Area de ventas

Aspectos a considerar:

uestionario sobre La Organizacin

Unidad Administrativa

Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminacin
Revisado por: ________


DIVISIN DEL TRABAJO
1. Cmo se realiza la separacin y delimitacin de las actividades?
2. El trabajo da lugar a una especializacin y perfeccionamiento?
3. Las actividades de cada puesto estn claramente especificadas y relacionadas?
4. Se forma la organizacin de acuerdo con los objetivos?
5. Se calculo el nmero de subordinados para cada rea? Cmo?

JERARQUIZACIN
6.Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el ltimo de
los subordinados? Cmo?
7. Existen ms de tres niveles en la estructura orgnica establecida? Se justifican?
8. Existe delegacin adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9. Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. Los jefes al tratar con los subordinados respetan las lneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIN
11. Se sigue un proceso para efectuar la departamentalizacin? Detllelo.
12. Cmo se lleva a cabo la fijacin de autoridadresponsabilidad y obligaciones? Detllelo.
13. Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los dems departamentos?
Cmo?
14. Qu tipo de departamentalizacin se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qu se ha
hecho? Explquelo.
15. Alcanza la organizacin sus fines con el mximo de eficiencia y el mnimo de esfuerzo?
Cmo?
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
16. Las actividades bsicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgnica,
constituyendo funciones?
17. Cada funcin bsica se realiza en una sola seccin o departamento de la empresa?
18. La funcin principal controla las subfunciones auxiliares?
19. Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo paro revisar las actividades del personal?,
desde cundo se ocupan?
20. Se cuenta con un manual de organizacin, que especifique claramente la estructura
funcional?, est actualizado?


COORDINACIN DEL TRABAJO
21. Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? Con quperiodicidad?
22. Hay algn jefe que tenga ms de 12 personas que dependan de l? y alguno con menos de
tres gentes que dependan de l?
23. Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental? Por qu?
24. Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? Es importante su labor?
25. se centraliza la informacin?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 208.


HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa: GERENCIA

Fecha de Inicio Observaciones

1. Breve descripcin del puesto
Nombre: Administracin General, Director General o Gerente General

2. Facultades del Gerente General.

3. La Gerencia General sigue los Lineamientos (Planeacin)
trazados?

4. Tiene la gerencia tiempo para planear constantemente nuevas actividades?

5. Se encuentra la gerencia ubicada dentro de la misma empresa?

6. Realiza la gerencia juntas peridicas con los jefes da departamentales?
Con que frecuencia?

7 Evala la Gerencia las resultados por departamentos

8. Sigue la gerencia la poltica de puertas abierta?

9 Dicta la Gerencia las polticas de la empresa?

10. Presenta a la gerencia resultados e informes al consejo de administracin?

11. Se realizan dichas juntas con frecuencia?

12. Interviene la gerencia en forma conjunta con el departamento de personal en ascensos y
aumentos de sueldo?

13. Los acuerdos importantes tomados en la empresa, estn debidamente
autorizados por la gerencia?

14. La gerencia evala y selecciona debidamente al personalpara puestos importantes?

15. Autoriza la gerencia las campaas publicitarias?

16. Coordina la Gerencia todas las actividades de la empresa?


17. Se toman decisiones principales de a empresa basndose en necesidades demostradas.

18. Se administra la empresa con base
A criterios de mercados, clientes y
Productividad?

19. Se da informacin financiera a todos los, gerentes que la necesitan para cumplir con sus
obligaciones?

20. Se abstiene la gerencia de tornar decisiones que deben adoptarse
A niveles inferiores?

21. Delega la gerencia suficiente autoridad?

22. Se establecen controles adecuados para cada grado de delegacin?

23. Se cuenta, con un apropiado sistema de informacin objetiva para
Una adecuada toma do decisiones?

24, Existe asesoramiento de personal especializado en la etapa de elaboracin de planes y
programas?

