You are on page 1of 106

Da Preguia Produtividade (sem sair do stio)

Optimizar o trabalho para maximizar a vida


Nuno Donato
1 Edio eBook: 1 Outubro 201
!eb"ite o#i$ial: %%%&pre'ui$aprodutiva&pt
WiseAction
%%%&%i"ea$tion&pt
A todos aqueles que vivem e criam
um mundo de ddiva,
ndice
(ntroduo
)re'uia e )rodutividade
)ara *ue "erve e o *ue vai en$ontrar ne"te livro
)arte 1 +etodolo'ia" e "i"tema" de produtividade
,ettin' -hin'" Done .,-D/
0bandonar a Or'anizao e ,e"to de -empo
0 e""1n$ia do m2todo
3a"e 1 4 5e$olher
3a"e 2 4 )ro$e""ar
3a"e 4 Or'anizar
3a"e 6 7 5ever
3a"e 8 7 3azer
9omear $om ,-D
)er'unta" e re"po"ta" #re*uente"
0$tion +ethod
O" $omponente" elementare"
Da teoria : pr;ti$a
)er"onal <anban
9on"truir o "eu pr=prio <anban
+atriz de Ei"enho%er
O" *uatro *uadrante"
3un$ionamento
-2$ni$a )omodoro1
3un$ionamento
Do (t -omorro%
No *uebrar a $adeia
3un$ionamento
0"pe$to" #undamentai" para "e "er produtivo
,erir um $alend;rio
+anter uma boa li"ta de tare#a"
>idar $om email
3o$o v" +ulti4ta"kin'
9urar a pro$ra"tinao
)rioridade": "aber o *ue 2 realmente importante
-irar tempo para "er produtivo
)rodutividade em E*uipa
0"pe$to" $have para a produtividade em e*uipa
Open ?pa$e -e$hnolo'@
)arte 2 E"trat2'ia" para uma +ente )rodutiva
0prendiza'em e +em=ria
?in$ronia de hemi"#2rio"
+elhorar e a$elerar o pro$e""o de memorizar
+apa" +entai"
,uia para um bom mapa mental
+odelo de )laneamento Natural
O *ue 2A
)rop="ito
Bi"o
9omoA
Or'anizar e 0'ir
Corizonte" de 3o$o
Dm 'uia para a vida
9on"truEndo o "eu modelo
?aber de#inir bon" obFe$tivo"
De#inir a meta
Beri#i$ar a meta
(mplementao
E"te livro 2 uma d;diva
0 )rodutividade e Eu
+aterial de 0poio
INTRODUO
PREGUIA E PRODUTIVIDADE
9omear um livro "obre produtividade a #alar de pre'uia pode pare$er ba"tante $ontradit=rio
ouG no mEnimoG e"tranho& )ara muita" pe""oa"G "o doi" $on$eito" *ue "e "ituam em lado"
opo"to" de um e"pe$tro& )ara outro"G $omo euG e"to muito pr=ximo"&
?er; *ue per$o a $on#iana do leitor "e $on#e""ar de"de F; *ue eu pr=prio "ou uma pe""oa
pre'uio"aA Na verdadeG h; uma $itao #amo"a de 5obert Ceinlein *ue no" diz *ue "o a"
pe""oa" pre'uio"a" *ue #azem o mundo avanarG poi" "o ela" *ue pro$uram "empre a
maneira melhor e mai" #;$il de #azer a" $oi"a"&
Na minha opinioG o me"mo "e apli$a a avano" na ;rea da produtividade& )ara un"G
produtividade 2 tudo a*uilo *ue temo" *ue #azer di"$riminado em li"ta" intermin;vei" de
trabalho ;rduo e preo$upaHe"Iavi"o" $on"tante" para *ue nada #i*ue e"*ue$ido& )ara outro"G
"er produtivo "i'ni#i$a "entir4"e realizado $om o" re"ultado" atrav2" da optimizao da #orma
$omo "e trabalhaG para *ue o me"mo .ou mai"/ "eFa al$anado $om um e"#oro mEnimo&
?aber #luir $om e no trabalhoG 2 uma #orma bem mai" inteli'ente de "e viver& O *ue no"
intere""a no 2 $ontar o nJmero de hora" *ue "e dedi$ou a trabalhar& Nem me"mo o nJmero
de tare#a" *ue "e $on$luiu num determinado e"pao de tempo& O *ue 2G entoG a
produtividadeA
No" %ork"hop" e #ormaHe" *ue tenho realizado ao lon'o do" Jltimo" ano"G tive a
oportunidade de en"inar e aprender $om pe""oa" de ramo" pro#i""ionai" bem di#erente":
empre";rio"G $ontabili"ta"G pro#e""ore"G motori"ta"G arti"ta"G alpini"ta"G en#ermeiro"G
advo'ado" e at2 me" a tempo inteiro& 9ada um tem a "ua pr=pria de#inio de produtividade&
Dn" de#endem a *uantidade de trabalho realizadoG o" re"ultado" *ue "o $apaze" de mo"trarG
outro" pre#erem a *ualidade e e#i$i1n$ia do trabalhoG a reduo do tempo utilizado e ainda
outro"G *ue v1em a produtividade $omo al'o meno" tan'EvelG a""o$iado a obFe$tivo" mai"
ab"trato" ou amplo" e "en"aHe" de realizao pe""oal ou pro#i""ional&
9erto 2 *ueG a produtividadeG no pa""a de um $on$eito mentalG *ue $ada um $on"tr=i $om
ba"e na" "ua" pr=pria" e"trutura" p"E*ui$a"& No entantoG para e"tarmo" numa ba"e $omum de
entendimento ao lon'o de"te livroG $onv2m a""entarmo" num "i'ni#i$ado&
Bru$e >ee en"inavaG tanto na" arte" mar$iai" $omo na pr=pria vidaG a "ermo" $omo a ;'ua&
?em #ormaG ma" 'anhando a #orma& ?em lutaG ma" $ontornando o" ob"t;$ulo" #luidamente&
No dever; haver melhore" exemplo" e analo'ia" para e"te tema da produtividade do *ue
a*uele" en$ontrado" na" arte" mar$iai"G por*ue "aber trabalhar .e viver/G 2 tamb2m uma arte&
No "e trataG portantoG da inten"idade do trabalho e muito meno" da *uantidade& +a" "im da
$apa$idade de $on$entraoG da #luidez e de "er $apaz de atin'ir o" melhore" re"ultado"
po""Evei"G apli$ando o mEnimo e"#oro ne$e"";rio&
A produtividade directamente proporcional nossa capacidade de relaxar -
David Allen
9omo apli$amo" e"te $on$eito ao no""o trabalho do dia4a4diaA ?e a produtividade e"t;
rela$ionada $om o relaxamentoG onde #i$a a ima'em do trabalhador "empre o$upadoA
E"te 2 um outro a"pe$to intere""ante do $on$eito moderno de produtividade& )ara muita"
pe""oa"G "er produtivo impli$a trabalhar muitoG $olo$ar muita ener'ia e e"#oroG ter o
smartphone "empre na mo para re"ponder ao" email" o mai" rapidamente po""EvelG talvez
at2 perder al'uma" noite" ou #in"4de4"emana a adiantar $oi"a" *ue t1m *ue "er #eita"& O *ue 2
i""o de Ktempo livreL ou Kno #azer nadaLA
E"ta 2 uma ima'em *ue temo" *ue mudar& +ai" uma vezG 2 a *ualidade e no a *uantidadeG
*ue no" intere""a&
Foque-se em ser produtivo e no em estar ocupado - Tim Ferriss
Num mundo *ue $ada vez exi'e mai" trabalho $om ateno e dedi$ao *ua"e permanenteG
"er $apaz de de"li'ar e relaxarG para "er produtivoG 2 um "alto *uMnti$o para uma nova #orma
de viver& E pelo impa$to po"itivo *ue e""a nova #orma de e"tar tr;"G *uer #E"i$o *uer mental 2G
para mimG um do" prin$ipai" obFe$tivo" da*uilo *ue en"inoG apoio e pretendo pa""ar $om e"te
livro&
PARA QUE SERVE E O QUE VAI ENCONTRAR NESTE LIVRO
E"te livro "ur'e para $olmatar uma #alha na di"ponibilidade de "e en$ontrar material pr;ti$oG
abran'enteG "imple" e Jtil para todo"G "obre produtividade e optimizao do" no""o"
pro$e""o" mentai" rela$ionai" $om a or'anizaoG de#inio e $on$retizao de obFe$tivo"&
Embora a" #ormaHe" *ue tenho dado ao lon'o do" ano" "e #o*uem na metodolo'ia ,-D 7
poi" a$redito "er a mai" $ompleta e #un$ional de tudo o *ue $onhe$i at2 hoFe 7 F; en"inei em
v;rio" $a"o"G di#erente" metodolo'ia" e t2$ni$a" *ueG *uer pela "impli$idadeG *uer por outra"
$ara$terE"ti$a" di"tinta"G "e apli$am mai" e#i$azmente em $ontexto" ou ne$e""idade"
parti$ulare"&
Nui"G por i""oG reunir ne"te livro a" prin$ipai" metodolo'ia" de produtividade pe""oal e
pro#i""ional& Na )arte 1 vai en$ontrar tanto "i"tema" mai" $ompleto" *ue permitem 'erir e
inte'rar v;ria" ;rea" em "imultMneoG $omo outra" t2$ni$a"G bem mai" "imple"G *ue em muito"
$a"o" pare$em "er o *ue muita" pe""oa" pro$uram para re"olver pe*ueno" problema"& (n$lui
ainda uma "e$o dedi$ada : produtividade em e*uipa" e melhormento de reuniHe"&
+a" "e #i$a""emo" por aEG no e"taria a partilhar tudo a*uilo *ue $on"idero Jtil ne"te Mmbito
da produtividadeG de um trabalho optimizado e de uma vida melhor& C; tamb2m uma "2rie de
e"trat2'ia"G #erramenta" e m2todo" *ue no" permitem $riar e manter e""a produtividade ideal
u"ando para i""o nada mai" do *ue o no""o pr=prio $2rebro& Na )arte 2 vamo" explorar
al'uma" da" *ue $on"idero mai" importante" e *ue lhe iro permitir optimizar a #orma $omo
vive e trabalha&
PARTE 1
METODOLOGIAS E SISTEMAS DE
PRODUTIVIDADE
GETTING THINGS DONE (GTD)
1
Abandonar a Organiza!o e Ge"#!o de Te$%o
Numa era em *ue o volume e a $omplexidade da in#ormao no param de aumentarG
pre$i"amo" $ada vez mai" de m2todo" e #erramenta" *ue "eFam e#i$aze" em lidar $om todo"
o" $ompromi""o"G *ue $on"$iente e in$on"$ientemente $riamo" na intera$o $om e""a
in#ormao&
O" to #alado" m2todo" e "i"tema" de or'anizao e K'e"to de tempoL "o $ada vez mai"
in$apaze" de provar a "ua e#i$i1n$iaG #a$e a tamanha $omplexidadeG volume e velo$idade a
*ue vivemo" e trabalhamo"& 0 razo pela *ual muita" de"ta" "oluHe" t1m #alhadoG 2 a #alta de
$apa$idade de re$onhe$erem a" di#erente" dimen"He" na" *uai" o no""o trabalho
.re"pon"abilidade"G tare#a"G $ompromi""o"G plano"G et$/ tem *ue "er $lari#i$adoG de#inido e
#eito& No entantoG toda" ela" i'noram e""a $omplexidade ao #o$arem4"e unidire$$ionalmente
ou na or'anizao ou na 'e"to do tempo&
Nual*uer pe""oa *ue tenha : "ua re"pon"abilidade v;ria" tare#a" e "e *ueira "entir mai" em
paz $om ela"G vai $ertamente tomar a ini$iativa de "e Kor'anizarLG e muito provavelmente vai
#az14lo $riando a tradi$ional li"ta de tare#a" .to-do list/& O problema $om e"ta" li"ta" de
tare#a"G 2 *ue O0P do" "eu" $onteJdo"G "o amontoado" $on#u"o" de $oi"a" *ue no e"to
$lara" nem bem de#inida"& -er K$arroL na li"taG 2 uma $oi"a& ?aber *ue *ueremo" #inalizar a
in"pe$o do $arro e *ue a Jni$a pea *ue podemo" mover a$tualmente para atin'ir e""e
obFe$tivo 2 Ktele#onar para a 'ara'em e #azer a mar$aoLG 2 outra $ompletamente di#erente&
Nueremo" dar ateno :*uilo *ue verdadeiramente $hama a no""a atenoG e no deixar *ue a
no""a ener'ia p"E*ui$aG "eFa "ubtilmente 'a"ta $om al'o *ue ainda no "abemo" $laramente o
1 ,-D e ,ettin' -hin'" Done "o mar$a" re'i"tada" da David 0llen 9ompan@&
*ue 2&
Na metodolo'ia ,ettin' -hin'" DoneG de$ompor a""unto" no $laro"G e $lari#i$ar ao
pormenor o $ompromi""o *ue e"tamo" $on"$ientemente a $riar $om $ada um dele"G a""im
$omo identi#i$ar pr=ximo" pa""o" *ue "eFam exe*uEvei"G 2 um do" pro$e""o" #undamentai"
para tran"#ormar po"itivamente *ual*uer "i"tema de produtividade e or'anizao&
?er ba"tante or'anizado $om $oi"a" *ue $ontinuam ab"tra$ta"G tem pou$o impa$to na no""a
e#i$i1n$ia& Q0P da" veze" em *ue temo" tempo e e"pao para trabalhar a partir da" no""a"
li"ta" 7 o $hamadoG trabalho planeado 7 no temo" tempo para pen"ar "obre eleG e""e
pen"amento F; tinha *ue ter "ido #eito ante"R O ideal "er; entoG "aber identi#i$ar in#ormao
de valor *uando ela $he'a at2 n="G $lari#i$;4la em termo" de obFe$tivo"G $ompromi""o" e
pr=ximo" pa""o"G or'aniz;4la num "i"tema $om #erramenta" #un$ionai"G inte'rada" e *ue
permitem um a$e""o r;pido e in#alEvel a in#ormao relevanteG e "aber #azer e"$olha"
intuitiva" "obre a" melhore" a$He" a de"empenharG atendendo : realidade de $ada momento
da no""a vida&
?e a$ha *ue para i"to 2 pre$i"o al'o de muito $omplexoG pen"e de novo& O "i"tema ,-D #oi
de"enhado para "er o mai" "imple" po""EvelG ma" no mai" "imple" do *ue i""o& ?endo
$ompletamente ab"traEdo de *ual*uer #erramenta ou e"tilo de vidaG a "ua #lexibilidade permite
*ue a metodolo'ia "eFa apli$ada a *ual*uer pe""oa e ;rea pro#i""ionalG em *ual*uer ambiente
de "o#t%are ou em "oluHe" de papel e $aneta&
)or*ue dizemo" ento *ue vamo" al2m da $omum 'e"to do tempoA )rimeiroG por*ue o
tempo no "e 'ere& ?e'undoG por*ue 2 irrelevante 7 na maioria do" $a"o" 7 tentar a'endar o
no""o tempo& 0 volatilidade da" "urpre"a" da vida exi'e de n=" #lexibilidadeG i"to 2G
$apa$idade de manobrar a" re"pon"abilidade"G $ompromi""o"G obFe$tivo" pe""oai" e
pro#i""ionai"G a""im $omo tare#a" ur'ente" ou pou$o ur'ente" ma" motivadora"& O importante
2 "aberG a $ada in"tanteG em $ada lo$alG em $ada "ituao e $om $ada nova realidade *ue "e
#az e re#az a $ada momentoG K*ual "er; a melhor #orma de a'irA Nual "er; a pr=xima a$o
mai" ade*uadaAL&
O *ue *ueremo" 2 deixar o tempo de lado e pen"ar para al2m da" limitaHe" de""a dimen"o&
O *ue torna a metodolo'ia ,-D Jni$aG 2 me"mo e""a vi"o reali"ta da no""a natureza
p"E*ui$aG *ue a$eita *ue tanto pre$i"amo" de no" di"$iplinar e or'anizarG $omo de *uebrar
barreira" e permitir pen"ar #ora do normal dando4no" liberdade para "onhar e $riar& S no
en$ontrar do e*uilEbrio entre e"te" doi" extremo"G e no "aber po"i$ionar4no" no mai"
ade*uado a $ada momentoG *ue e"t; a no""a melhor $apa$idade de trabalharG planear e atin'ir
mai" e melhorG $om meno"&
A e""&ncia do $'#odo
9riado pelo norte ameri$ano David 0llenG o m2todo ,-D re"ultou da pe"*ui"a e experi1n$ia
de mai" de 20 ano" a trabalho $om pro#i""ionai" de topo *ueG a$ima de tudoG pro$uravam
en$ontrar um alEvio da $orrida do dia4a4dia& O *ue 0llen "e dedi$ou a #azer #oi en$ontrar uma
metodolo'ia *ue #o""e "u#i$ientemente $ompleta para en'lobar toda" a" ;rea" da vidaG
podendo atrav2" de""a inte'rao dar "oluHe" mai" e#i$aze" na 'e"to da vida e trabalho&
O ,-D a$tua em doi" eixo" prin$ipai"G o eixo horizontalG do controlo e o eixo verti$alG da
perspectiva& 9omeamo" "empre a aprendiza'em e a pr;ti$a pelo eixo horizontalG poi" 2
ne""a ;rea *ue "e "ituam o" prin$ipai" blo*ueio" : no""a produtividade e relaxamento& S aE
*ue e"to o" impedimento" de voarmo" mai" alto .per"pe$tivaG ideia"G "onho"/&
Embora al'uma" pe""oa" "eFam $apaze" de ter boa" de#iniHe" e plano" para obFe$tivo" *ue
*uerem atin'ir a m2dioIlon'o prazoG "onho" ou de"eFo"G 2 $erto *ue a 'rande maioria no
$on"e'ue dar4lhe" o "e'uimento ne$e"";rio& ("to por*ueG tal $omo toda" a" outra" pe""oa"
$om uma vida normalG t1m roupa para lavarG $a"a" a $uidarG pe""oa" a *uem dar atenoG
$onta" a pa'arG et$& Nueremo"G por i""oG $omear lo'o por e"tabele$er um "i"tema *ue "eFa to
e#i$iente *ue no" liberta tempo para a*uilo *ue 2 realmente importante&
0 aborda'em *ue o ,-D #az a e"te de"a#io 2 $on"tituEda por 8 #a"e":
1& 5e$olher 7 identi#i$ar toda a in#ormao de intere""e .#E"i$a ou p"E*ui$a/ e anot;4la
em #erramenta" #i;vei"
2& )ro$e""ar 7 tran"#ormar palavra"G #ra"e" ou ideia" amor#a" em in#ormao $laraG
r;pida e Jtil
& Or'anizar 7 manter um "i"tema de or'anizao *ue no" permita en$ontrar *ual*uer
$oi"a $om o mEnimo e"#oro e tempo po""Evel
6& 5ever 7 #azer o K$he$k4upL para 'arantir *ue o pr=prio "i"tema no tem #alha"
8& 3azer 7 "aberG em *ual*uer hora e "ituaoG *ual a melhor $oi"a a #azer
Um convite mistura
0nte" de pro""e'uirmo" $om a expli$ao detalhada do m2todoG 'o"taria de "alientar dua"
ideia" intere""ante" *ue e"to pre"ente" em ,-D&
Embora em $erto" ambiente" pro#i""ionai" "eFa in$entivada uma "eparao da vida pe""oal
$om a pro#i""ionalG #elizmente $omea4"e $ada vez mai" a entender *ue o ?er Cumano 2 um
todo e *ue a "eparao da" parte" no 2 ben2#i$a& Em ,-DG a$on"elha4"e me"mo a mi"turar a
vida pe""oal $om a pro#i""ional propo"itadamente& 0li;"G no o #azer "eria boi$otar o"
re"ultado" do pr=prio m2todo& 0pena" mi"turando tudo podemo" al$anar o obFe$tivo
m;ximo *ue o ,-D propHe&
?i'ni#i$a i"to *ue vamo" pa""ar a ver #ilme" no trabalho ou pa""ar a" noite" em $a"a a #azer
relat=rio"A 9ertamente *ue no& ?i'ni#i$a "im *ueG do ponto de vi"ta da 'e"to da" tare#a" e
"ua or'anizaoG devemo" "er $apaze" de $on"e'uirG em *ual*uer alturaG ver tudo a*uilo *ue
#az parte da no""a vida& ?= tendo e""a vi"o $ompleta e inte'rada ir; po""ibilitar um
planeamento e e"$olha" mai" a$ertada"&
Em ,-DG at2 o pr=prio $on$eito de KtrabalhoL 2 mi"turado& Nuando u"amo" a palavra
KtrabalhoL podemo" e"tar a #alar de *ual*uer $oi"aG de"de o do$umento a enviar para a
e*uipaG ao planeamento da" pr=xima" #2ria"G "em e"*ue$er de $omprar $omida para o 'ato&
)ara muita" pe""oa" e"ta ideia 2 ba"tante e"tranha e "u"$ita lo'o dJvida" "obre "e "er;
realmente boa& 0*uilo *ue a*ui po""o deixar 2 um $onvite& Dm $onvite : experi1n$ia pr;ti$aG
por*ue no h; outra #orma de viver e "entir o" re"ultado" de"te m2todo de outra maneira&
D1 o bene#E$io da dJvida e experimente&
Do inconsciente para o consciente
-odo" "abemo" *ue vivemo" na era da in#ormao& OuG melhor "eria dizerG na era da
"obre$ar'a de in#ormao& >embro4me de ler *ue no" dia" de hoFeG um Fovem 2 expo"to a
mai" in#ormao no e"pao de um m1"G do *ue uma pe""oa h; 100 ano" atr;" durante uma
vida inteira& )en"e ni"toG num m1" temo" tanta in#ormao $omo numa vida inteira no "2$ulo
pa""ado& No 2 di#E$il de per$eberG ba"ta olhar para a" dezena" de $anai" de televi"oG a
internetG o" smartphonesG a" revi"ta"&&& 2 prati$amente um nJmero in#inito de meio" de
in#ormao&
No entantoG no 2 a exi"t1n$ia de"ta "obre$ar'a de in#ormao *ue 2 re"pon";vel pelo stress&
)elo meno" no dire$tamente& O *ue o m2todo ,-D no" $hama : ateno 2 a relao
$on"$iente ou in$on"$iente da relaHe" *ue e"tamo" $on"tantemente a $riar $om e""a
in#ormao& )or outra" palavra"G "o a*uela" $oi"a" *ue no" de"pertam intere""eG ma" *ue
#i$am i'norada"& 0l'o *ue vemo" num anJn$io *ue pen"amo" poder ter intere""e para n="G
um palavra *ue al'u2m diz *ue no" lembra de um outro a""untoG uma ideia *ue vem en*uanto
andamo" na rua&&& ma" $om a *ual no #azemo" nada&
0 no""a mente 2 "u#i$ientemente e"perta para "aber *ue al'o 2 importante para n=" e por i""o
'uarda e""a in#ormaoG ma" $omo no de$idimo" #azer nada $on"$ientemente "obre e""e
a""untoG ele permane$e na mem=ria&
Nuando i"to 2 repetido v;ria" veze" ao diaG todo" o" dia"G o *ue e"t; a a$onte$er 2 um
a$umular $on"tante de K$oi"a"L& 9o"tumo u"ar a met;#ora do $ole"trol na" art2ria"G *ue vai
entupindo at2 um dia o "an'ue F; no $on"e'uir pa""ar& Da me"ma #ormaG a no""a mente vai
#i$ando mai" $heia e o no""o #luxo de pen"amento e $riatividade vai #i$ando $ada vez mai"
blo*ueado&
O *ue *ueremo"G portantoG 2 trazer para um plano $on"$iente toda" e""a" K$oi"a"L *ue
#i$aram 'ravada" ma" "em *ue lhe" #o""e dada a devida ateno&
(a"e 1 ) Reco*+er
O ,-D impli$a a $riao de al'un" h;bito"& )ara al'uma" pe""oa" "ero #;$ei"G $a"o F;
tenham al'o i'ual ou pare$idoG para outra"G re*uer al'um treino& Dm de""e" h;bito" e talvez
do" mai" importante"G 2 o de e"$rever tudoG $apturar todo e *ual*uer a""untoG ideiaG lembreteG
tare#aG *ue lhe tenha pa""ado pela $abea ou *ue e"teFaG de al'uma #ormaG #i"i$amente : "ua
#rente&
)ara i"toG ne$e""ita apena" de al'o "imple" *ue lhe permita anotar meia dJzia de palavra"&
