Integrantes: Maricel Beltrn Felipe Benavides Sergio Garrido Matas Valenzuela
UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE FACULTAD DE ADMINISTRACIN Y ECONOMA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN ELECTIVO GESTION DEL CONOCIMIENTO
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Implementacin de Herramientas de Gestin del Conocimiento a Spa Mund
Descripcin de la Organizacin
Spa Mund se ubica en la comuna de Vitacura, en la calle Cardenal Belarmino #1075. La familia Mund, quien fund este Spa, fue pionera en el desarrollo de terapias de sanacin por el agua. Adems fue el primer sauna de Chile que comenz atendiendo a deportistas de las selecciones que participaban en el mundial de ftbol realizado ese ao. Su piscina recreacional bajo techo es la primera de su tipo en Chile y su modelo fue copiado ms tarde por otros centros como Termas de Chilln Puyehue y del Huife.
Sus lneas de produccin actual, corresponden a:
Servicios de Gimnasio Servicios de Piscina Servicios de Spa Servicios de Relajacin Servicios de Belleza
Administracin y Organizacin
Esta se compone principalmente de un gerente General y cuatro supervisoras generales. Adems cuenta con 15 categoras entre las cuales encontramos:
Categora N Categora N Categora N Recepcionistas 6 Salvavidas 2 Profesor de Gimnasia 3 Cajeros 4 Masajistas 30 Kinesilogo 1 Lavandera 3 Cosmetlogas 2 Profesor de Natacin 8 Asistente de sauna 12 Peluquera 1 Contabilidad 2 Mantencin 4 Podologa 1 Enfermera 1
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El sistema de decisiones se lleva a cabo mediante las supervisoras, las cuales solucionan o intentan solucionar los problemas que se produzcan, si estos problemas son de fuerza mayor, o no logran una solucin ptima, estas recurren al Gerente General.
Diagnstico de la empresa
Seguridad industrial: Para minimizar los riesgos del Spa, se cuenta con personal encargado para que se cumplan las normas, pero esto no es suficiente ya que no se poseen procedimientos establecidos y propios del Spa. Se cuenta con un manual de procedimientos estndar, lo cual provoc que mediante las fiscalizaciones realizadas por la Inspeccin del Trabajo, el spa fuera multado y adems advertido de que debieran tener estructurados los procedimientos necesarios, ptimos y propios, para el uso de todo el personal en los momentos que se requiera mediante un manual.
Motivacin y medio ambiente en el lugar de trabajo El ambiente de trabajo es bueno debido a que las personas realizan su actividad sin mayores inconvenientes, sin embargo, gran parte del personal, se siente desmotivado debido a las bajas remuneraciones que percibe, y los escasos incentivos que tiene la empresa. A esto se suma que la empresa no posee actividades recreacionales para sus trabajadores, como tampoco celebran sus cumpleaos, ni las festividades, a excepcin del 18, ao nuevo y navidad. Debido a la baja motivacin e incumplimiento de tareas por parte de algunos trabajadores de spa Mund, se ha generado que algunos de sus empleados sean despedidos directamente, provocando una alta rotacin de personal, lo que ha implicado costos altos en procesos de seleccin de personal capacitaciones y dems.
Materias Primas Exclusivas Spa Mund, para sus terapias, utiliza piedras volcnicas sureas, las cuales las obtiene de una sola persona, ya que no saben de otras entidades o contactos que les puedan proveer de esta materia prima tan valiosa para realizar sus procesos, estas piedras tienen caractersticas nicas e irremplazables, y no puedes ser sustituidas por piedras comunes. El problema es que slo poseen un proveedor y dependen de l. Adems estas piedras volcnicas las obtiene principalmente en verano, debido a que en invierno es difcil acceder a los alrededores de los volcanes. Por ejemplo uno de los volcanes de los cuales provienen estas piedras es el volcn Antuco ubicado en la octava regin de nuestro pas.
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Propuesta de Solucin para Seguridad Industrial
Con la finalidad de aprovechar los recursos y experiencias existentes en la organizacin, de tal manera que su personal, organizaciones asociadas (o a incluir en la red) puedan encontrar, seleccionar y aplicar las mejores prcticas, en lugar de reinventar la rueda cada vez. El propsito es que los colaboradores del Spa Mund dispongan de: La informacin correcta, en el lugar preciso y en el momento indicado.
Para esto la meta principal es generar conocimiento validado disponible dentro de la red de spa Mund, contando con las siguientes actividades:
Generar un Manual propio de Spa Mund, acorde a sus instalaciones y personal, accesible para todo miembro que trabaje en dicho Centro, Este manual debe estar en formato virtual e impreso (para cada miembro).