25. Hay una adecuada coordinacin con los jefes de niveles interiores?

26. Estudia y aprueba los presupuestos anuales?

27. Realiza funciones de planeacin de actividades financieras cada mes?

28. Cuenta con personal capacitado poro tomar decisiones en ausencia del gerente?

29. Puede la gerencia ser ocupada por personal proveniente de la misma
Empresa?

30. Cuenta la Gerencia con accesoria de tipo administrativo. Laboral.
Fiscal, otros?

31. Promueve y acepta la actividad de innovacin en qu grado?

32. Se mantiene pendiente del desarrollo de problemas externos de
la empresa?

33. Tieneincentivos econmicos adecuados al puesto?

34. Son suficientes los incentivos no econmicos?

35. tiene relaciones con gerencias de empresas similares?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 154-155
Los formatos aqu presentados representan una propuesta de cuestionarios que pueden ser
aplicados a la empresa y la gerencia a continuacin abordaremos los cuestionarios para algunas
reas.
reas de anlisis
Las reas de anlisis aqu seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni tampoco son
necesariamente idnticas a las funciones de los organismos tradicionales ni a las unidades
organizacionales
Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o servicios en manos de la
gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar el bien o proporcionar lo servicios. No
existe empresa comercial (privada) que venda bienes y servicios sin un margen de contribucin
que le permite al ente mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es
cosa fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o comercializacin y la
manera de utilizar los recursos revisten de un inters especial para el auditor administrativo.
Cuando el auditor revisa el desempeo de un departamento de ventas debe ver si la
administracin se aplica moderadamente. La administracin de ventas abarca muchas actividades,
pero probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el xito de las ventas que el
adiestramiento y capacitacin de los vendedores. Las dos actividades dependenen gran parte de la
aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor y se mide su desempeo.
El servicio al cliente es vital para su conservacin duradera, el auditor no puede cuantificar los
probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades; tendr que dirigir sus anlisis a
descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor investigacin.
Objetivos de una auditoria de ventas
El propsito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e identificar la funcin de
ventas dentro de las estructura orgnica de la empresa, determinando la efectividad de su
operacin y la forma de emplear los recursos.
Alcance de la auditoria
La revisin de la estructura orgnica, sus objetivos, planes, y normas de ejecucin, proporcionara
un indicativo anticipado del alcance de esta operacin dentro de una empresa.
Una manera de abordar la auditoria administrativa de la funcin de ventas comienza con la
identificacin de la funcin dentro de la estructura de un organismo, incluyendo un anlisis de los
objetivos y las normas de actuacin. Es importante identificar el costo total de las ventas, as como
el costo departamental.
Plan de auditoria
El plan para examinar y evaluar esta rea funcional se puede estructurar mediante dos amplios
aspectos de las actividades de ventas: la distribucin y la comercializacin. Cada una tiene sub-
funciones distintas y requisitos de informacin que se pueden estudiar por separado (vase
siguiente figura).

Ventas

Distribucin

Comercializacin

Polticas
Registros
Control

Estrategia de planeacin
Anlisis de ventas
Pronostico de ventas
Investigacin de mercados
Planeacin demercados

Tctica (Accin)
Promocin y publicidad
Administracin de ventas
Servicio al cliente
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 167
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de ventas que el auditor puede aplicar en esta
rea de anlisis.






CUESTIONARIO dos POR REA

rea funcional: Departamento de VENTAS
Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______

POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
2. Reflejan los objetivos de la direccin superior?
3. Conoce las polticas el personal del departamento?
4. Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del vendedor, b) seleccin del
vendedor, c) obligaciones del vendedor, d) formo de realizar la venta, el adiestramiento, f)
descuentos, g) actividades poro la venta?
REGISTROS
1. Se disean y controlan las formas y registros?
2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de informacin
adecuado?
4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?

CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por lnea, y se tienen datos
de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y gastos, y se reportan a la
direccin superior?

ANLISIS DE VENTAS
1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?
2. Existealgn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del vendedor, devoluciones,
gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones, etc.?

PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir, se desarrollan despus
de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el desempea?

INVESTIGACIN DE MERCADOS

1. Se llevo a cabo alguna investigacin de mercados?
2. Cmo se investigan nuevas mercados?
3. Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en materia de diseo
del producto, qu producto se vende mejor y por qu, efectos sobre ventas proyectadas,
etctera?

PROMOCIN Y PUBLICIDAD

1. Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional?
2. Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener un adecuado control
de gastos?
3. Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaa publicitaria?
4. Proporciona la empresa servicio para sus productos? Es adecuada la literatura tcnica de
ventas?

