Bibliografia 2

UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
ESCUELA DE COMPUTACIN
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMTICA
TRABAJ O DE GRADO
SEDE CENTRO

Lnea de Investigacin: Desarrollo de Tecnologas de Informacin Gerencial
Tema: Sistemas de Informacin Empresariales

SISTEMA DE GESTIN DE CONTENIDOS APLICADO AL
DEPARTAMENTO DE ESTADSTICAS DEL SECTOR EXTERNO
UTILIZANDO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL
CASO: BANCO CENTRAL DE VENEZUELA

Proyecto de Grado
Presentado por:
Tutor: Lic. ngel Blanco Br. Heberto Marte C.
C.I. 6.316.538
Para optar al Titulo de:
Licenciado en Computacin

Marzo, 2012
CARACAS VENEZUELA

Sistema de Gestin de Contenidos Aplicado al Departamento de Estadsticas del Sector Externo
Utilizando una Herramienta de Gestin documental Caso: Banco Central de Venezuela by Heberto Marte C. is
licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 Unported License.

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

SISTEMA DE GESTIN DE CONTENIDOS APLICADO AL
DEPARTAMENTO DE ESTADSTICAS DEL SECTOR EXTERNO
UTILIZANDO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL

Por: Heberto Marte C.
Tesis de Grado aprobada, en nombre de la Universidad Nueva Esparta, por
el siguiente J urado en la ciudad de Caracas el da 12 de Marzo del ao 2012

__________________ __________________
Nombre y Apellido Nombre y Apellido

__________________ __________________
Cedula de Identidad Cedula de Identidad

________________ ________________
Firma Firma

ii
AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer primeramente, a mis padres Miriam y Egberto. Por
su ayuda incondicional para alcanzar mis metas.
De igual forma agradezco a mi tutor Lic. ngel Blanco, por prestar su
experiencia, tiempo y, por guiarme en la comprensin del tema.
Agradezco al Prof. Miguel Soto, por su ayuda tcnica y metodologa,
que fueron orientaciones muy tiles para llevar a feliz termino ste proyecto.
Agradezco a los profesores de la Universidad Nueva Esparta, por
haber contribuido con mi formacin acadmica.
Agradezco a la memoria del profesor J os Surez, por sus consejos
metodolgicos en el desarrollo de la tesis.
Agradezco a mis compaeros de trabajo, por su colaboracin a la
hora de proporcionar su informacin, con el fin de implementarla en el
sistema.
Agradezco al Departamento de Estadsticas del Sector Externo del
Banco Central de Venezuela, por hacer posible el desarrollo del presente
trabajo.

iii

DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo de tesis, a todas aquellas personas que de
una forma u otra me ayudaron a consolidar ste proyecto. A mis padres por
haberme enseado el valor del estudio y el esfuerzo en la consecucin de las
metas.

iv

SISTEMA DE GESTIN DE CONTENIDOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE
ESTADSTICAS DEL SECTOR EXTERNO UTILIZANDO UNA
HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL
Proyecto de Trabajo de Grado

Autor: Herberto Marte C.
Tutor: Lic. ngel Blanco
Fecha: Marzo 2012

Instalaciones Patrocinantes:
Banco Central de Venezuela

RESUMEN

Un Sistema de Gestin de Contenidos (Content Management
System), permite el manejo de todo tipo de documentos desde archivos de texto
simples a archivos binarios pasando por documentos ofimticos. Permitiendo que
ningn contenido se encuentre en forma aislada en el sistema.
El reto de las organizaciones actualmente, se centra en la bsqueda y
recuperacin de informacin con la ayuda del computador. A fin de alcanzar ste
objetivo, las aplicaciones de gestin documental, utilizan ontologas las cuales
clasifican el contenido en forma semntica, siendo sta traducida en algoritmos que
sean interpretados por la maquina. La ontologa y la taxonoma hacen que cada
trmino se encuentre en su contexto, evitando la ambigedad a travs de tesauros.
La implementacin de un gestor documental como lo es Alfresco, en
el Departamento de Estadsticas del Sector Externo del Banco Central de Venezuela
busca clasificar y gestionar, en forma automatizada, todo el contenido del
Departamento haciendo que los procesos simplifiquen su tiempo de respuesta, a
travs de la implementacin de flujos de trabajo (workflow), la gestin de versiones,
la gestin de permisos, la gestin de espacios y reglas.
Palabras Clave: Sistema de Gestin Documental, Ontologa, Tesauro, Alfresco,
Espacio de Trabajo, Balanza de Pagos.
v

SISTEMA DE GESTIN DE CONTENIDOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE
ESTADSTICAS DEL SECTOR EXTERNO UTILIZANDO UNA
HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL
Proyecto de Trabajo de Grado

Autor: Herberto Marte C.
Tutor: Lic. ngel Blanco
Fecha: Marzo 2012

Instalaciones Patrocinantes:
Banco Central de Venezuela

SUMMARY
A Content Management System (Content Management System), allows the

handling of all types of documents from simple text files, binary files through office
documents. Allowing any content is in isolation in the system.
The challenge for organizations today, focuses on the search and retrieval of
information with the help of computer. To achieve this objective, the document
management applications, which use ontologies classified as semantic content, and
this is translated into algorithms that are interpreted by the machine. The ontology
and taxonomy are that each term is found in context, avoiding ambiguity through
thesauri.
Implementing a document management system such as Alfresco, in the
Department of External Sector Statistics Central Bank of Venezuela. Search classify
and manage, in an automated manner, the entire contents of the Department
streamline processes making their response time, through the implementation of
workflows (workflow), version management, rights management, management of
spaces and rules.
Keywords: Document Management System, Ontology, Thesaurus, Alfresco,
Workspace, Balance of Payments.
vi

NDICE GENERAL
AGRADECIMIENTO................................................................................................................ III
DEDICATORIA ........................................................................................................................ IV
RESUMEN ................................................................................................................................ V
SUMMARY...............................................................................................................................VI
NDICE GENERAL ................................................................................................................. VII
LISTA DE CUADROS............................................................................................................... X
LISTA DE GRFICOS............................................................................................................. XI
INTRODUCCIN...................................................................................................................... 1
CAPITULO I .............................................................................................................................. 3
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN .................................................................................... 3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.............................................................................................. 3
INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN .................................................................................. 13
INTERROGANTES PRINCIPAL................................................................................................... 14
INTERROGANTES SEGUNDARIAS............................................................................................. 14
OBJ ETIVOS DE LA INVESTIGACIN........................................................................................... 15
Objetivo General ............................................................................................................. 15
Objetivos Especficos...................................................................................................... 15
J USTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ..................................................................................... 16
DELIMITACIN Y ALCANCE DE LA INVESTIGACIN..................................................................... 17
Delimitacin Temtica..................................................................................................... 17
Delimitacin Geogrfica.................................................................................................. 18
Delimitacin Tcnica....................................................................................................... 18
Delimitacin Temporal .................................................................................................... 19
ALCANCE .............................................................................................................................. 19
LIMITACIONES........................................................................................................................ 19
CAPTULO II ........................................................................................................................... 20
MARCO TERICO................................................................................................................. 20
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN.................................................................................... 20
BASES TERICAS .................................................................................................................. 23
Ontologa y Taxonoma................................................................................................... 23
Los Tesauros .................................................................................................................. 26
Sistema de Informacin .................................................................................................. 27
Entrada de Informacin................................................................................................... 27
Bases de Datos............................................................................................................... 28
Diagrama Entidad-Relacin ............................................................................................ 28
Almacenamiento de Informacin .................................................................................... 28
vii
Sistema de Gestin de Base de Datos........................................................................... 29
Procesamiento de Informacin ....................................................................................... 29
Salida de Informacin ..................................................................................................... 30
Sistema de Gestin de Contenidos ................................................................................ 30
Arquitectura de Informacin............................................................................................ 31
National Information Standards Organization (NISO)..................................................... 31
Normativa ANSI/NISO Z39.19
(Guidelines for the construction, format, and management of monolingual thesauri) .... 31
BASES LEGALES.................................................................................................................... 32
Decreto 3.390.................................................................................................................. 32
Ley Especial Contra Delitos Informticos ....................................................................... 32
DEFINICIN DE TRMINOS...................................................................................................... 36
CAPTULO III .......................................................................................................................... 41
MARCO METODOLGICO.................................................................................................... 41
Tipo de Investigacin ...................................................................................................... 41
Diseo de la Investigacin .............................................................................................. 42
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos....................................................... 43
Instrumento de Recoleccin de Datos............................................................................ 43
La Observacin............................................................................................................... 44
El Fichaje......................................................................................................................... 44
El Cuestionario................................................................................................................ 45
Metodologa de Desarrollo.............................................................................................. 45
Poblacin......................................................................................................................... 47
Muestra ........................................................................................................................... 47
CAPTULO IV ......................................................................................................................... 48
ANLISIS Y PRESENTACIN DE RESULTADOS .............................................................. 48
CAPTULO V .......................................................................................................................... 56
SISTEMA ACTUAL ................................................................................................................ 56
DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL....................................................................................... 56
CAPTULO VI ......................................................................................................................... 60
SISTEMA PROPUESTO......................................................................................................... 60
DESCRIPCIN DEL SISTEMA PROPUESTO................................................................................ 60
APLICACIN DE LA METODOLOGA EXTREME PROGRAMMING................................................... 64
FASE I. PLANIFICACIN.......................................................................................................... 64
FASE II. DISEO.................................................................................................................... 64
FASE III. DESARROLLO .......................................................................................................... 77
Interfaz grfica del sistema ............................................................................................. 77
Inicio de sesin ............................................................................................................... 77
Espacio Empresa............................................................................................................ 78
Espacio borradores......................................................................................................... 78
Espacio de Documentos a la Espera de Validacin....................................................... 81
Espacio de Documentos Entregados al Departamento.................................................. 82
viii
Espacios Personales de Usuario.................................................................................... 83
Crear Espacio ................................................................................................................. 84
CONSOLA DE ADMINISTRACIN............................................................................................... 85
Administrar Usuarios del Sistema................................................................................... 85
Administrar Usuarios del Sistema................................................................................... 86
Crear Usuario.................................................................................................................. 88
Crear Grupo .................................................................................................................... 89
CREAR FLUJ OS DE TRABAJ O WORKFLOWS.......................................................................... 90
Flujos de Trabajos Simples............................................................................................. 90
Flujos de Trabajos Avanzados........................................................................................ 93
FASE IV. PRUEBAS ................................................................................................................ 96
CAPTULO VII ........................................................................................................................ 97
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................................................................... 97
CONCLUSIONES..................................................................................................................... 97
RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 100
REFERENCIAS .................................................................................................................... 101
BIBLIOGRFICAS.................................................................................................................. 101
ELECTRNICAS ................................................................................................................... 102
ANEXOS............................................................................................................................... 104

