1.1.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Para determinar que el SISTEMA DE INFORMACIN VA WEB PARA LA
ADMINISTRACIN DOCUMENTARIA DE PROYECTOS DE LA INSTITUCIN
PUBLICA PROYECTO ESPECIAL REGIONAL PLAN COPESCO CUSCO sea
factible, veremos este aspecto desde tres puntos de vista (tcnica, operativa y
econmica).
4.5.1. FACTIBILIDAD TCNICA
En esta etapa se especificar los recursos a nivel de hardware y software que
se requerirn en la elaboracin del sistema va web.
Anlisis de recursos de hardware
Para el desarrollo del sistema se requiere un equipo de cmputo con los
siguientes elementos mnimos:
Procesador Intel(R) Pentium(R) Dual Core E2160 2.40GHz.
Memoria RAM de 2GB.
Espacio en disco duro de 2GB.
Anlisis de recursos de Software
Para el desarrollo del sistema se requiere el siguiente software:
Microsoft SQL Server 2005.
Microsoft Visual Studio 2010.
Microsoft Office
Enterprise Architect.
En la actualidad la institucin del Proyecto Especial Regional Plan COPESCO
Cusco cuenta con el equipo necesario como hardware y software para el
desarrollo del sistema, estos equipos pertenecen a la institucin y cuentan con
licencias de software legtimo, lo cual hace que el desarrollo del sistema sea
tcnicamente factible.
4.5.2. FACTIBILIDAD OPERATIVA
La institucin del Proyecto Especial Regional Plan COPESCO Cusco cuenta
con personal capacitado para el manejo del sistema de informacin va web
que se pretende implantar en la institucin, adems, por el rubro de trabajo de
la institucin, los usuarios tienen la capacidad suficiente para manejar dicho
sistema.
Por lo tanto, el desarrollo del sistema se considera factible desde el punto de
vista operativo.
4.5.3. FACTIBILIDAD ECONMICA
La institucin cuenta con recursos necesarios en hardware y software para el
desarrollo del sistema. A continuacin detallaremos algunos parmetros en los
siguientes cuadros para determinar el costo del sistema, que nos permitirn
determinar los costos parciales.
COSTO DE SOFTWARE
SOFTWARE COSTO TOTAL(S/.)
Microsoft Windows XP profesional SP 3
1
$ 2.900,00 S/. 7.986,60
Microsoft Visual Studio 2010 Professional
2
$ 799,00 S/. 2.200,45
Microsoft SQL Server 2005
3
$ 8.750,00 S/. 24.097,50



1
Licencia de Windows XP Profesional al 28 /01 / 2011 - http://www.megacom.com.mx/microsoft.htm


2
Licencia de Visual Studio 2010 al 25 / 02 / 2011 - http://store.microsoft.com/microsoft/Visual-Studio-
2010-Professional/product/8C47A214?wt.mc_id=vssitebuy


3
Licencia de SQL Server 2005 al 08 / 02 / 2011 -
http://latam.preciomania.com/search_getprod.php/masterid=13439013/search=microsoft+sql+server+
2005+management+estudio/st=product/sv=title
Enterprise Architect Desktop Edition
4
$ 143,00 S/. 393,82
Microsoft Office 2007
5
$ 3.700,00 S/. 10.189,80
Microsoft Server 2008 R2
6
$ 1050,00 S/. 2.891,70
Tipo de cambio
7
S/. 2,754 Total S/. 47.759,87
Cuadro 4.23 Costos referenciales de software.
COSTOS HARDWARE
DENOMINACIN CANTIDAD COSTO TOTAL (S/.)
Computador adicional 1 $ 1.500,00 S/. 4.131,00
Tipo de cambio S/. 2,754 Total S/. 4.131,00
Cuadro 4.24 Costos referenciales de hardware.

Nota: Se utiliz una laptop como computador adicional, el cual es propiedad
del desarrollador del sistema y su costo aproximado en el mercado actual es de
US$1000.00. Fue comprada a finales del ao 2008 en US$ 1500.00.
COSTO DESARROLLADORES DEL SISTEMA
FLUJOS DE TRABAJO N. DE
PERSONAS
TOTAL
HORAS
(H)
COSTO
HORA (S/.)
Total (S/.)
FASE PLANIFICACIN DEL PROYECTO



4
Licencia de Enterprise Architect Desktop Edition actualizado al 2010
http://www.sparxsystems.es/New/products/ea_purchase.html


