Mapeo de Procesos

Los Procesos Evolucionan con el

Tiempo
Todo trabajo es un proceso.
Todos los procesos evolucionan con el tiempo.
Al principio, se establece un buen proceso.
Las necesidades del negocio cambian
gradualmente este proceso.
Los cambios no siempre son para mejorar.
Todos hacen su mejor esfuerzo, pero el proceso
evoluciona a su estado actual.
Probablemente muy pocas personas han visto el
proceso completo de principio a fin.
Mapeo de Procesos
Que son los Mapas de Procesos?
Los mapas de procesos son diagramas que
utilizan smbolos grficos para describir la
naturaleza y el desarrollo de los distintos
pasos que componen un proceso.
Tambin son llamados Diagramas de flujoso
flujogramas.
Mapeo de Procesos
Porque trazar Mapas de Procesos?
Tener perspectiva
Localizar desconexiones, fallas, problemas
Generar soluciones
Reducir el tiempo del ciclo
Comunicarnos
Mapeo de Procesos
Para que se utilizan los Mapas de
Procesos?
Para comprender los procesos de la empresa
Como herramientas de entrenamiento e
induccin a nuevos empleados
Para resaltar las relaciones cliente-proveedor
Para identificar problemas y oportunidades de
mejora
Mapeo de Procesos
Cuando el mapa es utilizado para identificar
problemas y oportunidades de mejora
suelen realizarse dos o tres tipos de mapas,
que describan:
Cmo Est
Cmo Debera Estar
Cmo Podra Estar
Mapeo de Procesos
Existen distintos tipos de Mapas de
Procesos, por ejemplo:
Lineal
Funcional cruzado
IDEF
Mapeo de Procesos
Existen distintos tipos de Mapas de
Procesos:
Lineal
Describe las secuencia de cada paso del proceso.
Ayuda a identificar las etapas con reprocesos, y
los pasos redundantes y/o innecesarios.
Funcional cruzado
IDEF
Mapeo de Procesos
Ejemplo Mapa lineal:
Inicio Ir a clase
Estudiar
Tengo los
conocimientos
suficientes?
Tomar examen FIN SI
NO
Mapeo de Procesos
Existen distintos tipos de Mapas de
Procesos:
Lineal
Funcional cruzado
Contiene los mismos beneficios del Mapa de
proceso lineal, pero adems identifica que roles o
sectores realizan cada paso del proceso. Ayuda a
comprender como cada rol se relaciona con otro.
IDEF
Mapeo de Procesos
Ejemplo Mapa funcional cruzado:
DUCSA FJ R
Proceso de entrega de combustible (macro)
Inicio
Solicitar
Combustible
Tomar pedido y
derivar a Planta
correspondiente
Asignar
Fletero
Cargar
Combustible
Realizar
viaje
Cobrar al
estacionero
Entregar
Combustible
Pagar a
DUCSA
Verificar
pago
Pagar al
Fletero
FIN
Mapeo de Procesos
Existen distintos tipos de Mapas de
Procesos:
Lineal
Funcional cruzado
IDEF
Integration Definition for Function Modeling
Describe los procesos en niveles, describiendo
para cada actividad que recursos se utilizan, que
ingresa a la actividad, que sale como resultado y
que controles/polticas/manuales se utilizan.
Mapeo de Procesos
Ejemplo Mapa IDEF:
A0
Actividad
INPUTS
OUTPUTS
Recursos
Controles/Polticas/Manuales
Mapeo de Procesos
Mapeo de Procesos
Mapeo de Procesos
Pasos iniciales para realizar Mapas de
Procesos:
Identificar las personas correctas para desarrollar
el Mapeo
Determinar que se espera del Mapa de Proceso
Identificar quien y como lo usar
Definir el nivel de detalles del Mapa de Proceso
Establecer los lmites del Proceso a describir
Mapeo de Procesos
Que smbolos se utilizan?
Terminador: indica el inicio y el fin del proceso
Actividad: indica qu se realiza en este paso en particular
Decisin: indica distintos pasos a seguir, dependiendo del resultado
Subproceso: indica otro proceso, descrito en otro mapa de procesos
Espera: indica que el proceso es interrumpido por alguna razn
Mapeo de Procesos
Cuales son los niveles de descripcin?
El nivel de descripcin es establecido de
acuerdo a la utilizacin del mapeo del
proceso.
Macro
Mini
Micro
Mapeo de Procesos
Pasos a seguir para construir un Mapa
de Procesos:
1. Definir que proceso se describir, y cual es el propsito de la descripcin
2. Establecer los limites del proceso: cual es el inicio y cual es el resultado
final
Identificar que SI va a ser descrito y que NO
Identificar las actividades principales
3. Realizar un inventariode los pasos, actividades y decisiones del
proceso, y en el caso del mapa funcional cruzado incluir que rol cumple
la tarea
4. Colocar los en la secuencia que corresponda
5. Asignar los smbolos correspondientes
6. Revisar el Mapa de Proceso
Mapeo de Procesos
Observaciones importantes a tener en
cuenta:
Las personas seleccionadas para realizar el
mapeo de procesos
Empezar siempre por la versin Macro
Si se describe el proceso actual, describir lo
que realmente ocurre, y no lo que se quisiera
que pasara.
Mapeo de Procesos
Interpretacin de Mapas de Procesos
Determinar quien est involucrado en el proceso
Encontrar las causas raz de los problemas
Encontrar maneras de realizar el proceso de forma
ms eficiente
Determinar como implementar cambios al proceso
Encontrar pasos que no agreguen valor
Proveer entrenamiento de cmo funciona el proceso,
o como debera funcionar.
Mapeo de Procesos
Interpretacin de Mapas de Procesos
1. Determinar
Cuellos de Botella
Debilidades
Pasos pobremente definidos
Pasos que no agregan valor
2. Examinar puntos de decisin
3. Examinar los tiempos de espera
4. Examinar los loops del proceso
5. Examinar cada actividad
6. Examinar el proceso como un todo.
Mapeo de Procesos
Ejercicio