Sesion 08 Gestion de Comunicaciones

INSTITUTO CIENTFICO DEL PACFICO GESTIN DE PROYECTOS - PMI
INSTITUTO CIENTFICO DEL PACFICO - ICIP

SESIN 08 GESTIN DE
LAS COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES


10. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del
proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor
parte de su tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en
el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos
a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes interesados que
pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles
de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la
ejecucin o resultado del proyecto.

El Grfico 10-1 proporciona una descripcin general de los procesos de Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto, a saber:

10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un
enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las
necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la
organizacin disponibles.

10.2 Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de
acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.

10.3 Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.

Estos procesos interactan entre s y con procesos de otras reas de Conocimiento,
como se describe en detalle en la Seccin 3 y en el Anexo A1.

Las actividades de comunicacin implicadas en estos procesos a menudo pueden
presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, entre las
que se cuentan:

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos,
organizaciones, el pblico);
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrnicos,
memorandos, discusiones ad hoc);
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre
pares);
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y
Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).


La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin general y a
la direccin de proyectos. Entre estas habilidades, se cuentan:
Escuchar de manera activa y eficaz;
Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensin;
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que ste pueda ser ms
eficaz;
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Investigar y gestionar expectativas;
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo
una accin;
Motivar para proporcionar estmulo y confianza;
Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados;
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos, y
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

Grfico 10-1. Descripcin General de la Gestin de las Comunicaciones del
Proyecto
13.1 Identificar a los
Interesados
1. Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin

2. Herramientas y
Tcnicas
1. Anlisis de Requisitos de
Comunicacin
2. Tecnologa de la
Comunicacin
3. Modelos de Comunicacin
4. Mtodos de Comunicacin
5. Reuniones

3. Salidas
1. Plan de Gestin de las
Comunicaciones
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

1. Entradas
Comunicaciones
2. Informes de Desempeo del
Trabajo
3. Factores Ambientales de la
Empresa
Organizacin

2. Herramientas y Tcnicas
1. Tecnologa de la Comunicacin
3. Mtodos de Comunicacin
4. Sistemas de Gestin de la
Informacin
5. Informes de Desempeo

3. Salidas
1. Comunicaciones del Proyecto
2. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los Activos de
los Procesos de la Organizacin

10.2 Gestionar las
Comunicaciones

10.1 Planificar la Gestin
de las Comunicaciones

1. Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Comunicaciones del Proyecto
3. Registro de Incidentes
4. Datos de Desempeo del
Trabajo
Organizacin

2. Herramientas y Tcnicas
1. Sistemas de Gestin de la
Informacin
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones

3. Salidas
1. Informacin de Desempeo
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambios
3. Actualizaciones al Plan para
la Direccin del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos
de los Procesos de la
Organizacin

10.3 Controlar las
Comunicaciones

Descripcin General de la Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto

10.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar un enfoque y un
plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades
y los requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la organizacin
disponibles. El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque
a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera ms eficaz y eficiente. El
Grfico 10-2 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este
proceso. El Grfico 10-3 representa el diagrama de flujo de datos del proceso Planificar
la Gestin de las Comunicaciones.

Grfico 10-2. Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Entradas,
Herramientas y Tcnicas, y Salidas

1. Plan para la Direccin
del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Entradas

1. Anlisis de Requisitos
de Comunicacin
2. Tecnologa de la
Comunicacin
3. Modelos de
Comunicacin
4. Mtodos de
Comunicacin
5. Reuniones

Herramientas y
Tcnicas

Comunicaciones
Documentos del
Proyecto

Salidas



10.1 Planificar la Gestin
de las Comunicaciones
Empresa/
Organizacin
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
13.1
Identificar a
los
Interesados
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
13.3
Gestionar la
Participacin
de los
Interesados
Documentos
del
Proyecto
.Activos de los
Procesos de la
Organizacin
.Factores
Ambientales de la
Empresa
.Plan para la
Direccin del
Proyecto
.Registro de
Interesados
.Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
.Actualizaciones a
los Documentos
del Proyecto
GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Figura 10-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin de las
Comunicaciones

Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el xito final de
cualquier proyecto. Una planificacin incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar
a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicacin de
informacin a la audiencia equivocada, o comunicacin insuficiente con los interesados
y mala interpretacin o comprensin del mensaje transmitido.

