Acreditacin: Documento con que se acredita la identidad y el cargo o funcin del portador

y que permite realizar ciertas cosas.

Administracin Documental: Se define como las tcticas y estrategias que promueven el proceso
en los documentos desde el inicio o la planeacin, su recorrido y entrega final a su destino
AFP: Son las entidades autorizadas por la Ley para administrar este rgimen, tales como las
Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones
Aportes: Contribucin peridica a un fondo de pensiones.
Archivo Plano: Documento el cual tienen acceso dos personas tanto la entidad que la trasmite
como la entidad que la recibe
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
Ascenso: Paso de un puesto o categora a otro superior
Banco De Datos: Conjunto de registros organizados que contienen una informacin especfica.
Calidad: Es el conjunto de caractersticas de un producto o servicio que satisfacen las necesidades
de los clientes.
Carta: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
Certificaciones: Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institucin oficial.
Circular: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, diriga a un
grupo especfico de personas tanto interna como externamente.
Comunicaciones: Conjunto de medios que sirven para poner en contacto lugares o personas.
Conservacin Documental: Es el proceso que se debe realizar para mantener todas las
caractersticas primarias de los documentos, garantizando su estado fsico y sus contenidos.
Constancia: Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad.
CRM: "Customer Relationship Management". Estrategia de negocio basada principalmente en la
satisfaccin de los clientes.
Derecho De Peticin: El derecho de peticin es un derecho que la Constitucin nacional en su
artculo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las
autoridades, para que se les suministre informacin sobre situaciones de inters general y/o
particular.
Deuda: es el compromiso de saldar en su totalidad un prstamo realizado ya sea en especie o en
dinero.
Devolucin de saldos: Es la devolucin al afiliado o a sus beneficiarios, segn el caso, del capital
acumulado en la cuenta de ahorro pensional en el rgimen de ahorro individual.
Encargo: es un tipo de variacin del salario permanente ya que es un dinero adicional que le dan al
trabajador sin modificar su contrato y desempeando lo mismo.
EPS: Entidad Promotora de Salud
Gestin Ambiental: es un proceso que est orientado a resolver, mitigar y/o prevenir los
problemas de carcter ambiental.
Historia Laboral: Corresponde a toda la informacin laboral y de cotizaciones de los afiliados al
Sistema General de Pensiones.
IBC: Ingreso Base de Cotizacin. Corresponde a la base para calcular las cotizaciones al Sistema
General de Pensiones.
Icontec: Es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya misin es fundamental para
brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en el mercado
interno y externo.
Incapacidad: Carencia de condiciones, cualidades o aptitudes, especialmente intelectuales, que
permiten el desarrollo de algo, el cumplimiento de una funcin, el desempeo de un cargo, etc.
Ley Mara: licencia la cual permite que el padre de un recin nacido este con bebe y la madre por 8
das y salir de sus acciones laborales las cuales sern renumeradas como un da normal.
Libranza: es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad
empleadora a descontar de su nmina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a
la cancelacin de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se
compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido
Licencia De Maternidad: es un beneficio que la ley laboral ha reconocido a la mujer que ha dado a
luz siempre que este sea cotizante del sistema de salud.
Liquidacin Provisional: Es la accin de clculo previo, de carcter provisional, que hace un emisor
para determinar el valor de un bono.
Memorando: Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.
Nomina: es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios,
las bonificaciones y deducciones.
Novedades: Hace referencia al reporte peridico de las diferentes modificaciones contractuales,
descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacin mensual
y pago de la nmina.
Pacto Colectivo: Es un acuerdo celebrado entre los trabajadores y empleadores no sindicalizados
que solo se podr celebrase si en la empresa no hay un sindicato o sindicatos que agrupen ms de
la tercera arte de los trabajadores.
Planilla Pila: Es un sistema nuevo implementado por el Gobierno Nacional, a travs del Ministerio
de Proteccin Social, que busca facilitar a los aportantes realizar los pagos a la Seguridad Social
(pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensacin Familiar,
ESAP, Ministerio de Educacin, a travs de transferencias electrnicas.
Poa: El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los
responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal u oficina) los
objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
Procedimiento: es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al interactuar,
transforman elementos de entrada y los convierten en resultados
Radicacin: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.
Razn Social: Nombre que identifica a una organizacin.
Recaudo: dinero de los aportes que va dirigido a los fondos de pensiones ya sean privados o
pblicos.
Rezagos: Es toda recaudacin recibida por concepto de contribuciones y aportes a la cuenta de
capitalizacin individual, que no se abone en la respectiva cuenta en la fecha establecida para la
actualizacin, debido a errores en la informacin que la identifica.
Salario Permanente: Es el cual est definido por un contrato laboral a trmino indefinido.
Seguridad Social: fue instituido por la Ley 100 de 1993 y rene de manera coordinada un conjunto
de entidades, normas y procedimientos a los cuales podrn tener acceso las personas y la
comunidad con el fin principal de garantizar una calidad de vida que este acorde con la dignidad
humana, haciendo parte del Sistema de Proteccin Social junto con polticas, normas y
procedimientos de proteccin laboral y asistencia social.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos mnimos respecto
a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el
momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.

Solicitud de informacin: es una peticin formulada ante los sujetos obligados, a travs de la cual
se abre la posibilidad de consultar, sin necesidad de acreditar ningn tipo de inters, los
documentos generados, administrados y resguardados por ellos, tal cual se encuentran en sus
archivos.
Soportes: Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual, electromagntica; este
material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magntica, disco ptico, entre
otros.
Tutela: Es un mecanismo de proteccin de los derechos constitucionales fundamentales de los
habitantes del territorio colombiano.
Vacaciones laborales: son una prestacin social que consiste en el descanso remunerado al que
tiene derecho todo trabajador que hubiere prestado sus servicios a un empleador, durante un ao
calendario, consistente en 15 das hbiles consecutivos.
Verificacin: es el proceso o accin mediante el cual se revisa si una cosa est cumpliendo con
leyes, normas o estatutos establecidos con anterioridad.