)ode "er um pe*ueno blo$o de nota" *ue $aiba num bol"oG um $adernoG uma apli$ao no
smartphoneG et$& O importante 2 *ue "eFa #un$ionalG #;$ilG r;pida e e"teFa "empre di"ponEvel&
?empre *ue re$eber um re$adoG um tele#onemaG al'u2m lhe pa""e uma tare#aG "e lembre de
al'o para #azerG imediatamente pare e e"$reva4o em pou$a" palavra" .ma" a" "u#i$iente" para
a men"a'em "er $lara/& 5e$omenda4"e o u"o de um blo$o de nota" pe*ueno poi" $ada coisa
deve e"tar e"$rita numa #olha "eparada& 0 razo para i"to "er; de"$rita na #a"e "e'uinte&
A caixa de entrada
5e$olher tudo o *ue "eFa poten$ialmente intere""ante 2 um bom h;bitoG ma" "e deixarmo"
todo" e""e" pap2i" e"palhado" por aEG no vamo" ter 'rande" re"ultado"& S importanteG ne"ta
#a"e de re$olhaG $entralizar em pou$o" "Etio" toda e""a in#ormaoG para *ue "eFa #a$ilG na #a"e
"e'uinteG pro$e"";4la&
)ara i""oG u"amo" a 9aixa de EntradaG uma da" prin$ipai" #erramenta" do m2todo ,-D& 0
9aixa de Entrada #un$iona $omo um #unilG para onde de"peFamo" tudo a*uilo *ue no" $hama
a ateno& De"ta #ormaG podemo" a $urto prazo aliviar a no""a mente poi" "abemo" *ue
a*uela $oi"a #i$ou na $aixa de entrada e no "e vai perder&
0 $aixa de entrada 2G normalmenteG um tEpi$o tabuleiro de e"$rit=rioG $om tamanho para
#olha" 06& +a" no tem *ue "er& -amb2m pode "er uma 'avetaG uma $aixa de "apato"G uma
pe*uena me"aG et$& O *ue importante me"mo 2 *ue ela exi"ta e e"teFa identi#i$ada $omo tal&
e no tiver uma caixa de entrada, toda a sua casa uma caixa de entrada! -
David Allen
-odo" temo" $aixa" de entradaG *uer *ueiramo" *uer no& 0 $aixa do $orreio em $a"a 2 uma
$aixa de entrada& 0 $aixa de email 2 uma $aixa de entrada& O primeiro pa""o 2 de#inir *uai"
"o a" "ua" F; exi"tente" e *uai" a*uela" *ue ne$e""ita $riar para optimizar a re$olha de
in#ormao& -ipi$amenteG uma $aixa em $a"a e uma no e"pao de trabalho $o"tuma "er o
ideal para a maioria da" pe""oa"G ma" pode ter *uanta" *ui"ere"& 0 re'ra 2: tenha tanta"
*uanto ne$e"";rioG ma" o mEnimo po""Evel .por*ue $ada uma dela" vai exi'ir trabalho de
manuteno/&
O pro$e""o ento 2G "empre *ue e"tamo" #ora do al$an$e da $aixa de entradaG re$olhemo"
idea"G pen"amento"G lembrete" ou "eFa o *ue #orG na #erramenta m=vel .$omo o blo$o de
nota"/& 0""im *ue voltamo" para perto da $aixa de entradaG toda e""a in#ormao deve "air
da" #erramenta" m=vei" e ir para a $aixa de entrada&
Coisas do mundo fsico
0t2 a'ora men$ionei $omo exemplo" de $oi"a" a re$olherG ideia"G pen"amento"G lembrete"G
et$& -udo $oi"a" do mundo p"E*ui$o& +a" a verdade 2 *ue temo" uma exi"t1n$ia #E"i$a e todo"
o" dia" lidamo" $om obFe$to" #E"i$o" *ue tamb2m devem dar entrada no "i"tema: $arta" a
re"ponderG $onta" a pa'arG um bilhete para um e"pe$t;$uloG uma multa deixada no $arroG um
boto $aEdo&
?e u"armo" apena" #erramenta" di'itai"G temo" *ue e"$rever al'o *ue repre"ente e"ta" $oi"a"
#E"i$a"& S muito meno" trabalho"o ter uma $aixa de entrada #E"i$aG para podermo"
"imple"mente pe'ar num obFe$to e $olo$;4lo l;& DaE *ue re$omendo "empre a exi"t1n$ia de
$aixa" de entrada #E"i$a"G me"mo *ue opte por implementar 'rande parte do "eu "i"tema no
meio di'ital&
xerccio! "arrer a mente
0 Jni$a #orma de e"tarmo" relaxado" $om a*uilo *ue no e"tamo" a #azer 2 "abendo o *ue 2
no e"tamo" a #azer& Ou "eFaG temo" *ue ter $on"$i1n$ia de Ktudo o *ue temo" no no""o
pratoL& S importante termo" e mantermo" um invent;rio $ompleto de toda" a" $oi"a" *ue
re*uerem a no""a atenoG "eFa de *ue #orma #or& E"ta #a"e de re$olhe 'arante exa$tamente
i""o& No entantoG me"mo *ue a partir de hoFe $on"i'a implementar e"te" $on"elho" a 100PG F;
tem $ertamente muita Kba'a'emL a$umulada para tr;"& +uita" $oi"a" 'uardada" em mem=ria
*ue $on"idera de al'uma #orma importante"& E"te exer$E$io tem $omo obFe$tivo de"$arre'ar o
"eu $2rebro para o papel&
)ara *ue o re"ultado "eFa o melhor po""EvelG 2 a$on"elh;vel vi"itar o +aterial de 0poio de"te
livro para poder ter a$e""o a re$ur"o" de apoio ao exer$E$io&
1& 0rranFe al'uma" #olha" de papel vazia"G de pre#er1n$ia $om linha"
2& E"$olha um lo$al e hora onde po""a e"tar durante um bom perEodo de tempo .mEnimo
0 minuto"/ "ozinho e "o""e'ado&
& E"$reva em $ada linhaG $ada $oi"a *ue tem 'uardada na $abea&
No #aa Ful'amento"G no de"envolva ideia"& No tem *ue "er tare#a" exe*uEvei"G pode "er
tamb2m ideia" "olta"G de"eFo"G preo$upaHe"& E"$reva r;pido& 3o*ue4"e na *uantidade e no
na *ualidade&
-ipi$amenteG e"te exer$E$io re"ulta no "e'uinte: durante o" primeiro" $in$o minuto" vai
$on"e'uir e"$rever "em parar& )a""ado e""e tempoG #i$a $om uma bran$a e pen"a KF; termineiG
no me lembro de mai" nadaL& S importante *ueG *uando $he'ar a e"te pontoG no pare&
Deixe4"e #i$ar ne""e e"tado de bran$aG u"e o" materiai" de apoio ou "imple"mente e"pere&
0""im *ue "e der o $li*ueG vai a$eder a uma mem=ria mai" pro#unda e imen"a" $oi"a" iro
"air para #ora& S aE *ue o verdadeiro exer$E$io $omea&
Arrumar a casa
Depoi" de arrumada a $abeaG tamb2m 2 importante arrumar a $a"a .ou ao $ontr;rioG $omo
pre#erir/& Da me"ma #orma *ue temo" muito" pen"amento" "olto" e perdido" na e"#era mentalG
tamb2m temo" muita $oi"a perdida no" e"pao" *ue no" rodeiamG onde habitamo" e
trabalhamo"& S muito #;$il de re$onhe$er al'o *ue no e"t; no "eu "Etio $erto& -udo o *ue e"t;
vi"EvelG deve perten$er a uma de"ta" $ate'oria":
material de e"$rit=rio I e*uipamento
de$orao
arrumo" I ar*uivo" I re#er1n$ia"
?e no perten$eG ento aE e"t; uma K$oi"aL *ue deve "er re$olhida para a "ua $aixa de entrada
para po"teriormente "er pro$e""ada e arrumada no "eu "Etio devido& Olhe : "ua voltaG no "eu
*uartoG "alaG e"$rit=rioG $arroG e rapidamente vai identi#i$ar v;ria" de"ta" K$oi"a"LG um papel
perdido em $ima da me"aG uma $onta *ue #i$ou por pa'ar Funto : tv&&&
Da me"ma #orma *ue o exer$E$io de varrer a mente aFuda a arran$ar o pro$e""o ini$ial de
re$olha no mundo p"E*ui$oG tamb2m exi"te al'o pare$ido para podermo" #azer uma pe*uena
limpeza ini$ial do e"pao #E"i$o& )ara i""oG arranFe uma $aixa maior do *ue a $aixa de entrada
normal& 9ome$e no $entro do "eu *uartoI"alaIe"$rit=rio e olhando : "ua voltaG identi#i*ue
todo" o" obFe$to" *ue no perten$em a uma da" tr1" $ate'oria" de"$rita" em $ima& )e'ue
nele" e $olo*ue4o" dentro da $aixa& No #inalG no deve haver mai" nada : vi"ta *ue no "eFa
e*uipamentoG de$orao ou $oi"a" arrumada"&
E"ta $aixa "er; uma $aixa de entrada tempor;ria apena" para auxiliar o arran*ue $om o
m2todo ,-D&
(a"e , ) Proce""ar
0 #a"e de )ro$e""ar 2 talvez da" #a"e" mai" importante" de"ta metodolo'ia eG $urio"amenteG
a*uela *ue mai" 2 de"prezada& Nuando "e per$ebe a verdadeira e""1n$ia de"te m2todoG
per$ebe4"e o valor $ru$ial exi"tente ne"ta #a"e de pro$e""ar $ada K$oi"aL *ue #oi re$olhida&
O mai" $omum 2 ver pe""oa" *ue "altam por $ompleto e"ta #a"e& 0""im *ue F; re$olhemo"
in#ormaoG temo" vontade de a or'anizarG $omear a po4la em li"ta"G dar4lhe nome"G et$& +a"
i""o vem apena" na ter$eira #a"e& 0nte" di""oG temo" um pro$e""o tremendamente importante
e vital para o $orre$to #un$ionamento do "i"tema ,-D: o de "aber identi#i$arG $lari#i$ar e
de"$rever ade*uadamente $ada uma de""a" $oi"a"& S a*ui *ue "e mar$a a di"tino entre uma
li"ta de tare#a" mal #eita e $on#u"a e uma #un$ional&
0'ora *ue a" $aixa" de entrada $omearam a en$herG $onv2m ir e"vaziando4a"& S
pre$i"amente e""e o prop="ito de"ta #a"e: retirar da" $aixa" de entrada a" $oi"a" no
pro$e""ada" e dar4lhe" "i'ni#i$ado& >embre4"e *ueG na #a"e de re$olhaG no exi"te *ual*uer
pen"amento ou de$i"o& No e"tamo" a de$idir "e al'o 2 uma tare#a ou noG "e *ueremo" ou
noG "e 2 para n=" ou no& ?abemo" apena" *ue e""e al'o no" $hama a ateno e por i""o
$olo$amo4lo l;& S a'oraG ne"ta #a"eG *ue vamo" de$idir tudo i""o&
#uando e como$
0 #a"e de re$olha 2 um pro$e""o permanente& No exi"te nenhum momento em *ue tenha *ue
K$omear a re$olherL .ex$epto $laroG no exer$E$io *ue "u'eri/& Durante todo o diaG em
*ual*uer lu'ar ou "ituaoG pode haver in#ormao intere""ante a $apturar&
0 #a"e de pro$e""ar 2 di#erente F; *ue tem um inE$io e um #im mar$ado no tempo& Ou "eFaG 2
ne$e"";rio *ue de$ida e mar*ue *uando *uer #azer o pro$e""amento de $ada uma da" "ua"
$aixa" de entrada& Deve #az14lo pelo meno" uma vez por dia .em $a"o" ex$ep$ionai"G de doi"
em doi" dia"/G nun$a meno" do *ue i""o& O obFe$tivo da #a"e de pro$e""ar 2 $on"e'uir
e"vaziar por $ompleto toda" a" "ua" $aixa" de entrada&
C; *uem 'o"te de pro$e""ar lo'o de manhG outro" ao #inal do diaG e outro" dividem e"ta #a"e
em dua" parte" e #azem em doi" momento" di#erente" do "eu dia"& No h; re'ra" rE'ida"G tem
*ue de"$obrir o *ue melhor #un$iona para "iG para o "eu ritmo e volume de trabalho& ?e o
volume da "ua $aixa de entrada $re"$e rapidamenteG "er; boa idea ter mai" do *ue um
momento para pro$e""ar durante o dia& 9a"o $ontr;rioG a #a"e de pro$e""ar poder; demorar
muito tempo de $ada vez e "er mai" de"motivante olhar para um monto de $oi"a" a tratar&
S tamb2m importante ter em $onta *ue a #a"e de pro$e""ar re*uer ener'ia mental& S a*ui *ue
vai realmente pen"ar a "2rioG de$idir a "2rio& No 2 al'o *ue deva "er #eito numa altura do dia
em *ue F; e"t; e"'otado ou "em pa$i1n$ia& 0 #a"e de pro$e""ar re*uer #o$o e $on$entrao&
?entando4"e em #rente da "ua $aixa de entradaG retira um 4 e apena" um 7 item& .DaE "er
importante $olo$ar um papel por $ada coisa& 9a"o $ontr;rioG ne"ta #a"e ir; e"tar a pro$e""ar
um papel $om dua" ou mai" coisas o *ue no aFudar; a manter o #o$o em $ada item
individualmente&/ No intere""a a ordem& Olhando para e""e item i"oladamenteG re"ponda a
tr1" per'unta" *ue aFudam a $lari#i$ar o *ue #azer $om ele:
1& O *ue 2 i"toA O *ue "i'ni#i$a para mimA
2& C; al'uma a$o *ue tem *ue "er #eitaA
& ?e "imG *ualA
)or outra" palavra"G *uer #i$ar $laro do *ue 2 *ue a*uela $oi"a repre"enta& S a*ui *ueG
olhando para uma lMmpada #undidaG vai de$idir *ue em vez de $olo$ar KlMmpadaL numa li"taG
vai ter al'o mai" bem de#inido $omo K$omprar lMmpada do tipo TG na loFa U para VL&
0*uilo *ue tem *ue "air da #a"e de pro$e""ar "o #ra"e" $lara" "obre $ada um do" iten" da
$aixa de entrada& -1m *ue "er to explE$ita"G *ue "e a" #o""e a mo"trar a al'u2m *ue no #az
ideia do *ue "e trataG $on"e'ui""e ter toda a in#ormao ne$e"";ria para "aber o *ue 2 pre$i"o
#azer& K+eL no 2 explE$itoG ma" Kplanear aniverWario da meL F; no" indi$a um obFe$tivo
maior *ue *ueremo" atin'ir e no" "u'ere al'uma" a$He"& +elhor ainda "eria Ktele#onar para
T e re"ervar re"tauranteL $omo uma a$o de""e obFe$tivo maior&
Pro%ectos e ac&es
Nuando ouvimo" #alar de KproFe$to"L 2 muito $omum a""o$iarmo" uma ideia de al'o 'rande
e $omplexoG oramento"G e*uipa"G do$umento"G prazo"G et$& Na nomen$latura u"ada em ,-DG
no tem ne$e"";riamente *ue "er a""im& )roFe$to 2 "imple"mente um *ual*uer obFe$tivo a
$urtoIm2dio prazoG *ue ne$e""ita de mai" do *ue uma a$o para "er $on$luEdo& Ktele#onar
para T e re"ervar re"tauranteL 2 tudo o *ue temo" *ue #azer para Kplanear aniver";rio da
meLA )rovavelmente exi"tem muita" outra" $oi"a"& O tele#onema 2 "em dJvida uma pr=xima
a$oG en*uanto *ue o obFe$tivo de ter todo e""e planeamento #eito 2 um proFe$to& E"ta
di"tino 2 $ru$ial em ,-D e 2 a ori'em de muita $on#u"o e li"ta" de tare#a" pou$o
#un$ionai"& ("to por*ue um proFe$to nun$a "e pode "a#er& Dm proFe$to.obFe$tivo/ al$ana4"eG
$ompleta4"eG en*uanto *ue uma a$o "a#-se&
)ara *ue pre$i"amo" ento do proFe$toA )ara manter vi'ia "obre o obFe$tivo maior& ?e nada
me lembrar *ue tenho a meta de Kter o aniver";rio planeadoLG depoi" de $ompletar a primeira
a$oG po""o no me voltar a lembrar to $edo *ue ainda no $he'uei ao de"#e$ho de"eFado&
O" proFe$to" "ervem ento para no" manter alerta "obre todo" e"te" obFe$tivo" *ue no"
$omprometemo" a atin'ir e $erti#i$ar *ue temo" "empre pelo meno" uma a$o *ue o #ar;
$ontinuar a avanar at2 : "ua $on$lu"o&
S muito importante *ueG ao pro$e""arG "aibamo" di"tin'uir "e e"tamo" a de"$rever um
proFe$to ou uma a$o& Exi"tem #orma" "imple" de dete$tar um proFe$to& Dma dela"G $omo
de"$revi em $imaG 2 o #a$to de no "e poder "a#er& Nin'u2m "a# or'anizar a" #2ria"LG i""o
"eria um obFe$tivo& 0" a$He" a""o$iada" poderiam "er Ktele#onar para a a'1n$ia de via'en"LG
K$omprar uma mala novaLG et$& Outra #orma #;$il de di"tin'uirG 2 atrav2" do" verbo"& 0"
a$He" t1m "empre verbo" explE$ito" *ue indi$am a$He" #E"i$a": tele#onarG $hamarG e"$reverG
arrumarG limparG pintarG et$& Dm proFe$to tem verbo" *ue indi$am al'o mai" ab"trato: planearG
or'anizarG de$idirG&&&
)ara $ontinuar a expli$ao de $omo pro$e""ar iten" temo" *ue entrar obri'atoriamente na
#a"e de or'anizaoG F; *ue e"ta" dua" #a"e" e"to "empre muito rela$ionada"G poi" a""im *ue
pro$e""amo" al'oG imediatamente o $olo$amo".or'anizamo"/ no "eu "Etio re"pe$tivo&
(a"e - ) Organizar
O *ue 2 a or'anizaoA )ara muito"G "er produtivo impli$a "er or'anizado& 0li;"G para
al'uma" pe""oa"G a""im *ue pen"am em produtividadeG pen"am "omente em $ate'orizar
papei"G $riar li"ta" e "Etio" para pXr a" $oi"a"& 0 or'anizao tem o "eu *u1 de importanteG "imG
ma" 2 apena" um pa""o num $onFunto de $in$o& Di'o i"to por*ue a" veze" pare$e4me *ue
"o#remo" mai" da "obrevalorizao da or'anizao do *ue da #alta dela& +a" o *ue $o"tumo
en$ontrar "o o" extremo": ou pe""oa" dema"iado or'anizada" ou ento "em *ual*uer "i"tema
de or'anizao&
)odemo" de#inir a or'anizao $omo um "imple" m2todo para $ate'orizar toda" a" $oi"a"G de
#orma a *ue "e a'rupem de a$ordo $om natureza" id1nti$a"& )or outra" palavra"G "e e"tou a
olhar para uma li"ta de pr=xima" a$He"G no pre$i"o de re4pro$e""ar $ada itemG poi" "ei :
partida *ue tudo o *ue l; e"t; "o pr=xima" a$He"& ?e e"tou a pro$urar al'o numa 'aveta *ue
"erve de ar*uivoG e"tou $erto e de"$an"ado *ue no pre$i"arei de e"tar atento para a hip=te"e
de en$ontrar al'uma $oi"a *ue ne$e""ite de uma a$o& 0 or'anizao poupa4no" a
redundMn$ia de pro$e""ar a" me"ma" $oi"a" veze" "em $onta&
De a$ordo $om o m2todo ,-DG h; "ei" re$ipiente" prin$ipai" *ue devem exi"tir "empreG poi"
repre"entam "ei" natureza" bem di#erente" da" $oi"a" *ue "aEram da #a"e de pro$e""ar& ?aber
or'anizar ade*uadamente de a$ordo $om ,-D 2 muito "imple" e envolve apena" re"ponder a
al'uma" per'unta":
Exi"te al'uma a$o a #azer $om e"ta K$oi"aLA
?e no:
S al'o *ue poderei *uerer voltar a ver no #uturoA .uma ideia a explorar mai" tardeG
para a *ual o momento pre"ente no reune a" $ondiHe" ne$e"";ria"G "eFa dinheiroG
tempoG ener'iaG&&& Y Bai para a (n$ubadora .tamb2m de"i'nada $omo KDm
diaI-alvezL
S al'o *ue no u"oG ma" *uero ou pre$i"o de 'uardar para po""Evel re#er1n$ia #uturaA
.do$umento"G #a$tura"G $arta"G nota"G Z/ Y Bai para o 0r*uivo&
S al'o *ue no tem u"o nem intere""e #uturo Y Bai para o >ixo&
?e exi"te uma a$o a""o$iadaG 2 uma a$o Jni$a ou 2 um obFe$tivo maior.proFe$to/A
?e #or proFe$toG adi$iona4"e a de"$rio de""e obFe$tivo numa li"ta ex$lu"iva para
)roFe$to" e retira4"e pelo meno" uma pr=xima a$o de""e proFe$to para adi$ionar a
uma da" li"ta" "e'uinte"&
?e #or uma pr=xima a$o
S al'o *ue devo dele'ar ou *ue depende de ter$eiro" Y vai para o" )endente"
S al'o *ue tem diaIhora e"pe$E#i$a para "er #eito Y vai para o 9alend;rioI0'enda
Nual*uer outro $a"o Y vai para a li"ta de )r=xima" 0$He"&
No" materiai" de apoio de"te livro .ver +aterial de 0poio na pa'
[
ina Error: 5e#eren$e "our$e
not #ound/G pode #azer do%nload e imprimir um dia'rama "imple" de"te #luxo de pro$e""ar e
or'anizarG $om a" *ue"tHe" e re$ipiente" $laramente indi$ado"&
5e"umindoG e"te" "ei" re$ipiente" "o nu$leare" no #un$ionamento do "i"tema ,-D& 0 #alta
de *ual*uer um dele" ir; $ertamente boi$otar a e#i$i1n$ia do m2todo pelo *ue devem "er
vi"to" $omo obri'at=rio"&
Criar os recipientes
9omo a natureza da" $oi"a" 'uardada" em $ada re$ipiente 2 di#erenteG o pr=prio re$ipiente em
"i pode "er di#erente para melhor a$o"tumar a in#ormao *ue pretendemo" 'uardar& 0t2 o
lo$al onde o $olo$amo" pode variarG vi"to *ue h; $oi"a" *ue pre$i"amo" de a$eder
#re*uentemente e outra" "= de lon'e a lon'e&
(n$ubadora 7 pode ir de"de uma "imple" li"ta $om iten" de $oi"a" *ue 'o"tarEamo" de ver I
#azer I aprender I lerG a al'o mai" $omplexoG $omo uma pa"ta ou $aixa onde po""a 'uardar
iten" #E"i$o" .uma pan#leto da*uele $ruzeiro : volta do mundoG uma #oto de uma ideia para
$on"truir em $a"aG Z/
0r*uivo 7 $omo e"t; a""o$iado a $on"ulta" #utura"G o ar*uivo deve "er bem #un$ional para
*ue no "e per$a tempo a pro$urar a*uilo *ue "e pre$i"a& 0 or'anizao deve "ervir
pre$i"amente i""oG dar4no" a*uilo *ue *ueremo" no mai" $urto e"pao de tempo& )ara i""oG
re$omenda4"e o u"o de um tEpi$o ar*uivo al#ab2ti$o 04V& O #eedba$k de"te "i"tema de
ar*uivo" 2 *ua"e "empre ne'ativoG poi" nin'u2m "e lembre em *ual da" letra" h; \ me"e"
'uardou a*uilo *ue pre$i"a hoFe& O tru*ue e"t; em "aber ar*uivar e i"to #az4"e pen"ando do
#uturo para tr;"& 0nte" de e"$olher a letraG olhe para o item *ue vai ar*uivar e per'unte4"e
K*uando mai" tarde #or pre$i"ar di"toG do *ue 2 *ue me vou lembrarAL& )e'ue ne""a primeira
letra e ar*uive l;& S 'arantido *ue em meno" de \0 "e'undo" vai en$ontrar o *ue pro$uraG
me"mo *ue #alhe a primeira letra& )ode ainda optimizar a or'anizao interna de um ar*uivo
u"ando "ubdivi"He"G $omo palavra" dentro de letra"& )or exemploG dentro da letra 9 ter uma
"ubdivi"o K9liente"L para #a$ilitar a pro$ura de""e tipo de material&
)roFe$to" 7 a li"ta de proFe$to" 2 da" mai" "imple"G poi" "= ne$e""ita me"mo de uma linha
onde po""a de"$rever o obFe$tivo #inal de uma #orma $lara e po"itiva .a$on"elho a ler bem a
