Me Gestiondocumental

Eurowin 8.
0 SQL

Manual del mdulo

GESTIN
DOCUMENTAL

Documento: me_gestiondocumental
Edicin: 08
Nombre: Manual del mdulo Gestin Documental de Eurowin
Fecha: 30-04-2012

Manual del mdulo Gestin Documental de Eurowin
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Tabla de contenidos

1. Introduccin ........................................................................................................................... 6
1.1. Definicin de documento y de fichero ............................................................................................... 6
1.2. Gestin de documentos ..................................................................................................................... 7
1.3. Gestin de permisos sobre los documentos ..................................................................................... 8
1.4. Copias de seguridad .......................................................................................................................... 9
1.5. Compatibilidades ............................................................................................................................... 9
1.6. Requisitos ......................................................................................................................................... 10
1.6.1. Ficheros necesarios .................................................................................................................... 10
1.6.2. Lmites a nivel fsico de los ficheros y las carpetas ...................................................................... 10
1.7. Empezar a trabajar ........................................................................................................................... 10
1.8. Esquema de funcionamiento de la Gestin Documental de Eurowin ............................................. 11
1.9. Instalacin ........................................................................................................................................ 12
1.10. Asistente de configuracin del mdulo de Gestin documental ................................................... 14
2. Mdulo Gestin Documental de Eurowin ............................................................................. 16
3. Archivos ............................................................................................................................... 17
3.1. Configuracin .................................................................................................................................... 17
3.1.1. General ....................................................................................................................................... 17
3.1.2. Opciones .................................................................................................................................... 18
3.1.3. Factura / Firma digitalizada ......................................................................................................... 19
3.2. Categoras de usuarios .................................................................................................................... 19
3.3. Usuarios ........................................................................................................................................... 19
3.4. Pantallas de Eurowin ........................................................................................................................ 20
3.5. Perfiles de categoras ....................................................................................................................... 22
3.6. Clasificaciones ................................................................................................................................. 24
3.7. Grupos de clasificacin .................................................................................................................... 24
3.8. Propiedades de un documento ........................................................................................................ 25
3.9. Tipos de documentos ...................................................................................................................... 26
4. Documentos ......................................................................................................................... 30
4.1. Gestin documental ......................................................................................................................... 30
4.1.1. Cuentas ...................................................................................................................................... 32
4.1.2. Docs Eurowin ............................................................................................................................. 32
4.1.3. Mis docs. ................................................................................................................................... 32
4.1.4. Carp. Documentos ..................................................................................................................... 32
4.1.5. Gestin de documentos ............................................................................................................. 33

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4.1.6. Propiedades del documento ....................................................................................................... 34
4.1.7. Propiedades adicionales ............................................................................................................. 34
4.1.8. Versiones del documento ........................................................................................................... 34
4.1.9. Permisos del documento ............................................................................................................ 35
5. Opciones generales del mdulo de Gestin Documental ..................................................... 36
5.1. Creacin de documentos ................................................................................................................. 36
5.2. Men contextual de documentos .................................................................................................... 37
5.2.1. Propiedades del documento ....................................................................................................... 38
5.2.2. Ver documento Eurowin ............................................................................................................. 41
5.2.3. Aadir nuevo documento ............................................................................................................ 41
5.2.4. Aadir nuevo documento mediante escner ............................................................................... 42
5.2.5. Abrir documento de slo lectura ................................................................................................. 43
5.2.6. Modificar documento .................................................................................................................. 43
5.2.7. Guardar cambios del documento modificado ............................................................................. 44
5.2.8. Cancelar modificacin del documento ........................................................................................ 44
5.2.9. Eliminar documento .................................................................................................................... 44
5.2.10. Mover documento .................................................................................................................... 45
5.2.11. Guardar copia local del documento .......................................................................................... 45
5.2.12. Imprimir documento office ........................................................................................................ 45
5.2.13. Enviar documento por e-mail .................................................................................................... 46
5.2.14. Enlazar documento con otro documento .................................................................................. 46
5.2.15. Enlazar documento con un documento de Eurowin .................................................................. 46
5.2.16. Ver versiones del documento .................................................................................................... 47
5.3. Men contextual de carpetas........................................................................................................... 48
5.3.1. Crear carpeta / Crear carpeta dentro .......................................................................................... 49
5.3.2. Borrar carpeta ............................................................................................................................ 49
5.3.3. Cambiar nombre ......................................................................................................................... 50
5.3.4. Mover documentos ..................................................................................................................... 51
5.3.5. Copiar documentos .................................................................................................................... 52
5.3.6. Compartir la carpeta ................................................................................................................... 52
5.3.7. Cancelar ..................................................................................................................................... 53
5.4. Barra de enlace ................................................................................................................................ 53
5.4.1. Aadir nuevo documento ............................................................................................................ 53
5.4.2. Consultar documentos asociados............................................................................................... 55
5.5. Funcionamiento de los enlaces ........................................................................................................ 55
5.6. Filtro por propiedades adicionales ................................................................................................... 60
5.7. Asignacin de permisos ................................................................................................................... 61
6. Listados ................................................................................................................................ 65
6.1. Opciones comunes a todos los listados de la Gestin Documental de Eurowin ............................ 65

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6.2. Documentos por palabras clave ...................................................................................................... 66
6.3. Documentos por propiedades ......................................................................................................... 66
6.4. Documentos por tipos de enlaces ................................................................................................... 67
7. Integracin de la Gestin documental en CRM y Atencin telefnica .................................. 69
8. Anexo ................................................................................................................................... 70
8.1. Lista de programas e iconos ............................................................................................................ 70
8.2. Instalacin del escner ..................................................................................................................... 71
8.3. Funcionamiento INTERNO del mantenimiento de tipos de enlaces................................................ 72
8.4. Funcionamiento INTERNO de los enlaces ....................................................................................... 74

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1. Introduccin

El mdulo Gestin Documental de Eurowin est pensado para realizar un tratamiento digital y centralizado
de los documentos de la empresa. Ofrece la posibilidad de controlar todos los documentos de la empresa,
relacionndolos con los documentos y ficheros de Eurowin. Los documentos quedan totalmente protegidos
y solamente se pueden manipular a travs de Eurowin. Permite una amplia gestin de permisos sobre los
documentos de forma que solamente los pueden crear, manipular, relacionar y borrar los usuarios que la
empresa determine. Los documentos se organizan en carpetas generales y adems cada usuario puede
crear su propia estructura de carpetas a travs de la opcin Mis documentos. La Gestin Documental est
totalmente integrada en Eurowin permitiendo consultar y manipular los documentos desde cualquier opcin
del programa para la que se hayan configurado los permisos correspondientes a los usuarios; por ejemplo,
desde el mantenimiento de artculos o el albarn de venta podremos ver los documentos e informes
relacionados sin tener que cambiar de opcin de programa. Tambin realiza el control de versiones de los
documentos permitiendo saber quin y cundo ha hecho una modificacin conservando la cantidad de
versiones antiguas que se desee. Los documentos se editan con el programa que los ha creado,
posibilitando as tener mltiples tipos y formatos de documentos.

Con el mdulo de Gestin documental se pueden realizar las siguientes tareas dentro de Eurowin:
- Creacin y modificacin de documentos
- Consulta y borrado de documentos
- Encriptacin de los documentos
- Historial de versiones
- Definicin de permisos sobre los documentos
- Enlace de documentos externos con los documentos de Eurowin (albarn de venta, pedido de
venta, previsiones de cobro, etc.) y con clientes, proveedores y artculos.

1.1. Definicin de documento y de fichero

Documento: Un documento es cada uno de los elementos bsicos de la Gestin documental de Eurowin
que contiene informacin de inters para la empresa. A nivel interno consiste en un registro en la base de
datos de la gestin documental y un fichero de nombre aleatorio con extensin .ew ubicado en una carpeta
del sistema operativo.

Fichero: En cambio, un fichero es un elemento del sistema operativo que puede tener la extensin doc, xls,
pdf, txt o cualquier otro tipo y puede ser el origen de un documento.

IMPORTANTE: En Windows se puede asignar un programa para la apertura de los distintos ficheros segn
su extensin (*.doc - Word; *.xls - Excel; *.pdf - Acrobat Reader; etc.).
Desde la gestin documental de Eurowin se puede abrir un documento cuando el programa asignado al
fichero original se encuentre instalado en el terminal del usuario. Por ejemplo, para consultar o modificar un

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documento con extensin DOC desde un terminal, este terminal deber tener instalada la aplicacin
Microsoft Word que en Windows se ha asociado a este tipo de ficheros.

IMPORTANTE: Un documento de la Gestin documental de Eurowin y el fichero original son objetos
totalmente distintos y desenlazados. A partir de un fichero creamos un documento. Despus el fichero
original ya no tiene ninguna relacin con el documento de la gestin documental; cuando modificaremos el
documento no estaremos modificando el fichero original; si borramos un documento de la Gestin
documental, el fichero de Windows seguir existiendo. Y viceversa, si borramos o modificamos el fichero
original de Windows, el documento de la Gestin documental de Eurowin no se ver afectado.

1.2. Gestin de documentos

Creacin de documentos
Al crear un documento en la gestin documental el programa guarda fsicamente el fichero en la direccin
determinada por el campo RUTA del tipo asignado al documento. En el caso de que no se haya definido
una direccin fsica (RUTA) para el tipo de documento, se guardar en la direccin indicada en la
configuracin del mdulo.
NOTA: El fichero fsico creado por la Gestin documental no se puede abrir desde fuera de la Gestin
documental.

El sistema permite arrastrar un documento o una carpeta de Windows hacia Eurowin, a la pantalla principal
de la Gestin de documentos; Eurowin en funcin de la extensin del fichero propondr el tipo de
documento a asignar de la misma forma que al aadir un documento manualmente. La opcin de arrastre
est comentada en el captulo Creacin de documentos.

En el momento de crear el documento queda registrado el usuario y la hora de creacin.

Donde se guarda fsicamente el fichero de la gestin documental?
En la configuracin del mdulo se define la Ruta en la que se guardarn fsicamente los ficheros. Para cada
tipo de documento podemos definir una ruta distinta.
Por ejemplo, la direccin fsica en la que se guardarn los documentos de la gestin documental de Eurowin
puede ser \\servidor\ew800serv\modulos\gestdoc\docs\. El nombre del fichero es totalmente aleatorio: El
Ilustracin 1. Esquema de la relacin entre Documento y Fichero

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programa genera un nombre y aade la extensin .EW; de esta forma los documentos de la Gestin
Documental estn protegidos y solamente se pueden manipular desde Eurowin.

Por lo tanto, para un documento tenemos el nombre y la carpeta de la gestin documental que los asigna el
usuario durante la creacin y el fichero fsico con extensin .ew de nombre aleatorio ubicado en la ruta
indicada en el tipo de documento o en la configuracin del mdulo.

Encriptacin y seguridad en los documentos. Cmo se guarda el fichero .EW?
El documento se guarda segn el tipo de encriptacin definido en el tipo de documento.
- Encriptado, o
- Sin encriptar

Si en el tipo de documento se ha indicado que se debe guardar comprimido (opcin marcada por defecto)
se comprimir, pero siempre se asignar la extensin .EW.

El proceso que sigue un documento al ser guardado es el siguiente:
1. A partir del fichero con una extensin determinada se crea el documento con el fichero asociado de
extensin .ew.
2. Si hay que encriptar el fichero .ew se genera un nuevo fichero con extensin .ew.
3. Por ltimo, si hay que comprimir el fichero, se comprime en formato zip generando un nuevo fichero
tambin con extensin .ew.

En todos los casos solamente se guarda un fichero .ew por documento.

1.3. Gestin de permisos sobre los documentos

El sistema gestiona los siguientes permisos sobre los documentos:
- Creacin
- Modificacin
- Lectura
- Borrado

Pueden asignar permisos a un documento el usuario que lo ha creado y el usuario supervisor.

Se podrn definir los tipos de permisos en los tipos de documentos. De esta forma, al aplicar un tipo de
documento concreto a un documento, el sistema aplicar de forma automtica los permisos por usuarios o
departamentos. Ver asignacin de permisos.
En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin se pueden definir los permisos sobre los enlaces (los enlaces
son las opciones de Eurowin en las que aparecer la barra de la Gestin documental).
A travs de los perfiles de categoras de usuarios se pueden asignar los permisos por categora sobre los
tipos de documentos y sobre los enlaces.

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1.4. Copias de seguridad

Al realizar las copias de seguridad del mdulo con el programa Menrepa se puede hacer tambin la copia
de seguridad de la carpeta de documentos.
La opcin para realizar las copias de seguridad del mdulo de Gestin Documental (Incluir documentos
GESTDOC) est disponible a partir de la versin 8.7.36 de 20 de septiembre de 2007 o superior del
programa Menrepa.

1.5. Compatibilidades

El mdulo de Gestin documental de Eurowin est incluido en todas las versiones de Eurowin SQL y
Eurowin Solution 2.0 SQL y es compatible con todos los mdulos y opciones del programa.
Tambin est disponible para los programas Ew CRM SQL y Ew Atencin telefnica SQL.

En Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution SQL se instala como un mdulo.
En Ew CRM SQL y en Ew Atencin telefnica SQL est disponible cuando lo est en el servidor de Eurowin
SQL relacionado.

El mdulo de Gestin Documental est disponible en las actualizaciones de todos los sectoriales publicadas
a partir del da 15 de Abril de 2008 de Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution 2.0 SQL.

