Manual Supervisor V 5.4.0

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myCRMweb - Manual del Supervisor
2011. SAI, S.L. www.mycrmweb.com
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n nd di ic ce e
1. INTRODUCCIN _______________________________________________________ 5
2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA _____________________________________ 6
2.1. ACCESO A MYCRMWEB __________________________________________________ 6
2.2 Conectar al Sistema ______________________________________________________________ 7
2.3 LA INTERFAZ DEL USUARIO ADMINISTRADOR __________________________________ 7
2.2.1. Aministraci!n e Us"arios ____________________________________________________ 9
Us"arios _____________________________________________________________________________ 9
#er$iles _____________________________________________________________________________ 13
%r"&os ______________________________________________________________________________ 16
#ri'ile(ios e Acceso ________________________________________________________________ 18
)isi*ilia e Cam&os _______________________________________________________________ 23
A"itor+a e Us"arios _______________________________________________________________ 24
,ist!rico e Accesos ________________________________________________________________ 25
2.2.2. Estudio ________________________________________________________________ 25
Aministraor e M!"los ___________________________________________________________ 26
Eitor e Dis&osici!n ________________________________________________________________ 27
Eitor e Listas Des&le(a*les _______________________________________________________ 29
Eitar Listas Des&le(a*les ___________________________________________________________ 29
De&enencias entre Listas __________________________________________________________ 31
Eitor e Men- ______________________________________________________________________ 33
2.2.3. Plantillas de Comunicacin __________________________________________ 35
In$ormaci!n e la Em&resa __________________________________________________________ 35
2.2.4. Otras Coni!uraciones _______________________________________________ 36
Con$i("raci!n e Monea ___________________________________________________________ 36
Con$i("raci!n e Im&"estos _________________________________________________________ 37
Con$i("raci!n el Ser'ior e Correo ________________________________________________ 37
Con$i("raciones e Ser'ior #ro./ __________________________________________________ 37
An"ncios0Mar1"esina _______________________________________________________________ 38
)ista #reeterminaa e M!"los ___________________________________________________ 38
In'entario2 Coniciones %enerales __________________________________________________ 39
#ersonali3a N"meraci!n e Re(istro _________________________________________________ 39
Clasi$icar Correos ___________________________________________________________________ 40
Eitor e Con$i("raci!n _____________________________________________________________ 44
#ortal Cliente _______________________________________________________________________ 46
Sc4e"ler 5#ro(ramaor6 ___________________________________________________________ 52
3. IMPORTACIN Y EXPORTACIN ____________________________________ 54
3.1. "MPOR#AC"O$ %E %A#OS ______________________________________________ 54
# #A AS SO O 1 1: #RE#ARACI7N DEL DOCUMENTO #ARA LA IM#ORTACI7N ___________________ 54
# #A AS SO O 2 2: IM#ORTACI7N DESDE M8CRM9E: _________________________________________ 56
3.2. E&POR#AC"O$ %E %A#OS _____________________________________________ 59
4. CASOS ________________________________________________________________ 64
Re(istrar n"e'os Casos _____________________________________________________________ 67
5. BASE DE CONOCIMIENTO ___________________________________________ 68
6.CAMPOS CALCULADOS _______________________________________________ 70
7. ADMINISTRACION DE AYUDAS _____________________________________ 73
4

8.FLUJOS DE TRABAJO _________________________________________________ 75
. TIPOS DE PROBLEMAS ______________________________________________ 82
;.1 #RO:LEMAS CONOCIDOS _______________________________________________________ 83

5

1. INTRODUCCIN

Este manual est destinado especialmente a usuarios Administradores que necesiten sacar el
mximo partido de esta herramienta.

Para aprovechar al mximo este manual, se recomienda que el lector tenga unos conocimientos
suficientes sobre myCRMweb respecto a su uso bsico. Si no es as, se recomienda la lectura
previa del Manual de Usuario y/o Manual Avanzado.

En los captulos siguientes se cubren desde aspectos de configuracin bsica, como creacin de
campos o de perfiles de usuario, hasta aspectos ms complejos como la configuracin de
Internet.

Este manual se ha escrito pensando para ser usado de complemento al manual de usuario de
myCRMweb.

6

2. CONFIGURACIN DEL SISTEA

2.1. ACCESO A MYCRMWEB

Para acceder, teclee el URL en la barra de direccin de su navegador de Internet. Se desplegar
una pantalla similar a la mostrada en la Figura 1.

Figura 1

Para proseguir, deber anotar en el sistema un nombre de usuario vlido como Administrador y
su contrasea.

7

2.2 Conectar al Sistema

Para conectar al sistema (Ver figura 1):

1. Teclee en la pantalla su nombre de usuario Administrador en el espacio Usuario.
2. Escriba su contrasea en la opcin de Contrasea.
3. Pulse el botn de [Login].

2.3 LA INTERFAZ DEL USUARIO ADMINISTRADOR

La interfaz del usuario Administrador es exactamente igual que la del usuario normal,
exceptuando por algunos detalles tales como los que se pasan a detallar a continuacin.

En la parte superior derecha, se pueden visualizar un icono adicional que el usuario normal de
myCRMweb no dispone: Configuracin CRM .

En esta versin de myCRMweb, la seguridad del sistema se ha aumentado para poder controlar
todos los accesos al sistema, la eliminacin de informacin o para ponerse al da sobre los
ltimos datos almacenados en el CRM.

Esto es una mejora significativa que convierte al sistema myCRMweb en una herramienta ms
escalable, flexible, y fcil de manejar.

La seguridad basada en roles se ha convertido en el modelo predominante para el control de
acceso avanzado porque reduce la complejidad y el coste de la administracin de la seguridad.
Eso incluye los ajustes tpicos de la empresa donde varios equipos de las ventas o equipos de
atencin al cliente necesitan consultar, eliminar o poner al da datos relacionados con clientes,
mientras que al mismo tiempo los permisos sobre tales datos pueden variar dependiendo de la
funcin o de la tarea de un empleado dentro de la compaa. Este concepto se satisface
especialmente para las compaas:

que quieran tener un mayor nmero de personas trabajando con el CRM
simultneamente,
que quieran restringir las consultas, modificaciones o eliminaciones de ciertos
usuarios
que quieran tener un orden jerrquico de privilegios

8

Si entramos en Configuracin, podremos visualizar una pantalla como la que sigue a
continuacin:

Como puede observarse, destacan cuatro secciones principales:

Administracin de usuarios
Estudio
Plantillas de comunicacin
Otras Configuraciones

9

2.2.1. Administracin de Usuarios

En este mdulo se podrn configurar opciones tales como los Usuarios, Roles, Perfiles, Grupos,
Privilegios de Acceso, Visibilidad de Campos

Usuarios

Bsicamente existen dos tipos de usuarios:

Usuarios Administradores
Usuarios Estndar

El Usuario Estndar tiene un acceso limitado al sistema de CRM para poder realizar ciertas
operaciones (crear, consultar, modificar y eliminar).

El Usuario Administrador es capaz de manejar todo el sistema en su totalidad, es decir:

- Gestionar usuarios, grupos de usuarios y sus respectivos privilegios del acceso, roles
y perfiles.
- Modificar el interfaz del sistema CRM
- Crear plantillas de documentos para las comunicaciones,
- Configurar todos los ajustes de la organizacin,
- Cambiar contraseas de los usuarios, desactivar usuarios, ver el historial de
conexiones al sistema,
- Visualizar todas las operaciones realizadas con los datos del sistema (si se han creado
nuevos datos, cules han sido modificados, etc.)

En la figura siguiente se puede observar como se muestra en el sistema todos los usuarios que
existen en el CRM:
10

Si pulsa sobre cualquiera de los usuarios puede ver toda la informacin relativa al mismo:

Aqu se muestra el usuario,
nombre y apellidos y el Rol
asignado a dicho usuario
En esta columna se indica si el
usuario tiene o no privilegios de
administrador (on = s, off = no)
11

Roles

El usuario Administrador puede conceder determinados permisos a los usuarios estndares segn
el ROL al que pertenezca. Cada rol se basa en uno o ms perfiles. La administracin de la
seguridad basada en estos roles consiste en determinar las operaciones que se deben ejecutar
segn el trabajo de cada persona y asignar a los usuarios el rol apropiado.
Las jerarquas de los roles son una manera natural de organizar a los usuarios dentro de una
organizacin y de definir la relacin y cualidades de dichos roles.
Una jerarqua de roles, por ejemplo, es la mostrada en la siguiente figura:

Cada usuario puede personalizar las secciones
que desea visualizar en su Pgina de Inicio
con tan slo marcar la opcin deseada.
Se puede visualizar todos los grupos a los que pertenece un
determinado usuario

Se puede modificar la contrasea
de todos los usuarios.
12

Para modificar un rol existente, eliminarlo o agregar uno nuevo, simplemente deslice el ratn
sobre la rama del rbol que desee (en la imagen superior, Comercial) y el programa habilitar
una barra emergente de cuatro botones: Aadir ( ), Editar ( ), Eliminar ( ) y Mover ( ).
Si agrega un nuevo rol, este se ubicar como subordinado bajo el rol que Ud. haya seleccionado
previamente.