5
Licencia de Office 2007 Estndar al 28 / 01/ 2011 - http://www.megacom.com.mx/microsoft.htm


6
Licencia de Microsoft Server 2008 R2 cotizacin del Plan COPESCO Cusco.


7
Tipo de cambio al 20/05/2011 - Superintendencia de Banca, Seguros Y AFPs -
http://www.sbs.gob.pe/0/home.aspx


Historias de Usuario 1 80 S/. 12,00 S/. 960,00
Tiempos de Ejecucin 1 10 S/. 8,50 S/. 85,00
Estudio de Factibilidad 1 32 S/. 8,00 S/. 256,00
Anlisis de riesgos 1 40 S/. 8,00 S/. 320,00
FASE IMPLEMENTACIN
Diagrama de Clases 1 64 S/. 12,50 S/. 800,00
Diagrama de Base de Datos 1 64 S/. 12,50 S/. 800,00
Cdigo 1 550 S/. 12,50 S/.6.875,00
Prototipos 1 100 S/. 8,50 S/. 850,00
FASE DE PRUEBA
Diagrama de despliegue 1 18 S/. 11,50 S/. 207,00
Diagrama de componentes 1 18 S/. 11,50 S/. 207,00
Pruebas 1 40 S/. 12,00 S/. 480,00
Total S/.11.840,00
Cuadro 4.25 Costos estimados de los desarrolladores del sistema por fases.
GASTOS OPERATIVOS
DENOMINACIN CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA
COSTO
UNIDAD
COSTO
TOTAL
Papel bond de 75 gr 1 Millar S/. 26,00 S/. 26,00
Impresiones 1000 Hoja S/. 0,10 S/.100,00
Electricidad
8
4 Mes S/. 30,58 S/.122,32
Internet 35 Da S/. 5,23 S/.183,05
Depreciacin de la
Laptop
9

4 Mes $ 16,66 S/.183,53
Tipo de cambio
10
S/. 2,754 Total S/.614,90
Cuadro 4.26 Gastos operativos de los desarrolladores.
RESUMEN DE COSTOS
Costo desarrolladores de sistema S/. 11.840,00
Gastos operativos S/. 614,90
Costo Total de Desarrollo del Sistema: S/. 12.454,90
Cuadro 4.27 Resumen de costos y gastos.
Nota : Los costos se calcularon sin tomar en cuenta los costos de las licencias
del software ni los costos de hardware, ya que el sistema se desarrollar en la

8
Electro Sur Este -
http://www2.osinerg.gob.pe/Tarifas/Electricidad/PliegosTarifariosUsuarioFinal.aspx?Id=80000
9
Calculo de depreciacin decreciente: http://www.economicas-online.com/bienesde5.htm
10
Tipo de cambio al 20/05/2011 - Superintendencia de Banca, Seguros Y AFPs -
http://www.sbs.gob.pe/0/home.aspx
Institucin Proyecto Especial Regional Plan COPESCO Cusco, asimismo esta
cuenta con un rea de informtica equipada adecuadamente, la institucin
cuenta con un hosting alquilado desde hace mas de 7 aos en la cual se podr
instalar el sistema de informacin, la computadora adicional es propiedad del
desarrollador por lo que slo se considera el costo de la depreciacin.
4.5.3.1. Beneficios determinados
a) Beneficios intangibles del sistema: Tras un arduo estudio del
Sistema, los beneficios intangibles ms resaltantes que se
obtendrn son los siguientes:
Apoyo al desarrollo del trabajo de los formuladores y
ejecutores de los diferentes proyectos que desarrolla la
institucin, agilizando la toma de decisiones concernientes
a la evaluacin de los documentos.
La consulta de ficha de seguimiento en el proceso de
evaluacin de los proyectos, reducir problemas de
comunicacin y coordinacin entre los trabajadores.
Ofrece un mejor manejo de recursos en forma ptima
incrementando la precisin, en el proceso de registro y
consulta de proyectos.
Uso de nuevas tecnologas de informacin para realizar de
forma rpida y eficaz todos los procesos relacionas con el
registro de proyectos y llegar a ser ms competitivos en los
servicios que se ofrecen a la sociedad.
El incremento de la satisfaccin de los trabajadores al
eliminar el periodo de espera para registrar, evaluar y
consultar los proyectos, asimismo poder corregir las
observaciones correspondientes de cada proyecto.
La mejor administracin y autora de los documentos
elaborados por la institucin.
Al incrementar la satisfaccin en los trabajadores mejorar
la calidad de trabajo en los procesos, mejorando en
consecuencia la imagen de la Institucin.
Incremento en la productividad de los trabajadores.
Mejora la cultura organizacional de la Institucin
BENEFICIOS TIPO DE BENEFICIO
RC RE IF IP MP
TAREAS DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIN
Mantenimiento completo y sistemtico de registros X X X
Capacidad mejorada de almacenamiento de registros X X
Seguridad en el almacenamiento de informacin X X X
CONTROL DE PROCESOS Y RECURSOS
Reduccin de tiempo en el proceso de registro de Proyectos X X X X
Reduccin de tiempo en la consulta del registro de Proyectos X X X
Emisin de reportes en tiempo real desde cualquier equipo de
la institucin conectado a la Intranet.
X X X X
Precisin en el cumplimiento del cronograma de registro de
Proyectos.
X X X
TAREAS DE GESTIN
Reduccin de costos por Unidad de impresin X X X X
Reduccin de la cantidad de documentos que circulan y se
acumulan en la Institucin.
X X X
TAREAS DE CONSULTA
Rapidez en las consultas y generacin de reportes X X X X
CAPACIDAD DEL SISTEMA
Capacidad de mover grandes volmenes de informacin X X X X
BSQUEDA DE REGISTROS EN DATOS
Capacidad mejorada de acceso a registros X X X X
Capacidad mejorada de modificar registros X X X
Capacidad de analizar las actividades de cada registros X X X
Cuadro 4.28 Beneficios derivados de la implantacin del sistema en el mbito de acceso a la
informacin y su impacto en el entorno del usuario.

