ETAPAS Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIN: es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de
trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz.
Entonces yo tengo unos recursos unas actividades unos objetivos o metas y con estas actividades voy a planificar,
organizar y controlar para los resultados y lograrlos de con eficiente y eficacia. Con base a lo que dices en tu
presentacin. Entonces cual es la diferencia entre eficiente y eficaz?
Eficiente: algo bien hecho.
Eficaz: hecho rpidamente y bien hecho. En conjunto componen la definicin de efectividad (eficiente + eficaz)
NOTA: cuando yo digo que tengo $100.000 pesos y con esos 100.000 mil pesos debo lograr hacer 10 obturaciones. Si lo
logro soy eficiente y si logro 11 obturaciones estoy siendo eficaz. Entonces tengo unos recursos y logro ms de lo que
espero estoy siendo eficaz. CON UNA LOS OBJETIVOS PLANEADOS CON LOS RECURSOS DESTINADOS PARA ELLO Y CON
LA OTRA OBTENGO UNOS OBJETIVOS SUPERIORES A LOS PLANEADOS O PLANIFICADOS.
Proceso administrativo
o Elementos administrativos
Proceso administrativo: Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que se plantea con
un orden establecido, orientadas al logro de los fines y objetivos. Es decir que consiste en organizar, ejecutar o planificar
los recursos pero de manera eficiente.
Etapas que componen las partes del proceso administrativo:
o Previsin
o Organizacin
o Coordinacin
o Direccin
o Evaluacin
o Control
Unas de las preguntas que puedo hacer es esa cuales son las etapas del proceso administrativo ( hablaba del quiz
que no hizo)
Previsin o planeacin: Segn Fayol esta etapa consiste en calcular el porvenir y prepararlo.
Consiste en seleccionar misiones y objetivos as como acciones necesarias para cumplirlo y requiere por lo tanto de la
toma de decisiones, esto es la eleccin de cursos de accin a futuros a partir de diversas alternativas.
Principios de planeacin

Previsin: proyeccin hacia el futuro
Unidad:
Continuidad: en tiempo
Flexibilidad:
Precisin: apunta al factor
Haber drs hablemos de el proceso de estudiar administracin. Cual es el objetivo el especifico es ganar la materia el
general es que ustedes aprendan sobre la materia lo de mas es secundario. Que actividades desarrollaran ustedes
para lograr los objetivos? Estudiar. Cuando yo pienso en esa actividad para lograr los objetivos, que debo hacer? Si nos
vamos a la etapa de planeacin en que pienso? En que momento lo ubico, es decir, asistir a la clase, buscar informacin,
leer antes de la clase. Entonces digamos que estas actividades que voy a realizar son para el proceso de aprender
administracin
Planeacin: debo responder a 5 cosas. Que voy a hacer? Estudiar administracin / cuando voy a estudiar? Si mi objetivo
general obtener el conocimiento y en los especficos era ganar el primer corte? 1 da antes, 1 semana antes, 1 hora
antes del examen entonces la planeacin me va ayudar a el cumplimiento de los objetivos, si yo estudio 1 hora antes y
me queda el corte en 1.60 debo replanear lo que ya plantee/ entonces respondo a un que, cuando, como (en el como
miro si tengo los recursos, porque recursos no solo es plata.. es bsqueda de informacin, leer antes, etc)/ adems
vemos un porque? Que va muy ligado al que, que voy a hacer y porque lo voy a hacer? Entonces todas estas cosas
constituyen la etapa de planeacin, es la fase inicial de todo proceso que dijimos que era el proceso a travs del cual
tengo unos recursos y unas actividades con los que hago una planeacin para lograr unos objetivos y lograr que sean
eficientes y eficaces
Organizacin: Agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos asignando funciones
Por lo general esta constituida por 2 o mas personas que deben tener afinidad y la misma meta a cumplir, es decir, los
mismos propsitos que es mantener el exito de la empresa
Propsito: ayudar a crear un ambiente propicio para la actividad humana
Principios bsicos de una organizacin
Debe ser trasparente.
Una estructura debe tener un mnimo de estratos, es decir, debe ser lo mas "plana" posible.
Alguien en la organizacin tiene que tener autoridad para tomar la decisin final en un aspecto dado.
Alguien debe estar claramente a cargo de una crisis.
La autoridad debe ser acorde con la responsabilidad.
Cada persona dentro de la organizacin debe trabajar en funcin de los equipos de alto desempeo.