Deber proporcionar un Nombre de rol (obligatorio) y asignar el/los perfil/es a los que este rol
debe asociarse.
Importante: Cada usuario creado en el sistema de CRM debe estar asociado a un rol. A su vez, un
rol se debe asociar por lo menos a un perfil.
Adems, los usuarios pueden ser asignados a uno o ms roles. stos ltimos se basan en las
responsabilidades y las capacidades del trabajo del usuario en la organizacin. Los usuarios
deben ser asignados a mltiples roles cuando se tenga que reflejar el hecho de que ciertos
usuarios realizan ms de una tarea dentro de la empresa. Por ejemplo, usuario Juan puede ser
asignado al rol Jefe-Ventas por ser este su puesto dentro de la empresa, y a la vez puede
pertenecer al rol de administrador, por ser a la vez administrador del sistema.
La utilizacin de los roles permite la especificacin y la aplicacin de una variedad de polticas
de proteccin que se puedan adoptar sobre una base de datos de la empresa.
Se puede crear un nuevo
Rol, Editar uno existente,
Eliminarlo o Moverlo
13

Perfiles

Los perfiles se utilizan para definir los privilegios para ejecutar operaciones en el sistema. Un
ejemplo de los diferentes perfiles que una empresa puede tener son:

Las relaciones entre los usuarios, los roles, y los perfiles se representan en figura siguiente. Por
ejemplo, un usuario puede estar asociado a unos o ms roles, y un rol puede ser asociado a
diferentes usuarios. Los roles se pueden crear para varios puestos de trabajo en una organizacin
(por ejemplo, un rol puede incluir el representante y al ayudante de ventas en una compaa).
Los perfiles asociados a un rol obligan a los miembros del mismo a un determinado conjunto de
acciones (por ejemplo, en una empresa el rol del representante de ventas puede incluir
operaciones para crear, modificar, y para eliminar cuentas; el rol de un ayudante se puede limitar
a consultar nicamente la informacin existente de un representante de ventas particular, y el rol
del jefe de ventas puede ser el de modificar todos los datos de las ventas).

Los perfiles pueden ser creados de tal forma que pueden ser utilizados, por ejemplo, para que un
ayudante pueda agregar un nuevo expediente de ventas a una cuenta, pero que si embargo no
pueda modificar uno existente.

USUARIOS ROLES PERFILES
14
Los privilegios de cada perfil han de ser determinados por el Administrador del sistema cuando
ste est siendo configurado. Algunos privilegios de los que puede disponer son los siguientes:

Permiso para usar ciertos mdulos
Permiso para poder visualizar slo algunos mdulos.
Permisos para editar o modificar ciertos datos en ciertos mdulos
Permisos para borrar datos en determinados mdulos
Permisos para poder exportar/importar datos a/desde ciertos mdulos
El sistema de CRM se cerciora de que un usuario pueda ejercitar solamente las operaciones
asociadas a su perfil.

myCRMweb distingue los siguientes tipos de privilegios:

Privilegios
Globales
Cuando creas un perfil, los privilegios globales permiten que decida si dichos
privilegios sern comunes para el resto de usuarios o si por el contrario deben ser
corregidos:

Ver todo: Un usuario con un determinado rol puede ver todos los datos de la
organizacin. No debe dar este privilegio si quisiere poner ciertas reglas de
acceso.
Editar todo: Un usuario con un determinado rol puede crear/modificar todos
los datos de la organizacin. No debe dar este privilegio si quisiere poner
ciertas reglas de acceso.
Importante: Los privilegios globales en perfiles anulan los permisos que hubieran
definidos en los Privilegios de Mdulos, de Campo y de Utilidad.

Privilegios de
mdulos
Estos privilegios determinan los mdulos que se podrn visualizar. Para este propsito
el CRM le mostrar todos los mdulos disponibles.
Privilegios de
campos
Estos privilegios determinan qu campos se pueden visualizar o no dentro de un
determinado mdulo.
Utilidades:
Ciertos mdulos del CRM tienen funciones para uso general tales como importacin,
exportacin, combinacin de documentos... El Administrador del sistema podr
determinar qu funciones estarn disponibles en los diferentes roles.

Importante: Los privilegios establecidos en los perfiles anulan las reglas que se hubieran
establecido para un usuario (por ejemplo, si se permite que un usuario vea los
potenciales de otros usuarios, si el perfil al que pertenece no permite tener acceso al
mdulo de potenciales, se revocan estos privilegios del acceso).

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Si editamos un determinado perfil (bien haciendo un clic sobre el nombre del perfil y pulsando
despus el botn de [Editar], o bien, haciendo un clic sobre el botn

), se visualiza la
siguiente informacin:

Desde esta misma opcin se puede indicar qu campos
podrn ver los usuarios con un determinado perfil

Si se marcan estas dos opciones, los
usuarios con este perfil podrn ver y
editar toda la informacin del sistema
16

Grupos

Para dotar al myCRMweb de una mayor flexibilidad, el sistema permite la opcin de agrupar
usuarios y roles con subordinados y a grupos de grupos de usuarios. Es importante entender que
estas agrupaciones no son una herramienta para definir ajustes de seguridad. Lo que s utiliza son
los grupos de usuario para manejar los accesos a los datos.
Importante: Los ajustes del grupo eliminan los ajustes del perfil. Los privilegios del grupo se
pueden conseguir limitar.
a) Grupos de Usuarios:

El sistema de CRM proporciona funciones que permiten definir grupos de usuarios, a veces
tambin llamados Equipo. Puede dar a estos grupos su propio nombre y asignarle un nmero
ilimitado de usuarios. Ver el ejemplo siguiente:

b) Grupos de Roles:

Puede tambin crear grupos basados en roles. Esto puede ser una funcin provechosa si no
conoce los usuarios y sus tareas dentro de su compaa. Un ejemplo se muestra en la figura:

En este grupo todos los usuarios que tienen el rol Sales o Marketing son miembros de este
grupo. Si asigna una entrada de datos en el sistema de CRM a este grupo, todos los miembros
sern dueos de esta entrada.

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c) Grupos de Roles con Subordinados:

Puede crear tambin grupos que incluyan a subordinados. Eso significa que los usuarios que se
asignan a los roles que estn debajo de otro rol seleccionado, ser incluido.

Ejemplo: En esta figura el rol Director Tcnico tiene un rol subordinado Tcnico.

d) Grupos de Grupos:

Puede crear grupos donde sus miembros sean a su vez grupos. De este modo, un usuario que sea
miembro de un determinado grupo, tambin ser miembro del nuevo grupo.

Por ejemplo, imagine que quiere construir una jerarqua segn las indicaciones de la figura:
De acuerdo con sta estructura puede crear a un grupo de usuarios Ventas (Sales) donde estn
los miembros del grupo equipo A y el equipo B.

18

Privilegios de Acceso

Permite determinar los privilegios que se tienen sobre los registros de los distintos mdulos de la
aplicacin.

Publico: Solo Lectura: Slo se tendr permiso para leer el registro
Pblico: Lectura, Crear/Editar: Slo se tendr permiso para leer, crear/editar un registro
Pblico: Lectura, Crear/Editar, Eliminar: Se tendr permiso total sobre el registro
Privado: Solo tendrn acceso aquellos usuarios o grupos que sean propietarios del registro

Tambin se pueden aadir privilegios para poder especificar ms detalladamente a qu grupos,
roles o usuarios le damos permisos de Lectura o Lectura/Escritura.

Si desea modificar los
permisos, basta con hacer
un clic sobre este botn
19

Por ejemplo, si quisiramos aadir algn privilegio al mdulo de Cuentas y Contactos, tan slo
deberamos hacer un clic sobre el botn de [Cambiar Privilegios]:

Inmediatamente, la pantalla se habilitar para que podamos modificar los privilegios de
cualquiera de los mdulos, seleccionando la opcin correspondiente en el desplegable del
mdulo a modificar:

Una vez establecidos los cambios sobre los mdulos, pulse sobre el botn [Guardar Permisos]

Importante: Una vez modificados los privilegios, no olvide pulsar el botn [Recalcular] para que
se haga efectiva la modificacin.

Por ltimo, tenemos la posibilidad de configurar excepciones a los privilegios de acceso
genricos. Este ajuste fino es muy til en situaciones en las que, por ejemplo, ciertos usuarios
ubicados en distintos roles tengan que compartir acceso y privilegios sobre registros de Cuentas,
Contactos, Potenciales, etc.

20
Supongamos que nuestro sistema tiene configurados los privilegios de acceso a Potenciales
como Privado. Eso significa que los usuarios slo pueden ver aquellos Potenciales cuyo
Asignado a sea su propio usuario.
La configuracin de acceso a Potenciales tendra este aspecto:

Si necesitamos configurar una excepcin que permita que el usuario Juan Prez y el usuario
Pedro Garca compartan acceso y privilegios sobre Potenciales Asignados a, de forma
indistinta, a Juan Prez o a Pedro Garca, procederemos de la siguiente manera:

Crearemos dos grupos nuevos desde el administrador de usuarios:

Los grupos pueden adoptar el nombre del propio usuario y a cada grupo le asignaremos como
miembro al propio usuario:

Una vez creados los dos grupos, el resultado deber verse de forma similar al mostrado en la
siguiente imagen:
21

El ltimo paso ser modificar los privilegios de acceso aadiendo la excepcin en la gestin de
Potenciales.
Para ello, abra de nuevo la gestin de Privilegios de Acceso y desplcese hasta el final de la
pgina usando la barra de desplazamiento lateral de su navegador hasta encontrar los Privilegios
de Acceso Personalizados. Localice el mdulo (En el ejemplo, Potenciales) tal como se muestra
en la imagen y pulse sobre el botn [Aadir Privilegios]:

Se abrir una ventana emergente donde podr definir la configuracin especfica del privilegio
personalizado:

22
Como paso 1, elija el grupo al cual va otorgar privilegios (en este caso, Juan Prez) de la lista
desplegable. A continuacin (2), elija el grupo sobre el que va a establecer los privilegios (Pedro
Garca) y seleccione el tipo de privilegio (3).
Finalmente, pulse sobre el botn [Aadir Regla].

