que confunden los conceptos de informacin y comunicacin. Si ya les he dicho... muchas veces es su respuesta. Y cmo lo hiciste? ... por email... en muchos casos es la respuesta.
A la gente se le puede informar de muchas cosas mediante un correo electrnico; eso ahorra tiempo y aporta claridad. Sin embargo, conectarse con las personas a un nivel ms profundo requiere no slo informacin, sino tambin comunicacin.
La comunicacin cara a cara es bsica para crear un vnculo con los dems. La comunicacin en un contexto de t a t, o en una reunin de equipo, produce un intercambio de energa que mejora la experiencia humana. Las intenciones son ms claras para las partes implicadas y resulta ms fcil alcanzar una respuesta ms enftica. Poder ver a los miembros de tu equipo personalmente o poder generar interacciones sociales mejora las posibilidades de mantener el compromiso del equipo, entre ellos mismo y con el lder.
Por lo tanto comuniquemos ms cara a cara.
Es personal El beneficio ms grande de la comunicacin cara a cara es que es personal. Piensa en las interacciones que tienes con otros y las diferencias entre las interacciones que se realizan por telfono o en lnea; y aquellas que se realizan en persona. Cuando interactuamos con otros uno a uno es ms fcil formar un vnculo o conexin. En los negocios, los gerentes que se esfuerzan por comunicarse con los empleados cara a cara pueden construir relaciones fuertes y reforzar la confianza.
Comunicacin no verbal La comunicacin cara a cara ofrece beneficios que otros tipos de comunicacin (por ejemplo, correo electrnico o telfono) no pueden ofrecer. Cuando nos comunicamos cara a cara podemos ver seales no verbales que tal vez de otra forma no podamos ver. Los correos electrnicos pueden ser fcilmente malinterpretados, mientras que las seales no verbales como sonrer, asentir, cruzarse de brazos, fruncir el ceo, y un montn de otras seales le aaden significado a nuestras conversaciones.
COMUNICACIN TELEFONICA El telfono es un instrumento comercial y empresarial bsico e imprescindible en la comunicacin con nuestro entorno, de uso cotidiano el que hacer diario de toda empresa y es uno de los aspectos bsicos incluidos en la atencin al cliente. A veces comunicarse verbalmente no es tarea fcil, si adems aadimos, que no se ve a la otra persona, ah la tarea se complica. En una poca como en la actual, dominada casi exclusivamente por la imagen el telfono es un excelente aliado para transmitir imagen empresarial y de buen profesional. La accin de descolgar El telfono y contestar es una carta de presentacin, debemos pensar siempre que la primera impresin es la que cuenta. ACTITUDES AL TELEFONO Positivas Sonrisa Tacto Cortesa Escucha activa Inters de resolucin Inters por la persona Negativas Desviacin del problema Escucha negativa, pasiva o desinteresada Agresividad Impaciencia
NORMAS DE CORTESIATELEFONICA Para llamar Saludar e identificarnos con nuestro nombre, con el de la empresa a la que pertenecemos, nuestro cargo y el motivo de nuestra llamada. Solicitar comunicacin con la persona que necesitamos hablar. Si nos tienen que llamar dejar nuestros datos, el da y la hora en la que se pueden poner en contacto con nosotros. Cuando se vayan a realizar comunicaciones complejas es bueno tener preparado un guion para los asuntos que no se nos pueden olvidar. Terminar la conversacin amablemente. Para contestar. Nombre de la empresa, saludo, identificacin No demorar la contestacin al interlocutor El auricular se coge con la mano contraria a la que se escribe y tener a mano un bolgrafo y papel Disculparse si hay que abandonar el telfono No debemos ser los primeros en colgar.
REUNIONES EN GRUPO Una reunin, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa, bien sea especficamente convocada para comunicar, es un foro abierto siempre a la informacin, al debate y a la exposicin de las opiniones de los asistentes.