"e$o ?aber de#inir bon" obFe$tivo"/& Op$ionalmenteG pode in$luir uma data limite para a
realizao de""e obFe$tivo&
)endente" 7 para manter vi'ia de tudo a*uilo de *ue e"tamo" : e"peraG ba"ta4no" tamb2m
uma "imple" li"taG onde "e po""a e"$rever o item de uma #orma "u$intaG a pe""oa ou entidade
do *ual e"t; dependente eG op$ionalmenteG uma data limite para obter e""e retorno&
9alend;rioI0'enda 7 "e ainda no tem umG no $ontinue "em o arranFar& No pre$i"a de "er
uma 'rande a'endaG ba"ta al'o pe*ueno e "imple" onde o" dia" e"teFam identi#i$ado" $om
e"pao "u#i$iente para e"$rever evento" importante"& Em ,-DG no "e adi$iona : a'enda
$oi"a" *ue 'o"tarEamo" de #azer em tal dia& O por*u1 e"t; de"$rito mai" expli$itamente na
"e$o 0"pe$to" #undamentai" para "e "er produtivo&
)r=xima" 0$He" 7 para tudo o re"toG *ueremo" tamb2m uma li"ta "imple"G onde anotamo" de
#orma $lara e $on$i"a *ual 2 a pr=xima a$o a #azer& Note *ue uma pr=xima a$o deve
"empre indi$ar uma a$o #E"i$aG $ontendo um verbo *ue expli$ite o *ue 2 ne$e"";rio #azer&&
Op$ionalmente e "e #or o $a"oG pode4"e indi$ar tamb2m uma re#er1n$ia .nJmeroG $=di'oG $or/
do proFe$to ao *ual a a$o perten$e&
'ateria( de Apoio a Ac&es e Pro%ectos
)or veze"G realizar uma a$o depende de termo" $onno"$o al'um material de apoio& )or
exemploG pa'ar uma $onta no multiban$o pode impli$ar ter pre"ente a $arta $om o" $=di'o" e
re#er1n$ia"G para e"$rever um email pode "er ne$e"";rio ter pre"ente um oramento& Da
me"ma #ormaG h; proFe$to" *ue t1m material de apoio *ue "o ne$e"";rio" durante a vida do
proFe$toG ma" podem no e"tar rela$ionado" $om nenhuma pr=xima a$o a$tual&
0 *ue"to ento 2: o *ue #azemo" $om todo e"te material de apoio de a$He" ou proFe$to"A O
0r*uivo poderia "er um de"tinoG ma" $omo "o $oi"a" *ue vamo" pre$i"ar a $urto prazoG
provavelmente no "er; o mai" a$on"elhado&
)ara e"ta" "ituaHe" $riamo" me"mo um ou mai" re$ipiente" de material de apoio& ?e h; um
proFe$to *ue reJne v;ria" iten" ao lon'o do tempoG *ue t1m *ue "er 'uardado"G o melhor 2
arranFar uma pa"ta para e""e proFe$to e $olo$;4la" l;& ?empre *ue #or ne$e"";rio al'o para
avanar $om o proFe$toG "abemo" *ue 2 ne""a pa"ta *ue "e vai en$ontrar&
No $a"o da" pr=xima" a$He"G $o"tuma "er "u#i$iente $riar uma pa"ta 'en2ri$a de material de
apoio a pr=xima" a$He" *ue e"t; "empre pre"ente $onno"$o& ?eG para e#e$tuar o pa'amento
no multiban$o pre$i"o da $onta $om a re#er1n$iaG "ei *ue vai e"tar ne"ta pa"ta& ?e vou ao
$orreio enviar uma $artaG "ei *ue vai e"tar ne""a pa"ta&
)rgani*a+o interior vs organi*a+o exterior
Em di#erente" o$a"iHe" na" *uai" #iz $oa$hin' privado de ,-D .*ue envolve uma vi"ita ao"
e"pao" de trabalho e uma inve"ti'ao de toda" a" 'aveta" e pap2i"/G retirei uma $on$lu"o
intere""ante "obre a or'anizao: *ue nem "empre a or'anizao exterior 2 "in=nimo de
or'anizao interior&
Nuando me deparo $om um e"pao $a=ti$oG "e$ret;ria" $heia" de papelG 'aveta" $heia"G
po"t4it" $olado" no monitor e et$G "ei *ue tenho um trabalho mai" "cilG do *ue *uando
en$ontro um e"$rit=rio arrumadinho $om uma "e$ret;ria vazia& )ode pare$er $ontradit=rio e
no di'o *ue no haFa ex$epHe" .por*ue a" h; de $erteza/ ma"G re'ra 'eralG a de"or'anizao
exterior 2 muito #;$il de arranFar poi" e"t; tudo : vi"ta& ?ei pre$i"amente onde e"to toda" a"
$oi"a" no pro$e""ada"G onde e"to a" dJvida" e ponta" "olta"& Nuando tenho um e"pao
dema"iado or'anizado o trabalho 2 bem mai" ;rduoG poi" ne""e" $a"o" a de"or'anizao e"t;
toda dentro da $abea& -irar e""a de"or'anizao para #oraG "er $apaz de a identi#i$ar
obFe$tivamente 2 bem mai" demoradoG e"pe$ialmente *uando a pe""oa em *ue"to no e"t;
habituada a de"$arre'ar todo" o" "eu" pen"amento" para o papel&
No entantoG no *uero de #orma al'um de"valorizar a or'anizao e limpeza exterior& +uito
pelo $ontr;rioG re$onheo4lhe o valor e a paz *ue $on"e'ue trazer para um melhor
#un$ionamento mental& 5e$ordo um epi"=dio de um de""e" coachin$s privado" onde *uando
$he'uei pela primeira vez ao e"$rit=rio do $lienteG me deparei $om re"ma" de papel
empilhado $omo nun$a vi& E"tamo" a #alar de mai" de 20 monte" de papelG in$luEndo em $ima
da "e$ret;ria de trabalho e de outra me"a de apoio .*ue me"mo a""im no #oi "u#i$iente e
muito" monte" tiveram *ue ir parar para o $ho/& 0""im *ue me "entei do outro lado da
"e$ret;riaG o papel tapou4me a vi"o da pe""oa *ue e"tava : minha #renteG tal era a altura do
monte&
S inevit;vel *ue tal $on#u"o e de"ordem tenha um impa$to ne'ativo na produtividadeG no
apena" pelo tempo *ue "e demora a en$ontrar o *ue "e pre$i"aG ma" por*ue h; um e#eito
"ubtil na #orma $omo a pr=pria mente #lui *uando e"t; num ambiente $on#u"o& )a""amo"
v;ria" hora" apena" a #ormular um m2todoG alinhado $om o" prin$Epio" de ,-DG para poder
$ate'orizar todo a*uele papel e poder Karrum;4loL& 0o #im de""e diaG o papel e"tava todo l;G
nada tinha de"apare$idoG ma" a "en"ao *ue provo$ava na mente de"te $liente era totalmente
di#erenteG tinha atin'ido o $ontrolo "obre o papel&
(a"e . / Re0er
Obviamente *ue or'anizar toda" a" $oi"a" em li"ta" no re"olve tudo F; *ue ela" no "e #azem
"ozinha" a""im *ue lhe" dizemo" onde perten$em& S ne$e"";rio *ueG na" altura" e $ontexto"
$erto"G po""amo" trazer : no""a ateno a*uilo *ue #or Jtil ver& 0""imG $ada um de"te"
re$ipiente" de"$rito" na #a"e da or'anizaoG tem um timin$ di#erente para "er aberto e lido&
(n$ubadora 7 $omo "o $oi"a" *ue adiamo" para um po""Evel #uturoG no pre$i"amo" de a"
rever #re*uentemente& De tr1" em tr1" me"e" ou me"mo a $ada meio anoG 2 "u#i$iente& Ne""a
altura ao rever o" di#erente" iten" pode per'untar4"e Ka'ora 2 uma boa altura para i"toAL
0r*uivo 7 o ar*uivo nem pre$i"a de revi"o #re*uenteG F; *ue 2 $on"ultado *uando
ne$e"";rio& 0inda a""imG 2 bom #azerG pelo meno" uma vez por anoG uma vi"toria 'eral e
limpeza de material *ue pode F; no ter *ual*uer intere""e& 9a"o $ontr;rioG ir; $re"$er at2 ao
in#initoG tornando4"e $ada vez mai" pe"ado e di#E$il de u"ar&
)roFe$to" 7 $omo 'uarda o" obFe$tivo" a $urtoIm2dio prazoG e"ta 2 uma li"ta *ue 2 bom rever
uma ou dua" veze" por "emana& 0o ver $ada proFe$toG *ueremo" prin$ipalmente
$erti#i$armo4no" *ue exi"te pelo meno" uma a$o&
)endente" 7 tamb2mG uma ou dua" veze" por "emanaG no m;ximo&
9alend;rioI0'enda 7 $omo 'uarda in#ormao e"pe$E#i$a de diaIhoraG $onv2m $on"ultar pelo
meno" uma vez por dia para "aber o *ue h; de realmente importante ne""a data&
)r=xima" 0$He" 7 a li"ta prin$ipal de onde "ai a maior parte do trabalhoG lo'o 2 $on"ultada
v;ria" veze" por dia&
("to "o apena" "u'e"tHe" da*uilo *ue #un$iona para a maioria da" pe""oa"G ma" o "eu $a"o
pode "er di#erente& -enha a liberdade de experimentar $oi"a" di#erente" e adaptar o *ue a$har
ne$e"";rio&
,evis+o -emana(
E"te 2 o ponto em *ueG por momento"G *ueremo" deixar o" pe*ueno" detalhe" e ver o 'rande
panorama da*uilo *ue 2 o no""o trabalho e a no""a vida&
David 0llen $o"tuma dizer *ue *uem no #az a 5evi"o ?emanalG no #az ,-DG me"mo *ue
"eFa um perito em tudo o re"to& E"ta revi"o "emanalG 2 me"mo um pilar importante do
m2todo poi" a""e'ura *ue toda" a" pea" en$aixam e nada pode #alhar ou #i$ar e"*ue$ido&
0 5evi"o ?emanal $on"i"te em #azer uma revi"o mai" pro#undaG "emanalmenteG da" parte"
mai" importante" de todo o "i"tema& )eo de"$ulpa pela repetio exa'erada da palavra
K"emanalLG ma" #ao4o propo"itadamente apena" por*ue 2 $omum haver revi"He" "emanai"
#eita" men"almenteG o *ue boi$ota por $ompleto o "eu #un$ionamento&
E"ta revi"o $on"i"te em tr1" etapa":
1& >impar
1& Barrer a mente de pen"amento" no re$olhido" durante a "emana
2& )er$orrer o e"pao #E"i$oG a $arteiraG a mo$hila ou mala : pro$ura de iten" no
re$olhido" durante a "emana
& )ro$e""ar a $aixa de entrada
2& 0$tualizar
1& >impar a" )r=xima" 0$He"& )ro$urar por a$He" F; realizada"G $an$elada" ou
adiada" e a$tualizar a li"ta&
2& 5ever o $alend;rio& Ber toda" a" mar$aHe" num perEodo de tr1" "emana" .uma
para tr;" e dua" para a #rente/& O obFe$tivo 2 ante$ipar a$He" #utura" de modo a
prepar;4la" $om mai" tempo e $on$luir $oi"a" pa""ada" *ue #i$aram ina$abada"&
& 5ever )endente"& 9erti#i$ar *ue no h; data" limite" a $he'ar& ?e #or o $a"oG
mar$ar a$He" para $onta$tar a pe""oa em *ue"to&
6& 5ever )roFe$to"& 0valiar e"tado do" proFe$to"& 0""e'urar *ue exi"te pelo meno"
uma pr=xima a$o em $ada um& 5ever plano do" proFe$to" e material de apoio
."e exi"tir/ para de"$obrir "e 2 ne$e"";rio adi$ionar nova" pr=xima" a$He"&
& 9riar
1& 5ever (n$ubadora& )ro$urar proFe$to" *ue F; po""am "er realizado" e tran"#eri4lo"
para a li"ta ade*uada& 5emover iten" *ue F; no "eFa v;lido"&
2& ?er $riativo& 0notar ideia" nova"G $riativa"G arri"$ada"G in"piradora"&&&
)ara i"toG deve re"ervar um dia e hora na "ua "emanaG *ue 2 dedi$ado : revi"o "emanal&
3aa4o a'ora e mar*ue F; na a'enda& E"$olha uma altura em *ue po""a e"tar mai" "o""e'adoG
"ozinho e num lo$al onde a" interrupHe" "o mEnima"& Ne""a alturaG de"li'ue o telem=velG o
$omputador .$a"o no pre$i"e/ e pea para *ue no o interrompem& 3e$he a" Fanela"G "e
ne$e"";rio& Durante e"te pro$e""o *ueremo" me"mo de"li'ar o mundo exterior e mer'ulhar a
#undo no no""o "i"tema e na no""a "emana&
% penso uma ve# por semana e durante a reviso semanal! - David Allen
No evite mar$ar e""e dia e hora por*ue tem re$eio *ue no "eFa o ideal& S pre#erEvel mar$arG
#azer e per$eber *ue no o 2G do *ue no mar$ar e nun$a #azer& 9om $ada experi1n$iaG vai
per$ebendo *ual 2 o melhor diaG hora e "Etio e vai a#inando a "ua revi"o "emanal& Nada tem
*ue #i$ar 'ravado em pedra&
Nuanto tempo demora uma revi"o "emanalA ?e #orem #eita" men"almenteG no devem
ultrapa""ar uma horaG "endo *ue para pe""oa" $om meno" $omplexidade de trabalhoG vinte
minuto" "o "u#i$iente"&
Dma $oi"a 2 $ertaG ainda no tive $onhe$imento de nin'u2m *ueG tendo a$abado uma revi"o
"emanalG tenha dito Ki"to 2 *ue #oi $; uma perda de tempoL& 0 "en"ao *ue a revi"o
"emanal traz 2 pre$i"amente a*uela *ue o m2todo ,-D 'arante: per"pe$tiva e $ontrolo&
,ever o pr.prio sistema
0""im $omo um $arro ou uma $a"a pre$i"am de manuteno para #un$ionarem bem e "e
manterem $om boa apar1n$iaG o pr=prio "i"tema ,-D tamb2m a$on"elha uma revi"o de "i
pr=prio& E"tarmo" $on"$iente" "obre o *ue e"t; a #un$ionar bem e meno" bemG o *ue pode "er
melhoradoG *ue outra" e"trat2'ia" podemo" tentarG "o $oi"a" importante" para *ue o pr=prio
"i"tema "eFa ele me"mo produtivoG #;$il e divertido de u"ar&
]; u"ou papel durante 2 me"e" e a$ha *ue perde muito tempo a e"$reverA )or*ue no tentar
al'o di'italA 0 'aveta do ar*uivo e"t; "empre a empenarG e 2 to di#E$il de abrir *ue nem d;
vontade de ar*uivar nadaA Cora de pen"ar em alternativa"& O$orrem4lhe imen"a" ideia"
*uando #az a*uela" via'en" lon'a" de $arroA E "e arranFar um 'ravador de voz para poder
#azer a re$olha "em ter *ue pararA
(a"e 1 / (azer
3inalmente $he'amo" ao *ue intere""aG #azer& Na verdadeG e"ta #a"e no #ala "obre o "a#er em
"iG ma" "im o como escolher o *ue #azer& ?e F; #ez al'um exer$E$io de ,-DG nomeadamente o
varrer a mente e pro$e""ou al'un" iten"G vai veri#i$ar *ue de a$ordo $om e"ta metodolo'iaG
a*uilo *ue ante" "eria uma li"ta de dez tare#a"G pa""a muito rapidamente para uma li"ta de
$in*uenta& S ne""a" altura" *ue me apontam o dedoG #ru"trado" pela" li"ta" enorme"G $omo "e
eu #o""e o $ulpado pela vida *ue $ada um tem& S importante e"tarmo" $on"$iente" do volume
de trabalho *ueG $on"$ientemente ou noG a$eitamo" $omo no""o& Ber $in*uenta iten" em vez
de dez pode "er mai" de"motivante no inE$ioG ma" d; uma per"pe$tiva bem mai" reali"ta do
e"tado em *ue e"tamo"G da*uilo *ue e"t; no no""o prato e *ueG "e $alharG e"t; na altura de
$omear a treinar dizer KnoL a al'uma" $oi"a"&
O problema 2G no meio de tanta $oi"a para #azerG por onde $omearA S pre$i"amente i"to *ue
a #a"e $in$o trataG a" melhore" #orma" de e"$olhermo" *uai" a" a$He" mai" produtiva" a
"erem #eita" em *ual*uer momento e $ontexto&
)s /uatro crit0rios para esco(1er a pr.xima ac+o
1& 9ontexto
2& -empo di"ponEvel
& Ener'ia di"ponEvel
6& )rioridade
)rioridade em Jltimo lu'arA +a" a prioridade no 2 priorit;riaA 0 razo para i"to 2 talvez um
pou$o #ora do $omumG ma" #;$il de per$eber $om uma "imple" expli$ao& 0 vida no" dia" de
hoFe 2 ba"tante a$elerada& O trabalho muda rapidamente e o" plano" *ue #izemo" ontem no
"o ne$e""ariamente o" *ue "e'uimo" hoFe& 9on"e'uir #luir ne"ta dinMmi$a $on"tante impli$a
no e"tar dema"iado pre"o a de$i"He" pa""ada"G in$luEndo prioridade"& 0" prioridade" "o
"empre de#inida" em relao a al'o& Ou "eFaG uma tare#a tem prioridade 1 por*ue a outra tem
2 e a "e'uinte & +a" o *ue a$onte$e "e apare$er al'o ainda mai" importante *ue 1A O 1 pa""a
a 2G o 2 a e a""im "u$e""ivamente& O *ue i"to no" obri'a a #azer 2 perder tempo a rede"inir o
trabalho 7 al'o *ue *ueremo" *ue "eFa #eito uma e Jni$a vez na #a"e de pro$e""ar& Em vez de
e"tarmo" $on"tantemente a atribuir nJmero"G $ore" ou letra" *ue indi*uem prioridade"G
devemo" $on#iar noutro" a"pe$to" do "i"tema *ue no" 'uiaro de uma #orma mai" vi;vel para
a" tare#a" mai" importante" .$omo o e"tar $on"$iente do volume de trabalho *ue temo"G o
alinhamento *ue temo" do trabalho $om a vidaG ter obFe$tivo" $laro"G et$/&
)ara al2m di""oG no intere""a o *uo priorit;ria uma tare#a po""a "er "e ela no pode "er
#eita& S pre$i"amente por i""o *ue temo" tr1" #iltro"G ante" da prioridade&
O tempo e ener'ia di"ponEvel devem "er ba"tante =bvio" para todo"& ?e uma tare#a ne$e""ita
de 0 minuto" para "er #eitaG ma" de momento "= tenho 10G no intere""a o *uo importante
po""a "erG "imple"mente no 2 po""Evel #az14la& O me"mo a$onte$e $om a ener'iaG #E"i$a ou
p"E*ui$a&
+ai" intere""anteG e importanteG 2 e"te $on$eito de $ontexto"&
S muito $omum ter um papel na porta do #ri'orE#i$oG ou al'ure" na $ozinhaG $om a" $ompra"
*ue "o ne$e"";ria" #azer& 0""im *ue #ormo" ao "upermer$adoG levamo" e""a li"ta e nela e"to
toda" a" $oi"a" a *ue devemo" dar ateno& ("to 2 uma li"ta de $ontextoG uma li"ta *ue $ont2m
a$He" *ue dependem de um $ontexto #E"i$o&
O" $ontexto" mai" $omun" "o 9a"aG -rabalhoIE"$rit=rioG 9omputadorG 5ua& 0 li"ta de
$ontexto" e"pe$i#i$a ento a$He" *ue s% podem "er #eita" *uando "e e"t; ne""e $ontexto&
9hamo a ateno para o s%& E"tamo" a #alar de uma limitao& K0rranFar a Fanela da $ozinhaL
pode "er muito importanteG ma" "e no e"tou em $a"a para o #azerG no me intere""a "e*uer ter
e""e item numa li"ta *ue e"tou a ler& (ntere""a4me "imG poder v14lo *uando e"tou em $a"aG
poi" s% aE $on"i'o $ompletar e""a tare#a e a""im *ue "air ela torna4"e de novo impo""Evel&
De"ta #ormaG uma li"ta 'eral de pr=xima" a$He" *ue poderia ter $in*uenta ou $em iten"G
muito rapidamente "e "ubdivide em v;ria" li"ta" de pr=xima" a$He" ma" de $ontexto"
e"pe$E#i$o"& 0""imG por exemploG em $a"a pa""o a dar mai" ateno .ou prioridade/ ao" iten"
da li"ta de )r=xima" 0$He" em 9a"aG o *ue dever; ter apena" dez ou vinteG um tamanho bem
mai" razo;vel&
)ara toda" a" a$He" *ue no dependem de nenhum $ontexto e"pe$E#i$oG $ontinua4"e a
$olo$;4la" na li"ta 'en2ri$a de )r=xima" 0$He"&
9hamo ateno para o #a$to de *ue e"tamo" $on"$ientemente e propo"itadamente a mi"turar
a$He" de lo$ai" di#erente"G ;rea" di#erente" e proFe$to" di#erente" em li"ta" i'uai"& C; um
h;bito $omum de termo" li"ta" para o trabalho e outra" para a vida pe""oal& Em ,-D i""o
nun$a a$onte$e& ?e "aE : rua para tratar de al'un" re$ado"G ir ao multiban$o ou ao $orreioG
*uero ver a minha li"ta de )r=xima" 0$He" na 5ua e tudo o *ue po""a #azer F; *ue l; e"tou&
No me intere""a "e 2 pe""oal ou pro#i""ionalG do proFe$to 0 ou B& S pre$i"amente de""a
#orma *ue optimizamo" o tempo: tomar partido de e"tar no "Etio ideal para #azer a tare#a 8 e a
2 e #az14la" na horaG ao inv2" de re're""ar a $a"aG olhar para uma li"ta de tare#a"
Kpro#i""ionai"L e pen"ar *ue deviamo" ter aproveitado a ida ao $orreio para enviar outra $arta&
2+o 13 4ot&es m3gicos
>amento dar e"ta notE$iaG ma" a verdade 2 *ue no h;G nem nun$a vai haver um boto m;'i$o
*ue lhe di'a *ual a tare#a mai" $erta a #azer num dado momento& ?e al'uma vez lhe di""erem
*ue "imG no a$redite& )or muito" #a$tore" *ue al'um $omputador $on"i'a al'uma vez
$al$ular .tempoG prioridadeG $ontexto"/G no h; nada melhor do *ue $on#iar na "ua pr=pria
intuio para "aber o *ue deve #azer& 0 no""a ateno deve e"tarG por i""oG em trazer para um
plano $on"$iente toda" a" no""a" re"pon"abilidade"G ter uma boa vi"o do *ue "omo"G
*ueremo" e #azemo" .$om o modelo do" Corizonte" de 3o$o/G e "aber *ue *uando temo" tudo
i""o alinhadoG a no""a intuio ir; "empre trazer a re"po"ta $ertaG em todo" o" momento"
ne$e"";rio"&
2o$ear co$ GTD
Nuando #inalmente "e $apta a e""1n$ia de"te m2todoG per$ebe4"e *ue 2 ba"tante "imple"& 0t2
l;G o ,-D pode pare$er um pou$o $omplexo $om uma "2rie de re'ra" e etapa" rE'ida"& Olhar
para e"ta aparente $omplexidade "em ainda e"tar $laro de $omo no" movimentamo" dentro
delaG pode "er um entrave ao inE$io da "ua implementao ou $riar um atrito de"motivador
para #azer o arran*ue&
Durante o" primeiro" tempo" em *ue en"inei ,-D atrav2" de %ork"hop" pJbli$o"G en$ontrei
#re*uentemente e"te" $a"o"& )e""oa" *ue "aEam motivada"G ma" *ue pou$o" dia" depoi" F;
e"tavam perdida" e tinham *ua"e *ue po"to de lado a inteno de apli$arem o m2todo e
mudarem a" "ua" vida" para melhor&
Nuando me dedi*uei a per$eber o por*u1 de tanto" K#alhano" na de"$ola'emLG en$ontrei
uma razo $omumG havia "empre uma la$una na $lareza e orientao no" pa""o" ini$iai"&
)ara *ue o leitor F; no tenha de pa""ar pelo me"moG e"te" "o o" primeiro" pa""o" a darG para
a "ua pr=pria implementao do m2todo ,-D:
