Informe de descripcin y anlisis general del sistema editorial de

la agencia Prensa Latina.

Autores: Milena Recio y Rodrigo Ronda
Febrero 2007
Introduccin
A partir del anlisis de la institucin y de sus requerimientos se muestran los
resultados de la primera etapa del proceso de Anlisis de Sistema de Prensa
atina! que comen" con la solicitud de elaboracin de Manuales de
Procedimientos #sept$ 200%& a las reas editoriales #'er Ane(os en este
)n*orme&! y llega +asta la discusin y planteo de los diagramas generales de
procesos y sus relaciones$
,ras la e-aluacin de los Manuales emitidos por las reas
.
#subsistemas de
in*ormacin&! las entre-istas sostenidas y las discusiones de taller! podemos
adelantar una caracteri"acin esencial de la organi"acin basada en los
siguientes rasgos generales:
Prensa atina es +oy ms que una agencia de noticias$ /s la 0nica
empresa editorial +ori"ontal en 1uba! encargada de producir un amplio
catlogo de productos! en muy di-ersos lengua2es y *ormatos! a partir de
muy -ariadas competencias pro*esionales y t3cnicas: cables noticiosos!
publicaciones peridicas impresas! multimedia! *otogra*4a! radio! -ideo!
sitios 5eb! libros! etc$
/l uni-erso de acti-idades en P #+ori"ontalidad&:
1
6e los 2. subsistemas a los que se le solicit la in*ormacin! .7 +an respondido +asta el
momento$ 8uedan pendientes: Redaccin 9acional! Ser-icios /speciales! enguas /(tran2eras!
6i*usin! 1omisin de Anlisis y 1alidad! Fototeca e )n*ogra*4a$
a especi*icidad de cada una de estas *unciones editoriales +a +ec+o
emerger durante los 0ltimos a:os estructuras organi"acionales paralelas
al n0cleo central con*ormado por la agencia de noticias$ /sto remite a
rasgos de un modelo de organi"acin tipo holding con*ormada por -arias
entidades y grupos de traba2o que deber4an mane2ar sus tareas de *orma
relati-amente autnoma! aunque marcadas por pol4ticas centrales
generales! de*inidas desde el sistema de la presidencia y las
-icepresidencias de la institucin$
/sta di-ersidad de procesos y estructuras! sin embargo! no elimina la
centralidad de la agencia de noticias$ Muc+os procesos estn organi"ados
en *uncin de aquel o son dependientes en parte o totalmente! desde el
punto de -ista lgico y *uncional$ Forma parte de un -alor cultural de la
organi"acin! con muy di-ersas repercusiones! la e(istencia de una
especie de centro representado por la agencia de noticias y de un
mbito peri*3rico de procesos asociados o paralelos$
/n todas las entidades y grupos! el traba2o se reali"a con au(ilio de
equipos de computacin para por lo menos algunas de las *ases de los
procesos editoriales$ ,odas las reas editoriales de P tienen acceso a la
red p0blica de )nternet desde las mquinas terminales de los usuarios!