Entrenar, motivar e incentivar al uso de este manual, generando una Cultura Preventiva en todo nivel de la empresa.
Los beneficios de la creacin de este manual, consisten en
Aprovechar mejores ideas y prcticas de prevencin de accidentes u otros, mediante reuniones programadas entre los miembros del Spa Mund
Disminuir das por accidentes laborales, resguardando la seguridad del trabajador.
Disminuir el riesgo de eventuales multas al no cumplir las normas legales.
El contenido de este Manual debe ser el siguiente:
Definicin de Puestos, con las funciones y perfiles de cada miembro, junto con el organigrama de la empresa.
Desarrollo de procedimientos operativos del Spa y protocolos en relacin a la atencin al cliente.
Especificar advertencias de seguridad, como en los trabajos de mantencin, peligros en uso de qumicos en el agua.
Instalacin y mantenimiento de maquinarias
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Especificacin de la mantencin de la salubridad del agua, como renovacin de esta, control de PH y algas.
En la parte final del manual, proponemos que se encuentre esquematizado el conocimiento, habilidades, experiencia e inters de cada miembro (pginas amarillas), esto para que todo el personal conozca con detalle a cada compaero de trabajo, y sepa a quien buscar en los momentos precisos.
Nuestra recomendacin incluye realizar las capacitaciones, siendo su principal objetivo interiorizar a cada uno de los trabajadores de Spa Mund, ya que, no es provechoso tener procedimientos establecidos si los trabajadores no conocen cada uno de ellos. Adems deben ser capaces de ejecutarlos cuando la ocasin lo amerite, con el afn de cuidar la seguridad de todos.
Planificacin Carta Gantt Jul Ago Sep Oct Nov Actividades 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Reuniones para la generacin de ideas y prcticas para prevencin de riesgos Elaboracin de Manual Capacitaciones de trabajadores
Para la correcta planificacin y realizacin de las actividades, es conveniente que Spa Mund realice una Carta Gantt.
La primera fase la consideramos esencial ya que aqu se realizan las reuniones para compartir ideas, experiencias, y seleccionar aquellas que sean aporte para el manual, a esta actividad le asignamos 2 meses, luego a la elaboracin le asignamos 1 mes, y finalmente las capacitaciones: 2 meses, cabe mencionar que este proceso de capacitaciones puede alargarse segn los requerimientos del Spa.
Con la implementacin de este manual se busca materializar el conocimiento prctico dentro de la empresa en conjunta con las formalidades y correspondencias legales que implica la naturaleza del spa, como tambin por supuesto velar por la integridad y seguridad de cada uno de los empleados de la empresa.
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Propuesta de Solucin para motivacin y medio ambiente en el lugar de trabajo
Es de conocimiento general que un trabajador motivado genera resultados, no se va e incluso llega a identificarse con lo que hace, a su vez mantener un medio ambiente saludable dentro de la empresa mantiene un mbito de buenas relaciones entre los distintos participantes y evita posibles efectos disruptivos que se generan en un ambiente laboral gris y rutinario. Por lo tanto en pos de generar y fortalecer los lazos entre los trabajadores y as motivarlos a que entreguen lo mejor de s en sus labores diarias, se propone realizar reuniones informales dentro de las inmediaciones del spa, con el fin de fraternizar, conocer con quien trabaja todos los das, compartir con la jefatura en instancias distintas (relacin horizontal y no vertical, por lo menos dentro de estas reuniones). A su vez se busca el compartimiento implcito de informacin tacita entre el personal de SPA MUND, ya que como sabemos cundo se renen personas en un ambiente distinto, el tema de conversacin por lo general es algn tema en comn que posean ambos (lugar de trabajo por ejemplo), entonces permite el libre flujo de informacin y adems mantiene en un ambiente relajado al personal en general. Esta medida en su medida busca ser una instancia de aprendizaje para la organizacin, en el sentido que a travs de estas reuniones y compartimiento de informacin entre los trabajadores se espera generar un cambio en el comportamiento de los trabajadores frente a sus labores cotidianas, en modo de sntesis sera una instancia de aprendizaje en base de acciones, por otra parte stas seran un incentivo con fines de apoyo para el bienestar mental y fsico del personal otorgando en medida una menor desmotivacin por parte de los trabajadores, siendo reiterativos en ello se puede lograr que se implante como poltica en el manejo del personal dentro de la organizacin. En complemento a las reuniones dentro del mismo spa, y siempre con el sentimiento de motivar al personal, se sugiere realizar alguna actividad recreacional en el cumpleaos de los trabajadores, o bien como hacen otras empresas , otorgarles el da libre en