5 6 Construir
Em primeiro lu'arG trate da" #undaHe" da $a"aG poi" ela" vo "uportar tudo o re"to& ("to
"i'ni#i$a preparar todo o a"pe$to material.#E"i$o/ do "eu "i"tema ,-D& De$ida *ue tipo de
#erramenta" vai $omear por u"ar e *uai" pre$i"a de preparar ou $omprar:
$aixa" de entrada
blo$o" de nota" r;pido"
$aderno"Ior'anizer"Iplani#i$adore"
pa"ta" para or'anizao
eti*ueta"
ar*uivo"
um m=dulo de 'aveta"
"o#t%are e"pe$E#i$o .$a"o opte por #erramenta" di'itai"/
et$
0l'o a ter em $onta ne"te pa""o 2 o #a$to *ue nenhum "i"tema 2 vitalE$ioG nem nin'u2m o vai
obri'ar a u"ar al'o *ue no *uer& S muito importante *ueG a$ima de tudoG 'o"temo" de u"ar
e"ta" #erramenta"& ?e o pr=prio "i"tema F; $riar repul"oG ou por*ue "omo" pre'uio"o" a
e"$rever manualmenteG ou por*ue a*uela 'aveta d; luta a abrirG ou por*ue o pro'rama
demora 8 minuto" at2 $omearG e"tamo" no bom $aminho para o #alhano&
Na preparao do "i"temaG no "eFa #orretaG arranFe boa" #erramenta" e $erti#i*ue4"e *ue 'o"ta
de a" u"ar& Dm do" exemplo" *ue douG 2 o meu pr=prio exemplo& En*uanto in#orm;ti$oG
pa""o ba"tante" hora" do meu dia em #rente ao $omputador& E"tou "empre a par da" nova"
te$nolo'ia"& ?eria talvez de e"perar *ue opta""e por um bom "i"tema di'italG $om apli$aHe"
no p$ e "martphone *ue "e auto4"in$ronizamG 'uardam li"ta" na internetG et$& No entantoG
nada e"t; mai" lon'e da verdade& O #a$to 2 *ue adoro papel e material de papelaria eG por
i""oG para mim no h; melhor "i"tema para implementar ,-D do *ue bon" $aderno" e pa"ta"&
0$ima de tudoG no e"*ue$er *ue nenhuma de$i"o 2 e"$rita em pedra& C; uma $on"tante
revi"o e avaliao de $omo tudo e"t; a #un$ionar e "e e"t; apto ou no para o no""o e"tilo de
vida e trabalho& ?e ao #im de al'uma" "emana" no e"tiver "ati"#eitoG pode "empre e"$olher
di#erente" #erramenta"G pa""ar do #E"i$o ao di'ital ou vi$e4vera&
Dma dJvida #re*uente ne"ta #a"e de $on"truo 2 pre$i"amente "obre a *ue"to di'ital v"
#E"i$o& No h; re"po"ta" $erta"& O ,-D 2 apena" uma metodolo'ia eG $omo talG a "ua
implementao pr;ti$a pode "er #eita de inJmera" maneira"G ab"traEndo4"e $ompletamente da
#erramenta *ue vai u"ar& ?e e"ta dJvida e"t; pre"ente no "eu $a"oG o $on"elho melhor *ue
po""o dar 2 o de $omear da #orma mai" "imple" po""Evel .o *ueG na maioria do" $a"o"G
remete para #erramenta" #E"i$a"/&
Nuando ainda "e e"t; numa #a"e ini$ial de $ompreender e"ta metodolo'iaG prati$;4la e
entender *ual o melhor "i"temaG 2 bom no perder dema"iado tempo a tentar $riar al'o
per#eito& No mundo di'italG 2 muito #;$il perdermo4no" a de"$obrir e experimentar dezena" de
apli$aHe"G $ada uma $om o" "eu" tru*ue" e mania"& 3o*ue4"e em $omear r;pido e "imple"&
0""im *ue F; tiver de"treza "u#i$iente e per$eber a*uilo *ue realmente ne$e""itaG pode depoi"
de$idir #azer o "alto para in$luir #erramenta" di'itai"&
7 6 Preenc1er
0""im *ue a" #erramenta" e"tiverem toda" e repitoG toda"G no "EtioG o pr=ximo pa""o 2
preen$h14la"&
)ode utilizar o" re"ultado" do" exer$E$io" *ue #ezG durante a leitura da" 8 #a"e" e $olo$;4lo" F;
no" "eu" re"pe$tivo" lo$ai" .li"ta"G pa"ta"G 'aveta"G et$/& Nomeadamente:
5e"ultado" do exer$E$io Kvarrer a menteL para a "ua $aixa de entrada .de pre#er1n$iaG
$ada item num papel "eparado/
(ten" F; pro$e""ado" para a" re"pe$tiva" li"ta" .de $ontextoG pendente"G pr=xima"
a$He"/G a'enda ou ar*uivo"
8 6 'anter
)ara no Kperder o $omboioLG 2 e""en$ial a""e'urar a manuteno do "i"tema& ("to #az4"e
prin$ipalmente atrav2" da revi"o "emanalG apre"entada anteriormente na 6 #a"e do m2todo&
?e ainda no o #ezG de#ina um diaG hora e lo$al para a "ua revi"o&
+ai" uma vezG lembre4"e *ue no 2 ne$e"";rio ter a*uilo *ual*uer pre""o para #azer uma
e"$olha per#eita& Nueremo" apena" $omearG mai" tardeG $a"o $he'ue : $on$lu"o *ue o *ue
de$idiu no #oi o melhorG pode re$alendarizar a revi"o para um outro diaIhora&
Perg3n#a" e re"%o"#a" 4re53en#e"
)&: Nuando e"tou a pro$e""ar uma K$oi"aL $on"i'o tirar lo'o v;ria" a$He"& ?= ponho uma na"
pr=xima" a$He"A ?e "imG o *ue #ao $om a" re"tante"A ?e no a" apontar po""o4me voltar a
e"*ue$er&
5&: Depende do tipo de a$He"& 0" pr=xima" a$He" de um me"mo proFe$to podem "er
"e*uen$iai" ou paralela"& 0$He" "e*uen$iai" dependem uma da" outra" en*uanto *ue a"
a$He" paralela" "o independente" eG portantoG podem "er #eita" em *ual*uer ordem&
No $a"o da" a$He" "e*uen$iai"G apena" a tare#a 0 poder; ir para uma li"ta de )r=xima"
0$He"& -oda" a" outra" "ero impo""Evei" de #azer at2 *ue 0 e"teFa $on$luEda& 9omo
*ueremo" manter li"ta" #un$ionai"G e"te tipo de tare#a" no pode e"tar pre"ente& 0 tare#a B e 9
"eriam ento $olo$ada" numa li"ta de a$He" #utura"G por exemploG no material de apoio do
re"pe$tivo proFe$to&
]; na" a$He" paralela"G a re"oluo 2 "imple"& 9omo toda" podem "er exe$utada" "em
*ual*uer ordemG toda" podem ir dire$tamente para a li"ta de )r=xima" 0$He"&
)&: Ondo $olo$o tare#a" *ue e"teFam pendente" de mimA
5&: No exi"tem tare#a" pendente" de mim& O Kpendente de mimL 2 uma pr=xima a$o& ?e
al'o e"t; "imple"mente a a'uardar por "er #eitoG 2 uma a$o exe*uEvel& ?e no o #orG de *ue
dependeA De data e"pe$E#i$aA Bai para o $alend;rio& De uma pe""oaA Bai para a li"ta de
pendente"& De um lo$al e"pe$E#i$oA Bai para uma li"ta de $ontexto& De uma outra tare#a "er
$on$luEda primeiroA Ento no 2 uma pr=xima a$oG ma" uma a$o "e*uen$ial de um
proFe$toG lo'o dever; ir para o material de apoio de""e me"mo proFe$to&
)&: Nue outro" $ontexto" Jtei" podemo" $riarA
5&: D"ar a" li"ta" de $ontexto" para repre"entar lo$ai".limitaHe" e"pa$iai"/ #E"i$a" 2 o mai"
$omumG ma" podem "er u"ada" para outra" $oi"a" i'ualmente Jtei"& +en$iono "empre $riar
uma li"ta de $ontexto para $ada pe""oa $om a *ual tenhamo" uma intera$o re'ular e *ue
#re*uentemente tem K$oi"a"L a""o$iada"& )or exemploG "e tenho v;ria" veze" per'unta" a
#azer ao meu "upervi"orG $oi"a" a entre'ar ou di"$utir pe""oalmenteG po""o pXr toda" ela"
numa li"ta $om o "eu nome& De""a #ormaG *uando e"tiver $om a pe""oa em $au"aG tenho tudo
o *ue pre$i"o para no perder a oportunidade de re"olver toda" e""a" $oi"a"& S o tEpi$o KF;
*ue e"tou $onti'o&&&L& Outra" idea" "o li"ta" de $ontexto para #erramenta" $omo o -ele#one
.para *uem 'o"ta de pe'ar uma vez nele e #azer toda" a" $hamada" ne$e"";ria" de uma "=
vez/G uma apli$ao de "o#t%are e"pe$E#i$aG uma m;*uinaG et$&
ACTION METHOD
O 0$tion +ethod "ur'iu $omo uma ini$iativa da Behan$e (n$G empre"a #o$ada no trabalho de
pro#i""ionai" $riativo"& S um "i"tema de or'anizao e produtividade tamb2m ele $riado a
pen"ar em pe""oa" $riativa"G embora "e apli*ue a *ual*uer $a"o& )ondo de lado a linha de
produto" materiai"G e apli$aHe" di'itai" *ue a Behan$e $riou $omo apoio ao 0$tion +ethodG
vamo4no" #o$ar apena" na e""1n$ia de"ta metodolo'ia&
9omo o pr=prio nome indi$aG e"te m2todo 2 ba"tante #o$ado na a$oG $om o mote *ue Kh;
muita" ideia" no mundoG ma" no h; a$o "u#i$ienteL& 9ada proFe$to 2 de$ompo"to at2 :"
"ua" $omponente" mai" "imple": a$He"& 0di$ionado a i"toG h; uma premi""a "imple" de *ue
tudo 2 um proFe$toG "eFa o plano do Fantar de NatalG a 'e"to do oramento #amiliar ou um
*ual*uer obFe$tivo pe""oal em $ur"o& Cavendo uma identi#i$ao $lara de *uai" o" proFe$to"
*ue temo" em $ima da me"aG tudo "e re"ume a identi#i$ar o" "eu" $omponente" elementare"&
O" co$%onen#e" e*e$en#are"
0$He" 7 a" tare#a" e"pe$E#i$a" *ue t1m *ue "er realizada" para andar para a #rente $om o
proFe$to& -1m "empre um verbo *ue indi$a o tipo de a$oG por exemplo: redi'ir o emailG
limpar a "alaG pa'ar a $ontaG et$&
5e#er1n$ia" 7 todo o material rela$ionado $om o proFe$to em *ue"toG *ue pode "ervir ou no
para a realizao de a$He"G ma" *ue 2 Jtil para o proFe$to em "iG 2 $on"iderado uma
re#er1n$ia& )or exemplo: papei" de ra"$unho" $om ideia"G nota" de uma reunioG um arti'o de
um FornalG de"enho"G et$&
(ten" ?u"pendido" 7 $oi"a" *ueG por a'oraG no "o a$He" $on$reta"G ma" podem vir a "14lo
no #uturo& 9omo no *ueremo" perder a ideia de vi"taG #i$a armazenada ne"ta $ate'oria para
mai" tarde poder "er re"'atada&
No 0$tion +ethodG todo" o" proFe$to" devem "er dividido" em iten" de"ta" tr1" $ate'oria"&
Da #eoria 6 %r7#ica
0 implementao de"ta metodolo'ia pode "er #eita re$orrendo a *ual*uer tipo de li"ta"G
di'itai" ou no& 9omo dou "empre prioridade ao" materiai" no4di'itai"G vamo" ilu"trar $om
ele" um exemplo real& Bamo" partir de um proFe$to a tEtulo demon"trativo ao *ual
$hamaremo" Krenovao da $ozinhaL&
9omo $al$ulamo" *ue "eFa al'o $omplexoG vamo" $omear por arranFar uma pa"ta ou do""ier
$om e"te nome e *ue alber'ar; todo o material a ele a""o$iado& -r1" "eparadore" identi#i$am
o" tr1" $omponente" elementare" do 0$tion +ethod& ^ medida *ue nova" $oi"a" vo dando
entradaG $olo$amo" na" "e$He" apropriada":
Exemplo de 0$He":
tele#onar a T e pedir oramento
tirar medida" para o" m=vei"
vi"itar loFa de azuleFo" em Z
Exemplo" de 5e#er1n$ia"
ra"$unho $om ideia para nova di"po"io da $ozinha
#oto" de $at;lo'o"
$artHe" de $onta$to de empre"a" da ;rea
Exemplo" de (ten" ?u"pendido"
re#er1n$ia para um $erto $onFunto de loia *ue poder; #i$ar bem .para F; no 2
exe*uEvel poi" 2 al'o a ver apena" mai" perto do #inal do proFe$to/
Dependendo da *uantidade de iten" *ue $ada $ate'oria poder; terG a" #erramenta" e a #orma
de or'anizao pode .e deve/ "er di#erente de proFe$to para proFe$to& )ara al'un"G ter uma
#olha na #rente $om a" tare#a" prin$ipai" e tudo o re"to para tr;"G pode "er "u#i$iente& )ara
outro"G pode "er ne$e"";rio a'rupar mai" ordenadamente um maior nJmero de tare#a"G $riar
uma bol"a para o" materiai" de re#er1n$iaG anexar outro" e*uipamento"G et$&
Diferentes tipos de ac&es
En*uanto *ue o m2todo ,-D F; prev_ e or'aniza : partida a$He" de di#erente" natureza"G no
0$tion +ethod e"to todo" mi"turado"& No entantoG e""a mi"tura no "i'ni#i$a *ue no "eFam
identi#i$ado" de #orma" di#erente":
0$He" normai" 7 a*uela" *ue de"$revemo" at2 a'ora
0$He" de "upervi"o 7 al'o *ue *ueremo" ter a $erteza *ue 2 #eito& )odem "erG por exemploG
pre$edida" da" palavra" Ka""e'urar *ue&&&L& )or exemploG Ka""e'urar *ue o do$umento 2
terminado at2 ao #inal da "emanaL&
0$He" pendente" 4 *uando al'o 2 dele'ado e e"peramo" pelo "eu re"ultadoG ou me"mo
*uando a'uardamo" a $he'ada de *ual*uer $oi"a& )or exemplo K)endente: livro
en$omendadoL` K0 0'uardar: email de re"po"ta da propo"taL
PERSONAL KANBAN
O "i"tema <anban
21
#oi inventado na -o@ota $om o intuito de "e apli$ar em #;bri$a" o me"mo
tipo de #luxo" exi"tente" emG por exemploG "upermer$ado" ou armaz2n $om $ontrolo de
"to$k"& ("to 2G uma #orma de per$eber #a$ilmente o per$ur"o *ue al'o #aria de"de a entrada no
"i"temaG at2 : "ua "aEda& Em 2011G ]im Ben"on adaptou e"te "i"tema de mapeamento de
produtividade para o trabalho pe""oal e para e*uipa"G dando4lhe o nome de )er"onal <anban&
O <anban 2 uma "imple" #erramenta para vi"ualizao e or'anizao do trabalhoG divindo4o
em $ate'oria" prin$ipai": trabalho a #azerG trabalho a "er #eito e trabalho terminado& 9ada
item 2 repre"entado por um pedao de papel .normalmente um post-it/G *ue po""a "er
tran"#erido de uma "e$o para outra& Ber"He" po"teriore" in$luem pe*uena" "ubdivi"He"
ne"ta" $ate'oria" prin$ipai"G para melhor or'anizar o trabalho& Ei" um exemplo de um
)er"onal <anbanG em *ue a" di#erente" $ore" da" nota" "o u"ada" para repre"entar tare#a" de
di#erente" natureza" ou ;rea":
2 Do Fapon1"G *uadro
O )er"onal <anban tem dua" 'rande" vanta'en"G o #a$to de "er ba"tante vi"ual e o de limitar
o trabalho *ue e"t; a "er #eito em *ual*uer altura&
De uma #orma "imple"G o <anban d;4no" #eedba$k r;pido "obre o *ue h; para #azerG o *ue
e"t; a "er #eito e o *ue e"t; terminado& Em vez de termo" o trabalho $omo al'o ab"tra$to na
no""a menteG pa""a a tomar uma #ormaG $omo "e uma pe*uena hi"t=ria "e trata""e&
)or outro ladoG o #a$to de limitar o trabalho *ue e"tamo" a #azer em *ual*uer momentoG
permite4no" "er mai" reali"ta" $om o *ue e"tamo" a a$eitar e tamb2m a #a$ilitar o #o$o e a
$on$entrao&
2on"#r3ir o "e3 %r8%rio 9anban
O primeiro pa""o .para al2m de arranFar o" pr=prio" materiai"/ 2 de#inir a" $ate'oria" e nome"
para o" di#erente" pa""o" do "eu #luxo de trabalho& 9omo #oi de"$rito anteriormenteG o #luxo
mai" b;"i$o $on"i"te em: a #azerInova" tare#a" Y a "er #eito Y terminado& )ode adi$ionar
al'uma $omplexidadeG tal $omo na ima'em anteriorG ou me"mo ter nome" di#erente" para a"
v;ria" etapa"G $a"o e"teFa a u"ar o <anban para um trabalho mai" e"pe$E#i$o& )or exemploG
para um 'rande proFe$to de publi$ao de um livroG poderiamo" ter: a #azerIideia" Y
primeira revi"o Y "e'unda revi"o Y aFu"te" 'r;#i$o" Y publi$ao&
No "e preo$upe em tentar de#inir o #luxo ideal& Dma da" melhore" #erramenta"
re$omendada" para o <anban $o"tuma "er um *uadro bran$oG pelo "imple" #a$to *ue no"
permite apa'ar e voltar a e"$reverG de"enhando al'o di#erente $om rapidez e "em de"perdiar
nada&
De "e'uidaG $ome$e a preen$her a primeira $oluna $om a*uilo *ue F; tem a$umulado para
#azerG tare#a"G ideia"G $oi"a" pendente"G et$& No intere""a "e "o $oi"a" $omplexa" ou "imple"G
'rande" ou pe*uena"G in$lua tudo& -al $omo no exer$E$io Kvarrer a menteL do m2todo ,-DG
a" primeira" veze" *ue #azemo" e"te tipo de de"peFo mental tendem a "er um pou$o doloro"a"
poi" a realidade do nJmero a""ombro"o de $ompromi""o" *ue temo" e"t; bem vi"Evel : no""a
#rente& No entantoG 2 ne$e"";rio en#rentar e""a realidade e no meter $oi"a" debaixo do tapete&
?= a $on"$i1n$ia plena de tudo a*uilo *ue temo" para #azer no" permite libertar $ada vez
mai" da pre""o *ue daE vem&
D"e di#erente" $ore" de papel para "e re#erir a tare#a" $om di#erente" natureza"& )or exemploG
u"ar a $or azul para tudo o *ue diz re"peito : vida pe""oalG a verde para $oi"a" da $a"aG o
vermelho para $oi"a" muito ur'ente" e o amarelo para tudo o re"to&
)or JltimoG deve de#inir o nJmero limite para a *uantidade de tare#a" na $oluna onde e"t; o
trabalho Ka "er #eitoL a$tualmente& ("to pretende prevenir $omearmo" e deixarmo"
ina$abada" dema"iada" $oi"a"G a""im $omo tamb2m reduzir o multi4ta"kin'G #azendo4no"
#o$ar apena" na" mai" importante" at2 e"tarem $ompleta"& E"te nJmero 2 al'o *ue tamb2m
vai a#inando $om o tempoG ma" para $omearG e"$olha um entre e 8& O pr=prio limite vi"ual
da $oluna F; re"trin'e o nJmero de pap2i" *ue l; $on"e'uimo" $olo$ar&
MATRIZ DE EISENHOWER
E"te m2todo herda o nome do "eu pr=prio $riadorG o pre"idente do" E"tado" Dnido" D%i'ht
D& Ei"enho%er& Dizem *ue Ei"enho%er era muito or'anizado e produtivoG "ervindo $omo
pre"identeG 'eneral de $in$o e"trela" e $omandante "upremo da" #ora" aliada" na Europa&
De"envolveu e"te m2todo para "erG a$ima de tudoG "imple" e para *ue *ual*uer pe""oa o
pude""e u"ar em *ual*uer parte do mundo re$orrendo apena" a papel e l;pi"&
5e"umidamenteG 2 um "i"tema *ue no" permite $ate'orizar e priorizar tare#a" de uma #orma
"imple" e dire$taG medindo4a" em doi" eixo": ur'1n$ia e importMn$ia&
Nuando $on#rontado $om al'o *ue ne$e""itava de "er #eitoG Ei"enho%er #azia a "i pr=prio
dua" per'unta": primeiroG 2 uma tare#a importanteA ?e'undoG 2 uma tare#a ur'enteA
Ei"enho%er #i$ou tamb2m #amo"o por uma $2lebre #ra"e *ue re"ultou da "ua experi1n$ia $om
e"te m2todo:
Aquilo que importante raramente ur$ente e aquilo que ur$ente raramente
importante - D&i$ht D! 'isenho&er
Nuanta" veze" temo" $oi"a" importante" para #azer e de"perdiamo" tempo $om outra" nada
importante" ma" p"eudo4ur'ente"A 0 +atriz de Ei"enho%er #a$ilita a vi"ualizao da*uilo
*ue 2 realmente priorit;rio&
O" 53a#ro 53adran#e"
9ada tare#a *ue entra para a matriz 2 $la""i#i$ada entre Dr'enteINo Dr'ente e
(mportanteINo (mportante& 0 matriz re"ultaG por i""oG em *uatro *uadrante" di"tinto"&
(3nciona$en#o
No $ompli$ando a $ate'orizao de tare#a"G ne"te m2todo limitamo4no" a $olo$ar $ada tare#a
no "eu re"pe$tivo *uadrante&
-are#a" $om Prioridade 5 "o para 9a*er& ?o o tipo de tare#a" *ue temo" *ue "er n=" a
tratar e o mai" rapidamente po""Evel& No entantoG "e 2 a*ui *ue pa""amo" a 'rande maioria do
no""o tempoG pode "er um "inal *ue e"tamo" a "er vEtima" de uma m; 'e"to ou planeamentoG
limitando4no" a re"ponder e rea'ir :" diver"a" "ituaHe" *ue a vida no" $olo$a&
xemp(os!
Entre'a do relat=rio
0rranFar pneu do $arro
)a'ar renda
-are#a" $om Prioridade 7 "o para P(anear& ?e "abemo" *ue "o importante" ma" no
ne$e""ariamente ur'ente"G o melhor a #azer 2 plane;4la" ade*uadamente para *ue no #uturo
no "e tornem ur'ente"& Dependendo da natureza da tare#aG e"te planeamento pode ter
diver"a" #orma"G ma" o e""en$ial 2 $omear& 9omoA +ar$ando uma data na a'endaG $riando
um novo do$umento ou #olha de papel para a""entar ideia"G $omear a or'anizar o *ue #or
ne$e"";rioG et$& S um bom "inal *uando a 'rande maioria do no""o tempo 2 dedi$ado a e"te
*uadrante&
xemp(os!
Exer$E$io #E"i$o
)r=xima" #2ria"
E"$rever um livro
-are#a" $om Prioridade 8 "o para De(egar& ?endo ur'ente" ma" no importante"G e"tamo"
na pre"ena de tare#a" *ue e"to maioritariamente li'ada" a um trabalho *ue "omo" obri'ado"
a #azer ou re"pon"abilidade" *ue temo" *ue manter& O ideal 2 $on"e'uirmo" dele'ar e"ta"
tare#a"&
xemp(os!
5e"ponder a email
-ele#onar a Z e pedir Z
9on#irmar preo de&&&
-are#a" $om Prioridade : "o para AdiarG ou me"mo e"*ue$er& E"ta" tare#a" "em 'rande
importMn$ia nem ur'1n$ia devem "er adiada" para mai" tardeG *uando houver e"pao e tempo
para ela"& Ne"te *uadrante tamb2m en$ontramo" #re*uentemente o" no""o" prin$ipai"
de"perdE$io" de tempo& Em vez de o" adiarG podemo" tamb2m $on"iderar em apa';4lo" e
e"*ue$14lo" por $ompleto&
xemp(os!