aunque no en todas se dis*ruta de este ser-icio con la misma calidad! por
problemas de conecti-idad y de capacidad de +ard5are! lo que
repercute en el dise:o que adoptan algunos de los procesos$
/n algunas reas ;;como la de la agencia! la redaccin digital o de
*otogra*4a;;! +ay una tradicin y se +a a-an"ado durante los 0ltimos a:os
en la automati"acin de los procesos de produccin y distribucin$ /sto
signi*ica que un n0mero importante de traba2adores estn
*amiliari"ados! y ya son capaces de demandar me2or4as en los sistemas
de mane2o de contenido con que se cuenta$ /n este mismo sentido! +a
a-an"ado una conciencia de necesidad acerca de la repercusin que
pueden tener los sistemas digitales de mane2o de in*ormacin! no solo
en la calidad del proceso producti-o! sino tambi3n en la de los productos
*inales$
Diagramas
os primeros resultados del proceso de anlisis del sistema de in*ormacin que
constituye Prensa atina son presentados a tra-3s de los diagramas que
describen el sistema general editorial de P y sus relaciones$
/stos diagramas *ueron lle-ados a consenso entre un grupo de especialistas de
P! con a:os de e(periencia en el traba2o de la institucin y con una -isin
general de todos los procesos editoriales que engloba$
Para la reali"acin de estos diagramas se propuso una notacin propia! basada
en la metodolog4a de anlisis de sistema M3trica$
'er Figura . en *ile <notacion.gif=
/n los encuentros participaron:
Al*redo Pierrat
'4ctor 1arriba
Rub3n Puerta
Ar4stides R4os
Milena Recio
Rodrigo Ronda
Diagrama de Contexto: describe los *lu2os generales entre el sistema editorial
de P y su entorno #conte(to&$ Se de*inen las entidades de entrada de
in*ormacin que inter-iene en el proceso editorial$ )nternamente se de*inen los
procesos editoriales de P as4 como los productos y ser-icios resultantes de
estos procesos$ )gualmente se de*inen los almacenes de recursos y de datos de
estos procesos as4 como los destinatarios *inales #e(ternos& a los cuales -an
dirigidos$
'er Figura 2 en *ile <01_diagrama_contexto.gif=
Diagrama de Relaciones: describe las relaciones entre los procesos editoriales
de P! sus productos resultantes y muestra la interaccin m4nima con sus
clientes y usuarios$ /ste diagrama se muestra de manera escalonada$ /ste
diagrama est di-idido en tres ni-eles para una me2or comprensin del mismo$
'er Figura > en *iles <02_diagrama_relaciones1.gif=
<02_diagrama_relaciones2.gif=
<02_diagrama_relaciones.gif=
Banco de Problemas
1omo nos dice Al*ons 1ornell: ?el punto cr4tico de todo sistema de
in*ormacin consiste #@& en conseguir que la in*ormacin que circula por el
sistema sea rele-ante #rele-ancia y utilidad&! est3 bien organi"ada
#arquitectura de in*ormacin&! sea *cil de entender #-isuali"acin y
usabilidad&! de manera que la organi"acin la pueda usar #cultura de la
in*ormacin&A
2
$
Problemas detectados durante la primera etapa de anlisis:
Generales:
.$ Se obser-a claramente la e(istencia de islas$ 6entro del Sistema P se
descubren procesos y *lu2os que nunca tienen contacto a0n cuando
mane2an el mismo tipo de recursos de in*ormacin o elaboran productos
similares$
Sobre productos y servicios:
2$ 9ecesidad de que el 1/6B) retome su capacidad como productor de
ser-icios in*ormati-os que puedan ser utili"ados tanto por el personal de
P como para que puedan insertarse en ser-icios p0blicos #/2: dossier
monogr*icos&$ /l 1/6B) potencia sus capacidades como centro de
anlisis de in*ormacin #en un conte(to *uturo! ms ali-iado desde el
punto de -ista tecnolgico&
>$ 9ecesidad de me2or4a del producto 5eb Fotos P! para garanti"ar me2or
ser-icio a los usuariosCclientes$
Sobre pblicos/usuarios/clientes:
7$ 6ispersin de ser-icios de cara a los clientesCusuarios$ /stos tienen que
acceder! o reciben! por -4as muy di-ersas y desconectadas entre s4! los
productos o ser-icios$ 9o e(iste una Dpunto 0nicoD C Dtaquilla 0nicaD de
relacin con estos usuariosCclientes$
E$ /n algunas reas *alta conocimiento sobre los usuariosCclientes! y por lo
tanto +ay una posible *alta de correspondencia entre las necesidades y
e(pectati-as de estos! y lo que se o*erta$
Sobre formatos:
%$ Predominan *ormatos analgicos para recursos de in*ormacin cla-e
como el arc+i-o 1/6B) #.FEF;.FF2&! *otogra*4as #*ototeca& o -ideo
#-ideoteca&$
7$ ento ;;y en algunos casos sin comen"ar o ni siquiera plani*icar;;!
proceso de digitali"acin$ os ni-eles actuales de recursos digitali"ados
son toda-4a muy insu*icientes #te(tos! *otos! -ideos&$
G$ Formatos que estn desapareciendo como estndares pro*esionales #/2:
H;matic y Ietacam para el caso -ideo& 9ecesidad de proyectarse +acia
nue-os *ormatos como '16 y 6'6 #-ideo& para la reali"acin y entrega a
2
Alfons Cornella: Infonomia.com: la empresa es informacin. Nov. 2002. Disponible en:
http://www.0!.com/"ownloa"s/infoalimentaaho#a.p"f $Cons%lta"o en &%nio "e 200'(
los clientes$ D9uestros clientes actuales y potenciales nos irn
abandonando en b0squeda de otras productorasD #,'atina&$
Sobre recursos humanos:
F$ 9ecesidad de personal especiali"ado en la con*eccin de guiones para
productos multimedia! productores y animadores #J3nesis! Redaccin
6igital! )n*ogra*4a&
.0$9ecesidad de capacitacin en +erramientas de so*t5are #/2: >6 Studio!