Ilustracin 2. El programa Menrepa
permite hacer copias de seguridad
de los documentos

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1.6. Requisitos

Los requisitos para trabajar con el mdulo Gestin Documental son los mismos que se necesitan para
Eurowin 8.0 SQL. Para distintas configuraciones de software y de hardware se pueden consultar en la
pgina de Internet http://www.eurowin.com/requisitos.

1.6.1. Ficheros necesarios

Polarzip.ocx: Permite la compresin de los documentos.
La instalacin de Eurowin instala este fichero automticamente.

1.6.2. Lmites a nivel fsico de los ficheros y las carpetas

Un fichero est limitado a un mximo de 2 Gb de tamao comprimido. Si ocupa ms de 2 Gb no se podr
comprimir.
El nmero mximo de ficheros por carpeta es de 65.000. Por lo tanto, no se podrn aadir ms ficheros a
una carpeta que tenga 65.000 ficheros.

1.7. Empezar a trabajar

Despus de instalar la Gestin documental de Eurowin es necesario realizar la configuracin del mdulo
para empezar a trabajar. El sistema crea de forma automtica la configuracin inicial mnima.
Al entrar la primera vez al mdulo aparece el Asistente de configuracin del mdulo de Gestin documental
con las siguientes opciones:
1. Definir categoras de usuarios
2. Configuracin y rutas
3. Asignar usuarios por categora
4. Definir derechos por categora y tipo de documento
5. Definir niveles de acceso por categora y enlace

La configuracin inicial del mdulo es la siguiente:
Ruta por defecto de los documentos
Nivel de encriptacin: Encriptado
Tamao mximo de compresin automtica 10 Mb
Captura de todos los usuarios de Eurowin para el mdulo
Tipo de documento 9999 - Documentos varios sin ninguna extensin asignada y todos los
permisos asignados para todos los usuarios.

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De todas formas, es recomendable crear la propia configuracin de rutas, permisos por usuario y tipo de
documento; tipos de documentos por extensin de ficheros, clasificaciones.

Configuracin del mdulo:
1. Seleccionar el mdulo Gestin documental Archivos Configuracin.
2. A continuacin tenemos que configurar los usuarios de Eurowin para el mdulo desde Archivos
Usuarios.
3. Por ltimo, hay que dar de alta los distintos tipos de documentos, creando como mnimo un tipo de
documento y un usuario con permiso de creacin; esto lo haremos desde Archivos Tipos de
documentos.

1.8. Esquema de funcionamiento de la Gestin Documental de
Eurowin

Gestin
documental de
Eurowin
Instalacin
Configuracin
(Asistente)
Configuracin
del mdulo
Configuracin
de usuarios
Creacin de tipos de
documentos y
asignacin de permisos
Asignacin de
permisos a los
enlaces
Crear y gestionar
documentos
Ilustracin 3. Esquema de trabajo del mdulo
de gestin documental de Eurowin

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1.9. Instalacin

El mdulo de Gestin Documental de Eurowin se instala a partir del CD de Eurowin 8.0 SQL o Eurowin
Solution 2.0 SQL ejecutando el programa Instalar.exe y siguiendo las indicaciones del asistente de
instalacin.
Nota: No se puede instalar con el programa Multiempresa.

Si Eurowin ya est instalado y solamente queremos instalar el mdulo, hay que desmarcar las opciones
Instalacin del servidor e Instalacin del cliente y marcar Instalacin de mdulos adicionales,
introduciendo la ruta al servidor de Eurowin.
En el apartado de Instalacin de los mdulos hay que marcar la opcin Gestin Documental. En ese
instante aparece el aviso siguiente
La instalacin de este mdulo requiere de licencia de instalacin
Por favor entre el cdigo de la licencia del mdulo: Gestin Documental

La licencia tiene el formato ME000000000000000 y se encuentra en la Hoja de registro del programa.

Ilustracin 4. Proceso de instalacin y registro
del mdulo de Gestin Documental

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Despus de introducir la licencia aparece el cdigo de instalacin, pulsamos el botn Siguiente y seguimos
las indicaciones del asistente hasta el final de la instalacin. Cuando termina la instalacin del mdulo se
solicita la validacin de la licencia; hay que pulsar el botn Internet para obtener el Cdigo de autorizacin.
Si el usuario no dispone de conexin a Internet tiene que solicitar el cdigo de autorizacin al departamento
de Atencin y Soporte de Eurowin llamando al telfono 902.888.002.

Despus de terminar la instalacin del mdulo, al entrar al programa desde los terminales se crea la carpeta
Gestdoc dentro de la carpeta del terminal y se copian los ficheros Gestdoc.vct, Gestdoc.vcx y
gestiondoc.exe de la carpeta modulos\ewgestdoc\classes\ del servidor de Eurowin. Sin esta carpeta y
ficheros el mdulo de Gestin documental no se puede ejecutar en el terminal.

La instalacin crea la carpeta Scanner dentro de la carpeta del mdulo del servidor de Eurowin. Esta carpeta
contiene el programa Setup.exe necesario para instalar la aplicacin del escner para aadir documentos a
la gestin documental.

Ilustracin 5. Nueva carpeta GestDoc
en el terminal de Eurowin

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1.10. Asistente de configuracin del mdulo de Gestin
documental

Despus de instalar el mdulo de Gestin Documental, cuando el usuario SUPERVISOR entra en Eurowin la
primera vez y todava no existe ningn perfil de categoras, aparece el asistente de configuracin.
En el men Herramientas se encuentra la opcin "Asistente de
configuracin de Gestin documental" desde donde se puede
ejecutar el asistente en el momento en el administrador del sistema lo
crea oportuno. Al ejecutar esta opcin aparece el siguiente aviso:
"Recuerde que al iniciar el asistente perder las configuraciones
ya definidas anteriormente"

El asistente tiene 5 pasos:
1. Definir categoras de usuarios: Permite crear las Categoras de los usuarios.
2. Configuracin y rutas: Permite configurar los siguientes datos:
a. Ruta por defecto de los documentos. Es la ruta en la que se guardan los documentos si no
se indica otra ruta en el tipo de documento.
b. Nivel encriptado de los documentos: Indicar si se guardan los documentos encriptados o
sin encriptar.
c. Tamao mximo (mb) de compresin automtica.
3. Asignar usuarios por categora: Permite asignar los usuarios de la aplicacin a una categora con el
fin de aplicar los permisos por categora en lugar de individualmente.
4. Definir derechos por categora y tipo de documento: Permite asignar los permisos sobre los tipos de
documento a cada una de las categoras que se han creado en el paso 1.
5. Definir niveles de acceso por categora y enlace: Permite asignar los permisos sobre los enlaces a
cada una de las categoras.

Con estos pasos se consigue tener la configuracin mnima para que los usuarios puedan empezar a
trabajar con los documentos, creando los perfiles de categoras y asignando permisos a los usuarios a
travs de estos perfiles. De todas formas, es aconsejable revisar las opciones de configuracin del mdulo y
los mantenimientos para completar el sistema de trabajo con el mdulo de Gestin Documental de Eurowin.

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Ilustracin 6. Asistente de
configuracin del mdulo de
gestin documental

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2. Mdulo Gestin Documental de Eurowin

Las opciones del mdulo Gestin Documental se encuentran en tres mens desplegables:
Archivos: Tiene la opcin de configuracin y los mantenimientos del mdulo.
Documentos: Contiene la opcin para abrir la pantalla principal de la gestin documental.
Listados: Da acceso a los listados del mdulo.

En los siguientes captulos se describe el funcionamiento de las opciones del programa.

Ilustracin 7. Men de la Gestin Documental

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3. Archivos

El men Archivos contiene las siguientes opciones:
Configuracin
Categoras de usuarios
Usuarios
Pantallas de Eurowin
Perfiles de categoras
Clasificaciones
Grupos de clasificacin
Propiedades de un documento
Tipos de documentos

3.1. Configuracin

La configuracin del mdulo permite definir los siguientes datos:

3.1.1. General

Ruta por defecto de los documentos: Ruta en la que se guardan fsicamente los documentos de la Gestin
documental de Eurowin.
Nivel encriptacin de los documentos: Encriptacin que se aplicar por defecto a los documentos de la
gestin documental: Encriptado o no encriptado. Ofrece un nivel ms alto de proteccin de los documentos.
Tamao mximo (mb) de compresin automtica de documentos: Al crear un documento, cuando el
tamao del fichero es menor que el que hemos indicado en este dato, el sistema marcar automticamente
la opcin Doc. comprimido en la pantalla de propiedades. De esta forma se agiliza el funcionamiento del
programa puesto se comprimen automticamente los documentos ms pequeos y los documentos
mayores se comprimen slo cuando el usuario marca la opcin manualmente. (Ver Doc. comprimido en las
propiedades del documento ms adelante en este manual). Al aceptar la pantalla de propiedades, si est
marcada la opcin Doc. comprimido se realiza la compresin del fichero .ew correspondiente al
documento.

Nota: Esta configuracin se utilizar cuando no se especifiquen valores distintos en otras opciones del
programa.

Contadores
Documentos: Contador de documentos creados o aadidos a la gestin. Para cada empresa se asigna
automticamente un nmero de 8 cifras en la que la cifra ms significativa es el nmero de orden de la

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empresa en la lista de empresas. De esta forma se pueden tener contadores diferenciados para cada
empresa.

3.1.2. Opciones

En la pgina Opciones se pueden configurar acciones concretas del mdulo. En el pie de la pantalla se
ofrece una explicacin de la opcin seleccionada.

Las opciones son:
Entrar observaciones al crear una nueva versin: El sistema muestra las propiedades del
documento despus de haber creado una nueva versin de un documento.
Guardar copia local de documentos en modo de lect./escritura: En el momento de obtener una
copia local de un documento, si no est marcada esta opcin se guardar una copia del
documento marcada como de slo lectura. Si esta opcin est marcada, la copia del documento
queda sin la marca de slo lectura y se podr modificar en la ruta local.

Ilustracin 8. Configuracin

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3.1.3. Factura / Firma digitalizada

La pgina Factura / Firma digitalizada slo aparece cuando en la empresa de Eurowin est marcada la
opcin "Activar factura electrnica".
En ella se asigna el tipo de documento correspondiente a:
Facturas electrnicas de venta
Facturas electrnicas de compra
Firmas digitalizadas de los albaranes de venta.

3.2. Categoras de usuarios

El mantenimiento de Categoras de usuarios permite dar de alta las categoras que se asignarn a los
usuarios. Despus en los perfiles de categoras se asignarn los permisos a los usuarios.

Botonera

La botonera se encuentra en todos los mantenimientos del programa.
Permite navegar entre los registros del mantenimiento: Ir al primero, al anterior, al siguiente y al ltimo.
Imprimir la lista de registros del mantenimiento.
Borrar: Borrar el registro actual.
Nuevo: Crear un registro nuevo.
Editar / Aceptar: Entrar en el modo de edicin / Aceptar las modificaciones realizadas.
Cancelar: Cancelar las modificaciones realizadas en el modo de edicin.
Salir: Cerrar la pantalla del mantenimiento.

3.3. Usuarios

La configuracin de usuarios permite definir la configuracin de los usuarios de Eurowin para el mdulo de
Gestin Documental y asignarle una categora.
Ilustracin 9. Mantenimiento de categoras de usuarios

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Se pueden asignar los permisos de creacin, modificacin, lectura y borrado para cada tipo de documento.
Y los permisos de lectura o total a cada pantalla de Eurowin.
Al crear un nuevo usuario en Eurowin tambin aparecer la pantalla de usuarios de la gestin documental.

En la asignacin de permisos en el mantenimiento de tipos de documentos, en el mantenimiento de
pantallas de Eurowin y en el mantenimiento de perfiles de categoras se pueden incluir los usuarios a travs
de la categora.

Usuario: Cdigo del usuario de Eurowin.
Categora: Categora del usuario.

En la parte inferior, el botn Opciones tiene dos
Copiar accesos: Copia los permisos de los tipos de documentos y pantallas de Eurowin del
usuario actual a los usuarios seleccionados de la lista.
Refrescar permisos en documentos: Revisa los permisos del usuario en todos los documentos
de la aplicacin segn la nueva configuracin.

3.4. Pantallas de Eurowin

En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin (o enlaces) se pueden definir los permisos de los usuarios
sobre las pantallas de Eurowin en las que aparecer la barra de herramientas de la gestin documental.
Definicin de enlace: Un enlace se refiere a la pantalla de un mantenimiento o documento de Eurowin; la
barra de enlace de la gestin documental aparece en la pantalla de Eurowin segn los permisos asignados a
cada usuario.

Los enlaces no se pueden ni crear, ni modificar, ni borrar. Desde el mantenimiento de pantallas de Eurowin
se asignan los permisos de los usuarios sobre los enlaces existentes.

Ilustracin 10. Configuracin de usuarios

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Las pantallas de Eurowin en las que puede aparecer la barra de herramientas son:

Albaranes de compra Albaranes de venta Artculos
Asientos Clientes Consulta de Series
Cuentas contables Depsitos de venta rdenes de trabajo servicios)
Pedidos de compra Pedidos de venta Presupuestos de venta
Previsiones de cobro Previsiones de pago Propuestas compra
Proveedores Servicios Vendedores
EwCRM - Operaciones EwCRM Tareas Atencin telefnica Expedientes

En primer lugar buscamos la pantalla introduciendo el cdigo manualmente o seleccionndolo de la lista que
aparece al pulsar la tecla F4. En las pestaas Permisos y Sin permisos aparecen todos los usuarios, segn
los permisos asignados.
Se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios o por categora, segn se describe a
continuacin:

Pgina Permisos

Para asignar los permisos directamente a los usuarios hay que pulsar el botn Editar. Con el botn Aadir
usuario se inserta una nueva lnea al final. Con el botn se selecciona un usuario y aparece la pantalla de
asignacin del tipo de permiso; al aceptar se introduce el usuario en la pgina Permisos con los permisos
asignados.
Para quitar los permisos a un usuario hay que seleccionar el usuario y pulsar el botn Borrar usuario. A partir
de ese momento, el usuario aparecer en la pgina Sin permisos.
Para asignar los permisos por categora hay que pulsar el botn Aadir categora; el programa solicita el
cdigo de la categora. Al aceptar aparece la pantalla de seleccin del tipo de permiso: Denegado, Lectura o
Total. Despus de seleccionar uno y aceptar se aplica el permiso a todos los usuarios que tienen asignada
la categora seleccionada.

