Diagnostico Organizacional

1. Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer

la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas
y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las
segundas.
2. 1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la
intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino
usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo
directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y
con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a
realizar los cambios resultantes del diagnstico.
3. 2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para
la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico.3. El
consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma
absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a
las personas que proporcionaron la informacin.4. Tambin debe proporcionar
retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que
se obtuvo la informacin.5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran
medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor
4. Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales:
interpretacin de la informacin
5. El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una
funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas.

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examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicacin,
las prcticas de la comunicacin que tienen que ver con la produccin, la
satisfaccin del personal, el mantenimiento de la organizacin, y la innovacin.
de comunicacin y
Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin,
e
papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin
organizacional.
Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la
entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista
grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la
difusin de mensajes.
descubrir los valores y principios bsicos de una organizacin, el grado en que
stos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que
guardan con el comportamiento organizacional.
ntenimiento y
producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros,
organizacional y el papel de la comunicacin desde la perspectiva de los
miembros de la organizacin.
travs de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras ms
manifestaciones culturales se analicen, ms rico y acertado resultar el
diagnstico.
12. Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas por las
ctuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y
instalaciones, mobiliario y equipo.
ceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En
cuanto a su aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos enfoques: el
ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparacin, el
segundo depende ms de la agudeza de la percepcin del investigador al analizar
los datos.
yectivas.
emplearse para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la
magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o
imprecisa. El mtodo que puede utilizarse para levantar la encuesta es el
cuestionario.
www.imur.com.uy/.../PLAN%20DE%20MARKET ING-
www.dgadp.uady.mx/.../Programa_Diagnosti co_Organizacional

Diagnstico Organizacional

Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la
situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y
reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las
segundas.

En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la
comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y
tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como
historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la
organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una
gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las
variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o
niveles especficos entre los que se van a aplicar.

El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para
perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin.

Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir
algunos requisitos bsicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la
intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino
usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo
directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y
con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a
realizar los cambios resultantes del diagnstico.
2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la
obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico.
3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma
absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a
las personas que proporcionaron la informacin.
4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del
diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin.
5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del
cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Elementos del diagnstico organizacional

Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales:
1.Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos:
1. La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos
utilizados.
2. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos
corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente
(entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor
(observacin).
3. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la
estabilidad del sistema.


Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres aspectos
claves:

El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin.

El almacenamiento apropiado de los datos.

El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

1. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los
elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder
a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin.


Perspectivas del diagnstico organizacional

El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una
funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas.
Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico:
Diagnstico funcional
Diagnstico cultural

Diagnstico funcional

El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista)
examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicacin,
las prcticas de la comunicacin que tienen que ver con la produccin, la
satisfaccin del personal, el mantenimiento de la organizacin, y la innovacin.

Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi
total del diseo y la conduccin del mismo (objetivos, mtodos y la interpretacin
de los resultados).

Objetivos del diagnstico funcional

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y los
diferentes canales de comunicacin.


Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal,
departamental, e interdepartamental.


Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin,
entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia.


Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin
organizacional.


Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin en
el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Mtodos y tcnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la entrevista,
el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el
anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la difusin de
mensajes.

Las tcnicas aplicables son:

Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger
informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una
conversacin personal con los miembros de una organizacin.


Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor cantidad
de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros mtodos; y
facilita el anlisis estadstico.


Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado
que descubre el proceso de difusin de un mensaje en la organizacin, desde su
punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma.
Este mtodo revela el tiempo que toma la difusin de un mensaje, su proceso
comunicativo, quienes bloquean la comunicacin, las redes de comunicacin
informal y la manera como se procesa la informacin.


El anlisis de experiencias crticas de comunicacin. Sirve para conocer las
experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organizacin y la
efectividad o inefectividad de las mismas.


Anlisis de redes de comunicacin. Analiza la estructura de comunicacin de una
organizacin y su efectividad. Se evala quien se comunica con quin, que grupos
existen en la organizacin, qu miembros actan como puente entre los grupos,
los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de la comunicacin y la
cantidad de informacin difundida.


La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros
representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La
entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin organizacional.


Diagnstico cultural

El diagnstico cultural es una sucesin de acciones cuya finalidad es descubrir los
valores y principios bsicos de una organizacin, el grado en que stos son
conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el
comportamiento organizacional.

Objetivos desde la perspectiva interpretivista

Evaluar el papel de la comunicacin en la creacin, mantenimiento y desarrollo de
la cultura de una organizacin.


Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que
tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofa y
valores.


Entender la vida organizacional y el papel de la comunicacin desde la perspectiva
de los miembros de la organizacin.


Categoras de anlisis del diagnstico cultural

Los valores y principios bsicos de una organizacin pueden determinarse a
travs de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras ms
manifestaciones culturales se analicen, ms rico y acertado resultar el
diagnstico.

Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas por las
siguientes categoras y elementos:
Espirituales: Ideologa / filosofa, smbolos, mitos e historia.
Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de
interaccin.
Estructurales: Polticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos,
estructura del poder.
Materiales: Tecnologa, instalaciones, mobiliario y equipo.

Mtodos y tcnicas

El proceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a
su aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el
cuantitativo.

Con el primero se busca la medicin precisa de ciertas variables establecidas de
antemano y su posterior comparacin, el segundo depende ms de la agudeza de
la percepcin del investigador al analizar los datos.

Tcnicas cualitativas aplicables:

Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en
un miembro ms del grupo (observacin participante), o bien por observarlos
desde fuera (observacin no participante u ordinaria). El investigador debe
ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr
su aceptacin y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algn
modo las actividades cotidianas del grupo.


Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que
se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica el establecimiento de un
clima de confianza mutua, comprensin y afinidad emocional entre el entrevistador
y el entrevistado.


Anlisis de documentos. El investigador reunir una coleccin de documentos
diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la informacin que
contienen sobre la historia y caractersticas de la organizacin, y que lo llevarn a
inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.


Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una discusin dirigida.


Dramatizacin. Proporciona datos sobre la percepcin que la gente tiene de
ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.


Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco
estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo organice a su manera,
cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.
Tcnicas cuantitativas aplicables:
Encuesta. La informacin recogida por medio de esta tcnica puede emplearse
para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los
problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El mtodo
que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.








INTRODUCCIN

Cuando se habla de Diagnstico Organizacional, nos referimos al anlisis y
estudio formal de los procesos y la gestin de una empresa con el fin de conocer
las condiciones actuales de funcionamiento. Este procedimiento se realiza a todos
los niveles de la empresa: gerencial, organizacional, funcional, financiero,
administrativo, recursos humanos, planificacin, mercadeo, ventas, seguridad,
entre otros.

Ahora bien, este estudio tiene un costo y en muchas ocasiones es bastante
elevado, por ello los dueos o accionistas de las empresas se preguntan es
realmente necesario el diagnstico en una empresa? por qu realizarlo? qu
beneficios tiene?. El proceso de Diagnstico Organizacional no solo es necesario
sino que es imprescindible en las actuales circunstancias donde el proceso
globalizador avanza dejando atrs una secuela de organizaciones con estructuras
enormes pero poco eficientes que se autodestruan por la falta de visin de su
gerencia.

Este ltimo concepto es muy importante, puesto una gerencia a la altura de las
circunstancias que permita a las organizaciones adaptarse a los nuevos esquemas
mundiales a travs de la innovacin y estructuras gerenciales grupales enfocadas
en la calidad, la motivacin e inspiradas en una visin futurista. Estamos hablando
de los llamados equipos de alto desempeo quienes tienen a la calidad como
principio fundamental en su vida organizacional.

En ese orden, un equipo de trabajo de alto desempeo est orientado a la
productividad y a la competitividad a travs de constantes anlisis interno y
externo de su organizacin, es decir, un Diagnstico Organizacional, el cual
permite la reduccin de costos, el aumento de la productividad, la competitividad,
el sentido de pertenencia y el mantenimiento de altos estndares de calidad, en
otras palabras una Planificacin verdaderamente Estratgica.

Vemos, pues, como es necesario conocer qu somos, dnde estamos y cmo las
hacemos las cosas para luego realizar las correcciones adecuadas fortaleciendo
los aspectos positivos y eliminando las debilidades que tengamos dentro de
nuestras organizaciones. Todo esto con el fin de llegar de una situacin actual a
una deseada. En ese sentido, el Diagnstico Organizacional pasa por tres etapas
importantes, la Diagnosis, en la cual se procede a recabar toda la informacin
necesaria determinando todas las fallas posibles, es decir, es una etapa de
caracterizacin de todos los procesos. Luego le sigue la Prognosis, donde se
determinan los aspectos que han dado origen a las fallas encontradas en los
procesos y en la gestin. Finalmente, la llamada etapa de Prescripcin interviene,
analizando y contrastando la data recabada con un modelo de calidad, o sea, con
un patrn ideal de funcionamiento para luego tomar las medidas correspondientes
para subsanar los posibles problemas.

Es conveniente aclarar que sin la participacin activa y convencida de todos los
actores de la organizacin, desde la gerencia hasta los empleados es imposible el
correcto diagnstico y menos an la implantacin de correctivos adecuados. Aqu
es donde juegan un papel importante los lderes y los equipos de alto desempeo
en cuanto a la motivacin y cambio de actitud de los miembros de las
organizaciones.

Estos procesos de diagnstico pueden ser generales que tienden a realizar una
radiografa funcional y financiera de la organizacin, especfica enfocadas a los
procesos productivos y, finalmente, estratgicos que evalan la posicin de la
empresa con respecto a sus competidores y al entorno que los rodea.



De todo lo anterior podemos inducir que El proceso de Diagnstico Organizacional
est relacionado con dos aspectos principalmente, un Diagnosticador que conozca
los criterios y teoras de evaluacin organizacional enfocadas a la calidad y de
Herramientas de Diagnstico que permita aplicar dichas teoras correctamente.



DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

El Diagnstico es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de
una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones
problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a
un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica.



Las bases del Diagnstico Organizacional es que al igual que las personas, las
empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos para identificar
posibles problemas antes de que stos se tornen graves. Estos exmenes
peridicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el
funcionamiento de las empresas o instituciones. Al ser identificados los problemas
en el funcionamiento de la empresa, surgen acciones mediante un diagnstico
dirigidas a su eliminacin o disminucin que en conjunto constituyen una parte
importante de la planeacin operativa. Debemos notar que en un diagnstico se
est evaluando el comportamiento del sistema. De la misma manera que un
mdico examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento
de una persona sana. No necesariamente un diagnstico organizacional es el
obligado Punto de Partida de un proceso de planeacin, ya que es necesario
saber donde estamos antes de decidir a donde queremos ir y como debemos
llegar a ese punto. El objetivo principal del Diagnstico radica en cuantificar el
estado de madurez actual de la organizacin con los estndares nacionales o
internacionales que debera manejar la empresa, identificando de una manera
rpida, precisa y concisa las reas potenciales de desarrollo en ella.

Las reas que se evalan en una organizacin son: Administracin, Manuales y
documentos, Produccin, Buenas prcticas de manufactura, Seguridad Industrial,
Logstica, Recursos Humanos, Sistemas, Finanzas, Comercializacin.

Funcionamiento del Diagnstico Organizacional

Una de las ideas fundamentales en que se basa el Diagnstico Organizacional es
que en una organizacin es frecuente que sus integrantes sean conscientes de las
manifestaciones parciales de un problema (sntomas) y de que es necesario un
proceso de sntesis (diagnstico) para identificar el problema de una manera clara,
que permita proponer soluciones (terapia).



Factores del Diagnstico Organizacional

Existen 3 Factores en un Diagnstico Organizacional que son importantes tanto
para determinar la problemtica como para dar soluciones:

1.- La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.

2.- La posicin de las empresas en el ciclo de vida de las organizaciones.

3.- El estilo organizacional que prevalece en el sistema social de la empresa.



VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DIAGNSTICO

VENTAJAS

Al aplicarlo se despierta un espritu de grupo

Es participativo

La gente se siente comprometida con las soluciones

Da una estructura lgica a la problemtica

Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para encontrar problemas

Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar
con urgencia y conseguir una mejora inmediata

Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal, hasta que se fijen
el nuevo rumbo, objetivos de la organizacin y se implanten cambios en los
sistemas y procesos de la organizacin

Como metodologa es muy clara y contiene elementos que pueden ser
combinados con otras metodologas para crear enfoques particulares ms
eficientes



DESVENTAJAS

El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para diversas
personas

No todos los grupos sociales estn listos para este tipo de interacciones

El definir problemas despierta expectativas de solucin

Puede provocar conflictos interpersonales

Puede ser manipulado



BENEFICIOS DEL DIAGNOSTICO

Evidentemente al aplicar el Diagnstico en una organizacin lo primero que se
espera es obtener beneficios, de acuerdo a la situacin que se requiera el
diagnstico y de acuerdo al tipo de diagnstico que se aplique se obtendrn
beneficios a corto o mediano plazo, sin embargo, al final del camino los beneficios
se pueden generalizar para todo tipo de organizacin y para todo tipo de
diagnstico de la siguiente manera:



Concienciacin del estado actual de la empresa en un ambiente globalizado.

Identificacin de las reas potenciales de desarrollo organizacional.

Calificacin comparativa de las diferentes reas de a organizacin frente a
empresas de alta categora.

Crear elementos de anlisis para el desarrollo de planes futuros.

Crea las bases para el desarrollo de Benchmarking y para el desarrollo de
Indicadores de Gestin.



CMO SE APLICA?

Como en todo Sistema Participativo el proceso es tan importante como el
resultado ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones
y problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan
importantes como el de identificar y resolver problemas.



El procedimiento general de Diagnstico Organizacional consta de los siguientes
pasos:

Seleccin del Grupo de Trabajo.

Entrenamiento del Grupo de Trabajo.

Generacin de Sntomas Individuales.

Generacin de la Lista Colectiva.

Proceso de Sntesis y Generacin de Problemas.

Clasificacin de Problemas.

Planteamiento de Soluciones.

Generacin de Plan de Accin.



CLASIFICACIN DEL DIAGNSTICO

Cmo se mencion anteriormente cada organizacin tiene requerimientos distintos
de diagnstico debido a que cada problema depende de diferentes variables que
varan de acuerdo al tipo, tamao y funciones de cada organizacin, por esta
razn se han diferenciada tres tipos o mdulos de diagnstico que sern aplicados
de acuerdos a los requerimientos de cada empresa, estos son: Mdulo de
Diagnstico General, Mdulo de Diagnstico Especfico (tambin denominado
Diagnstico Operativo) y Mdulo de Diagnstico Estratgico.