Flas+! 6ream5ea-er! P+otos+op&
..$9ecesidad de me2orar conocimiento de idiomas e(tran2eros! y de idioma
materno$
.2$9ecesidad de entrenamiento al personal en los temas relacionados con
lengua2e radio*nico y t3cnicas de produccin radial
Sobre recursos tecnolgicos:
.>$Hardware: 'e2e" de algunos equipos$ 1iclo demasiado largo de
reposicin$ 9ecesidad de RAM #6ise:o 'P/CFotogra*4a&
.7$Software: So*t5are propietario$
.E$Software: Algunos de los sistemas desarrollados para el mane2o de
in*ormacin carecen de documentacin #manuales&! por lo que cualquier
e-entualidad que surge! sin el desarrollador responsable! genera atrasos
o en ocasiones la imposibilidad de brindar soluciones$ #/2: I6 1/6B)! I6
Fototeca$&
.%$"Frecuentes dificultades tcnicas !ue afectan el traba"o"#Se mencionan:
"interrupciones y otros fenmenos !ue afectan el flu"o de informacin"$
necesidad de "me"oras a los mecanismos de movimiento de la
informacin %&uipus' (erting' etc#)"
Sobre recursos de informacin:
.7$Muc+as reas de P estn actualmente necesitadas de los ser-icios del
1/6B)$ 9ecesidad de describir los problemas que +oy +acen que estos
ser-icios no sean muy utili"ados$
.G$Hnos de los recursos ms demandados es el de la *otogra*4a$
.F$Para algunas reas el acceso a )nternet sigue siendo una necesidad
cr4tica no satis*ec+a completamente por los problemas de conecti-idad$
20$9ecesidad de res0menes in*ormati-os monogr*icos$
2.$9ecesidad de -ideo de arc+i-o en *ormatos digitales$
22$9ecesidad de repositorios de in*ormacin *actogr*ica y re*erencial en
*ormatos digitales$ #6iccionarios! enciclopedias! mapas! atlas!
estad4sticas! etc$&
2>$Dograr integrar en un solo ser-idor toda la in*ormacin digitali"ada del
1/6B)D$ /sto puede traducirse como integrar ser-icios$
27$9ecesidad de me2orar el ser-icio 5eb de re*erencia y b0squeda en los
arc+i-os de la I6 1/6B)
2E$Falta de conocimiento sobre los ser-icios que o*rece el 1/6B)$ Promo-er
esta in*ormacin para aumentar internamente su uso$
Sobre almacenamiento' conservacin y recuperacin de informacin:
2%$Falta de pol4ticas seguras para garanti"ar almacenamiento y respaldo del
patrimonio digital de P$ Muc+as de las publicaciones no tienen
respaldadas ni siquiera sus Darte;*inalesD! etc$ /n algunos casos no se
+ace almacenamiento +istrico de las publicaciones: se borran o se
destruyen$#/2: Radio&
27$9o e(isten normas o estndares de*inidos y adoptados para la
descripcin #metadatos& de di-ersos tipos de documentos en cualquier
rea$
2G$Signos de deterioro en la calidad de colecciones en -ideo de la -ideoteca
de ,ele-isin atina$
Propuesta bsica de soluciones
Propuesta de diagrama de integracin: Se propone ir creando una conciencia de
integracin de procesos y de relacin de productos! con el ob2eti-o de agrupar
necesidades de clientes y usuarios del sistema$
'er Figura > en *iles <0_diagrama_integracion.gif=
!nexos
Glosario bsico de trminos utilizados
cast: todo el con2unto de los DcablesD! los materiales que DtrasmiteD la agencia a
lo largo del d4a$
1/6B): acrnimo del 1entro de 6ocumentacin e )n*ormacin de Prensa atina
1MS: 1ontent Management System #Sistema de Jestin de 1ontenidos&
FotosP: Ser-icio de Fotogra*4a 5eb disponible a tra-3s de )nternet
)P,1: normas de descripcin de documentos$ /specialmente utili"adas para la
descripcin de documentos de carcter period4stico