ix

LISTA DE CUADROS

No.Cuadro Pg
1 Sistema de Variables.. 34
2 Clasificacin de la Poblacin. 47
3 Tipos de Archivos Generados por el DESE.... 48
4 Percepcin que Poseen los Entrevistados Ante el Trmino Gestin de
Contenidos
51
5 Percepcin del Trmino Gestin de Contenidos Discriminado Cargo 52
6 Necesidad de Manejo Automatizado de los Documentos 53
7 Especificacin de Caso de uso "Crear Usuario" 67
8 Especificacin de Caso de uso "Crear Espacio" 68
9 Especificacin de Caso de uso "Crear Contenido" 69
10Especificacin de Caso de uso "Crear Workflow " 70

x
LISTA DE GRFICOS
No.Grfico Pg
1 Estructura de la Balanza de Pagos 6
2 Banco Central de Venezuela Organigrama Estructural 7
3 Arquitectura de un Gestor de Contenidos 9
4 Elementos de un Repositorio 10
5 Elementos de un Sistema de Gestin de Contenidos.. 12
6 Antecedentes y el Contexto de la Gestin de Contenidos.. 21
7 Antecedentes y el Contexto de la Gestin de Contenidos.. 22
8 Taxonoma de los lugares de ocio.. 24
9 Ejemplo de ontologa 25
10 Componentes de un Tesauro . 26
11 Modelo E-P-S de un sistema de informacin 27
12 Generacin de Documentos Electrnicos por Cargo.. 49
13 Generacin de Documentos Electrnicos por Divisin. 50
14 Percepcin del trmino gestin de contenidos en los entrevistados 52
31 Percepcin del trmino gestin de contenidos discriminado por
cargo.
53
16 Necesidad de manejo automatizado de documentos.. 54
17 Unidad lgica de red perteneciente al DESE 57
18 Caractersticas del Sistema Actual. 58
19 Funciones del Sistema Actual. 59
20 Clasificacin cuadrtica de Enterprise Content Management 62
21 Modelo UML de la aplicacin Alfresco.. 71
xi
No.Grfico Pg
22 Modelo UML del Sistema Alfresco 72
23 Modelo UML del repositorio de contenidos en Alfresco 72
24 Modelo UML del repositorio de contenidos en Alfresco (en detalle) 73
Modelo UML de la gestin de procesos de negocio (BPM) en
25 Alfresco.
74
26 Modelo UML del manejo de registros en Alfresco. 75
27 Modelo UML del J CR (Content Repository for J ava). 76
28 Pantalla de validacin de usuarios. 77
29 Pantalla de espacios de trabajo en Alfresco. 78
30 Pantalla del espacio Borradores. 79
31 Pantalla de subespacios de actividades pertenecientes al espacio
borradores de la Divisin de Comercio Exterior..
80
32 Pantalla que muestra el contenido de un subespacio de
actividades de la Divisin de Comercio Exterior.
80
33Otras acciones en el manejo de contenidos. 81
34 Espacio de Documentos a la Espera de Validacin 81
35 Espacio de Documentos Entregados al Departamento.. 82
36 Espacios Personales de Usuarios. 83
37 Crear Espacio 84
38 Pantalla de administracin de usuarios del sistema.. 85
39 Pantalla de administracin de grupos de usuarios del sistema 86
40 Otras opciones presentes en la consola de administracin 87
41 Crear usuario. 88
42 Crear grupo 89
43 Esquema de un flujo de trabajo simple. 90
xii
No.Grfico Pg
44 Pantalla en la cual se configura un flujo de trabajo simple 91
45Pantalla en la cual se configura un flujo de trabajo simple 92
46 Pantalla donde se define el flujo Enviar_Publicacin. 92
47 Pantalla donde se muestra la opcin Iniciar Flujo.. 93
48 Pantalla donde se muestra las opciones del asistente del Flujo de
Trabajo Avanzado
94
49 Pantalla donde se muestra las propiedades del asistente del Flujo
de Trabajo Avanzado..
95
49 Pantalla donde se inicia el Flujo de Trabajo Avanzado.. 50
51 Modelo Conceptual de Base de Datos de la Aplicacin Alfresco 110

xiii
INTRODUCCIN

El desarrollo de nuevas tcnicas informticas, que permitan
estructurar la informacin relacionando la misma a su contexto y contenido,
a fin de satisfacer la necesidad de gestin de los archivos, en plataformas
interconectadas, es el nuevo paradigma que persiguen los sistemas web
actuales y las aplicaciones de gestin documental.
Este enfoque, propone gestionar el contenido por medio de ontologas
las cuales organizan la informacin en dominios que son conceptualizados a
travs de taxonoma, utilizando un conjunto de primitivas epistmicas que
integran ideas de diferentes campos: bases de datos, razonamiento basado
en casos y bases de conocimiento.
El termino taxonoma, define la forma de clasificar y categorizar un
grupo de elementos en forma jerrquica, es decir, se refiere a una jerarqua
semntica en que las entidades de informacin se relacionan en clases y
sub-clases. Existen varios tipos de taxonomas las cuales se clasifican en:
esquema de meta-datos, tesauros, modelos conceptuales, topic maps y
ontologas. El uso ms frecuente de las taxonomas esta presente en
software de gestin documental y en sistemas de ambiente web al realizar
consultas en motores de bsquedas.
En la actualidad existe un gran volumen de contenido disponible en la
Internet el cual no esta catalogado ni disponible en forma oportuna, en ste
sentido no existe una arquitectura de informacin. La informacin, es un
instrumento del conocimiento, pero no es el conocimiento en s. Hoy por hoy,
en la sociedad de conocimiento es de vital importancia clasificar la
informacin en dominios a travs de ontologas las cuales originan
taxonomas que puedan ser interpretadas por el computador, y desde ste
punto integrarlas a toda una infraestructura tecnolgica, que genere el
1
intercambio global de conocimiento asistido por computadoras, y la
codificacin del significado de la informacin mediante lenguajes de marcado
semnticos, de forma de avanzar significativamente en la documentacin de
la informacin como objeto de conocimiento en forma colaborativa.
La idea bsica de la gestin de contenidos, en forma general se
enfoca en tener los datos definidos, clasificados y relacionados para que su
uso sea ms efectivo y sea posible su automatizacin, integracin y re-
utilizacin por medio de diferentes aplicaciones.