ADMINISTRACIN DE VENTAS

1. Se camparon los volmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados
obtenidos? Qu acciones se toman con las desviaciones?
2. Elaboran reportes los vendedores? Con qu frecuencia?
3. Se asignan cuotas de ventas o cada vendedor y participan en la fijacin desus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE

1. Formo parte el servicio a clientes, del departamento de ventas?
2. Se lleva un control sobre las quejas de los clientes?
3. Algn funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 171-172
Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro de materias
primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para producir y vender un producto;
por tanto las compras son de vital importancia para las ganancias. La influencia que tienen las
compras en una empresa depende del porcentaje del valor agregado del producto acabado y en
un grado considerable de contribucin a la empresa. En la mayora de las empresas el gerente de
compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempre resulta en que
el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener las perspectivas debidas a la
organizacin y a los procedimientos. La funcin de compras se concepta como la operacin que
se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo,
a los distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para alcanzar los
objetivos.
Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es proveer a todas las
areas de la empresa relacionada con materiales como produccin, ventas y servicio de cantidad
adecuada de estos materiales en el momento preciso y al menor costo posible.
Objetivo de la auditoria de compras
Laauditoria de compras tiene como propsito examinar y evaluar si la funcin de compras se
realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia.
Para esto debern examinarse sistemticamente los procedimientos de requisicin de materiales,
orden de compra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, si existe un
directorio de proveedores, si se reciben catlogos y folletos y el uso que se les da.

ORGANIZACION
ABASTECIMIENTO
Operacin
Anlisis de costo y tiempo
Planeacin de compras
Polticas
Responsabilidad de la funcin de compras
Informacin
Administracin
Investigacin
COMPRAS
Ventas
Sub funciones de compras
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 174
Alcance de la auditoria
La justificacin principal para formalizar las actividades de compras es econmica. Por lo tanto, el
alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo implicados en las compras. Sin
embrago, hay que revisar la estructura orgnica, sus objetivos y planes, las polticas de compras,
as como la informacin usada, administracin, investigacin, procedimientos, que indican el
alcance de esta operacin dentro de una empresa.
El alcance en la organizacin consiste en determinar que departamento o puestos sern afectados
en nuestra revisin. (De acuerdo con la causa que determine la misma). Es conveniente analizar las
jerarquas para obtener las aprobaciones que, en su caso, sern necesarias y evitarse bloqueos y
fricciones innecesarias.
Plan de auditoria
Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan para revisar
esta rea funcionaly se puede estructurar en: organizacin y abastecimiento (ver grafico anterior).
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de compras que el auditor puede aplicar en
esta rea de anlisis.
Cuestionarios por Areas







rea funcional: Departamento de COMPRAS
Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________


ORGANIZACIN
1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada de las compras?
2. Estn definidas las funciones del departamento de compras? En dnde?
3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o descentralizacin de as compras?
4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o personas que efectan compras?
Quines y por qu?
INFORMACIN
1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una aprobacin adecuada de las personas
encargadas de autorizar las solicitudes?
2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad como medida de desempeo del agente
de compras?
3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o material que se hagan para evitar que se
compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco del inventario?
4. Hay coordinacin entre compras y control de inventarios, y planeacin de produccin para
establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?
SOLICITAR
1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes? Quin la realiza?
2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis, no slo de precios, sino de condiciones de
crdito, tiempo, entrega, etctera?
3. Se efecta una programacin de compras y entregas?
4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y verificacin del recibode materiales?