En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza de forma
muy temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del proyecto.
Esto permite la asignacin de los recursos adecuados, tales como tiempo y presupuesto,
a las actividades de comunicacin. Una comunicacin eficaz significa que la informacin
se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y
con el impacto deseado. Una comunicacin eficiente implica proporcionar
exclusivamente la informacin necesaria.

Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el
proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar
ampliamente. Adems, durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar
adecuadamente los mtodos de almacenamiento, recuperacin y disposicin final de la
informacin del proyecto Entre las consideraciones importantes que puede ser necesario
tener en cuenta se incluyen:

Quien necesita que informacin, y quien est autorizado a acceder a ella;
Cuando van a necesitar la informacin;
Dnde se debe almacenar la informacin;
En qu formato se debe almacenar la informacin;
Cmo se puede recuperar la informacin, y
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y
consideraciones interculturales.

Los resultados del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones deben revisarse
con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse segn sea necesario para asegurar
la continuidad de su aplicabilidad.

10.1.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Entradas

10.1.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto

Se describe en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto proporciona
informacin sobre cmo se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

10.1.1.2 Registro de Interesados

Se describe en la Seccin 13.1.3.1. El registro de interesados proporciona la informacin
necesaria para planificar la comunicacin con los interesados del proyecto.


10.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Se describen en la Seccin 2.1.5. El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones
est estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, ya que la
estructura de la organizacin tendr un efecto considerable sobre los requisitos de
comunicaciones del proyecto. Todos los factores ambientales de la empresa que se
describen en la Seccin 2.1.5 se utilizan como entradas para este proceso, ya que es
preciso adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.

10.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

Se describen en la Seccin 2.1.4. Todos los activos de los procesos de la organizacin
que se describen en la Seccin 2.1.4 se utilizan como entradas del proceso Planificar la
Gestin de las Comunicaciones. Entre stas, las lecciones aprendidas y la informacin
histrica son de particular importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento
tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicacin como a los
resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden
utilizar como informacin orientativa para planificar las actividades de comunicacin del
proyecto en curso.

10.1.2 Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Herramientas
y Tcnicas

10.1.2.1 Anlisis de Requisitos de Comunicacin

El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin
de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el
formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin. Los
recursos del proyecto se deben utilizar nicamente para comunicar informacin que
contribuya al xito del proyecto o cuando una falta de comunicacin pueda conducir al
fracaso.

El director del proyecto tambin debe considerar la cantidad de canales o vas de
comunicacin potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones
de un proyecto. El nmero total de canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-
1)/2, donde n representa el nmero de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10
interesados tiene 10(10- 1)/2 = 45 canales de comunicacin potenciales. Por lo tanto,
un componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales del proyecto es la
determinacin y delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu
informacin.


Entre las fuentes de informacin normalmente utilizadas para identificar y definir los
requisitos de comunicacin del proyecto, se cuentan:

Organigramas;
Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto y de los
interesados;
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto;
Logstica del nmero de personas que participarn en el proyecto y en qu
ubicaciones;
Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones dentro del mbito de
las organizaciones);
Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el
pblico o los contratistas), y
Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del
registro de interesados.

10.1.2.2 Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del proyecto
pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar
como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves hasta
reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos
(p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web) a los que se pueda acceder en lnea.
Entre los factores que pueden influir en la seleccin de la tecnologa de comunicacin se
cuentan:

La Urgencia de la Necesidad de Informacin. Es preciso tener en cuenta la
urgencia, la frecuencia y el formato de la informacin a comunicar, ya que pueden
variar de un proyecto a otro y tambin entre etapas de un mismo proyecto.

La Disponibilidad de la Tecnologa. Es necesario asegurar que la tecnologa
requerida para facilitar la comunicacin es compatible, est disponible y es
accesible para todos los interesados a lo largo de la vida del proyecto.

Facilidad de Uso. Es necesario asegurar que la seleccin de las tecnologas de
comunicacin es adecuada para los participantes del proyecto y que se planifican
los eventos de capacitacin adecuados, cuando sea pertinente.