Repita la misma operacin, esta vez otorgando los privilegios al grupo de Pedro Garca sobre el
grupo de Juan Prez.

Al finalizar, los privilegios establecidos debern verse tal como muestra la imagen:

Establezca los privilegios personalizados sobre todos aquellos mdulos cuya informacin debe
ser compartida por ambos usuarios.
23

Visibilidad de Campos

En esta seccin se puede indicar, de una manera global, aquellos campos que se quieren
visualizar de todos los mdulos, de manera que los campos que no interesen ser mostrados a los
usuarios pueden ser ocultados.

Para realizar la ocultacin de campos, lo primero que hay que hacer es seleccionar el mdulo en
el cual queremos ocultarlos,

a continuacin pulsar el botn [Editar] y finalmente marcar/desmarcar los campos que se
desean. Una vez hecho esto, pulsar el botn de [Guardar].

Importante: Hay que distinguir entre la ocultacin de campos que se realiza en esta seccin de la
configuracin (sta sera una ocultacin global para todos los usuarios excepto para
el administrador del sistema) y la ocultacin que se realiza en los Perfiles (sta
ocultacin slo afectara a los usuarios del perfil para el cual se han limitado la
visualizacin de los campos)

24

Auditora de Usuarios

El registro de toda la actividad de un usuario, desde su autenticacin hasta el cierre de sesin, es
lo que se denomina Auditora de usuarios. Esta opcin sirve para investigar todas las pantallas y
registros que ha abierto un usuario durante las sesiones de trabajos. Su uso est recomendado
solamente para situaciones excepcionales en las que se quiere tener un control absoluto sobre los
pasos del usuario. El principal inconveniente es que a la larga genera mucho espacio en la base
de datos, con el consecuente aumento de costes para la empresa. Por eso, es conveniente
desactivarla una vez se ha terminado la investigacin.

El usuario Administrador puede activar o desactivar esta opcin para cada uno de los usuarios
del sistema. Para ello tan slo deber marcar la casilla de Activar Auditoria de Usuarios y
seleccionar el nombre del usuario del cual quiere registrar su actividad.
Para examinar la actividad de cualquiera de los usuarios con la auditora activada, basta con
seleccionarlo en la lista desplegable y pulsar sobre el botn [Ver Auditora de Usuarios]

Este recuadro activa o desactiva la
auditora de usuarios. Utilizar con
precaucin

Se muestra informacin referente al mdulo al
que se ha accedido, a la accin que se ha
realizado en dicho mdulo, el identificador del
registro al que se hubiera accedido y la fecha
en la que se realiz la accin
25

Histrico de Accesos

El usuario Administrador puede visualizar toda la informacin relativa a los accesos al sistema
que realizan los usuarios:

- Nombre del usuario que accede al sistema
- Direccin IP desde la que el usuario accede al sistema
- Hora de Entrada en el sistema
- Hora de Salida del sistema
- Estado actual del usuario (si aun est conectado o no al sistema)

Una vez seleccionado el usuario, el programa abrir el registro en la parte inferior de la pantalla
tal como se muestra en la imagen superior.

2.2.2. Estudio

En este mdulo de las Configuraciones del sistema, se podrn editar los valores de las distintas
listas que podemos tener as como las dependencias entre ellas, definir el comportamiento de los
distintos mdulos del programa y configurar los elementos del Men principal de acceso a los
mdulos.

Slo es necesario seleccionar el
nombre del usuario del cual se desea
ver la informacin
26

Administrador de Mdulos

El Administrador de Mdulos permite configurar el comportamiento de cada uno de los mdulos
del programa, tanto de los Estndar como de los Personalizados (Pulsar sobre la pestaa
correspondiente)

Para habilitar o deshabilitar un mdulo, marque o desmarque la casilla de verificacin de la
derecha. Cuando un mdulo est marcado como habilitado ( ), puede configurar su
comportamiento pulsando sobre el icono del martillo ( )

Para cada Mdulo, el programa le permite establecer el comportamiento de cuatro
subcomponentes:

- Editor de Disposicin
- Campos calculados
- Administracin de Ayudas
- Flujos de trabajo

27

Editor de Disposicin

El Editor de Disposicin permite al administrador mantener el aspecto de la pantalla de cada uno
de los mdulos del programa (campos y su ubicacin en pantalla), as como crear nuevos campos
y definir su tipologa (carcter, numrico, fecha, lista desplegable, etc.)

Al pulsar sobre Editor de Disposicin, y dependiendo del mdulo previamente elegido, el
programa presentar una pantalla similar a la que se muestra en la imagen siguiente:

Desde esta pantalla podemos realizar las siguientes operaciones:

- Reubicar un campo en la pantalla: esto se realiza mediante el uso de las flechas
izquierda derecha ( ) para mover un campo a un lado u otro de la pantalla o
usando las flechas arriba abajo ( ) para desplazar el campo a una lnea
superior o inferior.
Cada vez que movamos un campo, el resto de los campos se reubicarn
automticamente hacia la derecha y hacia abajo.

- Agregar un nuevo campo a la pantalla: para agregarlo, pulsar sobre el botn Aadir
Campo ( ), marcado en rojo en la siguiente imagen.

Tenga en cuenta que el campo se agregar al bloque especfico sobre el que se haya
pulsado.

- Ocultar campos: Si bien hay campos que no pueden eliminarse debido a que forman
parte del ncleo del programa, s pueden ocultarse en el caso de que no sean
necesarios y Ud. decida que no deben mostrarse. Para ello, pulse sobre el botn
28
Editar Propiedades ( ), marcado en rojo en la siguiente imagen y que acompaa a
cada uno de los campos.

Al pulsar sobre ese botn, el programa mostrar la ventana de propiedades del campo:

Desmarque la opcin Activo y pulse sobre el botn [Guardar].
Del mismo modo, el administrador puede convertir un campo en obligatorio de manera que el
programa obligue al usuario a entrar informacin en l.

Importante: Los campos obligatorios se muestran en pantalla acompaados con un
asterisco (*) en rojo a su izquierda.

29

Editor de Listas Desplegables

Permite crear y editar los diferentes valores que se pueden mostrar en las diferentes Listas de
Seleccin.
Importante: La creacin de listas de seleccin y la entrada inicial de sus elementos se
realiza desde el Editor de Disposicin, opcin Crear Campo y eligiendo el tipo Lista. Una vez
creada la lista, su mantenimiento (agregar elementos, eliminarlos o sustituirlos) se realizar
siempre desde este Editor de Listas Desplegables.

Editar Listas Desplegables

Desde la pantalla de CONFIGURACION, en la seccin Estudio, pulse sobre el elemento
Editor de listas Desplegables.

myCRMweb abrir el Editor y mostrar una pantalla similar a la que se ve en la siguiente imagen.

En primer lugar, seleccione el Mdulo al que pertenece la lista desplegable (Cuentas,
Oportunidades, Contactos, etc.) y, a continuacin, la lista que quiera modificar:

30

Para aadir un valor a una de las listas mostradas tan slo hay que hacer un clic en el botn
[Aadir]. Se abrir una nueva ventana como la mostrada en la siguiente imagen:

En la lista de la izquierda se muestran los elementos actuales de la lista. Escriba el nuevo
elemento a aadir a la lista en la ventana superior derecha (Nuevo elemento). A continuacin,
seleccione los roles para los cuales este nuevo elemento estar disponible. Para seleccionar
mltiples roles, mantenga pulsada la tecla Control (Ctrl) de su teclado mientras hace clic sobre
cada uno de los roles.
Para finalizar y guardar, pulse sobre el botn [Guardar].

Importante: Hay listas en las que no se podrn eliminar ni modificar ciertos valores. En
tales listas se indicar aquellas entradas que no pueden ser editadas (ver
ejemplo siguiente).
Campos tipo Lista que se
encuentran dentro del
mdulo de Oportunidades
31

Si desea modificar los elementos existentes en una Lista Desplegable, la operativa se inicia del
mismo modo pero, en lugar de pulsar el botn [Aadir], pulsaremos [Editar].
El programa mostrar la siguiente ventana:

Primero seleccionaremos el elemento que deseamos modificar clicando sobre l en la lista. A
continuacin escribiremos el nuevo valor QUE SUSTITUIRA al elemento seleccionado.
Finalizaremos pulsando sobre el botn [Aplicar].

Dependencias entre Listas

MiCRMWeb permite utilizar Listas Desplegables cuyos elementos varan de forma dinmica en
funcin del elemento escogido en una lista relacionada de forma que, al seleccionar un elemento
determinado de una lista, la lista que depende de la primera cambia los contenidos, es decir,
muestra elementos distintos.

Desde la pantalla de CONFIGURACION, en la seccin Estudio, pulse sobre el elemento
Configuracin Dependencias entre Listas.

La pantalla se mostrar similar a la de la imagen siguiente

32

En primer lugar, seleccione el mdulo que contiene las listas desplegables sobre las que desea
establecer la dependencia.

Importante: Las listas que vaya a relacionar por dependencia deben haber sido creadas
previamente y contener TODOS los elementos que vayan a ser usados.

A continuacin, en la lista desplegable de la izquierda, seleccione el mdulo que contiene las
listas a relacionar y pulse sobre el botn [Nueva dependencia entre listas] de la parte superior
derecha tal como muestra la imagen superior.

Aparecer una pantalla como la que se muestra a continuacin. En el desplegable de la izquierda,
seleccione la lista maestra (campo origen) y en el desplegable de la derecha (Campo Destino)
seleccione la lista dependiente (la que modificar los contenidos en funcin del elemento
seleccionado en la lista maestra).