INVESTIGACIN
1. Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar materiales y
componentes de sustitucin?
2. Se han hecho en el departamento anlisis de operaciones comparativas?
3. Se ayudo a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los nuevos productos, as
como los ya establecidos?
4. Se hacen anlisis sobre materiales de desecho, obsoletos y excedentes?
OPERACIN
1. Estn definidos por escrito los procedimientos del departamento?
2. Se han documentado los procedimientos de compras en un manual?
3. Est actualizada la documentacin de procedimientos y a disposicin del personal encargado
de stos?
4. Cubren los procedimientos aspectos como: solicitud, autorizacin, formas, relaciones
organizacionales y operaciones con contabilidad,
recepcin, inventarios, polticas, etctera?
PLANEACIN DE COMPRAS
1. Estn elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los compromisos de la
empresa?
2. Interviene personal especializado en la formulacin de planes y programas? Existe
coordinacin?
3. Se lleva a cabo una programacin y control de las compras de materiales de consumo y las de
pequeo volumen?
4. Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que se compre en
exceso o para reducir al mnimo lo caduco del
Inventario?
POLITICAS
1. Se cuenta con polticos escritas sobre compras?
2. A qu nivel se han establecido polticas: a) de empresa, b) divisionales, c) de administracin
local, d) departamental?
3. Qu polticas rigen sobre tolerancias yclasificaciones tcnicas y perodos de entrega?
4. Existen polticas que describen las condiciones bajo las cuales la seleccin de proveedores se
pueda hacer independientemente del departamento de compras?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 178-179
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lgico de los objetivos,
polticas, sistemas, controles aplicacin de recursos y la estructura de la organizacin que tiene a
su cargo la responsabilidad de los recursos humanos. Constituyndose un instrumento de la
funcin de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que cubre la auditoria
administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico de un organismo social. En los
diversos mtodos de este tipo de auditoria se analizan diferentes conceptos que intervienen en la
organizacin y entre ello siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento
integrador y dinmico. Por ello, la prctica peridica de esta auditoria permite un constante
anlisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras en las actividades
y funciones, as como sealar las fallas detectando las reas crticas y de escasa accin para el
mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo dentro de una organizacin.
Descripcin de la funcin
Dentro de la actividad de los organismos sociales, el recurso humano es de vital importancia,
abarcando ste la preparacin del personal y el aprovechamiento de sus aptitudes y habilidades
innatas, las cuales redundan en mejor desempeo de una funcin.
Es necesario aplicar la auditoria de recursos humanos en unorganismo para examinar la actuacin
y desempeo del personal (administradores, ejecutivos, supervisores, personal operativo) y las
posibilidades alternativas para una de las realizaciones a corto y largo plazo. La funcin de
auditoria de recursos requiere del examen y evaluacin de las polticas, procedimientos, y
programas que se estn aplicando al respecto en el funcionamiento de una empresa.
Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos de personal
con fines de administracin, informacin, y control. Sin embargo, hay que profundiza mas sobre el
objetivo de este tipo de auditoria, y podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar
funciones, actividades y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan
a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en la materia;
sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de
los fines de la administracin de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los registros y elemento
de control que posee el departamento de recursos humanos, sino que tendr un alcance muy
amplio, por ejemplo, reas como: objetivos, polticas, funciones, reclutamiento, capacitacin,
relaciones con el sindicato, rotacin, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales sern los procedimientos a
seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacin y el personal que debe asignarse
al trabajo. En la planeacin deuna auditoria formamos una estructura del trabajo a seguir,
eligiendo y formando los procedimientos de revisin, elaborando un programa y organizando al
personal que tomara parte en esta actividad
Las consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia de elaborar un proyecto de
la forma en que se va a realizar, el examen y evaluacin, es decir, la planeacin de la auditoria.
El examen y la evaluacin de los recursos humanos son difciles; el xito de este trabajo
depender, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales de la funcin y las
actividades ms significativas.
En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para elaborar un plan de
auditoria de recursos humanos y que aspectos deben ser estudiados por lo auditores.

Contratacin colectiva
Reglamentos de trabajo
Relaciones Laborales
Higiene y seguridad Industrial
Objetivos y polticas de personal
Posicin y funciones
Proceso de suministro de recursos humanos
Administracin de sueldos y salarios
Actitudes
Control de personal
Administracin de personal
Relaciones Laborales
Recursos Humanos humano
Sub- Funciones de recursos Humanos
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 193





CUESTIONARIO POR REA
rea funcional: Departamento de recursos Humanos
Jefe de la unidad: __________ Auditor: ___________ Fecha: _______

ADMINISTRACIN DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLTICAS DE PERSONAL
1. Se han formulado planes y objetivos por escrito? Son claros y adecuados?
2. Los planes y objetivos del departamento siguen la misma direccin que los objetivos generales
de la empresa?
3. En qu aspectospueden mejorarse los planes y objetivos?
POSICIN Y FUNCIONES
1. Es adecuada la estructura orgnica del departamento? Est de acuerdo con los objetivos
fijados?
2. Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y responsabilidades?
3. Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar mejor las actividades?
PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS
1. El proceso de reclutamiento y seleccin tiene resultados positivos?
2. Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocacin del personal de nuevo ingreso?
3. Existe un programa de capacitacin y cubre las necesidades de la empresa?
ADMINISTRACIN DE SUELDOS Y SALARIOS
1. Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada administracin?
2. Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
3. Existe un programa de valoracin de trabajos? Es adecuado?
4. Se lleva a cabo un programa de calificacin de mritos? Es considerado de utilidad?
ACTITUDES
1. Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeo (rendimiento)
meritorio?
2. Est fluyendo adecuadamente la informacin a travs de los variados canales de comunicacin
dentro de la empresa?
3. Se provee o todo el personal de un procedimiento a travs del cual pueden procesar sus quejas
y agravios?


