Manual de Usuario de Separacion

Manual de Servicios de Separacin de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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MANUAL DE USUARIO PARA LA CAPTURA DE UN SERVICIO DE SEPARACIN DE
CUENTAS

OBJETIVO DEL MANUAL:
Capacitar al Agente Promotor con lo necesario para que pueda llevar a cabo sin problema alguno la Captura de
la Solicitud de Separacin de Cuentas en el Sistema SAFRE, cuyo objetivo es resolverle al Cliente la situacin
que se presente, o bien, orientarlo con la informacin necesaria para que pueda llevar a cabo dicho trmite.

CONCEPTOS BSICOS PARA LLEVAR A CABO UNA SEPARACIN DE CUENTAS:
Qu es una Separacin de Cuentas?
Es el proceso mediante el cual se separarn las cuentas y/o recursos de los Trabajadores que comparten un
mismo Nmero de Seguridad Social (NSS).

NSS Invadido: NSS proporcionado por el IMSS a un Trabajador por primera vez, mismo que por error el IMSS
posteriormente se lo proporciona tambin a otro (s) Trabajador diferente.

NSS Separador: Nuevo nmero de Seguridad Social que el IMSS otorgue al Trabajador que invadi el NSS
sujeto a aclaracin.

Trabajador asignado: Trabajador que no elije su AFORE y su cuenta se asigna a una AFORE de las de mayor
rendimiento neto.

Trabajador no reclamante: Es el Trabajador que tiene un NSS Compartido o Invadido y que no ha presentado
reclamo de solucin en ninguna AFORE. Puede estar Registrado o No en una AFORE.

Trabajador Reclamante: Es el Trabajador que inicia el trmite de aclaracin y correccin de NSS ante la
Administradora que opere el NSS Invadido. Puede estar Registrado o No Registrado en una AFORE.

Formato HOM 05: Solicitud de Regularizacin de Probable Homonimia, es el formato en el que se integrar la
informacin de los Trabajadores No registrados para solicitar la aclaracin de un NSS que se encuentre invadido.
Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo llenas, cmo se explica ms adelante en este manual.

Formato HOM 06: Regularizacin de Regularizacin de Probable Homonimia, es el formato en el que se
integrar la informacin de los Trabajadores Registrados, para solicitar la aclaracin de un NSS que se
encuentre invadido o compartido. Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo debes llenar, cmo se
explica ms adelante en este manual.
Formato HOM 02: Formato en el que el IMSS informar a los Trabajadores los antecedentes afiliatorios que
obran en su poder, el NSS que utilizarn para todos sus trmites y el NSS separador en atencin a su solicitud
de aclaracin de NSS. En algunos casos el formato consta de 2 partes.

Documentos para solicitar el Formato HOM02.
Identificacin Oficial.
Acta de Nacimiento.

Formato Enlace: Este formato lo imprime y entregas al Trabajador para que acuda al IMSS a solicitar el Formato
HOM 02 Certificacin de NSS Afiliatorios, en este formato el IMSS le anota la informacin del CANASE
(Catlogo Nacional de Asegurados). El procedimiento para imprimirlo se encuentra en la MINIGUIA PARA
IMPRIMIR EL FORMATO DE ENLACE EN LOS MODULOS DE AFORE publicada en la Zona de Promotores
seccin Manuales>>Mini guas.

Cuestionario INFONAVIT: Este cuestionario se le aplica al Trabajador para agilizar el trmite de Separacin de
Cuentas ante INFONAVIT.
Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo llenas, cmo se explica ms adelante en este manual.


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NOTA: Los Trabajadores reclamantes registrados y No Registrados debern iniciar los trmites de
aclaracin y correccin de NSS ante la Administradora que est operando la cuenta individual identificada con el
NSS Invadido (Esta informacin la obtienes del Formato HOM-02 o Carta de enlace del Certificado de
Movimientos Afiliatorios).

