Universidad Popular Autnoma del Estado de Puebla

SISTEMAS EMPRESARIALES


Dr. Carlos Arturo Vega Lebrun


PROYECTO FINAL


Erika del Carmen Sevilla Garca 19200073
Kenneth Edgar Hernndez Ruz 19200058





7 de Diciembre de 2010


INDICE

1. Introduccin de la Empresa .......................................... Error! Marcador no definido.
1.1 Antecedentes Histricos ...................................................................................... 3
1.2 Giro de la empresa .............................................................................................. 3
1.3 Misin ................................................................................................................. 4
1.4 Visin................................................................................................................... 4
1.5 Logotipo de la empresa ....................................................................................... 4
1.6 Estructura Organizacional .................................................................................... 5
2. Objetivos ................................................................................................................... 6
2.1 Objetivos generales ............................................................................................. 6
2.2 Objetivos especficos ........................................................................................... 6
3. Alcance ..................................................................................................................... 6
4. Sistema Actual .......................................................................................................... 7
4.1 Sistema empresarial implementado en Ortossur S.A de C.V................................. 7
5. Breve anlisis de los procesos del negocio............................................................... 10
5.1 Clasificacin de los procesos de la empresa ....................................................... 11
6. Mapeo de procesos ................................................................................................. 12
7. Procesos Seleccionados ........................................................................................... 14
8. Observaciones sobre el anlisis a los procesos seleccionados ................................. 25
8.1 Otras Observaciones. ......................................................................................... 26
9. Propuestas para realizar Mejores Prcticas ............................................................ 27
10. Diagrama de Gantt ............................................................................................... 37
11. Conclusiones ........................................................................................................ 38
12. Sello de recibido por la empresa........................................................................... 38
13. Referencias .......................................................................................................... 39









1. INTRODUCCIN DE LA EMPRESA

1.1 ANTECEDENTES HISTORICOS

ORTOSSUR S.A. de C.V. inicia sus operaciones en Marzo de 1986 como persona fsica y
bajo el nombre comercial de ORTOPEDIA NACIONAL, donde se tena la visin de crear una
empresa oaxaquea para satisfacer las necesidades desatendidas de la poblacin.

Despus de un largo proceso de cambios y ante las crecientes necesidades y exigencias del
campo laboral evoluciona en Diciembre del ao de 1992 con la razn social de ORTOSSUR
S.A. de C.V., pero ahora como persona moral de Sociedades Annimas de Capital Variable,
a partir de entonces como una empresa 100% oaxaquea creadora de fuentes de
empleos.

Desde su fundacin, hace ms de 20 aos, ORTOSSUR S.A. de C.V., ha sido importante
distribuidor de material y equipo mdico, artculos ortopdicos y de rehabilitacin,
prtesis y rtesis, entre otros.

Actualmente se dedica a la fabricacin de rtesis, prtesis y aparatos especiales para
corregir problemas del cuerpo, y tiene a la disposicin del pblico una gran gama de
productos tales como collarines, frulas, corsets, corsetera deportiva, corsetera
ortopdica, auxiliares en rehabilitacin, calzado, productos para el cuidado de los pies,
equipo mdico, implantes y material de osteosntesis, esterilizantes y antispticos,
suturas, material de curacin, desechables e higinicos, auxiliares ambulatorios, auxiliares
para bao, ropa clnica, muebles hospitalarios, muebles mdicos, etc.

La casa matriz se encuentra ubicada en Xicotncatl #201, Col. Centro, Oaxaca de Jurez,
Oaxaca, C.P. 68000.

1.2 GIRO DE LA EMPRESA

Actualmente se dedica a la fabricacin de rtesis, prtesis y aparatos especiales para
corregir problemas del cuerpo, y tiene a la disposicin del pblico una gran gama de
productos tales como collarines, frulas, corsets, corsetera deportiva, corsetera
ortopdica, auxiliares en rehabilitacin, calzado, productos para el cuidado de los pies,
equipo mdico, implantes y material de osteosntesis, esterilizantes y antispticos,
suturas, material de curacin, desechables e higinicos, auxiliares ambulatorios, auxiliares
para bao, ropa clnica, muebles hospitalarios, muebles mdicos, etc.





1.3 MISION

ORTOSSUR es una empresa lder en el ramo a nivel estatal comprometida en satisfacer
necesidades de ortopedia, prtesis, rehabilitacin y reas relacionadas con la salud
ofreciendo productos y servicios accesibles, funcionales, con calidad y confort,
comprometida en ser siempre su punto de apoyo.

1.4 VISION

Ser la empresa de mayor penetracin en el mercado a nivel estatal en el 2012, ofreciendo
servicios profesionales y productos de calidad.

1.5 LOGOTIPO DE LA EMPRESA




DIRECTOR
GENERAL
JEFE DEPTO.
RECURSOS
HUMANOS
AUXILIARDE
RECURSOS
HUMANOS
JEFE DEPTO.
CONTABILIDAD
JEFE DEPTO. PAGOSY
COBRANZA
JEFE DEPTO.
PRODUCCION
TECNICO DE
PRODUCCION A
TECNICO DE
PRODUCCION B
TECNICO DE
PRODUCCION C
TECNICO DE
PRODUCCION D
ORTESISTA
PROTESISTA
JEFE DEPTO.
COMPRAS
JEFE DEPTO.
ALMACN
AUXILIARDE
ALMACN
JEFE DEPTO.
VENTAS
AGENTE DE
VENTASA
AGENTE DE
VENTASB
AGENTE DE
VENTASC
AGENTE DE
VENTASD
SUPERVISORB SUPERVISORA
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
A continuacin se presenta el organigrama de la empresa, donde se muestran los procesos que la integran.






2. OBJETIVOS

2.2 Objetivo General:

El objetivo general de este documento es llevar a cabo un anlisis de las
operaciones y prcticas realizadas actualmente en los procesos de produccin,
ventas y almacn de la empresa oaxaquea ORTOSSUR S.A. de C.V., y con base a
los resultados obtenidos, proponer adecuaciones a dichos procesos con la finalidad
de llevar a cabo mejores prcticas y aumentar el rendimiento tanto en
comunicacin como en desempeo de los mismos obteniendo mayores beneficios
para la empresa.