LEYENDA
RE = Reduccin o Eliminacin de Errores.
IF = Incremento en la Flexibilidad.
IP = Incremento en la Productividad
MP = Mejora en la Planificacin y Control.
RC = Reduccin de Costos.
Cuadro 4.29 Leyenda.
b) Beneficios tangibles del Sistema: Para cuantificar los beneficios
tangibles con el nuevo sistema se consideran los siguientes
aspectos:



b.1) Ingreso promedio por hora del trabajador
TRABAJADOR
11
INGRESO
MENSUAL
APROX.
12
(S/.)
N HORAS
SEMANAL
APROX. (H)
INGRESO
APROX. POR
HORA
13
(S/.)
Formulador de proyecto* S/. 2.000,00 40 S/. 12,50
Coordinador de proyecto* S/. 2.000,00 40 S/. 12,50
Supervisor de proyecto * S/. 3.600,00 40 S/. 22,50
Administrador SI S/. 3.600,00 40 S/. 22,50
Total S/. 70,00
Cuadro 4.30 Ingreso promedio por hora de los trabajadores que utilizarn el sistema.
b.2) Procesos identificados realizados por el sistema
CONSULTAR PROYECTOS: El sistema permite a todo el
personal de la institucin consultar los proyectos realizados en
la actualidad y anteriormente en tiempo real, visualizando la
documentacin perteneciente a cada proyecto, tambin
pidiendo brindar aportes para el mejoramiento de estos
proyectos mediante comentarios. Lo que en la actualidad es
de forma verbal del personal que redacta esta documentacin
al personal en general de la institucin.
REGISTRAR DE DOCUMENTOS: El sistema almacena el
ingreso de documentos para cada proyecto registrado por

11
Trabajadores involucrados con el proceso de registro y consulta de proyectos.
12
Ingreso mensual referencial estimado de acuerdo a las labores que realiza el trabajador
13
Ingreso promedio por hora = Ingreso mensual promedio / N horas mensual
parte del personal autorizado, en este caso solo el personal
con privilegios de AUTOR podrn ser quienes registren toda
esta documentacin. Dichos documentos contemplan la
siguiente informacin: el nombre del documento, una breve
descripcin, el nombre del autor que lo redacto, y la fecha de
la ltima vez que fue actualizado el documentos, estos datos
fueron definidos por los trabajadores relacionados al tema,
asimismo las etapas y fases en las que se registro cada
proyecto est definido por el Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP) segn el reglamento del estado.
EMISIN DE OBSERVACIONES DE DOCUMENTOS: El
sistema permite poder evaluar los documentos relacionados a
un proyecto, as poder aprobar o rechazar cada documento
segn lo establezca el coordinador determinado a dicho
proyecto, el cual tambin podr agregar notas explicando las
razones de la desaprobacin de dichos documentos, todo este
proceso podr ser dado en tiempo real, de esta manera los
autores podrn revisar y corregir inmediatamente los
documentos que fueron rechazados.
EMISIN DE OBSERVACIONES DE PROYECTOS: El
sistema permite poder supervisar los proyectos terminados
(documentacin aprobada e informacin completa del
proyecto) por el personal autorizado, en este caso solo el
personal con privilegios de Supervisor podrn dar por
finalizado los proyectos para su respectiva publicacin,
asimismo tambin podrn rechazar el proyecto para su
respectiva correccin(error en la documentacin o en la
informacin general de este), este o estos error sern
enviados a sus respectivos responsables en tiempo real, lo
cual le da ms tiempo para poder absolver las correcciones.
Para su mejor comprensin de las razones de la
desaprobacin del proyecto, los supervisores podrn adjuntar
notas.
EMITE REPORTES DE PROYECTOS SEGN ACTORES
INVOLUCRADOS EN LOS PROYECTOS: El sistema genera
automticamente la relacin de autores de los diferentes
proyectos, y al seleccionar uno de ellos el sistema
automticamente generara listas con todos los proyectos
generados en la institucin en donde estuvo involucrado tanto
como autor, coordinador y supervisor respectivamente, estos
reportes podrn ser impreso de ser necesario.
EMITE REPORTES CLASIFICANDO LOS PROYECTOS
SEGN SUS ETAPAS Y FASES. El sistema mantendr
actualizado automticamente la clasificacin de todos los
proyectos en tiempo real, y es as que todo el personal en
general podr visualizar, la relacin de proyectos segn las
etapas y fases que est definido por el Sistema Nacional de
Inversin Pblica (SNIP).
EMITE REPORTES DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS El
sistema mantendr actualizado a todo el personal involucrado
(Autor, Coordinador , Supervisor y Administrador) en la
creacin de proyecto, verificacin de documentacin y
publicacin de los diferentes proyectos en el estado en el que
se encuentre en tiempo real, as podrn visualizar los
diferentes estados: Recopilacin de datos, Aprobado
Rechazado, En Evaluacin y Publicado, en caso de que
se encontrara en estado Recopilacin de datos indica que es
un proyecto nuevo y se encuentra en el proceso de recolectar
la documentacin adecuada, en caso de encontrarse en un
estado de Aprobado indica que el proyecto concluyo
satisfactoriamente por tanto ya no se podr manipular la
informacin y documentos de este, en caso de estar en un
estado de En Evaluacin indica que este est siendo
evaluado y por tanto tampoco se puede hacer ninguna
manipulacin en los datos y documentacin, si se encontrara
en un estado de Rechazado las personas involucradas
podrn corregir los datos o documentos que se encuentren
rechazados, y por ultimo si se encontrara en el estado de
Publicado indica que este proyecto esta correcto y por tanto
terminado por eso fue publicado para la visualizacin de todo
el personal en general.
EMITE REPORTES DEL ESTADO DE LOS
DOCUMENTOS : El sistema mantendr actualizado al
personal con privilegios de Autor en cuanto al estado de
los documentos en tiempo real, el Autor el cual genera
documentos podr visualizar en tiempo real la verificacin
de estos, los estados que podr adquirir lo documentos en
su procesamiento son: En Evaluacin, Aprobado,
Rechazado, en caso de encontrarse en el estado de En
evaluacin indica que el documentos est siendo
evaluado por el coordinador responsable, en caso de
encontrarse en Aprobado indica que el documento esta
correcto y no presenta ninguna correccin por ende el
documento ya no puede ser manipulado, y por ultimo en
caso de encontrarse en un estado de Rechazado indica
que el documento contiene algunas observaciones las
cuales tendrn que ser absueltas por el Autor, dichas
observaciones podrn ser visualizadas en las notas
adjuntas a cada documento.

