacin de polticas en la organizacin las funciones de los
comits estn vinculadas a nivel de la jerarqua organizacional se pueden clasificar
en los de lnea y los de estado mayor.

VENTAJAS DE LOS COMITES
Opinin Combinada: se basa en el supuesto de que dos cabezas son mejores que
una.

Coordinacin: son tiles para promover la coordinacin, escuchando los problemas y
las ideas de los dems.

Cooperacin: permitir a las personas participar.

Desarrollo Gerencial: destinan a los ejecutivos en perspectivas a juntas Menores
para darles experiencia en la Formulacin de polticas, el pertenecer un comit le
da a una persona prctica para expresar sus propias ideas, hablar ante un grupo y
defender sus puntos de vista.

DESVENTAJASDELOSCOMITES
Es la prdida de Tiempo, sino tiene la certeza del objetivo que se persigue el comit
caer en prdida de tiempo que incurrir inclusive en un incremento de costos para
la empresa.

2.3.3 Asesora Externa
Es con el nico propsito de aconsejar a las compaas sobre los problemas
especficos del funcionamiento de los negocios.

El empleo de consultores en la direccin delos negocios es, por lo general, aceptado.
El. Consultor debe formar parte de una organizacin establecida con el nico
propsito de aconsejar a las compaas sobre los problemas especficos del
funcionamiento de los negocios. Tales como relaciones pblicas, propaganda,
promocin de ventas. Organizacin financiamiento. Procedimiento de datos o
sistemas

Tambin debe pertenecer a una organizacin con otras funciones primordiales como
la educacin o la contadura. En cualquier caso el est equipado con su
entrenamiento, preparacin, relaciones y experiencias para aconsejar sobre
problemas especiales, ayudar en la elaboracin de programas y para adiestrar al
personal de la compaa
El departamento de sistemas en una organizacin amplia que investiga la aplicacin
de un procedimiento de datos electrnicos para las operaciones de la compaa
puede llamar a una autoridad en este terreno, para un avalo preliminar antes de
hacer a conciencia el propio.
Tambin se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial cuando la
preferencia de otros proyectos de sistemas no permite la asignacin de los miembros
permanentes del personal de asesora al desarrollo de un nuevo proyecto.. Las
recomendaciones desagradables algunas veces son aceptadas con ms facilidad y
por completo por los ejecutivos de la compaa, cuando hacen por un grupo imparcial
externo. Sin embargo, tal vez la razn ms comn para utilizar los servicios de un
consultor es el deseo de la Gerencia de lograr el beneficio del punto de vista de un
extrao imparcial y competente y su consejo
El contenido que se usa con frecuencia a seleccionar un consultor incluye la
reputacin de la firma, los resultados divulgados por otros y la capacidad, en general
del personal. Tambin es importante saber si quienes van a ejecutar el trabajo son
tan competentes como quienes firmaron el contrato El consultor debe estar dispuesto
y listo para dar un presupuesto justo y exacto de costo total del proyecto y el tiempo
en que va a ejecutarse, as como de. Los resultados que se esperan.
Tambin su experiencia dentro de una misma industria se considera por algunas
firmas como un requisito

2.4 MTODOS, PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS
Mtodo: es la manera de efectuar una operacin o una sucesin de operaciones.

Procedimientos: Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones conectadas
y son necesarias para realizar una funcin.

Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados contribuye n a
realizar una funcin su objetivo es liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones
rutinarias.

En conclusin los Mtodos, Procedimientos y Sistemas son las formas o
procedimientos en secuencia para realizar una operacin o funcin determinada
dentro de un grupo de personas que trabajan en conjunto en una empresa.