Pgina Sin permisos

En la pgina Sin permisos aparecen los usuarios que no tienen ningn permiso sobre el enlace con la
pantalla de Eurowin. Podemos asignar permisos a estos usuarios marcando el campo de validacin que se
encuentra a la derecha de cada usuario; al aceptar aparece la pantalla para seleccionar los permisos que se
desea asignar a los usuarios marcados: Denegado, Lectura o Total. Si marcamos Lectura o Total, estos
usuarios desaparecen de la pestaa Sin permisos y aparecen en la pestaa Permisos con el permiso
asignado.

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3.5. Perfiles de categoras

La opcin Perfiles de categoras sirve para definir plantillas de permisos (o perfil de categora) por tipo de
documento y por enlace. Los permisos son de creacin, modificacin, lectura y borrado y se pueden aplicar
a los usuarios por categoras.
Un usuario pertenece a un perfil de categoras cuando tiene los mismos permisos que el perfil. Inicialmente
un usuario no tiene ningn permiso ni sobre los nuevos tipos de documentos ni sobre los enlaces. Al usuario
se le asigna una categora; en este momento sigue teniendo los mismos permisos que tena antes.
Para aplicar los permisos de un perfil de categoras a todos los usuarios de la categora hay que definir los
permisos del perfil; al aceptar el perfil se aplican los permisos de tipo de documento y de enlaces a todos los
usuarios de la categora que no estn excluidos del perfil.
Para incluir un usuario de una categora al perfil de la misma categora hay que asignarle los mismos
permisos que el perfil; esto se puede hacer de dos formas: Asignando al usuario los permisos del perfil o
asignando al perfil los permisos del usuario.
Las exclusiones no se definen desde el mantenimiento de perfiles si no que se producen al asignar permisos
distintos de los del perfil a los usuarios que pertenecen a la categora del perfil desde el mantenimiento de
tipos de documentos o desde el mantenimiento de enlaces. Si desde estos dos ltimos mantenimientos se
asignan al usuario los mismos permisos que tiene el perfil, el usuario volver a ser incluido en el perfil y ya no
aparecer en la pgina de exclusiones.

En definitiva, desde el mantenimiento de perfiles de categoras se asignan permisos globales para la
categora. Un perfil est inevitablemente asociado a una categora, aunque son conceptos y ficheros
distintos y pueden llegar incluso a tener nombres distintos.

El funcionamiento es el siguiente: Con el botn podemos buscar y capturar una categora; se puede
introducir el cdigo directamente o se puede buscar secuencialmente con la botonera de navegacin.
Ilustracin 11.
Mantenimiento de
Pantallas de Eurowin

23
Despus de seleccionar una categora se puede consultar la lista de usuarios de la misma pulsando el botn
Usuarios.
La pgina de perfiles de categoras tiene tres pestaas:
Tipos de documentos: Muestra todos los tipos de documentos existentes con los permisos
asignados en el perfil. Estos permisos se pueden modificar manualmente.
Enlaces: Aparecen todas las pantallas de Eurowin existentes con el tipo de permiso asignado en
el perfil (Denegado, Lectura o Total). Se puede cambiar.
Exclusiones: Muestra los usuarios que pertenecen a la categora del perfil pero que tienen los
permisos distintos a los del perfil, bien por tipo de documento bien por enlace. En las
subpginas Tipo de documento y Enlaces se muestran los permisos del usuario seleccionado.
No se pueden modificar desde aqu; si es necesario se debern modificar desde los
mantenimientos de tipos de documentos o de enlaces.
Con el botn Incluir en el perfil se pueden asignar los mismos permisos del perfil al usuario
seleccionado as queda incluido en el perfil.

Al pulsar el botn Opciones aparecen dos opciones:
Refrescar opciones: Reasigna los permisos del perfil a los usuarios incluidos en el perfil. Para ello, el
usuario debe Aceptar el siguiente mensaje
"Revisar los permisos de este perfil puede durar varios minutos
Ilustracin 12. Mantenimiento de
Perfiles de categoras

24
Desea realizar la revisin de todas formas"

Aadir tipos de documentos y enlaces: Permite aadir al perfil los tipos de documentos y enlaces a
las pantallas de Eurowin creados despus de la configuracin inicial del perfil.
Aparece el siguiente aviso:
"Desea aadir todos los tipos de documento y enlaces que no est incluidos en el
perfil actual?

3.6. Clasificaciones

El mantenimiento de clasificaciones permite definir los distintos tipos de clasificaciones que queremos tener
para los documentos. Los documentos se pueden clasificar desde la pantalla de propiedades.

Cdigo: Cdigo de la clasificacin.
Nombre: Nombre de la clasificacin.

Ejemplos de clasificacin: Anlisis, manual de usuario, informacin tcnica, catlogo.

3.7. Grupos de clasificacin

A un documento se le pueden asignar tantas clasificaciones como sean necesarias. El mantenimiento de
grupos de clasificacin permite definir los distintos grupos de clasificaciones donde cada grupo de
clasificacin puede tener asignadas mltiples clasificaciones.
Desde la pantalla de gestin de documentos podremos realizar el filtro por clasificacin o por grupo de
clasificaciones.

Cdigo: Cdigo del grupo de clasificacin.
Nombre: Nombre del grupo de clasificacin.
Clasificaciones asociadas al grupo: Cdigo y nombre de las distintas clasificaciones que se agrupan.
Insertar lnea: Aade una lnea al final para la introduccin de una clasificacin.
Borrar lnea: Borra la lnea actual.
- F4: Permite buscar y seleccionar una clasificacin.
Ilustracin 13. Mantenimiento de tipos de clasificaciones

25
- F5: Permite crear una clasificacin.

Ejemplos de grupos de clasificacin: Estudios, publicidad.

3.8. Propiedades de un documento

El mantenimiento de propiedades de un documento permite definir diferentes propiedades adicionales que
el usuario podr aadir de forma dinmica a un tipo de documento y a un documento de la gestin
documental de Eurowin.

Cdigo: Cdigo de la propiedad.
Nombre: Nombre de la propiedad.
Tipo: Tipo del valor de la propiedad:
Texto: Permitir introducir cualquier carcter en el valor de la propiedad.
Fecha: Permitir introducir valores de fecha en la propiedad.
Hyperlink: El valor de la propiedad ser un enlace a Internet.
Link documento: El valor de la propiedad ser un enlace a un documento de Eurowin.
Lista: Para introducir un valor en la propiedad el usuario deber seleccionar una opcin de la lista.
Numrico: En la propiedad solamente se podrn introducir valores numricos.

Mscara: Mscara que se aplicar al objeto. Slo para el tipo Numrico.
Contenido de la lista: Lista de opciones a seleccionar para cada una de las propiedades de tipo Lista.

Ilustracin 14. Mantenimiento de grupos de clasificaciones

26

3.9. Tipos de documentos

El mantenimiento de tipos de documentos permite definir los distintos tipos de documentos que puede
gestionar el mdulo de Gestin documental. Este concepto tiene mucha importancia a lo largo de todo el
mdulo, sobre todo en lo que se refiere a permisos de los usuarios sobre los documentos. Como mnimo
deberemos tener un tipo de documento con un usuario que tenga permiso de creacin y lectura. En cada
tipo de documento debe haber al menos un usuario con permiso de creacin, puesto que de lo contrario
nadie podr crear documentos de ese tipo.

Cada documento se puede identificar, entre otros conceptos, segn un tipo de documento. El tipo de
documento se asigna en principio segn la extensin del fichero a partir del cual se crea el documento en la
gestin documental. Si el usuario no tiene permiso de creacin sobre el tipo de documento correspondiente
a la extensin del fichero, se asignar automticamente el primer tipo de documento para el que el usuario
tenga permiso de creacin y el usuario podr cambiarlo. Un usuario sin permiso de creacin en todos los
tipos de documento no podr crear documentos.
Para un usuario que no tiene permiso de creacin sobre un tipo de documento, el tipo no aparecer en la
lista desplegable de tipos de documentos en las propiedades del documento aunque el fichero tenga la
extensin asignada al tipo.
Cada tipo de documento tiene una serie de propiedades: Los documentos de un tipo determinado se
guardan en la misma direccin fsica (ruta) que puede ser distinta a la seleccionada por defecto en la
configuracin del mdulo; podemos definir un tipo de encriptacin y los permisos de los usuarios, los cuales
se asignarn a los usuarios por defecto segn el tipo de documento al crear un documento; despus el
usuario podr cambiar estos valores para cada documento desde la gestin.

Ilustracin 15. Mantenimiento de
propiedades adicionales de documentos

27

Ejemplos de tipos de documentos: Word, Excel, Texto, PDF, Imagen.

Cdigo: Cdigo del tipo de documento.
Nombre: Nombre del tipo de documento.
Ruta: Ruta del sistema operativo en la que se guardan los ficheros con extensin .ew de los documentos
correspondientes al tipo de documento. Por defecto tendr el valor de la ruta indicada en la configuracin
del mdulo.
Carpeta: Carpeta de la gestin documental en la que se guardan los documentos del tipo. Si no se indica
ninguna carpeta, al crear un nuevo tipo de documentos se crea y asigna automticamente una carpeta con
el mismo nombre.
Extensiones: Extensiones de los ficheros separadas por comas. Al aadir un documento a la gestin
documental se utiliza la extensin del fichero original para asignar las propiedades del tipo de documento.
Clasificacin obligatoria: Al introducir un nuevo documento en la gestin documental, en la pantalla de
Propiedades del documento el programa requiere la clasificacin del documento. Si no se ha indicado
ninguna clasificacin, al pulsar el botn "Aceptar" aparece el siguiente aviso:
"Para poder aceptar este documento tiene que haber una clasificacin asignada"
Imprimir documento EW: Al imprimir el documento de Eurowin (albarn, ficha de cliente, etc.), el programa
ofrece la posibilidad de imprimir tambin los documentos de la gestin documental asociados al documento
que se imprime, cuyo tipo de documento tiene marcada esta opcin. Esta funcin solamente est disponible
cuando aparece la barra de enlace en la pantalla de Eurowin.

Ilustracin 16. Mantenimiento de tipos de documentos

28

Permisos: Permisos por usuario. En el apartado asignacin de permisos se explica el funcionamiento.
Usuario: Cdigo del usuario.
Creacin: Si est marcado, el usuario podr crear documentos de este tipo. Si no est marcado, el
tipo de documento no aparecer en la lista de tipos de documento en la pantalla de creacin de
documentos para el usuario, aunque la extensin coincida.
Modificacin: Si est marcado, el usuario podr modificar documentos de este tipo.
Lectura: Si est marcado el usuario podr consultar documentos de este tipo.
Borrado: Si est marcado, el usuario podr borrar documentos de este tipo.
Botn Aadir categora: Permite introducir una categora. Todos los usuarios que tienen asignada
esta categora se capturarn automticamente en la pgina de permisos del tipo de documento.
Botn Aadir usuarios: Permite introducir todos los usuarios a la pgina de permisos.

Usuarios sin permiso: Presenta los usuarios que no se han incluido en la lista de permisos por usuario. Los
usuarios sin permiso no vern el tipo de documento y no lo podrn utilizar al aadir documentos, al
modificar las propiedades de los mismos o al buscar documentos.

Propiedades: Aqu se indican las caractersticas que se asignarn automticamente al crear los documentos
pertenecientes al tipo de documentos:
Propiedades de seguridad
Tipo de encriptacin: Sin encriptacin y Encriptado.
Ilustracin 17. Tipos de
documentos: Ejemplo de
funcionamiento de la opcin
"Imprimir documento EW"

29
Versiones: Nmero mximo de versiones que podrn tener los documentos del tipo; 0
(cero) indica que no hay lmite de versiones. El sistema guardar las ltimas versiones de los
documentos del tipo de documento, de forma que a partir de que se alcance este lmite se
borrarn automticamente las versiones ms antiguas al grabar las versiones nuevas. De
esta forma podemos ahorrar espacio en el disco duro. Si indicamos un 4 significa que el
sistema guardar las 4 ltimas versiones del documento, las ms antiguas se irn
perdiendo.
Propiedades adicionales del documento: Podremos asignar las propiedades adicionales creadas en
la opcin Propiedades de un documento indicando para cada propiedad el valor que se asignar
por defecto al crear los documentos del tipo.

Botn Refrescar: Al pulsar este botn se regeneran los permisos de todos los usuarios para todos los
documentos del tipo de documento segn la configuracin actual de los permisos de los usuarios
eliminando los accesos individuales.

30
4. Documentos

4.1. Gestin documental

La pantalla de gestin documental es el ncleo del mdulo. Es donde se presentan los documentos y desde
donde se pueden ver y modificar las propiedades de los documentos, modificarlos, consultarlos,
organizarlos en carpetas.