PROCESOS DE LAS
REAS
SISTEMA ANTERIOR SISTEMA NUEVO
Diferencia
Anual (S/.)
Cant.
aprox.
anual
N de Horas
aprox. Costo
Hora S/.
Subtotal
(S/.)
Cant.
aprox.
anual
N de Horas
aprox.
Costo
Hora(S/
.)
Subtotal
(S/.) Por
Mes
Por
Ao
Por
Mes
Por
Ao
Consultar proyectos (1) 11 40,00 440 S/.11,25 S/. 4.950,00 11 0,5 5,5 S/. 9,38 S/. 51,59 S/.4.898,41
Registro de documentos
(2)
50 1,50 75 S/. 8,13 S/. 609,75 50 0,25 12,5 S/. 9,38 S/.117,25 S/. 492,50
Emisin de
observaciones de
documentos(3)
50 2.00 100 S/. 8,13 S/. 813,00 50 0,5 25 S/. 1,50 S/. 37,50 S/. 775,50
Emisin de
observaciones de
proyectos (4)
12 2.00 24 S/. 8,13 S/. 195,12 12 1 12 S/.12,50 S/.150,00 S/. 45,12
Emite reportes de
proyectos segn actores
involucrados (5)
9 40,00 360 S/. 8,13 S/. 2.926,80 9 5 45 S/. 9,38 S/. 422,1 S/.2.504,70
Emite reportes
clasificando los proyectos
segn sus etapas y fases
(6)
3 16,00 48 S/. 8,13 S/. 390,24 3 0,15 0,45 S/. 9,38 S/. 4,221 S/. 386,02
Emite reportes del estado
de los proyectos (7)
70 2.00 140 S/. 8,13 S/. 1.138,20 70 0,25 17,5 S/. 9,38 S/.164,15 S/. 974,05
Emite reportes del estado
de los documentos (8)
250 1,00 250 S/. 8,13 S/. 2.032,50 250 0,25 62,5 S/. 9,38 S/.586,25 S/.1.446,25
Total 455 98,5 1.437 S/.68,16 S/.13.055,6
1
455 7,9 668,7 S/.70,28 S/.1.533,
06
S/.11.522,5
5
Cuadro 4.31 Comparacin de tiempos y costos para los procesos entre el sistema anterior y el nuevo.
Nota:
Cant. aprox. anual: Es el nmero de veces que se realiza cada proceso al ao.
N Horas por Ao: Es el nmero de horas al ao que demora cada trabajador en realizar
el proceso.
N Horas por Mes: Es el nmero de horas por ao dividido entre la cantidad aproximada
anual
Subtotal: Es la multiplicacin del costo por hora y la cantidad de horas al ao.
Diferencia Anual: Diferencia entre subtotal de costo anual del sistema anterior y subtotal
de costo anual del sistema nuevo.

