Para entrar en materia general de los presupuestos de ventas, tendremos en cuenta ciertos aspectos generales, el presupuesto debe tener, cuando menos, las siguientes caractersticas primordiales o requisitos:
Conocimiento de la entidad: Es la base para hacer el presupuesto con adecuacin.
Planificacin General previa: En la cual se integran las polticas y objetivos futuros, generales a gran nivel.
Formacin de programas: En donde el detalle y anlisis conviertan los objetivos generales en planes de operacin.
Cuantificacin: En trminos monetarios o en unidades de valor reconocido, de los planes operativos.
Control: Verificar que los planes presupuestados se cumplan o se superen. Se debe analizar las variaciones o desviaciones, determinar las causas y sus posibles rectificaciones y ajustes a tiempo.
Respaldo directivo: Su concepto sobre cul debera ser el respaldo directivo como caracterstica presupuestal.
Ventajas y limitaciones de los presupuestos Ventajas Determina la disponibilidad de recursos Selecciona las decisiones de mayores beneficios Aplica los estndares en la determinacin del presupuesto (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricacin) y se pondera el valor de actividades
Limitaciones Por ser estimados, sus datos estarn sujetos al juicio o a la experiencia de quienes los determinan. No son hechos reales Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que se presentan normalmente. Su ejecucin no ocurre automticamente. No reemplaza ni reemplazar a la Gerencia Analizar, ampliar y socializar en el grupo, las ventajas y limitaciones de los presupuestos.
Clasificacin de los presupuestos Segn la flexibilidad Rgidos, estticos, fijos o asignados Flexibles o variables
Segn el perodo que cubran A corto plazo A largo Plazo
Segn el campo de aplicacin en la empresa De operacin o econmicos Financieros (Tesorera y Capital)
Segn el sector en el cual se utilicen Pblico Privado
El Presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios (empresas privadas, pblicas o familiares), como sistema de planeacin y control. Ese estimado tiene que incluir los ingresos, Por ello la finalidad de los presupuestos es auxiliar a la gerencia en la coordinacin de sus funciones de venta, Como las condiciones de los negocios varan, los presupuestos preparados tambin varan. El principio bsico de la planeacin para el control, es el mismo para todos los negocios, sin que cuente para nada el tamao de ellos.
En las pequeas empresas, la tarea de preparar el presupuesto ser probablemente una funcin del Contador. En una organizacin mayor, la preparacin del presupuesto estar supervisada por un Director de Presupuestos. Debe quedar claro, que el presupuesto es un instrumento de control; puede ser usado por la gerencia en la determinacin del valor de las desviaciones ocurridas respecto de los planes y las causas probables de esas desviaciones.
En todas las organizaciones con o sin nimo de lucro, el mejor sistema de informacin cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha informacin, de tal forma, que cada usuario, segn sus exigencias, tome las decisiones ms adecuadas sobre la organizacin. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdera su razn de ser.
El presupuesto es una herramienta utilizada tanto en la Planeacin como para el Control. Al comienzo del perodo, el presupuesto es un plan o patrn, al final del perodo sirve como un mecanismo de control para ayudar a la administracin a medir lo ejecutado del plan, de tal forma que el futuro desempeo se puede mejorar.
En los presupuestos de ventas debemos tener polticas claras: de precios, medios publicitarios, formas de ventas, canales de distribucin, investigacin de mercados, etc.
El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar el presupuesto maestro, ya que el volumen de ventas estimado influye directamente en todos los otros elementos que aparecen a lo largo del Presupuesto maestro. El Presupuesto de Ventas, ordinariamente indica la cantidad esperada de cada producto a Vender durante un perodo.
Del pronstico de ventas dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre. De hecho, existen multitud de factores que afectan las ventas, como: las polticas de precio, el grado de competencia, la actitud de los compradores, los nuevos productos, las condiciones econmicas, etc. Sin embargo, muchas organizaciones, empresas o entidades grandes han desarrollado tcnicas muy refinadas para efectuar sus pronsticos hasta el punto de poder lograr, regularmente una realizacin de ventas del 97% o 98%. Las apreciaciones referidas a ventas, se verifican con estudios cuidadosos de mercados.
Actualmente y con motivo de las tcnicas cientficas aplicadas por la administracin, han desaparecido los aspectos aleatorios y de especulaciones con los resultados. Es por ello, que para poder determinar el presupuesto de ventas, se encuentran diversos procedimientos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas de un perodo.
