IES Miguel de Cervantes TICO 1 Bachillerato

UNIDAD 6: Hojas de Clculo

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UNIDAD 6: Hojas de Calculo
Una hoja de clculo es un programa de ordenador que permite manipular datos numricos y alfanumricos
dispuestos en forma de tablas. La unidad bsica de una hoja de clculo es la CELDA que se referencian indicando
primero "la/s letra/s" de la columna seguida/s de un "nmero" que indica la fila, por ejemplo celda B105.
Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones entre celdas o rangos de stas.
Tambin es posible dibujar distintos tipos de grficos.
La utilizacin de las hojas de clculo supone numerosas ventajas como poder realizar clculos matemticos,
estadsticos y financieros con gran rapidez y exactitud, permiten representar y manipular enormes cantidades de
datos y representarlos mediante grficos de una forma muy sencilla, etc...
Hoy en da las principales hojas de clculo que se utilizan son:
Excel (Microsoft Office)
Calc (Libre Office / Open Office / Start Office)
Lotus 1-2-3 (SmartSuite)
Quattro Pro (Corel Office)


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1. Tipos de datos en Excel
VALORES:
Son datos que se introducen directamente en una celda, y pueden ser:
NMEROS
Para introducir nmeros podemos incluir adems de los caracteres del 0 al 9, estos signos especiales + - ( ) *
/ ^ % E
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir
precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo (como en
contabilidad).
El carcter E o e seguido de nmero entero es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo: 2E3
equivale a 1000 (2 por 10 elevado a 3).
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.
Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje y divide
el nmero entre 100.
Si introduces fracciones tales como 7/3, 5/63, debes escribir primero un + para que no se confundan con las
fechas.
Si un nmero no cabe en su celda se pasa automticamente a anotacin cientfica o rellena con "#".
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA / HORA
Para introducir una fecha u hora, solo es necesario escribirla de la forma habitual.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la
derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo es necesario introducir los dos
ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el ao completo.
TEXTO
Para introducir texto, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros
caracteres especiales. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda Excel utiliza todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para
visualizarlo, . Si la celda adyacente no est vaca el texto "parece" que desaparece, no obstante el texto se
almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
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FRMULAS
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, operadores, nombres y funciones. Una
frmula es una tcnica muy potente para el anlisis de grandes cantidades de datos.
Una frmula debe comenzar siempre por el signo "=" o "+"
Operadores aritmticos: + - * / ^ %
Operadores relacionales: < > <= >= <>
Operadores de referencia: un rango se indica con dos puntos (:), la unin con una coma (,) y la interseccin
con un espacio en blanco ( )
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial, ya escrita, y que acepta ninguno, uno o varios argumentos o parmetros para
despus realizar unos clculos y devolver un resultado.
Ejemplos: +PI() ; =RAIZ(2) ; =RESTO(10;2)
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y concreta, si no se hace as Excel muetra un mensaje de
error
Si la funcin va al comienzo de la frmula debe comenzar con un signo de "=" o "+"
Los argumentos o parmetros van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada
parntesis
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones
Los argumentos deben estar separados por un punto y como ";"
2. Tipos de Errores en Excel
Cuando estamos trabajando con Excel a veces obtenemos errores, es decir, un valor en una celda que comienza con
el signo de almohadilla "#". Esto no siempre es malo, de hecho, puede estar bien si interpretamos correctamente lo
que el programa nos est indicando.
Es conveniente saber que para corregir el error puede que sea necesario modificar la frmula misma o alguna
frmula o valor de otras celdas o rangos a las que est haciendo referencia.
En Excel existen siete tipos de errores y un "pseudoerror" por as llamarlo, adems de unos pequeos tringulos
verdes que aparecen a veces en la esquina superior izquierda de la celda (como ves en la imagen), y que Excel utiliza
para advertirnos de algn "posible" problema.