Kertin: Agregador de titulares y te(to completo del cast de agencias de prensa
e(tran2eras ms P$
mp>: *ormato de compresin de sonidos
P: acrnimo de Prensa atina
PB9/: 1MS de gran en-ergadura! muy 0til para )ntranet$
Prea: abre-iatura de Prensa atina
8uipus: 1MS propio de Prensa atina! desarrollado durante .FFF y 2000$
LM: eLtensible MarMup anguage$ engua2e e(tensible de marcas! la -ersin
ms simple del estndar SJM para la creacin y dise:o de documentos$ N,M:
#aplicable en pginas 5eb&
"#$! P!R! L! %L!&'R!CI() D% *!)#!L%+ D% PR'C%DI*I%),'+
!gencia Prensa Latina
1omo parte del programa de in*ormati"acin de Prensa atina! comen"amos un
proceso de le-antamiento de in*ormacin para describir los subsistemas de
in*ormacin que componen toda la organi"acin$
/n esta primera *ase! necesitamos elaborar manuales de procedimientos para
conocer lo ms pro*undamente posible el modo en que nos organi"amos para
reali"ar los procesos! partiendo de algunos tpicos *undamentales:
las rutinas que seguimos para traba2ar!
los *lu2os de tareas espec4*icas que debemos cumplir!
los recursos +umanos! materiales e in*ormacionales que necesitamos para la
reali"acin de nuestros ob2eti-os y!
los recursos in*ormacionales que aportamos al resto de la organi"acin$
/ntendemos como
Sistema de *nformacin: ,odo el con2unto del sistema organi"acional de P cuya
base *uncional es precisamente permitir que entre! se procese y se entreg-e
in*ormacin como producto o ser-icio comunicacional a p./licos o -s-arios
finales$ /l sistema de in*ormacin P entrega productos o ser-icios di-ersos! en
cuya elaboracin participan subsistemas de in*ormacin$
Subsistemas de informacin: as partes! relati-amente autnomas del todo! en
los que se cumple tambi3n la dinmica de entrada0procesamiento0salida de
informacin! ya sea como materia prima in*ormacional! o como parte del#los&
producto#s& *inal#es& elaborado#s&$
Para comen"ar este diagnstico identi*icamos algunos subsistemas de
in*ormacin relacionados con los procesos cla-e de la organi"acin:
.$ Redaccin 9acional
2$ Redacciones Pol4ticas
>$ Redacciones /speciali"adas
7$ Redaccin Ser-icios
/speciales
E$ Redaccin enguas
/(tran2eras
%$ Redaccin de Radio
7$ Redaccin 6igital
G$ Redaccin Brbe
F$ Redaccin 9egocios en 1uba
.0$Redaccin A-ances M3dicos
..$Redaccin 1uba
.2$1/6B)
.>$Fotogra*4a
.7$6i*usin
.E$1omisin de Anlisis y 1alidad
.%$Fototeca
.7$)n*ogra*4a
.G$6ise:o
.F$J3nesis Multimedia
20$,' atina
2.$Sello editorial
/n cada uno de estos subsistemas in*ormacionales entra! se procesa y se
entrega in*ormacin! bien como productos comunicati-os *inales
*undamentalmente para p0blicos e(ternos #a P& yCo como productos
in*ormacionales para usuarios internos de P! quienes lo reciben a su -e"
como ?materia primaA para iniciar nue-os subprocesos de mane2o de
in*ormacin$
De cada -no de estos s-/sistemas se necesita conocer1
)$ Descripcin general
a$ 9ombre de la entidad
b$ Fec+a de creacin
c. Posicin en el organigrama de P %relaciones de subordinacin y
"erar!u+a)
d$ /structura interna
;90mero de traba2adores
;1argos %,": -efe de .edaccin' /orrector' Fotgrafo)
;istado y descripcin de los Roles que se desempe:an en la
entidad %,": ,dicin' /orreccin' 0roduccin de im1genes
fotogr1ficas)
))$ '/2eti3os y metas estrat4gicas de la entidad
)))$ Carpeta de Prod-ctos y +er3icios de Informacin y Com-nicacin %2!u+
se listan tanto los productos y servicios dirigidos a pblicos e3ternos como a