Ber Jltimo" vEdeo" no Uou-ube
5eor'anizar ;lbum de #oto'ra#ia"
0 +atriz de Ei"enho%er 2 uma #orma vi"ual de avaliarmo" *ual*uer nova tare#a& )or uma
*ue"to de #a$ilidadeG a or'anizao pr;ti$a da" tare#a" pode "er #eita em *uatro li"ta"
"imple"G $om o" re"pe$tivo" tEtulo"G em vez da matriz& 0nte" de e"$revermo" *ual*uer tare#aG
pa"";mo4la por e"te K#iltroL e "= depoi" a $olo$amo" na re"pe$tiva li"ta&
TCNICA POMODORO
31
Ba"eada no #a$to *ue o $2rebro trabalha e "e #o$a melhor $om $urto" perEodo" de tempo
inter$alado" $om pe*uena" pau"a" .$on"ultar a "e$o 0prendiza'em e +em=ria para mai"
detalhe/G o italiano 3ran$e"$o 9irillo de"envolveu o m2todo )omodoro&
Do italiano KtomateLG a t2$ni$a )omodoro vai bu"$ar o "eu nome a um $l;""i$o temporizador
de $ozinha $om e""e a"pe$to& E"ta "imple" t2$ni$a ba"eia4"eG por i""oG em $onta'en" de
tempo" atrav2" de um temporizador&
S mai" uma #erramenta do *ue uma "i"tema de produtividade ma" $apazG "em "ombra de
dJvida"G de pXr o trabalho a rolar& E"tando a""o$iado a perEodo" de#inido" de tempoG torna4"e
muito Jtil para trabalho obFe$tivo ou e"tudoG ma" pode "er u"ado para *ual*uer $oi"a&
S a$on"elh;vel arranFar um temporizador #E"i$oG em vez de u"ar o do "eu telem=vel ou
$omputador& Na t2$ni$a )omodoroG 2 muito importante de"li'ar ou a#a"tar *uai"*uer #onte"
de interrupHe" ou di"traHe"& DaE *ueG e"tando apena" $om a*uilo *ue pre$i"a para a tare#a
*ue tem em mo" e um temporizadorG papel e lapE"G "er; mai" vi;vel do *ue e"preitar o
$omputador ou o telem=vel para ver o tempo&
(3nciona$en#o
9ada tare#a tem um perEodo de 28 minuto" .de a$ordo $om o "eu $riadorG ma" h; di#erente"
variaHe" $om 1Q ou 18 minuto"G por exemplo/& No #inal de $ada tare#aG o temporizador $onta
um pe*ueno intervaloG $om 48 minuto" de duraoG ap=" o *ual $omea uma nova tare#a e
um novo intervalo& No #inal da 6 tare#aG o intervalo dever; "er de lon'a duraoG 20 ou 0
minuto"&
)omodoro 2 uma mar$a re'i"tada de 3ran$e"$o 9irillo
0*ui pode voltar ao inE$ioG "e *ui"er $ontinuar $om mai" tare#a" ou "imple"mente parar&
0nte" de $omear uma "e""o $om )omodoroG deve #azer um planeamento "imple"& D"ar uma
li"ta de tare#a para "aber o *ue tem para #azerG ordenar a" tare#a" por importMn$iaG e"timar a"
duraHe" para per$eber *uanto" perEodo" vo pre$i"ar e de#inir *uanto" $i$lo" vai #azer ne""a
"e""o&
)ara a t2$ni$a #un$ionarG 2 vital *ue re"peite o" tempo" do )omodoro e *ue d1 ateno apena"
ao *ue tem *ue dar ateno& ("to 2G "e de$idiu u"ar perEodo" de 28 minuto"G pare me"mo no"
28 e nem mai" um& Durante e""e tempoG #o*ue4"e totalmente na tare#a *ue #oi atribuEdaG no
u"e o telem=velG $omputador ou tv&
O" intervalo" "o livre"G u"e o tempo 7 *ue no 2 muito 7 para ir : $a"a de banhoG beber ;'uaG
e"ti$ar a" perna" e re"pirar ar livre& Evite u"ar e""e" minuto" para ver email" ou al'o do
'2neroG poi" para al2m de no e"tar a relaxar ade*uadamenteG pode #a$ilmente de"lizar no
tempo ultrapa""ando o limite do intervalo&
?empre *ue $on$luir uma tare#aG mar*ue4a $omo $on$luEda na "ua li"taG ou e"$reva4a me"mo
numa outra li"ta de tare#a" $on$luEda"G *ue vai aFudando na motivao&
)or normaG dentro uma "e""o de )omodoro .6 tare#a" e 6 intervalo"/ a" tare#a" e"$olhida"
devem "er toda" di"tinta"& Ou "eFaG "e houver uma tare#a dema"iado 'randeG no "e devem
u"ar 2 perEodo" para e""a me"ma tare#a durante uma me"ma "e""o&
) 4om e o mau
Dma da" $rEti$a" mai" $omun" : t2$ni$a )omodoro 2 a m; ade*uao da #erramenta para
trabalho" mai" $riativo"G $omo e"$reverG pintarG ou planear& Na minha per"pe$tivaG $on$ordo a
80P& S verdade *ue a t2$ni$a )omodoro 2 muito Jtil para "imple"mente "a#er! Nuando "e e"t;
em #a"e" $riativa" 'eralmente no 2 ben2#i$o ter pre""o de tempo& No entantoG tamb2m 2
verdade *ue a pro$ra"tinao ata$a em muita" de""a" #a"e" $riativa"G prin$ipalmente em #a"e"
ini$iai" *uando ainda no exi"te $lareza "u#i$iente "obre o *ue "e vai #azer .$on"ultar tamb2m
a "e$o "obre )ro$ra"tinao/& Ne""e" $a"o"G $riar o $ompromi""o de come(ar e
"imple"mente "a#er al'oG $o"tuma "er o "u#i$iente para *uebrar a in2r$ia ini$ial e o trabalho
$omear a #luir& Exi"te #re*uentemente uma in2r$ia no arran*ue de al'o novoG tal $omo no
inE$io de uma tare#a& +uita" veze"G e""a in2r$ia tem ori'em numa ideia do '2nero Ki""o vai
demorar muito tempoL& 0 t2$ni$a )omodoro 2 muito JtilG poi" pelo #a$to de ter perEodo" de
tempo" de#inido"G 2 $apaz de en'anar a no""a pr=pria mente& ?abemo" *ue "= vamo" #azer
a*uilo durante 28 minuto" e depoi" a$abouG independentemente do e"tado #inal al$anado
ne""e perEodo& ("to aFuda4no" a "uperar e""a re"i"t1n$ia eG muita" veze"G depoi" de dar o
primeiro pa""oG at2 $on"e'uiamo" $ontinuar por ba"tante mai" tempo&
DO IT TOMORROW
E"ta 2G provavelmenteG uma da" metodolo'ia" mai" "imple" de en"inar e expli$ar& -al $omo a
)omodoroG no "e trata de um "i"tema $ompleto de 'e"toG ma" "im de uma "imple" e"trat2'ia
para manter uma li"ta de tare#a"&
Em )ortu'u1"G poderEamo" $hamar4lhe de K3i$a para amanhLG o *ue pare$e di'no do"
h;bito" de um pro$ra"tinador& No entantoG em $erta" "ituaHe"G e"ta "imple" t2$ni$a pode "er o
"u#i$iente para o aFudar a $on$luir tare#a" e no perder nada de vi"ta&
Exi"tem apena" dua" li"ta" a manter:
3azer CoFe
3azer 0manh
?empre *ue al'uma nova tare#a "ur'eG a re'ra 2 anot;4la na li"ta K3azer 0manhL& No dia
"e'uinteG a" tare#a" do 0manh pa""am para o CoFe e o 0manh volta a #i$ar vazio&
0 Jni$a $oi"a *ue 2 exi'ida 2 *ue "eFamo" di"$iplinado" o "u#i$iente para "e'uir e"ta "imple"
re'ra e *ue no" dedi*uemo" o m;ximo po""Evel apena" :" tare#a" do CoFe&
?e a""im #orG o re"ultado 2 *ue evitamo" interrupHe" em #luxo" de trabalho e em plano" F;
#eito"G poi" tudo o *ue vier de novo pa""a para o 0manh& No dia "e'uinteG iremo" tratar de
tudo o *ue #i$ou por #azer na v2"pera e a""im "u$e""ivamente&
Obviamente *ue h; lu'ar para ex$epHe"G poi" muita" veze" "ur'em tare#a" *ue "o
ne$e""ariamente para "erem #eita" hoFe .*uando no ontemR/&
NO QUEBRAR A CADEIA
O KDonat break the $hainL #oi $riado pelo $omediante ]err@ ?ein#eld& No 2 bem um m2todo
para 'e"to de tare#a" ma" mai" uma t2$ni$a para aFudar a manter um h;bito produtivo&
?ein#eld a$on"elhou um novato na $om2dia "tand4up *ue para "e "er um bom $omediante 2
vital ter boa" piada" e *ue para ter boa" piada"G 2 ne$e"";rio e"$rever todo" o" dia"& 0 #orma
de o #azer 2 *ue 'uarda o "e'redo&
Nuanto" veze" F; no #izemo" a" #amo"a" re"oluHe" de ano novo $om novo" h;bito" *ue
*ueremo" $riarA )ara un" 2 a dieta "aud;velG para outro" o exer$E$io #E"i$oG a meditao di;ria
ou o pintar& O *ue 2 $erto 2 *ue "ur'e "empre um dia em *ue a vontade de"vane$e e #alhamo"
a re"oluo& 5apidamente um dia tran"#orma4"e em doi"G tr1" ou uma "emana eG *uando
reparamo"G F; lar'amo" por $ompleto a ideia&
S a*ui *ue e"ta t2$ni$a #az a di#erena& ?ein#eld $omprometia4"e a e"$rever um pou$o todo"
o" dia"& No inE$io do anoG pendurava um $alend;rio na parede e *uando e"$reviaG de"enhava
um 'rande T por $ima do dia& ^ medida *ue o" dia" pa""avamG o $alend;rio #i$ava $om uma
$adeia de TG todo" li'ado"& E"te "imple" #eedba$k vi"ual dava motivao "u#i$iente para no
"e *uerer *uebrar a $adeia eG por i""oG no arranFar de"$ulpa" para #azer ex$epHe"& 0 tare#a
prin$ipal 2 n+o /ue4rar a cadeia&
?ein#eld u"ava e"ta t2$ni$a para a e"$ritaG ma" $ada pe""oa pode #a$ilmente adapt;4la para
outra" $oi"a" *ue *ueira #azerG treinarG ou aprender:
e"$rever um blo'
ler um $apEtulo.ou al'uma" p;'ina"/ de um livro
aprender a pro'ramar
meditar
$ozinhar
K,ro a 'roG en$he a 'alinha o papoL& S a a$o $on"tante e di;ria *ue $on"troi o" h;bito"&
E"ta t2$ni$a #un$iona to bem poi" "o e"te" pe*ueno" impul"o" de motivao para no
*uebrar a $adeia *ue no" mant1m no #luxo de produtividade ."eFa o *ue #or *ue e"ta palavra
"i'ni#i*ue para "iG ne"te $ontexto/&
(3nciona$en#o
1& De#ina no m;ximo tr1" obFe$tivo" .mai" tardeG pode adi$ionar um *uarto/&
2& )ara $ada um dele"G de#ina o $rit2rio *ue permita avaliar "e $ada meta di;ria #oi
atin'ida ou no& Exemplo: ler pelo meno" 10 p;'ina"G #azer 20 min de exer$E$ioG et$
& De#ina a" re'ra" do Fo'o e ex$epHe"& No m2todo ori'inalG ?ein#eld no in$luEaG por
exemploG dia" de baixaG #2ria"G via'em de trabalho ou outra" "ituaHe" *ue podem
impedir a realizao de $erta" meta" di;ria"& ?e e"tiverem planeada" e $on"iderada"
de"de inE$ioG e"ta" ex$epHe" no $ontam $omo *uebra" da $adeia&
6& (mprima um $alend;rio para $ada um do" obFe$tivo"& )odem4"e u"ar $alend;rio"
anuai" ou men"ai"G $on#orme pre#er1n$ia pe""oal& O" men"ai" t1m a vanta'em de ter
mai" e"pao para de"enhar o" T&
8& 0rranFe um mar$ador vermelho bem 'ro""o& Nuanto mai" vermelho e mai" 'ordoG
melhor o T&
ASPECTOS FUNDAMENTAIS PARA SE SER PRODUTIVO
+uita" pe""oa" *ue experimentam um ou v;rio" "i"tema" de produtividadeG a$abam por $riar
o "eu pr=prio "i"temaG ba"eando4"e em t2$ni$a" e di$a" *ue retiram de um ou v;rio" m2todo"&
E"te" "i"tema" auto4$riado" t1m tanto valor $omo *ual*uer outro& )or veze"G "o at2 mai"
e#i$aze" poi" adaptam4"e melhor ao e"tilo de vida e ne$e""idade" de *uem o" u"a&
0*uiG #i$am al'un" a"pe$to" *ue $on"idero #undamentai" para "e "er produtivoG retirado" do"
m2todo" apre"entado" ne"te $apEtulo& Nuer pen"e em $riar um novo m2todo "euG ou noG
$erti#i*ue4"e *ue apli$a e"te" $on"elho" no "eu dia4a4diaG poi" o" bene#E$io" "o 'arantido"&
Gerir 3$ ca*end7rio
D"e a "ua a'enda para re"ervar Fanela" de tempo para tare#a".ou in#ormaHe"/ *ue t1m dia"
eIou hora" e"pe$E#i$a"&
Dm h;bito $omum 2 u"armo" o $alend;rio para anotar tudo a*uilo *ue 'o"tarEamo" de #azer
amanhG depoi" de amanhG no #im de "emanaG et$G ma" a verdade 2 *ue a vida 2 dema"iado
dinMmi$a e e"tra'a4no" muita" veze" o" plano"&
-are#a" $omo K$omprar po no "upermer$adoLG Kvi"itar loFa xL ou Kler &&&L no t1mG na
maioria do" $a"o"G ur'1n$ia para ne$e""itarem de um lu'ar na "ua a'enda& 0notar e"ta"
tare#a" num $alend;rio re"ulta muita" veze" em #ru"trao e perda" de tempo& O *ue a$onte$e
2 *ue *uando $he'amo" ao #inal do diaG olhamo" para o $alend;rio e vimo" *ue deixamo"
tanto por #azerG temo" *ue voltar a e"$rever tudo num outro dia& 0 "en"ao *ue #i$a 2 Kno
#iz i"toG no #iz a*uiloL&
?eG pelo $ontr;rioG u"armo" um $alend;rio apena" para $oi"a" *ue "eFam realmente
obri'at=ria" ou ne$e"";ria"G temo" nele uma podero"a #erramenta para 'erir bem o tempo& O
*ue entraG entoG num $alend;rioA Ei" al'un" exemplo" de tare#a" ou $ompromi""o" *ue t1m
e"pe$i#i$idade de data e hora:
$on"ulta no m2di$o
apanhar avio
reunio da e*uipa
O *ue h; em $omum ne"te" exemplo"A 3alhar o diaIhora impli$a #alhar a tare#a& S uma
*ue"to de Kvida ou morteLG o *ue 2 ba"tante di#erente de Kir ao "upermer$adoLG onde "e
#alharmo" podemo" "imple"mente adiar&
]; vimo" *ue um bene#E$io de"te "i"tema 2 o evitar perder tempo a re$alendarizar $oi"a" no
#eita" e evitar al'uma #ru"trao& +a" h; mai" para al2m di""o&
O $alend;rio pode dar4no"G de uma #orma muita rapidaG #eedba$k vi"ual "obre $omo o no""o
tempo e o$upao e"to di"tribuEdo"& ("to 2 parti$ularmente Jtil *uando a vida no" apre"enta
$om "urpre"a" e temo" *ue mudar o" plano" para o dia poi" al'o ur'ente "ur'iu& 0o in$luir
todo o tipo de tare#a"G perdemo" e"te #eedba$k r;pido *ue o $alend;rio podia darG poi"
pre$i"amo" de anali"ar $uidado"amente $ada hora para ver a*uilo *ue realmente 2 $ru$ial ou
no& )or outra" palavra"G e"tamo" a perder tempo a repetir uma avaliao de prioridade"&
Nuando "e'uimo" e"ta "imple" re'raG torna4"e muito #;$il per$eber *uai" "o o" perEodo"
in#lexEvei" no no""o dia& Bi"ualmenteG "em "e*uer pre$i"ar de lerG $on"e'uimo" em pou$o"
"e'undo" ter uma ima'em de $omo o dia "e or'anizaG "e h; al'o *ue blo*ueia al'um perEodo
e onde temo" mai" #lexibilidade para Fo'ar $om "urpre"a"&
2+o 13 regra sem excep+o
Em "ituaHe" muito e"pe$E#i$a"G pode "er re$omendado ir um pou$o al2m de"ta re'ra de
$omo u"ar um $alend;rio& C; doi" $a"o" em parti$ular onde 2 Jtil blo*uear tempo na a'enda
para realizar uma determinada tare#a:
>iberdade e de"or'anizao de hor;rio 7 2 muito $omum $om #reelan$er" ou pe""oa" *ue
trabalham a partir de $a"aG terem perEodo" de trabalho mal de#inido"G *ue "e a$abam por
mi"turar $om a vida pe""oal& 0 de"or'anizao temporal $ria mai" $on#u"o mentalG "en"ao
de tempo perdido e baixa produtividade& Ne"te" $a"o"G $omprovei "er mai" Jtil de#inir
perEodo" temporai" e"pe$E#i$o" para #azer T ou UG $om hora de inE$io ou #imG ou dia"
de"i'nado" para $erta" ;rea" ou trabalho"& 9riar al'uma e"trutura e rotina traz melhore"
re"ultado" para *uem no tem nenhuma&
0diamento $on"tante 7 no ob"tante de ler a "e$o "obre pro$ra"tinao .e per$eber melhor
o por*u1 de adiar $ontinuamente uma tare#a/G uma #orma #;$il de #azer de uma vez por toda"
al'o *ue F; adia h; tempo" 2 en$ontrar um tempo livre na "ua a'enda e mar$ar para e""e dia
e hora o tempo ne$e"";rio para a $omear .*ual*uer $oi"a entre 18 minuto" e 1 hora/&
Man#er 3$a boa *i"#a de #are4a"
O *ue de#ine uma boa li"ta de tare#a"A O dever prin$ipal de tal li"ta deve "er o de no" pa""ar a
in#ormao *ue ne$e""itamo" para de"empenhar $ada tare#aG ma" de uma #orma "imple"G
$lara e r;pida&
Eu indi$aria tr1" a"pe$to" *ue devem "er $on"iderado" na #orma $omo e"$revemo" $ada item
numa li"ta de tare#a": tamanhoG e"pe$i#i$idadeG motivao&
;aman1o! nem "er dema"iado $urtoG nem dema"iado lon'o& ?e #or dema"iado $urto vai
$ertamente entrar em $on#lito $om o a"pe$to "e'uinte .e"pe$i#i$idade/& ?e #or dema"iado
lon'oG provavelmente e"tamo" a perder dema"iado tempo a e"$rever.e po"teriormenteG a ler/
$om in#ormao *ue no 2 ne$e"";ria& O tamanho deve "er o mai" $urto po""EvelG ma" o
"u#i$iente para *ue "eFa po""Evel in$luir toda" a" in#ormaHe" ne$e"";ria" ao de"empenhar da
tare#a& >embre4"e "empre *ue pode ler e #azer e"ta tare#a um m1" depoi" de a ter e"$rito&
Bai4"e lembrar de tudo o *ue era ne$e"";rio "aberA .por exemploG nJmero" de tele#oneG o
nome da pe""oa $om *uem tinha *ue #alar de "e'uidaG et$/&
specificidade! a #alta de $lareza 2 talvez o maior problema de toda" a" li"ta" de tare#a" *ue
vi at2 hoFe& S muito $omum e"$revermo" $oi"a" va'a" $omo Ktratar do $arroL ou KmeL& Dma
boa li"ta de tare#a" deve "er e"$rita de #orma *ue $ada item "eFa uma indi$ao #E"i$a da tare#a
a de"empenhar: K$on$luir a in"pe$o do $arro at2 dia 20LG K$omprar prenda para aniverWario
da meL&
'otiva+o! 9o"tuma4"e dizerG K"eFa "imp;ti$o para o "eu #uturo euL& ("to 2G lembre4"e *ueG
*uer "eFa amanh ou da*ui a 1 m1"G 2 vo$1 *uem ir; ler e interpretar a*uilo *ue e"$reveu& ^"
veze"G ter um pou$o de $uidado na #orma $omo e"$revemo" al'oG pode #azer ba"tante
di#ernea na #orma $omo vamo" voltar a e""e a""unto mai" tarde& (ma'ine4"e a dele'ar e""a
tare#a a uma outra pe""oa& 9omo a diria de uma #orma motivante e *ue de""e me"mo vontade
de #azerA Obviamente *ue no vamo" e"$rever #ra"e" irreali"ta" ou de empoderamento
"en"a$ionali"ta pelo meioG ma" h; um pe*ueno $uidado *ue podemo" ter e *ue pode #azer
al'uma di#erena&
)or JltimoG no "e e"*uea de #azer a in"pe$o re'ular :" "ua" li"ta"& 0pa'ue iten" F;
$on$luEdo" ou $an$elado"G renove o papel ."e #or o $a"o/G re4e"$revaG *uando ne$e"";rio&
Lidar co$ e$ai*
0 te$nolo'ia F; "e en$ontra to enraEzada na" no""a" vida" *ue #erramenta" $omo o email "o
parte vital da no""a $omuni$aoG *uer para #in" pe""oai" *uer para pro#i""ionai"& O volume
de in#ormao tro$ada diariamente 2 to altoG *ue "e al'uma vez re$ebe""emo" o me"mo na
no""a $aixa de $orreio #E"i$oG pen"arEamo" em mudar de morada em pou$o" dia"&
0""im "endoG a or'anizao e boa 'e"to da."/ $aixa."/ de email 2G para muito"G mai"
importante do *ue a $riao de uma li"ta de tare#a"& 0t2 vou mai" lon'eG para muito"G o email
a li"ta de tare#a"&
Nuando abordo e"te tema no" %ork"hop"G $o"tumo #azer uma pe*uena "onda'em ao tamanho
da" $aixa" de email& Em m2diaG mai" de metade do" parti$ipante" tem $aixa" de email $om
mai" de 00 men"a'en" no lida" e muito" dele" $om mai" de 1000&
5e$omendo tratar a $aixa de email $omo "e trata da $aixa do $orreio em $a"a& Nuem 2 *ueG
em $a"aG deixa $arta" lida" ou no lida" na $aixaA 0t2 hoFeG ainda no $onhe$i nin'u2m& O
h;bito $ru$ial a treinar a*ui 2 o de decidir& O *ue #ao $om e"te emailA 5e"pondo a'oraA
+ai" tarde por*ue a re"po"ta 2 lon'aA ,uardo para re#er1n$ia #uturaA 0pa'oA ?eFa o *ue #orG
de$idaR E depoi" de de$idirG no deixe o email na "ua $aixa de entradaG por*ue "e o obFe$tivo
da $aixa de entrada #o""e 'uardar toda" a" "ua" men"a'en"G teria outro nome& -enha $omo
obFe$tivo permanente manter o nJmero de email" na $aixa de entrada a 0 .zero/& OuG pelo
meno"G perto di""o&
Arrumar emai(s acumu(ados
?e o leitor #or um da*uele" $a"o" $om $entena" de email"G F; deve ter pen"ado Ki"to no 2
para mimG nun$a vou $on"e'uir $he'ar l;L& O 'rande ob"t;$ulo a*ui 2 a re"i"t1n$ia ini$ial em
lidar $om $entena" de $oi"a" no lida" e no tratada"& +a" o m2todo para o #azer 2 ba"tante
"imple" e e#i$iente:
1& 9rie uma pa"ta .ou eti*ueta/ no "eu email $hamada KEmail" a tratarL ou KEmail"
a$umulado"L
2& ?ele$$ione todo" o" email" na "ua $aixa de entrada ex$epto o" do dia de hoFe e ontem&
& +ova4o" para a pa"ta $riada no ponto 1&
6& 3im
?imple"R OkG #oi batotaG ma" no #i$a por a*ui& O *ue e"ta pe*uena t2$ni$a aFuda a re"olver 2
a re"i"t1n$ia em lidar $om 'rande *uantidade" de $oi"a"& 0'ora a Jni$a $oi"a *ue tem a #azer
2 reduzir a "ua $aixa de entrada .$om apena" al'un" email"/ para zero& 3azer i""o $om al'un"
email" 2 #;$il& 3azer $om $entena"G no& 0'ora e"t; em $ondiHe" de $riar o h;bito e $omear
F; a "entir o" e#eito" relaxante" de uma $aixa de entrada vazia&
O *ue "e #az ento $om a pa"ta do" email" anti'o"A )rimeiro tenta4"e reduzi4la de #orma"
r;pida"G at2 #i$ar $om o *ue $on"idera realmente e""en$ial:
Ordenar email" por data e apa'ar tudo *ue "eFa anterior a T me"e" .a$ha me"mo *ue
ainda vai ler ou re"ponder a*uele email de 200QA/
Ordenar por remetente e apa'ar a*uele" *ue "abe *ue no intere""am para a'ora
.publi$idadeG revi"ta"G ne%"letter"G pe""oa" $hata" *ue "= enviam vEdeo" en'raado"
do Uou-ubeG et$&&&/
0 partir da*uiG tem o" email" *ue a$ha Jtei" lerIre"ponderIarmazenar& No h; "oluHe"
m;'i$a"G o $aminho da*ui em diante 2 ir en$ontrando al'um tempo e vontade para abrir e"ta
pa"ta e $omear a v14lo" um a um& No tem *ue #azer tudo de uma vez e no tem e"te" email"
: "ua #rente todo" o" dia" "empre *ue abrir o email& O obFe$tivo 2 me"mo e""eG dar e"pao e
alEvio p"E*ui$o&
<oas pr3ticas para o uso do emai(
No viver na $aixa de entrada& 9onheo al'un"G ma" pou$o"G muito pou$o" $a"o"G em
*ue al'u2m pre$i"a de ter um a$e""o permanente ao email durante o "eu dia de
trabalho& OOP da" outra" pe""oa" apena" pensam *ue pre$i"am& O email 2 hoFe em dia
um 'rande re"pon";vel pela *uebra de produtividade pelo "imple" #a$to de *ue 'era
um enorme nJmero de interrupHe" na no""a ateno .F; para no #alar no chat
inte'rado/& 0 #orma para re"olver e""e problema 2 "imple": de"li'ue o email& 0'ende
o u"o do email& Nuanta" veze" pre$i"a realmente de ver e re"ponder a men"a'en"A
Dma vez por diaA Dua"G tr1"G $in$oA ?eFa o *ue #orG de$ida Ka'ora vou ver e re"ponder
email"L e "a(a apenas isso& Nuando terminarG #e$he o email& E no "e e"*uea de
de"li'ar a" noti#i$aHe" "onora" e vi"uai" *ue o avi"am de uma nova men"a'em& Eram
en'raada" no" #ilme" do" ano" noventaG *uando um K)ou*ve $ot mailL apare$ia dua"
veze" por dia& No" dia" de hoFeG apare$endo :" dezena" ou $entena"G no t1m a""im
tanta piada ou utilidade& )elo $ontr;rioG o bombardeamento $on"tante *ue temo" de
noti#i$aHe" e re*ui"iHe" pela te$nolo'ia *ue $ada vez mai" no" rodeia apena" $au"a
mai" "tre"" e "en"aHe" de "obre$ar'a&
Or'anizar a" pa"ta"Ieti*ueta"& ?e a "ua li"ta de tare#a" e"t; dividida por $ate'oria" .por
exemplo: $oi"a" a #azerG $oi"a" pendente"G et$/G #aa o me"mo no "eu email& ?= a""im