La siguiente tabla describe cmo se realiz el clculo de cada proceso. Para el
clculo del sistema anterior se tomo en cuenta el tiempo que demora cada
trabajador en acceder al sistema.
PROCESO DESCRIPCION
CONSULTAR
PROYECTOS
11 trabajadores consultan los proyectos y su
respectiva documentacin anualmente, y la secretaria
demora aproximadamente 5 das para acceder a
dichos documentos por causa de la burocracia.
REGISTRO DE
DOCUMENTOS
De 6 proyectos registrados aproximadamente 4 son
proyectos de formulacin y 2 de ejecucin por ao,
en los proyectos de ejecucin se generan
aproximadamente 3 documentos en el desarrollo de
este el cual puede variar segn el tiempo que
conlleve ejecutarlo por tanto anualmente se registran
6 documentos, en cuanto a los proyectos de
formulacin se generan 11 documentos
aproximadamente por proyecto lo que nos lleva a
registrar 44 documentos anuales, sumando los
documentos de proyectos de formulacin y ejecucin
se concluye que anualmente se registran 50
documentos y por el registro de cada uno la
secretaria se demora aproximadamente 1 hora y
media.
EMISIN DE
OBSERVACIONES
DE DOCUMENTOS
10 trabajadores solicitan la emisin de observaciones
de los documentos que les competen 5 veces al ao,
la secretaria demora en redactar la respuesta a la
solicitud y recolectar las observaciones de los
coordinadores aproximadamente en 2 horas.
EMISIN DE
OBSERVACIONES
DE PROYECTOS
4 trabajadores solicitan la emisin de observaciones
de los proyectos que les competen 3 veces al ao, la
secretaria demora en redactar la respuesta a la
solicitud y recolectar las observaciones de los
supervisores aproximadamente en 2 horas.
EMITE REPORTES De todos los proyectos publicados 3 trabajadores
DE PROYECTOS
SEGN ACTORES
INVOLUCRADOS
solicitan un reporte de proyectos de un determinado
actor involucrado 3 veces al ao, y el reporte se
demora en ser redactado 5 das ya que la secretaria
debe solicitar la bsqueda manual en la oficina de
archivo central de la institucin mediante una
solicitud, adquirida la respuesta de la solicitud
enviada a la oficina archivo central, la secretaria
puede dar respuesta al reporte solicitado.
EMITE REPORTES
CLASIFICANDO LOS
PROYECTOS SEGN
SUS ETAPAS Y
FASES
De todos los proyectos publicados 1 trabajador
solicitan un reporte de proyectos clasificado segn la
etapa y fase al que pertenece 3 veces al ao, y el
reporte se demora en ser redactado 2 das ya que la
secretaria debe solicitar la bsqueda manual en la
oficina de archivo central de la institucin mediante
una solicitud, adquirida la respuesta de la solicitud
enviada a la oficina archivo central, la secretaria
puede dar respuesta al reporte solicitado.
EMITE REPORTES
DEL ESTADO DE
LOS PROYECTOS
De todos los proyectos no publicados 23 actores
involucrados en los proyectos solicitan un reporte de
proyectos en el estado en el que se encuentran 3
veces al ao, y el reporte se demora en ser
redactado 2 horas ya que la secretaria debe verificar
el estado en el que se encuentran los proyectos
formulados o ejecutados en la oficina a la que
pertenece.
EMITE REPORTES
DEL ESTADO DE
LOS DOCUMENTOS
De todos los proyectos no publicados 23 actores
involucrados en los proyectos solicitan un reporte de
documentos en el estado en el que se encuentran 11
veces al ao, y el reporte se demora en ser
redactado 1 horas ya que la secretaria debe verificar
el estado en el que se encuentran los documentos
formulados o ejecutados en la oficina a la que
pertenece.
Cuadro 4.32 Descripcin de clculo de tiempo de tiempo por proceso.
b.3) Gastos operativos del sistema
MATERIALES
DE IMPRESIN
SISTEMA ANTERIOR SISTEMA NUEVO
DIFERENCIA
ANUAL (S/.)
Cant.
aprox.
anual
Por Mes
(S/.)
Por Ao
(S/.)
Cant.
aprox.
anual
Por Mes
(S/.)
Por Ao
(S/.)
Papel(millar) 10 S/.21,67 S/. 260,00 7,5 S/.16,25 S/.195,00 S/.65,00
Cartuchos
de tner
5 S/.206,67 S/.2.480,00 3,75 S/.155,00 S/.1.860,00 S/.620,00
TOTAL 15 S/.228,33 S/.2.740,00 11,25 S/.171,25 S/.2.055,00 S/.685,00
Cuadro 4.33 Comparacin de gastos operativos entre el sistema anterior y el sistema nuevo.
Del cuadro se observa que el Beneficio Total Anual Tangible por los gastos
operativos del sistema es de S/. 685.00 a favor del nuevo sistema.