Cmo se puede ver la lista de documentos que tenemos en la gestin documental?

PASO 1
En primer lugar, para ver los documentos se puede aplicar un filtro. Hay que marcar las caractersticas
comunes que deben tener los documentos que se desea que aparezcan en la pantalla. Si no indicamos
ningn filtro (dejando los campos de la pestaa Filtros segn se presentan al mostrar la pantalla) aparecen
todos los documentos del elemento o carpeta seleccionados.
Despus de seleccionar los filtros hay que pulsar el botn Refrescar.

Conceptos del filtro
Cuenta: Cuenta contable (cliente o proveedor) de la que se van a mostrar los documentos asociados.
Artculo: Cdigo del artculo.
Fut.Cli.: Nmero de futuro cliente.
Ilustracin 18.
Gestin de
documentos

31
: Este botn permite realizar la bsqueda de una cuenta, un artculo o un futuro cliente, dependiendo del
campo seleccionado en el momento de pulsarlo. La misma funcin la podemos realizar con la tecla F4.
Ttulo de documento: Ttulo de documento que buscamos. Puede haber ms de un documento con el
mismo ttulo. No se realiza la bsqueda intermedia, el ttulo debe ser exacto.
Grupos: Posibilidad de seleccionar un grupo de clasificacin de la lista desplegable o todos.
Tipos Doc.: Posibilidad de seleccionar un tipo de documento de la lista desplegable o todos.
Clasificacin: Posibilidad de seleccionar una clasificacin de la lista desplegable o todas.
Fecha: Intervalo de fechas de los documentos. Podemos indicar si queremos filtrar por fecha de creacin,
fecha de ltima lectura o fecha de ltima modificacin.
Filtro por palabras clave: Al marcar esta opcin se presenta la pantalla para introducir las palabras clave que
se utilizarn para filtrar los documentos a mostrar.
Filtro por propiedades adicionales: Al marcar esta opcin el programa presenta una pantalla con las
propiedades creadas por tipo de documento o todas, en la que podemos seleccionar las propiedades y el
intervalo de valores para cada una de ellas que se incluir en el filtro de los documentos. En la opcin filtro
por propiedades adicionales ms adelante en este manual se explica este tema con ms detalle.

PASO 2a
A continuacin con el botn Refrescar podemos ver:
En la pestaa Cuentas la lista de artculos, cuentas y futuros clientes
En la pestaa Docs Eurowin la lista de documentos de Eurowin

que tienen asociado algn documento que cumple con las condiciones del filtro indicado en el PASO 1.
Al seleccionar un elemento se mostrar la lista de los documentos asociados con dicho elemento y que
cumplen con las dems condiciones del filtro.

PASO 2b
O podemos seleccionar una carpeta de Mis documentos en la pestaa Mis docs. o una carpeta de la
estructura general de carpetas en la pestaa Carp. Documentos. Desde aqu, adems de gestionar las
carpetas podemos seleccionar una carpeta. El programa mostrar los documentos contenidos en la carpeta
seleccionada que cumplen con los filtros indicados en el PASO 1.

Ilustracin 19. rboles de Cuentas, Documentos de
Eurowin, Mis documentos y Carpetas de documentos

32
4.1.1. Cuentas

En la pestaa Cuentas aparecen en forma de rbol desplegable los artculos, clientes, proveedores y futuros
clientes que tienen documentos de la gestin documental asociados.

4.1.2. Docs Eurowin

En la pestaa Docs. Eurowin aparecen en forma de rbol desplegable los documentos de Eurowin que
tienen algn documento de la gestin documental enlazado.

4.1.3. Mis docs.

Desde la pestaa Mis docs. se encuentran los documentos del usuario actual segn tres apartados:
Mis documentos: Documentos que el usuario ha guardado en su propia estructura de carpetas.
Documentos abiertos: Documentos que el usuario tiene bloqueados porque los est modificando.
Clasificados: Presenta los documentos del usuario por clasificacin.

En las propiedades del documento se encuentra el campo Ruta mis docs. A partir de este campo el usuario
puede crear su propia estructura privada de carpetas y asignar en ella los documentos dados de alta en el
sistema.

Por ejemplo: Tenemos el documento Manual F-210 asignado al artculo F-210.
Con el usuario supervisor, entramos en Mis Docs y creamos la carpeta Nuevos docs.
En el campo Ruta mis docs. de las propiedades del documento Manual F-210 asignamos la carpeta
Nuevos docs.
Los dems usuarios podrn ver nicamente el documento Manual F-210 asociado al artculo F-210.
En cambio, el usuario supervisor lo podr ver en el artculo y en la carpeta Mis docs Nuevos docs.
La carpeta Nuevos docs es una carpeta privada del supervisor.
Cada usuario puede crear su propia estructura de carpetas para organizar los documentos a su manera.
En este proceso los documentos no se duplican. Es decir, si el usuario supervisor modifica el documento
Manual F-210 desde su carpeta Nuevos docs, estar modificando el documento del artculo F-210.

4.1.4. Carp. Documentos

Muestra las carpetas que contienen los documentos de la gestin documental.
En las propiedades del tipo de documento de los documentos se indica la carpeta en la que se guardan
todos los documentos del tipo. En el captulo men contextual de carpetas se explica cmo crear las
carpetas de la gestin documental. Esta estructura de carpetas es comn para todos los usuarios.

33
4.1.5. Gestin de documentos

En la gestin de documentos aparecen los documentos del elemento seleccionado que cumplen los filtros
indicados, con la siguiente informacin:

En la primera columna aparece:
Una figura de color rojo cuando el documento est siendo modificado por otro usuario.
Una figura de color verde cuando el documento lo est modificando el usuario actual.
En blanco cuando el documento est libre.

En la segunda columna aparece el icono segn la extensin del fichero original del documento. Ver la lista
de programas e iconos reconocidos por la gestin documental de Eurowin.
Ttulo del documento: Ttulo o nombre dado al documento al aadirlo a la gestin documental.
Esc.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de escritura.
Lect.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de lectura.
Fichero: Nombre del fichero original a partir del cual se ha creado el documento de la gestin documental.
Vers.: Nmero de la ltima versin del documento.
Usuario: Usuario que est modificando el documento en este momento.
Creacin: Fecha de creacin del documento en la gestin documental.
EW: Indica si el documento est relacionado con un documento o cuenta de Eurowin, permitiendo la
navegacin al mismo.

Al pulsar con el botn derecho del ratn aparece el men contextual de documentos con las acciones que
el usuario puede realizar sobre el documento seleccionado o para crear un nuevo documento.

Estas opciones estn explicadas en el apartado Men contextual Nuevo documento.

Al crearlo, el documento hereda las propiedades del tipo de documento que le hemos asignado.
Ilustracin 20. Acciones del men contextual
de la gestin de documentos

34
En la parte inferior de la pantalla se muestran las propiedades, versiones y permisos del documento
seleccionado divididas en cuatro pestaas:

- Propiedades del documento
- Propiedades adicionales
- Versiones del documento
- Permisos del documento

4.1.6. Propiedades del documento

- Ttulo del documento: Nombre del documento en la gestin documental.
- Nombre del fichero: Nombre del fichero que dio origen al documento.
- Versiones: Nmero de versiones existentes del documento.
- Fecha de la ltima lectura.
- Fecha de la ltima modificacin.
- Observaciones.

4.1.7. Propiedades adicionales

Muestra el nombre y el valor de las propiedades adicionales del documento actual asignadas por tipo de
documento.

4.1.8. Versiones del documento

Para cada versin del documento muestra la siguiente informacin:
- Ver.: Nmero de versin
- Ult. Usuario Lec.: ltimo usuario de lectura
- Fecha lectura
Ilustracin 21. Propiedades del
documento
Ilustracin 22. Propiedades
adicionales del documento

35
- Ult. Usuario Modificacin: ltimo usuario de modificacin
- Fecha modificacin
- Observaciones: Presenta las observaciones que el usuario ha introducido para la versin del
documento.

4.1.9. Permisos del documento

Presenta los permisos que tienen los usuarios sobre el documento seleccionado. Se pueden cambiar los
permisos de un usuario marcando el usuario en el campo de la derecha y pulsando el botn
correspondiente a los permisos que le vamos a otorgar. Ver asignacin de permisos.
Permisos: Pestaa en la que aparecen los usuarios que tienen algn permiso sobre el documento:
Modificacin, Lectura, Borrado.
Acceso denegado: Pestaa en la que aparecen los usuarios con acceso denegado al documento, los que
no tienen ningn permiso sobre el mismo.

Ilustracin 23. Versiones del
documento

36
5. Opciones generales del mdulo de Gestin
Documental

Despus de comentar las distintas pantallas que aparecen en la gestin documental se describen las
funciones y procedimientos que se pueden ejecutar desde el programa.

5.1. Creacin de documentos

Cmo podemos crear documentos en la gestin documental?

Con la opcin Gestin documental del men Documentos se abre la pantalla Gestin de documentos.
Al pulsar el botn derecho del ratn sobre la pantalla blanca aparece el men contextual con la opcin
Aadir nuevo documento. El sistema pide un fichero y una vez seleccionado presenta la pantalla de
propiedades para el nuevo documento.
En el momento de crear o aadir un documento a la gestin documental el sistema intenta asignar el tipo
de documento segn la extensin del fichero original y de los permisos de creacin que tenga el usuario
sobre los tipos de documento. Adems presenta las propiedades adicionales (si existen) para que el usuario
introduzca los valores de las mismas correspondientes al nuevo documento.
Tambin podemos crear documentos siguiendo el mismo procedimiento, desde cualquier opcin del
programa en la que aparezca la pantalla de documentos, pulsando encima de la pantalla blanca con el
botn derecho del ratn, por ejemplo al consultar los documentos asociados desde el mantenimiento de
clientes.

Ilustracin 24. Al
consultar un
documento se
pueden aadir
nuevos
documentos
pulsando el botn
derecho del ratn
en la pantalla de
documentos

37

Podemos crear documentos con las opciones Aadir nuevo documento, Aadir nuevo documento
mediante escner del men contextual de documentos.
Desde la barra de enlace en las distintas pantallas de Eurowin para los cuales el usuario tiene definido
acceso total en el mantenimiento de tipos de enlace.
Otra forma de dar de alta documentos es arrastrar un documento con el botn izquierdo del ratn desde
una carpeta de Windows a la pantalla de gestin de documentos. Al soltar el botn del ratn encima de la
pantalla de gestin de documentos aparece la pantalla para asignar las propiedades.
Tambin podemos arrastrar una carpeta completa de Windows. En este caso en la Gestin documental
primero se crear una carpeta nueva con el mismo nombre (se puede cambiar en la pantalla de
propiedades) y despus se aaden dentro de la nueva carpeta todos los documentos que contiene la
carpeta de Windows.
Al soltar la carpeta dentro de la gestin de documentos aparece la pantalla de propiedades del documento.
El artculo, cuenta o futuro cliente que asignemos se aplicar para todos los documentos que se aaden en
la carpeta en ese momento. A cada documento se le asigna el mismo nombre del fichero original pero sin
extensin y se le asigna el tipo de documento segn la extensin del fichero. En el caso de que el usuario no
tenga permisos para crear el tipo de documento de la extensin del fichero, se asigna el primer tipo de
documento para el cual el usuario tiene permiso de creacin. Como se ha comentado anteriormente, si el
usuario no tiene el permiso de creacin sobre ningn tipo de documento, aparecer la pantalla de
propiedades pero no podr aadir ningn documento y tampoco se crear la carpeta.
La nueva carpeta la podemos ver desde la pantalla principal de la gestin documental, en la pestaa Carp.
Documentos Documentos.

5.2. Men contextual de documentos

El men contextual de documentos aparece en la pantalla de la Gestin documental y en la pantalla
Documentos asociados, al pulsar el botn derecho del ratn en la zona de documentos. Tiene las siguientes
opciones:
Propiedades del documento
Ver documento Eurowin
Aadir nuevo documento
Aadir nuevo documento mediante escner
Abrir documento de slo lectura
Modificar documento
Guardar cambios del documento modificado
Cancelar modificacin del documento
Eliminar documento
Mover documento
Guardar copia local del documento
Imprimir documento office

38
Enviar documento por e-mail
Enlazar documento con otro documento
Enlazar documento con un documento de Eurowin
Ver versiones del documento

5.2.1. Propiedades del documento

Desde la opcin Propiedades del documento podemos consultar y cambiar las propiedades del documento
seleccionado.

Permisos: El usuario debe tener acceso de lectura para ver las propiedades y de modificacin para poderlas
cambiar.

Campos

El primer campo que aparece es el cdigo interno del documento. No se puede modificar.
Tipo de documento: Nombre del tipo de documento. Permite cambiar el tipo de documento
seleccionndolo de la lista desplegable.
Cuenta, Artculo, Fut. Cli.: Cdigo de la cuenta de Eurowin (cliente o proveedor), artculo o futuro cliente
asignado al artculo. Un documento se debe asignar siempre a una cuenta, artculo o futuro cliente
obligatoriamente.
Ruta en Mis Docs: Carpeta privada del usuario en la que se ubicar el documento.
Ruta documento local: Ruta en la que se descarga el documento cuando el usuario lo modifica.
Clave acceso escritura.
Ilustracin 25. Propiedades de un documento

39
Clave acceso lectura.

Pginas

Propiedades:
Ttulo del documento: Nombre del documento en la gestin documental.
Nivel encriptacin: Encriptado o Sin encriptar.
Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento. Esta opcin se marca automticamente al
crear un documento cuando el fichero original tiene un tamao menor que el indicado en la opcin
de configuracin del mdulo Tamao mximo (mb) de compresin automtica de documentos. Se
puede marcar y desmarcar segn las necesidades. En el momento de aceptar el formulario de
propiedades, el documento se comprimir o descomprimir segn el estado de la opcin: Si la
opcin Doc. comprimido est marcada se comprimir el documento si no estaba comprimido; si
no est marcada se descomprimir si estaba comprimido.
Creado por: Usuario y fecha de creacin del documento en la gestin documental.
Adicionales: Valor de las propiedades adicionales segn el tipo de documento para el documento.
Observaciones: Comentarios sobre el documento.
Palabras clave: Palabras clave asignadas al documento que servirn para facilitar la bsqueda de
documentos.
Clasificaciones: Clasificaciones del documento.