Cuando se utiliza para la comunicacin interna, permite: Planificarla adecuadamente Reunir a varias personas a la vez Escoger selectivamente a los asistentes Exponer claramente los mensajes Dar todas las aclaraciones adecuadas de la informacin a transmitir Adecuar el nivel de la informacin a los asistentes Graduar la informacin transmitida de acuerdo con la asimilacin de los asistentes Formular preguntas Verificar la buena comprensin de las informaciones transmitidas Evaluar el nivel de percepcin de la informacin transmitida Chequear el grado de aceptacin y la reaccin de los asistentes Posibilitar modificaciones o ampliaciones de la informacin transmitida a instancia de los asistentes Gran flexibilidad en la exposicin Recibir, sobre la marcha, comentarios, sugerencias y opiniones de los asistentes Motivar colectivamente Aglutinar a los asistentes alrededor del mensaje Potenciar el liderazgo de la direccin Las reuniones requieren siempre una preparacin previa, que permita a quienes la van a dirigir o moderar, obtener la mxima eficacia de ellas. PRESENTACION FORMAL Del latn praesentatio, presentacin es la accin y efecto de presentar o presentarse (hacer manifestacin de algo o drselo a alguien, proponer, introducir a alguien o algo). Por ejemplo: Doscientos periodistas asistieron a la presentacin del nuevo iPhone, que cont con la participacin de Steve Jobs, Esta tarde tengo una presentacin de la empresa en un hotel cntrico, Tras la presentacin de rigor, el entrenador y el nuevo refuerzo del equipo comenzaron a conversar sobre los objetivos compartidos.
Puede afirmarse que la presentacin es un proceso que permite exhibir el contenido de un tema ante una audiencia. Se trata de ofrecer informacin o hacerla pblica a travs de un discurso, textos, imgenes, vdeos, grabaciones de audio o componentes multimedia. Para muchos profesionales, realizar una presentacin pblica representa un gran desafo; si bien es indispensable contar con dotes de orador, existen diversos consejos que pueden ayudar a cualquier persona a conseguir mejores resultados a la hora de encarar una exposicin: * mantenerse de pie: siempre que las caractersticas de la sala lo permitan, un presentador que permanece de pie de principio a fin inspira ms confianza en su pblico, le demuestra que el tema es tan importante que est dispuesto a invertir todas sus energas en l. Adems, dada la libertad de moverse por el escenario, es posible reaccionar de manera ms efectiva ante la respuesta de la audiencia, as como disminuir las probabilidades de aburrimiento; * contacto visual con la audiencia: si bien muchos profesionales recomiendan fijar la vista en un punto lejano para evitar distracciones, no existe nada ms satisfactorio para el pblico que sentirse parte de un evento. Cuando el presentador se toma la deferencia de establecer contacto visual con varios de sus oyentes, les transmite su respeto por ellos, les da a entender que la presentacin va dirigida a ellos y que no se trata de una simple repeticin de datos previamente memorizados; * conocer en profundidad el contenido: previamente a la presentacin de un tema, es indispensable sumergirse en l, poder defenderlo sin necesidad de estudiar un discurso. Independientemente de la afinidad que uno sienta naturalmente por el contenido, debe autoconvencerse de su validez y de su importancia para luego poder transmitirlas al pblico. Adems, siempre es bueno estar preparado para las potenciales preguntas espontneas, cuyas respuestas generalmente no se encuentran en el libreto; * enviar mensajes claros: cuando se busca mostrar un producto o servicio a una audiencia por primera vez, es importante enfocarse en los puntos fundamentales y dejar los detalles para futuras presentaciones. El exceso de informacin es contraproducente, dado que confunde al pblico, lo cual puede resultar en un fracaso muy difcil de revertir; * valerse de ancdotas: sin necesidad de recurrir al humor, la narracin de historias de carcter cotidiano puede ser muy til para romper momentneamente con los tecnicismos y atraer a la audiencia, presentndole un terreno ms conocido. Por ejemplo, si se intenta describir la revolucionaria interfaz de un programa informtico, resulta ms amigable comenzar diciendo siempre me pregunt si exista la posibilidad de volver nuestro sistema ms amigable, que simplemente detallando sus caractersticas.
MEMORANDO
Memorndum es una palabra latina que significa cosa que debe recordarse. El concepto tiene varias definiciones y usos, segn admite la Real Academia Espaola (RAE).