2
CAPITULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

Planteamiento del Problema

Es necesario considerar que las organizaciones, hoy por hoy, generan
una gran cantidad de archivos ofimticos. Los archivos per se, no se
clasifican ni se relacionan, imposibilitando ello una bsqueda y clasificacin
precisa, la cual permita hacer deducciones con la informacin. Desde que
han existido los documentos electrnicos, ha existido la necesidad desde
hace un par de dcadas, de investigar sobre la forma en como se puede
gestionar la informacin contenida en ellos.
Actualmente, la mayor parte del contenido del web, conforma una
catica biblioteca de enormes dimensiones desde la que resulta complicado
y costoso extraer conocimiento alguno. Para solucionar este problema,
numerosas comunidades desarrollan y promueven sistemas de gestin
contenidos, que tiene entre sus objetivos modificar la forma en que se
presenta la informacin en el web de modo que facilite su procesamiento por
parte de las mquinas y de esta forma establecer canales para un factible
procesamiento, integracin y re-utilizacin de la informacin contenida en los
documentos.
Estructurar la informacin, aplicando tcnicas taxonmicas a nivel de
metadato, da por resultado conocer y comprender el contenido que posee la
organizacin y sus relaciones haciendo que ningn contenido exista en el
vacio.
Los metadatos, tienen sus races en el catlogo, probablemente
inventado poco despus del comienzo de la historia por parte de los
3
sumerios. A lo largo de los siglos, las tabletas de arcilla evolucionaron hasta
listas manuscritas y posteriormente, a catlogos de libros despus de la
invencin de la imprenta. Estos primeros catlogos de libros eran impresos y
eran listas ordenadas alfabticamente sin criterios de clasificacin
sofisticados.
Un avance importante, en cuanto a esquemas de clasificacin, se
desarrolla alrededor del 1900 cuando los catlogos de libros se reemplazan
completamente por tarjetas, las que entre otras ventajas pueden
actualizarse. En la dcada de los aos 60 los mtodos de produccin en
masa (mediante computadoras) dieron origen a la existencia de mltiples
copias de los catlogos existentes, surgen masivas colecciones distribuidas
de libros y los catlogos de tarjetas no logran satisfacer los nuevos
requerimientos. Fue entonces cuando se desarrollaron estndares de
codificacin, llamados hoy metadatos.
Los metadatos representan datos estructurados sobre los datos. Es
informacin descriptiva sobre un objeto o recurso tanto si ste existe
fsicamente como no. Permiten describir, identificar, localizar, valorar y
administrar los objetos descritos. No siempre es sencillo establecer una
diferenciacin clara entre datos y metadatos. Por ejemplo, una palabra como
edad es un dato, pero tambin puede ser un metadato si se encuentra
adjunto a otro dato como 26 ya que describe que ese nmero no es ni una
fecha, ni una altura, ni una distancia sino que es una edad.
Los primeros metadatos en ambientes digitales y sus bases se
desarrollaron a finales del siglo XX, cuando emergen mltiples estndares de
codificacin, lenguajes y protocolos que se utilizan en la generacin y uso de
catlogos. Existen tantos esquemas, modelos o estndares de metadatos,
como proyectos de creacin de sistemas y servicios de informacin digital en
la web.
4
Se pueden distinguir distintas tipologas de esquemas de metadatos
como:
Metadatos de propsito general: Aquellos formatos dirigidos a
cualquier tipo de informacin.
Metadatos de propsito especfico. Se vinculan a un tipo de
informacin digital o a un dominio temtico o comunidad informativa
como:
Formatos para describir informacin de archivo como EAD (
Encoded Archival Description) .
Modelos de metadatos para la informacin textual de contenido
literario y humanstico, como el TEI-Header en la Text
Encoding Initiative.
Esquemas de metadatos para imgenes, como VRA-Core de la
Visual Resources Association y SVG ( Scalable Vector Grafics )
derivado de XML.
Los Sistemas de Gestin de Contenidos (CMS), utilizan los
metadatos para construir ontologas
1
de metadatos.

El Banco Central de Venezuela, se cre mediante una ley promulgada
el 8 de septiembre de 1939, publicada en Gaceta Oficial No. 19.974 del 8 de
septiembre de 1939, durante la presidencia de Eleazar Lpez Contreras.
Tiene entre sus objetivos ms significativos, lograr la estabilidad de precios y
preservar el valor interno y externo de la moneda como parte de las polticas
1
Ontologa(ontos:elserlogos:estudiode):Partedelametafsicaquetratadelserengeneralyde
suspropiedadestrascendentales.
5
pblicas que contribuyen con el desarrollo humano integral y el progreso
armnico de la economa nacional, para alcanzar los objetivos superiores
del Estado y la Nacin.
El presente estudio, se desarrolla en el Departamento de Estadsticas
del Sector Externo (de ahora en adelante denominaremos DESE), ente
adscrito a la Gerencia de Estadsticas Econmicas. El DESE, tiene como
objetivo proporcionar informacin esencial para la medicin y anlisis de las
operaciones con el resto del mundo realizadas por los distintos sectores
institucionales del pas, a fin de estimar la Balanza de Pagos, La Posicin de
Inversin Internacional y el Sistema de Cuentas Nacionales. El mismo esta
compuesto por cuatro Divisiones a saber: a) Estadsticas Cambiarias y
Reservas Internacionales, b) Estadsticas de Comercio Exterior, c) Balanza
de Pagos y d) Estadsticas de Transacciones Externas del Sector Privado No
Financiero. Samuelson (1993), define la Balanza de Pagos como el registro
sistemtico de todas las transacciones econmicas entre un pas y el resto
del mundo, constituyndose en un indicador global de los flujos de bienes,
servicios y capital entre un pas y el resto del mundo (ver grfico 1).

Grfico 1. Estructura de la Balanza de Pagos Fuente: FMI. Manual de
Balanza de Pagos, Quinta Edicin, 1993

Cuenta
Corriente
Bienes
Servicios
Renta
Transferencias
Corrientes
Cuenta
Capital
Transferencias
de Capital
Activos N/F
N/P
Cuenta
Financiera
Inversin
Directa
Inversin de
Cartera
Otra
Inversin
Activos de
Reserva
6

Grfico 2. Banco Central de Venezuela Organigrama Estructural.
Fuente: Banco Central de Venezuela

Actualmente, las distintas Divisiones del DESE almacenan sus
archivos electrnicos provenientes de distintas aplicaciones ofimticas,
como por ejemplo: Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, Acrobat,
etc. En un volumen lgico de la red del instituto, el cual es compartido por
todos los usuarios debidamente autorizados del Departamento. Los
documentos all almacenados no siguen una clasificacin ontolgica ni
taxonmica
2
, imposibilitando gestionar de forma automatizada el
contenido de los archivos y relacionarlos en forma eficiente.
2
SegnBeyer(2008),lost n
decompararelcontextodeunainformacinrespectoaotra,enbaseaunaclasificacinaniveldela
rminosontologaytaxonomaserefierenalacapacidaddelaorganizaci
7
La principal funcin de este volumen lgico de red, es permitir a
los distintos usuarios de las Divisiones, guardar sus documentos. Todos
los archivos que contiene dicho volumen, son respaldados diariamente
por el Departamento de Telemtica del Instituto.
La organizacin del contenido de este volumen lgico de red,
permitir agregar etiquetas a los documentos, generando metadatos,
con lo cual el sistema de gestin documental podr interpretar la
informacin, estableciendo una forma universal de estructurar las
relacione
das realizadas por los
usuarios.
s entre los datos y entre stos y sus significados a travs de

ontologas de metadatos. Automatizando el contenido, con lo cual se
podr seguir la estructura de las relaciones generadas y obtener sus
propias conclusiones respecto a las bsque
La fortaleza de implementar un gestor documental, es que
partiendo de un concepto de esquemtica donde los archivos
electrnicos son estructuras fundamentales del DESE, se podr disear
una ontologa para el manejo de contenidos, a travs de un entorno
ECM
3
(Enterprise Content Manager Gestor Empresarial de
Contenidos) , con lo cual se podr implementar en dicho Departamento
una arquitectura innovadora de informacin, donde se utilizar el
meta encadacontenido,atravsdevariosmodelosdenegocioscomoson:Enterprise
InformationIntegration
Repository.
erales.
dataexistente
(EII),Extration,TransformationandLoading(ETL)yTecnologiasdeMetadata
3
Shegda(2008) , define ECM como un conjunto de herramientas y mtodos que permite a una
empresa, organismo u organizacin obtener, organizar, almacenar y entregar informacin crucial
para su funcionamiento. Los objetivos fundamentales de la ECM son simplificar el acceso a la
informacin, eliminar cuellos de botella, optimizar la seguridad, mantener la integridad y minimizar
losgastosgen
8
software Alfresco como herramienta de gestin de contenidos, en una
plataforma web services.
Las ontologas permiten trabajar con conceptos, en lugar de
palabras clave. Desde el punto de vista de las fuentes de informacin,
stas describen el contenido de los repositorios de datos
independientemente de la representacin sintctica de los mismos,
posibilitando su integracin semntica.
archivos, para convertirse en un
gestor de co
a) Parametrizacin de u
va a permitir la gestin de cont
clasificar el contenido
su contenido y la administracin.
producto.
Las ventajas de implementar el Sistema de Gestin de
Contenidos (CMS) en el DESE se reflejaran en el flujo documental, la
administracin de histricos, acceso instantneo al contenido, motor de
bsqueda y polticas de clasificacin a los usuarios de esta unidad lgica
de red, dejando de ser un repositorio de
ntenidos de los documentos electrnicos del Departamento.
Para ello es necesario desarrollar los siguientes puntos:
na aplicacin de Gestin de Contenidos: La cual
enidos. Encargndose de coleccionar y
de los usuarios y la gestin de flujo de trabajo de
La arquitectura real vara segn el

9
Grfico 3. Arquitectura de un Gestor de Contenidos
Tomad

o de la Content Management Bible por Bob Boico. Pag 78
b) Diseo de un repositorio: Es una fuente de datos relacionales, donde se
maneja el histrico de todos los contenidos, datos administrativos.

Grfico 4. Elementos de un Repositorio. Tomado de la Content
Management Bible por Bob Boico. Pag 101

c) Configurar la base de datos del Sistema de Gestin de
contenidos: Esta se encuentra en el servidor para las partes
dinmicas del sitio. El CMS pueden desplegar datos y contenidos del
repositorio.
El impacto en la Calidad de Gestin del DESE al implementar el
Sistema de Gestin de Contenidos (CMS), redundara en lo siguiente:
Va a crear las prcticas de gestin de publicaciones de cualquier tipo
de contenidos. Siendo los usuarios quienes organizan y comparten
sus publicaciones en forma colaborativa.
10
Va automatizar el nmero de publicaciones por usuario, as como la
temtica del contenido y el nmero de versiones de determinado
documento.
Va a gestionar la c antidad de contenido a agregar o quitar del sistema,
as co
Los
Conten

mo el nmero de actualizaciones realizadas a los documentos
existentes.
Implementar flujos de trabajo (workflow), permitiendo configurar los
procesos que participan en la creacin, edicin y publicacin de los
documentos.
mdulos y funciones bsicas que necesita un Sistema Gestin de
idos para su implementacin, se puede apreciar en el grfico N5.