Pulsar el botn [Siguiente]. La pantalla se mostrar como en la siguiente imagen

33

Los elementos de la lista del Campo Origen (en este caso: Zona) aparecen en la fila superior y
los elementos del Campo Destino (Regin) aparecen repetidos en columnas tantas veces como
elementos en el Campo Origen.
Para seleccionar qu elementos aparecern en el Campo Destino en funcin del elemento
seleccionado en el Campo Origen, simplemente haga clic con el ratn sobre cada uno de los
elementos Destino para cada una de las columnas Origen.
En el caso ilustrado en la figura, para Zona Centro, los elementos sern Pas Valencia, Murcia,
Castilla Leon, Castilla La Mancha y Madrid. Para descartar cualquiera de los elementos
seleccionados, vuelva a hacer clic sobre l.
Una vez seleccionadas todas las relaciones Origen-Destino, pulse sobre el botn [Guardar] de la
parte superior derecha de la pantalla.

Editor de Men

El Editor de Men permite configurar los elementos de la barra de acceso a los mdulos
principales de MyCRMWeb.
Esta barra permite visualizar nicamente diez elementos, los que el administrador decida en
funcin de las necesidades particulares del conjunto de usuarios que van a explotar el sistema.

Dado que MyCRMWeb proporciona acceso a un nmero de mdulos mucho mayor que diez,
aquellos elementos no incluidos en la barra horizontal sern accesibles como elementos del
submen [Ms], tal como muestra la siguiente imagen.
34

Para configurar los elementos de la barra principal, entre en el Editor de Men. La pantalla se
mostrar como puede verse en la siguiente imagen:

En la columna de la izquierda se listan todos los mdulos disponibles en el programa (aquellos
que hayan sido activados ver Administrador de Mdulos en pgina 22). En la columna de la
derecha se muestran los mdulos cuyo acceso ser visible en la barra horizontal del men.
Utilice las flechas izquierda derecha ( ) para mover los elementos de una lista a otra y
pulse sobre las flechas arriba abajo ( ) para decidir el orden en que se presentarn los
elementos de la barra de men.
Cuando haya terminado de configurar el acceso al men, pulse sobre el botn [Guardar].
35

2.2.3. Plantillas de Comunicacin

Desde este mdulo se accede a las funciones que permiten:

- Crear y mantener las plantillas de Correo Electrnico.
- Gestionar las notificaciones automticas que el sistema ejecutar bajo condiciones
preestablecidas.
- Gestionar las Notificaciones que alerten de ciertas situaciones crticas o sensibles que
afectan al inventario de productos.
- Personalizar su CRM con los datos y logo de su propia organizacin.

Informacin de la Empresa

Muestra la informacin corporativa de la empresa, dando la opcin de poder Editar y modificar
aquellos datos que desee. Para cambiar los datos, pulse el botn [Editar]. Escriba los datos en sus
campos correspondientes y adjunte, si lo desea, una imagen con el logo de su empresa.

El logo que Ud. asocie a MyCRMWeb ser presentado en la pantalla principal de acceso al
programa.
Importante: Las medidas y formato de imagen ptimas para el logo de MyCRMWeb son: 165 x
46 pxels. Formato PNG.

36

2.2.4. Otras Configuraciones

En este mdulo se podr configurar la informacin de la empresa, el servidor de Email, la
moneda, los anuncios (banners), inventario, etc.

Configuracin de Moneda

Puede gestionar las diferentes monedas con las que desea trabajar y sus respectivos valores de
cambio monetario.

Si desea introducir una nueva moneda tan slo debe hacer un clic en el botn de [Nueva
Moneda] y rellenar los datos correspondientes mostrados en la siguiente figura:

37

Configuracin de Impuestos

En esta seccin de la configuracin se establecern todos los impuestos que se deben aplicar en
todas las ventas que se realicen y que aplican sobre los productos y sobre transporte y
manipulados.
Recuerde que los impuestos se suman unos a otros, por lo tanto, si slo es aplicable uno de los
impuestos, ser necesario desactivar el resto.
Para aadir un impuesto, pulse sobre el botn [Aadir Impuesto]. Para modificar cualquiera de
ellos, pulse sobre el botn [Editar], cambie los valores y gurdelos pulsando sobre el botn
[Guardar]

Configuracin del Servidor de Correo

Configure aqu el servidor de correo para poder enviar Emails. Pulse sobre el botn [Editar] e
introduzca el nombre del Servidor de Correo electrnico Saliente y los datos de la cuenta
(usuario y contrasea). Si deja en blanco el campo Remitente Email, MiCRMWeb usar la
direccin asignada a cada usuario para identificarlo como remitente del correo enviado.
Verifique con su proveedor de correo electrnico si la cuenta usada para el envo requiere, o no,
autentificacin y seleccione esa opcin en el ltimo de los parmetros de la configuracin.

Configuraciones de Servidor Proxy

Permite configurar proxy para acceder a las RSS de Internet en caso que usted tenga instalado
MyCRMweb internamente en su red. En caso contrario, esta opcin no tiene ninguna utilidad.

38

Anuncios/Marquesina

El sistema myCRMweb permite crear anuncios de manera que puedan ser visualizados por todos
los usuarios del sistema. Es una forma que permite al administrador del sistema avisar al resto de
los usuarios de un determinado evento. Estos anuncios aparecen en la parte superior de la
pantalla desplazndose de derecha a izquierda.

Vista Predeterminada de Mdulos

Esta opcin permite alternar entre tener dos pestaas en los registros (Informacin y Ms
informacin) a una sola pestaa (Informacin). Asigna la configuracin por defecto para todos
los mdulos del sistema. En ese caso, los registros complementarios como Contactos,
Oportunidades, Presupuestos, Actividades, Historial, etc. aparecern por debajo de los datos
principales.
Para activar esta opcin, basta con marcar la casilla indicada en la siguiente figura:

39

Inventario: Condiciones Generales

Desde aqu se gestiona el texto de los trminos y condiciones del inventario. Este redactado
afecta a los documentos como Presupuestos, Pedidos o Facturas pues es el texto que sale por
defecto en las Condiciones Generales de dichos documentos.

Personaliza Numeracin de Registro

Esta funcionalidad permite personalizar la numeracin automtica que MyCRMWeb otorga a
cada uno de los elementos de cada uno de los mdulos del programa.
Cada numerador se compone de un prefijo y un nmero secuencial que se incrementa en uno de
forma automtica cada vez que se crea un nuevo elemento (facturas, pedidos, rdenes de compra,
contactos, cuentas, etc), tal como muestra la siguiente imagen.

Para inicializar o modificar los numeradores, seleccione la entidad en el desplegable de la
derecha y establezca el prefijo deseado as como el nmero a partir del cual se iniciar la
secuencia autonumrica. Pulse el botn [Guardar] y repita la operacin para todas las entidades
cuya secuencia desee personalizar.

40

Clasificar Correos

MiCRMWeb permite, a partir de la exploracin peridica de una cuenta de correo (IMAP) y, en
funcin de los contenidos de los correos explorados (Asunto, ciertas palabras dentro del mensaje,
direccin del remitente o del destinatario), iniciar acciones automticas concretas tales como:

abrir un caso,
actualizar un caso ya existente,
agregar e-mail a una cuenta,
agregar e-mail a un contacto

La primera vez que acceda a la funcin Clasificar Correos, la pantalla se mostrar tal como se
puede ver en la siguiente imagen.

Pulse sobre el botn ( ) para iniciar la configuracin.
En primer lugar, se le solicitar que introduzca los datos de la cuenta de correo a explorar, tal
como muestra la siguiente imagen:

El Nombre de Clasificador es un nombre descriptivo de la funcin que va a realizar el
clasificador. Es un dato obligatorio.
A continuacin, introduzca el nombre del servidor, protocolo (normalmente IMAP4), usuario y
contrasea, tipo y mtodo SSL.
41
En la seccin Scaneando informacin seleccione si se van a explorar todos los correos o slo
los no ledos. A continuacin, seleccione si, tras la exploracin, los mensajes deben dejarse como
no ledos.
No olvide seleccionar la opcin Habilitar. De lo contrario la exploracin no se iniciar nunca.
Finalmente, pulse sobre el botn [Guardar].
MiCRMWeb verificar el acceso a la cuenta de correo y, una vez comprobado el acceso
correcto, habilitar los botones de seleccin de carpetas y configuracin de reglas, tal como
muestra la siguiente imagen:

La seleccin de carpetas le permite especificar qu carpetas deben ser exploradas por el proceso
de clasificacin. Marque, o desmarque, las carpetas en funcin de sus necesidades.

Finalice pulsando [Guardar] y, a continuacin, pulse sobre el botn [Configurar Regla] para el
comportamiento del clasificador en funcin del contenido de los correos explorados, El
programa mostrar una pantalla como la de la siguiente figura:

Pulse el botn [Aadir Regla] para crear una nueva regla. La pantalla le mostrar el formulario
de configuracin de la regla tal como se muestra en la siguiente imagen:
42

Las reglas se basan en la evaluacin del contenido de hasta cuatro elementos del correo
explorado: Remitente, Destinatario, Asunto y Cuerpo.
Introduzca la informacin a evaluar y las condiciones (Contiene, No contiene, Empieza
poretc) en las listas despleglables de Asunto y Cuerpo.
A continuacin, marque la opcin que indicar si han de cumplirse todas las condiciones o
cualquiera de ellas para que la regla ejecute la Accin que se define en la ltima lista desplegable
(Crear Caso, Actualizar Caso, Aadir email a Cuenta o Contacto en funcin de la direccin del
remitente o aadir email a Cuenta o Contacto en funcin del destinatario).

Una vez definidas las condiciones y el comportamiento de la regla, pulse el botn [Guardar] para
almacenarla.

