ORGANIZACIN DE DATOS DE UN ENTORNO TRADICIONAL DEL ARCHIVO

Un sistema efectivo de informacin da a los usuarios informacin exacta, oportuna y

relevante. La informacin exacta est libre de errores. La informacin es oportuna cuando
est disponible en el momento que la requieren los encargados de la toma de decisiones.
La informacin es relevante cuando es til y adecuada para los tipos de trabajo y
decisiones que la necesitan.
Se sorprendera que muchas empresas no cuentan con informacin oportuna, exacta o
relevante porque los datos de sus sistemas de informacin estn mal organizados y con un
mantenimiento deficiente. A esto se debe que la administracin de datos sea tan
importante. Para entender el problema veamos la manera en que los sistemas de
informacin organizan los datos en archivos de computadora y los mtodos tradicionales
de administracin de archivos.
CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Un sistema de cmputo organiza los datos en una jerarqua que empieza con bits y bytes y
avanza a campos, registros, archivo y base de datos. Unos bits representa la unidad ms
pequea de datos que puede manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado un
byte, representa un carcter, el cual puede ser una letra, un nmero u otro smbolo. Una
agrupacin de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un nmero completo
(como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de campos
relacionados, como el nombre de un estudiante, el curso que toma, la fecha, conforma un
registro; un grupo de registros del mismo tipo se llama archivo.


PROBLEMAS CON EL ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVO
La mayora de las organizaciones, los archivos de datos y los sistemas marcaban una
tendencia a crecer de manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la
empresa. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos y ventas y marketing,
desarrollaban sus propios sistemas y archivos de datos.

Redundancia e inconsistencia de datos
la redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en mltiples archivos de
datos, de tal manera que los mismos datos estn almacenados en ms de un lugar. La
redundancia de datos ocurre cuando diferentes grupos de una organizacin capturan de
manera independiente de los dems grupos. La redundancia de datos desperdicia
recursos de almacenamiento y tambin conduce a la inconsistencia de datos, en la cual el
mismo atributo podra tener valores diferentes.
Dependencia entre los programas y los datos
La dependencia entre los programas y los datos se refieren a la estrecha relacin entre los datos
almacenados en archivos y los programas especficos que se requieren para actualizar y mantener
esos archivos, de tal manera que los cambios en los programas requiere cambios a los datos. Todo
programa tradicional de computo tiene que describir la ubicacin y naturaleza de los datos con
que trabaja.
Creencia de flexibilidad
Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina despus de
extensos esfuerzos de programacin, pero no puede transmitir informes con fines especficos o
responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de informacin. La informacin
requerida por las solicitudes con fines especficos esta en algn lugar de sistema pero podra ser
demasiado costoso recuperarla. Nuevo archivo los elementos de datos requeridos.
Seguridad escasa
Dado que hay poco control o administracin de datos, el acceso y la difusin de la informacin
podran salirse de control. Es posible que la administracin no tenga forma se saber quien este
teniendo acceso a los datos de la organizacin, o incluso modificndolos.
Carencia de comparacin y disponibilidad de los datos
Debido a que la informacin esta fragmentada en diferentes archivos y en distintas partes de la
organizacin no se pueden relacionar entre si, es prcticamente imposible que la informacion se
comparta o se acceda de manera oportuna.
ENFOQUE DE LA BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACION DE DATOS
La tecnologa de bases de datos puede reducir muchos de los problemas que origina