Racionalizacin

Administrativa
GESTION DE PYMES
ES LA LLAVE A TODOS LOS CONOCIMIENTOS
DE LA GESTION EMPRESARIAL
Es decir : El control implica la
medida del cumplimiento de etapas,
con referencia a los planes, y la
correccin de las desviaciones para
asegurar el logro de los objetivos, de
acuerdo con los planes.
Comit de Procedimientos de Auditora del Instituto Americano de
Contadores, dice que el Control Interno "comprende el Plan de Organizacin
y el conjunto coordinado de los mtodos y medidas adoptadas dentro de
una empresa, para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
veracidad de su informacin contable, promover la eficiencia de las
operaciones y alentar la adhesin a la poltica prescrita por la Gerencia".
Una vez que los planes se han puesto en ejecucin, se hace necesario el
control, para medir el proceso, para detectar los errores o desviaciones y para
adoptar medidas correctivas, que puedan implicar cambios de direccin
ABARCA
DIRECCIN, FINANCIAMIENTO
(COSTOS)
DISTRIBUCIN MANTENIMIENTO, Y
CONSUMO (DESPERDICIO)
PROMOCIN, RENDIMIENTO,PRODUCCIN
(CALIDAD)
Sus relaciones pblicas - privadas , la
vigilancia general sobre su patrimonio y
sobre aquellos de quienes depende su
conservacin y crecimiento.
IMPORTANCIA
La amplitud y envergadura de las empresas
La responsabilidad primaria por la
salvaguardo de los activos de las compaas
, la previsin y descubrimiento de errores ,
fraudes, recae en la Gerencia.
Un sistema de control interno que funcione
apropiadamente, es de suma importancia
OBJETIVOS
La Obtencin de INFORMACIN
correcta y segura
La PROTECCIN de los Activos del
negocio
La Promocin de EFICIENCIA de
operaciones
INFORMACION
La informacin constante, completa y
oportuna, es bsica para el desarrollo
de cualquier negocio, pues en ella
descansan todas las decisiones que
deben tomarse y los programas que
han de normar las actividades futuras.
Sin control interno apropiado no
siempre es posible contar con
informacin adecuada y oportuna, y
muchas veces la misma ausencia de
control interno, impide asegurar su
velocidad.
Es preciso comprender que ms vale
disponer de una informacin parcial o
fraccionada, pero a tiempo, que una
informacin completa pero inoportuna
PROTECCION
El ms claro objetivo del control
interno, es el de proteccin de los
intereses del negocio,
"El examen usual de estados
financieros tendiente a la expresin de
una opinin, no tiene por objetivo
ofrecer la seguridad de descubrir
desfalcos y otras irregularidades
similares, an cuando en la prctica
frecuentemente resulta as. En un
negocio bien organizado, el
descubrimiento de tales irregularidades
se confa principalmente al
mantenimiento de un sistema
adecuado , con el control interno
apropiado".
EFICIENCIA
La eficiencia de operacin, que apareci como un sub-producto del
control interno, actualmente es uno de los objetivos que atraen la
mayor atencin de los hombres de negocios preocupados en mejorar
la productividad de sus empresas.
Los elementos de organizacin, la adecuada planeacin y
cumplimiento con los procedimientos internos, los requisitos propios de
la contratacin de personal y la supervisin continua, hacen del control
interno, el instrumento por el cual la administracin de negocios
obtiene informacin adecuada, protege su patrimonio y mejora su
eficiencia.
PRINCIPIOS GENERALES DEL CONTROL
PRONOSTICO Y NATURALEZA
Principio de Objetivo
Principio de Eficiencia de
Control
El objetivo de los controles es descubrir en
forma oportuna las variaciones, (potenciales o
reales), respecto a los planes, para poder tomar
medidas correctivas efectivas
Las tcnicas y sistemas de control son eficientes,
cuando descubren y sealan las desviaciones
potenciales o reales, respecto a los planes, con
un mnimo de costos y en momento oportuno
Principio de Responsabilidad
de Control
Principio de Control Directo
Es aplicable a la responsabilidad del
administrador, tanto en la ejecucin, como en el
control mismo. Los encargados del control,
actan en calidad de funcionarios de staff o
deservicios generales, proporcionando a los
administradores, la informacin referente al
control.
Respetar este principio, significa disponer en
todos los niveles, de administradores de la ms
alta calidad, que cometan el mnimo de errores
y realicen constantemente todas sus funciones,
para que los planes se cumplan en la mejor
forma
ESTRUCTURA DE CONTROL
Principio de
Correspondencia con los
Planes
Principio de Adecuacin a la
Organizacin
Los mecanismos y tcnicas de control, deben
ser un reflejo de los planes, puesto que estos
son previos al control y el control consiste en
comprobar que los planes se cumplen
Los controles deben corresponder al campo de
autoridad de los administradores y, por lo tanto,
reflejar la estructura de la organizacin
Principio de Individualidad
de Control
El control debe adecuarse a las necesidades
individuales de cada administrador, aunque
algunos sistemas y formas de informacin, son
aplicables indistintamente tanto a diferentes
empresas, como a distintos administradores..
PROCESO DE CONTROL
Principio de Normas
Principio de Control de
Puntos Crticos
El control efectivo, requiere de normas objetivas,
precisas y adecuadas, las cuales son medidas de
aspectos tcnicos, pero que requieren que sean
sencillas, especficas y verificables .
Es importante que el administrador se concrete en
aquellos aspectos crticos que le indiquen dnde
existen discrepancias importantes con los planes.
Principio de Excepcin
Principio de Accin
Con este principio se quiere enfatizar, que el
administrador debe ocuparse solamente de aquellos
casos de naturaleza excepcional, de desviaciones
significativas de situaciones , muy buenas o muy malas.
Si se encuentran desviaciones en las labores
realizadas o proyectadas, es necesario
tomar medidas (acciones), para modificar los
planes o para disear nuevos planes de
naturaleza correctiva
ELEMENTOS DEL SISTEMA
Un sistema satisfactorio de Control Interno, debe incluir :
Un plan de Organizacin, que; prevea una separacin apropiada de
responsabilidades funcionales
Un grado de Calidad de Personal, proporcional a sus responsabilidades.
Un sistema de Autorizacin y de Procedimientos de Registro, para promover
un control razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos
Prcticas Sanas a seguirse en la ejecucin de los deberes y funciones
de cada dependencia de la organizacin
AUTORIZACION Y PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
La existencia de control interno no se demuestra slo con una adecuada
organizacin, pues es necesario que sus principios se apliquen en la prctica
mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organizacin.
a. Planeacin y sistematizacin
Es deseable encontrar en uso un instructivo general de instrucciones sobre las
funciones de direccin y coordinacin; la divisin de labores; el sistema de
autorizacin y fijacin de responsabilidades .Estos instructivos usualmente
asumen la forma de "Manuales o Guas de Procedimientos y tienen por
objeto asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prcticas
quedan efecto a las polticas de la empresa; uniformar los procedimientos
aplicables a las formas, registros e informes
b. Registros y formas
Un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados
para el rgimen completo y correcto de activos, productos y gastos.
c. Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y
sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento ms importante de
control es la informacin interna