Botones

Enl. Eurowin: Al pulsar este botn aparece la pantalla Enlace a un documento de Eurowin mediante la cual
se puede enlazar manualmente el documento de la gestin documental con un documento, cuenta o
artculo de Eurowin. Habitualmente para enlazar un documento con un documento de Eurowin lo haremos
desde la barra de herramientas visible en la pantalla del documento de Eurowin.
El funcionamiento de la pantalla Enlace a un documento de Eurowin se explica en el captulo del mismo
nombre ms adelante en este manual.

Enlace docs: Muestra los documentos con los que est enlazado el documento actual y los documentos
que enlazan con el documento actual.

40

Versiones: Muestra las versiones del documento. Permite borrar versiones: Al pulsar el botn Eliminar
versiones se borrarn las versiones que tienen el campo Sel marcado. Para ello el usuario debe tener
permiso de modificacin sobre el documento.

Seguridad: Muestra los permisos de los usuarios sobre el documento actual. Permite cambiarlos. Ver
asignacin de permisos.

Ilustracin 26. Al pulsar el botn Enlace
docs de las propiedades del documento
muestra los documentos enlazados y los
documentos que lo enlazan
Ilustracin 27. Versiones del
documento
Ilustracin 28. Asignacin de
permisos sobre un documento

41

5.2.2. Ver documento Eurowin

Permite navegar al documento de Eurowin relacionado con el documento actual.
Si el documento de la gestin documental est enlazado a un nico documento de Eurowin, aparece el
nombre del documento de Eurowin entre parntesis.

Permisos: Para navegar al documento de Eurowin asociado al documento, el usuario debe tener permiso de
lectura sobre el documento actual.

5.2.3. Aadir nuevo documento

Al aadir un documento a la gestin documental, en funcin de la extensin del fichero el programa propone
el tipo de documento. Despus de asignar el tipo se presentan las propiedades del tipo de documento. Si el
tipo de documento no tiene asignada ninguna propiedad adicional no se presentar la pantalla de
propiedades adicionales. A continuacin se solicitan las palabras clave del documento.

Permisos: Para crear un nuevo documento el usuario debe tener permiso de creacin sobre un tipo de
documentos como mnimo.

Con la opcin Aadir un documento el programa permite seleccionar un fichero de Windows. Despus de
seleccionar el fichero aparece la pantalla para introducir las propiedades del documento. Son las siguientes:
Tipo de documento. Por defecto se selecciona el tipo de documento segn la extensin, si el usuario
tiene permiso de creacin para este tipo de documento. Si el usuario no tiene permiso de creacin para
el tipo de documento correspondiente a la extensin del fichero, el tipo de documento no aparecer en
la lista desplegable de la pantalla y por lo tanto no se podr seleccionar.
Datos del documento: Cuenta, artculo y / o futuro cliente. Un documento siempre debe estar
relacionado con una cuenta (cliente, proveedor), un futuro cliente o un artculo. Por este motivo, la
introduccin de este dato es obligatorio.
Ruta en Mis Docs.: Podemos situar el documento en una carpeta de la gestin documental (no es una
carpeta de la estructura de ficheros de Windows) con el botn Seleccionar carpeta en mis
documentos o desasignarla con el botn Desvincular el documento.
Ruta documento local: Asignar una ruta de Windows donde se descarga el documento al modificarlo.
Clave acceso escritura: Clave para permitir modificar el documento.
Clave acceso lectura: Clave para permitir la lectura del documento.
Propiedades:
o Ttulo del documento: Nombre del documento.
o Nivel de encriptacin: Encriptado, Sin encriptar.
o Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento.
o Creado por: Nombre del usuario que ha creado el documento.

42
o Fecha: Fecha de creacin del documento.
Adicionales: Valor de las propiedades adicionales para el nuevo documento.
Observaciones.
Palabras clave: Palabras que se utilizarn para buscar el documento.
Clasificaciones: Los documentos pueden tener mltiples clasificaciones.

Con el botn Seleccionar carpeta en Mis Documentos se presenta la pantalla de seleccin de carpetas. En
el captulo men contextual de carpetas est explicado el funcionamiento de esta pantalla.

5.2.4. Aadir nuevo documento mediante escner

Hay otra opcin para aadir documentos a la gestin documental: mediante escner. El programa permite
escanear un documento y guardarlo directamente en la gestin documental.
Si el escaneo se realiza desde un documento de Eurowin, el documento escaneado queda asociado
automticamente al documento de Eurowin.

Permisos: Para aadir un nuevo documento mediante escner el usuario debe tener permiso de creacin
sobre los tipos de documentos, al menos uno, que puede asignar al nuevo documento.

Escanear Doc.: Inicia el escaneo del documento.
Borrar: Borra la imagen del ltimo documento escaneado.
Origen: Permite seleccionar el escner instalado desde el que se capturar el documento.
Aadir documento: Aade el documento escaneado a la gestin documental de Eurowin.
Salir: Cierra la pantalla para aadir un nuevo documento mediante escner.

Para habilitar las funciones del escner, en la carpeta del mdulo del servidor de Eurowin se encuentra la
subcarpeta Scanner la cual contiene el programa Setup.exe. Ver instalacin del escner en el anexo de este
manual.
Ilustracin 29. Aadir un nuevo
documento mediante escner

43
Si no est instalada la aplicacin de captura del escner, al pulsar el
botn Escanear Doc. aparece el siguiente mensaje de aviso:
No se ha podido capturar desde el escner
Por favor ejecute el programa SETUP.EXE que encontrar
en la carpeta:
\\ew800serv\MODULOS\EWGESTDOC\SCANNER\
OLECONTROL1 es un miembro desconocido

5.2.5. Abrir documento de slo lectura

Permite consultar un documento est o no bloqueado por otro usuario. El usuario actual no podr modificar
el documento; por tanto no bloquea el documento consultado, de forma que otros usuarios lo podrn
consultar o modificar en el mismo momento.
Un usuario podr descargar un documento para consultarlo pulsando un doble click con el botn izquierdo
del ratn sobre el documento. Esta accin no realiza ningn apunte en el historial.

Permisos: Para abrir un documento de slo lectura el usuario debe tener permiso de lectura sobre el
documento.

Si el documento tiene clave de lectura, sta se solicitar previamente al usuario.

5.2.6. Modificar documento

Cuando el usuario selecciona el documento que va a modificar, ste se descarga en el ordenador del
usuario y automticamente queda marcado el usuario como propietario del documento en el ordenador
desde el que se realiza la modificacin. Los dems usuarios no lo pueden modificar , aunque s lo
pueden consultar.
El mismo usuario desde otro ordenador tampoco puede modificar el documento.
Un documento no puede ser modificado por dos usuarios al mismo tiempo.
Ilustracin 30. Solicitud de la clave de lectura de un documento

44

Permisos: Para modificar un documento el usuario debe tener permiso de modificacin sobre el documento.

Si el documento tiene clave de escritura, sta se solicitar previamente al usuario.

5.2.7. Guardar cambios del documento modificado

Cuando un usuario termina de modificar un documento puede guardar los cambios con esta opcin. Al
guardar los cambios del documento modificado se crea una nueva versin del documento especificando el
usuario la fecha y la hora de la modificacin lo cual permite saber en todo momento el contenido de las
versiones anteriores y mantener el historial de modificaciones del documento. Al mismo tiempo el
documento queda liberado de forma que a partir de este momento otros usuarios podrn modificarlo
cuando sea necesario.

Permisos: Para guardar las modificaciones de un documento el usuario debe tener permiso de modificacin
sobre el documento y debe tener el documento bloqueado despus de ejecutar la opcin Modificar
documento.

5.2.8. Cancelar modificacin del documento

El usuario que ha empezado la modificacin de un documento lo tiene bloqueado y puede liberarlo sin
necesidad de guardar los cambios. Con la opcin Cancelar modificacin del documento se descartan las
modificaciones realizadas por el usuario y el documento queda libre a disposicin de los dems usuarios.

Permisos: Para cancelar la modificacin del documento el usuario debe tener permiso de modificacin sobre
el documento y debe tener el documento bloqueado despus de ejecutar la opcin Modificar documento.

5.2.9. Eliminar documento

Ilustracin 31. Solicitud de la clave de escritura de un documento

45
Si el usuario tiene los permisos necesarios podr borrar un documento. Al borrar un documento el programa
borrar todas las versiones del documento fsicamente y los registros de la base de datos. El programa pide
la confirmacin de borrado al usuario.

El hecho de eliminar un documento borra el documento y el fichero fsico de la gestin documental de
Eurowin. No se borra el fichero original de Windows a partir del que se aadi el documento en la gestin.

Permisos: Para poder eliminar un documento el usuario debe tener permiso de borrado sobre el
documento.

5.2.10. Mover documento

Permite mover el documento de una carpeta a otra. Al seleccionar esta opcin se presenta la pantalla de
seleccin de carpetas dentro de la gestin documental. El usuario debe seleccionar la carpeta de destino en
la que desea colocar el documento actual. Ver men contextual de carpetas.

Permisos: El usuario debe tener permiso de modificacin sobre el documento.

5.2.11. Guardar copia local del documento

El usuario puede hacer una copia local del documento. El sistema solicita en primer lugar la clave de lectura
del documento (si tiene) y despus la ruta de Windows. Despus guarda el documento en la carpeta
especificada por el usuario.

Permisos: Para poder guardar una copia local de un documento, el usuario debe tener permiso de
modificacin sobre el documento.

5.2.12. Imprimir documento office

Desde la gestin documental de Eurowin se pueden imprimir directamente slo los documentos creados a
partir de un fichero en formato Word o Excel.
El sistema solicita la clave de lectura del documento, si existe, antes de proceder a su impresin.

Permisos: Para poder imprimir un documento office el usuario debe tener permiso de lectura y modificacin
sobre el documento.

46

5.2.13. Enviar documento por e-mail

El usuario puede enviar un documento a travs de correo electrnico a otro usuario. El sistema solicita en
primer lugar la clave de lectura del documento (si tiene); despus abre la herramienta de correo electrnico y
crea un nuevo mensaje con el documento adjunto. Si el documento es de tipo Word o Excel se comprime
automticamente en formato zip.
Para enviar el documento por correo electrnico el usuario deber completar el mensaje, indicar el o los
destinatarios del mismo y proceder a su envo.

Permisos: Para poder enviar un documento por e-mail, el usuario debe tener permiso de lectura y
modificacin sobre el documento.

5.2.14. Enlazar documento con otro documento

El sistema permite enlazar un documento de la gestin documental con otro documento de la gestin
documental. Al seleccionar esta opcin se abre la pantalla de seleccin de carpetas. Tenemos que buscar y
seleccionar un documento y al pulsar el botn Aceptar quedar enlazado con el documento actual.
El enlace se puede eliminar desde las propiedades del documento, botn Enlace docs.

Permisos: Para poder enlazar un documento, el usuario debe tener permiso de lectura y modificacin sobre
el documento.

5.2.15. Enlazar documento con un documento de Eurowin

Permite enlazar un documento de la gestin documental con un documento de Eurowin: presupuesto,
pedido, albarn, factura, depsito de venta; propuesta, pedido, albarn, factura de compra; asiento,
previsin de cobro y de pago; expediente de Atencin telefnica; operacin y tarea de CRM; segn los
enlaces con las pantallas de Eurowin existentes. En los documentos de Eurowin se tiene en cuenta el
ejercicio del documento.
El funcionamiento de esta opcin es el mismo que el botn Enl. Eurowin de las propiedades del documento.
El enlace se crea de forma manual desde el mismo documento de la gestin documental. El usuario debe
introducir manualmente los datos para crear el enlace con un documento, cuenta o artculo concretos.
Desde esta pantalla podemos borrar los enlaces del documento de la gestin documental con los
documentos de Eurowin.

47
La asociacin tambin se puede realizar desde el documento de Eurowin a travs de la barra de
herramientas que aparece en la pantalla del documento de Eurowin, si el usuario tiene permiso de acceso
total en la barra de enlace segn el mantenimiento de pantallas de Eurowin para el documento.

Permisos: Para poder enlazar un documento con un documento de Eurowin el usuario debe tener permiso
de lectura y modificacin sobre el documento.

En el campo "Tipo de enlace" podemos seleccionar el documento de Eurowin con el que vamos a enlazar el
documento actual de la Gestin documental.
En el campo "Descripcin" de la pgina Parmetros de enlace aparecen los campos necesarios para hacer
el enlace. En el campo "Valor" podemos introducir el dato concreto del documento de Eurowin, por ejemplo
el nmero de albarn y el cdigo del proveedor para el albarn de compra.
En el captulo Funcionamiento de los enlaces se explica con detalle el uso de esta opcin.

5.2.16. Ver versiones del documento

Esta opcin presentan las distintas versiones del documento ordenadas por fecha en orden decreciente. El
usuario podr obtener cualquiera de las versiones de un documento. El funcionamiento es el mismo que el
botn Versiones de las propiedades del documento.