Grfico 5. Elementos de un Sistema de Gestin de Contenidos.
Tomado de la Content Management Bible por Bob Boico. Pag 134

Coleccin o Collection: Los componentes individuales tienen muy poco que
ver una con otro en el punto de creacin. Los procesos estn concebidos
11
para crear cada tipo de contenido siguiendo su propio esquema o
caracterstica.
La Gestin o Management: Cuando un componente de los contenidos de
cualquier tipo es aadido al repositorio, es etiquetado con metadatos que le
permite tener acceso ms adelante y en relacin con otros componentes del
mismo tipo o diferentes. Este tipo de metadatos constituye la estructura de
acceso del CMS.
La Publicacin o Publishing: En este tipo de sistema, para hacer una
publicacin se combinan los componentes y estructuras de acceso desde el
repositorio.
El estin
ocumental llamada Alfresco , la cual es una solucin que va clasificar y
e componen la aplicacin Alfresco, son los siguientes:
Alfresco Share: Este mdulo es el responsable de las interfaces
Mdulo de aplicaciones de terceros: Este mdulo maneja las
Sistema de Gestin de Contenidos va a utilizar la herramienta g
d
gestionar la informacin que reside en el volumen comn del DESE,
gestionando los procesos que crean, almacenan, editan y presentan, en un
entorno digital.
Los mdulos qu
Repositorio Alfresco: es el mdulo principal de Alfresco, que va
gestionar todo el repositorio (contenidos), as como las diferentes
interfaces de acceso como CIFS, FTP, WebServices, Alfresco
Explorer entre otras.
grficas, permitiendo acceder al repositorio mediante Share Point
Protocol y sitio favoritos mediante IMAP.
aplicaciones que necesita Alfresco para funcionar con OpenOffice,
ImageMagik, Pdtools.
12
Base de Datos: Es el motor de base de datos que utiliza el software,
pudiendo utilizar MySQL,Ms SQL Server, Postgre SQL, Oracle.
reglas, permisos, etc).

diferentes niveles ( ao, mes, da, hora, minuto).

s los
ndices de los contenidos del repositorio y tendr un puntero a los

Interrogantes de la Investigacin
unas preguntas que el in
relacin al tema o problema de investigacin, con el nimo de ser
des
Interro
inform
estudio tigacin parten los
objetivos, tanto el general como los especficos.

Alfresco almacena en base de datos toda la informacin (metadatos,
Almacen de Contenido o Content Stores: es el mdulo que maneja
el sistema de ficheros, directorio o directorios del sistema operativo
donde Alfresco deposita los ficheros que maneja, los ordena en
ndices: Es el mdulo que genera el motor de indexacin y bsqueda
que incorpora Alfresco. Se almacenan en ste mdulo todo
mismos desde la base de datos.

Alcal(2007) seala que Las Interrogantes de la Investigacin, son
vestigador o los investigadores se formulan con
pejadas en el curso de la investigacin(p.26). Este autor, plantea que las
gantes de la Investigacin, pueden contribuir en la bsqueda de
acin con respecto a los puntos de inters interrelacionados con el
asumido. De las interrogantes de la inves
13

Interrogantes Principal

Cmo desarrollar un sistema de gestin de contenidos, utilizando una
herramienta de gestin documental?

Interrogantes Segundarias

1. Cuales son los requerimientos tcnicos que exige el DESE, respecto
al manejo de contenidos p ejecutarlas?
. Cuales son los procesos y procedimientos que el sistema de gestin
de contenidos deber considerar, para su adaptacin al DESE ?
contenidos?
4. Cmo codificar los procesos en Alfresco para adaptarlos a los
requerimientos del DESE?
5. Que pruebas s a para su puesta en
marcha?
ara que el sistema pueda

2
3. Cmo adaptar las interfaces grficas y base de datos de Alfresco que
conformarn el sistema de gestin de
e le deben realizar al sistem

14
Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Disear e implementar una plataforma basada en un gestor de contenidos,
que permita el manejo, identificacin, indexacin de los documentos que
sirven de base para el clculo de los indicadores de la Balanza de Pagos que
aliza el Departamento Estadsticas del Sector Externo del Banco Central
e Venezuela.

- Identificar los tipos de por cada Divisin y proceso
destino que respalda las cifras registradas en la Balanza de Pagos.
contenidos a travs de la herramienta de gestin documental.
- Parametrizar las interfaces grficas y las bases de datos.
- Codificar mediante un lenguaje de programacin los procesos que se
- a.

re
d
Objetivos Especficos

archivos generados
- Determinar la familiaridad del personal con el trmino Gestin de
Contenidos.
- Precisar los requerimientos tcnicos y de seguridad en el
Departamento de Estadsticas del Sector Externo, para el manejo de
requieran, para la implementacin del software Alfresco en el DESE.
Ejecutar las pruebas necesarias para la puesta en marcha del sistem

15

Justificacin de la Investigacin

Segn Tapia (2000), Una investigacin puede ser conveniente por
div o
investi e
proyecto, esta dada en que la gestin del contenidos, va a estructurar los
diversos documentos electrnicos
distinciones que coadyuven a la toma de decisiones.
La gran mayora de la informacin que posee el Departamento de
Estadsticas del Sector Externo son datos estructurados y no estructurados
que se encuentran en documentos de texto, presentaciones, hojas de clculo
y otros formatos de a estor de contenidos
de sus documentos electrnicos, crear ventajas competitivas, con el objetivo
de est

permit
ers s motivos. Lo que algunos consideran que es relevante y debe ser
gado, para otros no lo es(p30). En este sentido, la importancia de est
que maneja el DESE, permitiendo hacer
rchivos. El DESE, al establecer un g
ablecer un modelo innovador de organizacin de archivos y creacin
de contenidos, que pueda ser implementado por otros Departamentos del
Instituto.
La importancia del sistema, de gestin de contenidos, para los
empleados del DESE, reside en que va permitir un marco de integracin
cuyo resultado final es la publicacin de un documento digital, es decir, va
ir el trabajo colaborativo a travs de la implementacin de flujos de
trabajo, asignando los roles que los diferentes empleados poseen al
momento desarrollar los documentos de cada coyuntura trimestral.
Tom Eid(2009), opina que a medida que se crean ms contenidos, es
necesaria una mayor gestin de los mismos, a travs de herramientas
automatizadas. Por otra parte, cuanto ms valorado sea el contenido, se
16
convertir en un activo corporativo gestionado de una forma ms exhaustiva
a travs de las propuestas de gestin de contenidos adaptadas al negocio.

Delim
Delimitacin de espacio o territorio: son aquellas demarcaciones que se
refieren al espacio geogrfico dentro del cual tendr lugar la investigacin.
Las investigacio ciudad, a una
ciudad, una regin, un pas, un continente, etc.
Delimitacin
ticos, y

Delimitacin y Alcance de la Investigacin

La delimitacin se refiere a las restricciones propias del tipo de
problema abordado determinando el alcance de las conclusiones de la
investigacin. Las delimitaciones pueden ser de varios tipos a saber:
itacin de tiempo: cuando una investigacin est referida a un hecho,
situacin, fenmeno o poblacin que van a ser estudiados durante un
determinado periodo, sea retrospectivo o perspectivo, es necesario
determinar cul ser el periodo dentro del cual se realizar el estudio.
nes pueden limitarse a una zona de una
de recursos: se refiere a la disponibilidad de recursos
financieros bsicamente para la realizacin de proyecto de investigacin.
Tambin se deben incluir los recursos humanos, materiales, inform
todos aquellos que podemos llegar a necesitar.

Delimitacin Temtica

El desarrollo de este proyecto se enfoca en el campo de estudio de las
Ciencias de la Informtica, concretamente en sta lnea de investigacin e
implementacin de Sistemas de Gestin de Contenidos.
17

Delimitacin Geogrfica

La implementacin de esta herramienta de Gestin Documental, se realizar
en las instalaciones del Ba a, en el Departamento de
stadsticas del Sector Externo, unidad adscrita a la Gerencia de
Delimitacin Tcnica

La tecnologa a emplea istema de Gestin de
Contenidos, es la desarrollada por la herramienta de manejo de contenidos
calable. 2) Incluye un repositorio de
3) Incluye un framework
4
de portal web para administrar y usar
Una interfaz CIFS que provee
compatibilidad de sistemas ws y sistemas operativos
po Unix, 5) Un sistema de administracin de contenido web con capacidad
nco Central de Venezuel
E
Estadsticas Econmicas. Av. Urdaneta Esq. Santa Capilla. Torre Financiera
BCV, Piso 2, Caracas Venezuela.

r en el desarrollo del S
llamada Alfresco, el cual es un sistema de administracin de contenidos open
source, basado en estndares abiertos y de escala empresarial para
sistemas operativos tipo Windows, Linux y otros. Posee las siguientes
caractersticas; 1) Est diseado para usuarios que requieren un alto grado
de modularidad y rendimiento es
contenidos,
contenido estndar en portales, 4)
de archivos en Windo
ti
4
Gutierrez(2011)opinaqueelterminoframework,serefiereaunaestructurasoftwarecompuesta
de componentes personalizables e intercambiables para el desarrollo de una aplicacin. En otras
palabras,unframeworksepuedeconsiderarcomounaaplicacingenricaincompletayconfigurable
alaquepodemosaadirlelasltimaspiezasparaconstruirunaaplicacinconcreta.
18
de virtualizar aplicaciones web. 6) Utiliza la programacin java a fin de
adaptar la aplicacin al tipo de negocio.