La etapa de organizacin con que la compararamos entonces? Digamos que un recurso fundamentar de esta fase es el
(tiempo, no necesariamente) que es TALENTO HUMANO. Aqu para yo cumplir todo lo anterior, debo poner la persona
adecuada para poderla cumplir. En trminos de una empresa ustedes tienen una ips y la etapas de organizacin es que
dentro de los recursos ustedes tienen cuentan con su equipo de salud oral, tantos odontlogos generales, tantos
odontlogos especializado, gerente, subgerente, etc es que en cada cargo que usted coloque una persona a
desempear upara cumplir un objetivo esta est capacitada y por ende esto se relaciona con la organizacin, el hecho
de yo asignar funciones a quien este preparado para cumplirlas y yo sepa que si las cumplir.
Esto parece sencillo, pero no lo es. Obviamente los recursos estarn en la etapa de planeacin, adems debemos saber
que por norma tenemos un proceso de seleccin para el personal de la salud, es decir. Yo tengo un rehabilitador que es
muy bueno pero no se lleva bien con los pacientes, entonces yo me devuelvo a la etapa de planeacin y digo que esta
pasando algo, el algo es hablar con el dr para que cambie su trato con los pacientes, si lo hace perfecto sino lo hace, no
vende los tratamientos que estoy ofertando, es despedido,
Entonces deben tener claro que lo que ustedes ofrecen a sus pacientes es una tpica venta, independientemente de si
estn en eps si tienen ips, etc
Organizacin: en resumen es escoger el personal y ponerlo en un cargo especfico para apuntarle a un objetivo
especfico
Coordinacin: Impulsar coordinar y vigilar las acciones de cada miembro de la empresa.
o La mejor coordinacin ocurre cuando las personas ven la forma como sus trabajos contribuyen a las metas de
una empresa
o El logro de una buena coordinacin depende de un contacto directo y continuo entre las personas y una
relacin reciproca"
Direccin: Consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtencin de las metas de la organizacin y
del grupo. Comprende lo que el administracin hace, que obtiene de forma positiva o negativa y esto lo hacen segn la
supervisin, la motivacin y la comunicacin que este tenga con el personal de la empresa.
Las personas que dirigen deben tener:
o Conocimiento adecuado
o Capacidad para decidir
o Voluntad de decidir
o Capacidad para captar las motivaciones y aspiraciones
Nota: hablando desde el punto de vista que organizacin es cuando yo diferentes funciones de la empresa yo las
coloco juntas para lograr los diferentes objetivos y cuando hablo de direccin hablo de la autoridad dentro de la
empresa que me va a permitir que haya una jerarqua dentro de la organizacin.
Cuando hablamos de direccin tenemos como sinnimo ideal dentro del proceso administrativo dentro de una
empresa: LIDERATO, persona que encabeza la toma de decisiones, pero recordemos que cuando hablamos de
autoridad existe una autoridad formal (gerente, jefe. cuando te dan el cargo) y una informal (la relacin con las
personas y compaeros te dan el cargo, porque identifican en una persona a un lder)
Si yo quiero una buena etapa de organizacin debo tener una estructura plana que no exista tanto nivel jerrquico,
es decir que no haya tanta escala porque as la autoridad formal se pierde. Una diferencia entre el gerente y el
administrador, es que el administrador cumple las etapas del proceso administrativo pero el poder de decisin no lo
posee al 100% y el gerente si
Los gerentes son los representantes legales de la empresa
Evaluacin: Mide el desempeo en comparacin con las metas y los planes. En trminos practicos es evaluar, calificar,
poner a prueba (comparar lo que es con el deber ser) es que yo en la etapa de planeacin diga que yo voy a cumplir
unos objetivos con unos recursos en tanto tiempo y aqu veo que logre con respecto al objetivo planteado
o Muestra donde existe desviaciones negativas, y al corregirlas
o Ayuda a conseguir los logros de los planes
Control: El control implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar (es decir lo fijado previamente) y la
correlacin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Esta es una de las
etapas primordiales, en la evaluacin yo hago un diagnostico y en el control tambin comparo que hago pero aqu se
toman las medidas como tal.