Permisos: Para poder ver las versiones de un documento, el usuario debe tener permiso de lectura sobre el
documento. Para eliminar versiones necesitar el permiso de modificacin.

Ilustracin 32. Enlazar documento con un documento de Eurowin

48
5.3. Men contextual de carpetas

Desde algunas opciones del mdulo Gestin de documentos de Eurowin podemos crear las carpetas del
sistema de gestin documental o navegar entre las mismas para buscar, asignar, mover o borrar
documentos.
Desde la pgina Carp. Documentos de la pantalla Gestin de documentos podemos gestionar las carpetas
de nivel general. Tambin desde el mantenimiento de tipos de documentos, al asignar la carpeta aparece la
pantalla de seleccin de carpetas.
La pantalla de seleccin de carpetas se divide en dos partes: En la izquierda aparece la estructura de
carpetas y en la derecha aparecen los documentos que contiene la carpeta seleccionada.

Al pulsar el botn derecho del ratn sobre la parte izquierda donde se encuentra el rbol de carpetas
aparece el men contextual con las acciones que podemos realizar sobre la carpeta seleccionada. En la
parte superior del men aparece el nombre de la carpeta sobre la que estamos trabajando, excepto cuando
trabajamos sobre la carpeta raz (Documentos).
Estas opciones estn disponibles segn los permisos de los usuarios. Un usuario que crea una carpeta tiene
acceso total sobre la misma. A travs de la opcin Compartir carpeta podremos asignar permisos a los
usuarios.

Ilustracin 33. Men contextual de carpetas
Botn
derecho del
Ilustracin 34. Men contextual de acciones
sobre las carpetas de Mis docs.

49

5.3.1. Crear carpeta / Crear carpeta dentro

Permite crear una nueva carpeta dependiente de la carpeta seleccionada.

5.3.2. Borrar carpeta

Borra la carpeta seleccionada y todos los documentos que contiene.

Ilustracin 35.
Crear una carpeta
Ilustracin 36. Borrar
una carpeta

50

5.3.3. Cambiar nombre

La opcin Cambiar nombre permite cambiar el nombre de la carpeta seleccionada. Al ejecutarla el sistema
solicita la introduccin del nuevo nombre para la carpeta.

Ilustracin 37. Cambiar
el nombre de una
carpeta

51
5.3.4. Mover documentos

La opcin Mover documentos sirve para mover todos los documentos que contiene una carpeta a otra
carpeta.
Hay que pulsar con el botn derecho del ratn sobre la carpeta que contiene los documentos y seleccionar
esta opcin. En ese momento se presenta una nueva pantalla de seleccin de carpetas (se sobrepone a la
misma pantalla inicial de seleccin de carpetas) donde tenemos que seleccionar la carpeta de destino y
pulsar el botn Aceptar. A partir de este momento la carpeta original queda vaca y todos sus documentos
se encontrarn en la carpeta de destino.

La carpeta Word no tiene ningn
documento
La carpeta Excel tiene 4 documentos
La carpeta Word tiene los 4 documentos que estaban en la carpeta Excel
Ilustracin 38. Mover un documento de
una carpeta a otra

52
5.3.5. Copiar documentos

La opcin Copiar documentos permite copiar todos los documentos de la carpeta actual a la carpeta
seleccionada. Primero tenemos que seleccionar la carpeta en la que se encuentran los documentos
pulsando el botn del ratn y seleccionar esta opcin. Se presentar una nueva pantalla de seleccin de
carpetas (se sobrepone a la pantalla que tenamos) en la que tenemos que seleccionar la carpeta de
destino. Al aceptar se copian los documentos de la primera carpeta a la segunda de forma que los tenemos
en las dos carpetas.
El procedimiento es el mismo que en la opcin Mover documentos, el resultado tambin es el mismo
exceptuando que en la carpeta original no se borran los documentos, tenemos los mismos documentos por
duplicado en las dos carpetas.

5.3.6. Compartir la carpeta

A travs de la opcin Compartir la carpeta podemos gestionar el sistema de permisos de usuarios sobre la
carpeta seleccionada: Acceso total, Acceso de slo lectura, Acceso denegado.
El usuario que crea una carpeta tiene acceso total sobre la misma. A partir de esta opcin deber asignar
los accesos a los dems usuarios. Estos accesos afectan a las opciones del men contextual de las
carpetas.
Segn los permisos sobre las carpetas, stas aparecern con iconos distintos:

El usuario tiene acceso total sobre la carpeta.
El usuario tiene acceso de slo lectura sobre la carpeta.
El usuario tiene el acceso denegado a la carpeta.

Acceso total: Pestaa en la que aparecen los usuarios con acceso total a la carpeta.
Acceso slo lectura: Usuarios con acceso de slo lectura a la carpeta.
Acceso denegado: Muestra los usuarios con acceso denegado a la carpeta.
Ilustracin 39. Compartir
una carpeta

53

Sel: Opcin para marcar los usuarios a los que queremos cambiar el tipo de acceso.
Botn Total: Al pulsar este botn asignaremos el acceso total a los usuarios que hemos marcado la
columna Sel.
Botn Slo lectura: Al pulsar este botn asignaremos el acceso de slo lectura a los usuarios que hemos
marcado la columna Sel.
Botn Denegado: Al pulsar este botn asignaremos el acceso denegado a los usuarios que hemos marcado
la columna Sel.
Todos: Al marcar o desmarcar esta opcin se marcar o desmarcar la columna Sel. de todos los usuarios
de la lista.

5.3.7. Cancelar

Cierra el men contextual sin realizar ninguna accin.

5.4. Barra de enlace

La barra de enlace es una barra de herramientas que puede aparecer en la pantalla de los
distintos documentos y mantenimientos de Eurowin segn se ha comentado en el apartado
Pantallas de Eurowin. Tiene dos botones: Aadir nuevo documento y Consultar documentos
asociados.
La barra de enlace se puede mover pulsando encima con el botn derecho del ratn y arrastrndola a la
posicin deseada dentro del formulario de Eurowin. El programa memoriza la nueva posicin de la barra.

5.4.1. Aadir nuevo documento

Con el botn Aadir nuevo documento podemos asociar un documento de la gestin documental al
documento de Eurowin que tenemos en la pantalla.
Al pulsar el botn Aadir nuevo documento con el botn izquierdo del ratn aparece un men las opciones
siguientes:

Aadir documento
Aadir documento por escner
Aadir documento Word en blanco
Aadir documento Excel en blanco
Aadir documento Writer en blanco
Aadir documento Calc en blanco

54
Enlazar con un documento ya existente
Gestin Documental

Aadir documento: Permite aadir un nuevo documento a la gestin documental a partir de un fichero
asociado con el documento de Eurowin actual. (Ver el punto Aadir nuevo documento en el men
contextual de nuevo documento).

Aadir documento por escner: Permite aadir un nuevo documento a la gestin documental a partir de un
nuevo documento escaneado asociado con el documento de Eurowin actual. (Ver el punto Aadir nuevo
documento mediante escner en el men contextual de nuevo documento).

Aadir documento Word en blanco: Permite crear un documento de Microsoft Word en blanco y aadirlo a
la gestin documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opcin aadir nuevo
documento.

Aadir documento Excel en blanco: Permite crear un documento de Microsoft Excel en blanco y aadirlo a
documento.

Aadir documento Writer en blanco: Permite crear un documento de OpenOffice Writer en blanco y aadirlo
a la gestin documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opcin aadir nuevo
documento.

Aadir documento Calc en blanco: Permite crear un documento de OpenOffice Calc en blanco y aadirlo a
documento.

Enlazar con un documento ya existente: Permite asociar un documento
existente en la Gestin documental con el documento actual de Eurowin.
Al seleccionar esta opcin el programa solicita el cdigo del documento
de la gestin documental. Podemos buscar el documento con el botn
o con F4 o con el botn Gestin Documental que abre la pantalla principal del mdulo.

Ilustracin 40. Opciones del botn Aadir
nuevo documento de la barra de enlace

55
Gestin documental: Abre la pantalla principal del mdulo.

5.4.2. Consultar documentos asociados

Con la opcin Consultar documentos asociados podemos ver los documentos de la gestin
documental asociados al documento de Eurowin que tenemos en la pantalla. Podemos realizar un filtro por
tipos de documentos y por clasificacin. En el apartado Documentos asociados aparecern los
documentos asociados al documento de Eurowin que tengan asignado el tipo de documento y la
clasificacin seleccionados.

Al pulsar el botn Gestin documental accederemos directamente a la pantalla principal del mdulo.

5.5. Funcionamiento de los enlaces

En este captulo se encuentra la explicacin detallada de la consulta y borrado del enlace de un documento
de la gestin documental con un documento de Eurowin; la consulta del documento de Eurowin a partir del
documento de la gestin documental y la consulta del documento de la gestin documental a partir del
documento de Eurowin.

Los pasos a seguir para crear enlaces entre documentos son los siguientes:

1. Configuracin del enlace en el mantenimiento de pantallas de Eurowin: Asignar los accesos de los
usuarios a la barra de enlace
2. Creacin del enlace
Ilustracin 41.
Consultar un
documento
asociado

56
a. Desde el documento de la gestin documental
b. Desde el documento de Eurowin
3. Consulta del documento asociado
4. Borrar el enlace

En el captulo Barra de enlace se explica el funcionamiento de la configuracin de la barra.

1.- Configuracin del enlace: Asignar los accesos de los usuarios a la barra de enlace

La asignacin de permisos a la barra de enlace se realiza desde el mantenimiento de las Pantallas de
Eurowin, segn los permisos asignados a cada usuario, la barra aparecer o no en los mantenimientos y
documentos de Eurowin y tendr los botones habilitados o no segn los permisos.

2.a.- Creacin del enlace desde el documento de la gestin documental

Vamos a enlazar manualmente un documento de la gestin documental con un albarn de compra. En este
ejemplo seleccionamos el documento Cliente-ica32 de la carpeta PDF de la Gestin documental. Con el
botn derecho del ratn pulsamos encima del documento y ejecutamos la opcin Enlazar documento con
un documento de Eurowin del men contextual de documentos.

En la pantalla Enlace a un documento de Eurowin seleccionamos el TIPO DE ENLACE Albaranes de
compra.
En PARMETROS DE ENLACE seleccionamos NUEVO.... Ahora en la parte inferior se solicitan los
parmetros Cdigo Proveedor y Cdigo Albarn.

El documento Cliente-ica32 lo enlazaremos con el albarn nmero 1 del proveedor 40000002 de la
empresa actual (78).

El enlace creado es 78 140000002. Para mostrar el albarn de compra enlazado, el programa
enviar este parmetro al formulario albacom, si no se especifica ningn valor en el campo EXPRESIN.

57

2.b.- Creacin del enlace desde el documento de Eurowin

Para crear el enlace desde el documento de Eurowin el usuario debe tener acceso total sobre la barra de
enlace de la pantalla (hemos visto que el usuario SUPERVISOR tena acceso total sobre la barra de enlace
de la pantalla Albaranes de compra). En la pantalla del albarn de compra aparece la barra de enlace.
Tenemos que pulsar el botn izquierdo de la barra Aadir nuevo documento. Aparecen varias opciones,
seleccionamos Aadir documento. El programa pide la seleccin del fichero. Una vez seleccionado el
fichero se presenta la pantalla para la configuracin de las propiedades del documento en la gestin
documental. Al aceptar las propiedades el documento queda aadido a la gestin documental de Eurowin y
asociado al albarn de compra nmero 1 del proveedor 40000002 de la empresa 78.

Ilustracin 42. Enlazar un documento de
la Gestin documental con un albarn de
compra

58

3.a.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de la Gestin documental

Desde el documento de la Gestin documental podremos consultar los documentos asociados pulsando
encima del documento con el botn de la derecha para que aparezca el men contextual y seleccionando la
opcin Ver documento Eurowin (Albaranes de compra).

Aadir nuevo
Consultar documento
asociado
Ilustracin 43. Enlazar un
albarn de compra con un
documento de la Gestin
documental

59

3.b.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de Eurowin

Desde el documento de Eurowin, en este caso, desde el albarn de compra podemos ver el documento
asociado de la gestin documental pulsando el botn Consultar documentos asociados de la barra de
enlace, segn hemos visto en la imagen del punto 2.b. de esta seccin. En ese momento aparece la
pantalla de documentos asociados con todos los documentos asociados al albarn de compra actual. Con
el botn de la derecha sobre el documento podemos realizar cualquiera de las acciones del men
contextual.

4.- Borrar el enlace

Los enlaces entre documentos se pueden borrar desde la pantalla Enlace a un documento Eurowin.
Desde la gestin documental seleccionamos el documento. En el men contextual del documento
seleccionamos la opcin Enlazar documento con un documento de Eurowin. Aparece la pantalla Enlace a
un documento de Eurowin. En la lista desplegable de la pestaa Parmetros del enlace seleccionamos el
enlace que deseamos eliminar, ste se cargar en la parrilla. Pulsando el botn Eliminar borraremos el
enlace y el documento quedar desenlazado del documento de Eurowin.

Ilustracin 44. Consultar el
albarn de compra desde el
documento asociado de la
Gestin documental

60

5.6. Filtro por propiedades adicionales

En los filtros de la pantalla de gestin de documentos y en el listado Buscar documentos por propiedades
tenemos la opcin de indicar un intervalo de valores para las distintas propiedades adicionales.