2.3 Objetivos Especficos:

Mejorar la coordinacin y comunicacin entre los departamentos de almacn,
produccin y ventas.

Proponer el uso de mejores prcticas en estos procesos.

Mantener actualizada la informacin de la empresa.

3. ALCANCE

Con la elaboracin de este proyecto de investigacin se busca proponer a la empresa
ORTOSSUR S.A. de C.V. un replanteamiento en los procesos de almacn, produccin y
ventas con el propsito de obtener mejoras a corto plazo en materia de comunicacin,
mejores prcticas, confiablidad en la informacin que se ingresa en el sistema as como la
oportuna actualizacin de los datos, lo que le traera como consecuencia un aumento en
su rendimiento y un mejor servicio al cliente.

La decisin sobre implantar dichas propuestas correr a cargo nicamente de los
directivos de la empresa.





4. SISTEMA ACTUAL

4.1 SISTEMA EMPRESARIAL IMPLEMENTADO EN ORTOSSUR S.A. DE C.V.

NODRIX

La empresa ORTOSSUR S.A. de C.V. actualmente cuenta con un sistema Integral llamado
Nodrix ADN, este sistema fue creado por IPPYME S.A. de C.V. (Informtica Para la Pequea
y Mediana Empresa S.A. de C.V.), esta es una empresa de desarrollo de software con
veinte aos de presencia en el estado de Oaxaca, ofrece esta solucin avanzada capaz de
satisfacer las necesidades especificas de cada empresa, este sistema es ampliamente
utilizado en aquel estado, y de acuerdo a sus desarrolladores, es uno de los ms eficientes
y robustos sistemas integradores a nivel nacional.

A continuacin se presenta la Misin y Visin del sistema Nodrix ADN.

MISION
Brindar un sistema de informacin modular, flexible y robusto que satisfaga totalmente
las necesidades de aquellas empresas que busquen no solo la mecanizacin aislada, sino la
alineacin de sus procesos mediante un sistema diseado con estndares internacionales,
a travs de una arquitectura de bases de datos que cumple con la capacidad, seguridad y
confiabilidad de los nuevos modelos de negocios para asegurar la calidad de sus procesos
y controles.


VISION
Brindar una solucin tecnolgica efectiva de alto nivel y una consultora de calidad a
costos accesibles.

Este sistema cuenta con diversos mdulos, cada mdulo est diseado para satisfacer las
necesidades de los diferentes procesos de una empresa, pero son las empresas las que
deciden qu mdulos o aplicaciones utilizar. Para el caso de la empresa ORTOSSUR S.A. de
C.V., esta cuenta con los siguientes mdulos.

Empresa
Proveedores
Clientes
Almacenes
Ventas
Administracin Finanzas
Sistema


Para objeto de este estudio, nicamente presentamos los tpicos que controla el mdulo
de almacn, ya que es en este departamento es en donde se han detectado mayores
inconsistencias en las operaciones y funciones por parte de los trabajadores.

A continuacin se presentan las funciones que abarca actualmente el mdulo de almacn:

Registro de catlogos
O Artculos
Modificando artculos
Datos comerciales
Existencias
Proveedores
Localizacin
Precios
Artculos equivalentes
Unidades de venta
Clasificadores
O Catalogo de artculos (un articulo por hoja)
O Lneas o departamentos
O Almacenes
O Unidades de conversin
O Equivalentes
O Ubicaciones
O Series de artculos
O Pedimentos de importacin
O Mapas y diagramas
O clasificadores
tipo 1
O Generador de cdigos
Procesos de almacn
O Movimientos internos al almacn
O Ordenes de salida
O Cancelacin de movimientos
O Liquidacin de almacenes mviles
Reportes de existencias
O Existencias por diferentes ordenamientos
O Existencias bajo mnimos
O Niveles de inventario (rotacin)
O Inventario por tipo de desplazamiento
O Inventario mensual y acumulado
O Artculos con nmero de serie
Impresin de etiquetas
Entradas y salidas
o Reporte de entradas y salidas


o Kardex
o Kardex resumido
o Kardex por movimiento resumido
o Kardex por lote, producto y lnea
o Ordenes de salida
Inventario fsico
o Registro de equipos de conteo
o Registro de reas por almacn
o Seleccin de productos a contar
o Captura de inventario fsico
o Diferencias y ajustes de inventarios
o Inventario dinmico
Captura de inventario fsico
Diferencias y ajustes

Como podemos observar, el sistema es bastante completo a pesar de que ha sido
desarrollado por una pequea empresa nacional, sin embargo, podemos observar que es
posible hacerle algunas adecuaciones para abarcar todava un poco ms en las
operaciones en este departamento. De acuerdo con los desarrolladores, a cada mdulo es
posible agregarle o quitarle aplicaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa.



















5. BREVE DESCRIPCION DE LOS PROCESOS QUE CONFORMAN LA EMPRESA

VENTAS:

Proceso dedicado a incrementar el volumen de ventas a travs de la promocin de
productos y la atencin a las solicitudes de los clientes, otorgando un servicio de calidad,
realizando cada una de las actividades correspondientes con responsabilidad, amabilidad
y cortesa.
ALMACEN:

Proceso encargado de realizar las operaciones y actividades necesarias para mantener el
inventario y suministrar los artculos al departamento de ventas, en condiciones ptimas
de uso y con oportunidad, buscando evitar paralizaciones por falta de ellos o
inmovilizaciones de capitales por sobre existencias.
COMPRAS:

Proceso encargado de gestionar de una manera eficaz y eficiente las adquisiciones de los
diferentes productos de ortopedia y traumatologa en general y productos relacionados,
as como de la materia prima para la elaboracin de prtesis y rtesis.

COBRANZA:

Departamento encargado de realizar el cobro de los crditos a favor de la entidad,
administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna
captacin de recursos, y realizar pagos a favor de los proveedores.