Planeacin: que cuando como y donde porque lo voy hacer
Organizacin: cada cargo a cada persona que cumpla
Coordinacin: articulo las diferentes actividades de la empresa con el personal
Direccin: lder o voz que toma las decisiones que influye en todas las persona
Evaluacin y control: comparacin de lo que yo tengo con lo esperado. Fjense que cuando yo controlo puedo volver a
repetir el ciclo, iniciarlo por si encuentro alguna falencia o al momento de reestructurar la empresa
Algunos medios de control:
o Presupuestos de gastos
o Registros de inspeccin
o Registros de horas laborales perdidas
o La calidad es mejor estrategia de control
Elementos administrativos:
Polticas
Procedimientos
Programacin
Personal
Planta Fsica
Maquinaria y equipos
Insumos
Comunicacin e informacin
Presupuesto
Coordinacin
Poltica: son declaraciones de intensin que sirven de marco general para toma de decisiones y para la accin. Indican
los lmites de una actividad. Hay algo que marca una poltica y es que una poltica no puede ir en contra de una ley o algo
normado, es como si yo dijera en mi empresa que mi poltica es que yo a nadie le pago subsidio de transporte porque es
mi poltica interna, yo no puedo hacer una poltica que vaya en contra de lo normado, porque esto es lo primero que
debo tener en cuenta.
Regla o normas internas que se manejan que nunca pueden ir en contra de la normatividad legal del pas
"Directrices u orientadores para las decisiones y acciones al interior de una institucin o empresa"
Procedimiento: Son detalles ordenados y cronolgicos de pasos a seguir el logro de una actividad (objetivo)
concreto. Lo que hago paso a paso en forma ordenada y cronolgica.
Ventajas para el operativo
Facilita el aprendizaje
Le dan seguridad
Logra mejor destreza y por lo tanto rapidez en la ejecucin (rendimiento) sin desmedro de la calidad.
Programacin La programacin requiere de una distribucin ordenada de las actividades a realizar, especificacin de
tcnicas, asignacin de recursos por actividad, definicin de poblacin a evaluacin para as implementar el curso de
accin con el fin de cumplir los objetivos seleccionados. Es hacerse una idea de lo que va a pasar, pensar por adelantado,
est muy ligada a la etapa de planeacin
Todo programa debe llevar los siguientes elementos: Introduccin
Determinacin de los objetivos
Descripcin de las actividades a realizar
Asignacin de recursos por actividad
Coordinacin: es el proceso por medio del cual las diferentes partes interdependientes de una institucin funcionan de
acuerdo con las necesidades y requerimientos de las otras y del sistema total. Existen varios tipo de coordinacin como
lo son:
Correctiva: Corrige alguna disfuncin del sistema, despus de.)
Preventiva: se anticipa a los hechos, antes de.)
Regulatoria: mantiene la estructura, es conservadora.
Promotora: mejora las distintas partes del sistema.

rganos de coordinacin son los consejos, juntas, comits, etc.
Los medio s de coordinacin son las conferencias, reuniones de grupos, supervisin, normas y reglamentos, relacin
superior colaboradores
Maquinaria y equipos: Son los elementos que ayudan a los individuos a alcanzar con mayor eficiencia los objetivos
determinados.
DOTACIN DE ELLOS: LA CANTIDAD QUE NECESITAMOS
ESPECIFICACIN: DEFINIR LAS CARACTERSTICAS, CALIDAD Y CUALIDAD DEL EQUIPO.
OPERACIN: ESTABLECER INSTRUCCIONES PARA SU USO, MANEJO Y MANTENCIN; PROCURAR ADIESTRAR A
LOS OPERADORES, DEBIERAN ESTAR ESTANDARIZADOS.
DEPRECIACIN: LOS EQUIPOS Y MAQUINARIAS SE DEPRECIAN CON EL TIEMPO Y DESGASTE NATURAL, ELLO
EXIGE LA REPOSICIN.
OBSOLENCIA: DECIDIR EL MOMENTO EN QUE LA MAQUINARIA EST OBSOLETA Y PROGRAMAR SU
RENOVACIN, CAPACITAR A LOS OPERADORES EN ELOS AVANCES TECNOLGICOS
Insumos: Son aquellos elementos o artculos que se consumen con el primer uso o se transforman durante el proceso.
o No son inventariables.
o Ayudan al hombre en el logro de un objetivo determinado.
Los aspectos administrativos que debemos considerar para obtener los insumos adecuados para la ejecucin de
nuestras acciones son: Especificacin: determinando el consumo de cada actividad (cuanto necesito),
determinar las caractersticas exactas.
Tener catlogos con los artculos que caracterizan nuestra funcin, en el se determinan el qu, cunto, dnde y
cuando debemos comprar.