ese da, con el objetivo de que pueda celebrar su cumpleaos en la forma que desee o bien darle ese da un servicio dentro del spa que la persona elija, estos pequeos incentivos si bien manejaran un costo dentro de la empresa, generaran un beneficio mayor a ellos dado a que se generara una estabilidad emocional dentro del grupo laboral. Y no solo eso, tambin se lograra un impacto dentro de SPA MUND en el sentido que si los trabajadores se encuentran motivados, llevara a la ampliacin de su experiencia (ya que conoces mejor a la gente que trabaja a tu alrededor y sientes que la empresa te reconoce, por lo que en teora genera cambios de conducta en sigo mismo que antes no perciba) y si los individuos de la organizacin cambian, para mejor, la empresa tambin lo har, ya que se tendr una nueva perspectiva dentro de la empresa por parte de los trabajadores a partir de esta propuesta sugerida (es evidente que el cambio esperado ni la implementacin completa pudiesen no mostrar resultados a corto plazo, sino que a corto plazo, ello depender netamente de la empresa). A lo anterior cabe agregar actividades que en parte su fin sea fomentar las instancias de aprendizaje a travs de un ambiente de aprendizaje, fomentando polticas que no fortifiquen la verticalidad dentro de los trabajadores, sino que al contrario buscar un ambiente horizontal de respeto frente al otro y sus labores, un ejemplo de este tipo de actividades es la que se describi en un inicio, reuniones en las instalaciones del spa, otra puede ser la celebracin del aniversario de la
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empresa en otro lugar, asados entre departamentos, etc. Ya que en una empresa donde sus integrantes son agentes de cambio para la misma, se obtiene beneficios cualitativos insospechados. Concluyendo como medidas preventivas a la rotacin del personal actual y el mejoramiento del ambiente laboral se recomienda la realizacin de estas medidas ya mencionadas.
INSERTAR FOTO DE GENTE EN EL SPA,
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Propuesta Creacin Centro de Capacitacin Corporativo
Otro factor importante pensando a largo plazo, es la creacin de un centro de capacitacin corporativo. De esta forma, Spa Mund podr contar con un sistema que entregue informacin y conocimientos a aquellas personas que deseen estudiar y capacitarse en los diferentes trabajos que ofrece la empresa. Ser utilizada como un recurso necesario para contar con el personal adecuado para realizar masajes, terapias, belleza, etc. Con lo cual, una vez que la empresa se expanda no tendr mayores problemas para el reclutamiento y seleccin. Para llevar a cabo este proyecto la empresa podr:
Asociarse con centro de formacin tcnica que impartan carreras relacionadas con el rea Crear un centro de capacitacin corporativo propio de la empresa
Los beneficios de la creacin de este centro de capacitacin sern:
Aumento de personal capacitado Aumento del conocimiento explcito en la organizacin Poderosa herramienta de aprendizaje corporativo Ahorro de costos en reclutamiento y seleccin Ordenar y valorar la informacin entregada, vivencias, formalidades, tips y otro conocimiento tcito propio de la experiencia
Bajo esta propuesta, la empresa contar con conocimiento sistematizado, producto de la combinacin de conceptos de explcito a explcito.
Propuesta de Solucin para Piedras Volcnicas
El gran problema que posee esta organizacin es que depende de un nico proveedor, por tanto este monopolio le juega en contra, tanto en costos como en tiempos de entrega. Como solucin planteamos la creacin de Redes de Conocimiento, mediante comunidades de dueos y expertos en materia de Spa y centros de relajacin. En primera instancia, podra darse mediante reuniones informales, simposios en los locales propios o externos. Luego de formado los networks entre los Spa, podra construirse algn tipo de foro, donde pudieran rescatarse nuevas informaciones, como otros proveedores de piedras volcnicas, otros medios de transporte de materias primas, ponerse de acuerdo en hacer pedidos en conjunto, de mayor volumen con tal de disminuir costos, etc.
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El foro podra ser una buena solucin, pues es econmico, rpido y fcil de usar. Pero a largo plazo podra crearse algn tipo de plataforma, de mayor calidad, en donde pudieran inscribirse dueos y trabajadores de Spa de Santiago y otras regiones, compartiendo los conocimientos y experiencias adquiridos por las distintas organizaciones inscritas, no solo en procedimientos y nuevas tecnologas o tratamientos, sino tambin en la adquisicin de materias primas para su funcionamiento, a fin de optimizar los recursos disponibles, con un conocimiento ms amplio de proveedores y ofertas, disminuyendo los costos a travs de pedidos en conjunto, entre otras cosas. As llevando lo tcito a explicito, mediante una herramienta prctica, econmica y de fcil uso, por trabajadores y dueos de Spa.