DOCUMENTACIN NECESARIA PARA INICIAR EL PROCESO DE SEPARACIN DE CUENTAS:

Formato HOM 06 para Trabajadores Registrados HOM 05 para Trabajadores no Registrados
Regularizacin de probable homonimia (proporcionado por la AFORE), en original, debidamente
llenado.
Formato de enlace (proporcionado por la AFORE) en original, que ya incluya los datos del CANASE
anotados por el IMSS., Formato HOM 02 Certificado de Movimientos afiliatorios (proporcionado
por el IMSS), en original. En caso de que cuente con dichos documentos o copia simple de cualquier
documento emitido por el IMSS que contenga el o los NSS a 11 posiciones.
Comprobantes de pago emitidos por los patrones que haya tenido desde julio de 1997, en su caso
copia simple.
Documento probatorio en original Acta de Nacimiento o Carta de Naturalizacin si es extranjero.
Cuestionario INFONAVIT (proporcionado por la AFORE) en original, debidamente llenado, este
cuestionario se obtiene en Zona de Promotores seccin Formato >>Generales
Identificacin oficial (Credencial de elector, pasaporte, cdula profesional, cartilla del servicio militar
nacional o credencial ADIMSS) vigente en original y copia. En caso de que el Cliente sea menor de edad
podr identificarse con pasaporte o con cualquier documento o identificacin expedida por su escuela o
por alguna dependencia o entidad de la administracin pblica federal, estatal, municipal, o del distrito
federal, con fotografa, firma y que est vigente.
NOTA: Si la ID es el pasaporte o cualquier otra de tamao mayor a la IFE, no la digitalices como IFE,
sino como documento tamao carta en la cama plana del escner, y comuncate a Mesa de Ayuda para
que renombren la imagen como identificacin.
Tratndose de extranjeros slo se acepta el documento migratorio FM2 o FM3.

En caso de Trabajadores fallecidos, este Servicio puede ser solicitado por sus Beneficiarios.

Los documentos que deber presentar el beneficiario, adicionales a los antes mencionados son:
- Identificacin Oficial del beneficiario .
- Acta de Defuncin del Trabajador Afiliado.
- Documento Probatorio de parentesco con el Trabajador Afiliado (Acta de Matrimonio en caso de ser
cnyuge, Acta de Nacimiento en caso de ser su hijo(a).

Ya que el Trabajador acuda al IMSS y te entregue el formato HOM 02 emitido por el IMSS y el formato ENLACE
con la anotacin de los datos del CANASE, debes revisar en el Formato HOM 02, para ver si el NSS invadido
est AFILIADO en AFORE Coppel, si es as debes iniciar con el Servicio de Separacin de Cuentas, de lo
contrario debers orientar al Cliente para que acuda a la AFORE en donde se encuentra afiliado el NSS invadido.


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PROCESO PARA CAPTURAR EL SERVICIO DE SEPARACIN DE CUENTAS EN SISTEMA

Paso 1.- Debes ingresar al sistema SAFRE, posteriormente dar clic a la opcin Servicios, luego dar clic en la
opcin Clientes y automticamente se mostrar la opcin de Consulta General para buscar al Cliente por el
NSS invadido para que a continuacin se muestre la siguiente pantalla.

En la pantalla anterior, se muestra los datos del Cliente, Nombre Completo, NSS, CURP, RFC y Estado de la
Solicitud, lo datos antes mencionados debes verificarlos contra el Identificacin que presenta el Trabajador para
corroborar la informacin registrada en sistema.

Paso 2.- Una vez que se consulta al Cliente y se valida la informacin mostrada por el sistema, se debe de dar
clic al botn Solicitar Servicio.

El sistema te mostrar la siguiente pantalla:

Los datos que se deben capturar para continuar el Servicio son los siguientes:

Fecha de Solicitud.- Fecha en que se est solicitando el Servicio. (dato mostrado por sistema de forma
automtica).
Operador-. Promotor que est ofreciendo el Servicio. ( dato mostrado por sistema de forma automtica)
Medio-. Es el medio por el cual se le dar el Servicio al Trabajador. Siempre ser Personal ya que el
Cliente se encuentra en la Tienda.
Descripcin-. Capturar una breve descripcin del Servicio que est solicitando el Cliente, se recomienda
poner: Cliente solicita separacin de cuentas .
Materia-. Tipo de modificacin o Servicio que est solicitando el Cliente. En este campo debers elegir
Solicitudes como se muestra a continuacin:


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Servicio-. Corresponde al tipo de Servicio que requiere el Cliente segn la materia seleccionada
previamente. Se debe seleccionar el Servicio Solicitud de Correccin o Aclaracin NSS (Separacin
Cuentas) , como se muestra en la siguiente pantalla:

Categora-. Corresponde a la categora del Servicio, en estos los casos sin EXCEPCIN se deber
seleccionar la opcin Servicios como se muestra en la siguiente pantalla:

Nota: Los datos Fecha Final Estimada y Tipo de Documento se despliegan automticamente al
seleccionar la categora Servicios en la pantalla anterior.