Entorno del Proyecto. Es necesario determinar si el equipo se va a reunir y
operar cara a cara o en un entorno virtual, si van a estar ubicados en una o varias
zonas horarias, si van a utilizar varios idiomas para la comunicacin, y
finalmente, si existe cualquier otro factor ambiental del proyecto, como la cultura,
que pueda afectar a las comunicaciones.


Sensibilidad y Confidencialidad de la Informacin. Es preciso determinar si
la informacin a comunicar es sensible o confidencial y si se necesita adoptar
medidas adicionales de seguridad. Tambin debe tenerse en cuenta la manera
ms adecuada de comunicar la informacin.

10.1.2.3 Modelos de Comunicacin

Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el
intercambio de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las
diferentes etapas de un mismo proyecto. El Grfico 10-4 muestra un modelo de
comunicacin bsico, el cual consta de dos partes, denominadas emisor y receptor. El
medio se refiere al medio tecnolgico e incluye el modo de comunicacin, mientras que
el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que pueda comprometer la entrega del
mensaje. La secuencia de pasos de un modelo bsico de comunicacin es la siguiente:

Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en lenguaje por
parte del emisor.

Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por el emisor a travs
de un canal de comunicacin (medio). La transmisin de este mensaje se puede
ver comprometida por diversos factores (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad
con la tecnologa, una infraestructura inadecuada, la diferencia cultural y la falta
de informacin contextual). A estos factores en su conjunto se los denomina
"ruido".

Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor en pensamientos
o ideas con significado.

Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede indicar (confirmar)
la recepcin del mismo, lo que no significa necesariamente que est de acuerdo
con l o que lo comprenda.

Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y comprendido el
mensaje recibido, el receptor codifica pensamientos e ideas en un mensaje y
posteriormente lo transmite al emisor original.



Codificacin

Decodificacin

Decodificacin

Codificacin

Emisor
Receptor

Ruido
Ruido
Ruido
Transmitir
Mensaje
Reconocer
Mensaje
Retroalimentacin
Mensaje
Medio

Grfico 10-4. Modelo Bsico de Comunicacin

Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo bsico de comunicacin a la hora
de considerar las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de comunicacin,
el emisor es responsable de la transmisin del mensaje, asegurando que la informacin
que est comunicando es clara y completa y confirmando que la comunicacin es
comprendida correctamente. El receptor es responsable de cerciorarse de que la
informacin sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada o
respondida adecuadamente.

Existen numerosos desafos en la utilizacin de estos componentes para comunicarse de
manera eficaz con los interesados del proyecto, tales como los que implica un equipo de
proyecto multinacional altamente tcnico. La comunicacin satisfactoria de un concepto
tcnico de un miembro del equipo a otro miembro del equipo en un pas diferente podra
requerir codificar el mensaje en el idioma adecuado, enviar el mensaje mediante la
utilizacin de diversas tecnologas y aguardar a que el receptor descodifique el mensaje
hacia su propio idioma y posteriormente responda al mismo o proporcione
retroalimentacin. Cualquier ruido que se produzca en el camino puede poner en peligro
el significado original del mensaje. En este ejemplo, existen numerosos factores que
pueden conducir a una comprensin o a una interpretacin incorrectas del significado
del mensaje.


10.1.2.4 Mtodos de Comunicacin

Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la informacin
entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:

Comunicacin Interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio
de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de
asegurar una comprensin comn entre todos los participantes sobre temas
especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas mensajera instantnea,
videoconferencias, etc.

Comunicacin de Tipo Push (Empujar). Enviada a receptores especficos que
necesitan recibir la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin,
pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la
audiencia prevista. Este tipo de comunicacin incluye cartas, memorandos,
informes, correos electrnicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de
prensa, etc.

Comunicacin de Tipo Pull (Tirar). Utilizada para grandes volmenes de
informacin o para audiencias muy grandes, y requiere que los receptores
accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio. Entre estos
mtodos se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las
bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.

Puede resultar necesario que los interesados del proyecto discutan y acuerden los
mtodos de comunicacin a utilizar en el mismo, sobre la base de los requisitos de
comunicacin, las restricciones de tiempo y costo, y la familiaridad y disponibilidad de
las herramientas y recursos requeridos aplicables a los procesos de comunicacin.

