hasta el final. Cmo elaborar la documentacin de un Sistema de Gestin
Cmo hacer que tu documentacin sea sencilla y til y ahorrar cientos de horas de papeleos sin sentido. Marif Montes Luna
Cmo elaborar la documentacin de un Sistema de Gestin 2012
1 Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)
Sobre la autora
Marif Montes Luna es considerada una de las principales Auditoras de Calidad en el sector de Agroalimentaria en Espaa. Ingeniera Agrnoma y Consultora desde el ao 2000, ha dedicado su trayectoria profesional al sector agroalimentario como asesora en los procesos organizativos, productivos y de sistemas de gestin de cientos de pymes agroalimentarias. En el ao 2006 crea Confirmer Servicios de Certificacin liderando, junto con otros tres profesionales del sector, la Acreditacin con la Entidad de Nacional de Acreditacin de Espaa ENAC. Siendo esta la primera certificadora en Espaa en solicitar la acreditacin para la norma ISO 22000 de Seguridad Alimentaria. Durante aos ha combinado su actividad profesional con la docencia, difundiendo sus enseanzas sobre la aplicacin de sistema de gestin tiles, funcionales y que realmente aporten valor a las pymes agroalimentarias. Impartiendo cursos de formacin de seguridad alimentaria y medio ambiental desde empresas con SGS Tecnos, SN Formacin, BVQi.. como directamente a las empresas demandantes de formacin. Actualmente es auditora en activo de las entidades de certificacin Aplus Certificacin y CUALICONTROL-ACI, SAU TUV NORD en Espaa y Sudamrica. Recientemente ha creado el CLUB RESPONSABLES DE CALIDAD, desde donde ayuda a responsables de calidad de las pymes Agroalimentarias a tener un sistema de gestin realmente efectivo, til y prctico. Tambin puedes ver su blog personal, desde donde aporta su visin del sector agroalimentario y la certificacin.
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Aviso legal
La informacin presentada aqu representa el punto de vista de la autora, en ningn caso suponen requisitos a cumplir en el caso de auditoras de certificacin. Esta publicacin tiene nicamente como objetivo informar, la autora no asume ninguna responsabilidad de los errores, inexactitudes u omisiones. Cualquier descuido de estos aspectos no es intencionado.
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ndice
Contenido 1 Introduccin .......................................................................................................................... 4 2 Documentacin de un Sistema de Gestin ........................................................................... 4 2.1 Manual de calidad ......................................................................................................... 5 2.2 Procedimientos documentados .................................................................................... 6 2.3 Instrucciones de trabajo ................................................................................................ 6 2.4 Formularios y registros .................................................................................................. 7 2.5 Documentacin externa ................................................................................................ 7 3 Mtodos de elaboracin de la documentacin .................................................................... 8 4 Gestin documental .............................................................................................................. 9 4.1 Revisin y aprobacin ................................................................................................... 9 4.2 Distribucin ................................................................................................................... 9 4.3 Control de cambios. ...................................................................................................... 9 4.4 Copias no controladas ................................................................................................... 9
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1 Introduccin Como ya sabrs cualquier sistema de gestin (SG en adelante) debe estar documentado con objeto de que sea eficaz y est adaptado a las necesidades reales de tu sistema. Esta gua te puede servir de base para cualquier SG, ya sea de gestin ambiental, gestin de calidad, gestin de seguridad alimentaria y en definitiva, cualquier Sistema que requiera estar documentado. Para que tu empresa u organizacin funcione de forma eficaz, debes adoptar el enfoque que te propone la norma de gestin que tomes de referencia, y es un enfoque basado en procesos. Qu quiere decir esto?: pues que debes identificar y gestionar todas las actividades de tu empresa y la relacin que existen entre ellas. Y una actividad va a utilizar una serie de recursos para transformar unos elementos de entrada en unos resultados de salida. Esto es un proceso. De esta forma conseguiremos un mayor control sobre nuestros procesos que si los gestionamos de forma independiente. La norma de gestin que tomemos de referencia para llevar a cabo nuestra implantacin, no nos va a indicar como deben ser nuestros documentos. S nos indicar cuando debemos mantener un registro o disponer de un procedimiento documentado. Por este motivo la forma en que elaboremos nuestra documentacin es totalmente libre y debe estar adaptada a nuestros recursos y necesidades. Tendremos total flexibilidad en este sentido.