Delimitacin Temporal

El estudio documental y desarrollo del sistema de gestin de contenidos, se
tomara un periodo comprendido entre 9 meses a 12 meses.

Alcance

especto al alcance de esta investigacin depende de los objetivos
lementacin del
sistema depende de otras unidades del Banco Central de Venezuela.

texto
imple a archivos binarios pasando por documentos ofimticos), permitir al
personal del Departamento de Estadsticas del Sector Externo realizar: Filtros
basados en categoras por fechas de modificacin-autores, categorizar
documentos en una jerarqua, control de versiones, previsualizacin del
R
planteados al inicio del estudio. El alcance del desarrollo del sistema llegara
hasta los casos de prueba del sistema en el DESE. La imp
Limitaciones

El presente trabajo de investigacin no presenta limitaciones, la gestin de
contenidos de los diferentes archivos digitales (desde archivos de
s
documento en flash,etc. Implementadose un estndar de calidad al manejo
de documentos electrnicos.

19
CAPTULO II
MARCO TERICO

sentido Hernando (2007) afirma que
, ISO
6
y la UNESCO
7
se plantearon desde
mediados del siglo pasado analizar el tema del manejo del archivo
electrnico, su etiquetado, s a y estandarizacin de los
contenidos o los efectos y relaciones de la preservacin digital sobre el
patrimonio cultural de una n en el tema como Morville
(2000) plantean que para implementar una arquitectura de informacin se
hace necesario relac llo de contenidos y
Fox (2003) plantea la necesidad de
asociada a los metadatos, con especfi as definiciones de tipo de documento
o archivo.

Antecedentes de la Investigacin

La gestin de contenidos como se conoce hoy en da, surge del
acuerdo de organizaciones que buscan estndares en el manejo de
documentos electrnicos y del desarrollo e implementacin de una
arquitectura de la informacin. En este
5
las organizaciones NIST
u esquemtic
acin. Especialistas
ionar el contexto respecto al desarro
hacer taxonoma del contenido pero
c
La evolucin de los sistemas de gestin de contenidos esta
relacionado con la necesidad de estructurar la informacin a fin hacer
distinciones, que ayuden a la organizacin a la toma de decisiones y al
manejo automatizado de sus archivos. Hernando (2007) hace referencia que
5
NationalInstituteofStandardsandTechnology
6
InternationalOrganizationforStandardization
7
UnitedNationsEducational,ScientificandCulturalOrganization
20
desde finales de la dcada de los aos setenta, en el anterior siglo,
especialistas como Laudon (1996) hacan evidente el crecimiento de las
industrias orientadas a los servicios de informacin y a la gestin de
contenidos. A partir de la decada de los setenta, con el avance de la
sociedad de la informacin y del conocimiento, se ha incrementado de igual
manera la produccin y la publicacin de informacin a travs de
documentos electrnicos. Hecho ste que ha demandado, en las ltimas
dcadas, mayor capacidad de procesamiento de los equipos
computacionales y el avance de sistemas de informacin que coadyuven a la
captura, almacenamiento, preservacin, recuperacin y diseminacin de
documentos en redes, y de gestin de bases de datos (DBMS) generando
una cultura de gestin de informacin en donde el archivo y sus metadatos
son interpretadas por sistemas de manejo de contenidos, en los cuales son
utilizados los estndares planteados en las normas ISO 15489-1 e ISO
15489-2
8
y el MoReq o modelo de requisitos estndares que permiten una
primera aproximacin a lo que conocemos hoy, como Sistemas de Gestin
de Contenidos (CMS).

Grfico 6. Antecedentes y el Contexto de la Gestin de Contenidos.
Tomado de la presentacion Gestin de Contenidos en los Archivos

Electrnicos Excol 2007
8
InformatinandDocumentationRecordManagementParteIyII
21

Grfico 7. Antecedentes y el Contexto de la Gestin de Contenidos.
Tomado de la presentacin Gestin de Contenidos en los Archivos
Electrnicos Excol 2007

Robertson (2003), afirma que un Sistema de Gestin de Contenidos (CMS)
apoya la creacin, gestin, distribucin, publicacin y descubrimiento de
informacin corporativa. Proporcionando sencillas herramientas para crear
contenido, manejo de archivos y publicacin de versiones.

22
Bases Tericas

Ontologa y Taxonoma

, las cuales se
lacionan entre ellas a travs de dominios. Segn Centelles (2005), una
xonoma es un tipo de vocabulario controlado en que todos los trminos
stn conectados mediante algn modelo estructural (jerrquico, arbreo,
facetado, etc.) y especialmente orientado a los sistemas de navegacin,
organizacin y bsqueda de contenidos.
Piraquive, Aguilar y Garca (2009), plantean que aplicando el
principio etimolgico, la taxonoma se def
principios, mtodos y fines de la clasificacin, y procura la organizacin
jerarquizada y sistemtica os de elementos y a los
elementos mismos. Adems los mismos autores plantean que una buena
taxonoma de
el valor observado.
Los trminos ontologa y taxonoma estn ampliamente
relacionados, se refieren al desarrollo de un lenguaje consensuado, a fin de
categorizar los archivos segn su contenido en clases
re
ta
e
ine como la ciencia que trata de los
, dando nombres a grup
be cumplir con los siguientes atributos:
Objetividad: cuando la caracterstica se identifica sobre
la base de un conocimiento objetivo exclusivamente.
Determinacin: cuando existe un proceso claro que
pueda seguirse para identificar la caracterstica.
Reproducibilidad: cuando varias personas describen de
forma independiente las caractersticas de un mismo
objeto y coinciden con
Mutuamente excluyente: cuando la inclusin de un grupo
en una categora lo excluye de la categorizacin en
cualquier otra.
23
Exhaustivos: cuando los grupos incluyen todas las
posibilidades.
Aceptable: cuando la caracterstica es lgica e intuitiva,
de forma que la comunidad acepte las categoras.
til: cuando la caracterstica puede utilizarse para
obtener conocimiento.

Grfico 8. Taxonoma de los lugares de ocio. Calero(2006)

Arano (2005), define ontologa en la forma siguiente:
Representacin explcita y formal de una conceptualizacin
compartida que implica una perspectiva sobre una cierta
realidad y que se constituye en la estructura conceptual de una
base de conocimiento. Su objetivo final es compartir el
conocimiento que representa.
Calero (2006) al referirse al trmino ontologa dice:
Es una interpretacin formal a travs de una conceptualizacin
compartida. La conceptualizacin hace referencia a un modelo
24
abstracto de un fenmeno del mundo real a fin de identificar las
caractersticas ms relevantes de dicho fenmeno. Explicndolo
por medio de un tipo de lenguaje conceptual, y las limitaciones
de su uso son claramente definidas. Lo formal se refiere al
hecho de que la ontologa, debe ser interpretada por la
mquina. Compartida refleja la idea de que una ontologa
captura el conocimiento consensual, es decir, que no es privado
de algn individuo, sino aceptado por un grupo (P.4).

Segn las anteriores definiciones, se desprende que una ontologa
busca modelar los procesos del pensamiento humano como son:
procesamiento del lenguaje natural, representacin del conocimiento,
razonamiento y aprendizaje automtico.
Las ontologas constan de trminos, sus definiciones y los axiomas
r taxonomas. que los relacionan con otros trminos, estn organizados po

Grfic

o 9. Ejemplo de ontologa. Mulholland (1999)
25
Los Tesauros

Segn Martinez (2010), un tesauro es un tipo de lenguaje
documental que representa la estructuracin conceptual de un determinado
campo
n
conceptos.

del conocimiento y se convierte en una herramienta de control
terminolgico, puesto que la estructuracin del tesauro se basa e
Grfic

o 10. Componentes de un Tesauro

26
Sistema de Informacin

Segn Laudon (2006), define sistema de informacin como un conjunto de
componentes interrelacionados para apoyar la toma de decisiones y el
control de una organizacin. Sus principales actividades son: entrada,
procesamiento y salida de datos. La retroalimentacin sirve para mejorar o
controlar el funcionamiento.

Grfico 11. Modelo E-P-S de un sistema de informacin
Entrada de Informacin
rios, mientras que las otras son datos que
rovienen de otros sistemas.

Levaggi (1999), define el concepto entrada de informacin como todos
aquellos recursos que ingresan al sistema para ser procesados. Las entradas
pueden ser manuales o automticas. Las primeras son proporcionadas
directamente por los usua
p
27

Bases de Datos

Para Date(2001), una base de datos es un conjunto de datos
persistentes que es utilizado por distintos actores pertenecientes a una
organizacin. Por persistente se entiende que son datos que poseen
relevancia para la organizacin. Silberscharz, Korth y Sudarshan (2006) al
referirse al termino menciona que es una coleccin de datos, los cuales
contienen informacin relevante para la empresa (Pg. 1) .

