Introduccin Conceptos tcnicos centrales Violacin de las condiciones de servicio Qu no se puede hacer en un formulario Qu cosas s se pueden hacer Formularios en Google Apps Algunas manganetas para analizar las respuestas
Introduccin
Los Formularios de Google permiten hacer encuestas y recopilar las respuestas en una hoja de clculo.
Los artculos de ayuda de Google Docs son una buena introduccin al uso de Formularios. Lo que sigue asume que ya ests familiarizado con los formularios, y pretende responder las dudas ms frecuentes.
Este documento se dedica a los formularios de las cuentas comunes de Google Docs. Al final hay una seccin con las ventajas adicionales para las cuentas de Google Apps.
Conceptos tcnicos centrales Un Formulario de Google no es un documento aparte, sino que forma parte de una hoja de clculo. Siempre. Todos los formularios tienen una hoja de clculo asociada. Cuando abrs esa hoja de clculo, notars que tiene un men adicional: el men Formulario (quin lo hubiera pensado). Desde ah pods modificar el formulario y controlarlo por completo.
El formulario funciona mientras est Aceptando respuestas, algo que se verifica en ese mismo men. Eso significa que el formulario est disponible en Internet para que cualquiera lo complete y enve sus respuestas. A la inversa, cuando no est aceptando respuesta, el formulario no est disponible.
Los formularios aceptando respuestas estn disponibles para todo el mundo que conozca la direccin para acceder. No hace falta tener cuenta de Google para completar un formulario. Tampoco hay manera de limitar quin lo completa. En rigor, no se puede:
Identificar quin complet el formulario Evitar que el mismo usuario complete el formulario varias veces Asegurarse que determinado usuario ya complet el formulario
El formulario es totalmente annimo: no releva ms informacin que la que el usuario complet, excepto la fecha y hora a la que lo complet.
El formulario que se disea se usa exclusivamente para que la gente los complete, y no se puede usar el mismo diseo para visualizar las respuestas. Las respuestas se almacenan en la hoja de clculo en una gran tabla, con una fila por respuesta, y una columna por cada pregunta del formulario, y sa es la nica manera de visualizarlas.
Esto significa que si un formulario tiene 50 preguntas, la hoja de clculo tendr 50 columnas.
Violacin de las condiciones de servicio Hay ciertas prcticas que estn consideradas peligrosas, y pueden hacer que Google te bloquee el formulario automticamente. No voy a entrar en detalles, pero por ejemplo nunca deberas solicitar una contrasea en un formulario. No importa que tus intenciones sean buenas, hay mucha gente malintencionada que logra que los usuarios escriban su contrasea privada en los formularios, y luego acceden a sus cuentas personales.
Evit poner un casillero que diga contrasea, password, clave, pin, etc.
Un algoritmo revisa los formularios buscando alarmas de violacin de condiciones de servicio. Cuando encuentra alguna, bloquea el formulario, que queda a la espera de una revisin por un empleado de Google. Puede demorar unos das, el empleado te contactar te explicar el motivo del bloqueo, y los pasos para desbloquear.
Qu no se puede hacer en un formulario Los Formularios de Google tienen pocas opciones. Si quers hacer algo y no encontrs cmo, lo ms probable es que no se pueda hacer. Por ejemplo, hoy por hoy en los Formularios de Google no hay cmo:
Cambiar el color Insertar imgenes Crear temas Insertar enlaces Limitar el uso de formularios a un grupo reducido de usuarios Restringir el acceso de un usuario determinado Visualizar las respuestas de alguna manera diferente a la hoja de respuestas (La plantilla Formulario Plus permite visualizar una respuesta directamente en el formulario, pero no funciona si el formulario tiene varias pginas.) Modificar o personalizar el resumen del formulario Que los usuarios que responden agreguen opciones a una lista de opciones Cambiar el orden de las columnas en la hoja de respuestas Elegir otra hoja para colocar las respuestas Identificar quin respondi (hay un mtodo para lograrlo, que se describe en el foro de Google Docs) Evitar que una misma persona responda ms de una vez Cambiar la pgina final, que le aparece cuando alguien completa y enva el formulario Crear reglas de notificacin para otros usuarios Enviar por correo electrnico ms de 50 formularios por da Responder el correo electrnico: si un usuario recibe un formulario por correo electrnico, debe completarlo y pulsar el botn enviar que est en el formulario; pero no sirve que responda el correo electrnico. Si no puls enviar, los datos que complet se pierden.
Todas las cuestiones de aspecto estn limitadas a unos pocos temas elaborados por Google. Cuando se crea un formulario, Google Docs decide en qu orden coloca las columnas en la hoja de respuestas. Mi consejo, tomarlo como viene, y no tratar de controlar o alterar ese orden, ya que no est pensado para eso.
