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Gestin de Compras
La gestin de compras es un departamento responsable en la organizacin para realizar las
actividades de compras. La gestin del departamento de compras asegura que todos los
bienes, servicios e inventario necesarios para la operacin del negocio se ordenen y se
encuentren a tiempo en la bodega. Tambin es responsable de controlar el costo de los
bienes ordenados, los niveles de inventario y desarrollar buenas relaciones con los
proveedores.
Funciones del Departamento de Gestin de Compras
Compra de bienes
Todos los empleados que son parte del departamento de compras son responsables de
alguna forma por la solicitud de los bienes. Los bienes incluyen los suministros y servicios
necesarios para que contine las operaciones del negocio. Los departamentos de compra
tambin son responsables de solicitar el inventario. Cuando se colocan las ordenes de los
bienes y servicios, los gerentes de compra deben asegurarse que los bienes y servicios
ordenados son los correctos. La gestin de compras tambin busca identificar nuevos y
mejores productos y materiales para que sean usados por la empresa. El departamento de
compras tambin es responsable de proveer los bienes y servicios. Los empleados de
compras buscan mtodos de entrega y opciones para encontrar las mejores ofertas en los
precios y mtodos de envos. Al colocar las rdenes de compra, todos los empleados deben
seguir los procedimientos de compras establecidos por la compaa.
Control de costos
Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos principales de la gestin
de compras. Los compradores siempre buscan comprar lo mejor al mejor precio sin
sacrificar la calidad. Ellos tambin deben negociar con los proveedores los precios, las
tarifas y mtodos de envo para encontrar el mejor acuerdo.
Control de los niveles de inventario
La gestin de compra controla los niveles de inventario. Un objetivo es mantener una oferta
de inventario que sea lo ms baja posible, pero con la garanta de que todos los bienes
necesarios siempre estn disponibles. Cuando una compaa invierte demasiado dinero en
inventario innecesario, este dinero es restringido innecesariamente. Al monitorear los
niveles de inventario para la bsqueda de patrones, el departamento de compras puede
controlar el nivel de inventario disponible.
Relaciones con los proveedores
La gestin de compras tambin busca desarrollar relaciones fuertes con los proveedores.
Cuando las relaciones son fuertes, se mantiene la responsabilidad y confianza entre las
partes. Esto es beneficioso para ambas compaas. El departamento de gestin de compras
utiliza proveedores que ofrecen buenos negocios y servicios.
Importancia
Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de
los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad.
Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que
cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:
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El precio de compra
El plazo de pago
El plazo de entrega el servicio de posventa
La calidad
La estabilidad del proveedor
Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el
proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este
proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las
compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para
las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la
distribucin y entrega del producto terminado a los clientes.
La eficacia en la gestin de compras se medir en funcin de:
El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros
El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas
La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento
La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

La gestin de compras es una de las tareas ms importantes en la cadena de suministros.
Una empresa puede mejorar sus mrgenes de beneficio siguiendo una poltica de
aprovisionamiento adecuada.
El xito de una empresa depende directamente de una buena gestin en las compras. Los
problemas ms frecuentes en la gestin de las compras son:
-No tener definida una sistemtica en la negociacin.
-No hacer una seleccin de los proveedores.
-No hacer una evaluacin de los proveedores.
-No conocer los productos que se compran.
-No tener control en las previsiones de ventas, en la planificacin de la produccin y en las
compras.

Buenas prcticas en la gestin de compras
1. Definir los procesos para la gestin del aprovisionamiento. Se deben tener los
procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos
peridicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora.
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2. Identificar las necesidades. Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para
que sean gestionadas por el departamento de compras.
3. Elegir las fuentes de suministros. Se deben conocer estas fuentes para poder elegir
las que cumplan mejor con los requisitos establecidos.
4. Negociacin y contratacin.

Las variables son:
a. El poder de negociacin. El poder del proveedor y el comprador determinarn la
consecucin de un acuerdo ms o menos favorable.
b. El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar a un
acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lgicamente, un margen de maniobra
mayor en la negociacin.
c. La informacin. Es imprescindible saber hasta dnde pueden llegar en sus
pretensiones econmicas o de servicio.
d. Creacin y seguimiento de los pedidos. El proceso comienza con la creacin del
pedido y finaliza cuando el proveedor lo acepta.
e. Recepcin y revisin de pedidos. Conlleva las siguientes actividades: a. Aprobacin
de la mercanca que se recibe b. Descargar la mercanca> c. Colocacin en
ubicacin o preparacin para enviarlo a otro destino. d. Revisin de cantidades y
condiciones de la mercanca con documento. e. Introduccin de los datos en un
sistema electrnico.
f. Aprobacin y pago de facturas de proveedores. El encargado del pago debe recibir
el albarn o la factura con los datos suficientes para gestionar el pago.
g. Control de resultados.
Se debe evaluar la actuacin del proveedor con la empresa cubriendo los siguientes puntos:

a. Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los
sistemas de informacin de la empresa en el momento en que sucedan para poder analizar
dicha informacin a posteriori.
b. Estas incidencias debe tener una clasificacin por tipos.

c. Anlisis del servicio prestado por los proveedores contrastndolo con las incidencias.

d. Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores.

VENTAJAS DE LA GESTION INTEGRAL DE SUMINISTROS
-Lealtad de los clientes: Consiguiendo mayores niveles de eficiencia en los procesos
productivos es posible mejorar el servicio al cliente en trminos de precio, tiempo de
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entrega, condiciones de compra, etc., lo cual se refleja en el comportamiento del cliente
ante la empresa y sus productos y mejorando el posicionamiento en su mente, alcanzando
de esta manera mayor capacidad de retener clientes.
-Entrada a nuevos mercados: Solo es posible afrontar la competencia internacional si se
tiene la capacidad para hacerlo, si se tienen precios y procesos competitivos. Esta
competencia no solo se presenta cuando las empresas se inmiscuyen en procesos de
exportacin sino cuando nuevos entrantes internacionales incursionan en los mercados
domsticos.
-Liderazgo de mercado: Una vez obtenida la lealtad de los clientes y teniendo la capacidad
de atraer a los nuevos, ser posible pensar en liderar el mercado, al fin de cuentas es el
cliente el que define a los lderes.
-Disminucin de costos de la interaccin con proveedores
-Minimiza el tiempo entre la produccin de un producto y su venta al cliente final
-Maximiza el efectivo reduciendo el inventario y mejora los plazos de pago
-Mejora el servicio al cliente
-Asegura la respuesta a la demanda del cliente

DESVENTAJAS DE LA GESTION INTEGRAL DE SUMINISTROS
-Guerras departamentales. En los proyectos de cadena de suministro intervienen mltiples
departamentos, como los de compras, planificacin, fabricacin, distribucin y Tecnologa
de la Informacin.
-Liderazgo dbil. Al intervenir mltiples departamentos, los proyectos de cadena de
suministro necesitan un ejecutivo snior fuerte y que sea capaz de actuar para eliminar esos
puntos de desunin interdepartamental porque habr numerosos retos a resolver.
-Lentitud de alcance. Muchas veces se observa cmo los proyectos se complican con el
tiempo, a causa de la adicin de nuevas funciones y caractersticas. Al final se termina con
un proyecto inflado que es tan extenso que no se completar nunca o que, si se completa,
no se obtendr un beneficio sobre la inversin slido.
-Se presta ms atencin a la Tecnologa de la Informacin, que a la calidad de los datos y a
la seguridad de los mismos.
-El beneficio sobre la inversin es difcil de medir
-Los malos hbitos tardan en desaparecer
-Los costes son difciles de cuantificar.