10.1.2.5 Reuniones

Se describen en la Seccin 4.3.2.3. El proceso Planificar la Gestin de las
Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo del proyecto a fin de
determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar la informacin del
proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha informacin por parte de los
interesados. Dichos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan a travs de
reuniones, que se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea desde diferentes
ubicaciones, como por ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las
instalaciones del cliente.

Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones
relativas al proyecto. La mayora de las reuniones de proyecto consisten en juntar a los
interesados con objeto de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates
informales se pueden considerar como reuniones, la mayora de las reuniones de
proyecto tienen un carcter ms formal, con hora, lugar y agenda acordados
previamente. Las reuniones tpicas comienzan con una lista de asuntos a discutir, la cual
se hace circular con anterioridad, acompaada de un acta y de informacin adicional

especfica para cada reunin. Dicha informacin luego se distribuye a otros interesados
adecuados, segn sea necesario.

10.1.3 Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Salidas

10.1.3.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones

El plan de gestin de las comunicaciones es un componente del plan para la direccin
del proyecto y describe la forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y
controlarn las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente informacin:
Los requisitos de comunicacin de los interesados;
La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el
contenido y el nivel de detalle;
El motivo de la distribucin de dicha informacin;
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida y para la
recepcin de la confirmacin o respuesta, si corresponde;
La persona responsable de comunicar la informacin;
La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial;
La persona o los grupos que recibirn la informacin,
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales como
los memorandos, correo electrnico y/o los comunicados de prensa;
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el tiempo
y el presupuesto;
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse
a un nivel inferior;
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
Un glosario de la terminologa comn;
Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los flujos
de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los
planes de reuniones, etc., y
Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una
legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la
organizacin, etc.
El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir guas y plantillas para
las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del
proyecto, las reuniones electrnicas y los mensajes de correo electrnico. Se puede
incluir asimismo el uso de un sitio web y de un software de gestin del proyecto si se
han de utilizar en el marco del proyecto.


10.1.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se cuentan:
El cronograma del proyecto,
El registro de interesados.

10.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar, y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con
el plan de gestin de las comunicaciones. El beneficio clave de este proceso es que
permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.
El Grfico 10-5 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este
proceso. El Grfico 10-6 representa el diagrama de flujo de datos del proceso Gestionar
las Comunicaciones.

Grfico 10-5. Gestionar las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y
Tcnicas, y Salidas.

Comunicaciones
2. Informes de Desempeo
del Trabajo
3. Factores Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin.

1. Tecnologa de la
Comunicacin
3. Mtodos de
Comunicacin
4. Sistemas de Gestin de
la Informacin
5. Informes de Desempeo.

1. Comunicaciones del
Proyecto
2. Actualizaciones al Plan
para la Direccin del
Proyecto
Documentos del
Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Entradas

Herramientas y
Tcnicas

Salidas



10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Empresa/
Organizacin
4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
10.3
Controlar las
Comunicaciones
Documentos
del Proyecto
.Informes de
Desempeo del
Trabajo
.Actualizaciones
a los Activos de los
Procesos de la
Organizacin
.Comunicaciones
del Proyecto
.Actualizaciones
al Plan para la
Direccin del
Proyecto
10.1
Planificar la
Gestin de las
Comunicaciones
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
.Factores
Ambientales de la
Empresa
.Activos de los
Procesos de la
Organizacin
.Actualizaciones a
los Documentos del
Proyecto
.Plan de Gestin
de las
Comunicaciones

Grfico 10-6. Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Gestionar las
Comunicaciones

Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y procura asegurar
que la informacin que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada
adecuadamente, recibida y comprendida. Tambin proporciona oportunidades para que
los interesados realicen solicitudes de informacin adicional, de aclaracin y de debate.
Entre las tcnicas y consideraciones para conseguir una gestin eficaz de las
comunicaciones se cuentan:

Modelos Emisor-Receptor. Incorporar ciclos de retroalimentacin para
proporcionar oportunidades de interaccin/participacin y eliminar barreras de
comunicacin.

Eleccin del Medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que es
preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando
informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo
electrnico.

Estilo de Redaccin. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz pasiva,
estructura de las oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de Gestin de Reuniones. Preparar una agenda y abordar los
conflictos.