PLAN DE ORGANIZACIN
La estructura apropiada de organizacin, variar segn el tipo de empresa, su
magnitud, el grado de separacin geogrfica de sus operaciones, el nmero de
subsidiarias en operacin, si las tiene y otros factores que pueden ser
peculiares en cada empresa en particular .
Los elementos de control interno en que intervienen la organizacin son:
a. Direccin
Que asuma la responsabilidad de la poltica general de la empresa y di; las
decisiones tomadas en su desarrollo.
b. Coordinacin
Que adapte las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la
empresa en un todo homogneo y armnico; que prevea los conflictos propios
de invasin de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de
autoridad.
c. Divisin de labores
Que defina claramente la independencia de las funciones de operacin,
custodia y registro
d. Asignacin de responsabilidades
Que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su
jerarqua y delegue facultades de autorizacin congruentes con las
responsabilidades asignada


PRACTICAS SANAS
La efectividad del control interno y la eficiencia resultante de las operaciones,
dependern principalmente de la medida en que sean sanas las prcticas
seguidas en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de las
dependencias de la empresa .
Las prcticas sanas deben establecer los medios por los que pueda asegurarse
razonablemente la correccin de las autorizaciones, registros y custodia, lo
que se lograr mediante la separacin de los deberes y responsabilidades, de
modo que NINGUNAPERSONA TENGA A SU CARGO TODAS LAS FASES DE UNA
OPERACIN, DEPRINCIPIO A FIN.
La persona que autoriza o inicia una operacin, no debe intervenir en su
contabilizacin, ni tener acceso efectivo, que es materia de la operacin .

