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Volumen I, Nmero 14 Semana del 5 al 11 de Octubre de 1999
Gestin del Tiempo
Usted ama la vida? Entonces no desperdicie su tiempo, porque de eso est hecha la vida.
Benjamin Franklin
E
stamos insertos en una cultura que nos
empuja a hacer demasiadas cosas, a
tomar demasiadas responsabilidades, y
a decir que s a demasiadas oportunidades.
"No tengo tiempo!" parece ser el grito
desesperado con el que nos encontramos ms
a menudo en la sociedad actual.
Nuestra desorientacin es paradjica
porque nos hemos llenado de aparatos
tecnolgicos que se supone deberan
ahorrarnos tiempo. Aun as, nos encontramos
abrumados por planes que no podemos
realizar, por citas y por compromisos que no
podemos cumplir. A pesar de la tecnologa, de
los seminarios, libros y planificadores, del
separar nuestra vida en cuadrantes y de las
tcnicas para la administracin del tiempo, el
ejecutivo promedio tiene entre 200 y 300
horas de trabajo atrasado.
Aristteles ha dicho: "El hombre sabio
nunca tiene prisa". Pero, qu quera decir con
esto? Sabra algo que nosotros
desconocemos o hemos olvidado?
Para poder comprender el tiempo y su
efecto en nuestras vidas, es necesario darnos
cuenta de que el tiempo no es un fenmeno
fsico, sino mental, cuya principal
caracterstica no es la extensin, sino la
intencin. Por eso, no podemos aplicar el
concepto fsico de tiempo al tiempo mental.
Malgastamos nuestra energa mental cada
vez que nos obsesionamos con la eficiencia y
la productividad, sin preguntarnos acerca de la
importancia de las tareas que realizamos.
Desde este punto de vista, el mayor problema
que genera la cantidad abrumante de actividad
a que estamos enfrentados da a da se refiere
a la fuerza que tiene para quitarnos nuestra
posesin ms valiosa: nuestra atencin.
Cuando enfocamos nuestra atencin en la
eficiencia sin fijarnos en cmo las actividades
se conectan con nuestro propsito en la vida,
as como con nuestras fortalezas y nuestra
fundacin personal, es inevitable que
malgastemos el tiempo.
Para aquellos que estamos muy ocupados,
lo mejor que podemos hacer es dar un paso
atrs, no tanto de nuestras actividades, sino de
nuestros pensamientos. Ninguna persona
puede tener prisa cuando existe una relacin
de calma entre la mente y el cuerpo. Por lo
tanto, antes de que tratemos de enfrentar la
cuestin del tiempo como un problema, el
problema de cmo administrar nuestras vidas,
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tenemos que escucharlo simplemente como
una pregunta, la pregunta acerca de quines
somos.
Por lo tanto, el primer paso que tenemos
que tomar cuando queremos hacernos cargo
de nuestro tiempo y nuestras vidas, es realizar
un anlisis a fondo de nuestras caractersticas
personales, de nuestras preferencias y de la
visin que tenemos para nuestra vida. Slo
basndonos en este anlisis vamos a poder
utilizar efectivamente el aporte que nos
pueden entregar las distintas "tcnicas" de
administracin del tiempo.
Algunas de estas tcnicas incluyen:
1. Entienda la diferencia entre horas de
trabajo y horas productivas: Tenemos que
ser extremadamente sinceros con nosotros
mismos. Ninguna persona es capaz de
generar ocho horas (o ms) de trabajo
productivo cada da, aunque nos gustara
que as fuera. Al contrario, la mayora de
las personas son realmente productivas un
tercio de su tiempo. Es por ello que usted
tiene que ser todava ms cuidadoso con
cmo utiliza su tiempo.
2. Sea selectivo con respecto a las personas
que le rodean: Todos hemos tenido una
cantidad importante de personas que no
generan ningn aporte a nuestras vidas y
lo nico que logran es hacernos perder el
tiempo. Tenemos que ser muy cuidadosos
y, en cierta medida, "egostas" con nuestro
tiempo. Tenemos que darnos cuenta de
que "la mayora de las personas van a
tomar tanto tiempo como les
permitamos". Es por ello que tenemos que
tenemos que ser extremadamente
selectivos con respecto a quines tienen
acceso a nuestro tiempo. Obviamente,
esto no es fcil. Es una decisin que
tenemos que tomar da a da, minuto a
minuto.
3. Sea selectivo con las reuniones: Hay
algunas personas y organizaciones que
tienen una tendencia "enfermiza" hacia las
reuniones. Muchas veces, se llama a una
reunin para discutir algo que fcilmente
podra haber sido tratado por telfono o e-
mail. Otras veces, se cita a una reunin
simplemente porque la persona no est
dispuesta o en condiciones de tomar una
decisin por su cuenta. Se utilizan las
reuniones y el "equipo" para evadir la
responsabilidad de las decisiones.
Despus de todo, si la decisin fue
equivocada, fue una decisin "de todos".
Adems, es muy fcil sentirse
importante cuando uno tiene una gran
cantidad de reuniones a las cuales asistir.
Pero, en realidad, la cantidad de reuniones
normalmente no est relacionada con
nuestro nivel de productividad.
4. Sea puntual: No podemos esperar que los
dems respeten nuestro tiempo si no lo
hacemos nosotros primero. Una vez una
persona me dijo que slo haba dos
razones para llegar tarde a una reunin
con ella: 1) estoy muerto; o 2) quiero
estarlo. Despus de ese comentario, es
fcil entender la importancia de la
puntualidad.
5. Utilice efectivamente la tecnologa: El
telfono, fax, e-mail, y otras tecnologas
se supone que nos deberan ayudar a
manejar ms efectivamente nuestro
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tiempo. Sin embargo, son algunos de los
elementos que ms nos interrumpen y
disminuyen nuestra productividad. El
problema es que cuando suena el telfono,
no podemos saber la prioridad que tiene lo
que desea conversar la otra persona.
Personalmente, soy un fantico del e-
mail. Pero entiendo que tiene ciertos
problemas. Algunas personas esperan que
uno responda sus mensajes en forma
inmediata y marcan con "Altsima"
prioridad mensajes que, desde m punto
de vista, no son tan prioritarios.
Con respecto a la tecnologa, creo que lo ms
sano es darse cuenta de que no tenemos
ninguna obligacin legal o moral de contestar
el telfono o los mensajes cuando llegan.
Somos nosotros los que tenemos que definir
las prioridades y no la persona que est
llamando.
Algunas empresas entregan telfonos
celulares a sus ejecutivos para que estn
ubicables "en cualquier momento". Me parece
que esto es un gran atentado a la privacidad y
estamos renunciando a mucho cuando los
aceptamos. Si uno lo analiza framente, no
hay nada, absolutamente nada, que no pueda
esperar un par de horas. Ahora bien, si es algo
realmente "de vida o muerte", seguramente no
hay nada que usted pueda hacer por telfono o
e-mail.
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