Modulo Inventarios

"Toda empresa debe mantener un nivel de existencia adecuado de bienes que aseguren su operacin eficiente, es
una tarea que implica tener informacin sobre:
Los requerimientos reales en cantidad, tiempo y especificaciones (ventas y fabricacin); la existencia actual, su
estado y localizacin (almacenes); por ltimo y ms importante es determinar las fluctuaciones del suministro
(abastecimiento por compra o fabricacin): tiempos de entrega; fuentes de suministro; costos directos (costos de los
bienes); y costos indirectos (transportacin, almacenaje, empaques, seguros, etc.).
La fluctuacin del suministro de los bienes hacia los almacenes de distribucin puede ser muy inestable, de tal forma
que impida tener una disponibilidad adecuada. Esta es una de las principales razones de ser de los inventarios,
asegurar la disponibilidad de los bienes dentro de la empresa para cubrir sus necesidades al 100%, sin importar los
agentes externos a ella."
Almacenes: Define las instalaciones de la empresa donde se almacena inventario o existe maquinaria y/o equipo de
produccin o de oficina. Se pueden definir mltiples almacenes.
Ubicaciones: Identifica reas especficas dentro de los almacenes con el objeto de tener una localizacin ms
precisa del inventario segn se requiera. Para cada almacn se pueden definir un nmero ilimitado de ubicaciones.
Status de Inventario: Define la disponibilidad o restriccin de uso del inventario almacenado en determinados
procesos.
Unidades de Medida Equivalentes: Relacin de las diferentes unidades de medida en las que se pueden realizar
transacciones de inventario.
Artculos/Productos: Configura parmetros de los bienes y servicios usados en todas y cada una de las
transacciones.
Cdigo de hasta 15 posiciones, cdigo anterior, alias.
Codificacin inteligente opcional.
Registro de hasta tres descripciones y comentarios.
Asociacin de imagen jpg y especificaciones especiales.
Hasta cinco diferentes clasificaciones para uso en reportes o estadsticas.
Control de inventarios por lote o serie, punto de reorden, tiempo de caducidad, etc.
Unidades de medida equivalentes especiales para cada nmero de parte.
Direccionamiento automtico de trminos de crdito, impuestos, etc.
Parmetros de operacin del proceso MRP.
Parmetros de surtimiento y deduccin de inventario a produccin.
Entrada de Inventario: Registra entradas directas de inventario en el almacn, ubicacin, lote o serie y
articulo/producto especificado sin ninguna transaccin comercial asociada.
Salida de Inventario: Registra salidas directas de inventario en el almacn, ubicacin, lote o serie y articulo/producto
especificado sin ninguna transaccin comercial asociada.
Traspaso de Inventario: Movimientos de inventario de un nmero de parte de un almacn, ubicacin y status origen
a un almacn, ubicacin y status destino.
Clasificacin ABC de Artculos/Productos: Realiza la clasificacin ABC de Artculos/Productos en base a las
salidas justificadas de inventario y su costo. Emite reporte de clasificacin.
Conteo Cclico: Ajustes peridicos de niveles de inventario en base a conteos fsicos rpidos y selectivos
considerando clasificacin ABC.
Inventario Fsico: Control y seguimiento del proceso de levantamiento de inventario fsico. Detecta e identifica
diferencias y realiza los ajustes necesarios.
Generacin automtica de marbetes.
Generacin manual de marbetes.
Congelamiento de inventario para continuar con la operacin de Advanta
TMB
.
Registro de primer y segundo conteo.
Ajuste de nivel de inventario en Advanta
TMB
.
Transacciones Interalmacenes: El control de activos fijos permite:
Complementar informacin adicional del activo fijo que se desea controlar.
Definir parmetros para la depreciacin mensual automtica.
Control y registro de asiganacin y uso del activo.
Generar programa de mantenimiento preventivo.
Registro del mantenimiento efectuado.
Transacciones Interalmacenes: Transferencia documentada y controlada de inventario entre diferentes almacenes:
Generacin automtica o manual del requerimiento interalmacn.
Confirmacin explicita del surtimiento.
Embarque de los requerimientos.
Confirmacin de recibo de lo requerido.
Artculos En Consignacin: Control del recibo y pago del inventario a consignacin.
Maquilas: Control del inventario recibido para maquilar, ya sea nacional o de importacin. Control de las
importaciones a travs de programas gubernamentales de apoyo al comercio exterior (PITEX, PROSEC).
Reportes:
Reporte general de almacenes / ubicaciones.
Reporte de seguridad por almacn.
Reporte general de artculos/productos
Reporte de referencia de cdigo actual, cdigo anterior y alias.
Reporte detallado de inventario.
Reporte de histrico de transacciones (kardex).
Reporte de inventario debajo de punto de reorden.
Reporte de mximos y mnimos para deteccin de inventarios obsoletos o escasos.
Reporte monitor de artculo/producto
Reporte de remisiones por traspaso.
Reporte de marbetes.
Reporte de ajustes de inventario fsico.
Diagrama de Inventarios
Requerimientos: Advanta
TMB
permite conocer los requerimientos de los bienes necesarios para la operacin de la
empresa, ya sea por venta o produccin. Las ventas transmiten los requerimientos de productos para vender a travs
de rdenes de venta. Los pronsticos de ventas determinan las necesidades futuras. Cada producto fabricado tiene
su ingeniera que determina las cantidades necesarias de materias primas, componentes e insumos; los cuales son
transmitidos a los almacenes a travs de las listas de materiales de las rdenes de trabajo.
Existencia actual: Advanta
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permite el seguimiento de las existencias de inventario a travs de varias
herramientas:
Consultas en lnea del nivel de inventario por almacn, ubicacin, nmero de lote, nmero de serie, nmero de
referencia y status.