CONTROL DE PERSONAL
1. Se cuenta con registros de personal y estn adecuadamente archivados?
2. la lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los activos en nminas, y
existen los expedientes a la mano?
3. Es controlado y revisadoel tiempo extra? Dnde?
4. Existe un control sobre movimientos de personal?

RELACIONES LABORALES
CONTRATACIN COLECTIVA
1. Estn ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales?
2. Se cuenta con polticas que indiquen aspectos contractuales?
3. Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
DE TRABAJO
1. Se cuenta con un reglamento interno de trabajo actualizado?
2. Se siguen las normas legales para la formulacin del reglamento?
3. Conocen los trabajadores el reglamento interno?

RELACIONES LABORALES
1. Existen reuniones peridicos con el sindicato?
2. Existe un proceso de quejas claramente establecido?
3. Se considera que las relaciones entre la direccin de la empresa y sindicato son cordiales?

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1. Las instalaciones cubren los requisitos marcados en respectivo?
2. Son adecuados los procedimientos existentes para proteccin de la planta y la seguridad de sus
trabajadores?
3. Se revisan peridicamente las medidas de prevencin y los utensilios para contrarrestarlos?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 198 - 199
AUDITORIA DE CRDITO Y COBRANZA
El crdito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crdito coloca una obligacin a
pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El crdito se utiliza como un medio
de cambio y un agente de produccin. Da flexibilidad a la oferta y demanda, hace ms productivo
al capital, acelera la produccin y la distribucin, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
La cobranza oportuna esnecesaria para capacitar a una empresa para reinvertir su capital,
mantener el volumen de ventas y desarrollar hbitos de pago puntual en lo clientes.
El gerente de crdito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidas y para
clasificarlas de acuerdo con la duracin del tiempo que ha estado por cobrarse.
Descripcin de la funcin
La funcin bsica de crdito y cobranza consta de las siguientes actividades:
a) Aprobar la concesin de crdito a determinados clientes (seleccin de clientes).
b) Recuperar el importe de la cartera de clientes con puntualidad, reduciendo al mnimo la perdida
por cuentas incobrables.
c) Servir con eficiencia al cliente para incrementar el volumen de ventas.
Objetivo de la auditoria
El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles financieros, los
procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una auditoria administrativa, en esta
funcin es el de examinar y evaluar las reas bsicas de inters para el auditor, como son: la
eficiencia, la puntualidad y la precisin de las operaciones registradas, las operaciones de los
datos, los medios de decisin y el control de crditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.
El auditor se familiarizara con las actividades de crdito y cobranza y con el anlisis de su
organizacin, procedimientos, personal y controles, relativos a la forma de operar de este
departamento; de este modo identificara cualquier deficiencia. Una vez investigada esta
organizacin, le permitir corregir las desviaciones detectadas.
Alcance de la Auditoria
El auditor examina el departamento de crdito y cobranza para determinar laeficiencia y la eficacia
con que esta operando tal departamento. Por tanto, este examen y evaluacin vara de acuerdo
con la magnitud del negocio y con los requerimientos de anlisis. Sin embargo un examen
exhaustivo del rea supone que se abordaran aspectos como crdito, cobranza, control, es decir,
de acuerdo con el alcance de la actividad del departamento.
Plan de auditoria
La operacin del departamento de crdito y cobranza dentro de una organizacin, con frecuencia
se incluye en el rea de finanzas. La auditoria administrativa en esta rea representa una potente
herramienta, que puede proporcionar a la direccin superior una visin integral de la manera en
que esta operando crdito y cobranza
La auditoria de crdito y cobranzas tiene ciertas caractersticas interesantes, por lo que el auditor,
antes de desarrollar un plan de trabajo para su revisin, necesitara familiarizarse con los
conceptos y la terminologa de crdito de cobranza con el ambiente de trabajo. La investigacin de
estos antecedentes puede ayudar al auditor a identificar las facturas de control de claves y
permitirle relacionarlos con las operaciones de este departamento.
Un plan para desarrollar una auditoria administrativa del rea funcional de crdito cobranza puede
declinarse con base en las investigaciones de los antecedentes preliminares. En la grafica que se
presenta a continuacin se muestra los aspectos que pueden servir de marco de referencia para
elaborar un plan de auditoria.
En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para elaborar un plan de
auditoria de Crdito y cobranza y que aspectos deben ser estudiados por lo auditores.