Pueden definirse varias y distintas reglas para un mismo Clasificador. Una vez creadas, Ud.
puede elegir el orden en que sern evaluadas y ejecutadas, pulsando sobre las flechas que se
muestran en la imagen.

43

Finalmente y una vez configuradas las reglas, el paso final es lanzar la exploracin de la cuenta
de correo. Para ello, regrese a la pantalla principal de Clasificar Correos y pulse sobre el botn
[Clasifica Ahora]:

La duracin del proceso puede variar en funcin del volumen de correos a analizar y el nmero
de reglas establecidas.

Importante: La puesta en marcha del Clasificador de Correo requiere de privilegios de
administrador en MiCRMWeb. Los procesos pueden ser iniciados manualmente pero
si Ud. desea que la exploracin se realice de forma automtica a intrvalos de tiempo
preestablecidos, puede habilitar el Cron MailScanner dentro del Scheduler.

44

Editor de Configuracin

El Editor de Configuracin permite al administrador establecer el comportamiento de ciertos
componentes del programa segn se muestra en la siguiente imagen:

Las opciones Mostrar Calendario, Mostrar Reloj Mundial y Mostrar Calculadora, habilitan u
ocultan los correspondientes botones de acceso en la barra de botones en la parte superior de la
pantalla, destacado en el rectngulo rojo de la siguiente imagen.

La opcin Utilizar Editor Enriquecido habilita o deshabilita la posibilidad de utilizar cdigo
HTML en la creacin de Documentos. El editor de texto enriquecido se muestra como una barra
de botones y accesorios y tiene el aspecto que se muestra en la siguiente imagen:

45

La opcin Tamao Mximo de Carga establece el tamao mximo de los archivos que podrn
adjuntarse a un correo electrnico. El sistema no permite adjuntar archivos mayores de 5 MB.

La opcin Entradas por pgina en vista de lista establece el nmero de registros que se muestran
por pantalla en la presentacin de cada uno de los mdulos (Cuentas, Contactos, Oportunidades,
etc.). El aumento de este valor permite tener en pantalla ms registros a cambio de un mayor
tiempo empleado para presentarlos. Si reduce el valor, la pantalla se mostrar ms rpidamente
pero, a cambio, el usuario deber desplazarse pgina a pgina para alcanzar un resgistro
determinado.

La opcin Mdulo Inicial establece el mdulo que se mostrar en pantalla en el momento en que
los usuarios se conectan al sistema.
46

Portal Cliente

El Portal del Cliente habilita la posibilidad de que sus clientes accedan directamente a su CRM
en rgimen de Autoservicio. De esta forma, sus propios clientes pueden abrir Incidencias en el
sistema. Tambin les permite ver la Base de Conocimiento (FAQ), sus facturas, presupuestos,
productos, servicios, documentos, contactos, cuentas, activos, proyectos y actividades de
proyectos que se relacionan con l y con su organizacin.

El administrador puede controlar los campos del Portal del Cliente y puede reorganizar el orden
de las pestaas, activarlas o desactivarlas, asignar el perfil de cualquier usuario para controlar el
acceso a los campos y designar al propietario (Asignado a) por defecto para gestionar las
incidencias abiertas por el propio cliente.

Para acceder a la configuracin del Portal del Cliente, haga clic sobre el enlace situado en la
esquina inferior izquierda de la pgina principal de Configuracin, tal como muestra la siguiente
imagen:

El programa abrir la pgina de configuracin del Portal. En ella observar dos mitades
claramente diferenciadas.
La parte izquierda muestra la relacin de Mdulos cuyo comportamiento deber configurar el
Administrador, tal como muestra la siguiente imagen:

47

La columna Mdulo muestra el mdulo del programa sobre el que se actuar.
La columna Secuencia muestra los iconos ( ) que permiten cambiar el orden en que la
pestaa de cada mdulo aparecer en pantalla. Pulse Flecha Arriba o Flecha Abajo para
desplazar un mdulo determinado y reubicarlo dentro de la lista.
La columna Visible permite activar o desactivar un mdulo hacindolo visible o invisible para el
cliente que conecte a travs del portal.
Por ltimo, la columna Mostrar todos los registros relacionados?. Seleccione el botn S para
permitir a los clientes ver los registros de todos los contactos relacionados de la misma
organizacin. Si selecciona No, los clientes slo podrn ver sus propios registros.

El bloque de la derecha, Informacin de Usuario, permite definir los privilegios de acceso y el
usuario o grupo al que se asignarn los Casos abiertos por el cliente a travs del portal.

Importante: Nunca otorgue un Perfil de Usuario con privilegios de Administrador.

Una vez elegido el usuario, deber editar su Rol para definir los campos a los cuales tendr
acceso el cliente conectado desde el portal.
48

Para ello, vaya a la Configuracin de Usuarios (pag. 8) y localice el Rol al que est asociado el
usuario escogido.

A continuacin, haga clic sobre el Rol (en este ejemplo, Director de Ventas) para entrar en las
propiedades de dicho Rol:

Por ltimo, haga clic sobre el Perfil asociado (en este caso, Perfil Ventas) para acceder a la
pantalla de configuracin donde podr establecer el acceso a cada uno de los mdulos y campos
de cada mdulo para este perfil en concreto. Pulse sobre el botn [Editar]:

49

Cuando entre en modo de Edicin sobre el Perfil, podr acceder a cada uno de los mdulos y, en
cada uno de ellos, desplegar la lista de campos asociados pulsando sobre la flecha situada a la
derecha de la cabecera de cada mdulo, tal como muestra la siguiente imagen:

Ya sobre la lista de campo, marque o desmarque los campos que quiera mostrar u ocultar al
cliente que conecte a travs del Portal.

Login del Cliente a travs del Portal

Para que un Cliente pueda acceder al CRM usando el Portal del Cliente ser necesario darle del
alta en el sistema como Contacto, especificando una direccin de correo electrnico, indicando
que es usuario del portal e informando del rango de fechas durante el cual podr utilizar el
servicio. Estos datos forman parte de la informacin principal del Contacto dentro del CRM
como muestra la siguiente imagen.

50

Inmediatamente despus de [Guardar] el Contacto, el sistema enviar automticamente un
correo electrnico a la direccin especificada conteniendo los datos de conexin (usuario y
contrasea) al Portal del Cliente y el hiperenlace que le permitir acceder al Portal:

Importante: Asegrese de tener correctamente configurado su servidor de correo saliente (ver pag.
36). De lo contrario, MiCRMWeb no ser capaz de enviar el correo al Contacto.

Cuando el Cliente pulse sobre el hiperenlace del correo electrnico recibido, su navegador le
abrir el portal donde podr conectar usando las credenciales proporcionadas:

51

Una vez que el Cliente acceda al CRM, encontrar una pgina similar a la de la imagen
siguiente:

Las pestaas disponibles de la parte superior, su orden y visibilidad estarn en funcin de la
configuracin explicada al principio de este captulo.

El Cliente podr dar de alta sus propios Casos pulsando sobre el botn [Nuevo Caso] o consultar
toda la informacin relativa a l mismo ubicada en cada una de las pestaas y siempre con la
limitacin impuesta por el Administrador en cuanto a la visibilidad de campos configurada.

52

Scheduler (Programador)

El Scheduler permite programar la frecuencia de ejecucin automtica de las tareas cron de
MiCRMWeb.
Puede acceder a las funciones del Scheduler desde la pantalla principal del configurador del
CRM. El acceso se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla:

Cuando abra el Scheduler, la pantalla le mostrar las seis tareas cron disponibles en el sistema:

La columna Cron Job muestra el nombre de la tarea. Las tareas disponibles son:

- WorkFlow: Flujos de trabajo. Determina, de forma global, la temporizacin en la
ejecucin de cualquiera de los Flujos de Trabajo declarados en el sistema.
- RecurringInvoice: Facturacin recurrente. Determina la temporizacin de la emisin
de facturas recurrentes.
- SendReminder: Envo de recordatorios. Determina la temporizacin del envo de
recordatorios de las actividades planificadas.
- ScheduleReports: Envo de informes programados. Determina la temporizacin del
envo de los reports programados para envo automtico.
- MailScanner: Clasificador de Correos. Determina la frecuencia de ejecucin de la
Clasificacin de Correos.
- Scheduled Import: Importaciones programadas: Determina la periodicidad de la
ejecucin de importaciones automticas.

La columna Frecuencia especifica la frecuencia de ejecucin de la tarea, expresada en
Horas:Minutos. Se recomienda no usar frecuencias inferiores a 15 minutos.
53

La columna Estado refleja si la tarea est activada o desactivada. Las tareas desactivadas no se
ejecutan.

La columna Ultima ejecucin empez hace muestra el tiempo transcurrido desde el inicio de la
ltima ejecucin de la tarea.

La columna Ultima ejecucin acab hace muestra el tiempo transcurrido desde la finalizacin
de la ltima ejecucin de la tarea.

La columna Secuencia permite alterar el orden de ejecucin de las tareas. Para ello, pulse sobre
las flechas ( ), para subir o bajar de posicin una tarea determinada en la lista.

La columna Herramientas contiene los iconos de acceso a las propiedades de cada una de las
tareas. Para cambiar las propiedades de cualquiera de las tareas (Frecuencia, Activacin o
desactivacin), pulse sobre el icono de edicin ( ). Una ventana emergente aparecer en
pantalla:

Desde la lista desplegable Estado, podr activar o desactivar la tarea y en la lnea inferior podr
cambiar la frecuencia de ejecucin.
Pulse sobre el botn [Guardar] para registrar en el sistema los valores asignados.