poder; retirar a" men"a'en" da $aixa de entrada e dar4lhe" al'um "entidoG ao inv2" de
$olo$ar tudo numa outra pa"ta de a$umulao de men"a'en" de todo o tipo de
a""unto" e natureza"&
9rie #iltro"& ?e "abe : partida *ue o email da pe""oa T 2 de uma $erta naturezaG #aa
um #iltro e poupe trabalho& C; muita $oi"a *ue $ostariamos de ler eG por i""oG no
apa'amo"& 3aa uma pa"ta para o e#eito e envie para l; o" email" de""e" remetente"
.ne%"letter"G blo'"G et$/&
(oco 0" M3*#i)#a":ing
No h; a""im muito tempo atr;"G $he'ou a "er $omum en$ontrar no" anJn$io" de o#erta de
empre'o o #amo"o Kdeve "er $apaz de multi4ta"kin'L& 3elizmenteG diver"o" e"tudo" realizado"
deitaram por terra a ima'em po"itiva do multi4ta"kin'& CoFe "abe4"e *ueG na verdadeG 2 mai"
preFudi$ial ao trabalho do *ue ben2#i$o&
)ara *uem no e"t; #amiliarizado $om o termoG o multi4ta"kin' pode "er ima'inado $omo
a*uela pe""oa *ue en*uanto trabalhaG por exemploG no $omputadorG no e"t; apena" a redi'ir
um do$umento& E"t; tamb2m $om ateno ao" email" .provavelmente a meio da e"$rita de
uma re"po"ta/G a reordenar e or'anizar o" Jltimo" pap2i" *ue #oram entre'ue" por um $ole'a
e no pro$e""o de tele#onar e mar$ar reuniHe" $om diver"o" $liente"& E"te 2 "= um exemplo
tEpi$o *ue vi #re*uentemente& 9ada pe""oaG dependendo da "ua ;rea pro#i""ionalG ou me"mo
em $a"aG ter; "ituaHe" "emelhante"&
0$reditava4"e portantoG *ue tal trabalhador "eria uma pe""oa de muito valor poi" $on"e'uia
avanar em diver"a" #rente" do "eu trabalhoG "imultMneamenteG lidando $om o "tre"" *ue daE
viria e "em perder *ualidade&
No entantoG o #a$to 2 *ue o no""o $2rebro no 2 $apaz de #azer multi4ta"kin'& O no""o #o$o
$on"$iente "= pode e"tar diri'ido a uma a$tividadeG tal $omo um pro$e""ador de $omputador&
)odemo" pen"ar *ue o $omputador #azer muita $oi"a ao me"mo tempoG ma" na verdade #az
apena" uma de $ada vezG apena" $on"e'ue "altar de uma tare#a para outra $om uma
velo$idade to r;pida *ue nem do" damo" $onta& O me"mo "e pa""a $om o no""o $2rebroG
"altamo" de um #o$o para outro $om tal rapidezG *ue #i$amo" $om a ilu"o *ue podemo" #azer
v;ria" ao me"mo tempo&
O problema e"t; na #orma $omo o no""o $2rebro or'aniza a in#ormao $ontextual :
a$tividade *ue de"empenhamo"& ?e e"tivermo" na tare#a 0G pa""armo" para a tare#a BG depoi"
9 e #inalmente voltarmo" : 0G no a vamo" retomar no ponto onde a deixamo"& S ne$e"";rio
um pe*ueno retro$e""o para *ue po""amo" 'anhar de novo o $ontexto da*uilo *ue e"tavamo"
a #azer& Ou "eFaG e"tamo" a dar al'un" pa""o" para tr;"& ?e ima'inarmo" e"te" "alto" de
multi4ta"kin' repetido" v;ria" veze" em $urto" perEodo" de tempoG o re"ultado "o muito"
pa""o" para tr;"& E"tamo" a perder tempo e ener'ia em todo" ele"&
0 produtividade e"t; mai" a""o$iada : $apa$idade de manter o #o$oG pre#eren$ialmente por
perEodo" de tempo mai" lon'o"& 0""im *ue terminamo" uma boa parte de uma tare#aG
pa""amo" para outraG "em ne$e""itar de voltar a tr;"&
?ei *ue nem toda" a" pe""oa" t1m a po""ibilidade de manter e"te" perEodo" de #o$o"
prolon'ado"& S uma *ueixa *ue ouo #re*uentementeG e"pe$ialmente vinda de pe""oa" *ue
o$upam $ar'o" de atendimento ou "emelhante"G em *ue t1m *ue ter di"ponibilidade
permanente para interrupHe"& E"te" "o o" $a"o" em *ue 2 #undamental en$arar o trabalho
$omo uma arte mar$ial e ter o $onhe$imento e de"treza para lidar $om todo o tipo de 'olpe"
ine"perado" de uma #orma #luEda "em *uebrar o ritmo e a produtividade& Da minha
experi1n$iaG o m2todo ,-D en"ina e d; a" #erramenta" mai" $apaze" para e""e #im&
23rar a %rocra"#ina!o
Nuem F; no pro$ra"tinou *ue atire a primeira pedra& C; *uem veFa a pro$ra"tinao $omo
um de#eito ou $ara$terE"ti$a de per"onalidadeG para mim 2 "imple"mente um re"ultado de um
$onFunto de $ondiHe"& 0 pe""oa mai" pro$ra"tinadora pode4"e tornar produtivaG motivada e
$heia de ini$iativa "e a" $ondiHe" e"tiverem $erta"&
)ara no no" de"viarmo" dema"iado do tema $entral de"te livro vamo" deixar de lado a"
$au"a" mai" pe""oai" e emo$ionai" .al'uma" de"ta" podem "er abordada" $om a" t2$ni$a"
de"$rita" no $apEtulo "e'uinte/&
+a" a pro$ra"tinao temG "em dJvidaG al'o de emo$ional em "i& Nuando no" lembramo" de
al'o *ue temo" para #azer e "ur'e a*uela "en"ao interna KaiG a'ora noLG h; aE pre"ente uma
poro de emoo ne'ativaG uma aver"o a uma ima'em ou ideia&
C; dua" $au"a" prin$ipai" para i"to a$onte$er: #alta de $lareza "obre o obFe$tivo e #alta de
$lareza ou inde#inio do pr=ximo pa""o& No 2 por a$a"o *ue metodolo'ia" de
produtividadeG $omo o ,-DG levam muito a "2rio a $lari#i$ao e de#inio de"te" doi"
a"pe$to"& 0 pro$ra"tinao pode a""im "er "olu$ionada "em termo" *ue tratar a pro$ra"tinao
dire$tamenteG ma" "im tratando o *ue e"t; na "ua ori'em&
Definir o o4%ectivo
?abe exa$tamente *ual 2 o obFe$tivo #inal da*uilo *ue e"t; a #azerA ?abe re$onhe$er o #inalA
)or outra" palavra"G $on"e'ue e"$rever numa #ra"e a*uilo *ue 2 ne$e"";rio #i$ar #eitoG de uma
#orma to "imple" e $lara *ue a po""a pa""ar a outra pe""oa *ue no #az ideia do a""untoA
S tamb2m *uando pro$uramo" e"te nEvel de de#inio e $lareza *ue muita" veze" no"
aper$ebemo" *ue no e"tamo" em $on$ordMn$ia total $om e""e obFe$tivoG o *ue 2 "em dJvida
uma boa razo para $riarmo" re"i"t1n$ia" interna" .ainda *ue in$on"$ientemente/& 0nthon@
5obbin" a#irma *ue no h; pe""oa" pre'uio"a"G apena" pe""oa" $om obFe$tivo" *ue no do
in"pirao& Ne"te" $a"o"G re$omendo *ue d1 e"pe$ial ateno ao $apEtulo "e'uinteG em
parti$ular ao" Corizonte" de 3o$o e a Error: 5e#eren$e "our$e not #ound&
Definir o pr.ximo passo
Nual 2 a ima'em *ue tem na $abea *uando pen"a em #azer a*uilo *ue tem *ue #azerA
Nuando a pro$ra"tinao e"t; pre"ente e""a ima'em ou no exi"teG ou e"t; turvaG e"$ondida
num nevoeiro de inde#inio& Ou ento vi"ualizamo" al'o to 'rande e $omplexo *ue nem a
pe""oa mai" produtiva do mundo teria vontade de #azerR 9omo di""e a$imaG a pro$ra"tinao
re"ulta da "en"ao .:" veze" emotiva/ *ue temo" $om e"ta" repre"entaHe" interna" *ue n="
pr=prio" $riamo"& +elhorar e""a ima'em para al'o mai" po"itivo e exe*uEvel $on"i"tem em
doi" "imple" pa""o"G de$ompXr o problema em pa""o" pe*ueno" e "imple" e "aber de#ini4lo"
$om $lareza e pre$i"o&
-al $omo 2 en"inado no m2todo ,-DG no podemo" "a#er obFe$tivo"& ObFe$tivo" "o
atin$+veisG ma" no exe*uEvei"& (denti#i*ue o" diver"o" pa""o"Itare#a" *ue tero *ue "er #eito"
"e*uen$ialmente at2 atin'ir a meta #inal& D"ando o bom "en"oG $erti#i*ue4"e *ue $ada um
de""e" pa""o" 2 tamb2m pe*ueno e "imple"& O obFe$tivo 2 *ue *uando voltar a pen"ar na*uilo
*ue tem *ue #azerG no tenha a ima'em de al'o 'randeG ma" apena" de um pe*ueno pa""oG
"imple"G $urto e *ue "abe *ue pode #az14lo "em problema&
)o""o dar um exemplo pe""oal de *uando tenho *ue #azer 'rande" arrumaHe" e limpeza" :
$a"a& ?e pen"ar "imple"mente na tare#a Klimpar e arrumar $a"aLG mal $on"i'o "air do "o#;& )or
i""oG arranFo "empre uma mini4li"ta de tare#a" em *ue Kter a $a"a limpa e arrumadaL 2 o
obFe$tivo #inal *ue "e de$ompHe em pe*uena" tare#a" $omo Ktirar o lixoLG Klimpar o #o#oLG
Ka"pirar o *uartoLG et$& No tenha problema" em "ubdividir uma $oi"a em dez ou vinte&
?omo" movido" pela "en"ao po"itiva de "u$e""o e nada melhor do *ue poder #azer
$ruzinha" em v;rio" iten" de uma li"ta de tare#a" para "entir *ue e"tamo" a avanar e a "er
produtivo"&
0o lermo" e"te" pe*ueno" pa""o"G a ima'em *ue temo" 2 de K"imG eu $on"i'o #azer i"to
a'oraL e *uando e"te di;lo'o interno e"t; pre"enteG a" razHe" para pro$ra"tinar reduzem4"e
para perto do zero&
Prioridade"; "aber o 53e ' rea*$en#e i$%or#an#e
En*uanto *ue m2todo" $omo a +atriz de Ei"enho%er ne$e""itam de uma de#inio de
prioridade" lo'o em #a"e" ini$iai"G outro"G $omo ,-DG deixam a *ue"to da prioridade para o
#im .ou $on"ideram4na me"mo inJtil/& Dependendo do "i"tema *ue adopteG a relevMn$ia de"te
a"pe$to #i$ar; ao "eu $rit2rio&
O *ue vale a pena "alientar relativamente : de#inio de prioridade" 2 *ue a prioridade 2
"empre relativa& )or outra" palavra"G *uando de#inimo" uma prioridadeG #azemo4lo em
$omparao $om outra" e "empre relativamente a al'o&
0 per'unta Ko *ue 2 *ue devo #azerAL deve "empre e"tar a$ompanhada de Konde *uero
$he'arAL& +ai" uma vez "obre""ai a importMn$ia da $lareza de um obFe$tivo eIou da
de#inio da*uilo *ue *ueremo" atin'ir& E""a deve "er a prioridadeR Nuando e"tamo" $laro"
do *ue *ueremo" e para onde vamo"G a de#inio de prioridade" pa""a de um trabalho
intele$tual para al'o intuitivoG $laro e =bvio& +ai" uma vezG #i$a o $on"elho para uma leitura
$uidada do" Corizonte" de 3o$o&
Tirar #e$%o %ara "er %rod3#i0o
O m2todo ,-D divide o trabalho em tr1" tipo": trabalho "urpre"aG trabalho planeado e o
planeamento do pr=prio trabalho&
-udo o *ue #azemo"G en$aixa4"e "empre numa de"ta" tr1" $ate'oria"& 0 Jni$a $oi"a *ue varia
de pe""oa para pe""oa 2 o tamanho da #atia *ue $ada uma da" $ate'oria" o$upa&
?e #ormo" $ompletamente de"or'anizado" e tivermo" prati$amente zero planeamentoG tudo o
*ue no" apare$e pela #rente 2 trabalho "urpre"aG i"to 2G al'o *ue no planeavamo" #azer& )or
outro ladoG pe""oa" *ue inve"tem al'um tempo a planear o "eu trabalhoG t1m mai" trabalho
planeado pela #rente eG $on"e*uentementeG meno" trabalho "urpre"a&
0 razo pela *ual dizemo" *ue o planeamento do pr=prio trabalho tamb2m 2 KtrabalhoL 2
por*ue deve "er vi"to $omo um inve"timento de tempo e ener'ia *ue no" ir; aFudar e
melhorar todo o re"to do *ue temo" para #azer& ]; ouvi al'uma" veze"G pe""oa" a dizerem *ue
Kperde4"e muito tempo a planear e or'anizarL& S $erto *ueG a" t2$ni$a" de produtividade e
or'anizao "o uma #erramentaG um "uporteG *ue u"amo" para melhorar o *ue #azemo"& No
2 "upo"to pa""armo" 'rande parte do tempo : volta da t2$ni$a em "iG ou num $i$lo in#inito de
leitura de arti'o" e livro" "obre produtividadeG $a"o $ontr;rio o trabalho real #i$ar; por #azer&
+a" tamb2m no 2 $orre$to devalorizar e""e planeamento e or'anizao& Devemo" $riar o
h;bito de ver e""e tempo *ue tiramo"G $omo parte do trabalho em "i& E de #a$to 2& 9ada um
de""e" minuto" onde pen"amo" e optimizamo" tudo a*uilo *ue temo" para #azer ir; trazer4no"
um retorno po"itivo&
PRODUTIVIDADE EM EQUIPA
Dma da" $oi"a" *ue mai" ouo no #inal de #ormaHe" em empre"a" 2 "empre al'o do '2nero
Ko meu $he#e 2 *ue devia e"tar a*ui a aprenderL& ("to no 2 dito $om o intuito de
de"re"pon"abilizar *uem l; e"tavaG ma" "im por*ue a produtividade em e*uipa 2 al'o mai"
$omplexo e *ue muita" veze" 2 ne'ativamente in#luen$iada por m;" atitude" vinda" de $ima&
+ai" do *ue nin'u2mG "o o" "upervi"ore"G o" lEdere" ou $he#e"G *ue devem e"tar mai"
$on"$iente" de $omo optimizar a produtividadeG de $onhe$er a" pe""oa" *ue t1m e $omo
maximizar o" "eu" re$ur"o"& +aximizar re$ur"o" no "i'ni#i$a e"premer pe""oa" ao m;ximo e
retirar tudo a*uilo *ue podem ante" de irem para $a"a& +aximizar re$ur"o" "i'ni#i$a a#inar e
melhorar o" pro$e""o" interno" de $omuni$aoG a dele'ao de tare#a" para a" pe""oa"
$erta"G "aber *uando e *uando no "e deve interromper al'oG entre outra" $oi"a"& ]; vi v;ria"
veze" *ue a noo de Kur'enteL 2 ba"tante relativa eG muita" veze"G $ompletamente irreal&
)ara *uem 'o"ta de melhorar a "ua produtividade ma" #;4lo "ozinho en*uanto trabalha numa
e*uipaG o re"ultado #inal 2 "empre al'uma #ru"trao& 5e$ebi v;ria" veze" email" de
parti$ipante" do" %ork"hop" *ue me per'untavam al'o do '2nero K$omo po""o pXr o" meu"
$ole'a" a #azerem i"to tamb2mAL& )or muito bon" *ue "eFamo" e por muito in#alEvel *ue "eFa
o m2todo *ue u"amo"G nada 2 $ompletamente imperme;vel a in#lu1n$ia" externa"& ?er $apaz
de or'anizar um 'rupo de pe""oa" para *ue trabalhem de uma #orma produtivaG deveria "erG
por i""oG um ponto de ateno $on"tante por *uem 'ere e*uipa"& No um luxo para *uando
"obra tempoG ma" al'o #ul$ral para o bom #un$ionamento de""a e*uipa e do "eu trabalho&
("to no impli$a 'a"tar balJrdio" em #ormaHe" ou retiro" o""-site& 9oi"a" "imple" $omo $riar
um 'rupo interno para debater o temaG partilhar di$a" e experi1n$ia" pr=pria" ou
experimentar di#erente" m2todo" e #erramenta"G pode "er o "u#i$iente& )or outra" palavra"G o
*ue importa me"mo 2 #azer $om *ue a )rodutividade tamb2m "eFa um a"pe$to ao *ual "e d;
ateno e ener'ia de uma #orma permanente&
A produtividade tem o seu (ado individua(ista
S importante termo" $on"$i1n$ia *ue no podemo" #orar nin'u2m a K"er produtivoL tal
$omo n="& ("to 2G impin'ir determinada #erramenta ou modo de or'anizar e pro$e""ar o
trabalho& 9ada pe""oa ir; en$ontrar o m2todo ou #erramenta *ue mai" "e ade*ua ao "eu
trabalho e e"tilo&
Dma $oi"a no ex$lui a outra& Embora e"teFamo" a #alar de #orma" de melhorar e $oordenar
produtividade em 'rupoG $ada indivEduo dever; ter a liberdade paraG na*uilo *ue lhe diz
re"peitoG "e poder or'anizar da #orma *ue lhe 2 pre#eren$ial& O *ue 2 importante 2 haver um
$laro entendimento $ole$tivo da #orma $omo toda e""a in#ormao 2 $olo$ada para o 'rupo&
Na pr;ti$aG o *ue i"to "i'ni#i$a 2G por exemplo: um e*uipa de trabalho $oordena um proFe$to
u"ando a metodolo'ia per"onal kanban& 0 pe""oa TG en*uanto membra de""a e*uipaG tem
tare#a" *ue lhe "o atribuEda"G para al2m de outra" #ora de""e proFe$toG ou me"mo #ora do
trabalho& 0 pe""oa T pode pre#erir u"ar o m2todo ,-D para a u"a pr=pria 'e"to pe""oal& No
entantoG *uando e""e trabalho avanaG *uando h; *uai"*uer alteraHe" no e"tado de""a"
tare#a"G deve "in$roniza4la" $om a metodolo'ia u"ada pelo 'rupo&
0""imG 2 po""Evel obter4"e mai" e#i$i1n$ia num 'rupoG e"$olhendo uma metodolo'ia *ue "eFa
mai" ade*uada para o trabalho em *ue"toG "em preFudi$ar nin'u2m atrav2" do u"o #orada
de""a me"ma metodolo'ia&
A"%ec#o" c+a0e %ara a %rod3#i0idade e$ e53i%a
Bi"o $lara 7 tal $omo para *ual*uer obFe$tivo pe""oalG na e"#era $ole$tiva tamb2m todo" o"
membro" devem e"tar $laro" do obFe$tivo para o *ual trabalham& ?aber pre$i"amente o *ue "e
pretendeG at2 *uandoG $om *ue #a"e"G et$&
De#inio de re"pon"abilidade" 7 *uando 2 pre$i"o #u'ir ao planoG $om *ue "e deve #alarA ?e
al'o $orreu malG *uem deve re"ponderA ?e bbbbbb *uem bbbbbbA -o importante $omo
de#inir a*uilo para o *ual "e trabalhaG 2 de#inir a pr=pria e*uipa de trabalho& Nuem #az parte e
*uem #az o *u1A
De#inir e"trat2'iaG metodolo'iaG #erramenta" 7 S normal haver muita ur'1n$ia em $omear a
"a#er $oi"a"& ?eG em vez di""oG $omea""emo" "empre por planear $oi"a"G de#inir o plano para
o #azerG preparar a" #erramenta" *ue vo "er Jtei" ne""e $aminho e "= ento $omearG irEamo"
obter um rendimento muito "uperior e re$uperar rapidamente o tempo ini$ial inve"tido&
5eduzir o barulho na $omuni$ao 7 *uanto" email" "o enviado" em $=pia para pe""oa" *ue
"e per'untam a "i pr=pria" K2 "upo"to eu #azer al'o $om i"toAL& E"$rever email" $om a""unto"
bem de#inido"G $om men"a'en" $urta"G $lara" e obFe$tiva"G de #orma a *ue o leitor no pre$i"e
de andar a minar pelo *ue h; de realmente importante e apena" enviar email" em 99 *uando
#or mesmo ne$e"";rio&
?aber liderar 7 para o" lidere"G al2m de todo" e"te" ponto"G 2 importante manter ateno na"
pe""oa": na *ualidade do trabalhoG na parte emo$ionalG na" relaHe" inter4pe""oai"G na
motivao e in"pirao& ?eFa em *ue po"io #or *ue o leitor e"teFaG lembre4"eG tamb2m 2 um
lEder& Dentro de *ual*uer 'rupoG e"ta re"pon"abilidade 2 de todo" o" membro"& S muito #;$il
$ulpabilizarmo" al'u2m pela #alta de al'o ma"G de *ue #orma e"tamo" n=" a $ontribuir para
bem e"tar de""e todoA
= princpios para rea(i*ar 4oas reuni&es
1& ObFe$tivo" bem de#inido" 7 uma boa parte da razo por*ue muita" reuniHe" no "o
produtiva" 2 por*ue o "eu prop="ito no e"tava bem de#inido de"de o inE$io& Nuando
no "e "abe bem o *ue "er *uer tirarG a$aba4"e por de"perdiar a ener'ia e o tempo de
muita 'ente& Deve haver uma men"a'em $lara "obre o por*u1 da reunio e"tar a
a$onte$er e *ual o de"#e$ho de"eFado&
2& 0pena" $om a" pe""oa" ne$e"";ria" 7 h; muita tend1n$ia em $onvo$ar reuniHe" $om
muita 'enteG *ua"e "empre $om o motivo de K2 bom e"tarem in#ormado" "obre o *ue
"e pa""aL& 0 verdade 2 *ue para a maioria do" parti$ipante" a reunio torna4"e uma
perda de tempo e e""a in#ormao poderia "er pa""ada mai" tarde de uma #orma
re"umida e r;pida& 0nte" de $onvo$ar a reunioG $erti#i*ue4"e *ue a" pe""oa" *ue vo
"er $onvo$ada" "o me"mo ne$e"";ria"&
& (n#ormar previamente do" a""unto" a "erem di"$utido" 7 nem toda a 'ente 'o"ta de
"urpre"a" eG ne"te $ontextoG ter a oportunidade de ler previamente o" a""unto" da
reunio pode aumentar a produtividade da me"maG no "entido *ue a" parte"
envolvida" tero F; tido tempo para preparar o *ue #or ne$e"";rio para a di"$u""o&
)ara al2m di""oG $omo nin'u2m e"tar; a zero "obre o" a""unto"G o tempo 2 melhor
utilizado&
6& +anter a di"$u""o no" a""unto" pr24de#inido" 7 2 muito #;$il a $onver"a de"viar eG
*uando "e reparaG F; pa""aram 20 ou 0 minuto"& Ne"te a"pe$toG 2 muito importante o
papel do moderadorG para 'arantir *ue a reunio "e'ue o plano de#inido& -amb2m a ter
em $onta evitar K"ub4reuniHe"L ou $onver"a" paralela" durante a me"ma&
8& +anter um ambiente po"itivo 7 *uando h; diver'1n$ia" de opiniHe"G $riti$ar 2 #;$ilG
ma" o importante 2 #azer $rEti$a" $on"trutiva"& +uita" veze" no 2 po""Evel $he'ar a
um $on"en"o e tamb2m h; *ue a$eitar e""e de"#e$ho& Ne"te" $a"o"G entre outro"G a
?o$io$ra$ia .ou ,overnMn$ia DinMmi$a/ "u'ere al'uma" e"trat2'ia" inovadora" para a
e"trutura e #un$ionamento de uma or'anizaoG de #orma a optimizar o "eu trabalho e
pro$e""o" interno"&
\& -irar $on$lu"He" e a$He" pr;ti$a" 7 durante o de$orrer da reunioG deve haver um
re"pon";vel por elaborar um pe*ueno e "imple" do$umento $om a" $on$lu"He" e
prin$ipai" ponto" a re'i"tar .*ue "er; po"teriormente enviado a todo" o" intere""ado"
*ue no e"tiveram pre"ente"/& ]untamente $om e"te do$umentoG ou me"mo $omo parte
deleG deve haver uma li"ta $lara de toda" a" pr=xima" a$He" a "erem de"empenhada"G
$om indi$ao da pe""oa re"pon";velG *uem ir; "upervi"ionar e data limite ."e exi"tir/&
O%en S%ace Tec+no*og<
Nuando Carri"on O%en "e aper$ebeuG durante uma $on#er1n$ia no" ano" Q0G *ue a" parte"
mai" produtiva" e intere""ante" do" en$ontro" eram o" intervalo" e a" $onver"a" e"pontMnea"
*ue "ur'iam : volta da m;*uina do $a#2G $omeou a elaborar um novo "i"tema para a
or'anizao de reuniHe"G en$ontro" e $on#er1n$ia"& 9hamou4lhe Open ?pa$e -e$hnolo'@
.O?-/
61
&
E""en$ialmenteG 2 um m2todo "imple" ma" ba"tante podero"o para $atalizar "e""He" de
trabalho muito produtiva"G em torno de 'rupo" *ue "e auto4or'anizamG e *ue permite lidar
$om todo o tipo de "ituaHe"G em or'anizaHe" ou 'rupo" de *ual*uer tamanho& 3omenta a
$riatividade e a ini$iativaG #azendo um $onvite : parti$ipao e $ontribuio de todo"G
re"ultando normalmente em $olaborao e envolvimento do" parti$ipante"G muito para al2m
do tempo da reunio&
)ode "er u"ada em *ual*uer $ontextoG de"de de#iniHe" e"trat2'i$a"G re"oluo de $on#lito" ou
problema"G planeamentoG brain"tormin'G et$& ?e'undo o #undadorG num evento em O?- deve
exi"tir:
um a""unto de importMn$iaG um t=pi$o prin$ipal em torno do *ual a reunio "e
de"envolve
6 Em )ortu'u1" 2 $onhe$ida $omo KE"pao 0bertoL ou K+etodolo'ia de E"pao 0bertoL&
diver"idade no" parti$ipante"G pe""oa" de di#erente" ;rea" ou hierar*uia"
$omplexidade no al$an$e do obFe$tivo ."em $omplexidadeG no "e Fu"ti#i$a #azer
reuniHe"/
paixo e $on#litoG para KapimentarL a di"$u""o e #azer a" $oi"a" andarem para a #rente
a ne$e""idade de "e al$anar uma "oluo rapidamente
?e uma reunio em O?- #or bem $onduzida:
'arantir; *ue todo" e *uai"*uer a""unto" de importMn$ia para a" pe""oa" envolvida"
"ero po"to" em $ima da me"a
todo" o" a""unto" "ero di"$utido" tanto *uanto o valor dado pela" pe""oa" *ue "e
preo$upem $om ele"
a" $on$lu"He" de todo" o" a""unto" "ero apropriadamente e"$rita" e e"taro