Un memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Tambin puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar. En el mundo diplomtico, un memorndum es una comunicacin menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos ms importantes. Generalmente, los memorndum diplomticos no se encuentran firmados. Por ltimo, la RAE tambin aclara que un memorndum puede referirse a una nota que se enva por mano a una persona dentro de una misma institucin u oficina, o incluso a un resguardo bancario. Aunque la palabra correcta es memorndum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivacin del plural del vocablo original (memoranda). Por otra parte, el trmino memorndum es usado muchas veces como sinnimo de oficio. Se trata de un documento o comunicacin escrita de carcter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su funcin es relacionar a los rganos administrativos de mayor jerarqua. Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, rdenes e informes. Tambin cumple funciones de invitacin, de felicitacin, de colaboracin y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeracin, el asunto, la referencia y el cuerpo.
CORREO POSTAL
Correo postal es un trmino que denota relacin con el servicio de correo y se encuentra, por ejemplo, en apartado postal o cdigo postal (definidos ms abajo). Por otro lado, en el habla cotidiana, se asocia generalmente a la nocin de tarjeta postal, que es una pieza rectangular de cartn o papel grueso que suele incluir una ilustracin por un lado y, por el otro, un espacio para escribir.
El envo de una postal no requiere de un sobre y, adems, se trata de un servicio ms econmico que la expedicin de una carta tradicional. La ilustracin de las postales suele incluir una fotografa del lugar donde fue comprada; por esta razn, este recurso se utiliza para mantener la comunicacin durante un viaje o para llevar un recuerdo de una ciudad que se visit. El auge de Internet ha convertido a las postales de cartn o papel en objetos de coleccin y poco usados en la prctica. Las postales digitales, que se envan a travs del correo electrnico y que permiten la inclusin de animaciones, las han reemplazado. Entre las ventajas de las postales digitales, se encuentran la inmediatez y el bajo o nulo costo. La lenta desaparicin de las cartas y las postales, para ser reemplazadas por sus alternativas digitales, lejos est de representar un mero cambio de medios. Aos atrs, muchos aos ya, el envo de una nota escrita a mano, con imperfecciones, con una escritura nica, con lgrimas, besos, dibujos, garabatos y todo tipo de ornamentos absolutamente personales mantena vivo un lazo de una forma ms espontnea, menos cotidiana. Cuando alguien emprenda un viaje, sus seres queridos esperaban ansiosos las noticias, sin saber con certeza cundo o si stas llegaran. Por otro lado, si se piensa que los telfonos mviles con acceso a Internet permiten acortar las distancias las 24 horas del da al punto de volverlas casi insignificantes, no necesariamente deben ser considerados un paso atrs en las relaciones humanas. Este dilema debera resolverse de una manera ms generosa: escoger el sistema de comunicacin con el cual contaminemos menos el planeta, destruyamos menos bosques, dejemos a menos especies animales sin hbitat. El adjetivo postal, por otra parte, permite crear varios conceptos. El cdigo postal es una combinacin de nmeros y/o letras que funciona como clave de un distrito y que ayuda a la clasificacin y distribucin del correo. El apartado postal es un sistema que brindan las oficinas de correos, y consiste en el alquiler de una seccin o caja con un nmero que permite al usuario depositar y almacenar su correspondencia. Su principal ventaja por sobre el sistema tradicional es la proteccin de la identidad, muy til en muchos casos. Postal, por ltimo, es un videojuego desarrollado por Running With Scissors que fue lanzado en el ao 1997 para Windows, Linux y Mac OS, con una segunda parte seis aos ms tarde. Se trata de un juego de disparos en tercera persona con una perspectiva principalmente isomtrica, aunque en algunos de los niveles la cmara se posiciona encima de la accin. En cuanto a su aspecto, luce una grfica pintada a mano.
FAX Se denomina fax al envo de un documento o imagen a travs de la lnea telefnica. Por extensin, el dispositivo utilizado para este proceso recibe el mismo nombre, dispositivo que consiste en un telfono y una suerte de fotocopiadora. El fax fue una invencin que tuvo una enorme importancia durante un tiempo relativamente extenso, en la medida en que posibili t compartir documentacin atravesando grandes distancias. Con el paso del tiempo, empero, fue dejando de utilizarse en gran medida por nuevas invenciones en el rea de las telecomunicaciones.