Al mismo tiempo, se despliega en la parte inferior de la pantalla el apartado Documentos Requeridos para
llevar a cabo el Servicio, como se muestra a continuacin:

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Es este parte del proceso, muy importante que valides cada uno de los documentos que menciona el sistema
que son requeridos para llevar a cabo la Captura de la Solicitud de Separacin de Cuentas.

Identificacin Oficial.
Identificacin Oficial (Reverso).
Documento Probatorio.
Documento (Probatorio Reverso).
Documento IMSS Registro (Formato HOM 02).
Solicitud Regularizacin Probable Homonimia. (Formato HOM 05 HOM 06).
Comprobante de Pago o Comprobantes patronales.
Formato de Usos Mltiples.

Adicionalmente son necesarios los siguientes documentos:

Cuestionario INFONAVIT.
Formato Enlace (ya con los datos del CANASE escritos por el IMSS).

Una vez seleccionados los documentos presentados por el Cliente, pueden originarse alguno de los siguientes
casos:

Si algn documento requerido para el trmite no fue seleccionado, el Sistema desplegar una pantalla con el
mensaje: No cuenta con todos los documentos requeridos como se muestra a continuacin; generando la
opcin de Imprimir Carta de rechazo, que debers entregar con tu firma al Cliente y solicitarle que regrese con
la documentacin completa para realizar su trmite.


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Paso 3.- Si los documentos que marcaste estn completos la siguiente pantalla ser el formato de usos mltiples
donde nicamente se debern llenar los datos de Separacin de Cuentas.

Nota: Para visualizar la pantalla completa, debers deslizar mediante la barra de deslizamiento derecha de la
pantalla.
El campo se deber llenar de la siguiente manera:

NSS Correcto HOM-02-. Es el nmero de Seguro Social que certific el IMSS como el que debe utilizar el
Trabajador, el cual puedes obtenerlo del Formato HOM-02 Formato ENLACE.

NSS Separador
76796100543

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FORMATO HOM-02

NOTA: ESTE FORMATO EN ALGUNOS CASOS EL FORMATO HOM -02 SE PRESENTAN EN 2 PARTES, ES
OBLIGATORIO QUE SE INTEGRE LAS 2 PARTES EN LA DIGITALIZACIN DEL SERVICIO.
NSS Separador
NSS Invadido

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NOTA: PARA EL PROCESO DE SEPARACIN DE CUENTAS EL No. DE CLAVE QUE DEBE DE VENIR EN
EL FORMATO DE ENLACE ES EL 2

Una vez capturado el NSS correcto, debers dar clic en el botn Agregar . Despus de finalizar con la captura
de la separacin, el Sistema desplegar en pantalla los botones de Actualizar y Generar Impresin como
se muestra en la siguiente pantalla:

NSS Separador
NSS Invadido
Clave para la Separacin de
Cuentas

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El botn Actualizar sirve para modificar los datos incorrectos si hubiera algn error de captura.

Finalmente, debers dar clic sobre el botn Generar Impresin despus de haber corroborado con el Cliente
que los datos capturados son correctos, con lo que el Sistema generar el formato de usos mltiple a imprimir
como se muestra a continuacin:

76796100543
Este Formato de Usos Mltiples deber de imprimirse en dos tantos, haciendo clic en
el icono de la impresora (2do. de la izquierda) de la barra de herramientas del
programa Adobe Reader, con lo que se abrir la pantalla que se muestra a
continuacin
76796100543

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LLENADO DE LOS FORMATOS REGULARIZACION PROBABLE HOMONIMIA (HOM05 y HOM06)

Los Formatos Regularizacin Probable Homonimia debes imprimirlos desde Zona de Promotores seccin
Formatos >>Generales, para su llenado de forma manual, ya que llenes el formato y est firmado debes sacar
una fotocopia y entregarle uno al Trabajador,

A continuacin te indicamos como debe de ser llenado el formato de Regularizacin de probable Homonimia
HOM05 (Solicitud de Regularizacin de Probable Homonimia).

Revisar en
Propiedades en
la pestaa
Papel/Calidad, que
el tamao de la hoja
est como Carta.

En nmero de
copias poner 2.

Ambos formatos
impresos debern
ser firmados por el
Cliente y por el
Promotor, quien
deber entregarle
uno al Cliente, y el
otro anexarlo a los
documentos
recibidos.