Nota:
Costo por unidad por cartucho: S/. 496
14

Costo por millar de Papel: S/.26.00
15

La columna Por Ao expresa el gasto operativo por ao del sistema (Costo Anual del
Sistema).
Por Mes (S/.) = Costo Mensual del Concepto. Costo Anual / 12.

b.4) Costos de mantenimiento del sistema
16

CONCEPTO
SISTEMA
ANTERIOR
SISTEMA NUEVO
DIFERENCIA
ANUAL (S/.)
Costo M
(S/.)
Por ao
(S/.)
Costo M
(S/.)
Por ao (S/.)
Costo de
mantenimiento
0 0 S/. 207,58 S/.2.490,98 S/. -2.490,98
TOTAL 0 0 S/. 207,58 S/.2.490,98 S/. -2.490,98
Cuadro 4.34 Comparacin de gastos por mantenimiento y soporte del sistema anterior y el sistema
nuevo.
Nota:
El costo anual de mantenimiento del sistema es el 20% del costo total del sistema.

4.5.3.2. Clculo de costos y beneficios
A partir de los criterios anteriores se calcula los costos y beneficios anuales
totalizados, estos montos estn proyectados a 5 aos.
a) Costos del Sistema: El costo del primer ao considera los
gastos realizados en el desarrollo del sistema durante 4 meses,
el costo de desarrollo ms el de mantenimiento por 6 siguientes
meses y los 2 meses restantes solo por el costo de
mantenimiento.
CONCEPTO Costo Mes (S/.) Por ao (S/.)

14
Costo de unidad por cartucho Cotizaciones de la institucin Plan COPESCO Cusco.
15
Costo por unidad del millar de papel Cotizaciones de la institucin Plan COPESCO Cusco.
16
Costo de mantenimiento http://webcool.wordpress.com/2008/02/22/el-verdadero-costo-del-
mantenimiento-del-software/
Costo de desarrollo del sistema S/. 1.037,91 S/. 12.454,90
Costo de mantenimiento S/. 207,58 S/. 2.490,98
TOTAL S/. 1.245,49 S/. 14.945,88
Cuadro 4.35 Resumen de costos del sistema.



