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UNIDAD 2

PRESUPUESTO DE VENTAS O INGRESOS


Para entrar en materia general de los presupuestos de ventas, tendremos en cuenta
ciertos aspectos generales, el presupuesto debe tener, cuando menos, las siguientes
caractersticas primordiales o requisitos:

Conocimiento de la entidad: Es la base para hacer el presupuesto con adecuacin.

Planificacin General previa: En la cual se integran las polticas y objetivos futuros,
generales a gran nivel.

Formacin de programas: En donde el detalle y anlisis conviertan los objetivos
generales en planes de operacin.

Cuantificacin: En trminos monetarios o en unidades de valor reconocido, de los planes
operativos.

Control: Verificar que los planes presupuestados se cumplan o se superen. Se debe
analizar las variaciones o desviaciones, determinar las causas y sus posibles rectificaciones
y ajustes a tiempo.

Respaldo directivo: Su concepto sobre cul debera ser el respaldo directivo como
caracterstica presupuestal.

Ventajas y limitaciones de los presupuestos
Ventajas
Determina la disponibilidad de recursos
Selecciona las decisiones de mayores beneficios
Aplica los estndares en la determinacin del presupuesto (materiales, mano de
obra y costos indirectos de fabricacin) y se pondera el valor de actividades

Limitaciones
Por ser estimados, sus datos estarn sujetos al juicio o a la experiencia de quienes
los determinan. No son hechos reales
Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que se presentan
normalmente.
Su ejecucin no ocurre automticamente.
No reemplaza ni reemplazar a la Gerencia
Analizar, ampliar y socializar en el grupo, las ventajas y limitaciones de los
presupuestos.


Clasificacin de los presupuestos
Segn la flexibilidad
Rgidos, estticos, fijos o asignados
Flexibles o variables

Segn el perodo que cubran
A corto plazo
A largo Plazo

Segn el campo de aplicacin en la empresa
De operacin o econmicos
Financieros (Tesorera y Capital)

Segn el sector en el cual se utilicen
Pblico
Privado


El Presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de
los negocios (empresas privadas, pblicas o familiares), como sistema de planeacin y
control. Ese estimado tiene que incluir los ingresos, Por ello la finalidad de los
presupuestos es auxiliar a la gerencia en la coordinacin de sus funciones de venta, Como
las condiciones de los negocios varan, los presupuestos preparados tambin varan. El
principio bsico de la planeacin para el control, es el mismo para todos los negocios, sin
que cuente para nada el tamao de ellos.

En las pequeas empresas, la tarea de preparar el presupuesto ser probablemente una
funcin del Contador. En una organizacin mayor, la preparacin del presupuesto estar
supervisada por un Director de Presupuestos. Debe quedar claro, que el presupuesto es
un instrumento de control; puede ser usado por la gerencia en la determinacin del valor
de las desviaciones ocurridas respecto de los planes y las causas probables de esas
desviaciones.

En todas las organizaciones con o sin nimo de lucro, el mejor sistema de informacin
cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las
necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha informacin, de tal forma, que
cada usuario, segn sus exigencias, tome las decisiones ms adecuadas sobre la
organizacin. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdera su razn de ser.

El presupuesto es una herramienta utilizada tanto en la Planeacin como para el Control.
Al comienzo del perodo, el presupuesto es un plan o patrn, al final del perodo sirve
como un mecanismo de control para ayudar a la administracin a medir lo ejecutado del
plan, de tal forma que el futuro desempeo se puede mejorar.

En los presupuestos de ventas debemos tener polticas claras: de precios, medios
publicitarios, formas de ventas, canales de distribucin, investigacin de mercados, etc.


El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar el presupuesto maestro, ya
que el volumen de ventas estimado influye directamente en todos los otros elementos
que aparecen a lo largo del Presupuesto maestro.
El Presupuesto de Ventas, ordinariamente indica la cantidad esperada de cada producto a
Vender durante un perodo.

Del pronstico de ventas dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de
pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre. De hecho, existen
multitud de factores que afectan las ventas, como: las polticas de precio, el grado de
competencia, la actitud de los compradores, los nuevos productos, las condiciones
econmicas, etc. Sin embargo, muchas organizaciones, empresas o entidades grandes han
desarrollado tcnicas muy refinadas para efectuar sus pronsticos hasta el punto de poder
lograr, regularmente una realizacin de ventas del 97% o 98%.
Las apreciaciones referidas a ventas, se verifican con estudios cuidadosos de mercados.

Actualmente y con motivo de las tcnicas cientficas aplicadas por la administracin, han
desaparecido los aspectos aleatorios y de especulaciones con los resultados. Es por ello,
que para poder determinar el presupuesto de ventas, se encuentran diversos
procedimientos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas de un perodo.