Monitoreo del inventario neto considerando ventas y fabricacin.
Aseguramiento de la confiabilidad del inventario a travs de los procesos de inventario fsico e inventario cclico.

Modulo Compras
Abastecer a la empresa de los bienes y servicios necesarios en el tiempo, calidad, cantidad y lugar indicados es el
objetivo primordial del rea de compras, sin embargo la tarea no resulta fcil entre ms grande es la organizacin. Se
tienen cientos de solicitudes a la semana y se debe constantemente estar evaluando las prioridades de comprar. No
basta slo el criterio de los compradores y resultan importantes las aprobaciones para evitar realizar compras
innecesarias y que se encuentren fuera de presupuesto. Los controles deben ser ms estrictos y es necesario
introducir la poltica de tener al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores antes de comprar.
En Advanta
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las compras pueden iniciar a partir de una requisicin de compra generada por cualquier empleado
de la empresa o pueden iniciar a partir de una orden de compra generada por un comprador. De cualquier forma se
requerir una o ms aprobaciones. Tanto las requisiciones de compra como las rdenes de compra toman las
condiciones comerciales de cotizaciones de compra si es que estas existen. Al final las requisiciones de compra se
incorporan a una orden de compra. Cada orden de compra es generada y enviada al proveedor para que ste la
presente al momento de la entrega del bien o al concluir el servicio.
Permite especificar moneda de compra y moneda en que se factura.
Las cantidades a comprar se pueden especificar en unidades de medida alternas.
Visualizacin de la imagen del bien durante el proceso de compra.
Integracin 100% con el mdulo de inventarios, operaciones, mantenimiento, cuentas por pagar y contabilidad.
Proveedores: Define parmetros de proveedores de bienes y servicios que permiten la automatizacin de los
procesos de compra, inventarios, cuentas por pagar y contabilidad.
Relacin Proveedor-Artculo: Establece la relacin entre el cdigo del artculo del proveedor y el cdigo del mismo
artculo en Advanta
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, si es que son diferentes; y permite asociarle informacin adicional.
Cotizaciones de Compra: Registra las condiciones comerciales de compra de un bien o servicio con un proveedor
durante un periodo determinado. Si es necesario se puede configurar para que pasen por un proceso de aprobacin
antes de ser usadas en requisiciones u rdenes de compra.
Requisiciones de Compra: Cualquier usuario con acceso a Advanta
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puede registrar sus necesidades de
compra. Slo el usuario que realiza el registro y el comprador asignado pueden modificar o borrar la requisiciones
que se generan.
Confirmacin de Requisiciones: Permite que el comprador asignado confirme y programe la requisicin de compra.
Se selecciona el proveedor definitivo y las condiciones comerciales.
Aprobacin de Requisiciones: Existen hasta 10 niveles de aprobacin considerando monto de la compra, esto es,
segn el monto de la compra se puede configurar Advanta
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para que apruebe la compra de uno a diez
aprobadores. En la pantalla de aprobacin aparecern en forma automtica las requisiciones confirmadas que el
usuario debe aprobar.
La aprobacin puede estar sujeta a un monto presupuestado segn la cuenta contable asociada
Incluir Requisiciones en rdenes de Compra: Incluye en rdenes de compra las requisiciones aprobadas de una
forma fcil y gil.
Seguimiento de Compra: Para artculos cuyo proceso de compra es relativamente largo, se puede llevar un registro
del proceso de compra en los puntos de evaluacin definidos, desde el requerimiento de compra hasta recibir de
conformidad las mercancas compradas.
rdenes de Compra: Lleva el control total del proceso de compra estableciendo las condiciones comerciales. A
travs de la orden de compra se realizan los procesos de recibo de compra y el pago de la misma. De ser necesario,
se le puede asignar una ruta de aprobacin para aquellas rdenes de compra directas que no provi enen de
requisiciones de compra.
Entradas de Inventario por Compra: Registra las entradas de los bienes o servicios comprados:
Incrementa la cantidad recibida de la orden de compra.
Incrementa el nivel de inventario de los bienes recibidos.
Actualiza el costo promedio y ultimo del inventario por almacn.
Registra el histrico de la transaccin de inventario (Kardex)
Registra la cuenta por pagar segn condiciones comerciales en orden de compra.
Para el caso de inventarios perpetuos registro contable del movimiento de inventario.
Ajuste Entrada por Compra: Corrige la cantidad recibida por compra ajustando todos los procesos.
Devoluciones de Compra: Registra las salidas de mercancas por el concepto de devolucin de compra sin
reemplazo:
Incremento en la cantidad devuelta de la orden de compra.
Decremento en el nivel de inventario de los bienes devueltos.
Actualizacin del costo promedio del inventario.
Registro del histrico de transacciones de inventario (Kardex)
Registro de la nota de crdito por devolucin.
Para el caso de inventarios perpetuos registro contable del movimiento de inventarios.
Reportes:
Ficha de datos y General de proveedores.
Cotizaciones de compra.
Rutas de aprobacin de requisiciones.
Requisiciones por diferentes clasificaciones.
rdenes de compra por proveedor, pendientes de recibo o recibos.
Diagrama de Compras
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las compras pueden iniciar a partir de una requisicin de compra generada por cualquier empleado o
pueden iniciar a partir de una orden de compra generada por un comprador. De cualquier forma se requerir una o
ms aprobaciones. Tanto las requisiciones de compra como las rdenes de compra toman las condiciones
comerciales de cotizaciones de compra si es que stas existen. Al final las requisiciones de compra se incorporan a
una orden de compra. Cada orden de compra es generada y enviada al proveedor para que ste la presente al
momento de la entrega del bien o al concluir el servicio.