Forma de OperarPolticas
Gestiones de cobro
Control de operaciones
Operacin
Polticas
Sistemas de crditos
Control de Operaciones
Operacin de crdito
Operacin de Cobro
Crdito y cobranza
Sub. Funciones de crdito y cobranza
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 182






CUESTIONARIO POR REA

rea funcional: Departamento de crdito y cobranza

Jefe de la unidad: Auditor:___________ Fecha:______________

OPERACIN
1. Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crdito y cobranza?
2. El personal de crdito est organizado en funcin de la cantidad de clientes?
3. Existe un manual administrativo o un equivalente?
4. Quin investigo a los clientes potenciales sujetos de crdito?

POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de crdito claramente definidos?
2. Qu condiciones influyen paro adoptar polticos liberales de crdito, por ejemplo: situacin
financiera de la empresa, demanda de productos, etctera?
3. Qu condiciones influyen poro adoptar polticas restrictivas de crdito?
4. Se dan a conocer en forma adecuada las polticas de crdito al personal de este
departamento?

SISTEMA DE CRDITO
1. Describa el sistema de crdito adoptado, por lo empresa.
2. Se cuenta con procedimientos claramente definidos? En dnde?
3. Se cuenta con expedientes de crdito para todos los clientes?
4. Son congruentes los objetivos del departamento de crdito y cobranza con los objetivos de la
empresa?

CONTROL DE OPERACIONES
1. Quin autoriza las notas de crdito y de cargo?
2. Cul es el procedimiento de investigacin decrditos?
3. Se analizan los saldos que exceden a los lmites de crdito establecidos? Quin los autoriza?
4. Se compara la accin de cobranzas con el presupuesto de efectivo?

OPERACION DE COBRO

1. Existe registro de clientes? Se incluyen porcentajes?
2. Estn al corriente los registros de clientes?
3. Estn clasificados los registros en: fechas de revisin, fechas de pago? Indicar.
4. Estn clasificados los vencimientos?
POLTICAS
1. Se cuenta con polticas de cobranza claramente definidas?
2. Hay alguna poltica que indique condiciones de venta?
3. Indica alguna poltica plazos de cobro?
4. Se cuenta con una poltica estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con saldos vencidos?

GESTION DE COBROS
1. Qu mtodo de cobranza ha adoptado la empresa? Descrbalo.
2. Con qu frecuencia se envan estados de cuenta a los clientes?
3. Qu plazos se da a los crditos antes de pasarlos a la cartera vencida?
4. los pagos que los clientes efectan en el departamento son directamente con el cajero? Se
ingresan a caja inmediatamente las cuentas
Cobradas que se liquidan en tarjetas de crdito?

CONTROL DE OPERACIONES
1. Con qu frecuencia se realizan arqueos de cartera? Se comparan los resultados con los de
contabilidad?
2. Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crdito y cobranza?
3. Se efectan estudios y anlisis de la cartera existente? Descrbalos.
4. Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? Se analizan las causas?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 188 189








OPERACIN

1. Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crdito y cobranza?
2. El personal del crdito esta organizado en funcin de la cantidad de clientes?
3. Existe un manual administrativo o equivalente?
4. Quin investiga a los clientes potenciales sujetos de crdito?

POLTICAS

1. Se cuentan con polticas de crdito claramente definidas?
2. Que condiciones influyen para adoptar polticas liberales de crdito, por ejemplo situacin
financiera de la empresa, demanda de productos, etc.?
3. Qu condiciones influyen para adoptar polticas restrictivas de crdito?
4. SE dan a conocer en las formas adecuadas las polticas de crdito al personal de ste
departamento?

SISTEMA CRDITO

1. Describa el sistema de crdito adoptado por la empresa
2. Se cuenta por procedimientos claramente definidos? En donde?
3. SE cuenta con expedientes de crdito para todos los clientes?
4. Son congruentes los objetivos del departamento de crdito y cobranza con los objetivos de la
empresa?