CONTABILIDAD:

Este departamento tiene como propsito el proporcionar a la direccin general de manera
clara y precisa la informacin financiera y contable necesaria para el anlisis y toma de
decisiones que afectan de manera directa a la empresa.

RECURSOS HUMANOS:

Departamento encargado de implementar tcnicas que sean capaces de atraer y
mantener al personal idneo para cada puesto, mejorando su desempeo y estimulando
su productividad con el fin de cumplir con los objetivos y metas de la organizacin.

PRODUCCIN:

Proceso encargado de satisfacer eficientemente la demanda de rtesis y prtesis que se
genera durante el proceso de atencin a pacientes y pblico en general.


PROCESOS
ESTRATEGICOS
Direccin General
PROCESOS
CLAVE
Almacn
Produccin
Ventas
PROCESOS DE
APOYO
Compras
Cobranza
5.1 CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
En el esquema que se presenta a continuacin, estn clasificados los procesos que
conforman a la empresa de acuerdo a si son procesos de apoyo, clave o estratgicos. Para
fines de este trabajo nicamente se analizaran los procesos clave los cuales son almacn,
produccin y ventas.






Contabilidad
Recursos Humanos


Pagos y
Cobranza
Recursos
Humanos
Ventas
Compras
Produccin
Almacn
Contabilidad
La siguiente figura muestra un mapeo de los procesos que conforman a la empresa ORTOSSUR S.A. de C.V., es decir, se muestran las
relaciones existentes entre las operaciones de cada proceso.



Direccin
general

































Planeacin
estratgica
Elaboracin
de
procedimientos
Comunicacin
interna
Elaboracin
de
manuales
Gestin de
programas
de capacitacin
Auditoras
internas
Atencin
a quejas
Relaciones
laborales
Sueldos
y
salarios
Contratacin
de
personal
Servicios
y
prestaciones
Planeacin
de recursos
humanos
Desarrollo
del
personal
Cobro de crditos
a favor de
la entidad
Administrar y controlar
la cartera
de clientes
Realizar pago a
favor de
Proveedores
Proporcionar
informacin
financiera y contable
Tomar
decisiones
6. MAPEO DE PROCESOS

AREAS
Tramites
bancarios
Responsable
de fondo fijo

Capacitacin de
personal

Pedidos del
cliente
Contacto con
clientes
Planeacin
de ventas
Relacin con
distribuidores
Mantener stock
de seguridad
Inventario
Seleccin de
proveedores
Solicitud de
pedidos

Recepcin de
mercancas
Orden de salida
de productos
Entrega de
productos

Elaboracin
del plan de
produccin
Fabricacin de
productos
requeridos
Coordinar mano de
obra, equipo,
instalaciones, etc.
Diseo
de
instalaciones
Distribucin
fsica de
la planta
Control de
Calidad

Elaboracin de
estrategias de
ventas
Facturacin y
pago del
cliente


Orden de
reaprovisionamiento


Almacenamiento
de productos
y materias primas

Controlar entradas y
salidas de
inventario


Inspeccin de
producto terminado
Adquisicin de
productos y
materia prima


Salida
de la
mercanca

Emisin de rdenes
de pago a
proveedores

Emisin de
informes sobre el
estado financiero
Pago de
impuestos

Supervisar
peridicamente
existencias en inventario

Trmites ymovimientos
ante Hacienda, finanzas,
IMSS e Infonavit
Registrar operaciones
contables en el
sistema


VENTAS
COMPRAS
PRODUCCIN
ALMACEN
En base al macrodiagrama anterior, ahora presentamos un diagrama ms detallado con relacin a los procesos que son objetivos de
este estudio.




Pedidos del
cliente
Contacto con
clientes
Planeacin
de ventas
Relacin con
distribuidores
Mantener stock
de seguridad
Inventario
Seleccin de
proveedores
Solicitud de
pedidos

Recepcin de
mercancas
Orden de salida
de productos
Entrega de
productos

Elaboracin
del plan de
produccin
Fabricacin de
productos
requeridos
Coordinar mano de
obra, equipo,
instalaciones, etc.
Diseo
de
instalaciones
Distribucin
fsica de
la planta
Control de
Calidad

Elaboracin de
estrategias de
ventas
Facturacin y
pago del
cliente

Orden de
reaprovisionamiento


Controlar entradas y
salidas de
inventario


Inspeccin de
producto terminado
Adquisicin de
productos y
materia prima


Salida
de la
mercanca

Emisin de rdenes
de pago a
proveedores

Almacenamiento
de productos
y materias primas



El jefe de almacn recibe
mercanca
El jefe de almacn coteja
que la orden de compra
coincida con la factura
El auxiliar de almacn
coteja que la mercanca
que lleg coincida con lo
que indica la factura, en
cantidad y descripcin
El auxiliar de almacn
verifica que la mercanca
cumpla con los
requerimientos de
aceptacin
El jefe de almacn asigna
cdigos a los productos
El jefe de almacn da de
alta los productos nuevos
en el sistema
El jefe de almacn
controla la entrada de
mercanca en el sistema
El jefe de almacn
actualiza los costos de la
mercanca dentro del
sistema
El auxiliar de almacn
etiqueta los productos
nuevos
El auxiliar de almacn
acomoda los productos
en sus lugares
correspondientes
7. PROCESOS SELECCIONADOS
Despus de realizar el anlisis a los procesos seleccionados (almacn, produccin y
ventas), a continuacin se presentan los diagramas de proceso que muestran el flujo de
las operaciones que se realizan actualmente en la empresa ORTOSSUR S.A. de C.V. as
como una breve descripcin de cada uno de ellos.