54

!. I"ORTACIN # E$"ORTACIN

Importar y exportar datos proporciona un mtodo para trasladar o copiar grandes cantidades de
datos dentro y fuera de myCRM Web.
Los mdulos en los que se podr realizar dichas acciones son los siguientes:

- Potenciales
- Cuentas
- Contactos
- Oportunidades
- Productos
- Proveedores
- E-mails
- Servicios
- Recursos
- Documentos (slo exportar)
- Contratos de Servicio
- Casos
- Actividades
- Proyectos
- Hitos

3.1. IMPORTACION DE DATOS

P PA AS SO O 1 1: PREPARACIN DEL DOCUMENTO PARA LA IMPORTACIN

Para poder realizar el proceso de Importacin, deberemos partir inicialmente de un documento
Excel, el cual contendr todos los datos que se deseen importar.

Por ejemplo, a continuacin mostramos un documento de Excel en el cual figuran los datos de
los Contactos que deseamos importar a MyCRMweb:

A la hora de elaborar la hoja Excel se recomienda encarecidamente tomar las precauciones
siguientes:
55

La primera fila (fondo azul) deber contener los nombres identificativos de los campos.
De esta forma, en el proceso de importacin desde myCRMweb, el programa nos
permitir identificar dichos campos para poder asignarlos correctamente a sus campos de
destino dentro de la base de datos.

Importante: Se recomienda no utilizar acentos, espacios en blanco ni caracteres
nacionales (, , etc..) en esta fila (observe que el campo que contiene el cdigo postal se ha
denominado codpostal, o que el telfono se ha escrito sin acento).

Cambie el formato de todas las celdas a Texto alineado a la izquierda. Eso evitar que se
pierdan, por ejemplo, los ceros de la izquierda de los cdigos postales.

Para poder proseguir, deberemos almacenar este documento con un formato especfico para que
posteriormente, myCRMweb sea capaz de realizar la importacin.

Para ello deberemos ir al men de herramientas de Excel a la opcin Archivo > Guardar
Como:

Seleccionamos el formato adecuado en el que se ha de almacenar dicho archivo, es decir,
formato CSV (delimitado por comas):

Despus de pulsar el botn de Guardar, nos saldr una advertencia como esta:

56

Respondemos S y cerraremos Microsoft Excel ignorando el ltimo mensaje de guardar cambios.

P PA AS SO O 2 2: IMPORTACIN DESDE MYCRMWEB

Si lo que deseamos, por ejemplo, es realizar una importacin de Contactos, nos iremos a la
pestaa correspondiente de Contactos y pulsaremos sobre el icono de Importar Contactos ( ):

Se abrir una nueva pgina en la que, usando el botn [Seleccionar archivo], debe indicar la ruta
en donde se encuentra el archivo con los contactos a Importar.

Importante: Deje marcada la opcin Tiene cabecera y seleccione Codificacin de
Caracteres ISO 8859-1 y punto y coma (;) como Delimitador si los datos provienen de Excel.

Una vez seleccionado dicho archivo, hacer un clic en el botn de [Siguiente]:

El siguiente paso es mapear los diferentes campos, es decir, relacionar los campos de las
diferentes columnas que tena el documento inicial a importar con los campos de destino que
existen en su myCRMweb:

57

Para mapear, seleccione el campo de destino desde la lista de seleccin de la columna Campos
del CRM. En la columna Cabecera, Ud. podr ver los nombres de los campos que defini en
la primera fila de la hoja Excel que us para confeccionar el archivo de importacin. Asimismo,
en la columna Fila 1 Ud. podr ver la informacin del registro que se van a importar.
Si prev que algn campo puede venir vaco desde el archivo que va a importar pero quiere que
en el CRM dicho campo quede con un valor determinado, introduzca dicho valor en el campo de
la columna Valor por Defecto.
A partir de este momento puede inicar la importacin pulsando sobre el botn [Importar]. En el
caso de que prevea que va a realizar ms importaciones con el mismo formato, puede Ud.
guardar el mapeado de campos marcando la opcin Guardar perfil de importacin de la parte
inferior. Esto evitar que tenga que volver a mapear los campos en los subsiguientes procesos de
importacin.
Importante: se recomienda limitar a un mximo de 2.000 el nmero de registros en cada proceso
de importacin para evitar prdidas por tiempo de espera agotado. Si el archivo de importacin supera
los 2.000 registros, le recomendamos que lo distribuya en distintos archivos CSV y los importe utilizando
la opcin de Asignacin personalizada comentada en el prrafo anterior.

El proceso de importacin puede tardar varios minutos y prolongarse ms o menos en funcin de
la velocidad de conexin a internet del equipo donde est guardado el archivo a importar
(normalmente su propio PC). Una vez lanzado el proceso de importacin, debe Ud. esperar a que
myCRMweb le informe de que la importacin ha concluido tal como se muestra en la imagen
siguiente.

58

En este punto, Ud. puede deshacer la importacin pulsando el botn [Deshacer ltima
importacin] o bien confirmarla pulsando el botn [Finalizar].

Importante: En la importacin de Contactos, si su archivo origen contiene el nombre de la
empresa del contacto, Ud. puede mapear dicho nombre de empresa sobre el campo Cuenta en el registro
de Contacto. Si lo hace, el proceso de importacin de MyCRMWeb crear el correspondiente registro en
el mdulo Cuentas y asociar el contacto a dicha cuenta.

59

3.2. EXPORTACION DE DATOS

Si lo que desea, por ejemplo, es realizar una Exportacin de todos los Contactos que tiene en su
myCRMweb, deber ir a la pestaa correspondiente de Contactos y pulsar el botn de Exportar
Contactos:

El programa le mostrar la siguiente pantalla donde seleccionar las opciones de exportacin:

Las opciones de exportacin son las siguientes:

Exportar con Registros de Bsqueda: Exportar los registros del filtro activo en el caso
de que lo haya activado en la pantalla principal del mdulo (Cuentas, Contactos,
Oportunidades, etc...)
Exportar sin Registros de Bsqueda: Exportar todos los registros en funcin de la opcin
seleccionada en tercer lugar.
Exportar todos los datos: Exportar todos los registros del mdulo activo.
Exportar datos de la pgina actual: Exportar los n registros presentes en la pantalla
principal del mdulo (25, 50, 100 o el nmero de registros a visualizar que tenga
configurado por defecto en myCRMweb).
Exportar Registros seleccionados: Exportar slo aquellos registros que hayan sido
seleccionados manualmente mediante la marca (checkbox) que hay a la izquierda de cada
uno de los registros presentes en la ventana principal del mdulo.

60
Una vez seleccionadas las opciones pertinentes, pulse sobre el botn [Exportar Contactos].

Inicialmente aparecer un cuadro de dilogo dando la opcin de Abrir o Guardar la Exportacin
de sus Contactos:

Si pulsa el botn de Guardar, surgir un nuevo cuadro de dilogo para que pueda seleccionar el
destino del fichero resultado de la exportacin:

Una vez se ha terminado de almacenar el fichero, aparece
una ventana como la mostrada a continuacin para indicar
qu se desea hacer.

A continuacin se visualizar un documento en Microsoft Excel de la misma forma en la que se
muestra a continuacin:

61

Como se puede apreciar, la informacin aparece de forma desordenada y sin ningn tipo de
claridad. Para que este documento de Excel tenga la apariencia deseada, se habrn de realizar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar toda la columna A tal y como se muestra en la imagen siguiente:

2. En el barra de herramientas, abrir la opcin Datos > Texto en Columnas:

3. Aparecer un Asistente para convertir el texto en columnas. Deje marcada la opcin
Delimitados que viene por defecto y pule el botn [Siguiente]:

62
4. En la siguiente ventana, se deber seleccionar como separador, nica y exclusivamente
la Coma y verificar que el Calificador de texto son las comillas dobles (). Despus
pulsar el botn [Siguiente]:

5. En este paso, limtese a dejar los parmetros que aparecen marcados por defecto y haga
un clic en el botn [Finalizar]:

6. Despus de todo lo realizado anteriormente, ya podr ver la informacin que haba
exportado en modo de columnas, tal y como muestra la siguiente imagen:

63

7. Para finalizar, lo nico que hace falta es almacenar este documento ya corregido con un
formato .xls. Para ello ir a la barra de herramientas, en la opcin de Archivo > Guardar
como:

8. Seleccionar el destino donde desea almacenar el fichero e indicar el formato con el que
desea guardarlo:

Con todos estos pasos, ya se tendran disponibles los datos Exportados del myCRMweb al destino
que haya indicado.
64

%. CASOS

myCRMweb ofrece la posibilidad de seguir manteniendo una valiosa relacin con los clientes
despus de la finalizacin de un negocio mediante el seguimiento de los Casos.
Por qu debe utilizar estas funciones de apoyo?
Los Casos permiten recoger y clasificar cualquier tipo de problema relacionado con algn
producto o servicio suministrados por su empresa.
Los Casos mantienen tanto a los usuarios como a los clientes del CRM informados en
todo momento sobre el estado de las preguntas o problemas que hayan podido reportar a
su empresa.
El personal de soporte cuenta con una herramienta muy eficaz para guardar y trazar la
informacin sobre los clientes que se han podido quejar, los requisitos relacionados con
los clientes, los productos o ambos.
El personal de Ventas y el de Gerencia puede conseguir una descripcin rpida sobre las
actividades de ayuda relacionadas con los clientes, los productos o ambos.

myCRMweb considera como Caso cualquier tipo de problema que haya podido tener un cliente
con un producto y/o servicio despus de una venta.
Accederemos al mdulo de Casos desde el botn del mismo nombre del men principal de
MyCRMWeb

Si quiere ver la informacin detallada de un caso, tan slo hace falta hacer un doble clic sobre el
mismo:
65

Para ver toda la informacin asociada a una determinada incidencia, debe hacer un clic sobre la
pestaa de Ms Informacin:

Cada una de las secciones puede abrirse o cerrarse haciendo click sobre las flechas situadas a la
izquierda ( ).
Puede recibir Casos relativos a un mismo problema con cierta frecuencia. En estas situaciones,
mediante la accin [Convertir en Conocimiento], se crea automticamente una nueva entrada en
la Base de Conocimiento con toda la informacin relativa a dicho Caso.