Tener pedidos programados para un periodo determinado, fundamentando con el nmero de acciones que se
realizarn.
Recepcin: participar el control de cantidad y calidad de los artculos que se decepcionan.
Mantencin de stock: determinar un stock para un abastecimiento normal. Cantidad suficiente para poder
cumplir con todo
Definir criterios de obsolescencia.
Nota: Todos los insumos que se utilizan en el sector salud deben estar autorizados por el invima, todo
recurso debe tener este registro y el invima determina en que cantidad se utiliza y para cumplir que
funcin se utiliza
Nota: Personal: Es el conjunto de personas de una empresa. Constituye el elementos dinmico dentro
del proceso administrativo y por lo tanto el factor determinante en el logro de los objetivos de la
empresa. Ahora para mis equipos debo tener inventario, mantenimiento, calibracin de equipos, otra
cosa que debe cumplir este elemento desde el punto de vista dotacin para el sector salud? Entonces
es la cantidad de equipos y la capacitacin del personal para utilizar este equipo. Porque hay algo que
se llama costo beneficio, porque si traigo un equipo de la Conchinchina que me cuesta 30% menos,
pero que pasa con la hoja de vida del equipo (TODO EQUIPO DEBE TENER EN EL SECTOR SALUD UNA
HOJA DE VIDA Y DEBE DECIR LAS INDICACIONES Y CARACTERISTICAS DEL EQUIPO Y LOS
MANTENIMIENTOS QUE SE LE HACE AL EQUIPO.) al personal de la salud a los que mas se les encuentra
insumo vencido en el consultorio, lastimosamente, son los odontlogos. Porque no verificbamos, ni
mirbamos, pecbamos por inocentes. Ya no es asi porque la norma nos obliga y las clases de
administracin nos ensean, pero antes encontraban esto y te cerraban el chuzo

Comunicacin e informacin: Mientras ms completa, veraz, oportuna y prodigio sea la informacin de mayor calidad
ser el proceso de toma de decisiones, siempre y cuando estas decisiones sean comunicadas a todos los niveles que
deben intervenir en el proceso.
Efectuar la toma de decisiones
Ejecutar el trabajo asignado.
Corresponde a la organizacin, los niveles jerrquicos pero en el sector salud esta parte de informacin como se hace? O
a travs de qu? A travs de un librito que especifica los derechos de las personas, la norma establece que al cuadro de
la salud desde el punto de vista informacin se entregue informacin en cuanto a deberes y derechos (libre para el
usuario) y es obligatoria para evitar la asimetra de la informacin
Planta fsica: Es la respuesta arquitectnica a las necesidades locales, superficie, instalacin, etc. debe ser la expresin
material de las necesidades arquitectnicas de una actividad humana.
Los aspectos a considerar en la planta fsica son:
Definir los objetivos (para que se va usar)
Establecer el flujo normal o secuencia lgica de los procesos a realizar.
Determinar el lugar que ocupar la planta fsica en relacin al todo.
Estudiar la distribucin interna de los ambientes y la superficie necesaria.
Establecer el tipo de envolventes ms adecuados para las actividades a realizar.
Estudiar qu tipo, nmero, tamao, ubicacin, etc. de puertas y ventanas, tipos de instalaciones y medios de
comunicacin.
Espacio para depsitos de desperdicios y basura.
Presupuesto: Es el estudio monetario de probables entradas y gastos para un periodo determinado. su objetivo
es servir como instrumento de la planificacin y facilitar el control de la eficiencia administrativa.
Nota: La norma dice que usted debe tener reas exclusivas para esterilizacin (si tienes ms de 3 unidades necesitas
una rea de esterilizacin) y esta depende del nmero de unidades, aparte las reas de almacenamiento, las de
residuos (eso lo vemos ms adelante en otro seminario el de residuos)
Los principios del presupuesto son:
Periocidad: determina eficiencia de un ejercicio presupuestario, casi siempre es de un ao. esta uniformidad
permite efectuar comparaciones.
exactitud: determinar con veracidad las probables entradas y evitar peticiones abultadas de gastos.
claridad: debe expresarse en trminos comprensibles a todo nivel.
deben detallarse tanto entradas con gastos en grupos, robos, tems, partida, etc. de acuerdo a la nomenclatura
del presupuesto.
Aspectos administrativos a considerar:
Obtencin de personal y Conservacin y desarrollo del personal