In GRI 004 Instructivo ARCA Docentes

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Instructivo uso del Sistemas de Informacin ARCA - Docente Cdigo: IN-GRI-004 Versin: 02
Fecha de Versin: 05-Sep-2014

INSTRUCTIVO
DOCENTE
ARCA

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Tabla de contenido

1. Ingreso al Sistema ARCA ...................................................................................................... 3
2. Autoservicio ........................................................................................................................... 4
3. Centro de Profesorado ............................................................................................................ 4
3.1 Mi programa (consulta materias asignadas) ...................................................................... 5
3.1.1 Listado de Clases (listado de estudiantes por curso) .................................................. 5
3.1.2 Actividades de Clase (cortes con porcentaje y fechas de los cortes) ......................... 9
3.1.3 Cuaderno de Evaluacin (Cargar las notas) ............................................................. 15
3.1.4 Listado de Calificaciones (Generar las definitivas de cada materia) ......................... 21

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1. Ingreso al Sistema ARCA

Para Ingresar al Sistema de Informacin, se debe hacer clic sobre el link ARCA
ubicado en el men lateral de la pgina de la ECCI, o digitando en su navegador la
siguiente url: arca.ecci.edu.co

Debe aparece la ventana de login del sistema, para poder ingresar debe conocer su
usuario y contrasea.

Nota: En caso de no conocer su usuario y contrasea debe enviar un mensaje al email
de informatica@ecci.edu.co, solicitando recordar su contrasea adjuntar el nmero de
documento e indicar que es docente.

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2. Autoservicio

Al ingresar en el sistema aparecer un men en el costado izquierdo de la ventana,
seleccione autoservicio.

3. Centro de Profesorado

Hacer clic en Centro Del Profesorado, este men encontrar todo lo
relacionado para la realizar de sus actividades de clase, listado de alumnos y
sus respectivas calificaciones.

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3.1 Mi programa (consulta materias asignadas)

Hacer clic en Mi programa, aqu encuentra las materias que le han sido
asignadas por cada coordinacin en la que usted imparte catedra. Podr
observar sus horarios, las aulas de clase, listado de estudiantes por clase y
actividades por corte.

En las actividades evidenciar cada corte (Primer Corte = 30%, Segundo Corte = 30%,
Tercer Corte = 40%), estos son los cortes establecidos por la institucin., podr
ingresar al cuaderno de evaluacin para digitar calificaciones correspondientes a las
actividades programadas (notas parciales) y tambin podr descargar el listado de
estudiantes de cada curso.
Nota: En caso que haga falta alguna catedra, debe dirigirse a la coordinacin
respectiva para que le realicen la asignacin en el sistema.
3.1.1 Listado de Clases (listado de estudiantes por curso)

Debe hacer clic en icono de los tres estudiantes como lo muestra la figura:

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En esta opcin encontrar el listado de los estudiantes que estn inscritos en las
clases que usted impartir clase; podr ver el horario de dicha clase, el saln, la sede,
la cantidad de estudiantes inscritos, etc.

Para poder descargar el listado de estudiantes en Excel debe hacer clic sobre el icono
cuadro azul con una flecha roja como muestra la imagen, para la descarga debe
tener desbloqueadas las ventanas emergentes en su navegador preferido.

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Tambin se podrn enviar notificaciones a los estudiantes a sus correos electrnicos
registrados en el sistema, desde su respectiva cuenta de correo institucional de la
siguiente forma:
Si se quiere enviar un correo masivo a todos los estudiantes de una respectiva clase,
en la parte de abajo darle clic en seleccionar todo

Si tan solo se desea enviar el correo a algunos estudiantes se seleccionan a los
deseados

Despues de haber seleccionado a todos los estudiantes se da clic en notificar
todos alumnos.

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Si solo se seleccionaron a algunos estudiantes se da clic en notificar alumnos
selec

Recuerde que en De: deber estar su correo institucional, en Para: aparecer
su correo institucional ya que se le enviara una copia del mismo correo enviado a los
estudiantes, en CCO: aparecern los correos de los estudiantes a los cuales se les
enviara el correo, en Asunto: se debe colocar el asunto por el cual se enva el
correo, en Texto mensaje: colocara el mensaje que desee enviar a los estudiantes y
por ultimo debe hacer clic en Enviar notificacin.

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3.1.2 Actividades de Clase (cortes con porcentaje y fechas de los cortes)

Hacer clic sobre actividades de clase:

En esta opcin usted encontrar Las actividades que estn pre-creadas, una por cada
corte, lo que nico que se deber hacer, es hacer clic en el botn Guardar.
Los cortes establecidos por la institucin (Primer Corte = 30%, Segundo Corte = 30%,
Tercer Corte = 40%), por cada asignatura.
Nota: Por favor se recomienda solo cargar una nota definitiva por corte.

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Si en alguno de los cursos asignados no hay actividades creadas debe crearlas
de la siguiente forma:
1. Debe crear cada corte, para ello debe seleccionar primero el corte en el que
crear sus actividades, haciendo clic sobre la lupa que se encuentra en el
campo Categora Actividad.

