04/09/2014

Jhon Alejandro Rueda Gmez - Albert Euclides !ndez Ar!"alo - #ie$o Armando Rojas Escamilla
%ni"ersidad del &uind'o
TEMA
3

(A)%*+A# ),E-),A. /%A-A. 0 1E**A. AR+E.
),E-),A #E *A ,-(2RA),3-4 *A #2)%E-+A),3-4 1,1*,2+E)2*2G5A 0
AR)/,65.+,)A
GE.+,2- #2)%E-+A* ,,
GR%72 4
1- Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos generados
por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales,
segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las
secciones, las subsecciones, las series y subseries documentales.

2- Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
Clasificacin documental: Es la fase del proceso de organizacin
documental donde se identifican y establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura de la entidad productora.
Ordenacin archivstica: Es la operacin mediante la cual se unen un
conjunto de documentos, relacionando unos con otros de acuerdo a unos
parmetros establecidos con anterioridad.
Descripcin: Fase que consiste en el anlisis de los documentos de archivo
y de sus agrupaciones y cuyo resultado es tomado como instrumentos de
descripcin y de consulta.

3- Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
La organizacin de archivos es el proceso mediante el cual se realizan tres
procesos que son Clasificacin, Ordenacin y Descripcin. Mientras que si
nos referimos a ordenacin es el proceso mediante el cual se establecen
secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas dentro de las categoras o
grupos definidos en la clasificacin.

4- Qu se refleja con la Clasificacin?
En la clasificacin se establecen agrupaciones documentales diferenciadas.
Este proceso inicia determinando la agrupacin documental ms grande y
finaliza determinando la ms pequea. Para lograr la conformacin de las
series documentales se debe determinar primero las unidades
administrativas y posteriormente las funciones que estn cumplen. Como tal
el proceso culmina con la creacin de las series y subseries documentales
las cuales pertenecen a una unidad administrativa ubicada en la estructura
de la entidad que a su vez ejecuta funciones asignadas.

5- Qu implica la clasificacin?
Implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la
estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo
largo de su gestin.

6- En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno
de ellos?
Los principios en que debe basarse la clasificacin documental son:
Principio de procedencia: Con este principio se identifican los creadores
de la documentacin, que pueden ser institucionales y administrativos.
Orden original: Pretende devolver el orden de los documentos
basndose en la secuencia en que fueron generados para cumplir con
su trmite o funcin.
Funciones: Basndonos en las funciones podemos determinar las series
que corresponden a cada agrupacin documental, ya que estas son el
resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.




7- Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin
en la Clasificacin?
Con base en las funciones realizadas por las oficinas podemos determinar
las series y subseries documentales que pertenecen a cada una de ellas.
Ya que estas son el resultado de las actuaciones de cada dependencia.

8- Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Los pasos metodolgicos de la clasificacin son los siguientes:
Identificacin de productores: Para esto se debe inicialmente identificar
las agrupaciones documentales a partir de la informacin obtenida en
los actos administrativos de la creacin y reestructuracin de la entidad,
no dejando de lado los organigramas.
Estructura orgnica: Se recopila la informacin de los actos
administrativos donde hayan cambios en la estructura y la jerarqua de
la entidad, ya que con esto se requiere poder codificar las dependencias
y las series documentales que corresponden a cada una de ellas.
Series Documentales y Asuntos: Estas se identifican con las funciones y
actividades realizadas por cada dependencia.

9- Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
Una unidad documental es una unin de documentos, en pro de generar
una accin administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin
con motivo de su creacin. Una unidad puede ser simple o compuesta y
esto depende de los documentos que hacen parte de la unin.

10- Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una
- Unidad Documental Simple: Es la que est conformada por una sola
tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva.
o Actas de reunin: posee un orden consecutivo y cronolgico
o Resoluciones: posee un orden consecutivo y cronolgico.
- Unidad Documental Compuesta: Es la que posee varias tipologas
documentales que van relacionadas entre s por algo en comn.
o Historias Laborales: Posee copias de documentos de identidad,
certificados, etc.
o Proceso: posee documentos relacionados con el procesado,
llegando a tener variedad en las tipologas documentales que lo
conforman.

11- Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, microfilme,
etc) y con los caracteres internos especficos para cada uno, los cuales
determinan su contenido. Se clasifican dependiendo la actividad, entre
estas podemos encontrar:
Actividades personales:
o Diario: Registra eventos en orden cronologico
o Ensayo: Escrito breve donde se expone, analiza y comenta un
tema.
Actividades administrativas:
o Hojas de vida: Resumen escrito y ordenado de los funcionarios
o Leyes: Disposiciones tomadas por el Congreso o por Asambleas
Nacionales
Actividades econmicas:
o Recibos: Constancia del pago de un producto o servicio.
o Libros de contabilidad: Registros contables
Actividades judiciales:
o Autos: Resuelve incidentes judiciales.
o Dictamen: Opinion sobre un tema.
Actividades religiosas:
o Acta de Bautismo: Registro de las personas
o Visita Pastoral: Registro de la inspeccin de un obispo a una
parroquia

12- Segn el Artculo 9del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos
procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las
actividades que se realizan en cada uno de dichos procesos, teniendo en
cuenta lo indicado en el Decreto 2609, ilustre con fotografas cada uno de
los procesos.