= (S/. 1.037,91 * 4) + (S/. 12.454,90 * 6) + (S/. 207,58 * 2)
= S/. 4.151,63 + S/. 7.472,94 + S/. 415,16
= S/. 12.039,73
El mantenimiento se considerar solo hasta el segundo ao por lo que los gastos
de mantenimiento y soporte del sistema sern S/. 4.981,96.
b) Beneficios del Sistema: Se considera un costo de los 4 primeros
meses proyectados para el desarrollo del sistema, el beneficio en
el primer ao se considera de los 8 meses siguientes ya que
estos beneficios se obtendrn a partir de la implantacin del
sistema que ser al quinto mes, para el segundo ao se
consideran los doce meses siguientes y as sucesivamente. Los
beneficios para los aos posteriores se calculan en base al
beneficio total anual tangible.
CONCEPTO COSTO M (S/.) POR AO (S/.)
Beneficio en relacin al tiempo de
trabajadores
S/. 960,21 S/. 11.522,55
Beneficio en relacin a los gastos operativos S/. 57,08 S/. 685,00
TOTAL S/.1.017,30 S/. 12.207,55
Cuadro 4.36 Resumen de beneficios del sistema.
Costo Total Anual = (Costo de desarrollo del Sistema * 4)+ (Costo Total del Sistema
* 6 meses) + (Costo de mantenimiento * 2)
c) Recuperacin de la inversin: En el siguiente cuadro se
muestra la relacin entre costos y beneficios acumulados, estos
valores proyectados a 5 aos.
ANUAL COSTOS COSTO ACUMULADO BENEFICIO BENEFICIO
ACUMULADO
1 S/. 2.039,73 S/. 12.039,73 S/. 8.138,40 S/. 8.138,40
2 S/. 2.490,98 S/. 14.530,71 S/. 12.207,55 S/. 20.345,94
3 S/. 0 S/. 14.530,71 S/. 12.207,55 S/. 32.553,49
4 S/. 0 S/. 14.530,71 S/. 12.207,55 S/. 44.761,04
5 S/. 0 S/. 14.530,71 S/. 12.207,55 S/. 56.968,59
Cuadro 4.37 Relacin entre costos y beneficios acumulados anualmente.
Como se observa en el cuadro la utilidad al cabo de 5 aos ser:
Utilidad al cabo de 5 aos = S/. 56.968,59 S/. 14.530,71
= S/. 42.437,88
En el siguiente cuadro se muestra la relacin entre costos y beneficios
acumulados, estos valores proyectados a 24 meses.
MENSUAL COSTOS
COSTO
ACUMULADO
BENEFICIO
BENEFICIO
ACUMULADO
Marzo S/. 1.037,91 S/. 1.037,91 S/. 0 S/. 0
Abril S/. 1.037,91 S/. 2.075,82 S/. 0 S/. 0
Mayo S/. 1.037,91 S/. 3.113,72 S/. 0 S/. 0
Junio S/. 1.037,91 S/. 4.151,63 S/. 0 S/. 0
Julio S/. 1.245,49 S/. 5.397,12 S/.1.017,30 S/. 1.017,30
Agosto S/. 1.245,49 S/. 6.642,61 S/.1.017,30 S/. 2.034,60
Setiembre S/. 1.245,49 S/. 7.888,10 S/.1.017,30 S/. 3.051,90
Octubre S/. 1.245,49 S/. 9.133,59 S/.1.017,30 S/. 4.069,20
Noviembre S/. 1.245,49 S/. 10.379,08 S/.1.017,30 S/. 5.086,50
Diciembre S/. 1.245,49 S/. 11.624,57 S/.1.017,30 S/. 6.103,80
Enero S/. 207,58 S/. 11.832,15 S/.1.017,30 S/. 7.121,10
Febrero S/. 207,58 S/. 12.039,73 S/.1.017,30 S/. 8.138,40
Marzo S/. 207,58 S/. 12.247,31 S/.1.017,30 S/. 9.155,70
Abril S/. 207,58 S/. 12.454,90 S/.1.017,30 S/. 10.173,00
Mayo S/. 207,58 S/. 12.662,48 S/.1.017,30 S/. 11.190,30
Junio S/. 207,58 S/. 12.870,06 S/.1.017,30 S/. 12.207,60
Julio S/. 207,58 S/. 13.077,64 S/.1.017,30 S/. 13.224,90
Agosto S/. 207,58 S/. 13.285,22 S/.1.017,30 S/. 14.242,20
Septiembre S/. 207,58 S/. 13.492,80 S/.1.017,30 S/. 15.259,50
Octubre S/. 207,58 S/. 13.700,39 S/.1.017,30 S/. 16.276,80
Noviembre S/. 207,58 S/. 13.907,97 S/.1.017,30 S/. 17.294,10
Diciembre S/. 207,58 S/. 14.115,55 S/.1.017,30 S/. 18.311,40
Enero S/. 207,58 S/. 14.323,13 S/.1.017,30 S/. 19.328,70
Febrero S/. 207,58 S/. 14.530,71 S/.1.017,30 S/. 20.346,00
Cuadro 4.38 Relacin entre costos y beneficios acumulados proyectados en 24 meses.



La recuperacin de la inversin est garantizada al corto plazo. Esta se dar en el
segundo ao del funcionamiento del sistema. A partir de ese tiempo generar
utilidades. Adems los cuadros muestran la relacin entre costos y beneficios
acumulados en aos y meses.
d) Recuperacin de la inversin proyectada en meses: Como se
observa en la siguiente figura, existe un beneficio tangible en el
desarrollo del sistema, as mismo la inversin se lograr
recuperar al segundo ao de implantado el sistema, en el mes
nmero 17.

Fig. 4.4 Relacin entre costos y beneficios acumulados proyectados en 24 meses.