PROCESO DE ALMACEN
Flujo de operaciones en el rea de almacn para la recepcin de nueva mercanca

























Orden de productos por
parte del cliente hacia el
agente de ventas
El agente de ventas toma
los diferentes modelos de
productos del almacn
El agente muestra los
productos al cliente
indicndole las
especificaciones de cada
uno
Si se lleva a cabo la venta,
el agente la registra en el
sistema
El sistema da de baja
automticamente los
productos de almacn.
El agente coloca en un
stand especial del almacn
los productos no vendidos
El auxiliar del almacn
coloca esos productos en
sus lugares
correspondientes
El jefe de almacn verifica
el stock mnimo de cada
producto
El jefe de almacn elabora
las rdenes de compra para
los productos que
necesitan ser
reaprovisionados.
Flujo de operaciones en el rea de almacn para la salida de mercanca
























Descripcin del proceso de almacn

De acuerdo a la informacin y a los manuales proporcionados por la empresa, a
continuacin se presenta el objetivo general, los objetivos especficos y la descripcin
especfica de las operaciones de los trabajadores correspondientes al departamento de
almacn.

Objetivo general

Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los artculos al
departamento de ventas, en condiciones ptimas de uso y con oportunidad, buscando
evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre
existencias.

Objetivos especficos

Mantener el inventario existente en el sistema de cmputo en coordinacin con el
inventario fsico del almacn.

Controlar estrictamente la entrada y salida de mercanca.

Evitar nmeros en negativo.

Asegurar un stock mnimo de todos los productos, en sus diferentes tallas y
modelos.

Solicitar los productos que se requiere con la debida anticipacin y en las
cantidades adecuadas para evitar inexistencia o sobre existencias de productos.

Verificar que los productos del rea de almacn se encuentren en perfecto estado
y en su empaque correspondiente.

Mantener los productos ordenado, limpios y en su empaque correspondiente en
sus anaqueles, stands o muebles del almacn destinados para tal efecto.

Trabajar en armona y con una buena comunicacin con los compaeros de
trabajo de la empresa.








Descripcin especfica de las operaciones de los trabajadores del departamento de
almacn:

Detectar deficiencias en los procedimientos generales de la empresa e informar
inmediatamente a la direccin general, proponiendo sugerencias de mejora.

Asegurar un stock mnimo de todos los productos de la empresa, en sus diferentes
tallas y modelos.

o Solicitar al jefe del departamento de compras los productos que se requieren,
especificando las caractersticas y cantidad de ellos con la debida anticipacin,
evitando inexistencias y sobre existencias, a travs del nodrix; turnar una copia por
escrito al director general, anotando la fecha en que se solicit dicha requisicin.

Entregar un anlisis semestral a la direccin general de los productos que tienen ms
rotacin, tomando en cuenta un anlisis de compras ventas, y el tiempo que tarda el
proveedor en surtir, para determinar las compras continuas, evitando los faltantes de
mercanca.

Anualmente, filtrar la informacin de los productos que no han tenido movimiento e
informar a la direccin general, para que en conjunto con el departamento de ventas
se determinen las estrategias de venta destinadas a estos productos.

Verificar que el inventario existente en el sistema est en coordinacin con el
inventario fsico del almacn.

Proponer mejores distribuciones de anaqueles y productos en el rea de almacn.

Recepcin de mercanca:

1. Recibir mercanca y paquetera.
2. Si el flete es por cobrar, solicitar al departamento de pagos y cobranza que se
pague.
3. Supervisar que el auxiliar de almacn suba la mercanca al almacn.
4. Entregar facturas de la mercanca recibida:
Dar una copia al departamento de contabilidad para provisin.
Entregar la factura que lleg (original o copia) al departamento de pagos y
cobranza.
5. Controlar la entrada de mercanca, dndola de alta en el sistema de cmputo,
negando el acceso para ventas en negativo.
6. Dar de alta productos nuevos.
7. Actualizar costos cada vez que se reciban nuevos productos.


8. Capturar las compras en el sistema Nodrix y conciliarlas con el departamento
de pagos y cobranza, revisando que el importe de la factura coincida con el
importe de la compra.
9. Jalar informacin del sistema Nodrix e imprimir las etiquetas de los productos
con el cdigo correspondiente.
10. Supervisar que el procedimiento de recepcin de mercanca realizado por el
auxiliar de almacn haya sido el correcto.

Dar de alta en el sistema Nodrix los productos nuevos que se van integrando al
catlogo.

Llevar un control de la mercanca que se regresa al proveedor por concepto de cambio
fsico o devolucin:

o Controlar el proceso de las notas de crdito que se generen por estos conceptos, e
informar a los departamentos de pagos y cobranza esta situacin, anexndole
copia de la misma (solicitar a los proveedores dicha copia)

o Informar de forma mensual por escrito al director general de los cambios y/o
devoluciones de mercanca que se realizaron.

Entregar al jefe del departamento de ventas, por escrito, glucmetros, nebulizadores,
baumanmetros, aparatos de masaje y equipos similares, asegurndose que estos se
encuentren en buen estado.

Visualizar diariamente que no existan cifras negativas de productos.

Entregar un reporte semanal al director general donde se demuestre que no hay
negativos.

Entregar un reporte mensual de los productos que caducan al jefe del departamento de
ventas con copia al departamento de compras.

Entregar al departamento de contabilidad

o Diariamente: el costo de las ventas, por escrito (antes de imprimir verificar que
no haya nmeros negativos, en caso de que existan, corregirlos).

o El da primero de cada mes: el importe total del inventario, detallando:

- Fecha (ej. Al 31 de mayo de 2009)
- Importe en pesos del valor total del inventario
- Existencia de artculos
- Costo unitario detallado por artculo


Supervisin:

o Los productos deben estar limpios y ordenados en sus anaqueles, stands o
muebles del almacn destinados para tal efecto.

o Los productos deben tener su empaque correcto en el rea de almacn.

o Verificar que las etiquetas de los productos estn bien colocadas.

o La basura no se debe acumular por ms de 3 das.

Realizar actividades que su superior inmediato le solicite en beneficio de la
organizacin.