Qu cosas s se pueden hacer Todas las opciones de los formularios estn concentradas en el men Formulario en la hoja de clculo, y en la edicin del formulario. Ms all de lo evidente, en el foro hay muchas consultas recurrentes sobre estas cosas que s se pueden hacer:
Dividir el formulario en varias pginas Insertar enlaces. Basta escribir la direccin del enlace en la pregunta, por ejemplo http://google.com . No se le puede cambiar el texto, siempre mostrar la direccin del enlace. Hacer preguntas condicionales. Por ejemplo, si en la pregunta de gnero elegs mujer, el formulario podra continuar con preguntas diferentes a si eligieras hombre. Esto no es muy flexible: segn la respuesta se puede elegir en qu pgina continuar, nada ms. Recibir una notificacin cada vez que alguien responda. Esto se controla desde el men Herramientas, Reglas de notificacin. Estas reglas son de gestin personal. Es decir: cada usuario con acceso a la hoja de clculo del formulario gestiona sus propias reglas de notificacin. Un usuario no puede configurar una regla para que notifique a otro usuario. Eliminar respuestas en la hoja de clculo. Basta con eliminar la fila. Mover las filas de respuestas. Insertar respuestas a mano en la hoja de clculo. Mover la posicin de hoja de respuestas dentro de la Planilla de Clculo Google. Crear resmenes propios usando frmulas de hoja de clculo. Ms adelante se describen algunas manganetas para analizar las respuestas.
Formulario Plus Es una plantilla de hoja de clculo que le encontr la vuelta para superar algunas limitaciones. Entre otras cosas, puede identificar quin respondi el formulario, evitar mltiples respuestas de un mismo usuario, y ver las respuestas directamente en el formulario. Se consigue en la galera de plantillas. Nueva interfaz de Febrero de 2013 Durante fines de Enero y principio de Febrero de 2013, Google incorpor un cambio de interfaz para Forms. A la fecha la interfaz antigua ya no est disponible para nuevos formularios, solamente existe para formularios antiguos, creados con esa interfaz.
La nueva interfaz incorpora estas novedades, entre otras:
1. Nueva interfaz, mucho ms fcil de usar Ahora un formulario es un documento de Drive. Como ellos, tiene su propio men y su barra de botones, lo que lo hace mucho ms amigable. Gracias a esto todas las funciones disponibles estn a la vista. Si algo no se ve, es que no se puede :) Se puede guardar con un nombre, duplicar, descargar y hasta compartir!
2. Nuevos temas Hay una gama renovada de temas para formularios. Slo es cuestin de ir a visitarla! Los temas antiguos ya no estn disponibles.
3. Elaboracin colaborativa de formularios Como otros documentos, se puede compartir el formulario para su modificacin. De este modo, varios usuarios pueden estar colaborando en la edicin de un formulario al mismo tiempo. El men Compartir con colaboradores sirve para que lo editen, y no se debe confundir con Enviar formulario, que se usa para que los destinatarios lo respondan.
4. Solucin para listas largas! A veces uno tiene una pregunta tipo lista, con cientos de opciones. Hasta ahora haba que tipearlas una por una, pero ahora se puede copiar y pegar la lista entera! Por ejemplo, supongamos que tenemos la lista en una columna en una hoja de clculo. Seleccionamos el rango, copiar, y luego pegar en el casillero donde ibas a escribir el primer elemento de la lista. El casillero reconoce la lista y genera todas las opciones.
5. Los formularios se desprenden de las hojas de clculo Ahora un formulario es un documento independiente. Basta con crearlo, que acepta respuestas en un repositorio propio, y se puede ver su resumen. En cualquier momento se puede Seleccionar destino de las respuestas, la hoja de clculo donde volcar las respuestas que se reciban. Lo interesante es que se puede elegir una planilla de clculo nueva, o una hoja nueva en una planilla de clculo existente, o una hoja existente. Adems, se pueden tener respuestas de varios formularios diferentes en una misma planilla de clculo (en hojas diferentes, por supuesto). Y se puede cambiar el destino en cualquier momento, dejando las respuestas recibidas hasta ahora en una hoja, para recibir las nuevas en otra hoja.
6. Pantalla final configurable Al terminar el formulario, al encuestado se le presentan estas opciones, que se pueden poner o quitar a piacere: Mostrar enlace para enviar otra respuesta Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario Permitir que los encuestados editen las respuestas despus de enviarlas
Formularios en Google Apps Si no sabs qu es Google Apps, significa que no tens Google Apps, y por lo tanto no tens que preocuparte por lo que sigue. (En este enlace podrs saber ms sobre Google Apps.) Los usuarios de Google Apps tienen un par de funciones adicionales, restringidas a formularios publicados para usuarios del dominio:
Registrar el usuario que responde: En la hoja de respuestas se agrega una columna con el nombre del usuario que envi la respuesta. Evitar que un usuario responda varias veces: As de simple, una vez que un usuario enva la respuesta de un formulario, no podr volver a completarlo.
Estas opciones se activan con tildes en las propiedades el formulario.
Algunas manganetas para analizar las respuestas Si tens algn manejo de hojas de clculo, te resultar muy til para crear tu propio resumen de las respuestas. La idea es agregar una hoja nueva, y colocar ah las frmulas que analizan la hoja de respuestas.
Suponiendo que la hoja de respuestas se llama Hoja1, entonces pods usar estas frmulas, para:
Contar la cantidad de respuestas: COUNT(Hoja1!A:A) Contar cuntos respondieron Mujer a la pregunta de la columna B: COUNTIF(Hoja1!B:B; Mujer). Con un poco de maa se puede hacer una tablita con todas las respuestas posibles y al lado la cantidad de cada caso. Y a partir de ah, un grfico de torta que muestre los porcentajes. Mostrar un dato de la respuesta de la fila X (en este ejemplo el valor X est en la celda A1, y la pregunta que se busca est en la columna B): INDIRECT(B & A1). Con un poco de maa se pueden presentar las respuestas de a una, de una manera ms amigable, con forma de formulario. Cambiando el valor de A1 se cambia el nmero de respuesta que se visualiza.