Tcnicas de Presentacin. Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el
diseo de ayudas visuales.

Tcnicas de Facilitacin. Construir el consenso y superar los obstculos.

Tcnicas de Escuchar. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar
comprensin) y eliminacin de barreras que afectan negativamente a la
comprensin.

10.2.1 Gestionar las Comunicaciones: Entradas

10.2.1.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones

Se describe en la Seccin 10.1.3.1. El plan de gestin de las comunicaciones describe la
forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.

10.2.1.2 Informes de Desempeo del Trabajo

Se describe en la Seccin 4.4.3.2. Los informes de desempeo del trabajo son una
recopilacin de informacin sobre el desempeo y el estado del proyecto que puede
utilizarse para facilitar la discusin y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso,
es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estn disponibles de
manera oportuna.

10.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Se describen en la Seccin 2.1.5. Entre los factores ambientales de la empresa
especficos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan:
La cultura y la estructura de la organizacin,
Los estndares y las normativas gubernamentales o industriales y
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.



Se describen en la Seccin 2.1.4. Entre los activos de los procesos de la organizacin
que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones se cuentan:

Las polticas, procedimientos, procesos y guas relativos a la gestin de las
comunicaciones;
Las plantillas, y
La informacin histrica y lecciones aprendidas.

10.2.2 Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

10.2.2.1 Tecnologa de la Comunicacin

Se describe en la Seccin 10.1.2.2. La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es
una consideracin importante del proceso Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto
puede variar considerablemente de un proyecto a otro y tambin a lo largo de la vida de
un proyecto, el foco se centra en asegurar que la eleccin sea adecuada para la
informacin que est siendo comunicada.

10.2.2.2 Modelos de comunicacin

Se describe en la Seccin 10.1.2.3. La eleccin de los modelos de comunicacin es una
consideracin importante de este proceso. Dado que todos los componentes de la
comunicacin contribuyen para lograr un proceso de comunicacin eficaz y eficiente, el
foco se centra en asegurar que el modelo de comunicacin elegido sea adecuado para el
proyecto que se est llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas las barreras
(ruido).

10.2.2.3 Mtodos de Comunicacin

Se describe en la Seccin 10.1.2.4. La eleccin de los mtodos de comunicacin es una
consideracin importante de este proceso. Dado que pueden existir numerosas barreras
y desafos potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar que la
informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida para
permitir la respuesta y la retroalimentacin.



10.2.2.4 Sistemas de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilizacin de diferentes
herramientas, entre las que se cuentan:

Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados
de prensa;
Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax, correo de voz,
telfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces web con
software de programacin y de gestin de proyectos, software de soporte para
reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas de gestin del trabajo
colaborativo.

10.2.2.5 Informes de Desempeo

Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin de desempeo,
incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronsticos. Informar el
desempeo implica recopilar y analizar de manera peridica datos reales y compararlos
con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y el desempeo del
proyecto, as como pronosticar los resultados del mismo.

Los informes de desempeo deben suministrar informacin a un nivel adecuado para
cada audiencia. Su formato puede variar desde un informe de estado simple hasta
informes ms elaborados, los cuales pueden prepararse con regularidad o de manera
excepcional. Un informe de estado simple puede mostrar informacin de desempeo,
como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada rea (a saber, el
alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Los informes ms elaborados pueden
incluir:

El anlisis del desempeo pasado,
El anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),
El estado actual de los riesgos e incidentes,
El trabajo completado durante el periodo,
El trabajo a completar en el siguiente periodo,
El resumen de los cambios aprobados en el periodo y
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.



10.2.3 Gestionar las Comunicaciones: Salidas

10.2.3.1 Comunicaciones del Proyecto

El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear,
distribuir, recibir, confirmar y comprender la informacin. Entre las comunicaciones del
proyecto se pueden contar: los informes de desempeo, el estado de los entregables, el
avance del cronograma y los costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto pueden
variar considerablemente y son influenciadas por factores como la urgencia y el impacto
del mensaje, su mtodo de entrega y el nivel de confidencialidad, entre otros.