El jefe de produccin
elabora el plan maestro
de produccin para el
producto
El tcnico de produccin
elabora la orden de
reaprovisionamiento de
materias primas
Los tcnicos de
produccin preparan la
materia prima a utilizar
Los tcnicos de
produccin hacen la
preparacin de la
maquinaria
Los tcnicos de
produccin realizan el
proceso de fabricacin
El jefe de produccin
lleva el control de la
produccin
El jefe de produccin
realiza la inspeccin del
producto terminado
Si el producto NO cumple
con las especificaciones
se vuelve a fabricar
Si cumple con las
especificaciones, el
producto es trasladado a
almacn
El cliente verifica el
producto, y si necesita
ajustes es regresado a
produccin
PROCESO DE PRODUCCION
Flujo de operaciones en el rea de produccin




































Descripcin del proceso de produccin
De acuerdo a la informacin y a los manuales proporcionados por la empresa, a
continuacin se presenta el objetivo general, procesos especficos en la fabricacin de
productos y funciones especficas de las operaciones de los trabajadores correspondientes
al departamento de produccin.

Objetivo general
Lograr que la elaboracin de trabajos en el departamento, se lleve a cabo cumpliendo las
especificaciones del cliente, entregndolos con la calidad y el tiempo esperados.

Procesos especficos en la fabricacin de productos
Verificacin de la orden de produccin.

Elaboracin del Plan Maestro de Produccin.

Emitir la orden de reaprovisionamiento.

Preparacin y calibracin de la maquinaria ya que cada producto es nico.

Fabricacin del producto

Control del proceso de fabricacin

Inspeccin del producto terminado

Almacenamiento del producto terminado

Funciones Especficas del personal de produccin

Detectar deficiencias en los procedimientos generales de la empresa e
informar inmediatamente a la direccin general, proponiendo sugerencias de
mejora.

Proponer mecanismos para mejorar el desarrollo de actividades en el
departamento de produccin.

Vigilar y coordinar el buen desarrollo del departamento.

Mantener el orden y disciplina.



Determinar el diseo, materiales y componentes para la elaboracin de los
trabajos.
Supervisar la calidad de los productos fabricados en el departamento.

Asegurar que todos los trabajos a cargo del departamento salgan en el tiempo
estipulado.

Asignar a los tcnicos de produccin, rea de limpieza profunda.

Supervisar que cada tcnico tenga limpia y en orden su rea asignada.

Llenar el formato de solicitud de compra de materia prima en la fecha
estipulada por las polticas de compras.

Modificar y adaptar los moldes para Inssert-Foot.

Laminar y moldear trabajos de Inssert-Foot.

Laminar y moldear trabajos de prtesis.

Elaborar corsets segn receta mdica o especificaciones del cliente.

Laminar frulas OTP.

Cambiar articulaciones a frulas OTP.

Elaborar aparatos mixtos cortos, bilaterales y unilaterales.

Elaborar aparatos de descarga, elaborar prtesis parciales, elaborar frulas.

Reparar prtesis, sillas de ruedas, andaderas, muletas, aparatos ortopdicos,
fajas, cabestrillos, correctores de postura.

Montar zapatos a frulas de Dennis brown.

Dar el servicio de mantenimiento y pulido de aparatos protsicos.

Elaborar de plantillas bajo molde.

Realizar actividades que su superior inmediato le solicite en beneficio de la
organizacin.



Primer contacto con
el cliente por parte
del agente de ventas
Elaboracion del
pedido por parte del
cliente
Revision de
existencias en el
sistema por parte del
agente de ventas
El agente muestra y
entrega los productos
requeridos
Se realiza la
facturacin
Pago del cliente
PROCESO DE VENTAS
Flujo de operaciones en el rea de ventas


































Descripcin del proceso de ventas
De acuerdo a la informacin y a los manuales proporcionados por la empresa, a
continuacin se presenta el objetivo general y los objetivos especficos correspondientes
al rea de ventas.

Objetivo general
Incrementar el volumen de ventas a travs de la promocin de productos y la atencin a
las solicitudes de los clientes, otorgando un servicio de calidad, realizando cada una de las
actividades correspondientes con responsabilidad, amabilidad y cortesa.

Objetivos especficos
Otorgar un servicio de calidad al cliente, tratndolo con amabilidad, cortesa y
rapidez.

Satisfacer las necesidades de los clientes, sugirindoles productos de acuerdo con
sus necesidades.

Incrementar las utilidades de la empresa manteniendo los clientes antiguos y
atrayendo nuevos mediante la calidad en el servicio

Trabajar en armona y con una buena comunicacin con los compaeros de
trabajo de la empresa.

Actividades principales
Entre las actividades principales que se llevan a cabo en este departamento se
encuentran:
Atender amablemente a todas las personas que acuden a solicitar algn
producto o servicio a la empresa.
Revisar que se encuentren exhibidos los productos.
Mantener los productos del rea de exhibicin limpios y ordenados.
Entregar pedidos a domicilio.
Enviar los diferentes productos solicitados por los clientes forneos.
Elaborar rdenes de trabajo.





8. OBSERVACIONES SOBRE EL ANALISIS A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Proceso de almacn

De acuerdo a lo sealado en los manuales proporcionados por la empresa, y despus de
realizar el estudio sobre las prcticas y operaciones que desempean actualmente en el
departamento, pudimos observar que muchas de las funciones descritas en el manual no
se realizan, por ejemplo:

El jefe de almacn NO asegura un stock mnimo de los productos, al no conocer un
sistema de control de inventarios adecuado y al no tener actualizada la
informacin sobre los tiempos de entrega de los proveedores este proceso es
realizado nicamente en base a la experiencia del personal, por lo que es comn
que se realicen rdenes de compra cuando hay inexistencia de productos.

El jefe de almacn NO hace entrega de un anlisis semestral a la direccin general
acerca de los productos con mayor rotacin.

El jefe de almacn NO verifica que en inventario marcado en el sistema est en
coordinacin con el inventario fsico del almacn

El jefe de almacn NO hace la entrega oportuna al departamento de contabilidad
los das primero de cada mes sobre el importe total del inventario.