Por lo general, el presupuesto de ventas es el eje de los dems presupuestos, luego lo
primero que se hace es cuantificar las ventas en unidades y valores por cada tipo o lnea
de producto, artculo o servicio, esto hace que su evaluacin se realice con los precios del
mercado, los cuales se rigen por la oferta y la demanda o por el precio de venta unitario,
determinando as el monto de las ventas en valores monetarios.

El plan financiero de una empresa comienza con el presupuesto de ventas, el cual es la
base de todo el programa presupuestal, ya que las ventas constituyen la principal fuente
de fondos de una empresa. Deben soportar los Costos y Gastos.
Se deben desarrollar presupuestos de ventas a corto y largo plazo, detallado y especfico
el primero y en forma general el segundo.

El presupuesto de ventas, est compuesto por las siguientes partes:
Pronstico de ventas
Plan de mercadotecnia
Presupuesto de publicidad y promocin
Presupuesto de gastos de ventas.




PRONSTICO DE VENTAS.
Los pronsticos de ventas constituyen el punto de partida de la presupuestacin de la
empresa en su parte de clculos. El pronstico de ventas lo define Welsch, Glenn A. en su
libro: "Presupuestos: planificacin y control de utilidades", como la "proyeccin tcnica de
la demanda potencial de los clientes durante un horizonte de tiempo especificado y con
suposiciones fundamentales especificadas". Contina diciendo Welsch "Un pronstico se
convierte en un plan de ventas cuando la administracin incorpora en l juicios,
estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicacin administrativa a las
acciones agresivas para lograr las metas de ventas". Hacer la diferencia entre un
pronstico y un presupuesto o plan de ventas es mostrar el pronstico como solo un paso
necesario en el presupuesto de las ventas.

Un pronstico nunca se puede considerar por si solo como un presupuesto de ventas, sin
embargo es de suma importancia en la elaboracin de los planes de ventas.
Para los pronsticos de ventas se emplean numerosos anlisis tales como modelos
matemticos, tcnicas de investigacin de operaciones, ajustes de tendencia, anlisis de
correlacin, suavizacin exponencial y otros. Hoy en da se hace ms fcil sta tarea
debido a la amplia aplicacin de los computadores para suministrar los ms variados y
sofisticados anlisis.

PLAN DE MERCADOTECNIA.
El plan general de mercadotecnia incluye todo un estudio que no corresponde analizar en
esta materia y que hace parte de toda una carrera profesional. Digamos que se refiere al
anlisis y estudio cuidadoso de: PRODUCTO, PRECIO, PROMOCION, PLAZA, COMPETENCIA,
TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO, PERSONAL Y EMPAQUE.

PRECIO
A menudo las ventas se pronostican en nmero de unidades. Los precios se incorporan
para que la administracin sepa si las unidades calculadas o la cantidad de ventas del
ejercicio presupuestado darn utilidades.

La fuente principal de ingresos de una empresa, son las ventas, por lo cual se hace
necesario presupuestar los precios a los cuales se espera vender los productos en el
perodo, vamos a analizar someramente la importancia de la presupuestacin de los
precios de venta.

En la fijacin de los precios de los productos se debe estudiar qu tipo de producto es:
exclusivo, competido, reemplazable, de introduccin, perecedero, etc. Bien es sabido que
determinar precios en las etapas iniciales de introduccin al mercado de un bien, presenta
problemas difciles en la proyeccin de la demanda potencial y en la estimacin de la
relacin que debe existir entre el precio y las ventas. Se deben investigar las preferencias
del consumidor, fijar escalas de precios econmicamente atractivas y calcular las ventas
resultantes en los diferentes precios alternativos. Determinar precios a productos en
etapa de madurez, se necesita saber cundo el producto se encuentra prximo a dicho
ciclo. De cualquier manera, fijar precios a un producto conlleva a estudios de costos,
rentabilidad, competitividad, etc.
Para la determinacin de los precios de un producto existen muchas frmulas
matemticas que tienen en cuenta principalmente la rentabilidad esperada con relacin a
la venta o al costo, o los mrgenes de utilidad, bruto, operacional neto o de contribucin.

Formulas para determinar el precio:
Existen infinidad de frmulas para determinar los precios de un producto o servicio,
algunas de ellas basadas en criterios personales como el fijar un precio con base en los
precios de la competencia, y otras basadas en modelos matemticos diversos
relacionados generalmente con los costos y gastos o con algn margen de utilidad,
veamos tres de ellas:

Precios con base en el margen bruto (MB):

P = Costo de lo Vendido
(1 - MB)(1-%Dcto.)