Aparecera una ventana para escoger el corte que desea crear. 1 corte, 2 corte y/o
3 corte.

Hacer clic sobre el corte que desea crear.
2. Ahora debe debe diligenciar los siguientes campos:
Campo Descripcin: debe colocar el nombre de la actividad como la vern sus
estudiantes ejemplo: 1_corte,
Campo Descripcin Corta: debe colocar el nombre de la actividad como la vera
usted al momento de calificar ejemplo: 1_corte,
Hacer clic en el cuadrado que est en frente de Incluir Calif Parcial
(obligatorio), si no se activa, la nota cargada en ese corte no se tendr en
cuenta para las notas parciales ni definitivas.

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Colocar en el campo Nota Mxima el valor 100.
Colocar en el campo Valor en Nota el valor 100.
Debe asignar las fechas correspondientes de inicio y fin de la actividad
o Fecha inicial: hace referencia a la fecha en la que inicio el periodo
o Fecha vencimiento: hace referencia a la fecha mxima que da la
coordinacin, para cargar la nota de ese corte,
o Vencimiento ampliado y Prevista calificacin no son necesarias
diligenciarlas).

Para seguir creando ms actividades para los cortes, debe hacer clic sobre el botn
(+), y si requiere eliminar alguna actividad lo podr realizar haciendo clic sobre el
botn (-); tenga en cuenta que si ya califico no es posible borrar o modificar ningn
campo de la actividad ya que el sistema generar una alerta y posteriormente un error
en la calificaciones.

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3.1.2.1 Crear Actividad de Supletorios

1. Elija el corte para el cual va a crear el supletorio
2. En el campo descripcin siempre debe colocar la palabra Supletorio, es muy
importante que la llame de esa forma ya que si lo hace de otra manera se le
presentaran inconvenientes sobre esta actividad.
3. Dar clic en el cuadrado incluir en Calif Parcial
4. Nota mxima y valor en Nota debe ser 100
5. Especifique las fechas de inicio y vencimiento.

3.1.2.2 Copiar las actividades en otro curso:

Para poder copiar actividades debe por lo menos haber creado una actividad en
cualquiera de los cursos que tiene asignados, pero se recomienda que cree las
actividades de los 3 cortes.
Luego de crear dicha actividad o actividades debe tener en cuenta el nmero de clase
como lo muestra la siguiente imagen:

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Luego ingresar en el icono de actividades del curso donde no tiene ninguna actividad
creada y hacer clic sobre el botn copiar actividades:

A continuacin dar clic en copiar actividades, debe hacer clic en Criterios adicionales
de bsqueda.

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Despus ubicar el campo N Clase y colocar el nmero de clase que tuvo en cuenta
en el primer paso, luego darle clic en Buscar.

Seguido a esto aparecer la clase de donde va a copiar las actividades creadas en el
curso donde no tiene actividades.
Para importar las actividades haga clic en seleccionar clase, (esto har que en el
curso donde no tenia actividades creadas tengas las mismas actividades del curso
donde creo primero las actividades), por ultimo de clic en guardar.

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3.1.3 Cuaderno de Evaluacin (Cargar las notas)

En esta opcin podr realizar la carga de calificaciones.

Al ingresar al cuaderno de evaluacin, le aparecer el listado de sus estudiantes con
los campos para digitar las notas correspondientes a las actividades por corte.

En la opcin Calificacin por actividad usted podr, digitar las notas por actividad,
seleccionando la actividad que desee calificar al hacer clic en la lupa.

En la opcin de Calificaciones Acumuladas usted podr ver todas las calificaciones
de sus estudiantes por clase, tambin se encuentra la opcin de cerrar las
calificaciones, para cerrar las calificaciones el Coordinador de su programa debe crear
un listado de calificaciones y usted lo seleccionara haciendo clic sobre la lupa, buscara
el listado que se genero y dar clic sobre el botn actualizar, luego de que la
Coordinacin genere el listado de calificaciones ya no se podr modificar ninguna nota.

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3.1.3.1 Ingreso de notas

Para ingreso de notas debe tener en cuenta lo siguiente:
La nota mxima cargada debe ser 5.0 (Figura 1. Bien Calificado), si la nota le
aparece 40.00/30.00 etc. (Figura 1. Mal Calificado), quiere decir que est mal
calificado el corte del estudiante.
Para que la nota quede bien cargada, debe tener en cuenta la configuracin del
computador en el cual usted est cargando las notas. (debe usar el punto . O
la coma , la nota debe quedar mnimo 0.1 y mximo 5.0)
Si la nota que va agregar es un 0.0, puede dejar el campo en blanco y el
sistema lo tomara como un 0.0
Si tiene alguna observacin para agregar debe hacer clic sobre la palabra nota
color azul.