1.2. ANLISIS DE RIEGOS
Un riesgo es un evento, el cual es incierto y tiene un impacto negativo en el
desarrollo del proyecto. Anlisis de riesgo es el proceso cuantitativo o cualitativo
que permite evaluar los riesgos. Esto involucrar una estimacin de incertidumbre
del riesgo y su impacto. Esta etapa permitir hacer una clara identificacin de
amenazas y factores de vulnerabilidad en el proceso de desarrollo del sistema de
informacin y por lo tanto determinar los riesgos existentes, visualizando
potenciales daos y prdidas ante su posible aparicin.
S/. -
S/. 5.000,00
S/. 10.000,00
S/. 15.000,00
S/. 20.000,00
S/. 25.000,00
COSTO ACUMULADO BENEFICIO ACUMULADO
1.2.1. DETERMINAR LOS RIESGOS Y LIMITACIONES
a) Cambio de gestin: Un cambio en la gestin del gobierno regional
del Cusco representa un riesgo y una limitacin en el desarrollo del
sistema de informacin, ya que si cambian las autoridades de la
institucin es posible que las nuevas autoridades no estn de
acuerdo con el plan de trabajo para implantar este nuevo sistema de
registro de Proyectos.
b) Clculo errneo de la factibilidad econmica: El clculo de la
factibilidad econmica representa un riesgo y una limitacin porque
de existir un error en este clculo podra frustrar la conclusin del
sistema, ya que resulta un proceso complicado porque los clculos
que se realizan son futuros y no se precisan con exactitud, se toma
en cuenta los precios del mercado actual y no se considera la
variacin que pueden sufrir en el tiempo.
1.2.2. GESTIN DE RIESGOS
La forma de planificar y desarrollar un sistema de informacin, se encuentra
siempre afectada por los riesgos que se perciben en el entorno de trabajo en el
que es desarrollado. A continuacin se muestran algunos motivos por los que el
desarrollo del proyecto se vera en riesgo de ser afectado.
4.6.2.1. Visin general de riesgos: Los impactos de los riesgos
encontrados durante el desarrollo del sistema de informacin se
determinaran con los siguientes niveles:
Bajo: Cuando el riesgo se presenta afecta en forma minina al
desarrollo del proyecto, pero es factible su correccin.
Medio: Cuando el riesgo se presenta afecta sustancialmente
al desarrollo del proyecto, es en ese momento que se debe
realizar las correcciones del caso.
Grave: Cuando el riesgo se presenta afecta todo el desarrollo
del proyecto y podra llevar al fracaso del mismo y su
cancelacin.
4.6.2.2. Proceso de manejo de riesgos: El desarrollo de un sistema
de informacin est influenciado en gran medida por los riesgos
que se perciben. Los riesgos se pueden presentar en las
siguientes categoras:
a) Riesgos relacionados con respecto a la tecnologa a usar.
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Poco conocimiento acerca de la
metodologa gil Programacin
Extrema
15% Grave A
Poco conocimiento acerca de las
tecnologas de desarrollo web que
sern utilizadas en el desarrollo
del sistema de informacin.
15% Grave A
Poca experiencia en el desarrollo
de aplicaciones reales con
tecnologa orientada a objetos.
15% Medio A
Prdida de informacin 10% Grave E
Cuadro 4.39 Riesgos relacionados con respecto a la tecnologa a usar.





b) Riesgos relacionados con la arquitectura
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Eleccin errnea de historias de
usuario para la estructura del
10% Grave B
Cuadro 4.40 Riesgos relacionados con la arquitectura.
c) Riesgos referentes a la construccin del sistema apropiado
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Falta de conocimientos de
computacin por parte del usuario.
15% Bajo C
Poca experiencia en el manejo de
sistemas de informacin va web.
15% Bajo C
Poca experiencia en las reas de
gestin de proyectos (Formulacin
y ejecucin) lo cual dificulta el
entendimiento de los procesos
que se realizan.
5% Medio C
Rechazo a las interfaces del
sistema.
20% Grave C
Informacin reducida para el
entendimiento del problema.
15% Grave D
Falta de asesora y apoyo en las
reas de gestin de proyectos.
10% Medio F
Cuadro 4.41 Riesgos referentes a la construccin del sistema apropiado.


4.6.3. ESTRATEGIAS DE PREVENCIN DE RIESGOS
ESTRATEGIA PASOS DETERMINADOS
A Bsqueda de informacin en internet
sistema.
Falta de un adecuado estudio en
la primera etapa de desarrollo
impidiendo se cumpla con el
cronograma y los tiempos
establecidos.
10% Medio F
La posibilidad de no identificar de
manera plena los requerimientos
ms importantes en la primera
etapa del proyecto.
10% Grave B
Un planteamiento errneo en la
etapa de planificacin puede
ocasionar que el producto no
llegue a funcionar.
10% Grave B
Eleccin de bibliografa a estudiar sobre el XP, Visual
Studio.Net, ASP.Net, SQL-Server, Ajax.
Bsqueda de informacin en manuales, libros trabajos de
tesis anteriores.
Cursos de actualizacin incluidos durante el mdulo del
Taller de Pro-Tesis.
Consulta con docentes, programadores y analistas de
sistemas con experiencia en el desarrollo de sistemas va
web.
B Realizacin de entrevistas a los jefes de las reas
involucradas, y al personal contratado para la formulacin y
ejecucin de proyecto de la institucin Proyecto Especial
Regional Plan COPESCO Cusco.
Observar los procesos que realizan los profesionales
contratados al desarrollar los proyectos tanto en su
formulacin y ejecucin.
Documentar informacin de proceso observado.
C Establecimiento de mtodos de capacitacin al usuario.
Permanente comunicacin con los usuarios que utilizarn el
sistema para presentarles los prototipos de las interfaces de
usuario y recibir sugerencias para posibles modificaciones.
Motivacin al usuario sobre las bondades del sistema.
Elaboracin de un manual de usuario.
D Comunicacin permanente con el trabajador administrador
del sistema, acerca del funcionamiento actual en la
administracin de documentos de los diferentes proyectos
para tener mayor informacin.
E Permanentes copias de seguridad de todos los documentos
relacionados con el desarrollo del proyecto en diferentes
unidades de almacenamiento.
F Permanente comunicacin con el docente asesor del
proyecto, programando reuniones constantes para evitar y
corregir errores en el estudio de las etapas de desarrollo del
sistema.
Cuadro 4.42 Estrategias de prevencin de riesgos.