di"ponEvei" para todo" o" parti$ipante" num $urto e"pao de tempo
9laro *ue a metodolo'ia O?- no deve "er u"ada "empre e indi"$riminadamente& C; altura"
em *ue no 2 a melhor e"$olha para a realizao de um en$ontro ou reunio:
*uando o 'rupo de parti$ipante" tiver meno" de 8 pe""oa"
*uando no exi"te um problema ou a""unto e"pe$E#i$o para o *ual "e pro$ure "oluHe"
*uando o" or'anizadore" F; t1m um plano pr24de#inido para $omo a reunio deve
$orrer
*uando o" or'anizadore" t1m um obFe$tivo e"pe$E#i$o para o re"ultado da reunio
)s : princpios e a >ei
Dma boa reunio em O?- deve a""entar em *uatro prin$Epio" #undamentai" e numa lei& E"te"
'arantem *ue a reunio ir; de$orrer da melhor #orma po""EvelG "e'uindo o e"pErito aberto e
$olaborativo da O?-&
O" *uatro prin$Epio" "o:
1& 0" pe""oa" *ue v1mG "o a" pe""oa" $erta"
2& O *ue *uer *ue a$onteaG 2 a $oi"a $erta para a$onte$er
& Nuando $omearG 2 a hora $erta para $omear
6& Nuando terminarG 2 a hora $erta para terminar
0 ,ei dos Dois -s diz:
K?e "e en$ontrar numa "ituao em *ue no e"t; a $ontribuir nem a aprenderG u"e o" "eu" doi"
p2" e v; para outro lu'arL
)or a*ui podemo" ver *ue a O?- d; prioridade ao #a$to da" pe""oa" e"tarem num "Etio e
di"$u""o onde "e "intam Jtei" e po""am $ontribuir& Nuando i""o no a$onte$eG 2 pre#erEvel ir
para uma outra di"$u""o *ue $hame mai" o intere""e ou me"mo #azer uma pau"a& ("to
'arante *ue todo" o" membro" de um 'rupo de di"$u""o e"to realmente intere""ado" nela e
tomaro mai" re"pon"abilidade" pelo" re"ultado"&
Como acontece uma sess+o de )-;
Da minha experi1n$iaG *uer $omo parti$ipanteG *uer $omo #a$ilitadorG te"temunhei "empre
reuniHe" muito produtiva" em toda" a" "e""He" de O?- *ue parti$ipei& S $omum ler4"e :
entrada da "ala onde a "e""o vai "er $onduzida K)repare4"e para "er "urpreendidoL e de #a$to
"ou "empre& 9riando a" $ondiHe" ideai"G o poten$ial de $ada pe""oa revela4"e e e"panta4me
"empre o *ue um 'rupo de pe""oa" $on"e'ue atin'ir em $urto" e"pao" de tempo&
9on"ideroG por i""oG a O?- $omo uma #erramenta de valor para a produtividade de 'rupo" e
por i""o de$idi in$luir e"ta pe*uena "e$o ne"te livro& DeixoG no entantoG a nota de *ue a
realizao de um evento em O?- re*uer al'uma pr;ti$a e e"tudo da metodolo'ia pelo *ue "e
e""e #or o "eu intere""eG no o #aa "em $on"ultar mai" do$umentao "obre o" pa""o" e
$uidado" a ter& O +aterial de 0poio $ont2m re#er1n$ia" Jtei" para i""o&
0 "e""o $omea numa "ala *ue "eFa "u#i$ientemente 'rande para *ue todo" o" parti$ipante"
po""am e"tar "entado" num $Er$ulo de $adeira"& Dm *uadro bran$o ir; indi$ar o" lo$ai"G
perEodo" e tema" de $ada 'rupo de di"$u""o& Dma parede bran$a 2 u"ada $omo K+er$ado de
(deia"LG *ue 2 u"ada para $ada pe""oa $olo$ar uma ideia ou a""unto *ue 'o"ta""e de ver
abordado ao lon'o da" diver"a" "e""He"&
1& No inE$ioG o #a$ilitador $omea por dar a" boa"4vinda"G $lari#i$ar o por*u1 da reunio
.o *ue "e pretende al$anar/ e expli$ar o #un$ionamento da me"maG de a$ordo $om a
O?-&
2& 0bre4"e o K+er$ado de (deia"L& 9ada pe""oa pode ir ao $entro do $Er$ulo onde exi"te
papel e $anetaG e"$rever o a""untoG anun$i;4lo ao 'rupo e $ol;4lo na parede& E"te
pro$e""o $ontEnua durente o tempo *ue #or ne$e"";rio at2 *ue no haFam mai" ideia"
ou a""unto" propo"to"& No 2 obri'at=rio *ue todo" proponham al'o&
& O #a$ilitador di"tribui o" pap2i" no +er$ado de (deia" pelo" slots de lo$ai" e perEodo"
di"ponEvei"&
6& O 'rupo de"#az4"e para *ue $ada pe""oa po""a $on"ultar a a'enda da reunio e tomar
nota do" 'rupo" *ue lhe intere""amG $om a re"pe$tiva hora e lo$al da di"$u""o&
8& Durante a "e""o O?-G $ada 'rupo "er; re"pon";vel pela "ua pr=pria reunio e
elaborao de um pe*ueno do$umento #inal onde devem $on"tar a" ideia" di"$utida"G
"oluHe" propo"ta" e outro" a""unto" relevante"& No #inal de $ada 'rupoG um
re"pon";vel deve levar e""e do$umento ao #a$ilitador&
\& No #inalG o 'rupo reJne4"e mai" uma vez para o $Er$ulo de en$erramentoG onde "e
podem partilhar al'uma" experi1n$ia"G aprendiza'en" ou re"ultado" de todo o
pro$e""o&
O #a$ilitador tem um papel *ua"e invi"Evel no de$orrer de toda a "e""o& O *ue 2 realmente
exi'ido por parte da e*uipa or'anizadora 2 uma preparao lo'E"ti$a da "e""o O?-:
materiai" $omo pap2i"G $aneta po"t4it"G *uadro"G et$` preparao da "ala e e"pao" para o"
di#erente" 'rupo" e elaborao do hor;rio para *ue a" di#erente" "e""He" po""am o$orrer& No
#inalG o #a$ilitador ou outro" membro" da e*uipa or'anizadoraG devem $ompilar todo" o"
do$umento" produzido" pelo" diver"o" 'rupo" e enviar a" $on$lu"He" a todo" o" parti$ipante"&
9omo $ada 'rupo F; produziu um do$umento *ue re"ume a "ua di"$u""o e $on$lu"He"
relevante"G e"te pro$e""o 2 ba"tante r;pido dando a po""ibilidade deG at2 no pr=prio diaG o"
parti$ipante" F; levarem $on"i'o toda" a" $on$lu"He" retirada" da "e""o O?-&
O" evento" em O?- podem demorar at2 doi" ou tr1" dia"G para or'anizaHe" e a""unto" mai"
$omplexo"G ma" tamb2m podem "er realizado" em apena" um dia ou uma tarde& Deve4"e no
entanto ter em ateno *ue $ada perEodo de di"$u""o "eFa de aproximadamente uma hora e
meia&
+i$hael CermanG um e"pe$iali"ta em O?-G deixa um pen"amento intere""anteG o de levar o"
prin$Epio" da O?- para al2m da" "e""He"G para *ue po""am inte'rar a" pr=pria" or'anizaHe"
onde trabalhamo"& ?e e"te" *uatro prin$Epio" e a lei da O?- puderem inte'rar o
#un$ionamento de um *ual*uer 'rupoG a#e$tando po"itivamente o trabalho a todo" o" nEvei"
hier;r*ui$o"G in$entivando a $o4$riaoG parti$ipao e $olaborao de todo" na re"oluo de
problema" $omo um todoG *ue tipo de tran"#ormao poderemo" verA
PARTE ,
ESTRAT=GIAS PARA UMA MENTE
PRODUTIVA
O $2rebro 2 talvez o =r'o mai" mi"terio"o e podero"o *ue temo"& ?abemo" muito pou$o
"obre eleG ma" o "u#i$iente para termo" noo *ueG em m2diaG u"amo" meno" de 10P da" "ua"
$apa$idade"&
^ medida *ue novo" e"tudo" e de"$oberta" "o #eita"G a pou$o e pou$o vamo" 'anhando
novo" $onhe$imento" "obre o "eu #un$ionamento e i"to permite4no" tamb2m adaptar a #orma
$omo vivemo" e trabalhamo" para #azermo" um melhor u"o de"ta podero"a #erramenta&
Ne"te $apEtulo e"to reunida" diver"a" t2$ni$a" *ue lhe vo permitir optimizar diver"o"
pro$e""o" mentai"G atrav2" de uma $olaborao mai" natural $om o #un$ionamento do
$2rebro&
APRENDIZAGEM E MEMRIA
>on'e e"to o" dia" em *ue "e podia a$reditar *ueG depoi" de terminarmo" o" e"tudo"
a$ad2mi$o"G a no""a prin$ipal aprendiza'em e"tava $on$luEda& No" dia" de hoFe temo" *ue
e"tar prepararado" para uma aprendiza'em $on"tanteG independentemente da" ;rea"
pro#i""ionai"& O pro$e""o de aprendiza'emG ou "eFaG uma a""imilao interior de obFe$to"
exteriore"G pode "er melhorado "e'uindo al'un" prin$Epio" b;"i$o"&
Sincronia de +e$i"4'rio"
O hemi"#2rio e"*uerdo do $2rebro e"t; a""o$iado ao pen"amento l='i$oG analEti$o e $rEti$o&
)or "ua vezG o direito 2 mai" u"ado na explorao $riativaG holE"ti$a e intuitiva& 0" pe""oa"
*ue melhor u"am o "eu $2rebro .a*uela" na" *uai" re$onhe$emo" um K'2nioL/G "abem manter
a "in$ronia entre e"ta" dua" #a$e"G ao inv2" de u"ar apena" maioritariamente uma dela"&
No *uero $om i"to in"inuar *ue apena" u"amo" um ladoG no 2 verdade& -odo" u"amo"
ambo" o" hemi"#2rio"& 0l'un" $on"e'uem ter um pou$o mai" de e*uilEbrioG en*uanto *ue
outro" a'em e pen"am maioritariamente in#luen$iado" por um dele"&
O ponto $have a*ui no 2 o e*uilEbrio entre ambo"G no "e trata de ao #inal do dia poder dizer
*ue u"amo" 80P de $ada um& O *ue 2 me"mo importante 2 a "in$ronia e o u"o "imultMneo de
ambo"&
?er $apaz de e"timular e puxar pelo hemi"#2rio direito *uando #azemo" al'o *ue 2
normalmente #eito pelo e"*uerdo .ou vi$e4ver"a/G pode abrir imen"a" porta" : #orma $omo
olhamo" para o *ue #azemo"G a" "oluHe" ou e"trat2'ia" nova" $om *ue no" deparamo"G et$&
O #a$to 2 *ue e"tamo" to #ormatado" a K"er "2rio"L ou ento a K"er $riativo"LG *ue podemo"
en$ontrar di#i$uldade" em "air de""a $aixa e en$ontrar um novo e"tadoG *ue explore o" doi"
poten$iai" "imultMneamente&
Dma da" #erramenta" onde e"te prin$Epio 2 apli$ado 2 o .ind-.appin$, *ue 2 de"$rito em
detalhe na "e$o "e'uinte& 0trav2" de mind4mappin'G #azemo" um pro$e""o analEti$o de
planeamentoIor'anizaoIa""o$iao de ideia"G ma" em $onFunto $om um pro$e""o vi"ual e
e"pa$ialG havendo at2 e"pao para al'uma expre""o $riativa e artE"ti$a&
Da pr=xima vez *ue e"tiver a trabalharG e"tudar ou planear a'oG veFa de *ue #orma poder;
Funtar doi" ou mai" de"te" a"pe$to"G "imultMneamenteA
?emisf0rio s/uerdo ?emisf0rio Direito
>in'ua'emG e"$ritaG leitura
>='i$a
)en"amento $rEti$o
+atem;ti$aG nJmero"
5a$io$Enio
Expre""o e re$onhe$imento de emoHe"
+J"i$aG "om
9Xr e ima'em
9riatividade
(ntuio
Me*+orar e ace*erar o %roce""o de $e$orizar
+anter um e"tado mental po"itivo 7 ante" de $omear .a memorizarG e"tudarG et$/G $olo*ue4"e
mentalmente num e"tado *ue "eFa propE$io : aprendiza'em& (nvi"ta al'un" minuto" para
vi"ualizar uma "ituao pa""ada onde "e lembra de e"tar a aprender al'o pela primeira vez e
onde e"tava $om vontade de aprenderG "entia $urio"idade e *ueria "aber mai"& >embre4"e do
*ue "entia ne""a alturaG de $omo a mente #luEa& Nuando $on"e'uir ter bem pre"ente e""e
e"tadoG vi"ualize4"e a entrar para dentro de""e "eu eu inteli'ente e $urio"o& -ra'a at2 "i e""e
e"tado po"itivo&
D"e um bom ambiente 7 "e po""EvelG rodeie4"e da*uilo *ue para "i #un$iona& No vou dizer
para ir para uma Fanela virada para a naturezaG nem para o $a#2& No h; verdade" ab"oluta"G
$ada pe""oa tem a*uilo *ue #un$iona para ela& 0l'un" e"tudo" provaram *ue mJ"i$a de #undo
pode "er ba"tante e"timulante para e"te tipo de #unHe" do $2rebro& +ai" e"pe$i#i$amente
mu"i$a $l;""i$a do e"tilo barro$oG $omo BivaldiG Ba$hG ou outro"G $om \0 batida" por
minuto"G "o ex$elente" para o $2rebro relaxar e "e $on$entrar&
?aJde #E"i$a tamb2m intere""a 7 o $2rebro e"t; li'ado a todo o $orpo e a" "ua" #unHe"
tamb2m "o in#luen$iada" por toda" a" no""a" $2lula"& +anter o $orpo "aud;vel e em #orma 2
um a"pe$to muita" veze" de"$urado por *uem e"t; embrulhado em tare#a" intele$tuai"& ("to
in$lui alimentao "aud;vel e vivaG exer$E$io #E"i$o e de"$an"o apropriado&
(ntervalo" ade*uado" 7 O $2rebro 2 $apaz de "e $on$entrar e ab"orver in#ormaHe" mai"
optimamente *uando o #azemo" em perEodo" de aproximadamente 1Q minuto"G inter$alado"
por perEodo" de 6 minuto" de de"$an"oG e repetir tudo at2 um m;ximo de 6 veze"& 0o #im da"
6 repetiHe" deve4"e #azer um intervalo mai" lon'oG ou me"mo parar& ("to re"peita a
$apa$idade natural de $on$entrao e ab"oro de in#ormao do $2rebro&
D"ar mai" "i"tema" repre"entativo" 7 temo" tend1n$ia a memorizar a" $oi"a" na me"ma #orma
$omo a" re$ebemo"& ("to 2G "e ouvimo" al'oG tendemo" a 'ravar a in#ormao $omo auditiva&
?e vemo" uma ima'emG 'uardamo4la $omo vi"ual& )odemo" #a$iliar o pro$e""o de
memorizao "e utilizarmo" mai" do *ue um "i"tema repre"enta$ional& Dm exemplo "imple"G
"e e"tiver a aprender *ue para dizer $o em in'l1" u"o a palavra ado'aG vou e"$rev14la
."en"ao #E"i$a/G vou l14la em voz alta .auditivo/G e vou ver a*uilo *ue e"$revi .vi"ual/&
)o""o ainda a""o$iar o "om de um ladrar.auditivo/ e uma ima'em de um $o.vi"ual/ $om a
*ual e"teFa li'ado emo$ionalmente& 0o repetir toda e"ta in#ormao no" diver"o" "i"tema"
repre"enta$ionai"G e"tamo" a aumentar a $apa$idade de 'ravar e""a mem=ria rapidamente e
por mai" tempoG F; *ue u"amo" outra" parte" do $2rebro para o #azer&
D"ar crvore" de +em=ria 7 para al2m do" mapa" mentai" .*ue "ero di"$utido" na pr=xima
"e$o/G a" ;rvore" de mem=ria "o outra t2$ni$a ba"tante Jtil para memorizar 'rande"
*uantidade" de in#ormao de uma #orma "intetizada $omoG por exemploG *uando *ueremo"
re"umir um do$umento ou livro& 0 $on"truo de uma ;rvore de mem=ria #az4"e da "e'uinte
#orma:
1& D"e $artHe" ou pe*uena" #olha" de papel e e"$reva em $ada um o re"umo de $ada
p;'ina .ou "e$o relevante/ numa "= #ra"e& S importante *ue $ada papel "= $ontenha
o re"umo de uma p;'ina ou "e$o&
2& 5eleia todo" o" $artHe" e #aa um re"umo 'eral em apena" uma #ra"e&
& E"$reva a #ra"e #inal num novo $arto .e"te "er; o tron$o da ;rvore/&
E"ta repetio aFudar; a tran"#erir a in#ormao da mem=ria de $urto prazo para a de lon'o
prazo&
0 $on"truo em ;rvore tamb2m pode "er #eita re$orrendo : te$ni$a de mapa" mentai"G
partindo do prin$Epio *ue no "eFa ne$e"";rio e"$rever muito texto&
MAPAS MENTAIS
No #inal da d2$ada de \0G #ru"trado $om a" t2$ni$a" tradi$ionai" de re'i"tar nota" e idea"G o
p"i$=lo'o e autor britMni$o -on@ Buzan de"envolveu e"tudo" do #un$ionamento do $2rebro
*ue deram ori'em : t2$ni$a $onhe$ida hoFe $omo +apa" +entai"& E"ta t2$ni$aG $ombina o
a"pe$to" vi"ual e e"pa$ialG *ue permitem ao $2rebro "er mai" e#i$iente e dar mai" $lareza e
$ontrolo do no""o pro$e""o de pen"amento&
Dm mapa mental pode "er vi"to $omo um dia'rama $on"truEdo $om ba"e na" li'aHe" de
ideia"G tai" $omo "ur'em e "e armazenam no no""o pr=prio $2rebro& ?empre *ue aprendemo"
ou ob"ervamo" al'o intere""anteG pa""amo" por uma nova experi1n$ia ou ra$io$EnioG o no""o
$2rebro a""imila o novo $onhe$imento $riando milhare" de nova" li'aHe" na rede neuronalG
a""o$iando $on$eito" e e"tEmulo" de uma #orma radial&
Normalmente um mapa mental $ria4"e em torno de uma ideia ou a""unto $entralG
rami#i$ando4"e depoi" em v;rio" nEvei"G $on"oante o obFe$tivo e $omplexidade de"eFada&
Dada a "ua #lexibilidadeG "impli$idade e independ1n$ia de *uai"*uer outra" #erramenta" ou
$onhe$imento"G o" mapa" mentai" podem "er u"ado" por *ual*uer pe""oa ou em *ual*uer tipo
de "ituaoG $omo por exemplo:
re"oluo de problema"
brain"tormin' de ideia"
repre"entao de e"trutura" or'aniza$ionai"
expre""o $riativa
re"umo" de materiai" mai" exten"o" em t=pi$o" e $on$eito" a're'ado" e mai"
memoriz;vei"
et$
G3ia %ara 3$ bo$ $a%a $en#a*
1& 9omear no $entro .da #olha/ $om a ima'em ou palavra."/ do a""unto prin$ipal
2& Deixar a" ideia" #luir naturalmente e $omear a e"tabele$er li'aHe" entre ela"& (deia"
prin$ipai" *ue "e li'am ao tema prin$ipal devem e"tar : volta de""e& (deia"
rela$ionada" $om $ada uma da" palavra"Iima'en" "e$und;rio"G devem por "ua vez
e"tar : volta de""a" $om linha" *ue a" li'uem&
& Nuanto mai" no $entroG maior e mai" bem de#inida" "o a" linha"G $ore" e ima'en"&
6& S in$entivado o u"o de ima'en" e $ore" por todo o mapaG para e"timular a parte vi"ual
8& De"envolva o "eu pr=prio e"tilo de mapaG no exi"tem #orma" $erta" ou errada"
\& )odem "er $riada" linha" *ue li'uem t=pi$o" no dire$tamente rela$ionado" .a
tra$eFadoG por exemplo/& No 'eralG 2 re$omendado o u"o de linha" $urva" por todo o
mapaG ao inv2" de linha" re$ta"G F; *ue "o mai" e"timulante" e Kdivertida"L&
d& )odem "er u"ada" $ore" no texto para identi#i$ar $ate'oria"G prioridade" ou outro
#a$tor de di#eren$iao&
Q& +antenha o texto pe*ueno e "imple" .de pre#er1n$ia apena" $om palavra"4$have/& 0
per$epo do mapa deve "er r;pidaG "em ne$e""itar *ue *uem o v1 ne$e""ite de muita
ateno e leitura para per$eber o" $onteJdo" e li'aHe"&
O& O mapa deve $re"$er "empre de uma #orma radial.$ir$ular/&
)ode u"ar a t2$ni$a de mapa" mentai" para al'o bem elaboradoG $omo o planeamento da
or'anizao e $onteJdo" de uma te"e ou de uma apre"entao pro#i""ionalG $omo tamb2m
para outro" #in" bem "imple" e r;pido"G $omo um pe*ueno ra"$unho *ue #a$ilite a
vi"ualizao e partilha de ideia" para a elaborao de um plano de #im de "emana $om um
'rupo de pe""oa"&
Exemplo de um mapa mental em torno do *ue repre"enta a palavra K?apoL:
9on"ulte o +aterial de 0poio do livro para ver exemplo" bem di#erente" e ori'inai" de mapa"
mentai"G a""im $omo "o#t%are di"ponEvel *ue #a$ilita a "ua $riao e edio&
MODELO DE PLANEAMENTO NATURAL
O 53e '>
-odo" n=" F; u"amo" o melhorG mai" $riativo e mai" r;pido planeador exi"tente: o $2rebro&
Embora no no" aper$ebamo"G pa""amo" muito do no""o tempo a planearG "eFa para e"$olher
o *ue ve"tirG onde pa""ar o #im de "emana ou $omo re"olver um problema& Embora e"te"
pro$e""o" "eFam in$on"$iente"G exi"tem pa""o" bem de#inido" para e""e planeamento *ue o
no""o $2rebro #az naturalmente&
No entantoG *uando *ueremo" $on"$ientemente planear al'uma $oi"aG raramente "e'uimo"
e""e #luxo natural de pro$e""o"&
+uita" veze" e"tamo" mer'ulhado" em #azer e $on$luir $oi"a"& e0$oe 2 a palavra de ordemR
-rabalhar mai" e mai" r;pidoG $om mai" pe""oa"G mai" re$ur"o"G mai" tempo&
9he'a a um ponto em *ue a "ituao $omea a #i$ar $a=ti$a e a" pe""oa" "e "entem perdida"&
S *uando "ur'e al'u2m *ue "u'ere *ue o *ue pre$i"amo" me"mo 2 de no" or$ani#armosR
9laro *ueG embora aFudeG o "imple" or'anizar de toda" e""a" a$He" no $on"e'ue re"olver o
$ao" F; $riado& S pre$i"o ter mai" e melhore" ideias e avali;4la"&
9om a ne$e""idade da" ideia" vem "empre a per'unta Kma" a#inal o *ue 2 *ue n=" *ueremo"
me"moALG *ue tenta al$anar uma viso e prop%sito para e""e trabalho&
0 e"te #luxo $hamamo" +odelo de )aneamento 5ea$tivo e 2 um opo"to do +odelo de
)laneamento Natural.+)N/&
) f(uxo do 'P2!
1& prop="itoG prin$Epio"
2& vi"o
& /rainstormin$ .ideia"/
6& or'anizao
8& pr=xima" a$He"
O +)N 2 "empre #eitoG a *ue"to 2G em *ue altura e a *ue $u"toA
E"tando $on"$iente" de"te modeloG podemo" mai" #a$ilmente apli$;4lo para *ue a de#inio e
planeamento de proFe$to" "i'a um #luxo mai" natural e e#i$iente&
Pro%8"i#o
)en"e na Jltima vez *ue #oi Fantar #ora& 0 "ua inteno pode ter tido v;ria" razHe"G $omo por
exemplo: $onhe$er um re"taurante novoG "o$ializarG pa""earG ou "imple"mente *uebrar a
rotina& ?eFa *ual #or e""a intenoG ela d; o prop%sito e o impul"o para atin'ir o "eu obFe$tivoG
ouG na" palavra" do +)NG o Kpor*u1L de *uerer ir Fantar #ora&
)ara al2m do prop="itoG exi"tem ainda o" valore" ou princ+pios a""o$iado" a e""a obFe$tivo&
Normalmente no pen"amo" nele" $on"$ientementeG ma" #azemo" o planeamento dentro do"
limite" de""e" prin$Epio"& 9on"iderando o me"mo exemplo do FantarG provavelmente e"tava
#ora de *ue"to ir a um #a"t4#ood baratoG ou apanhar $omida do lixo& 9ertamente tamb2m no
e"tava $om di"po"io para ir Fantar a um lo$al *ue #i$a""e a 2 hora" de di"tMn$ia& E"ta" "o a"
limitaHe" *ue de al'uma #orma $ondi$ionam e""e planeamentoG de#inindo o molde no *ual o
re"to do planeamento ir; ter lu'ar&
Ne"te primeiro nEvel do planeamento o mai" importante 2 per'untar Kpor*u1AL& )or*ue 2 *ue
vou e"tar na*uela reunioA Nual 2 o prop="ito de"ta tare#aA )or*ue 2 importante #azer e"te
proFe$toA )er'untar Kpor*u1L aFuda4no" a:
de#inir o "u$e""o
en$ontrar motivao
$lari#i$ar o #o$o
alar'ar a" opHe"
-endo uma ou mai" re"po"ta" $lara"G pa""amo" a pro$urar e de#inir tamb2m *uai" o" valore"
ou prin$Epio" a""o$iado"&
Vi"!o
S $omum no *uerermo" ini$iar um proFe$to ou atin'irmo" um obFe$tivo por no "abermo" o
K$omoL $he'ar l;& O *ue a$onte$e 2 *ue o no""o $2rebro #un$iona de #orma inver"a& ("to 2G o
K$omoAL no intere""a ante" de $on"e'uirmo" vi"ualizar o Ko *u1AL& Nuando o Ko *u1AL
$on"e'ue "er vi"ualizado e de"$ritoG o K$omoAL a$abar; por "e ir revelando naturalmente $om
o de$orrer do tempo e $om o" pa""o" *ue vamo" dando&
0""imG ne"ta "e'unda #a"eG o *ue *ueremo" 2 $on"e'uir vi"ualizar o Ko *u1AL de""e proFe$to
ou obFe$tivo& )or outra" palavra": $omo "aber; *ue atin'iu o "u$e""oA Nual 2 a realidade *ue
vai ver a""im *ue l; $he'arA No "e limite ao momento em *ue atin'iu o obFe$tivo ma" v;
para al2m di""o: vi"ualize o "u$e""o e o" e#eito" *ue i""o tem para al2m da $on$lu"oG o *ue
mudouA o *ue 2 *ue a" pe""oa" dizemA O *ue 2 *ue e"t; di#erente e de *ue #ormaA )ara "iG
para a "ua #amEliaG para a "ua empre"aG para a $omunidadeG para o mundoZA
Nuanto melhor #ormo" $apaze" de de"$rever e""a vi"oG ma" #;$il "er; de"vendar o K$omoAL&
Ne"ta #a"eG i'nore o" K"e"L e o" Kma"L& ?eFa reali"taG ma" veFa o "u$e""o para al2m da"
expe$tativa" ou limitaHe" auto4impo"ta"&
A(guns exemp(os para me(1or exp(icar como e(a4orar uma vis+o!