Aseguramos que estas observaciones forman parte de las causas que estn generando
inconsistencias en la informacin suministrada en el sistema y en la comunicacin con
otros departamentos.

Proceso de produccin
En el proceso de produccin pudimos observar que las funciones y prcticas descritas en
los manuales se cumplen a un ciento por ciento.
Proceso de ventas
Una vez analizado este proceso, y de acuerdo con los objetivos correspondientes
sealados en los manuales, pudimos observar que el personal del departamento de
ventas cumple satisfactoriamente con las funciones solicitadas.







8.1 OTRAS OBSERVACIONES
En el sistema utilizado en la empresa existen situaciones que generan conflictos dentro de
algunos departamentos de la organizacin, por muy pequeo que sea un descontrol o una
omisin en una operacin causa grandes problemas debido a que todas las operaciones
estn interrelacionadas.
Enseguida se muestran algunas observaciones del sistema:
El sistema Nodrix frecuentemente muestra existencia de productos en inventario,
mientras que en el inventario real de almacn NO hay existencias y viceversa, y
esto ocurre aproximadamente con el 80% de los productos del catlogo.

Se genera prdida de tiempo para los agentes de venta a causa de la falta de
confiablidad en el sistema.

El descontrol en la informacin de los productos se vuelve muy evidente para los
clientes generando una mala imagen.

El sistema frecuentemente marca existencias en negativo en almacn, lo que
genera problemas para el departamento de contabilidad.
















9. PROPUESTAS PARA REALIZAR MEJORES PRCTICAS

Una vez identificados los posibles procesos y operaciones vulnerables, enseguida
enumeramos las propuestas que creemos ayudarn a mejorar dichas operaciones.
Hacemos notar que nuestras propuestas estn dirigidas a desarrollar mejores prcticas en
el departamento de almacn debido a que es en ste donde se localizaron los mayores
conflictos.
a) INCORPORACION DE UN MRP AL SISTEMA INTEGRAL

Esta propuesta va dirigida para el caso de que el jefe de almacn NO asegura un stock
mnimo de los productos al no conocer un sistema de control de inventarios adecuado y al
no tener actualizada la informacin sobre los tiempos de entrega de los proveedores.

Como se ha mencionado anteriormente, es posible hacerle modificaciones a cada mdulo
del sistema integral Nodrix. De acuerdo a los desarrolladores, se puede agregar o quitar
aplicaciones a cada mdulo de acuerdo a las necesidades de la empresa. La propuesta es
la siguiente:

Al mdulo de almacn, incorporarle una funcin que realice la Planeacin de los
Requerimientos de Materiales (MRP), debido a que al analizar las funciones que este
abarca, se identific que no cuenta con esta herramienta actualmente.

Aseguramos que, despus de aplicar esta herramienta, se tendra un mejor control sobre
la programacin de las cantidades y las fechas para realizar las rdenes de compra a los
proveedores, aumentara la eficiencia del almacn, se asegurara la disponibilidad en el
inventario hasta el momento de las entregas del producto, se minimizara el inventario, se
mantendra actualizada la informacin sobre los tiempos de entrega de los proveedores,
entre otras ventajas. A continuacin se presenta una breve descripcin acerca de esta
herramienta.

Definicin de MRP

De acuerdo con Olivares (2010), el MRP, es un sistema de planificacin de la produccin y
de gestin de stocks (o inventarios) que responde a las preguntas: Qu? Cunto? y
Cundo?, se debe fabricar y/o aprovisionar. El objetivo del MRP es brindar un enfoque
ms efectivo, sensible y disciplinado para determinar los requerimientos de materiales de
la empresa.


El procedimiento del MRP est basado en dos ideas esenciales:
o La naturaleza de la demanda de los artculos, ya sea dependiente o
independiente.
o Las necesidades de cada artculo y el momento en que deben ser
satisfechas estas necesidades.
El MRP consiste esencialmente en un clculo de necesidades netas de los artculos
(productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo
un factor nuevo, no considerado en los mtodos tradicionales de gestin de stocks, que es
el plazo de fabricacin o plazo de entrega en la compra de cada uno de los artculos, lo
que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la
oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los componentes con la debida planificacin
respecto a su utilizacin.
En la base del nacimiento de los sistemas MRP est la distincin entre demanda
independiente y demanda dependiente.
Demanda independiente.
Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones
ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser
externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son
controlables por la empresa (aunque s pueden ser influidas). Tambin se clasificara como
demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio.
Demanda dependiente.
Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, ("Master
Production Schedule"), por ejemplo an si se pronostica una demanda de 100 coches para
el mes prximo (demanda independiente) la Direccin puede determinar fabricar 120 este
mes, para lo que se precisaran 120 carburadores, 120 volantes, 600 ruedas, etc. La
demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisin
tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.
Es importante esta distincin, porque los mtodos a usar en la gestin de stocks de un
producto variarn completamente segn ste se halle sujeto a demanda dependiente o
independiente. Cuando la demanda es independiente se aplican mtodos estadsticos de
previsin de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una
demanda continua, pero cuando la demanda es dependiente se utiliza un sistema MRP
generado por una demanda discreta. El aplicar las tcnicas clsicas de control de
inventarios a productos con demanda dependiente (como se haca antes del MRP) genera
ciertos inconvenientes.