ENTIDAD: Alcalda Local de Engativ
ENCARGADO: Oscar Alonso Cepeda
Planeacin: Ellos realizan un diagnstico sobre los requerimientos que
realizan las personas de la comunidad con el fin de planear mecanismos
que mejoren los tiempos de atencin y respuesta a las solicitudes.
Adicionalmente se integran los tramites en formatos preestablecidos con el
fin de manejar la mismas clases de documentacin.
Produccin: Se imprimen formatos para la elaboracin de las querellas,
donde al ir el usuario debe diligencias informacin estandarizada sobre la
queja que tiene.


Gestin y tramite: En el caso de las querellas estas luego de ser
interpuestas por el querellante son estudiadas y tratadas por profesionales
hasta que se les da solucin luego de esto se notifica a los implicados y se
da por cerrado el proceso.


Organizacin: Cuando la querella es resuelta y se le da cierre, es
organizada por cronolgico, se le retiran materiales abrasivos y se folia.



Transferencia: Luego de realizar el proceso anterior pasar de estas en el
archivo activo al inactivo donde se conservaran indefinidamente.



Disposicin de los documentos: Con respecto a este proceso se realiza
la digitalizacin de las querellas para facilitar las consultas y con ello
garantizar la preservacin del archivo fsico por ms tiempo.




Preservacin a largo plazo: Se realiza a travs de la digitalizacin del
expediente y su posterior indexacin en campos como los son el nmero de
la querella, querellante y querellado.



13- Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos
que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su
disposicin final, siendo esta su eliminacin o conservacin total. Esto se
debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creacin
por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios (cuando el documento es utilizado
para la administracin) y secundarios (valor para investigacin histrica) de
cada documento.
- Primera edad: Desde la creacin del documento y el trmite de
informacin que contiene.
- Segunda edad: Informacin que no es consultada frecuentemente pero
que an tiene algn valor sea primario o secundario por el cual debe
conservarse para una consulta.
- Tercera edad: Documento que tiene valor secundario o permanente, que
se utiliza como documento investigativo.

14- Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una
organizacin?
Es el rea que se relaciona con el manejo y distribucin interna y externa
de las comunicaciones generadas o recibidas por la institucin y la
administracin del sistema de correo.
La importancia de una Unidad de Correspondencia es centralizar toda la
correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas
administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera
oportuna, rpida y eficaz. Con esto se contribuye con la agilizacin de los
procesos internos, a travs de un sistema de red para el control de la
documentacin interna y externa a fin de cumplir con los objetivos de la
institucin para alcanzar los niveles mximos de eficiencia.


15- identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico).

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los
cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de
acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de
Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin
por ser de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se
conservan ms de cincuenta aos.
Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente.
Corresponde a los archivos histricos.
Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de permanencia
de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir
los siguientes trminos:
Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es
un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.1.
Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental
es un listado de las series documentales correspondientes a fondos
acumulados, 1
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.2
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus
caractersticas especficas..


16- Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin.
Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular
externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo
15 de 2013.

Alejandro: CONTRATO
El contrato inicia desde la presentacin de la propuesta en la
licitacin donde posteriormente se le notifica al interesado
acerca del otorgamiento del contrato. Posteriormente se
realiza la firma del contrato y el contratista paga las plizas
que cubrirn la realizacin de las labores por parte del
contratante y el contratista. Posterior a esto en el expediente
se irn incluyendo informes, soportes de pago y
documentacin relacionada con el contrato hasta que se da
por terminado tanto por trminos de tiempo como por la
culminacin de la labor contratada y con ello se realiza el acta
de terminacin del contrato. La entidad guarda el contrato para
una consulta futura.
VALOR PRIMARIO

Alberth: MEMORANDO
El memorando es generado en el rea de talento humano, con
el objetivo de informar al empleado sobre diversos temas
laborales, se imprimen dos copias las cuales son llevadas al
empleado quien firmara una copia que ser devuelta al rea
encargada y la otra copia queda como soporte del empleado.
Con respecto a la que fue devuelta al rea de talento humano
es archivado en orden cronolgico en el expediente del
funcionario y conservado all para una consulta futura.
VALOR PRIMARIO

Diego: INFORME MENSUAL
El informa mensual como su nombre lo indica es generado a
fin de cada mes con el objetivo de hacer una descripcin
detallada de las labores realizadas en el mes que culmina.
Este luego de ser elaborado es presentado en una reunin
donde se valida y se da a conocer a los interesados en llevar
el control de las actividades mes a mes. Posteriormente se
archiva y queda como soporte de consulta.
VALOR PRIMARIO






CONCLUSIONES


Las compaas y organizaciones ms variadas comparten el hecho de generar
una gran cantidad de documentos en papel. Debido a esto, se requiere la
implantacin de un sistema de gestin empresarial que nos facilite la organizacin,
conservacin, resguardo y consulta de toda esta informacin.

La informacin, en los tiempos actuales, se perfila como la columna vertebral de
una empresa. Por ello, es preciso que cualquier firma, independientemente de su
sector, se valga como complemento indispensable de un sistema de gestin
documental.

































WEBGRAFIA


- Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparen
cia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf

- Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparen
cia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf

- Circular Externa AGN 002 de marzo 6 de 2012
http://190.26.215.130/?idcategoria=6336#

- Cartilla de Clasificacin Documental del Archivo General de la Nacin
http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

- Cartilla de ordenacin documental del Archivo General de la Nacin
http://190.26.215.130/?idcategoria=2329