Margen Bruto

Ejemplo: Se desea fijar la tarifa de un tratamiento de periodoncia que tiene un costo de
$5.000, y se espera un margen bruto en ventas del 30%, teniendo en cuenta que el
descuento normal ofrecido ser del 5%

P = Costo de lo Vendido
(1 - MB)(1-%Dcto.)

P = 5.000_____
(1 - 0.3)(1- 0.5)

P = 5.000 __ = $ 7.518.80
(0.7)(0.95)

Demostracin:
Precio Bruto


7.518,80

Descuento 5%

375,94

Neto

7.142,86

Costo de lo vendido

5.000,00

Utilidad Bruta

2.142,86

Rentabilidad bruta:

2142.86 / 7142.86= 30%
Promocin y publicidad.
La Gerencia de Ventas es la responsable de buscar el equilibrio adecuado entre los
volmenes esperados de ventas, los niveles de gastos de promocin y publicidad y los
niveles de gastos de ventas. En la prctica se utiliza generalmente determinar un
porcentaje sobre el volumen de ventas para lo correspondiente a publicidad. Los valores
presupuestados se incluyen en el presupuesto de Gastos de Administracin y Ventas.

Gastos de ventas:
La presupuestacin de estos est relacionada con rubros tales como: sueldos y salarios,
comisiones, prestaciones sociales, aportes patronales, honorarios, servicios pblicos y
todos los dems relacionados con el rea. Una vez calculado se incluye en forma general
en el presupuesto de gastos de administracin y ventas.

LOS INGRESOS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS.
Muchos profesionales del rea administrativa consideran que no es necesario ni practico
desarrollar presupuestos en las empresas de servicios, ya que al ser la venta un producto
intangible, elimina la necesidad de elaborar presupuestos de costos debido a que no es
necesario implantar un sistema de costeo para su valoracin, sin embargo ha quedado
claro que no importa cul sea el negocio, un buen sistema presupuestal puede lograr
mayores xitos en el manejo de la empresa.

Los ingresos de una empresa, si se quiere funcionar bien, deben ser mayores que los
egresos, lograrlo representa en muchos casos un problema bastante complejo, para ello
se recomienda un buen sistema de planeacin y control financieros en donde la
responsabilidad de los directivos debe estar bien definida y se relacionada con los
presupuestos aprobados.

Los fundamentos, enfoques y tcnicas planteados para un sistema presupuestal de una
empresa manufacturera tambin pueden emplearse con gran efectividad en las empresas
de servicios, es as como el control de las cuentas por cobrar, o el de los gastos de
administracin son similares para los dos tipos de empresas, aunque debe quedar claro
que cada empresa especfica debe ser selectiva al implantar los mtodos y herramientas
de planeacin y control.

Caractersticas de los costos en las empresas de servicio:
Al elaborar los detalles de cualquier sistema presupuestal es necesario tener en cuenta
sus caractersticas, es decir el grado en que los costos tienden a ser fijos o variables con
relacin al volumen de las operaciones realizadas. En las empresas de servicio la gran
mayora de los costos y gastos de funcionamiento son considerados fijos, lo que hace que
mientras mayor el volumen de operaciones, el costo unitario vare, en este caso
disminuyendo, lo que conlleva a decisiones difciles de tomar en momentos determinados.
Un ejemplo en una institucin financiera sera la de los cajeros a tener en una sucursal,
supngase que en la sucursal X se han tenido 3 cajeros desde hace tres aos para
atender a los clientes y que el nmero promedio de operaciones diarias de la sucursal han
sido de 1200, 1400 y 1600 para cada ao respectivamente, en este caso el costo de la
mano de obra por transaccin ha venido disminuyendo y si las operaciones siguen
aumentando seguir disminuyendo ms hasta que se decida emplear a otro cajero, en ese
momento, debido a la decisin, se incrementara el costo por transaccin de la mano de
obra, un buen directivo debe tener muy claro cul es el momento en que se requiere otro
empleado para dar un buen servicio en forma eficiente.

Se aconseja entonces que se disee un buen sistema presupuestal de tal manera que los
directivos que toman decisiones sobre costos y gastos las puedan analizar con claridad y
acertadamente. A los directivos se les debera proporcionar una herramienta que facilite
la toma de decisiones y brinde un mecanismo gua, sobre todo de cambios en los
volmenes de las actividades u operaciones a desarrollar. Una forma de lograrlo es
mediante informes mensuales de costos que se desglosen en fijos y variables (teniendo en
cuenta los semivariables en sus dos componentes).

Es de anotar que los ingresos se pueden proyectar teniendo en cuenta los montos totales
de cada tipo de ingreso: Rendimientos, intereses normales, intereses de sobregiro, etc.

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