66

Despus de pulsar la accin de [Convertir en Conocimiento], la pantalla que aparece es la
siguiente:

En esta pantalla puede introducirse todos los comentarios que contribuyan a ilustrar la solucin
al problema de forma que queden expuestos a cualquier usuario que precise recurrir a ellos
cuando vuelva a producirse una incidencia similar.
67

Registrar nuevos Casos

Para agregar un nuevo Caso, pulse el botn de aadir ( ) de la barra de herramientas del
Mdulo de Casos. Visualizar entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

En esta pantalla debern cumplimentarse los campos obligatorios (marcados con un asterisco
rojo).
De igual manera, cumplimente el resto de los campos de forma que el Caso quede debidamente
clasificado en cuanto a Prioridad, Importancia y Categora.

Puede relacionar el Caso con una Cuenta o Contacto seleccionando la opcin en la lista
desplegable:

Y pulsando sobre el botn ( ) para seleccionar la Cuenta o el Contacto especficos.

Del mismo modo, si el Caso afecta a un producto determinado y su CRM tiene activado el
mdulo de productos, podr elegirlo de la lista que el programa le mostrar al pulsar sobre el
icono.

Cuando el caso se aade al Contrato de Servicio, basado en la unidad de Contrato, dichas
unidades se aaden al cerrarse el Caso.
Como ltimo paso, pulse sobre el botn [Guardar] para registrar el caso en la base de datos.

Una incidencia puede
asociarse a una Cuenta o a
un Contacto
68

&. 'ASE DE CONOCIIENTO
myCRMweb le ofrece la posibilidad de almacenar en su sistema toda aquella informacin
relevante para cualquiera de las personas que manejan el sistema y relacionada con cualquier
aspecto de la gestin de su organizacin.
Como ya vimos en el captulo anterior, Ud. puede convertir un Caso que se produzca con
frecuencia en una entrada de la Base de Conocimiento. De esta forma, cualquier usuario puede
acudir a esta fuente para rescatar la informacin y proporcionar as una rpida respuesta a un
problema conocido y repetitivo.
Sin embargo, no slo los Casos son susceptibles de convertirse en entradas de conocimiento. La
Base de Conocimiento puede contener informacin, tcnica y/o comercial, sobre los productos y
servicios que presta su organizacin, informacin relacionada con poltica interna de personal,
informacin sobre eventos que afecten a los miembros de la organizacin, etc.
Para agregar una nueva entrada en la base de conocimiento, abr el mdulo Base de
Conocimiento desde el men del programa y pulse sobre el botn ( )

El programa mostrar la pantalla de introduccin de datos:

Si la entrada tiene que ver con algn producto en concreto, seleccinelo en el campo Nombre de
producto pulsando sobre el botn ( ). En caso contrario, puede seleccionar la categora desde
la lista desplegable e introducir el tema en el campo Pregunta y los comentarios o
explicaciones en el campo Respuesta.
Dependiendo de la seleccin del campo Estado, la entrada de conocimiento ser visible
(Publicada) o quedar invisible (Estado = Borrador o Revisada) a la espera de que su estado sea
el de Publicada.
69

Finalmente, pulse sobre el botn [Guardar] para almacenar la entrada en la base de datos.
70

(.CA"OS CALCULADOS
La funcin de Campos Calculados permite que myCRMweb calcule y ubique de forma
automtica cierta informacin en un campo de cualquier mdulo y que dicha informacin sea el
resultado de una operacin (aritmtica o de concatenacin de caracteres) que implique a otros
campos y/o valores fijos establecidos por el usuario.
Los valores calculados se aplicarn de forma automtica cada vez que se modifique cualquiera
de los valores de cualquiera de los campos implicados en el clculo.
IMPORTANTE: El resultado de un campo calculado slo puede almacenarse en campos
agregados a la estructura estandar de myCRMweb, es decir, NO se puede convertir en campo
calculado ninguno de los campos que vienen con la estructura estandar de myCRMweb.
Para ilustrar el funcionamiento de los Campos Calculados, usaremos el siguiente ejemplo:
Supongamos que en nuestros registros de Cuenta guardamos dos valores. El primero de ellos
reflejara el importe facturado anual a dicha Cuenta por la venta de productos y el segundo
contendra el importe facturado por servicios.

myCRMweb nos permite crear un tercer campo, Facturacin Total, que refleje la suma de
ambos campos y se actualice automticamente cada vez que cualquiera de los dos campos
anteriores cambie de valor.
Para poder implementar la suma de ambas facturaciones de forma calculada automticamente, lo
primero que debemos hacer es crear un campo nuevo y denominarlo, por ejemplo, Facturacin
Global. Para crear y ubicar este nuevo campo, consulte el Editor de Disposicin de este mismo
manual.
Desde el Administrador de Mdulos > Cuentas, pulsaremos sobre la opcin Campos Calculados.
71

myCRMweb mostrar entonces la pantalla de creacin de la frmula de clculo:

Para crear el nuevo Campo Calculado, pulsaremos sobre el botn [Nueva Expresin de Campo]
Aparecer entonces la ventana en la que crearemos la frmula del clculo:

En ella, seleccionaremos en primer lugar, desde la lista desplegable, el Campo objetivo, es decir,
el campo donde se depositar el resultado del clculo.
RECUERDE: Este campo debe estar previamente creado desde el Editor de Disposicin.
A continuacin, y desde la lista desplegable Expresin, seleccionaremos los campos que se
usarn para el clculo. Observaremos que, cada vez que escojamos un campo de la lista,
myCRMweb lo copiar en la ventana de expresin en forma codificada (cf_641, cf_642). Bajo
ningn concepto altere ese cdigo.
Una vez establecida la frmula, pulsaremos el botn [Guardar].
A partir de este momento, cada vez que se modifique cualquiera de los dos valores (Fact.
Productos o Fact. Servicios), el programa recalcular de forma automtica el campo Fact. Global
tal como muestra la figura siguiente:
72

73

). ADINISTRACION DE A#UDAS
El Administrador de Ayudas es un sistema mediante el cual podemos configurar las Ayudas
Emergentes de myCRMweb.

Una Ayuda Emergente es aquella informacin que aparece en pantalla de forma automtica con
slo pasar el ratn por encima de un elemento. Vea la siguiente imagen:

La informacin que aparece enmarcada en color rojo es la Ayuda Emergente asociada al campo
Nombre de la Empresa en el mdulo de Cuentas. Este cuadro informativo aparece de forma
automtica con slo posicionar el ratn sobre el nombre de la empresa.

Las ayudas emergentes son de gran utilidad para mostrar informacin adicional sin necesidad de
ampliar el nmero de columnas presentes en pantalla.

Para configurar las ayudas emergentes, en primer lugar nos posicionaremos en el mduloa para
el que vamos a configurar la ayuda (Cuentas, Contactos, Potenciales..etc) y pulsaremos sobre el
botn de configuracin :

Cuando el programa nos muestre la ventana de configuracin del mdulo, pulsaremos sobre
Administracin de Ayudas, marcado en la siguiente imagen.

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El programa mostrar el formulario de seleccin de campo y nos habilitar las opciones de
seleccin de la informacin a incluir en la ayuda emergente del campo que seleccionemos:

En la lista desplegable seleccionaremos el campo que se ilustrar en la ayuda emergente (en este
caso, Nombre de la Empresa). A continuacin marcaremos aquellos datos que queremos que
aparezcan en la ventana de ayuda emergente.

Para finalizar, pulsaremos el botn [Guardar].

75

*.FLU+OS DE TRA'A+O
Los flujos de trabajo son secuencias de procedimientos automatizados que permiten que
myCRMweb realice tareas especficas de forma autnoma cada vez que tengan lugar
acontecimientos especficos, por ejemplo:

Cada vez que un usuario aada un registro nuevo de Cuenta, el propietario al que dicho
registro sea asignado recibir un correo electrnico informndole de que tiene una
nueva cuenta creada a su nombre.

O bien

Cada vez que una oportunidad cambie su estado a Ganada, el director comercial
recibir un correo informndole de esa circunstancia y, adems, se programar una
llamada telefnica al usuario del departamento de atencin al cliente para que contacte
con el cliente.

Los flujos de trabajo se asocian de forma independiente a cada uno de los mdulos.

Al abrir el centro de gestin de flujos de trabajo, situado en la seccin Otras Configuraciones de
la pantalla general de configuracin, encontraremos una pantalla similar a la de la imagen:

myCRMweb mostrar todos los Flujos de Trabajo contenidos en el sistema.
Si queremos acceder a los Flujos de Trabajo asociados a un mdulo en concreto,
seleccionaremos dicho mdulo desde la lista desplegable Seleccionar Mdulo tal como
muestra la imagen anterior.
76

Una vez situados en un mdulo determinado, pulsando sobre el icono correspondiente en la parte
derecha de cada uno de los elementos de la lista podremos editar ( ) o borrar ( ) los flujos de
trabajo.

Para crear un nuevo Flujo de Trabajo, pulsaremos sobre el botn [Nuevo Flujo de Trabajo]. El
programa abrir una ventana para que generemos el nuevo flujo sobre el mdulo que
seleccionemos en la lista desplegable:

Pulsaremos sobre el botn [Crear] y myCRMweb habilitar la pantalla donde definiremos las
condiciones de funcionamiento del flujo que estamos creando, tal como muestra la siguiente
imagen.