Para Silberscharz, Korth y ine como diagramas que
ueden expresar grficamente la estructura lgica general de las bases de
ismo tipo, y un conjunto de entidades es una
coleccin de entidades del mismo tipo (Pg. 212).
Almacenamiento de Informacin

Diagrama Entidad-Relacin

Sudarshan (2006), lo def
p
datos. Una entidad es un objeto que existe en el mundo real y es distinguible
de otros objetos. Esa distincin se expresa asociando a cada entidad un
conjunto de atributos que describen el objetoUna relacin es una
asociacin entre diferentes entidades. Un conjunto de relaciones es una
coleccin de entidades del m

Seen (1991), el almacenamiento de informacin es una de las actividades o
capacidades de ms importancia que tiene una computadora, ya que a
travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada
en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
28
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad clsica de
almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). (Pg. 10).
Sistema de Gestin de Base d

Procesamiento de Informacin

e Datos
Silberscharz, Korth y Sudarshan (2006) , lo define como una
coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para
acceder a dichos datosEl objetivo principal de un SGBD es proporcionar
una forma de almacenar y recuperar informacin de una base de datos de
manera que sea prctica y eficiente. Adems, un SGBD debe cumplir con el
conjunto de propiedades denominadas ACID
9
. Ejemplos de SGBD se
encuentran las siguientes aplicaciones: Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL
Server.
Segn Seen (1991), el procesamiento de informacin es la
capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
9
ACIDesunacrnimodeAtomicity,Consistency,IsolationandDurability:Atomicidad,Consistencia,
AislamientoyDurabilidad.Atomicidad:Eslapropiedadqueaseguraquelaoperacinseharealizado
ono,yporlotantoanteunfalloelsistemanopuedequedaramedias.Consistencia:(Integridad).Es
lapropiedadqueaseguraquesloseempiezaaquelloquesepuedeacabar.Porlotantoseejecutan
aquellasoperacionesqu ddelabasededatos.
Aislamiento:Eslaprop raotras.Estoasegura
ue la realizacin de dos transacciones sobre la misma informacin sean independientes y no
generen ningn tipo de error. Durabilidad: Es la propiedad que asegura que una vez realizada la
operacin,stapersistiraynosepodrdeshaceraunquefalleelsistema.
enovanaromperlasreglasydirectricesdeintegrida
iedadqueaseguraqueunaoperacinnopuedeafecta
q
29
datos
La salida de informacin es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnticas, la voz,
Segn Robertson (2003), un Sistema de Gestin de Contenidos
Control Manager System (CMS), es una aplicacin que soporta la creacin,
gestin, distribucin, publicacin y descubrimiento de informacin
corporativa. Cubre el ciclo de vida completo de las pginas, contenidos y

que estn almacenados. (Pg. 29). Esta caracterstica de los sistemas
permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser
utilizada para la toma de decisiones

Salida de Informacin

los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin
puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. (Silicon
Valley, 2010).

Sistema de Gestin de Contenidos

activos albergados en un sitio web, desde la provisin de simples
herramientas para crear los contenidos, pasando por la publicacin y,
finalmente, el archivo de los mismos. Tambin proporciona capacidades para
gestionar la estructura del sitio web, la apariencia de las pginas publicadas
y el estilo de navegacin que se ofrece a los usuarios.
30
Arquitectura de Informacin
onal Information Standards Organization (NISO)

una asociacin sin fines de lucro acreditada por
la American Nationa entifica, desarrolla,
mantiene y publica normas tcnicas para gestionar la informacin en nuestro
cambiante mundo digital. NI

La norma ANSI/NISO Z39.19 (2003), se propone definir "normativamente"
cuatro elementos para la clasificacin e contenidos, ellos son: las listas, los
anillos de sinnimos, s. Estableciendo los
lementos fundamentales para su construccin.

Hagedorn (2000) define arquitectura de informacin, como el arte y la
ciencia de organizar la informacin para ayudar a las personas a cumplir
eficazmente sus necesidades de informacin. Una arquitectura de
informacin implica investigacin, anlisis, diseo e implementacin

Nati
Fundada en 1939, es
l Standards Institute (ANSI), la cual id
SO aplica normas tanto de tecnologas
tradicionales como de nuevas tecnologas relacionadas con la informacin,
incluida la recuperacin, re-establecimiento de propsito, de
almacenamiento, los metadatos y de preservacin.

Normativa ANSI/NISO Z39.19
(Guidelines for the construction, format, and management of
monolingual thesauri)

d
las taxonomas y los tesauro
e

31
Bases Legales

Decreto 3.390

Busca obtener los recursos necesarios, para la formulacin de
poltica
n, adoptar estndares no
dependientes, reducir costos de replicacin de aplicaciones, favorecer la
inversin del componente de desarrollo, soporte y servicio nacional,
fortale
, as como la prevencin y
sancin de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus
s publicas para el uso y desarrollo del Software Libre

10
en la
Administracin Publica Nacional del Estado Venezolano. La Publicacin del
Decreto N 3.390 fue realizada en fecha 23-Dic-2004, en Gaceta Oficial N
38.095 de fecha 28-Dic-2004. El Decreto 3.390 busca: Reducir la
dependencia tecnolgica, garantizar la seguridad de la informacin y los
procesos, favorecer el trabajo cooperativo, garantizar la interoperabilidad de
los sistemas, garantizar el intercambio de informaci
cer el capital humano y Garantizar la transferencia tecnolgica.

Ley Especial Contra Delitos Informticos

Esta ley fue promulgada en Gaceta Oficial N 37.313 de fecha 30 de octubre
de 2001. Segn su artculo 1, tiene por objeto la proteccin integral de los
sistemas que utilicen tecnologas de informacin
10
Segn documento de la United Nations Procurement Division de las Naciones Unidas(2011),
menciona que se suele asociar el conc con el de software de cdigo abierto
(OpenSource).Elcdigoabiertoimplica gofuente,estoes,elcdigoescrito
en lenguaje de programacin, previo a su transformacin a cdigo binario, directamente ejecutable
en los ordenadores. Es cierto que todo el software libre es de cdigo abierto, pero la inversa no
siempre se cumple. El disponer del c lica la posibilidad de distribuir copias
odificadasolalibertaddeadaptarloanuestrasnecesidades.
epto de software libre
quedisponemosdelcdi
digo fuente no imp
m
32
componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologas, en los
trminos previstos en esta ley.
Por ser ste desarrollo un activo de la informacin del Banco Central
de Venezuela, la aplicacin debe cumplir con todos los estndares de
seguridad a fin de salvaguardar la informacin y prevenir delitos informticos.

33
Cuadro 1
Sistema de Variables

Objeti vos Especficos

Variable

Definicin

Dimensin

Indicadores

Fuente de
Informacin
Tcnicas e
Instrumento
de
Recoleccin
de Datos

N de
Preguntas

Tipos de
Documento
electrnicos
Tipos de
documentos
electrnicos que el
sistema va a
gestionar
Conceptualizacin de
los archivos del
sistema propuesto
Procesos funcionales.
Flujos de Datos. Entradas.
De Campo.
Documental.

Cuestionario
Fichaje.

1

Identificar los tipos de archivos
generados por cada divisin y proceso
destino, que respaldan las cifras
cargadas en la Balanza de Pagos.
Procesos
Identificar las
actividades que
generan los
documentos
electrnicos
Clasificacin de
archivos del sistema
propuesto
Procesos a ejecutar
Procedimientos a ejecutar
Flujo de datos de entrada
Flujo de datos de salida
Componentes
Comunicacin
De Campo.
Documental
Cuestionario
Fichaje.

2

Determinar la experiencia previa que
posee el personal sobre el tema
Gestin de Contenidos.
Conocimiento de
gestin de
contenidos
Analizar los
conocimientos
previos que posee
el personal sobre
gestin de
contenidos
Investigacin de
conocimientos previos
sobre gestin
documental
Procesos funcionales
De Campo.
Documental.
Cuestionario
Fichaje.

3,4,5
Precisar los requerimientos tcnicos y
de seguridad en el Departamento de
Estadsticas del Sector Externo, para el
manejo de contenidos a travs de una
herramienta de gestin documental.
Anlisis de
requerimientos
tcnicos
Anlisis de los
requerimientos
tcnicos definidos
para el sistema
propuesto
Estructura del sistema
actual y estructuracin
del sistema propuesto

Procesos a ejecutar
Componentes
Comunicacin
De Campo.
Documental.
Fichaje.
Observacin.

Ninguna
Disear la interfaces grficas y las
bases de datos.
Adaptar las
interfaces
grficas y
configuracin
bases de datos
Diseo de
interfaces grficas
de usuario y bases
de datos necesarias
para el sistema
propuesto
Estructura de sistema
modelos, para el
diseo del sistema
propuesto
Procesos a ejecutar
Componentes
Comunicacin
Relacin entre entidades
De campo.
Documental.
Herramientas
de
codificacin.
Lenguaje de
programacin.

Ninguna
34

Tcnicas
Instrume
Objeti vos Especficos
Variable

Definicin

Dimensin

Indicadores

Fuente de
Informacin
e
nto
de
Recoleccin
de Datos

N de
Preguntas
Codificar mediante un lenguaje de
programacin pa r los
proceso stema
de Gestin de
Codificacin del
sist
propuesto
Construccin del
de
programacin.
Cons
Procesos funcionales.
Procedimientos funcionales.
Entradas.
Salidas.
D
H
codifi n.
pr .
ra adapta
s y procedimientos del Si
Contenidos.
ema
sistema propuesto
con un lenguaje
truccin del
Sistema propuesto.
Flujos de Datos.
e campo.
Documental.
erramientas
de
caci
Lenguaje de
ogramacin

Ninguna
Llevar a cabo las pruebas necesarias al
Sistema de Gestin de Contenidos para
evaluar su funcionamiento y
desempeo.
ruebas al
sistema
.
Realizacin de
Evaluacin del
Pruebas funcionales.
De Campo.