infraestructura tecnolgica de una organizacin, que le sirve de fundamento a esta,
Stair y Reynolds (1999). Los sistemas de informacin informticos cuentan con
algunos elementos adems de los que poseen sus pares manuales:
Hardware: Todas las piezas fsicas de la computadora y sus perifricos,
dgase teclado, monitor, tarjeta madre, y los dems elementos que conforman
el equipo. Este equipamiento es utilizado para llevar a cabo las tareas de
entrada, procesamiento y salida.
Software: Son los programas de computacin mediante los cuales se dirige
las operaciones de una computadora.
Bases de Datos: Una Base de Datos es una coleccin de datos organizados
en celdas. Este elemento se encuentra entre los ms importantes de un
sistema de informacin informtico.
Redes: Se denomina as a la interconexin entre computadoras u otros
equipos informticos para hacer posible la comunicacin electrnica, este
elemento es muy importante ya que puede ser determinante en la efectividad
del sistema de informacin informtico.
2.5 TIPOS DE SISTEMAS
Sistemas Conceptuales y Empricos: son sistemas de explicacin o de clasificacin,
los empricos son generalmente sistemas concretos de operacin compuestos de
personas, materiales, maquinas, energa y otras cosas fsicas. Representan la
conversin de los conceptos en prctica.
Sistemas Naturales y Hechos por el Hombre: Son muy abundantes en la naturaleza,
toda la ecologa de la vida es un sistema natural, los sistemas hechos por el hombre
se formaron cuando los hombres se reunieron por primera vez en grupos para vivir y
para cazar juntos.
Sistemas Sociales de Hombres y de Maquinas: Los sistemas compuestos de
personas pueden considerarse como sistemas sociales, la mayor parte de los
sistemas empricos que dan bajo la categora de sistemas de hombres y maquinas.
Sistemas Abiertos y Cerrados: Es el que interacta con su ambiente todos los
sistemas que contienen organismos vivientes con abiertos.
Sistemas Permanentes y Temporales Son los sistemas que resisten durante un
periodo prolongado con respecto a las operaciones son permanentes. Los sistemas
temporales se disean para que tengan una duracin especfica y luego se
disuelvan.
Sistemas Estacionarios y No Estacionarios: Un sistema estacionario es aquel cuyas
propiedades y operacin varan en ciclos repetidos. Sistemas no estacionados son
aquellos que varan.
Subsistemas y Super sistemas: cada sistema est contenido en otro mayor, como
supersistemas no se usa ordinariamente como anttesis al de subsistemas sino que
tambin de nota otros sistemas sumamente grandes complejo.
Sistemas a nivel operativo: Apoyan al personal en las actividades y transacciones
elementales de la empresa. Llevan a cabo de manera automatizada los procesos
ms bsicos de la organizacin que se caracterizan por ser iterativos y ordinarios.
Son considerados productores de informacin inmediata altamente precisa y muy
detallada para el resto de los sistemas. (Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-
Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006).
Sistemas a nivel tctico: Ya que en este nivel se toman ms decisiones de gestin
los sistemas ubicados aqu permiten procesar los datos proporcionando informes a
los niveles directivos tcticos o de administracin, (Lpez-Hermoso, J, A, Montero,
S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006) para facilitar la toma de
decisiones. La informacin que proveen tiene las caractersticas de seguir siendo
precisa y prcticamente inmediata, aunque estos sistemas carecen de capacidad de
anlisis y no son muy flexibles ya que los reportes que difunden estn previa y
estrictamente definidos.
Sistemas a nivel estratgico: Estos se nutren bsicamente de la informacin de los
sistemas que los preceden en la pirmide organizacional, permiten adems incluir
datos externos a la organizacin y realizar seguimiento a datos crticos. Apoyan a los
directivos a enfrentar y solucionar aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo,
tanto en la empresa como en el entorno externo, adems ayudan a estos a resolver
las crisis a las que se tengan que enfrentar su organizacin. Lo ms relevante e
interesante de estos sistemas es que poseen una gran capacidad para condensar
datos de muchas y muy diversas fuentes de manera muy visual. (Lpez-Hermoso, J,
A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006), es decir
que adems de informes y reportes estos sistemas basan sus salidas de informacin
principalmente en grficas, imgenes, y archivos visuales, los cuales dado su
capacidad analtica, pueden enfocar desde diferentes perspectivas.
Como se puede apreciar los SI estn diseados y desarrollados para apoyar
principalmente las reas funcionales en las que operan, aunque esto no los limita de
interactuar entre s por medio de interfaces, logrando de esta manera un ahorro de
recursos, tanto tecnolgicos como humanos y econmicos.
Se han identificado hasta el momento seis diferentes tipos de SI, que a decir de los
investigadores de esta rea fueron excelentemente definidos por Kenneth C. Laudon
y Jane P. Laudon y existen distribuidos a lo largo de la pirmide organizacional.
Estos diferentes sistemas pueden contener un sinnmero de mdulos para su
correcto funcionamiento dependiendo de diversos factores como la necesidad de su
existencia, as como de la dependencia o acceso a las tecnologas de la informacin
y las comunicaciones que tenga la empresa.
Estos seis tipos de SI son:
Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS). Estos suelen
sustituir los procedimientos manuales de una empresa por otros basados
enteramente en computadora, es el ms comn. Entre algunas de sus
caractersticas se encuentran: son intensivos en sus entradas y salidas,
apoyan principalmente al nivel operativo de la empresa y sus beneficios son
visibles rpidamente ya que reducen tiempo de operaciones y actividades
rutinarias dentro de la organizacin.
Sistemas del Trabajo del Conocimiento (KWS). Este tipo de sistemas son
los encargados de apoyar a los trabajadores que manejan informacin para la
creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa, por ejemplo
contadores e ingenieros.
Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS). Este tipo de sistemas est
concebido para ayudar a aquellos que procesan la informacin, dgase
secretarias o archivistas, y algunos ejemplos son los procesadores de texto,
hojas de clculo, agendas electrnicas y ayudan a incrementar la
productividad de dichos trabajadores.
Sistemas de Informacin Gerencial (MIS). Estos sistemas son utilizados
bsicamente para apoyar el nivel administrativo de la empresa. Son
empleados en el proceso de planificacin, control y toma de decisiones
proporcionando informes o resmenes acerca de las actividades rutinarias de
la organizacin.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS). Este tipo de sistemas
tienen la caracterstica principal de ser muy interactivos y analticos, ya que
estn diseados, como su nombre lo indica, para apoyar las partes implicadas
en la toma de decisiones. Son de vital importancia a la hora de la resolucin
de problemas no estructurados que contengan diferentes datos y modelos, por
ejemplo, anlisis de costos y anlisis de beneficios.
Sistemas de apoyo a Ejecutivos (ESS). Estos sistemas se sitan en el nivel
estratgico de la organizacin, y son utilizados por la alta direccin de las
empresas para trazar estrategias generales a seguir.




UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE IZABAL CUNIZAB




NOMBRE:
Heydi Marisela Paiz Huelches



CURSO:
Organizacin y Sistematizacin



TEMA:
El Departamento de Sistemas (TI)




CATEDRTICO:
Lic. M.A. Hctor Manuel Zavala



CARRERA:
Licenciatura en Contadura Pblica y Auditoria



CICLO:
Sexto



CARNET:
201242987



FECHA:
19/07/2014