Propsito fundamental del MRP

o Asegurar la disponibilidad de materiales, componentes y productos requeridos en el
momento requerido para cumplir con las rdenes de los clientes.
o Planear y controlar los requerimientos e inventarios de los artculos de demanda
dependiente.
o Se dise para mantener niveles mnimos de inventario mediante la obtencin de lo que
se requiere solamente para tener lo disponible cuando se necesita.
o Planear las actividades del almacn, horarios de entrega y actividades de compra.
o Incrementar la eficiencia.
o El MRP toma las necesidades de productos requeridos y obtiene los requerimientos
totales de cada producto, estas cantidades se comparan con las existencias disponibles y
por llegar, determinndose las necesidades netas (qu y cuntos).
o El MRP planea rdenes de compra y produccin con base a la informacin de qu,
cunto y cundo.
o Las rdenes pueden ser dadas en lotes o por requerimientos netos.
o Adems, el MRP identifica posibles problemas para poder satisfacer las necesidades,
infactibilidad de programas, puede replanear, asignar prioridades.
A continuacin se presenta un mapa conceptual del MRP












Existen diversas polticas de control de inventarios, por lo que un MRP puede adecuarse
para cada poltica, a continuacin se describen algunas de las que se basan en los modelos
de administracin de inventarios bsicos.

o Lote por lote. Es aquella poltica en donde solo se pide la cantidad que se requiere.
o Lote por lote con inventario de seguridad. Se hace un pedido de la cantidad
requerida sumndole un inventario de seguridad.
o Poltica EOQ. Se calcula la cantidad ptima a pedir de acuerdo a clculos
matemticos.
o Poltica de pedir cada dos meses. Se hacen pedidos para satisfacer la demanda de los
prximos dos meses.


o Poltica de pedir cada tres meses. Se hacen pedidos programados para satisfacer la
demanda de los prximos tres meses.
o Pedir cantidad fija. Se hacen pedidos de cantidades fijas.

Para la seleccin del MRP adecuado, la empresa debe estableces sus necesidades en base
a los beneficios que brinda cada opcin y poder aprovechar al mximo las ventajas que
brinda este sistema.

A continuacin se presenta un esquema de los resultados del MRP:



Por lo anterior, podemos concluir lo siguiente:
Los sistemas de planeacin de requerimientos de materiales han sido instalados casi
universalmente en las fbricas, incluso las pequeas. La razn es que el MRP es un
mtodo lgico, fcil de entender, para resolver el problema de determinar la cantidad de
partes, componentes y materiales que se necesitan.














Planeacin de actividades para la propuesta


Propuesta: Incorporacin de la herramienta MRP en el sistema Nodrix
Departamento: Almacn
Responsable: J efe del departamento de almacn
Objetivo: Mejorar la gestin del departamento de almacn

ACTIVIDADES FECHA DE
INICIO
FECHA DE
TERMINACIN
Contactar con el personal de soporte del
sistema Nodrix para concertar cita
13/12/2010 13/12/2010
Revisin del sistema instalado por parte del
soporte tcnico para la posible ampliacin
De acuerdo a la
cita programada
Establecida por
el soporte
tcnico
Proceso de implantacin de la herramienta
MRP al sistema
Establecida por
el soporte
tcnico
Establecida por
el soporte
tcnico
Capacitacin al personal para el uso de la
nueva herramienta
Establecida por
la empresa
Establecida por
la empresa
Inicio de actividades con la nueva herramienta
De acuerdo a lo
programado por
la empresa
Indefinido


PROCESO PROPUESTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS




Revisar
Existencias
Consultar
Herramienta
MRP
Elaborar rdenes
de Compra
Enviar rdenes
al Departamento
de Compras
Recepcin de
Nuevos
Productos
Inspeccin de
Productos
Etiquetar
Productos
Dar de Alta los
Productos en el
Sistema
Colocar los
Productos en
Almacn
Herramienta
Propuesta


b) INSPECCION PERIODICA SOBRE LA COORDINACION DE EXISTENCIAS EN
INVENTARIO CON EL SISTEMA INTEGRAL
Esta propuesta est dirigida para mejorar la situacin de falta de coordinacin sobre los
datos presentados por el sistema Nodrix con relacin a los productos en existencia.

La propuesta est centrada bsicamente en realizar una actualizacin de los datos que
arroja el sistema concernientes a las existencias de productos en almacn con el fin de
tener coordinada la informacin, es decir, que los datos que arroje el sistema concuerden
con la existencia fsica del almacn y, posteriormente, realizar inspecciones peridicas
mensuales por parte del jefe de almacn, jefe de contabilidad, jefe de ventas y supervisor
B con la finalidad de comprobar que se siga manteniendo en orden la informacin.


Planeacin de actividades para la propuesta



Propuesta:
Inspeccin peridica sobre la coordinacin de existencias en
inventario con el sistema integral
Departamento: Almacn
Responsables:
J efe del departamento de almacn
J efe de contabilidad
J efe de ventas
Supervisor B
Objetivo:
Mantener la informacin del sistema en concordancia con las
existencias fsicas del almacn

ACTIVIDAD FECHA DE
INICIO
FECHA DE
TERMINACIN
Inspeccionar el ultimo da Lunes de cada mes
Establecido por
la empresa
Indefinido















PROCESO PARA APLICAR LA INSPECCIN






c) APLICACIN DE CHECKLIST PARA OBTENER INDICADORES DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACEN
Un indicador puede definirse como una medida utilizada para cuantificar la eficiencia y/o
eficacia de una actividad o proceso. Definir un indicador no consiste nicamente en
identificar un nombre y una frmula, sino que adems debe mostrar cuan alejado se est
de la meta y a qu velocidad nos estamos acercando, en el caso de un indicador de
mejora o la situacin respecto a los lmites de control, en el caso de los indicadores de
control; debe ser diseado de manera que estimule el comportamiento adecuado y
motive ejecutar acciones (Heredia, 2001).

El uso del checklist permitir identificar indicadores para poder evaluar el rendimiento y
efectuar mejoras de las distintas actividades que se llevan a cabo en el rea de Almacn,
no slo de forma aislada, sino formando parte de un conjunto estrechamente
interrelacionado.

El chek-list es una lista de verificacin o control usada para revisar si el trabajo o producto
cumple con los requisitos bsicos sobre los que se ide. Ayuda a garantizar la coherencia
e integridad en el desempeo de una tarea. Se trata de hacer una lista completa pero
Actualizacin
de la
Informacin
Aplicar
Inspeccin
Mensual
Anlisis de
Resultados
Cada 3
Meses
Realizar
Grficas y
Estadisticas
Presentar
Informe
Trimestral
Operacin
Propuesta


ligera de lo que se quiere comprobar y valorar en cada tem de manera dicotmica
(si/no) o simplemente marcando si se ha conseguido o no. Una lista de verificacin ms
avanzada sera un calendario que establece las tareas que deben realizarse de acuerdo a
la hora del da o de otros factores concretos (Barber, 2008).