Por lo general, el presupuesto de ventas es el eje de los dems presupuestos, luego lo primero que se hace es cuantificar las ventas en unidades y valores por cada tipo o lnea de producto, artculo o servicio, esto hace que su evaluacin se realice con los precios del mercado, los cuales se rigen por la oferta y la demanda o por el precio de venta unitario, determinando as el monto de las ventas en valores monetarios.
El plan financiero de una empresa comienza con el presupuesto de ventas, el cual es la base de todo el programa presupuestal, ya que las ventas constituyen la principal fuente de fondos de una empresa. Deben soportar los Costos y Gastos. Se deben desarrollar presupuestos de ventas a corto y largo plazo, detallado y especfico el primero y en forma general el segundo.
El presupuesto de ventas, est compuesto por las siguientes partes: Pronstico de ventas Plan de mercadotecnia Presupuesto de publicidad y promocin Presupuesto de gastos de ventas.
PRONSTICO DE VENTAS. Los pronsticos de ventas constituyen el punto de partida de la presupuestacin de la empresa en su parte de clculos. El pronstico de ventas lo define Welsch, Glenn A. en su libro: "Presupuestos: planificacin y control de utilidades", como la "proyeccin tcnica de la demanda potencial de los clientes durante un horizonte de tiempo especificado y con suposiciones fundamentales especificadas". Contina diciendo Welsch "Un pronstico se convierte en un plan de ventas cuando la administracin incorpora en l juicios, estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicacin administrativa a las acciones agresivas para lograr las metas de ventas". Hacer la diferencia entre un pronstico y un presupuesto o plan de ventas es mostrar el pronstico como solo un paso necesario en el presupuesto de las ventas.
Un pronstico nunca se puede considerar por si solo como un presupuesto de ventas, sin embargo es de suma importancia en la elaboracin de los planes de ventas. Para los pronsticos de ventas se emplean numerosos anlisis tales como modelos matemticos, tcnicas de investigacin de operaciones, ajustes de tendencia, anlisis de correlacin, suavizacin exponencial y otros. Hoy en da se hace ms fcil sta tarea debido a la amplia aplicacin de los computadores para suministrar los ms variados y sofisticados anlisis.
PLAN DE MERCADOTECNIA. El plan general de mercadotecnia incluye todo un estudio que no corresponde analizar en esta materia y que hace parte de toda una carrera profesional. Digamos que se refiere al anlisis y estudio cuidadoso de: PRODUCTO, PRECIO, PROMOCION, PLAZA, COMPETENCIA, TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO, PERSONAL Y EMPAQUE.
PRECIO A menudo las ventas se pronostican en nmero de unidades. Los precios se incorporan para que la administracin sepa si las unidades calculadas o la cantidad de ventas del ejercicio presupuestado darn utilidades.
La fuente principal de ingresos de una empresa, son las ventas, por lo cual se hace necesario presupuestar los precios a los cuales se espera vender los productos en el perodo, vamos a analizar someramente la importancia de la presupuestacin de los precios de venta.
En la fijacin de los precios de los productos se debe estudiar qu tipo de producto es: exclusivo, competido, reemplazable, de introduccin, perecedero, etc. Bien es sabido que determinar precios en las etapas iniciales de introduccin al mercado de un bien, presenta problemas difciles en la proyeccin de la demanda potencial y en la estimacin de la relacin que debe existir entre el precio y las ventas. Se deben investigar las preferencias del consumidor, fijar escalas de precios econmicamente atractivas y calcular las ventas resultantes en los diferentes precios alternativos. Determinar precios a productos en etapa de madurez, se necesita saber cundo el producto se encuentra prximo a dicho ciclo. De cualquier manera, fijar precios a un producto conlleva a estudios de costos, rentabilidad, competitividad, etc. Para la determinacin de los precios de un producto existen muchas frmulas matemticas que tienen en cuenta principalmente la rentabilidad esperada con relacin a la venta o al costo, o los mrgenes de utilidad, bruto, operacional neto o de contribucin.
Formulas para determinar el precio: Existen infinidad de frmulas para determinar los precios de un producto o servicio, algunas de ellas basadas en criterios personales como el fijar un precio con base en los precios de la competencia, y otras basadas en modelos matemticos diversos relacionados generalmente con los costos y gastos o con algn margen de utilidad, veamos tres de ellas:
Precios con base en el margen bruto (MB):
P = Costo de lo Vendido (1 - MB)(1-%Dcto.)