10.2.3.2 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre las lneas base del
proyecto, la gestin de las comunicaciones y la gestin de los interesados. Cada una de
estas reas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeo actual del
proyecto frente a la lnea base para la medicin del desempeo (PMB). La lnea
base para la medicin del desempeo es un plan aprobado del trabajo del proyecto,
con respecto al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones
para el control de la gestin. La lnea base para la medicin del desempeo integra
generalmente los parmetros relativos al alcance, al cronograma y a los costos del
proyecto, pero tambin puede incluir parmetros tcnicos y de calidad.


Los documentos de los proyectos que pueden ser actualizados incluyen, pero no son
limitados a:
Registro de incidentes,
Cronograma del proyecto, y
Requisitos de financiamiento del proyecto.


10.2.3.4 Actualizacin a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden ser actualizados, se
cuentan:

Notificaciones a los Interesados. Informacin que puede suministrarse
a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado
general del proyecto.

Informes del Proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales,
describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros
de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de
Conocimiento (Secciones 4 a 13).

Presentaciones del Proyecto. El equipo del proyecto proporciona informacin
de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto. La
informacin y el mtodo de presentacin deben ser relevantes respecto a las
necesidades de la audiencia.

Registros del Proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir
correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que
describen el proyecto. Esta informacin debera, en la medida en que sea posible
y apropiado, mantenerse de manera organizada. Los miembros del equipo del
proyecto tambin pueden mantener registros en un diario o registro del
proyecto, el cual puede ser fsico o electrnico.

Retroalimentacin de los Interesados. La informacin relativa a las
operaciones del proyecto que se recibe de los interesados se distribuye y utiliza
para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto.

Documentacin de Lecciones Aprendidas. Esta documentacin incluye las
causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva
elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de las
comunicaciones. Es preciso documentar y distribuir las lecciones aprendidas
para que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto del proyecto
como de la organizacin ejecutante.


10.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo
ptimo de informacin entre todos los participantes de la comunicacin. El Grfico 10-
7 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso. El
Grfico 10-8 representa el diagrama de flujo de datos del proceso Controlar las
Comunicaciones.

Grfico 10-7. Controlar las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y
Tcnicas, y Salidas

1. Plan para la direccin del
proyecto.
2. Comunicaciones del
Proyecto
3. Registro de Incidentes
4. Datos de Desempeo del
trabajo
5. Activos de los Procesos de
la Organizacin.
Entradas

1. Sistemas de Gestin
de la Informacin.
2. Juicio de Expertos.
3. Reuniones.

Herramientas y
Tcnicas

1. Informacin de
Desempeo del Trabajo.
2. Solicitudes de Cambio.
3. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
proyecto.
activos de los procesos de
la organizacin.

Salidas



10.3
Controlar las
Comunicaciones
Empresa/
Organizacin
4.2
Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Documentos
del Proyecto
.Informacin de
Desempeo del
Trabajo
.Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin
.Solicitudes de
Cambio
.Actualizaciones
al Plan para la
Direccin del
Proyecto
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
.Activos de los
Procesos de la
Organizacin
.Actualizaciones a
los Documentos del
Proyecto
.Comunicaciones
del Proyecto
4.5
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
13.3
Gestionar la
Participacin
de los
Interesados
4.3
Dirigir y
Gestionar el
Trabajo del
Proyecto
.Plan para la
Direccin del
Proyecto
.Datos de Desempeo del
Trabajo
.Registro de Incidentes

Grfico 10-8. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteracin de los
procesos Planificar la Gestin de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones.
Esta iteracin ilustra la naturaleza continua de los procesos de Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto. Algunos elementos concretos de comunicacin, tales
como incidentes o indicadores clave de desempeo (p.ej., cronograma, costo y calidad
reales frente a planificados), pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras
que otros no lo harn. El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto
deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el
mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.


10.3.1 Controlar las Comunicaciones: Entradas

10.3.2.1 Plan para la Direccin del Proyecto

Se describe en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto describe el
modo en que se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Proporciona
informacin valiosa para el proceso Controlar las Comunicaciones, entre la que se
encuentra:

Los requisitos de comunicacin de los interesados,
El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin y
El individuo o grupo que recibe la informacin.