A continuacin se presenta una propuesta de checklist, para monitorear cada
determinado tiempo el funcionamiento del departamento de Almacn y de esta forma
tener indicadores del comportamiento de dichas reas.





ORTOSSUR S.A DE C.V
AREA: Almacn

ORGANIZACIN AUDITADA: ORTOSSUR
S.A de C.V.

AUDITOR:


LISTA DE VERIFICACIN DE BUENAS
PRCTICAS EN EL REA DE ALMACEN

FECHA:
PREGUNTA AL AUDITADO CUMPLE NO APLICA
OBSERVACIONES SI NO
I. DOCUMENTACION
Cuenta con un manual del rea de almacn?
Cuenta con procedimientos para los procesos del rea de
produccin?

Cuenta con planes de mejora continua en esta rea?
Estn definidas las responsabilidades y autoridad en el rea?
Se revisan los requisitos del producto cuidadosamente?

II. SEGURIDAD E HIGIENE
Los pasillos se encuentran libres.
Los pasillos se encuentran debidamente delineados.
El rea de trabajo se encuentra limpia.
La distribucin de la planta o Layout es el ms adecuado para
las necesidades del departamento?


III. MOVIMIENTOS DEL ALMACN
Se compara la orden de compra con la factura.
Se verifica que la mercanca cumpla con los requerimientos de
aceptacin.

Se comparan peridicamente los productos del sistema con las
existencias en el almacn

Se revisa mensualmente el almacn para revisar todo este en su lugar.
Se verifica continuamente el stock mnimo del almacn
Se solicitan los productos con la debida anticipacin necesaria
Hay comunicacin entre el personal del departamento
Verificar mensualmente las cantidades e importes en el inventario







Planeacin de actividades para la propuesta


Propuesta:
Aplicacin de checklist para obtener indicadores del
departamento de almacn
Departamento: Almacn
Responsables: Supervisor B
Objetivo:
Verificar que las condiciones de seguridad e higiene sean las
adecuadas para los trabajadores, as como verificar que se
estn cumpliendo de manera correcta las actividades

ACTIVIDAD FECHA DE
INICIO
FECHA DE
TERMINACIN
Inspeccionar el ultimo da Lunes de cada mes
Establecido por
la empresa
Indefinido

PROCESO DE APLICACIN DE CHECKLIST






Aplicacion
Mensual del
Checklist
Anlisis de
Resultados
Trimestrales
Elaboracion de
Grficas y
Estadsticas
Presentacin del
Informa Trimestral
Proponer Mejoras
de Acuerdo a
Resultados
Operacin
Propuesta


10. DIAGRAMA DE GANTT
A continuacin se presenta el cronograma de actividades y el diagrama de Gantt
desarrollado para la elaboracin de ste documento.

Cronograma de actividades


Proyecto: Propuesta de mejores prcticas
Inicio: 1/09/2010
Terminacin: 8/12/10
Organizacin: ORTOSSUR S.A. de C.V.
Pagina Web: http://www.ortossur.com/
Descripcin: Comercializadora y manufacturera de productos ortopdicos

Actividad
Fecha de
inicio
Fecha de
terminacin
Primera etapa
de avances
Seleccin de la empresa objeto de
estudio
1/09/10 7/09/10
Recoleccin de informacin bsica
de la empresa
7/09/10 14/09/10
Definicin de objetivos y alcances 10/09/10 14/09/10
Anlisis de los procesos de negocio 13/09/10 17/09/10
Mapeo de procesos 14/09/10 21/09/10
Seleccin de procesos sustantivos 20/09/10 22/09/10
Segunda
etapa de
avances
Anlisis detallado de los procesos
sustantivos
22/09/10 5/10/10
Anlisis de funcionamiento, practicas
y operacin
27/09/10 9/10/10
Mapeo de los procesos sustantivos 30/09/10 20/10/10
Tercera etapa
de avances
(Finalizacin)
Elaboracin de propuestas de
mejora
20/10/10 8/12/10


Diagrama de Gantt






11. CONCLUSIONES

El presente trabajo tuvo como objetivo el hacer propuestas de mejores prcticas para el
departamento de almacn en la empresa oaxaquea ORTOSSUR S.A. de C.V. debido a que
este presenta actualmente diversos conflictos en su administracin, para lo cual tambin
se analiz su relacin con los procesos de Ventas y Produccin ya que tambin son
afectados de manera directa.

Es de importancia resaltar que un ERP es una herramienta prctica, que ayuda a la mejora
y funcionamiento de una organizacin siempre y cuando se implante en el momento
adecuado con los recursos y procesos bien establecidos. Sin embargo, como se observ en
el sistema NODRIX utilizado por la organizacin, la falta del mdulo de MRP afecta al
manejo de los productos en el almacn y es por ello que forma parte de nuestra principal
propuesta para la organizacin.

Con la elaboracin de este trabajo hemos podido observar el hecho de que siempre es
posible mejorar alguna tarea, un proceso o incluso cambiarlo por completo, y esto se debe
a la gran competencia que existe en el mercado y a que cada da surgen nuevas
necesidades por parte de los clientes, por lo que todo esto converge un solo objetivo que
es tener buen posicionamiento con relacin a la competencia y poder ofrecer una
respuesta oportuna y un mejor servicio al cliente.

12. SELLO DE RECIBIDO POR LA EMPRESA






















13. REFERENCIAS

Barber, E. (2008). El estilo e-portafolio. Barcelona: Editorial UOC.
Heredia, J. (2001). Sistema de indicadores para la mejora y el control integrado de la
calidad de los procesos. Espaa: Universitat Jaume.
Olivares, E. (2010). Tema 6. Modelos de inventarios dinmicos. Trabajo presentado
durante la decima sesin de Sistemas de Logstica e Inventarios. Abril. Puebla