Sistema
Ninguna
P
propuesto
pruebas de
funcionamiento al
sistema propuesto.
sistema propuesto.
Pruebas de aceptacin.
Documental. desarrollado.

35
S
que
36
Definicin de Trminos

Ambiente: complejo de factores externos que actan sobre un
ma terminan su curso y su forma de existencia. Un ambiente podra
onsidera e como un conjunto, en el cual el sistema proporcionado es un
ubcon . (Kendall y Kendall, 2002. Pg. 51).
Aplicacin Informtica: tipo de programa informtico diseado como
rramienta que permite a un usuario realizar una o varias actividades.
een, 1991. Pg. 6).
c o: entidad lgica compuesta por una secuencia finita de bytes,
ac d en un sistema de archivos ubicada en la memoria secundaria
n e dor. (Wikipedia, 2010).
Base de Datos: Es un conjunto de datos persistentes que es utilizado
or los si mas de aplicacin de alguna empresa data. (Date,2000,Pg.10)
C : Content Management Systems, es un software que se utiliza
rincipa te para facilitar la gestin de webs, ya sea en Internet o en una
intranet, y por eso tambin son conocidos como gestores de contenido web
eb Management o WCM).
: espacio de almacenamiento para un dato en particular con la
lid rmar un registro. (Silberscharz, Korth y Sudarshan, 2006. Pg.
96).
e: es quien accede a un producto o servicio por medio de una
nsa inanciera (dinero) u otro medio de pago. (Silberscharz, Korth y
uda , 2006, Pg. 107).
trol: proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo
concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
siste y de
c
s
rs
junto
he
(S
alm
de u
Ar
ena
ord
hiv
a
na
p
p
ste
MS
lmen
(W
fina
Content
Campo
ad de fo
Client
ccin f tra
rshan
Con
ocurre
contrario, ser necesar ajustes o correcciones
necesarios (Silberscharz, Korth y Sudarshan, 2006, Pg. 57).
o del mundo real
que se describe en una base de datos. (Silberscharz, Korth y Sudarshan,
2006.
o dispositivos tangibles que
conforman una computadora la estructura interna y externa de una
compu
argado de funciones
especficas y afines entre s para realizar una tarea. (Laudon y Laudon,
1996.
Informacin:
cosas,
dio de mtodos, procesos,
tcnicas, desarrollos y su utilizacin en ordenadores, con el fin de
almac
Interfaz: parte de un programa que permite el flujo de informacin
entre
Java: ogramacin orientado a objetos,
desarr
de objetos ms simple y elimina herramientas de bajo nivel, que suelen
io que se hagan los
Datos: son los hechos que describen sucesos y entidades.
(Silberscharz, Korth y Sudarshan, 206, Pg. 20).
Entidad: es la representacin de un objeto o concept
Pg. 43).
Hardware: se le conoce a los elementos
tadora. (Wikipedia, 2010).
Herramienta: subprograma o mdulo enc
Pg. 9).
fenmeno que proporciona significado o sentido a las
e indica mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del
pensamiento humano. (Laudon y Laudon, 1996. Pg. 14).
Informtica: disciplina encargada del estu
enar, procesar y transmitir informacin y datos en formato digital.
(Prieto, Lloris y Torres, 1995. Pg. 78).
un usuario y la aplicacin, o entre la aplicacin y otros programas o
perifricos. (Prieto, Lloris y Torres, 1995. Pg. 90).
es un lenguaje de pr
ollado por Sun Microsystems a principios de los aos 90. El lenguaje
en s mismo toma mucha de su sintaxis de C y C++, pero tiene un modelo
37
inducir a muchos errores, como la manipulacin directa de punteros o
memoria.
Sistema de Gestin de Base de Datos: conjunto de programas,
procedimientos, lenguajes, que suministra tanto a los usuarios no
informticos como a los analistas, progr
idad, confidencialidad y seguridad.
udarshan, 2006, Pg. 151).
. Se encarga de extraer de una imagen
guarda en un formato que pueda editarse
como r
editor de texto. Los softwares son relativamente fiables
aunque suelen fallar si las imgenes
estructura y el
signific
Programa:
que so
alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un
amadores o al administrador medios
necesarios para describir, recuperar y manipular los datos almacenados en
la base de datos, manteniendo su integr
(Silberscharz, Korth y S
Optical character recognition: Tipo de software que se encarga de
reconocimiento ptico de caracteres
los caracteres de un texto y los
texto. Sirve pa a, por ejemplo, guardar en forma de texto imgenes
escaneadas de un libro sin pasarlo a mano, o sea, tipear caracter por
caracter en un
o las letras no son claras.
Lenguaje de Programacin: conjunto de smbolos y reglas
sintcticas, gramticas y semnticas que definen su
ado de sus elementos y expresiones. (Turker, 2001, Pg. 15).
Plataforma: principio en el cual se constituye un hardware, sobre el
cual un software puede ejecutarse y/o desarrollarse. (Prieto, Lloris y Torres,
1995. Pg. 116).
Procesamiento: aplicacin de un programa informtico a unos datos
determinados. (Turker, 2001, Pg. 15).
es un conjunto de instrucciones para una computadora
n ejecutadas por el procesador. (Turker, 2001, Pg. 36).
Proyecto: empresa planificada que consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para
38
presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos. (Prieto, Lloris y
Torres, 1995. Pg. 147).
objetos reales ms o
menos

Software: equipamiento lgico o soporte lgico de un computador
digital, y comprende el c

lculo. (Date, 1986, Pg. 64)

deriva
ngeniera de
Software Orientada a Objetos). Booc
Registro: es un tipo de dato estructurado formado por la unin de
varios elementos bajo una misma estructura. (Silberscharz, Korth y
Sudarshan, 2006, Pg. 80).
Sistemas: es un conjunto de elementos organizado y auto contenido.
El concepto tiene dos usos muy diferenciados, que se refieren
respectivamente a los sistemas de conceptos y a los
complejos y dotados de organizacin. (Kendall y Kendall, 2002. Pg.
30).
Sistema Automatizado: se habla de un sistema de forma
automatizado desde el mismo momento en que participa la tecnologa en el
procesamiento de la informacin, bien sea a travs de una computadora,
servidor, o maquina de otro tipo. (Kendall y Kendall, 2002. Pg. 33).
onjunto de los componentes lgicos necesarios para
hacer posible la realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los
componentes fsicos del sistema. (Wikipedia, 2010).
Tabla: tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos
recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista
general de un programa de Hoja de c
UML: Lenguaje de Modelamiento Unificado) lenguaje de
modelamiento para el anlisis y diseo de sistemas orientado a objetos
da de la sntesis lgica de las metodologas orientadas a objetos de
Booch, OMT (Tcnica de Modelamiento de Objetos) y OOSE (I
h, Rumbaugh, J acobson, 2008, Pg.
300).
39
Wiki: Un wiki es bsicamente una pgina editable por el usuario; la
palabra wikiwiki (o awiwi) significa rpido en hawaiano. Lo mnimo que tiene
un Wiki es un botn que dice "Edtame",
obre un documento determinado, o para dar
ideas sobre algo. O, simplemente, para establecer disponibilidad de alguien
para re
cticos de compartir el cdigo.
La libertad para estudiar y modificar el programa, Libertad 2: La libertad
de cop
El software propietario: (tambin llamado privativo, de cdigo
cerrad

que permite a quien lo pulse, editar

el contenido de la pgina. Por eso se suele usar cuando hay muchas
personas que estn trabajando s
alizar alguna tarea. (Pineda 2010, Pg 8).
Software Abierto: es el trmino con el que se conoce al software
distribuido y desarrollado libremente. El cdigo abierto tiene un punto de
vista ms orientado a los beneficios pr
(Wikipedia, 2011).
Software Libre: Se centra ms en la libertad del individuo. Debe
cumplir lo que l ha dado en llamar las cuatro libertades, que son: Libertad
0: La libertad para ejecutar el programa con cualquier propsito, Libertad 1:
iar el programa y ayudar con l a tu vecino, Libertad 3: La libertad
de mejorar el programa, y hacer pblicas tus mejoras, de forma que se
beneficie toda la comunidad. (http://blogubuntu.com,2011).
o o software no libre) es cualquier programa informtico en el que el
usuario tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (esto ltimo
con o sin modificaciones). (Wikipedia, 2012).
40

nicos y su contenido por medio de la implementacin de
un Software de Gestin Documental, el cual permitir un eficiente manejo de
los archiv
ental Alfresco
11
,
lo cual contribuye al cumplimiento del Decreto 3.390 en la utilizacin de
softwa
Segn el manual de la UPEL (2006) el proyecto factible:
Consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o
grupos sociales; puede referirse a la formulacin de polticas,
programas, tecnologas, mtodos o procesos. El proyecto debe

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
De acuerdo a la naturaleza y caractersticas del problema objeto de
estudio, esta investigacin a travs de su desarrollo, propone gestionar los
documentos electr
os que genera peridicamente el Departamento de Estadsticas
del Sector Externo del Banco Central de Venezuela.
El Sistema de Gestin de Contenidos, se presenta como un proyecto
factible, debido a que el Banco Central de Venezuela, posee la
infraestructura tcnica en su plataforma computacional, en donde se puede
instalar, configurar y funcionar el software de gestin docum
re libre con estndares abiertos, en la Administracin Pblica
Nacional. La realizacin de esta aplicacin satisface las necesidades
descritas mediante el uso de tecnologa computacional.