Al marcar la opcin Filtro de propiedades adicionales aparece la pantalla Filtro por propiedades
adicionales. En esta pantalla podemos seleccionar un tipo de documento para ver solamente las
propiedades asociadas al mismo, o todos. Los tipos de documento disponibles en esta opcin dependen
del filtro de tipos de documentos (si existe) aplicado en la pantalla de filtros en el momento de marcar la
opcin Filtro de propiedades adicionales.

Por ejemplo, si en el listado Buscar documentos por propiedades hemos seleccionado un intervalo de
tipos de documento, al marcar la opcin Aplicar filtro de propiedades adicionales en la lista de tipos de
documentos aparecern solamente los tipos incluidos en el intervalo anterior.
Lo mismo al seleccionar los filtros de la gestin de documentos.

Ilustracin 45. Borrar el enlace
de un documento de la
Gestin documental con un
albarn de compra

61
En la cuadrcula aparecen todas las propiedades adicionales, de las cuales podremos seleccionar las que
deseamos incluir para la seleccin e introducir los valores del intervalo para cada propiedad.

5.7. Asignacin de permisos

Los permisos se aplican siempre por usuario. Cuando el programa comprueba los permisos al realizar
cualquier accin no los buscar por categora si no por usuario.
Para facilitar la asignacin de permisos se han creado las categoras y los perfiles de categoras: A cada
usuario se le indica la categora. A cada categora se le configura un perfil de permisos; si los permisos del
perfil coinciden con los del usuario de la misma categora, ste queda incluido en el perfil. En cambio, si los
permisos del perfil son distintos de los permisos del usuario, ste queda excluido del perfil.

El asistente de configuracin que aparece la primera vez que el supervisor entra al programa despus de la
instalacin del mdulo, propone la creacin de las categoras, la asignacin de categoras a los usuarios y la
configuracin del perfil de las categoras.

Existen los permisos sobre los tipos de documentos, sobre los documentos, sobre los enlaces y sobre las
carpetas.

Ilustracin 46. Ejemplo de filtro
por una propiedad adicional
tipo lista

62
La asignacin de permisos de los usuarios sobre los documentos la podemos hacer inicialmente en el tipo
de documento y despus desde las propiedades del documento. Hay cuatro tipos de accesos:
Creacin (slo en tipos de documentos)
Modificacin
Lectura
Borrado

Acceso denegado es cuando no se ha asignado ninguno de los cuatro permisos.

En el mantenimiento de tipos de documento y en el botn Seguridad de las propiedades del documento
podemos asignar y denegar los permisos a los usuarios de la aplicacin.

Asignar permisos a los usuarios para un tipo de documento

Podemos asignar permisos en el tipo de documento a un usuario o usuarios con
los siguientes mtodos:

1. Al crear el tipo de documento, en la pgina Permisos podemos introducir los
usuarios y marcar directamente los permisos que van a tener.

2. En un tipo de documento existente deberemos seleccionar la pestaa
Usuarios sin permisos, marcar el usuario o usuarios a los que vamos a otorgar permisos y pulsar el
botn Aceptar. En este momento aparecen las opciones Creacin, Modificacin, Lectura y Borrado,
de las cuales deberemos marcar las que queremos asignar a los usuarios seleccionados. Al aceptar, los
usuarios desaparecen de la pestaa Usuarios sin permisos y aparecen en la pestaa Permisos con
los permisos indicados.

3. Desde la pestaa Permisos podemos modificar los permisos de los usuarios que ya tienen algn
permiso asignado.

Desde el mantenimiento de tipos de documentos podemos regenerar el nivel de acceso para todos los
documentos a partir de los permisos del tipo, eliminando el nivel de acceso individual.

63

Asignar permisos desde las propiedades del documento

El sistema de asignacin de permisos en el documento es el mismo que desde el tipo de documento.
Podremos cambiar los permisos de los usuarios en la pestaa Permisos marcando o desmarcando los
permisos y pulsando el botn Guardar cambios. Cuando un usuario no tiene permiso de modificacin ni
de lectura ni de borrado, al guardar los cambios desaparece de la pgina Permisos y aparece en la pgina
Acceso denegado.

Para dar permisos a un usuario con acceso denegado hay que marcar la opcin de la columna Sel
correspondiente al usuario y pulsar el botn Dar permisos. Entonces aparece la pantalla para asignar los
permisos de modificacin, lectura y borrado a los usuarios seleccionados.

Ilustracin 47. Asignacin de permisos a los usuarios por tipo de documento
Ilustracin 48. Asignacin
de permisos desde las
propiedades del documento

64
Segn el ejemplo de la imagen, al usuario Enrique Toms le asignaremos los permisos de modificacin y
lectura. Automticamente desaparecer de la pestaa Acceso denegado y aparecer en la pestaa
Permisos.
Al usuario Anselmo Gmez no le asignaremos ningn permiso y seguir apareciendo en la pestaa Acceso
denegado porque no tiene ningn permiso sobre el documento.

65
6. Listados

6.1. Opciones comunes a todos los listados de la Gestin
Documental de Eurowin

En los listados referentes a documentos se presenta la siguiente informacin:

En la primera columna aparece:

Una figura de color rojo cuando el documento est siendo modificado por otro usuario.
Una figura de color verde cuando el documento lo est modificando el propio usuario.
En blanco cuando el documento est libre.

Extensin del fichero: Ver el apartado lista de programas e iconos.
Ttulo documento: Ttulo dado al documento al aadirlo a la gestin documental.
Esc: Indica si el documento tiene clave de escritura. En ese caso aparece la imagen
Lec: Indica si el documento tiene clave de lectura. En caso afirmativo aparece el icono
Documento: Nombre del documento.
Vers.: Nmero de versiones del documento.
Usuario: Usuario que ha creado el documento en la gestin documental.
Creacin: Fecha de creacin del documento en la gestin documental (la que tiene el terminal en ese
momento).
EW: Indica si el documento tiene algn enlace con un documento de Eurowin. Si aparece el icono se
podr navegar al documento o mantenimiento de cuenta o artculo.

Los filtros de los listados se pueden activar y desactivar
segn las necesidades de la consulta.

Ilustracin 49.
Pantalla del
resultado de los
listados

66
6.2. Documentos por palabras clave

Objetivo: Listar los documentos que tienen las mismas palabras clave.
Filtros:
Fechas de creacin
Tipos de documentos
Clasificaciones
Cuentas
Artculos
Usuarios
Palabras clave

6.3. Documentos por propiedades

Objetivo: Posibilidad de buscar los documentos segn el valor de las propiedades adicionales.

Filtros:
Fechas de creacin
Tipos de documento
Tipos de clasificacin
Cuentas
Artculos
Usuarios

Ilustracin 50. Listado de
documentos por palabras clave

67
Opciones:
Aplicar filtro de propiedades adicionales. Al activar esta opcin aparece la pantalla para introducir los
intervalos de las propiedades adicionales asignadas al tipo de documento seleccionado en la parte
superior de la misma. Estos valores se utilizan en el filtro de la consulta. (Ver filtro por propiedades
adicionales).

6.4. Documentos por tipos de enlaces

Objetivo: Ver todos los documentos que se han creado para un documento de Eurowin.

Filtros:
Fechas de creacin
Tipo de enlace:
Clientes
Proveedores
Artculos
Presupuestos de venta
Albaranes de venta
Pedidos de venta
Depsitos de venta
Pedidos de compra
Albaranes de compra
Propuestas de compra
Consulta de series
Vendedores
Todos
Intervalo de enlaces: Segn el tipo de enlace se podr indicar el intervalo de nmeros o cdigos.
documentos por propiedades

68
Tipos de documentos
Clasificaciones
Cuentas
Artculos
Usuarios

documentos por tipo de enlace

69
7. Integracin de la Gestin documental en CRM y
Atencin telefnica

Desde CRM y Atencin telefnica se tiene acceso nicamente a la pantalla de gestin de documentos.
En estos dos programas se han aadido las siguientes opciones:

Nueva opcin Gestin documental en el men. Presenta la pantalla de gestin de
documentos.
CRM. Desde la gestin de operaciones se podr enlazar un documento con la operacin.
CRM. Desde el mantenimiento de tareas se podr enlazar y navegar a un documento.
Atencin telefnica. Desde la gestin de expedientes se podr enlazar y navegar a un
documento.

70
8. Anexo

8.1. Lista de programas e iconos

El mdulo de la gestin documental de Eurowin reconoce los siguientes tipos de ficheros y les asigna este
icono en la pantalla de la gestin de documentos:

Extensin Icono Extensin Icono Extensin Icono Extensin Icono
HTM
HTML

JPG
BMP
GIF
TIFF
JP

MP3
AVI
MPEG

MSG
EML

DBF
FPT

DBC
DBT

SCX
SCT

FRX
FRT

DOC
DOCX

XLS
XLSX

PPT
PPTX

PDF

ODS

ODT

TXT

ZIP

INI

PRG

71
8.2. Instalacin del escner

Al instalar el mdulo de Gestin Documental de Eurowin se incluye la carpeta Scanner en el servidor de
Eurowin, con el programa Setup.exe mediante el cual se puede instalar manualmente la aplicacin para
trabajar con el escner.

Ilustracin 53. Instalacin del escner

72
8.3. Funcionamiento INTERNO del mantenimiento de tipos de
enlaces

Este apartado se incluye nicamente a nivel informativo como ampliacin al tema de los enlaces entre
documentos de la gestin documental y los documentos y mantenimientos de Eurowin.

El mantenimiento de enlaces de documentos de Eurowin permite definir los enlaces que puede tener un
documento de la gestin documental con los documentos y mantenimientos de Eurowin. La configuracin
de este mantenimiento habilita la navegacin desde el documento de la gestin documental al documento
de Eurowin con el que est enlazado y desde el documento de Eurowin al documento enlazado de la
Gestin documental.
En este captulo se presenta una descripcin general de los campos de la pantalla. El funcionamiento de los
enlaces entre los documentos de la gestin documental y los documentos o mantenimientos de Eurowin se
explica con ms detalle en el apartado Funcionamiento de los enlaces.

El mantenimiento de enlaces de documentos de Eurowin es una opcin que no forma parte del programa
de usuario y es de uso exclusivo del personal tcnico de Eurowin. Es imprescindible conocer el cdigo
fuente de Eurowin para poder configurar correctamente los enlaces. La asignacin de valores incorrectos en
los campos de esta pantalla impedir la creacin de los enlaces y la navegacin desde un documento de la
gestin documental al documento de Eurowin asociado y viceversa.

Al situar el cursor del ratn encima de cada campo aparece una breve explicacin sobre su contenido.
Cdigo: Cdigo del tipo de enlace.
Nombre: Nombre del tipo de enlace.
Formulario: Nombre del formulario a enlazar (por ejemplo: albacom, albaven). Es el nombre del formulario de
la opcin de Eurowin que va a trabajar con documentos asociados.
Expresin: Expresin para enlazar de la Gestin documental a documentos de Eurowin. Si existe, el sistema
utiliza esta expresin para buscar y cargar el documento de Eurowin. Permite la introduccin de una lista de
parmetros separndolos con el carcter | (Alt Gr + 1).
Longitud clave: Longitud total de la clave. Es la suma de la longitud de cada parmetro, del resultado de
evaluar el campo VALOR.

Ejemplos de enlaces: Presupuesto de venta, albarn de venta, mantenimiento de clientes.

73

En la parte inferior de la pantalla se definen los parmetros del documento y los permisos para los usuarios
para la barra de enlace.

Parmetros del documento

La expresin con todos los parmetros para enlazar un documento con un documento de Eurowin se
encuentra en un campo de 100 caracteres. En los parmetros del documento se detallan las caractersticas
de cada uno de los parmetros individualmente y cmo se puede extraer el parmetro de la cadena
completa de la clave.

Parmetros: Nombre del parmetro. Campos que se tienen que pasar como parmetros para realizar el
enlace con el documento o mantenimiento de Eurowin. Cada campo de los parmetros hay que introducirlo
en una lnea distinta.
Descripcin: Descripcin del parmetro. sta aparece en la pantalla "Enlace a un documento de Eurowin",
desde la que se puede crear el enlace manualmente de un documento de la gestin documental con un
documento o mantenimiento de Eurowin.
Preguntar: Expresin lgica que indica si se debe preguntar el valor del parmetro (por ejemplo: .T., .F.,
opcflag('wc_factser'). Al crear el enlace manualmente, en la pantalla de Enlace a un documento de
Eurowin aparecen los parmetros que tienen PREGUNTAR = .T.. Al crear el enlace automticamente estos
parmetros se buscan en algn campo del formulario.
Valor: Es la expresin que permite obtener el valor del parmetro individual a partir de la cadena completa
que contiene la clave que se enva al formulario. Si se tiene que preguntar el valor, se introducir un
expresin similar a SUBSTR(X,3,10) donde X ser el valor a preguntar. Si el campo Preguntar es falso
se debe especificar el nombre de una variable constante como wc_Empresa.
Ilustracin 54.
Mantenimiento
INTERNO de tipos
de enlaces

74
Objeto: Es el nombre del objeto dentro del formulario en el que se ubica el parmetro. Si se tiene que
preguntar el parmetro al usuario (preguntar = .T.), se debe especificar en qu objeto del formulario debe
recoger el sistema el valor del parmetro para crear el enlace desde el documento de Eurowin.
Formato: Expresin que se aplicar sobre el valor introducido por el usuario en la pantalla Enlace a un
documento de Eurowin al crear el enlace. Por ejemplo para poner espacios a la izquierda del valor o para
eliminarlos.
Campo: Nombre de la variable que se utilizar en la funcin del campo Formato, normalmente X.