usuarios internos de 04' !ue genera cada entidad# ,": Sitio web de 04 en
espa5ol' *nforme semanal de calidad' 6ase de datos del cast' /olecciones
digitales de fotograf+a' 4atin /uba' etc#)
Por cada uno de los productos y ser-icios! detallar:
a$ P0blicos y usuarios meta en cada caso %Se solicita ser lo m1s
e3pl+cito posible y diferenciar los pblicos internos y e3ternos)
b$ Formatos en los que se entregan %Si son digitales' detalles de los
recursos)
c$ 1anales que se utili"an para la distribucin %,": correo
electrnico' correspondencia interna en papel' web' etc#)
d$ Formas implementadas para el almacenamiento! conser-acin y
recuperacin posterior de la in*ormacin que se elabora$ %4istar
y describir en cada caso' con palabras' !u y cmo se hace# ,":
cada redactor conserva sus propios archivos$ en un servidor se
colocan las fotos descritas con palabras clave$ cada dos a5os se
hace una salva de respaldo en /78.9:$ se est1 reali;ando la
digitali;acin de la coleccin de videos' etc#)
e$ 6escripcin lgica de procesos %7escribir con palabras !u y
cmo se hace# 2tender a los m+nimos detalles de cada uno de los
procesos !ue intervienen en la elaboracin del producto o
servicio de informacin# Si es necesario' indicar las diferencias
entre el deber ser y la realidad# ,": 2 primera hora de la
ma5ana' el "efe de redaccin abre el correo electrnico y recibe
del /onse"o ,ditorial las indicaciones sobre los temas m1s
importantes para el d+a y segn el 1rea geogr1fica# Se rene el
e!uipo y se distribuyen los temas entre los redactores# /ada ve;
!ue un redactor concluye un te3to lo imprime y se lo lleva a la
oficina del "efe de redaccin# ,ste lo revisa y se lo devuelve con
las correcciones y observaciones# ,l redactor ingresa los cambios
en el te3to y se lo lleva nuevamente al "efe de redaccin# ,ste'
espera a tener cinco o seis materiales antes de pasarlo al ,ditor
-efe<' etc#)
*$ 6iagrama de proceso %7escribir con un gr1fico 8flechas y
se5ales8 cmo se produce la cadena productiva hasta llegar al
producto# ,n la medida de lo posible describir gr1ficamente el
proceso para cada producto# )
)'$ Rec-rsos 5-manos disponi/les
a$ 1ompetencias y +abilidades actuales seg0n los roles que
inter-ienen
b$ 9ecesidades de capacitacin identi*icadas
c$ 9ecesidades de otros o nue-os recursos para roles que ya
e(isten o nue-os
'$ Rec-rsos tecnolgicos 6-e se -tili7an para el procesamiento8
almacenamiento y distri/-cin de informacin
a$ )n-entario de recursos de +ard5are %,!uipamiento tangible)
disponible para la elaboracin de cada producto o ser-icio
b$ )n-entario de recursos de so*t5are %0rogramas de computacin'
sistemas' etc#) disponible para la elaboracin de cada producto
o ser-icio
c$ Btros recursos
')$ Rec-rsos de Informacin 6-e necesita como 9materia prima: %,":
(ertin' 7iccionario' *nforme estad+stico' Fotograf+as' etc#)
a$ Brigen #=7nde est1n o deber+an estar estos recursos> =&u
entidad o subsistema est1 o estar+a encargado de ofrecerlo>)
b$ 6isponibilidad %,3istencia# Sistematicidad# Facilidad de acceso)
c$ Formatos actuales %7escripcin de los formatos y grado de
adecuacin de los formatos a las necesidades del proceso)
'))$ !-to3aloracin del am/iente interno ;identidad< y externo ;imagen<
del s-/sistema de informacin
')))$ =aloracin de fortale7as8 de/ilidades8 amena7as8 oport-nidades para
c-mplir con o/2eti3os y metas