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FORMATO DE REGULARIZACIN DE PROBABLE HOMONIMIA HOM05

1
2
3
4
5
6

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1. Datos del Cliente: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s) y Nmero de Seguro Social.
2. Nmero de clnica a la que el Trabajador pertenece, este dato viene en la hoja rosa, si no cuenta con ella
deber comunicarse al Centro de Atencin del IMSS al nmero de telfono (55)5241-02-45 o 01800-905-96-
00.
3. Datos registrados en su acta de nacimiento: nombre, fecha y lugar de nacimiento, nombre de sus padres, etc.
4. Domicilio y telfonos actuales del Cliente.
5. Nombre de la AFORE; siempre ser AFORE Coppel S.A. de C.V.
6. Datos del patrn actual y del que lo inscribi por primera vez al IMSS incluyendo el registro patronal, este
registro se encuentra en los recibos de nmina u Hoja Rosa.
7. Datos de todos los patrones con los que el Cliente labor, y que lo registraron en el IMSS.
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10
11

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8. Clave del documento que el Cliente presenta como comprobante de su relacin laboral con cada patrn.
Donde los documentos son los siguientes:
1. Aviso Afiliatorio.
2. Copia de liquidaciones pagadas por el patrn
3. Recibos de pagos de salarios
4. Comprobante de aportaciones hechas por sus patrones al SAR (formatos SAR03, SAR04 estados de
cuenta)
5. Certificado de incapacidad
6. Cualquier otro documento
9 Documentos que el Cliente entrega y recabar firma del Cliente
10 Estos datos sern llenados por el rea de Operaciones en AFORE Culiacn.
11 Nombre, firma del Promotor y la fecha que se realiz el trmite.


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LLENADO DE FORMATO DE REGULARIZACIN DE PROBABLE HOMONIMIA HOM06

1
2
3

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1. Nombre del Cliente y su CURP.
2. Domicilio actual del Cliente.
3. Datos registrados en su acta de nacimiento: fecha y lugar de nacimiento, sexo y nombre de los padres del
Cliente y debers de marcar el tipo de identificacin que te presenta el Trabajador.
4. Datos de todos los patrones con los que el Cliente labor y que lo registraron en el IMSS se encuentra en los
recibos de nmina u Hoja Rosa.
5. Clave del documento que el Cliente presenta como comprobante. Donde los documentos son los siguientes:
1. Aviso Afiliatorio.
2. Copia de liquidaciones pagadas
3. Recibos de pagos de salarios
4. Comprobante de aportaciones hechas por sus patrones al SAR (formatos SAR03, SAR04 estados de
cuenta).
5. Certificado de incapacidad
6. Cualquier otro documento
6. Documentos que el Cliente entrega, firma del Cliente y fecha.
7. Nombre, firma del Promotor y la fecha que se realiz el trmite.
Ambos documentos (HOM-05 y HOM-06) deben de llenarse en original y copia, donde la copia es para el Cliente
y la original ser para AFORE Coppel.

4
5
5
7

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LLENADO DE CUESTIONARIO INFONAVIT

El cuestionario INFONAVIT es obligatorio para el proceso de Separacin Cuentas, adems de agilizar el trmite
ya que contiene informacin actual del Trabajador, este se encuentra en Zona de Promotores seccin Formatos
>>Generales>> Cuestionario Infonavit, debes capturar la informacin que solicita y luego imprimir el formato
para integrarlo en el expediente.

A continuacin te indicamos como debe ser llenado el cuestionario INFONAVIT.

Nota: El Trabajador no podr conocer la respuesta para algunas preguntas y esta puede quedar en blanco.
Folio del servicio
Fecha que se
capturo el servicio
Nombre del
Trabajador
Reclamante
NSS invadido Se realiza este
cuestionario al
Trabajador
El nmero de Registro
patronal (viene en el
HOM 02 Actualizado
Correo electrnico de
Recursos humanos o
del J efe inmediato.
Los nmeros
telefnicos debern de
contar con la lada
correspondiente.
Nombre y Firma
del Trabajador
Nombre y Firma
del Agente
Promotor.
Nombre y direccin de la
Empresa en la que labor
o que labora actualmente

Datos adicionales que
proporcione el Trabajador
u observaciones.


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Ya que tengas el expediente completo, debes de digitalizar, Indexar y Publicar los documentos que conforman el
expediente, de acuerdo al Manual de Proceso de Digitalizacin, Indexacin y Publicacin de Servicios de
Unificacin y Separacin de Cuentas.