PRACTICAS SANAS
El en caso de planillas de sueldos y jornales, los procedimientos debe
establecer los diversos formularios requeridos, tales como los de:
Autorizacin de empleo y de tarifas :

Las tarjetas de reloj o libro de registro de asistencia
Partes de tareas o de tiempos trabajados
Planillas y cheques o sobres (o boletas) de pago
Cotejar los partes de tiempo, con las tarjetas de control
Confrontar el total de jornales (segn los partes de tareas o tiempos del
Departamento de Costos, con las planillas preparadas por la Seccin
Planillas , base de las tarjetas de reloj) .
La distribucin de los cheques o sobres (o boletas) de pago por personas
que no estn encargadas en modo alguno, de la preparacin de las planillas

PRACTICAS SANAS
Tener una Lista de Proveedores Autorizados, para poder chequearla con los
documentos de compra (guas, facturas, etc.)
Solicitar cotizaciones de precios (proformas) a varios proveedores, antes de
efectuar las compras
Contar independientemente las mercaderas compradas
Hacer verificar las facturas o documentos similares, por el Departamento
de Contabilidad, como base para el pago
Tener almacenes cerrados y bien organizados
Tomar seguros de fianzas para los empleados
Que los artculos adquiridos ingresen previamente a un almacn general,
para su registro, antes de ser distribuido a los usuarios. No debe entregarse
directamente de la fbrica o de la tienda a los usuarios
CALIDAD DE PERSONAL
Por slida que sea la organizacin de la empresa y adecuados los
procedimiento-implantados, el sistema de control interno no puede alcanzar
su objetivo si las actividades diarias de la empresa no estn continuamente en
manos de personal idneo
Los elementos de personal que intervienen en control interno son:
a. Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentran en vigor, ms
apto ser el personal encargado de control interno logrado, permitir la
identificacin clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado as
como la reduccin de ineficiencia y desperdicio.
b. Eficiencia
Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal
aplicado a cada actividad. Los negocios que adoptan algn mtodo para el
estudio de tiempo y esfuerzo empleados por el personal ofrecen la posibilidad
de medir comparativamente las cifras representativas de los costos.

PROCESO DE CONTROL
EL CONTROL CONSISTE EN VERIFICAR SI TODO OCURRE DE CONFORMIDAD
CON EL PLAN ADOPTADO, LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS Y LOS PRINCIPIOS
ESTABLECIDOS.
Con el control se conocen las debilidades y los errores para rectificarlos y
evitar sus repeticiones. Opera en todo: cosas, gentes, acciones, etc.
Establecimiento
de normas
Medidas de
desempeo
Correccin de
desviaciones
NORMAS
PLANES
PASOS DE UN PROCESO CONTROL
PROCESO DE CONTROL
Establecimiento
de normas
Medidas de
desempeo
Correccin de
desviaciones
Las normas son criterios establecidos y aceptados, con los
cuales se pueden medir resultados en cantidad de
productos, unidades de servicio, horas-hombres, velocidad ,
volumen de rechazo, en trminos monetarios, (costos,
ingresos o inversiones), etc.
Un administrador atento, que "mire hacia adelante", puede
a veces predecir probables desviaciones de las normas. En
ausencia de tal habilidad, las desviaciones deberan
descubrirse tan pronto como sea posible .
Si existen medios para detectar exactamente qu estn
haciendo los subordinados y cmo lo estn haciendo, la
evaluacin del desempeo real es fcil, comparndolos con
las normas establecidas
La correccin de las desviaciones en el desempeo, es el
punto en el cual se incorpora en las otras funciones
administrativas: el administrador puede corregir, diseando
nuevamente sus planes o modificando sus metas.
REQUISITOS DE CONTROLES ADECUADOS
Reflejar la naturaleza y las necesidades de
la actividad
Formar rpidamente las desviaciones
Proyeccin hacia el futuro
Sealar las excepciones a los puntos
crticos
Objetividad
Flexibilidad
Reflejar el Patrn de la Organizacin
Economa
Comprensibilidad
Conducir a la accin correctiva
CONCLUSIONES
El control, es una de las etapas ms importantes de-todo proceso
administrativo de una empresa, sin el cual no se puede asegurar el xito de
los negocios.
El Sistema de Control Interno, requiere necesariamente, de una
organizacin estructurada, que permita la conduccin de las operaciones
empresariales. A mayor envergadura de la empresa, mayor necesidad de la
organizacin en el control.
La aplicacin de las "prcticas sanas", es fundamental en la efectividad del
control interno, a fin de lograr que ninguna persona o ente, dentro de la
empresa, participe en todas las fases de una operacin.
La calidad del personal en una empresa, debe estar ntimamente
relacionada con la forma como ste es retribuido econmicamente, a fin de
garantizar la efectividad del control interno.
Un gran porcentaje de empresas, desarrollan sus actividades, sin realizar el
planeamiento respectivo, o sin llegar a imponer un efectivo sistema de
control interno durante la puesta en ejecucin de las operaciones
planeadas.
Los principios generales sobre control, requieren tenerse presente
permanentemente a fin de respetar su aplicacin, en armona con los
requisitos de control adecuadamente empleados .