)ara um oramento 7 0t2 dia 20 de DezembroG teremo" o oramento aprovado pelo
departamento re"pon";vel& O oramento vai re#le$tir $om pre$i"o a no""a inteno de
e"truturar o" re$ur"o" de uma #orma *ue apoie $ada e*uipa no "eu trabalho $om o" no""o"
$liente"& O no""o departamento vai re$eber um re$onhe$imento por e"te bom trabalho em
$ontribuir para o "u$e""o da empre"a&
)ara a e"$rita de um livro 7 Bou e"$rever um be"t4"eller .vender pelo meno" 20G000 $=pia"/&
O" $on$eito" *ue vou apre"entar vo "er #;$ei" de $ompreender e o" leitore" vo "er $apaze"
de o" apli$ar rapidamente na" "ua" vida"& O" termo" *ue u"ar vo4"e tornar parte da
lin'ua'em $omum& -oda a 'ente vai 'anhar imen"o $om a in#ormao *ue vou partilhar& Bou
"er $onvidado para talk4"ho%" e entrevi"ta" para #alar "obre o livro e a minha experi1n$ia&
2o$o>
0""im *ue "omo" $apaz de vi"ualizar e de"$rever a vi"o do no""o obFe$tivoG a mente $omea
naturalmente a #orne$er ideia" "obre $omo l; $he'ar& E"ta #a"e 2 a #a"e do /rainstormin$&
O no""o $2rebro reavalia $on"tantemente "e a no""a realidade a$tual 2 id1nti$a : realidade
*ue de#inimo" $omo e"u$e""of& ?e houver di#erena"G vai trabalhar para preen$her e""a"
la$una" entre amba" a" realidade"& (deia" $omeam a "ur'irG "eFam 'rande"G pe*uena"G
ou"ada"G "imple" ou $omplexa"G boa" ou m;"& E"te pro$e""o o$orre naturalmente em todo"
n="G "imple"mente no temo" o h;bito de lhe pre"tar a devida ateno e ainda meno" de
re$olher toda" a" ideia" para um "uporte #E"i$o&
Dma da" mai" populare" .e e#i$iente"/ t2$ni$a" para $apturar toda" e"ta" ideia" aleat=ria" "o
o" mapa mentai" .apre"entado" na "e$o Error: 5e#eren$e "our$e not #ound de"te $apEtulo/&
9omo F; vimo"G no mind-mappin$G u"a4"e uma di"po"io e"pa$ial da" ideia"G permitindo
$riar li'aHe" entre ela" de uma #orma vi"ualG *ue 7 "e'undo al'un" e"tudo" 7 2 uma #orma
mai" natural para o no""o $2rebro do *ue uma li"ta ordenada&
)ara ini$iar um mind-mapG $omea4"e $om uma #olha vazia e no $entro $olo$a4"e a ideia
prin$ipal& Depoi"G vo4"e $riando rami#i$aHe" de ideia" a""o$iada"G at2 "e ter um mapa
$ompleto .ou *ua"e/G de tudo a*uilo o *ue 2 relevante "obre e""a ideia&
)or exemploG "e $on"iderarmo" um proFe$to de mudana de $a"aG iam4no" o$orrer ideia" to
diver"a" $omo: mudana de mobElia"G de$oraoG $ontrato" de "ervio"G alterao de morada"G
limpezaG et$& E $ada uma de"ta" iria dar ori'em a nova" rami#i$aHe" de ainda mai" ideia"
a""o$iada"&
Para um 4om brainstorming
Ne"te exer$E$io 2 muito importante ter em $onta al'un" do" prin$Epio" $ru$iai" do
brain"tormin':
no Ful'arG avaliar ou $riti$ar
pre#erir *uantidade e no *ualidade
$olo$ar a an;li"e e or'anizao para "e'undo plano
S $laro *ue no e"tamo" a de"li'ar a no""a mente ra$ionalG ma" embora al'uma" ideia"
po""am pare$er ridE$ula" ou impo""Evei"G ne"ta #a"e 2 intere""ante $aptur;4la"& +uita" da"
veze" a*uilo *ue : primeira vi"ta pode pare$er #ora de "EtioG mai" tarde revela4"e $omo uma
opo vi;vel ou at2 $omo uma ponte para outra" nova" ideia"&
Organizar e Agir
0""im *ue identi#i$amo" e exteriorizamo" uma boa $ole$o de ideia"G 2 *ua"e e"pontMneo
$omear a "ur'ir uma or'anizao natural da" me"ma"G vendo o *ue "o e $omo "e
rela$ionam& S a i"to *ue normalmente "e $hama o Kplano do proFe$toL&
Ne"te Jltimo pa""oG de or'anizaoG o obFe$tivo 2 identi#i$armo" $omponente" e
"ub$omponente" do proFe$toG a" diver"a" #a"e"G "e*u1n$ia" do" pa""o" eIou prioridade"G
material de apoio relevante e outro" detalhe"& -amb2m 2 normal *ue ao elaborar o plano do
proFe$to e ao olhar para e""a or'anizaoG "urFam nova" ideia"& -al $omo #oi dito
previamenteG o K$omoAL ir; "empre "ur'indo de uma #orma naturalG de"de *ue o Ko *u1AL
"eFa $laro e e"teFamo" a dar pa""o" em #rente&
0 #a"e #inal do planeamento re"ume4"e a identi#i$ar a" pr=xima" a$He" $on$reta" *ue "e
podem #azer na" diver"a" $omponente" de""e proFe$toG a""im $omo re$ur"o" em #altaG
a""unto" pendente" e data" importante"G $olo$ando tudo na" li"ta" apropriada"&
P(aneando
0" ideia" e plano" podem ir de"de al'o "imple" numa #olha de papelG a $omplexo" 'r;#i$o"
,0N--G #olha" de oramento"G or'ano'rama"G ou at2 u"ando "o#t%are de 'e"to de proFe$to"&
Depoi" de ter toda" a" ideia" no "EtioG identi#i*ue toda" a" pr=xima" a$He" *ue $on"e'uirG
para $ada um do" proFe$to"& Dma per'unta Jtil 2 K"e eu #o""e a'ora trabalhar ne"te proFe$toG
*ual "eria o pr=ximo pa""o #E"i$o *ue me iria ver #azerAL&
e o pro0ecto ainda est na sua mente, porque h mais planeamento a "a#er
David Allen!
?e #or o "eu $a"oG #aa o /rainstormin$ e a or'anizao de nova" ideia" "empre *ue a$har
Jtil& S raroG e"pe$ialmente em proFe$to" $omplexo"G ter toda" a" ideia" de uma "= vez& Na
maioria do" $a"o"G o planeamento 2 al'o *ue "e #az em v;ria" etapa"G ao lon'o de toda a vida
do proFe$to&
HORIZONTES DE FOCO
O" Corizonte" de 3o$oG tal $omo o +odelo de )laneamento NaturalG 2 uma t2$ni$a inte'rante
do m2todo ,-D eG pela" me"ma" razHe"G #i$ou in$luEdo ne"ta parte do livro por no "er
ne$e"";rio no u"o de""a metodolo'iaG ma" ba"tante Jtil para melhor per$eber $omo planear e
de#inir o" no""o" obFe$tivo" e per"pe$tiva"&
U$ g3ia %ara a 0ida
Dtilizar e $ompreender o" Corizonte" de 3o$o 2 ter um 'uia para a" no""a" a$He"G de$i"He"G
prioridade" e a$ima de tudoG para a no""a vida& -endo e"te pe"oG 2 muito importante no
"erem deixado" de lado em *ual*uer implementao de ,-D&
0 nomen$latura do" Corizonte" de 3o$o 2 ba"eada numa $omparao a um avio *ue vai
de"$olar& (ni$ialmente o piloto apena" $on"e'ue ver a*uilo *ue e"t; imediatamente : "ua
#rente& 0""im *ue levanta e vai 'anhando altitudeG $on"e'ue ver $ada vez mai" lon'eG e ver
tudo o *ue o rodeia $om uma per"pe$tiva mai" abran'ente e $ompleta&
Pista de Desco(agem
E"te 2 o primeiro nEvelG onde e"t; o momento pre"enteG o a'ora& Ba"i$amente 2 a li"ta de
toda" a" no""a" pr=xima" a$He"G todo" o" email"G tele#onema"G pe*uena" tare#a"& No h;
limite" de tamanhoG normalmente "o li"ta" ba"tante" exten"a"&
5@A@@@ p0s
0 e"te nEvel "aEmo" da*uilo e"t; imediatamente : no""a #rente e vemo" um pou$o mai" al2m&
0*ui e"to repre"entado" o" )roFe$to"G i"to 2G pr=xima" a$He" a'rupada" $om obFe$tivo"
de#inido"& No 2 uma li"ta #ixa ou e"ta'nadaG ma" em $on"tante a$tualizaoG de"poletando
$on"tantemente nova" a$He"&
7@A@@@ p0s
crea" de 5e"pon"abilidade& 9riamo" ou a$eitamo" novo" proFe$to" devido :" no""a" ;rea" de
re"pon"abilidade& )odemo" de#inir e"ta" ;rea" $omo tudo a*uilo pelo *ual temo" uma
re"pon"abilidade $ontinuaG na *ual *ueremo" atin'ir $erto" re"ultado" eIou manter uma $erta
*ualidade& 0o $ontr;rio do" proFe$to"G a" ;rea" de re"pon"abilidade no t1m um #imG i"to 2G
nun$a #i$am $ompleta"& )or exemploG "er re"pon";vel pelo departamento de +arketin'G
re"pon";vel pela limpeza em $a"aG re"pon";vel pela "aJde do $oG re"pon";vel pela
manuteno do $arroG et$ et$& S Jtil dividirmo" a" ;rea" de re"pon"abilidade em ;rea" de vida
pe""oal e de vida pro#i""ional& Em $ada uma dela" 2 normal termo" entre \410 ;rea"&
>erG rever e pen"ar "obre a" no""a" re"pon"abilidade" tamb2m aFuda a de"poletar novo"
proFe$to" obFe$tivo" e"pe$E#i$o" *ue *ueremo" atin'ir&
8@A@@@ p0s 6 )4%ectivos para 5 a 7 anosB
O *ue 2 *ue *ueremo" e"tar a experien$iar na no""a vida pe""oal ou pro#i""ional da*ui a 1 ou
2 ano"A -er e"ta vi"o adi$iona uma nova per"pe$tiva e dimen"o ao trabalho *ue e"$olhemo"
#azer& ?er; *ue a" minha" re"pon"abilidade" e"to alinhada" $om o *ue *uero e"tar a #azer e
"er da*ui a 2 ano"A +ai" uma vezG pode4"e dividir entre obFe$tivo" pe""oai" e pro#i""ionai"&
:@A@@@ p0s 6 "is+o para 8 a C anos
)roFe$tar e planear a no""a vida para da*ui a a 8 ano" pHe4no" a pen"ar ainda mai" alto:
e"trat2'ia" pro#i""ionai"G movimento"G tran"io da" $ir$un"tMn$ia" da no""a vida e $arreira&
?e temo" obFe$tivo" para 1 a 2 ano"G 2 por*ue devem e"tar alinhado" $om o *ue *ueremo"
atin'ir pa""ado" a 8 ano"& De$i"He" a e"te nEvel podem muito #a$ilmente alterar o modo
$omo vemo" e e"$olhemo" o trabalho em todo" o" outro" nEvei"&
C@A@@@ p0s 6 "ida
E"te 2 o nEvel da Kbi' pi$tureL& )or*ue 2 *ue a minha empre"a exi"teA )or*ue 2 *ue tenho
e"ta re"pon"abilidadeA )or*ue 2 *ue eu exi"toA )er$eber *ual 2 o prop="ito de *ual*uer $oi"aG
aFuda a de#inir o *ue 2 *ue o KtrabalhoL 2& -odo" a" vi"He"G obFe$tivo"G proFe$to" e a$He"
derivam de"te prop="ito mai" pro#undoG e $onduzem4no a ele&
2on"#r3?ndo o "e3 $ode*o
Dependendo da $lareza *ue F; tem ne"te" di#erente" nEvei" da "ua vidaG pode $omear em
*ual*uer dire$o& C; *uem pre#ira a aborda'em de4baixo4para4$imaG partindo da*uilo *ue F;
e"t; de#inido .a" tare#a" di;ria"G pe*ueno" obFe$tivo" e re"pon"abilidade"/G e h; *uem "inta
*ue "abe o *ue #az no planeta e *ual a "ua mi""o no mundoG $on"truEndo4o
de4$ima4para4baixo& 9omo no h; re'ra"G at2 pode #azer uma mi"tura de ambo"&
0 parte verdadeiramente intere""ante de"te exer$E$io 2 a via'em intro"pe$tiva *ue no" leva a
#azer& En$ontrar re"po"ta" para $ada nEvel eG mai" importanteG en$ontrar a" li'aHe" entre o"
v;rio" nEvei"G #az "u"$itar em n=" uma "2rie de per'unta" e ob"ervaHe" "obre o *ue #azemo"G
o *ue *ueremo" e para onde vamo"& ?aber *ue a*uilo onde inve"timo" a maioria do no""o
tempo e ener'ia e"t; alinhado $om o" no""o" obFe$tivo" mai" elevado" d; motivao e #ora
para $ontinuar& )or outro ladoG de"$obrir *ue a*uilo onde mai" de"perdiamo" a no""a vida
no tem 'rande "entido para o *ue *ueremo" e"tar a #azer ou "er da*ui a un" ano" pode "er
$ho$ante ma"G ao me"mo tempoG dar4no" a oportunidade de pro$urar e #azer mudana"
importante"&
No exi"te K#imL para a $on"truo do" "eu" horizonte" de #o$o por*ue a vida 2 em "i al'o
dinMmi$o e mut;vel& O *ue devemo" tentar ter 2 um modelo de horizonte" de #o$o *ue "eFa
verdadeiroG *ue e"teFa "in$ronizado $om *uem "omo"G ho0e& Nada #i$a e"$rito em pedra& )ode
e deve alterar e re$alibrar o "eu modelo "empre *ue a vida o exi'ir& No o #azer impli$a *ueG
mai" tarde ou mai" $edoG *uando o $on"ultarG haver; uma 'rande probabilidade de perder a
utilidade& 0 mi""o de vida no muda todo" o" dia"G ma" "e $alhar muda al'uma" veze"
durante uma vida& ]; o" obFe$tivo" a $urto prazo devem "er revi"to" $om al'uma re'ularidade
."emana"A me"e"A/& 9om $ada alterao #eitaG voltamo" a identi#i$ar e pro$urar a" li'aHe"
entre o" v;rio" nEvei"&
?endo al'o de $on"truo $ontEnuaG no $rie tamb2m a pre""o de #azer F; o "eu modelo
$ompleto para o hoFe& 3aa4o $om $alma& ?endo um exer$E$io de intro"pe$oG re*uer de "i
$on$entrao eG mai" do *ue i""oG li'ao $on"i'o me"moG $om o" "eu" valore"G "onho"G
a"piraHe"& No o #aa $omo trabalho& 3aa4o ao" pou$o"G na" manh" de ";badoG num $a#2
na praiaG : noite ante" de dormirG ou onde para "i houver reunida" $ondiHe" mai" #avor;vei"
para e"te tipo de exer$E$io&
Dmp(ementa+o pr3tica
9omo "e materializa de #a$toG no papel.ou no/G o" horizonte" de #o$oA +ai" uma vezG no h;
re'ra" e depende da" pre#er1n$ia" de $ada um& Dma li"ta 2 "u#i$iente"G "eparada por nEvei"&
Dm texto em pro"a no 2 piorG nem um de"enho numa #olha 0& O *ue #un$iona para "iA O
*ue lhe vai permitir ter um #eedba$k r;pido *uando *ui"er $on"ultar o" "eu" horizonte"A O
*ue lhe #a$ilita mai" a "ua expre""o para $on"truo de"te modeloA
)or normaG re$omendo o u"o de mapa" mentai"G devido : $ombinao de uma parte mai"
analEti$a e artE"ti$aG #a$ilitando a expre""o e o #eedba$k vi"ual&
SABER DEFINIR BONS OB!ECTIVOS
?e F; tiver al'uma #amiliaridade $om t2$ni$a" ou metodolo'ia" de de"envolvimento pe""oal
ou at2 produtividadeG deve "aber *ue *uando *ueremo" de"$rever um obFe$tivoG devemo"
#az14lo tendo em $onta o "u$e""o.realidade #inal/ a al$anar& De #a$toG at2 "e re$omenda ir um
pou$o mai" lon'eG vi"ualizarG de"$rever e re'i"tar o "u$e""o para al2m do *ue "eria
Krazo;velLG o "u$e""o para al2m da" expe$tativa"&
0o per$eber de *ue #orma o ?i"tema de 0$tivao 5eti$ular .?05/ do no""o $2rebro
#un$iona e $omo o $2rebro 2 pro'ram;vel e no" d; #eedba$k de a$ordo $om a" in"truHe" *ue
lhe damo"G podemo" optimizar $on"$ientemente o "eu #un$ionamento e atin'ir melhore"
re"ultado"& Dma parte $ru$ial de"te pro$e""o 2 "aber $omo de#inir bon" obFe$tivo"Imeta" de
uma #orma e#i$iente& ("toG independentemente do tipo de obFe$tivo *ue e"tamo" a de#inir
.pe""oalG pro#i""ionalG interno ou externo/&
0 in#ormao a*ui pre"ente no tem *ue "er u"ada Funtamente $om outro m2todoG nem
me"mo em nada *ue "e rela$ione $om or'anizao ou produtividade& E"te" $on"elho" "o
apli$ado" a *ual*uer obFe$tivo *ue *ueira atin'ir na "ua vida&
De4inir a $e#a
KO *ue 2 *ue eu *ueroAL 2 uma da*uela" per'unta" to "imple"G ma" *ue ao me"mo tempo
no" $on"e'ue deixar a pen"ar dua" .ou v;ria"/ veze" "obre a re"po"ta& 0 verdade 2 *ue muita"
veze" no e"tamo" "u#i$ientemente $laro" para $on"e'uir re"ponder& No "abemo"
exa$tamente o *ue *ueremo"G aonde *ueremo" $he'arG o *ue *ueremo" atin'ir&&& e no entantoG
$ontinuamo" a avanar "em e"ta $lareza& S inevit;vel *ueG ne"ta" "ituaHe"G "urFam
#re*uentemente "entimento" de $on#u"oG letar'iaG de"motivaoG et$&
Veri4icar a $e#a
O #a$to de "e tomar uma de$i"o e de#inir uma metaG no 2G por "i "=G o "u#i$iente para
'arantir *ue e""a meta 2 boaG e"t; bem de#inida e *ue "omo" $apaze" de l; $he'ar& Exi"tem 6
$rit2rio" *ue devemo" veri#i$ar *ue e"teFam $umprido"G em relao ao no""o obFe$tivoIe"tado
de"eFado :
1 7 S de"$rita pela po"itiva
2 7 E"t; "ob o no""o $ontrole
7 S te"t;vel
6 7 S e$ol='i$a
5B E descrita pe(a positiva
O no""o $2rebro no pro$e""a ne'aHe" dire$tamente& 0 ne'ao 2 al'o *ue a$onte$e a um
nEvel $on"$ienteG numa 2a #a"e do pro$e""amento da a#irmao& -entar ne'ar al'o 2 $hamar a
ateno para a*uilo *ue *ueremo" ne'ar& EntoG o primeiro $rit2rio 2 "aber de"$rever a
metaIe"tado de"eFado de uma #orma po"itiva& 0l'un" exemplo" de a#irmaHe" ne'ativa":
No *uero "entir tanto "tre""
No vou #i$ar mai" zan'ado $om x&&&
)arar de me preo$upar $om o trabalho
Bou deixar de #umar
9omo podem verG nem "empre 2 a palavra KnoL *ue de#ine *uando uma a#irmao 2
ne'ativa ou po"itiva& 0" Jltima" dua" #ra"e" "o ne'ativa" embora no tenham a palavra
KnoL& O #o$o da #ra"e" $ontinua a "er na a$tividade ne'ativa e depoi" no pro$e""o de parar
e""a a$tividade& 0l'un" exemplo" de a#irmaHe" po"itiva":
?er $apaz de relaxar e e"tar $entrado em *ual*uer "ituao
Bou tratar da minha "aJde e manter pulmHe" "aud;vei"
Bou ouvir $om atenoG per$eber e re"peitar a" opiniHe" do" meu" $ole'a"
-erminar a minha te"e e e"tar "ati"#eito $om todo o e"#oro e tempo *ue inve"ti
7B st3 so4 o nosso contro(e
O 2g re*ui"ito para um obFe$tivo bem de#inido 2 termo" $ontrole "obre o pro$e""o eIou
a$tividade" *ue no" permitem atin'i4lo& )or exemploG K0l$anar uma po"io no empre'o
onde "eFa melhor remuneradoL 2 al'o po"itivo ma" *ue e"t; de"$rito de uma #orma *ue no
eviden$ia de *ue #orma podemo" "er parte do pro$e""o de atin'ir o obFe$tivo&
Ne"te" $a"o"G temo" *ue "er $apaze" de identi#i$ar o *ue 2 *ue e"t; ao no""o al$an$e para l;
$he'armo"& 9on"iderando o exemplo de $imaG poderiam tirar4"e v;rio" "ub4obFe$tivo" *ue
no" permiti""emG 'radualmenteG ir aproximando da meta #inal .K#azer #ormaoLG Kmelhorar
$omuni$ao $om $ole'a"LG et$&&&/
8B E test3ve(
?er te"t;vel "i'ni#i$a *ue devemo" "er $apaze" de de"$rever indi$adore" *ue no" permitem
"aber *uando al$anamo" o obFe$tivo& 0l'uma" per'unta" Jtei" podero "er:
KNuandoI$omo 2 *ue vou "aber *ue F; o atin'iAL
KO *ue 2 *ue vai "er di#erente *uando o atin'irAL
KNue $oi"a" me indi$am *ue ainda no $he'uei l;AL
:B E eco(.gica
0 veri#i$ao e$ol='i$a de um obFe$tivo de"eFado "erve para 'arantir *ue o me"mo 2
$ompatEvel $om a no""a $ondioG $rena" e valore" pre"ente" e #uturo"& +uita" veze"
tentamo" atin'ir al'o "em no" aper$ebermo" da #orma ne'ativa $omo i""o pode a#e$tar a
no""a vida& E"ta veri#i$ao 2G e""en$ialmenteG um exer$E$io de intro"pe$o para no" pXr em
$onta$to $om a" no""a" motivaHe" e no" aFudar a per$eber de *ue #orma al'o pode aFudar ou
preFudi$ar a" no""a" intenHe" mai" pro#unda"& S "obretudo importante per$eber *ue todo" o"
$omportamento" t1m $omo ba"e uma inteno po"itivaG e *ue e""a inteno deve "er
'arantida&
Nuando a e$olo'ia no 2 re"peitadaG temo" tend1n$ia a "aber K"abotado"L pela no""a pr=pria
menteG e 2 aE *ue a" $oi"a" $omeam a $orrer malG "endo mai" #;$il $ulpar #a$tore" externo"&
?u'e"to de al'uma" per'unta" Jtei" para a veri#i$ao e$ol='i$a:
K9omo "ei *ue vale a pena lutar por e"te obFe$tivoAL
K9omo 2 *ue ir; a#e$tar a minha vidaA #amEliaA trabalhoA ami'o"AL
KO *ue 2 *ue mudar; na minha vida devido a i"toA Em *ue "ituaHe" "er;
mauAL
KNuai" "eriam outro" a"pe$to" ne'ativo" re"ultante" de al$anar i"toAL
I$%*e$en#a!o
?e o" re*ui"ito" #orem $umprido" e o no""o obFe$tivo e"tiver bem de#inido podemo" partir
para a identi#i$ao do" pr=ximo" pa""o" a #azerG planeamento de #a"e"G et$&
ESTE LIVRO = UMA D@DIVA
E"te livro 2 uma o#erta *ue #aoG do $onhe$imento e experi1n$ia *ue pude ad*uirir ao lon'o
de"te" Jltimo" ano" em *ue me dedi*uei ao tema da produtividade e *ualidade de vida&
-anto e"te eBook $omo #utura" ver"He" impre""a"G "ero o#ere$ida" $om ba"e na e$onomia da
d;diva& O livro 2 'r;ti" "endo o leitor a de$idir "e e *uanto *uer dar ao autorG no e"pErito de
$ontribuio para a "ua "ub"ti"t1n$ia e re$onhe$imento do valor *ue o livro $riou&
0 ver"o eBook e"t; di"ponEvel para do%nload 'ratuitamente atrav2" do "ite o#i$ial em
#ormato )D3G a""im $omo na" prin$ipai" loFa" de eBook": 0mazonG <oboG iBook" e ,oo'le
Book"&
0" $ontribuiHe" podem "er #eita" a *ual*uer alturaG atrav2" do "ite o#i$ial
%%%&pre'ui$aprodutiva&ptI dadiva&
Obri'ado&
A PRODUTIVIDADE E EU
0 WiseAction #oi um proFe$to *ue ini$iei ap=" al'un" ano" a realizar %ork"hop" ,-D em
)ortu'al& O obFe$tivo era no #i$ar re"trito apena" a uma metodolo'iaG ma" ter um veE$ulo
onde pude""e en"inarG partilhar e aprender mai" de tudo a*uilo *ue rela$iona o no""o trabalho
$om a *ualidade de vida&
?ervio" pre"tado":
!ork"hop" ,-D K0 0rte da )rodutividade ?em ?tre""L
!ork"hop" ,-D 0vanado K)lanear e ,erir )roFe$to" e ObFe$tivo"L
!ork"hop" K+anual de (n"truHe" para o "eu $2rebroL
!ork"hop" de )rodutividade na Edu$ao para in"ituiHe" de en"ino
9oa$hin' privado e online
0pre"entaHe" e pale"tra"
Bi"ite %%%&%i"ea$tion&pt para "aber mai"&
MATERIAL DE APOIO
)or*ue nem o tempo nem a (nternet paramG "eria arri"$ado deixar a*ui e"$rita" re#er1n$ia"
para re$ur"o" di'itai" *ue o leitor po""a $on"ultar e u"ar& )or i""oG no %eb"ite o#i$ial de"te
livroG poder; en$ontrar uma li"ta em $ontEnua a$tualizao de:
link" para o" "ite" da" metodolo'ia" e #erramenta" abordada"
materiai" de apoio para do%nload e impre""o
nova" e Jtei" adiHe" ao material a*ui pre"ente
novidade" "obre e"te livroG apre"entaHe" pJbli$a" e outro" evento"
Bi"ite %%%&pre'ui$aprodutiva&pt para a$eder ao material de apoio online&