2 Documentacin de un Sistema de Gestin En esta gua vamos a desarrollar una forma de organizar la documentacin del SG de forma jerrquica, siguiendo la estructura de los procesos identificados de la empresa y la estructura de la norma que tomemos de referencia.
Debemos tener claro que la documentacin va a diferir de una empresa a otra, ya que cada depender de su tamao, actividad, complejidad de las operaciones y la relacin que exista entre ellas as como de la competencia del personal. Poltica Manual Procedimientos Registros Cmo elaborar la documentacin de un Sistema de Gestin 2012
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Y por ltima, antes de pasar a ver los tipos de documentos que podemos desarrollar, tener en cuenta que la documentacin puede estar tanto en soporte papel como digital, siempre que est perfectamente controlada y aprobada, como veremos ms adelante. Y con ello tambin quiero decir los registros, ya se acab el tener que firmar con puo y letra los registros, ya vers que sencillo. 2.1 Manual de calidad El manual de calidad es un documento nico e intransferible de cada empresa. Por esto motivo se debe huir de los documentos plantilla. Los manuales pueden ir desde documentos que describen el sistema de gestin completo incluyendo los procedimientos para empresas de pequea envergadura, hasta varios manuales de distinto nivel para empresas de mayor tamao. Por regla general y como mnimo se aconseja que el manual contenga la definicin del alcance del SG, una descripcin de los distintos procesos as como la relacin entre ellos y la justificacin de posibles exclusiones a determinados requisitos de la norma. Y a partir de aqu, se puede ir incorporando toda la informacin que se considere relevante o de importancia. Como una breve descripcin de la empresa, antecedentes, historia En un artculo publicado en mi web te describo brevemente como redactar un manual de calidad simple y efectivo, chale un vistazo. Y como podrs ver en ese artculo no es necesario escribir la Biblia en pasta, pero si te hace ilusin escribir algo ms a continuacin hago un esquema del contenido que puede tener un manual para una empresa de mediano tamao de forma ms generalizada .
Por supuesto lo que si te aconsejo encarecidamente es que el manual sea muy personalizado y no hagas una transcripcin de la norma o un copia-pega del manual de otra empresa.
Alcance y norma de referencia. Revisiones, aprobaciones y modificaciones. Poltica y objetivos. Organizacin, responsabilidades y autoridades. Referencias a la documentacin. Descripcin del sistema de gestin de calidad, procesos y procedimientos. (puede referenciarse con los requisitos de la norma en cuestin.) Anexos necesarios.
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2.2 Procedimientos documentados De igual manera que en el manual, para los procedimientos no hay una regla fija. Pueden estar en soporte papel o digital. Los procedimientos son los documentos que describen un proceso cualquiera, por lo que debers documentarlos de tal modo que rena toda la informacin suficiente como para que una operacin se pueda realizar de un modo eficaz y eficiente. De forma general y la ms extendida, segn he podido comprobar, podr tener el siguiente contenido:
Cada procedimiento deber ser revisado antes de su aprobacin, aprobado, y por supuesto podrs modificarlo cada vez que lo consideres necesario, para lo que tan solo es necesario que identifiques los cambios con respecto a la versin anterior.
2.3 Instrucciones de trabajo No es de obligado cumplimiento para muchas normas el tener este tipo de documento pero si pueden ayudar a la correcta ejecucin del sistema de gestin. El objetivo de las instrucciones de trabajo (IT) ser la descripcin detallada de una actividad o fase de una actividad con el propsito de conseguir un mayor control sobre esa actividad. La estructura y formato de las instrucciones puede ser similar a la del procedimiento, pero te aconsejo que no te extiendas mucho y que sea lo ms acorde a las necesidades del personal afectado, ya que como su nombre indica ser una gua de aplicacin para el desempeo de su trabajo. En la IT se describirn con detalle las actividades ms crticas reflejando paso a paso la actividad, los controles, los responsables, los recursos necesarios, etc. Titulo Propsito del procedimiento Alcance: las areas que va a aplicar Responsabilidades y autoridades del personal implicado en el procedimiento Descripcin de las actividades: se pueden usar diagramas de flujo, tablas, texto y combinacin de todas. Listado de registros asociados Anexos necesarios
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Las IT deben estar ntimamente ligadas a los procedimientos, ya que por regla general ser una derivacin de ellos. Con lo que debers reflejar la relacin entre ambos documentos.