10.3.1.2 Comunicaciones del Proyecto

Se describe en la Seccin 10.2.3.1. El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las
actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la informacin y las
comunicaciones, as como para liberarlas a los interesados. Las comunicaciones del
proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden variar considerablemente en cuanto
a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad. Entre las
comunicaciones del proyecto se cuentan:

El estado de los entregables,
El avance del cronograma y
Los costos incurridos.

10.3.1.3 Registro de Incidentes

Se describe en la Seccin 13.3.3.1. Un registro de incidentes se utiliza para documentar
y monitorear la resolucin de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la
comunicacin y asegurar una comprensin comn de los incidentes. Un registro escrito
documenta y ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin de los incidentes
especficos antes de una fecha lmite. Durante la resolucin de incidentes se abordan los
obstculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta informacin es
importante para el proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto un
repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega
de comunicaciones subsiguientes.


10.3.1.4 Datos de Desempeo del Trabajo

Se describen en la Seccin 4.3.3.2. Los datos de desempeo del trabajo organizan y
resumen la informacin recopilada, y presentan los resultados del anlisis comparativo
con respecto a la lnea base para la medicin del desempeo.


Se describen en la Seccin 2.1.4. Entre los activos de los procesos de la organizacin
que pueden influir en el proceso Controlar las Comunicaciones se cuentan:

Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros, y
Requisitos de seguridad.

10.3.2 Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

10.3.2.1 Sistemas de Gestin de la Informacin

Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de herramientas
estndar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los
interesados la informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al
desempeo del proyecto. Algunos paquetes de software permiten al director del
proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin
de informes a los interesados del proyecto. Entre los ejemplos de formatos de
distribucin, se encuentran los informes mediante tablas, anlisis en hojas de clculo y
las presentaciones. Las herramientas grficas se pueden utilizar para crear
representaciones visuales de la informacin sobre el desempeo del proyecto.

10.3.2.2 Juicio de Expertos

A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto
de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de accin o intervencin, las acciones
que se deberan emprender, la responsabilidad de emprender dichas acciones y el plazo
para llevarlas a cabo. El juicio de expertos puede ser necesario con relacin a detalles
tcnicos o de gestin y puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con
capacitacin o conocimientos especializados, como por ejemplo:


Otras unidades dentro de la organizacin;
Consultores;
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores;
Asociaciones profesionales y tcnicas;
Grupos industriales;
Expertos en la materia, y
La oficina de direccin de proyectos (PMO).

Luego, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto, determina
las acciones requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a
la audiencia adecuada y en el momento adecuado.

10.3.2.3 Reuniones

El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo
del proyecto para determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar el
desempeo del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de
los interesados. Esos debates y dilogos se facilitan normalmente a travs de reuniones,
las cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea y desde diferentes
ubicaciones, tales como las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las
instalaciones del cliente. Las reuniones del proyecto tambin incluyen debates y el
dilogo con suministradores, proveedores y otros interesados del proyecto.

10.3.3 Controlas las Comunicaciones: Salidas

10.3.3.1 Informacin de Desempeo del Trabajo

Se describe en la Seccin 4.4.1.5. La informacin de desempeo del trabajo organiza y
resume los datos de desempeo recopilados. Estos datos de desempeo normalmente
proporcionan informacin sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle
requerido por los diferentes interesados. Esta informacin luego se comunica a los
interesados adecuados.

10.3.3.2 Solicitudes de Cambios

Se describen en la Seccin 4.3.3.3. El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo
conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de intervencin. Como resultado, se
generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de cambio se procesan
a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5) y pueden
dar lugar a:


Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades,
fechas programadas, necesidades de recursos y anlisis de alternativas de
respuesta a los riesgos;
Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeo
futuro del proyecto, alinendolo con el plan para la direccin del proyecto, y
Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeo negativo futuro del proyecto.

10.3.3.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de
gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin
del proyecto (p.ej. los planes de administracin de los interesados y de gestin
de recursos humanos).


Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso Controlar
las Comunicaciones. Entre estas actualizaciones se cuentan:
Pronsticos,
Informes de desempeo y
Registro de incidentes.

10.3.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden actualizarse, se incluyen
los formatos de informe y la documentacin de las lecciones aprendidas. Esta
documentacin puede pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto para el
proyecto como para la organizacin ejecutante y puede incluir causas de los incidentes,
razones de la seleccin de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas
durante el proyecto.

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