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Tipo de Error Descripcin
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Aparece cuando en una celda con formato nmero no cabe la cifra completa. Se
corrige ampliando el ancho de la columna.
#VALOR! Aparece cuando realizamos una operacin no vlida, por ejemplo multiplicar
una celda que contiene texto por otra que contiene un nmero.
#DIV/0! Aparece, como es lgico, cuando pedimos que se realice una divisin por cero.
#NOMBRE? Aparece cuando utilizamos un "nombre" de una funcin o constante que no
existe en Excel o definida por el usuario.
#NUM!
Aparece cuando colocamos como argumento de una funcin un valor no
numrico cuando Excel espera que sea un nmero.
#N/A! Aparece cuando en una funcin de bsqueda o referencia no encuentra
ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de bsqueda.
#NULO!
Aparece cuando la interseccin de dos rangos no existe. Por ejemplo la frmula
=F3:G9 I9:J15 (la interseccin se expresa con un espacio en blanco entre dos
rangos).
#REF! Aparece cuando hacemos referencia a una direccin que hemos eliminado. Por
ejemplo =Hoja5!A3*B7, y la Hoja5 la hemos borrado.
3. Imprimir / Ver hojas de Excel
Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas te ayuda a trabajar en distintas
situaciones. Tres se encuentran en el men Ver. Dos estn en el men Ventana y una ms en el men Archivo.
Adems el Zoom funciona en todas las vistas para aumentar o disminuir lo que se ve en la pantalla.
Opciones de Ver / Imprimir
Vista Normal: la vista por defecto, que muestra una cuadrcula y encabezados para las columnas y filas.
Vista preliminar de Salto de Pgina: una vista reducida de la hoja con lneas azules marcando donde se producir el
salto y que es lo que se imprimir en ese momento. Las lneas de la cuadrcula y los encabezados todava se ven. A
diferencia de los procesadores de texto, Excel te permitir bloquear parte de una hoja de manera que esa parte no
se imprima.
Pantalla Completa: esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay barras de herramientas o men.
Impresin Preliminar: muestra como se veran las hojas sobre el papel. Disponible en el men Archivo y como botn
de la barra de herramientas.
Dividir: separa la pantalla en cuatro paneles, de manera que pueda ver al mismo tiempo las diferentes partes de una
hoja de clculo grande. Se encuentra en el men de Ventana, podemos crear dos paneles arrastrando el cuadro
Dividir en una barra de desplazamiento.
Inmovilizar Paneles: dispone partes de la hoja para que queden fijas, mientras que permite el desplazamiento del
resto de la misma. Esto permite conservar los encabezados de las columnas y filas a la vista.
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Tarea #01: Operaciones aritmticas.
Objetivos: Introduccin de datos, manipular columnas y filas, autorelleno.



Tarea #02: Tabla de multiplicar ampliada.
Objetivos: Referencias absolutas y relativas



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Tarea #03: Calculo de las ventas de una empresa en un ao.
Objetivos: manipular columnas y filas, funciones =SUMA y =PROMEDIO, grficos de barras



Tarea #04: Clculo de sueldos de empleados de una empresa.
Objetivos: porcentajes, funciones, grficos de sectores


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Tarea #05: Factura simple.
Objetivos: combinar celdas, funciones, formateo de hoja.



Tarea #06: Hallar la letra del NIF.
Objetivos: Uso de frmulas predefinidas: =RESTO, =CONCATENAR y =MED


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Tarea #07: Pictograma.
Objetivos: Tratamiento de datos estadsticos mediante grficos especiales


Tarea #08: Estudio demogrfico.
Objetivos: Uso de las opciones de Excel: ordenacin y tablas dinmicas


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Tarea #09: Juegos de azar "lanzar una moneda".
Objetivos: Utilizar las funciones =ALEATORIO y =CONTAR.SI


Tarea #10: Factura Compleja.
Objetivos: Utilizar funciones de bsqueda y referencia


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Tarea #11: Formato condicional.
Objetivos: Utilizar distintas formas de resaltar datos utilizando el formato condicional



Tarea #12: Opciones de imprimir.
Objetivos: Aprender a utilizar las distintas opciones de ver/imprimir en Excel
TAREA: Lee la parte de teora: Imprimir / Ver hojas de Excel
Esta tarea consiste en aprender a realizar las siguientes acciones utilizando los datos del padrn 2012 del INE. En un
documento de texto toma capturas de pantalla de lo que indico a continuacin describiendo las distintas vistas.
Imprime (con PDFCreator) las 4 primeras hojas Excel de los datos del padrn 2012 dejando la misma cabecera en
cada hoja.
Cambia a cada una de las distintas vistas y toma capturas de pantalla.
Selecciona parte de la hoja para que no se imprima
Selecciona la cabecera para que se imprima en todas las hojas
Dividir la vista en partes (toma capturas de pantalla)
Inmoviliza encabezados y lateral izquierdo (toma capturas de pantalla)
Debes guardar dos documentos: 1 el documento de texto con las capturas y 2 el archivo .pdf con las 4 primeras
hojas indicadas.


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Tarea #13: Pirmide de Poblacin.
Objetivos: Obtener y formatear datos. Crear grficos especiales


Tarea #14: Combinar correspondencia.
Objetivos: Trabajar conjuntamente con un procesador de textos y una hoja de clculo


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TAREA: Esta tarea consiste en crear "n-cartas personalizadas" sin ms requisitos que escribir una sola "carta modelo"
(con un procesador de textos) y disponer de una "base de datos" de clientes (confeccionada en Excel).
1. Crear una "carta modelo" parecida a esta (aqu tienes ms modelos) en tu procesador de textos favorito.
2. Crear una "base de datos", en el ejemplo, de clientes con tantas filas como clientes hay (mnimo 10) y tantas
columnas como campos de la base de datos necesites, en este caso sern:
o Nmero de referencia
o Nombre del Cliente
o NIF
o Domicilio
o CP-Ciudad
o Nmero de pedido
3. Combinar correspondencia desde el procesador de textos, insertando los campos de la base de datos donde
corresponda.
4. Imprimir en .pdf tantas cartas como registros hay en la base de datos.
Debes entregar dos archivos: el archivo .pdf con las cartas personalizadas, el archivo de Excel con la base de datos y
la carta modelo con los campos.
Tarea #15: Climograma.
Objetivos: Obtener y formatear datos. Crear grficos especiales. Emplear frmulas.