La mquina de fax contiene un receptculo en donde se colocan las lminas de papel. Estas suelen tener una textura especial, distinta a las que pueden encontrarse habitualmente en otros medios. Estos sern el medio en el que se imprimirn las imgenes que se hayan trasmitido desde una lnea telefnica especfica. En un primer momento, las imgenes que podan enviarse carecan de colores y tenan una calidad bastante baja. No obstante con el tiempo, esta circunstancia fue mejorando y se incorporaron variantes con mayor definicin y la posibilidad de agregar colores. Desde el otro lado de la lnea, una persona introduce el documento y este es registrado por una suerte de escner, que digitaliza la imagen y la enva bajo la forma de impulsos por la lnea telefnica.
Dado lo expuesto, puede darse la idea de la gran innovacin que el fax signific hace unas dcadas. En efecto, muchos trabajos en distintos rubros requeran que se transmita informacin desde un lado a otro a una velocidad relativamente alta. El fax supo garantizar una solucin a este problema, permitiendo que los documentos pudiesen intercambiarse con relativa sencillez y en un corto lapso de tiempo. Con el paso del tiempo y un aumento en la calidad de las imgenes, sin duda el valor agregado del dispositivo fue en aumento.
En la actualidad, no obstante, el fax dej de ser un producto de importancia a la hora de intercambiar documentos. El desarrollo de internet garantiza un medio mucho ms eficaz en la medida en que abre todo un nuevo panorama para ese mismo objetivo. As, los documentos pueden compartirse por mail (luego de escanearse) de un modo ms fcil, generalmente con un costo menor, para luego imprimirse si es absolutamente necesario. Con el paso del tiempo, sin duda, el uso del fax quedar cada vez ms en el olvido, configurando una reliquia del pasado que alguna vez fue de gran utilidad.
Existen diferentes tipos de publicaciones internas segn su periodicidad, soporte, forma de difusin, tipo de contenidos, etc. pero fundamentalmente su objetivo comn es mantener informados a todos los miembros de la empresa o entidad sobre la actualidad de la misma.
Los contenidos (noticias, resultados, actividad, productos, etc.), as como otras informaciones intentan fomentar la implicacin de los empleados en la actividad e identidad corporativa de la empresa, para mejorar el clima y la productividad, por lo que habitualmente dependen de los departamentos de Recursos Humanos, Marketing y/o Comunicacin. PUBLICACIONES Fundamentalmente existen dos tipos de soporte para este tipo de publicaciones:
Papel impreso. Versiones digitales.
Ambos tipos de publicaciones tienen sus ventajas e inconvenientes y responden mejor a unos u otros objetivos, pero una combinacin de dichos soportes puede ofrecer resultados ms completos y efectivos desde el punto de vista de la comunicacin.
Revistas internas impresas o House Organ Es el tipo de publicacin interna ms convencional. Su periodicidad y extensin dependen normalmente del presupuesto disponible y del mayor o menor flujo informativo por parte de la empresa.
Habitualmente, debido a los costes de impresin, suelen tener una periodicidad ms larga que las publicaciones online y por tanto sus contenidos deben ser atemporales, puesto que de otra forma pierden vigencia rpidamente, lo cual resta inters a la publicacin y, por tanto, efectividad.
Ventajas de las revistas internas impresas Sus principales ventajas son, por un lado, que estas publicaciones permanecen en el tiempo si sus contenidos son intemporales y tienen el suficiente inters, por lo que es posible ofrecer temas con mayor profundidad.
Por otro lado, al ser un soporte fsico, puede ser transportado fcilmente y ledo fuera del entorno empresarial, permitiendo que su impacto se ample al entorno social y familiar de los empleados.
Publicaciones corporativas internas digitales Suelen ser boletines de noticias o newsletters. Su menor coste facilita que su periodicidad sea ms corta, pudiendo llegar a ser diaria, dependiendo de la cantidad de informacin que la compaa sea capaz de generar.
Es un soporte adecuado para emitir noticias e informaciones de actualidad de extensin no demasiado larga, ya que son publicaciones de difusin inmediata, que permiten realizar ediciones especiales en caso de necesidad para comunicar noticias urgentes, por ejemplo.
Este tipo de publicaciones complementan muy bien a las revistas internas impresas, cubriendo todas las demandas internas de informacin.
Modos de distribucin de las publicaciones online Los modos de distribucin son fundamentalmente el correo electrnico y la Intranet corporativa, pudiendo realizarse desde formatos muy sencillos enviados como un simple pdf adjunto a un email, hasta publicaciones ms elaboradas con programacin en HTML, flash, etc.