Figura 1. Mal Calificado

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Figura 2. Bien Calificado

3.1.3.2 Ingreso de Notas Supletorios

Ingrese al cuaderno de evaluacin del curso al cual va a realizar el cargue de la
nota del supletorio.
Para las personas que No presentaron Supletorio, debe activar el flag de la
actividad Supletorio (cuadrado que esta al costado derecho del espacio donde
se coloca la calificacin de la actividad.
Para las personas que Si lo presentaron debe activar el flag de la calificacin de
la actividad Parcial y dejar inactivo el flag de la actividad Supletorio.

As el sistema tomara la nota donde no este activo el flag y calcula la nota como lo
muestra la siguiente imagen.

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Una vez cargadas las notas debe hacer clic en guardar.
Nota:
El estudiante debe presentar la factura al docente en saldo 0. As como lo
muestra la imagen, donde el docente identificara el nombre y cdigo del
estudiante, el concepto del pago de la factura, el valor, el mtodo de pago y
debe tener en cuenta que el TOTAL A PAGAR siempre este en saldo cero (0).

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Para registrar la nota del supletorio, debe agregar el nmero de comprobante de
pago, para agregar esta informacin debe hacer clic en donde dice nota (color
azul).

Importante: Para hacer efectivo el pago de estos supletorios, es obligatorio que
ingrese el nmero de comprobante como se indic anteriormente.
3.1.3.3 Cargar notas de Habilitaciones

Para registrar notas de habilitaciones, debe ingresar a la opcin de Calificaciones
Acumuladas del cuaderno de evaluacin
Nota: Debe tener en cuenta que para poder cargar calificaciones correspondientes a
habilitaciones debe haber calificado los 3 cortes.

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Nota: Para que un estudiante pueda presentar habilitacin debe presentarle la factura
cancelada por concepto de habilitacin como lo muestra la imagen, donde usted
identificara el nombre y cdigo del estudiante, el concepto del pago de la factura, el
valor, el mtodo de pago y debe tener en cuenta que el TOTAL A PAGAR siempre este
en saldo cero (0),
No olvide ingresar el nmero de comprobante de pago en el espacio que dice
comentarios Color azul.

Identifique los estudiantes que deben presentar habilitacin, en el campo Calif
Total/Sustitucin debe colocar la calificacin que los estudiantes obtuvieron en la
habilitacin.

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Luego de cargar la calificacin de la habilitacin del estudiante, debe colocar el nmero
de comprobante de pago del estudiante con el cual presenta la habilitacin.

Haga clic en el link comentarios y all digite el numero de factura del estudiante y
mencione que la calificacin colocada es la habilitacin, luego haga clic en Acep.

Cuando termine de cargar las calificaciones correspondientes a las habilitaciones y sus
respectivos comentarios, haga clic en guardar.
3.1.4 Listado de Calificaciones (Generar las definitivas de cada materia)

En esta opcin encontrar el listado con las notas definitivas de sus estudiantes por
clase, este icono aparecer cuando la coordinacin cree el listado de calificaciones
(final del periodo).

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La Coordinacin crear un listado de calificaciones definitivas (finales) segn el
calendario acadmico, el cual establece la institucin. Una vez usted cargo las notas
de los 3 cortes debe contabilizar las notas definitivas, esto indicara que las
calificaciones estn cerradas.
Para cargar la lista de calificaciones debe:
Ingresar al cuaderno de evaluacin
Seleccionar del men de esta opcin la pestaa llamada Calificaciones
Acumuladas.

Haga clic en la lupa del campo Selec Listado Calif, aparecer el listado de
calificaciones creado por la coordinacin.

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Seleccionar la opcin Calificacin Final

Cuando seleccione la lista de calificaciones aparecer la lista cargada como lo muestra
la siguiente imagen.

Debe hacer clic en actualizar, esto permite que los estudiantes les aparezca la
nota final de la asignatura, segn la cantidad de actividades creadas y
calificadas.

Al momento de realizar esta accin el sistema le mostrara un mensaje con la
actualizacin de las calificaciones finales como la siguiente imagen.

Hacer clic en Aceptar.

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Nota: Antes que la coordinacin genere el listado de calificaciones, las notas parciales
ya deben estar cargadas por el docente, segn la cantidad de actividades creadas por
corte, de lo contrario el sistema no tendr en cuenta las notas que se carguen despus
de generar el listado de calificaciones, los espacios en blanco los tomara como (0.0).
Debe volver a centro de profesorado
Ingresar al icono llamado Lista de Calificaciones.

Dentro de la opcin listado de calificaciones: debe seleccionar la lista de
Calificaciones Final.
En estado debe seleccionar la opcin de Aprobada para indicarle al sistema
que estas sern las notas definitivas de la asignatura
Debe hacer clic en contabilizar para registrar las notas definitivas en la sabana
de notas del estudiante.

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Nota:
Luego de hacer clic en Contabilizar no es posible modificar ninguna nota de las
listas de calificacin, los nicos autorizados para modificar las notas finales es el
coordinador, ya no se podrn modificar notas parciales solo definitivas.
Cuando ingrese al icono de listado de calificaciones podr identificar que ya
estn contabilizadas las notas.

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Para descargar el listado de calificaciones haga clic en descargar como lo muestra
la imagen.

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