CONTROL DE OPERACIONES

1. Quin autoriza las notas de crdito y de cargo?
2. Cul es el procedimiento de investigacin de crditos?
3. Se analizan los saldos que exceden alos lmites de coditos establecidos? Quien los autoriza?
4. Se compara la accin de cobranzas con el presupuesto de efectivo?

MCANICA DE COBRO OPERACIN

1. Existe registro de clientes? Se incluyen porcentajes?
2. Estn al corriente los registros de clientes?
3. Estn clasificados los registros en: Fechas de revisin, fechas de pago? Indicar
4. Estn clasificados los vencimientos?
POLTICAS

1. Se cuenta con polticas de cobranza claramente definidas?
2. Hay alguna poltica que indique condiciones de venta?
3. Indica alguna poltica plazos de cobro?
4. Se cuenta con una poltica estricta en cuento a no aceptar a un cliente con saldos vencidos?

GESTIN DE COBROS

1. Qu mtodo de cobranza a adoptado la empresa? Descrbelo
2. Con que frecuencia se envan estudios de cuenta a los clientes?
3. Qu plazos se da a los crditos antes de pasarlos ala cartera vencida?
4. Los pagos que los clientes efectan en el departamento son directamente con el cajero? Se
ingresan a caja inmediatamente las cuentas cobradas que se liquidan en tarjetas de crdito?

CONTROL DE OPERACIONES

1. Con que frecuencia se realizan arqueos de cartera? Se comparan los resultados con los de
contabilidad?
2. Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos del crdito y cobranza?
3. SE efectan estudios y anlisis de la cartera existentes? Descrbalo.
4. Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? Se analizan las causas?

CUESTIONARIO POR AREA

rea funcional: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Jefe de unidad:Auditor: fecha:

ADMINISTRACIN DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLITICASN DE PERSONAL

1. Se han formulado planes y objetivos por escrito? Son claras y adecuadas?
2. Los planes y objetivos del departamento siguen la misma direccin que los objetivos generales
de la empresa?
3. En que aspecto puede mejorarse los planes y objetivos?

POSICIN Y FINCIONES
1. Es adecuada la estructura orgnica del departamento? Est de acuerdo con los objetivos
fijados?
2. Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y responsabilidades?
3. Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar mejor las actividades?

PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS

1. El proceso de reclutamiento y de seleccin tiene resultados positivos?
2. Se lleva acabo un proceso adecuado de colocacin del personal de nuevo ingreso?
3. Existe un programa de capacitacin y cubre las necesidades de las empresas?

ADMINISTRACIN DE SUELDOS Y SALARIOS

1. Se cuneta con una estructura salarial y con una adecuada administracin?
2. Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
3. Existe un programa de valoracin de trabajo? E s adecuado?
4. Se lleva acabo un programa de calificacin de mritos? Es considerado de utilidad?

ACTITUDES

1. Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeo (rendimiento)
meritorio?
2. Esta fluyendo adecuadamente la informacin atraves de los variadoscanales de comunicacin
dentro de la empresa?
3. Se puede proveer a todo el personal de un procedimiento atraves del cual puedan procesar sus
quejas y agravios?

CONTROL DE PERSONAL

1. Se cuenta con registros del personal y estn adecuadamente archivados?
2. La lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los archivos en nominas,
y existen los expedientes ala mano?
3. Es controlado y revisado el tiempo extra? Donde?
4. Existe un control sobre movimientos de personal?

RELACIONES LABORALES CONTRATACIN COLECTIVA

1. Estn justificados a los preceptos legales y alas obligaciones contractuales?
2. Se cuentan con polticas que indiquen aspectos contractuales?
3. Todo el personal entiende el sistema de incentivos?

REGLAMENTO DE TRABAJO

1. SE cuenta con un reglamento interior de trabajo actualizado?
2. Se siguen las normas legales para la formulacin del reglamento?
3. Conocen los trabajadores el reglamento interior?

RELACIONES LABORALES

1. Existen reuniones peridicas con el sindicato?
2. Existe un proceso de quejas claramente establecido?
3. Se considera que las relaciones entre la direccin de la empresa y el sindicato son cordiales?

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

1. Las instalaciones cubren l os requisitos marcados en el reglamento respectivo?
2. Son adecuados los procedimientos existentes para la proteccin de la planta y la seguridad de
sus trabajadores?
3. SE revisan peridicamente las medidas de prevencin de accidentes y utensilios para
contrarrestarlos?