La pgina Parmetros de vinculacin est deshabilitada y por el momento no se utiliza.

Barra enlace

Permite configurar los permisos de los usuarios sobre la barra de herramientas de la gestin documental en
el formulario del tipo de enlace. La barra de enlace aparece en los formularios de Eurowin para los cuales se
ha definido un enlace y el usuario tiene algn tipo de permiso sobre la barra. Por ejemplo, un usuario con
acceso total o de lectura en la barra de enlace del tipo de enlace Albarn de compra, al entrar a la pantalla
del albarn de compra ver la barra de enlace de la gestin documental. Un usuario con acceso denegado
no la podr ver.
Los usuarios pueden realizar la asignacin de permisos desde el mantenimiento de enlaces.

8.4. Funcionamiento INTERNO de los enlaces

Para el buen funcionamiento de la creacin y consulta de enlaces es necesario que la configuracin de los
tipos de enlaces sea correcta. La configuracin de los tipos de enlaces solamente debe ser modificada por
personal tcnico.

En este captulo se encuentra la explicacin detallada del proceso de creacin, consulta y borrado del
enlace de un documento de la gestin documental con un documento de Eurowin; desde la configuracin
del mantenimiento de tipos de enlace, la relacin de los tipos de enlace con la pantalla de Enlace a un
documento de Eurowin, hasta la consulta del documento de Eurowin a partir del documento de la gestin
documental y la consulta del documento de la gestin documental a partir del documento de Eurowin.

Los pasos a seguir para crear enlaces entre documentos son los siguientes:
1. Creacin y configuracin del tipo de enlace
a. Configurar los parmetros
b. Asignar los accesos de los usuarios a la barra de enlace
2. Creacin del enlace
3. Consulta del documento asociado

75
4. Borrar el enlace

1.a.- Creacin y configuracin del tipo de enlace. Configurar los parmetros
En primer lugar crearemos o seleccionaremos un tipo de enlace, por ejemplo, Albaranes de compra. La
configuracin para enlazar los documentos de la gestin documental con los albaranes de compra es la
siguiente:
- NOMBRE: Albaranes de compra. Identificacin del tipo de enlace.
- FORMULARIO: albacom. Nombre del formulario de Eurowin en el que se procesan los albaranes de
compra.
- EXPRESIN: LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2).
Expresin que utilizar el sistema para buscar el albarn de compra del enlace al consultar la opcin Ver
documento Eurowin del men contextual. En este caso tenemos dos parmetros que se pasan al
formulario albacom: El primero [ LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos,
10) ] corresponde a empresa+proveedor+nmero, y el segundo [ LEFT(x, 2) ] corresponde a empresa.
- LONGITUD DE LA CLAVE: 12 + wn_Digitos. Longitud total de la clave que se enva al formulario albacom
para mostrar un albarn de compra del enlace: En este caso: 2 caracteres del cdigo de empresa +
wn_Digitos caracteres del cdigo del proveedor + 10 caracteres del nmero de albarn. Total [ 12 +
wn_Digitos ].
(Nota: wn_Digitos es una variable numrica pblica que guarda el ancho de los cdigos contables, en
este caso del cdigo del proveedor).

- PARMETROS DEL DOCUMENTO: Definicin de los parmetros individuales para localizar un albarn de
compra concreto de Eurowin. La expresin de la clave es: empresa + proveedor + numero. Los
parmetros se deben indicar en este orden porque es el valor que espera recibir el formulario albacom.
Primera variable del parmetro:
PARMETROS: Empresa. Primera variable del parmetro.
DESCRIPCIN: Cdigo de empresa. Identificativo.
PREGUNTAR: .F.. El sistema no solicitar ni buscar el cdigo de empresa para hacer el enlace o
buscar el enlace.
VALOR: wc_Empresa. Primera expresin del parmetro. Al crear el enlace se aplicar el valor del
cdigo de la empresa actual.

Segunda variable del parmetro:
PARMETROS: Proveedor. Segunda variable del parmetro.
DESCRIPCIN: Cdigo Proveedor. Identificativo. Es el texto que utiliza el sistema para solicitar al
usuario la introduccin del valor del cdigo del proveedor en la pantalla Enlace a un documento de
Eurowin.
PREGUNTAR: .T.. El sistema solicitar el Cdigo Proveedor en la pantalla Enlace a un documento
de Eurowin.
VALOR: SUBSTR(x, 3, wn_Digitos). Segunda expresin de la cadena PARMETROS. Es la
expresin que permitir al sistema obtener el valor del cdigo del proveedor a partir de la clave
completa x.

76
OBJETO: txtProveedor.text1.value. Nombre del objeto en el cdigo fuente dentro del formulario
albacom que contiene el cdigo del proveedor. El programa lo utilizar para obtener el cdigo del
proveedor al crear el enlace automtico desde la barra de enlace del albarn de compra, al tener el
campo PREGUNTAR = .T.

Tercera variable del parmetro:
PARMETROS: Numero. Tercera variable del parmetro.
DESCRIPCIN: Cdigo Albarn. Identificativo. Texto que utiliza el sistema para solicitar la
introduccin del valor del nmero de albarn de compra en la pantalla Enlace a un documento de
Eurowin.
PREGUNTAR: .T.. El sistema solicitar el Cdigo Albarn en la pantalla Enlace a un documento
de Eurowin.
VALOR: SUBSTR(x, wn_Digitos + 3, 10). Es la expresin con la que el sistema obtendr el valor del
nmero del albarn a partir del parmetro completo x.
OBJETO: txtNumero.value. Nombre del objeto en el cdigo fuente dentro del formulario albacom
que contiene el nmero del albarn. El programa lo utilizar para obtener el nmero del albarn de
compra al crear el enlace automtico desde la barra de enlace, al tener el campo PREGUNTAR = .T.
FORMATO: PADL(X, 10). Expresin que utilizar el programa para generar el nmero de albarn
correcto a partir del valor introducido por el usuario en la pantalla Enlace a un documento de
Eurowin. En el caso del nmero de albarn hay que alinear el nmero a la derecha dentro del
campo de 10 caracteres, rellenando con espacios las posiciones de la izquierda del nmero. Si el
usuario introduce 1 el programa generar el valor 1.
CAMPO: X. Variable que contiene el valor introducido por el usuario para el nmero de albarn y
que se aplica dentro de la expresin del FORMATO para obtener el valor final del nmero de
albarn.

77

1.b.- Creacin y configuracin del tipo de enlace. Asignar los accesos de los usuarios a la barra de
enlace

En el caso de la imagen, la barra de enlace de la gestin documental en el albarn de compra solamente
aparecer para el usuario SUPERVISOR.

En el captulo Barra enlace se explica el funcionamiento de la configuracin de la barra.

2.a.- Creacin del enlace desde el documento de la gestin documental

Vamos a enlazar manualmente un documento de la gestin documental con un albarn de compra. En este
ejemplo seleccionamos el documento Cliente-ica32 de la carpeta PDF de la Gestin documental. Con el
botn derecho del ratn pulsamos encima del documento y ejecutamos la opcin Enlazar documento con
un documento de Eurowin del men contextual de documentos.

Ilustracin 55. Configuracin INTERNA
de los tipos de enlaces

78

En la pantalla Enlace a un documento de Eurowin seleccionamos el TIPO DE ENLACE Albaranes de
compra.
En PARMETROS DE ENLACE seleccionamos NUEVO.... Ahora en la parte inferior tenemos disponibles los
parmetros Cdigo Proveedor y Cdigo Albarn segn hemos configurado en el Mantenimiento de
enlaces de documentos para el enlace Albaranes de compra. El cdigo de la empresa no se solicita
puesto que en el campo PREGUNTAR hemos indicado .F..

El documento Cliente-ica32 lo enlazaremos con el albarn nmero 1 del proveedor 40000002 de la
empresa actual (wc_Empresa).
Al introducir el nmero 1 en la columna VALOR del campo Cdigo Albarn se desplaza a la derecha
segn el FORMATO indicado en el tipo de enlace resultando 1.

El enlace creado es 0140000002 1. Para mostrar el albarn de compra enlazado, el programa
enviar este parmetro al formulario albacom, si no se especifica ningn valor al campo EXPRESIN.

Seleccionar un
documento
Parmetros del tipo de
enlace Albaranes de
compra
Ilustracin 56. Creacin del enlace desde el documento de la Gestin documental

79

Al seleccionar el enlace 0140000002 1 en la pantalla Enlace a un documento de Eurowin, el
sistema desglosa los parmetros individuales que tienen el campo PREGUNTAR = .T. a partir de la
expresin del campo VALOR. En este caso:

x = 0140000002 1
Cdigo proveedor = SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) => 40000002
Cdigo albarn = SUBSTR(x, wn_Digitos + 3, 10) => 1

2.b.- Creacin del enlace desde el documento de Eurowin

Para crear el enlace desde el documento de Eurowin el usuario debe tener acceso total sobre la barra de
enlace del tipo de enlace (hemos visto que el usuario SUPERVISOR tena acceso total sobre la barra de
enlace del tipo de enlace Albaranes de compra). En la pantalla del albarn de compra aparece la barra de
enlace. Tenemos que pulsar el botn izquierdo de la barra Aadir nuevo documento. Aparecen 4
opciones, seleccionamos Aadir documento. El programa pide la seleccin del fichero. Una vez
seleccionado el fichero se presenta la pantalla para la configuracin de las propiedades del documento en la
gestin documental. Al aceptar las propiedades el documento queda aadido a la gestin documental de
Eurowin y asociado al albarn de compra nmero 1 del proveedor 40000002 de la empresa 01.

3.a.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de la Gestin documental

Desde el documento de la Gestin documental podremos consultar los documentos asociados pulsando
encima del documento con el botn de la derecha para que aparezca el men contextual y seleccionando la
opcin Ver documento Eurowin (Albaranes de compra). Ver funcionamiento de los enlaces.
Ilustracin 57. Creacin del enlace desde un documento de la Gestin documental. Configuracin de los parmetros

80

3.b.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de Eurowin

Desde el documento de Eurowin, en este caso, desde el albarn de compra podemos ver el documento
asociado de la gestin documental pulsando el botn Consultar documentos asociados de la barra de
enlace, segn hemos visto en la imagen del punto 2.b. de esta seccin. En ese momento aparece la
pantalla de documentos asociados con todos los documentos asociados al albarn de compra actual. Con
el botn de la derecha sobre el documento podemos realizar cualquiera de las acciones del men
contextual.

4.- Borrar el enlace

Los enlaces entre documentos se pueden borrar desde la pantalla Enlace a un documento Eurowin.
Desde la gestin documental seleccionamos el documento. En el men contextual del documento
seleccionamos la opcin Enlazar documento con un documento de Eurowin. Aparece la pantalla Enlace a
un documento de Eurowin. En la lista desplegable de la pestaa Parmetros del enlace seleccionamos el
enlace que deseamos eliminar, ste se cargar en la parrilla. Pulsando el botn Eliminar borraremos el
enlace y el documento quedar desenlazado del documento de Eurowin.

Problemas derivados de configurar incorrectamente los tipos de enlaces

En el tipo de enlace Albaranes de compra se ha marcado un parmetro con PREGUNTAR = .T. y no
se ha introducido el OBJETO.

- Al pulsar el botn Consultar documentos asociados desde el albarn de compra aparece el mensaje:

Para poder visualizar los documentos asociados debe entrar un cdigo de documento de Eurowin

- Al pulsar el botn Aadir documento aparece:

Esta accin no se puede realizar debido a que no existen valores de enlace para ALBARANES DE
COMPRA Eurowin (nombre de la empresa)

El campo EXPRESIN se ha configurado incorrectamente.
Puede ocurrir que el enlace se cree correctamente pero al consultar el documento de Eurowin aparecen
valores incorrectos.
Por ejemplo: El valor correcto del campo EXPRESION del tipo de enlace Albaranes de compra debe ser:
EXPRESIN = LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2)

81
Si dejamos este campo en blanco, al consultar el enlace 0140000002 1 desde cualquier empresa, se
mostrar el albarn de compra 1 del proveedor 40000002 de la empresa de trabajo en lugar de la
empresa 01 que es la que corresponde al enlace.

Si EXPRESIN = SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2)
Entonces al intentar navegar al albarn de compra del enlace 0140000002 1 el sistema realizar el
cambio de x por 0140000002 1 dando la expresin:
SUBSTR(0140000002 1, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(0140000002 1, 3 + wn_Digitos, 10) |
LEFT(0140000002 1, 2)
Donde, si tenemos que wn_Digitos = 8 la cadena final que se utiliza para buscar y mostrar el albarn de
compra es:
[400000002 1, 01]
El formulario albacom busca el cdigo del proveedor segn la expresin
SUBSTR(400000002 1, 3, wn_Digitos) obteniendo: proveedor = 000002 (en lugar de 40000002).
Y el nmero a partir de SUBSTR(400000002 1, 3 + wn_Digitos, 10) obteniendo: numero = 1
(con 7 espacios en lugar de 9).

Este documento ha sido creado por el Departamento de
Documentacin de Sage Eurowin. La informacin que
contiene es cierta, salvo error u omisin.

El funcionamiento del programa puede ser modificado sin
previo aviso.
De producirse, las modificaciones se comunican a travs de
los procedimientos habituales establecidos.

Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta
alguna errata puede comunicrnosla enviando un mensaje a
la siguiente direccin de correo electrnico:
manuales@eurowin.com

Queda totalmente prohibida la reproduccin parcial o total, as como
la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la
empresa.
Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en
l tienen la vigencia concretada en el mismo.

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