2.4 Formularios y registros Como sabes, los formularios sern los formatos donde se van a registrar los datos que dan evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia. Debern estar perfectamente identificados para su correcto uso e intencin. Los registros sern los formularios ya con datos, de forma que evidencia la realizacin de las actividades establecidas en el sistema de gestin.
Formulario (vaco) Se rellena Registro
2.5 Documentacin externa A parte de toda la documentacin anterior que se genera en un sistema, tambin puede ser necesario el uso y control de documentos externos. Estos documentos pueden ser planos, fichas tcnicas, requisitos legales, etc. Documentacin aportada por el cliente, colaborador, proveedor, administracin, etc.
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3 Mtodos de elaboracin de la documentacin
En primer lugar, debes tener en cuenta que para elaborar la documentacin debes hacer partcipe a todo el personal implicado o involucrado en los procesos y actividades. De esta forma conseguirs adaptarlos mejor a la realidad y, al mismo tiempo, esto tendr un efecto sobre el personal facilitando el entendimiento de los requisitos y posterior cumplimiento, asi como, una mayor motivacin y compromiso. Si te encuentras en proceso de implantacin, o en cambio ya dispones de un sistema que quieres optimizar, estos son los pasos a seguir para la elaboracin o revisin de la documentacin:
1 Identifica los procesos de tu actividad. 2 Relaciona los procesos identificados. 3 Documenta los procesos mediante procedimientos o IT como hemos visto anteriormente. 4 Elabora los formularios adaptados a las necesidades de esos procesos y los requisitos de la norma. 5 Implntalos, revsalos y adptalos. Sigue este orden y no al revs como suele ser frecuente. Sern los procesos los que te indiquen que documentacin elaborar y no documentos ajenos o plantillas prediseadas los que hagan que tengas que adaptar tus procesos a requisitos innecesarios. Y como anotacin importante: Comienza siempre por relacionar los procesos y documentarlos y, una vez hecho esto, elabora el manual como gua resumen de todo tu sistema. Deja siempre la elaboracin y aprobacin definitiva del manual para el final.
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4 Gestin documental 4.1 Revisin y aprobacin Una vez hayas elaborado la documentacin deber ser revisada por personal autorizado antes de su aprobacin, normalmente suele ser Direccin. De forma generalizada ser la aprobacin mediante firma del documento, pero no necesariamente debe ser as. El mtodo de aprobacin ser el ms adecuado a tus recursos. 4.2 Distribucin De nada sirve elaborar la documentacin si posteriormente a su aprobacin, no es distribuido al personal implicado. Pero esta distribucin debe ser controlada tanto al destinatario que se est entregando como la versin del documento entregada. El mtodo o registro de la distribucin ser el ms operativo para la empresa. 4.3 Control de cambios. Los documentos del sistema deben estar vivos, en continua mejora y es por ello que deben ser adecuados y modificados tantas veces como sea necesario. Pero teniendo siempre en cuenta que esos cambios deben quedar identificados. Y una vez modificado el documento debe empezar de nuevo el ciclo de revisin, aprobacin y distribucin 4.4 Copias no controladas Habr ocasiones en la que se haga una entrega o distribucin de documentacin del sistema que no requiera de su control. En este momento se deber reflejar que el documento que se est entregando es una copia no controlada
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Todas estas cosas y mucho ms te las voy a ir enseando a travs del CLUB RESPONSABLES DE CALIDAD.
A travs de mi newsletter te ir llegando ms tips y consejos como estos que s que van a ayudarte y a travs de la web: clubresponsablesdecalidad.com encontrars muchas ms informacin que te van a aportar grandes ventajas para la gestin de tu sistema.
Espero tu visita a menudo, trabajaremos juntos todos esos temas.