Margen Bruto
Ejemplo: Se desea fijar la tarifa de un tratamiento de periodoncia que tiene un costo de $5.000, y se espera un margen bruto en ventas del 30%, teniendo en cuenta que el descuento normal ofrecido ser del 5%
P = Costo de lo Vendido (1 - MB)(1-%Dcto.)
P = 5.000_____ (1 - 0.3)(1- 0.5)
P = 5.000 __ = $ 7.518.80 (0.7)(0.95)
Demostracin: Precio Bruto
7.518,80
Descuento 5%
375,94
Neto
7.142,86
Costo de lo vendido
5.000,00
Utilidad Bruta
2.142,86
Rentabilidad bruta:
2142.86 / 7142.86= 30% Promocin y publicidad. La Gerencia de Ventas es la responsable de buscar el equilibrio adecuado entre los volmenes esperados de ventas, los niveles de gastos de promocin y publicidad y los niveles de gastos de ventas. En la prctica se utiliza generalmente determinar un porcentaje sobre el volumen de ventas para lo correspondiente a publicidad. Los valores presupuestados se incluyen en el presupuesto de Gastos de Administracin y Ventas.
Gastos de ventas: La presupuestacin de estos est relacionada con rubros tales como: sueldos y salarios, comisiones, prestaciones sociales, aportes patronales, honorarios, servicios pblicos y todos los dems relacionados con el rea. Una vez calculado se incluye en forma general en el presupuesto de gastos de administracin y ventas.
LOS INGRESOS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS. Muchos profesionales del rea administrativa consideran que no es necesario ni practico desarrollar presupuestos en las empresas de servicios, ya que al ser la venta un producto intangible, elimina la necesidad de elaborar presupuestos de costos debido a que no es necesario implantar un sistema de costeo para su valoracin, sin embargo ha quedado claro que no importa cul sea el negocio, un buen sistema presupuestal puede lograr mayores xitos en el manejo de la empresa.
Los ingresos de una empresa, si se quiere funcionar bien, deben ser mayores que los egresos, lograrlo representa en muchos casos un problema bastante complejo, para ello se recomienda un buen sistema de planeacin y control financieros en donde la responsabilidad de los directivos debe estar bien definida y se relacionada con los presupuestos aprobados.
Los fundamentos, enfoques y tcnicas planteados para un sistema presupuestal de una empresa manufacturera tambin pueden emplearse con gran efectividad en las empresas de servicios, es as como el control de las cuentas por cobrar, o el de los gastos de administracin son similares para los dos tipos de empresas, aunque debe quedar claro que cada empresa especfica debe ser selectiva al implantar los mtodos y herramientas de planeacin y control.
Caractersticas de los costos en las empresas de servicio: Al elaborar los detalles de cualquier sistema presupuestal es necesario tener en cuenta sus caractersticas, es decir el grado en que los costos tienden a ser fijos o variables con relacin al volumen de las operaciones realizadas. En las empresas de servicio la gran mayora de los costos y gastos de funcionamiento son considerados fijos, lo que hace que mientras mayor el volumen de operaciones, el costo unitario vare, en este caso disminuyendo, lo que conlleva a decisiones difciles de tomar en momentos determinados. Un ejemplo en una institucin financiera sera la de los cajeros a tener en una sucursal, supngase que en la sucursal X se han tenido 3 cajeros desde hace tres aos para atender a los clientes y que el nmero promedio de operaciones diarias de la sucursal han sido de 1200, 1400 y 1600 para cada ao respectivamente, en este caso el costo de la mano de obra por transaccin ha venido disminuyendo y si las operaciones siguen aumentando seguir disminuyendo ms hasta que se decida emplear a otro cajero, en ese momento, debido a la decisin, se incrementara el costo por transaccin de la mano de obra, un buen directivo debe tener muy claro cul es el momento en que se requiere otro empleado para dar un buen servicio en forma eficiente.
Se aconseja entonces que se disee un buen sistema presupuestal de tal manera que los directivos que toman decisiones sobre costos y gastos las puedan analizar con claridad y acertadamente. A los directivos se les debera proporcionar una herramienta que facilite la toma de decisiones y brinde un mecanismo gua, sobre todo de cambios en los volmenes de las actividades u operaciones a desarrollar. Una forma de lograrlo es mediante informes mensuales de costos que se desglosen en fijos y variables (teniendo en cuenta los semivariables en sus dos componentes).
Es de anotar que los ingresos se pueden proyectar teniendo en cuenta los montos totales de cada tipo de ingreso: Rendimientos, intereses normales, intereses de sobregiro, etc.