SEGUIMIENTO DE SEPARACIN DE CUENTAS

En Zona de Promotores seccin Avisos y Circulares >>Avisos Generales se actualiza quincenalmente un reporte
que contiene los Estatus de Servicios de Separacin de Cuentas, en dicho reporte se encuentra los Servicios
capturados a partir de junio 2012.

Por ejemplo: Los Servicios capturados del 01 al 15 de cada mes, se publicarn en un reporte el da siguiente
hbil del mismo mes notificando los Servicios que fueron rechazados y aceptados en la validacin electrnica del
expediente.

Los Servicios capturados del 16 al da ltimo de mes, se validar dentro de los primeros tres das hbiles del mes
siguiente y se actualizar el reporte de estatus de Servicios para informar los Servicios que fueron aceptados y
rechazados en la validacin del expediente.

El 7mo da hbil de cada mes actualizarn los estatus de los Servicios que estn en proceso.

EJEMPLO DE REPORTE QUE SE PUBLICAR EN ZONA DE PROMOTOR

Nss Fol i o Promotor Paterno Materno Nombres Di v Ciudad Motivo a Rechazar
43715429684 12172115 91897831 LUNA RECENDEZ J UANA 115 COMPOSTELA 1 GENERAL ESCOBED No digitaliz expediente
33987327542 12172866 93729588 LANDEROS MIRELES HUMBERTO 123 TECNOLOGICO 1 NUEVO LAREDO, T No digitaliz expediente
49937075205 12171636 94479781 SANMIGUEL MARTINEZ ALFREDO 124 REFORMA 1 NUEVO LAREDO, T Diagnosticado
47947571395 12172717 94866546 MONTES ALVARADO J ONATHAN ANTONIO 276 LAS PALMAS 1 CADEREYTA, N.L. No digitaliz expediente
23068943895 12172511 93699093 RODRIGUEZ COTA MARIA DE LOS ANGELES 422 INDEPENDENCIA 1 CULIACAN SIN. No digitaliz expediente
23068987629 12172980 93470096 HIRATA VERDUGO DALILA J OSEFINA 469 LAS TORRES 1 CULIACAN SIN. Cuenta asociada registrada
Ti enda
Actual i zado a 10 de Juni o 2012
Reporte de Estatus de Separacin de Cuentas

Este reporte se publicar en Zona de Promotores seccin Avisos >>Generales.

PRINCIPALES CAUSAS DE RECHAZOS

1. El Agente Promotor no DIGITALIZA Y PUBLICA EL EXPEDIENTE DE SERVICIO, el mismo da que
genera el Servicio, se recomienda realizar dicha actividad despus de atender al Cliente.
2. Se llena el formato HOM05, en lugar del formato HOM06 y viceversa.
3. No se llena ni se integra dentro del expediente electrnico el cuestionario de INFONAVIT.
4. El NSS separador no se encuentra registrado.

ESTATUS DE SEPARACIN DE CUENTAS PONER IMAGEN DEL REPORTE

1. Proceso de recepcin de Movimientos histricos.- En este estatus la AFORE solicita informacin en
las AFOREs en las que ha estado registrado el NSS invadido.
2. En anlisis.- Se realiza el anlisis de todos los movimientos que ha tenido la cuenta individual desde su
apertura, esto se realiza por los Analistas de AFORE Coppel.
3. Diagnosticado.- Se obtiene el diagnostico correspondiente de acuerdo al anlisis realizado.
4. Enviando Diagnstico.- Se enva diagnostico a la empresa operadora (PROCESAR)

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5. Recibido Diagnstico.- Se recibe diagnostico de la empresa operadora (PROCESAR)
6. Cuenta asociada registrada.- Cuenta asociada Registrada en AFORE Coppel.
7. Cuenta asociada solicitada.- Cuenta asociada Registrada o asignada en otra AFORE. Solicitud de
Registro o traspaso enviada.
8. Cuenta asociada en proceso de afiliacin.- Cuenta asociada en proceso de Traspaso.
9. Liquidado.- Procedi la separacin de recursos de la cuenta invadida.
10. Notificado Liquidacin.- Envo de notificacin a Procesar de que ya fue realizada la Liquidacin de
recursos.
11. Recibido Liquidacin.- Procesar confirma notificacin de liquidacin a la AFORE.

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