En primer lugar, entraremos una descripcin de la tarea que desempear el flujo de trabajo, en
este caso: Notificacin de nueva cuenta. Esta informacin es obligatoria.
A continuacin, en la seccin Cuando ejecutar el flujo de trabajo, seleccionaremos el
desencadenador, es decir, cuando debe ejecutarse el flujo. Las opciones de desencadenado son:

Slo al crear: Las tareas se ejecutarn slo cuando se cree un nuevo registro, por lo tanto,
una sola vez: en el momento de la creacin del registro.
Hasta que se cumpla la condicin por primera vez: Las tareas se ejecutarn mientras no
se cumpla por primera vez la condicin establecida.
Cada vez que se guarda el registro: La tarea se ejecutar cada vez que, o bien se crea un
registro, o bien se modifica su contenido.
Cada vez que se modifica el registro: La tarea se ejecutar nicamente cuando el registro
ya existe y s modifica su contenido.

77
La siguiente seccin, Condiciones, establece las condiciones que han de cumplirse para que
las tareas asociadas al flujo de trabajo se ejecuten. Por ejemplo, puede establecerse una
condicin que modifique el comportamiento del flujo de trabajo Notificacin de nueva cuenta
haciendo que dicho flujo slo tenga lugar en el caso de que la nueva cuenta creada pertenezca a
un tipo de cuenta Inversor o que sea de la provincia de Madrid, o ambas simultneamente.
Para agregar condiciones, pulsaremos el botn [Aadir Condicin de Grupo] e iremos agregando
tantas

condiciones como deseemos.
Una vez finalizada la entrada de condiciones, pulsaremos el botn [Guardar].
Si cometemos un error o deseamos eliminar alguna de las condiciones especificadas, tan slo es
necesario pulsar sobre el icono de eliminacin ( ) situado a la derecha de cada una de las
condiciones.

Tras guardar las condiciones, myCRMweb habilita una ltima seccin: Tareas.

En esta seccin se declaran y ajustan aquellas tareas que myCRMweb debe ejecutar cada vez que
se produzca el desencadenador establecido bajo las condiciones especificadas.
Para agregar una tarea, pulsaremos sobre el botn [Nueva Tarea].
El programa mostrar una nueva ventana donde declararemos qu tipo de tarea seleccionando
uno de los elementos de la lista desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.

78
Una vez seleccionada la tarea, pulsaremos el botn [Crear]. Las opciones de tarea son:

Enviar Email: Enva un correo electrnico cuya composicin y parmetros se detallan en
la siguiente imagen.

Debemos introducir la descripcin de la tarea (obligatorio) en el campo Tarea.
La lista desplegable Estado permite habilitar o deshabilitar la tarea. Una tarea deshabilitada no
se ejecutar.
La lnea Destinatario (campo obligatorio) establece el destinatario del correo y puede poblarse
seleccionando una de las opciones de la lista desplegable situada a su derecha. Del mismo modo
podemos cumplimentar los campos Con Copia (CC) y Con Copia Oculta (BCC).
El campo obligatorio Asunto contiene el asunto del correo.
Finalmente, la mitad inferior del formulario (Mensaje:) contiene el texto del correo. En este texto
podemos incluir variables de entorno (en el ejemplo: Nombre de Empresa y Fecha Actual) que se
agregarn al texto cuando las seleccionemos desde las respectivas listas desplegables.

Bajo ningn concepto altere la codificacin que genera la seleccin del elemento de la lista
desplegable. Si lo hace, myCRMweb no ubicar correctamente la informacin seleccionada.

Para finalizar el proceso de creacin de la tarea, pulsaremos el botn [Guardar] situado en la
parte superior derecha de la pantalla.

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Una vez guardada la tarea, sta se mostrar en la Seccin Tareas del Flujo de Trabajo desde
donde podremos editarla o eliminarla.

Ejecutar Funcin: Este tipo de tareas no estn todava operativas en esta versin.

Crear Evento: Genera de forma automtica un evento (Llamada o Visita) y lo asigna al
propietario del registro creado o modificado (cuenta, contacto, oportunidad, etc)

La creacin de un Evento pasa por cumplimentar los datos necesarios del mismo.
En primer lugar, introducir una referencia para la Tarea (obligatorio).
Podemos asignar un estado (Activo o Inactivo). Todo evento Inactivo no se ejecutar cuando se
desencadene el Flujo de Trabajo al que pertenece.
El campo Event Name (Nombre de Evento) es la descripcin que aparecer en la lista de
actividades del usuario al que se le planifique el evento.
El campo Type (Tipo) nos permite escoger entre Llamada o Visita.
Finalmente, en la parte inferior especificaremos la fecha y hora de inicio y finalizacin del
evento respecto a la Fecha de Creacin o Fecha de Modificacin (desencadenadores).
En el ejemplo de la imagen superior, el programa planificar una llamada (Llamada de
bienvenida), a las 9:00 de la maana para un da despus (1 days After) de la fecha en que se
cree el registro.
Una vez establecidos los parmetros de creacin del evento, deberemos guardarlo pulsando el
botn [Guardar].

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Crear Tarea: Genera de forma automtica una tarea y la asigna al propietario del registro
creado o modificado (cuenta, contacto, oportunidad, etc)

El proceso de creacin de una Tarea es prcticamente idntico al de creacin de un Evento.

Como muestra la imagen anterior, debemos suministrar un nombre de Tarea (obligatorio) que
aparecer en la lista de tareas asociada al flujo de trabajo, una referencia (To do) descriptiva de la
tarea propiamente dicha y una Descripcin ms detallada si fuera preciso.
Estableceremos la prioridad y la fecha de vencimiento de la tarea (Due Date) expresada en das a
partir de la fecha de creacin.

Finalmente, pulsaremos sobre el botn [Guardar] en la parte superior derecha de la pantalla.

Enviar SMS: Enva un correo electrnico cuya composicin y parmetros se detallan a
continuacin.

Esta ltima opcin permite enviar un mensaje corto de telfono (SMS) como respuesta al
desencadenador del flujo de trabajo.

81

Como en las opciones anteriores, deberemos proporcionar una referencia de la tarea
(obligatorio).
En la Opciones de la Tarea etableceremos el / los destinatarios del mensaje, seleccionndolos de
la lista desplegable situada a derecha.
El texto del mensaje se declara en la ltima de las ventanas del formulario y, al igual que vimos
en la composicin de un correo electrnico, podemos utilizar los contenidos del desplegable
asociado para agregar informacin variable al mensaje.
82

,. TI"OS DE "RO'LEAS
1. Mensaje de error: "El programa est intentando acceder a las direcciones de E-mail que
usted ha guardado en Outlook. Desea permitirlo? Si es algo inesperado, podra ser un
virus y deber escoger no.. Se mostrar si ha instalado la actualizacin de Microsoft
(R)
Outlook
(R)
. Por favor, refirase a la siguiente URL para completar los detalles:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BEN-US%3B263074
Solucin: Si desea continuar trabajando con el enlace de myCRMweba Outlook,
seleccione Permitir el acceso.
1. Mensaje de error: "El componente 'TABCTL32.OCX' o uno de las dependencias no estn
correctamente registradas: un archive est desaparecido o es incorrecto,se mostrar
cuando intente aadir E-mails o sincronizar contactos desde Microsoft
(R)
Outlook
(R)
a
MiCRM Web.
Solucin: El mensaje del error anterior se muestra cuando los archivos siguientes no se
instalan propiamente durante la instalacin del enlace:
TA:CTL32.OC<
MSFL<%RD.OC<
Siga los pasos siguientes para arreglar el problema:

a. Descargue los archivos anteriores desde las siguientes localizaciones a su
directorio de instalacin de myCRMweba Outlook:
http://www.ascentive.com/support/new/images/lib/TABCTL32.OCX
http://freeware.it-mate.co.uk/downloads/controls/msflxgrd.zip
b. Detenga Microsoft
(R)
Outlook
(R)
si se est ejecutando.
c. Registre el siguiente archivo de control de ActiveX para el enlace de
myCRMwebcon Outlook en el directorio raz en el orden siguiente que se
sugiere: regsvr32 TABCTL32.OCX regsvr32 MSFLXGRD.OCX
d. Vuelva a iniciar Microsoft
(R)
Outlook
(R)
.

Nota: Debe tener los privilegios administrativos para registrar los controles de
ActiveX.
2. Mensaje de error: No puede enviar la siguiente solicitud a MiCRM Web se mostrar al
intentar sincronizar contactos y tareas de Microsoft
(R)
Outlook
(R)
MiCRM Web

83
Solucin: El mensaje de error anterior se despliega cuando los detalles del servidor de
myCRMwebson introducidos de forma errnea en Tools Options vtiger CRM.
Por favor, introduzca un login vlido en los detalles y vuelva a intentarlo de nuevo.

3. Mensaje de error: No puede analizar la respuesta se mostrar cuando se intenta
sincronizar contactos y tareas de Microsoft
(R)
Outlook
(R)
a MiCRM Web.
Solucin: El mensaje del error anterior se muestra si usted est usando una versin
incompatible de MiCRM Web, la base de datos de MySQL no se est ejecutando, o hay
un error de PHP.

6.1 PROBLEMAS CONOCIDOS
Cuando pulsa el botn de View en la opcin de Add Selected Message to vtiger
CRM, la primera vez, puede que no muestre los detalles apropiados del contacto.
Vuelva a pulsar de nuevo el botn de View.
Despus de desinstalar en enlace de Outlook, los botones de Sync Contacts to vtiger
CRM o Sync

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