HerramientadeSoftwareAbierto,lacualsemencionacomounasdelasmejoresaplicacionesde
estindecontenidosenelGartnerMagicQuadrantforEnterpriseContentManagement2010.
11
g
41
tener apoyo en una investigacin de tipo documental, de campo o
un diseo que incluya ambas modalidades (Pg. 16).

En el presente trabajo se disearan las distintas sesiones de
usuarios, adaptando el mental Alfresco a las
tamento de Estadsticas del Sector Externo.

enientes de materiales
impres
, con apoyo,
principalmente, en trabajo previos, informacin y datos divulgados
ginalidad

La investigacin de campo, segn UPEL (2006) lo define como: el

Software de Gestin Docu
necesidades del Depar
Diseo de la Investigacin

Para Arias (1999), el diseo es la estrategia adoptada por el
investigador para responder al problema planteado. En este caso el diseo
incluye la modalidad documental. La investigacin documental es aquella
que se basa en la obtencin y anlisis de datos prov
os u otro tipo de documentos (Pg. 47).

Por su parte el Manual de la UPEL (2006) conceptualiza la
investigacin documental como:

El estudio de problemas con el propsito de ampliar y
profundizar el conocimiento de su naturaleza
por medios impresos, audiovisuales o electrnicos. La ori
del estudio se centra en el enfoque, criterios,
conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, recomendaciones
y, en general, en el pensamiento del autor. (Pg. 20).
anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea
de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
42
cons a
(Pg de forma directa
e la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos
originales o primarios (Pg. 18).
ental
porque se basa en la obtencin y anlisis de datos provenientes de
materiales impresos, y s que tratan sobre la
estin de contenidos. Es de campo porque parte de la informacin
necesaria para esta investigacin, tiene su origen en forma directa del
entorn

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

De acuerdo con Sabino, (2000) una tcnica de recoleccin de datos
s la implementacin instrumental del diseo escogido. (Pg. 47) el cual
tiene por m ser
verifi de
aprox

tituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrenci
. 18) y continua Los datos de inters son recogidos
d

La presente investigacin es de campo y documental. Es docum
una variedad de documento
g
o, para lo cual se utilizar el cuestionario para interactuar
directamente con los usuarios de la aplicacin, a fin de recolectar la
informacin, sobre cantidad de archivos generados, tipos de archivos, y
expectativas respecto al manejo de gestin documental.
e
isin determinar la forma en que el problema habr de
cado estableciendo un criterio general de comprobacin y
imacin a la realidad.
Instrumento de Recoleccin de Datos

Para Sabino (1992), un instrumento de recoleccin de datos es, en
principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a
los fenmenos y extraer de ellos informacin. (Pg. 143). Las tcnicas de
43
recoleccin de datos son las distintas formas o maneras de obtener la
informacin. Son ejemplos de tcnicas; la observacin directa, la encuesta
en sus dos modalidades (entrevista o cuestionario), el anlisis documental,
anlisis de contenido, etc.
Para la recoleccin de informacin de este trabajo de investigacin se
utilizar
emplea para indicar todas las formas de percepcin utilizadas para el
registro de respuestas tal como se presentan a nuestros sentidos. (Pg.
187).
do el ordenamiento y clasificacin en el rea.
amayo y Tamayo, 2009. Pg. 187).
la observacin, el fichaje, la entrevista y el cuestionario.

La Observacin
Segn Tamayo y Tamayo (2009) la observacin es la ms comn de

las tcnicas de investigacin. La observacin sugiere y motiva los problemas
y conduce a la necesidad de la sistematizacin de los datosLa palabra
observacin har referencia explcitamente a la percepcin visual y se
El Fichaje

El fichaje se aplicar mediante la utilizacin de la ficha como
instrumento, as se lograr la extraccin de aspectos de inters para la
investigacin proporcionan
(T
44

El Cuestionario

Segn Hurtado(2010), menciona que:
Los cuestionarios, consisten en un conjunto de preguntas
relacionadas con el eve u caracterstica es que
tales preguntas pueden ser dicotmicas, de seleccin, abiertas,
tipo escala o tipo ens
d

Metodologa de Desarrollo

El sistema propuesto ser desarrollado bajo la metodologa Extreme
propiciando un buen clima de trabajo.
XP se basa en realimentacin continua entre el cliente y el equipo de
desarrollo, comunicacin fluida entre todos los participantes, simplicidad en
las soluciones implementadas y coraje para enfrentar los cambios.
Segn Beck(2000), los principios de XP son los siguientes:

nto en estudio. S
ayo. Un mismo cuestionario puede albergar
iversidad de preguntas segn se requiera para obtener la
informacin pertinente acerca del evento en estudio. Algunas
cuestiones importantes son: que las preguntas estn formuladas
de manera clara y directa, que no sugieran la respuesta, ni
contenga una carga moral que induzca a contestar de cierta
manera, y que cada pregunta interrogue sobre un solo aspecto.
(Pg. 157).

Programming (XP), es una metodologa gil centrada en potenciar las
relaciones interpersonales como clave para el xito en desarrollo de
software, promoviendo el trabajo en equipo, preocupndose por el
aprendizaje de los desarrolladores, y
45
El juego de Planeamiento: Rpidamente determinar el alcance del
prximo release mediante la combi
estimaciones tcnicas. A medida que la realidad va cambiando el plan,
actualizar el mismo.
Pequeos Releases: Poner un sistema simple en produccin
rpidamente, luego liberar nuevas versiones en ciclos muy cortos.
Metfora: Guiar todo el desarrollo con una historia simple y compartida de
cmo
Dis sea
posib es
desc
Tes las
cuale Los
client n
terminadas.
Refactoring: Los programadores reestructuran el sistema sin cambiar su
comportamiento para rar la comunicacin,
adir flexibilidad.
Prop

nacin de prioridades del negocio y
funciona todo el sistema.

eo Simple: El sistema deber ser diseado tan simple como
le en cada momento. Complejidad extra es removida apenas
ubierta.
ting: Los programadores continuamente escriben pruebas unitarias,
s deben correr sin problemas para que el desarrollo contine.
es escriben pruebas demostrando que las funcionalidades est
remover duplicacin, mejo
simplificar, o a
iedad Colectiva del Cdigo: Cualquiera puede cambiar cdigo en
cualquier parte del sistema en cualquier momento.
Integracin Continua: Integrar y hacer builds del sistema varias veces por
da, cada vez que una tarea se completa.
Cliente en el lugar de Desarrollo: Incluir un cliente real en el equipo,
disponible de forma full-time para responder preguntas.
46

Poblacin
Para Balestrini (2001) se entiende por poblacin cualquier conjunto

el Departamento de Estadsticas del Sector
Externo del Banco Central de Venezuela.
Clasificacin de la Poblacin
de elementos de los que se quiere conocer o investigar, alguna o algunas de
sus caracterstica
En el caso de estudio, la poblacin est constituida por el personal
gerencial, profesional y tcnico d
Cuadro 2
Cargo Cantidad de Personas
Profesionales 27
Asistentes 7
Total 34

Fuente: DESE (2011).
Muestra

Para el caso de estudio, se tomar a toda la poblacin como muestra,
es decir, la muestra es equivalente a la poblacin. Este tipo de muestra
corresponde o se denomina estudio censal por cuanto se requiere recoger
requerimientos del
nlisis Estadstico, Chou, Ya-Lun,1988 Pg. 344).
informacin de la totalidad de los informantes claves, relacionados con la

automatizacin, a fin de garantizar la validez de los
sistema. (A
47
CAPTULO IV
ANLISIS Y PRESENTACIN DE RESULTADOS
ocedimientos estadsticos permiten: resumir y comparar
cin a una determinada variable
l los datos de las preguntas en
diferentes hojas, utilizando el software Microsoft Excel.
Posteriormente, se realizar s cuadros resmenes los cuales
representan los tabulad ivo de las respuestas
proporcionadas por los entrevistados, de las cuatro Divisiones que
componen el Depar de Estadsticas
A continuacin se presentan los resultados obtenidos:
Ante la pregunta, Qu tipo de archivos genera y/o se manejan en su
Divisin? se obtuvo las siguientes respuestas:

Al referirse al anlisis estadstico de los datos Balestrini(2006), nos
plantea que los pr
las observaciones efectuadas en rela
estudiada; describir la asociacin que existe entre dos variables.(Pg.184).
Los cuestionarios aplicados fueron validados y codificados,
procediendo a transcribir en forma manua
on distinto
os a nivel absoluto y relat
tamento del Sector Externo.

Cuadro 3. Tipos de archivos generados por el DESE

En el cuadro N 3 se puede apreciar que los usuarios al momento de
generar sus archivos lo hacen utilizando distintas aplicaciones. Existe un
48
grupo denominado uno, que ut e Excel, Word, Adobe y Html
para generar sus documentos electr nicos representando el 50% de los
entrevistado cel, Word y
Adobe repre epresentan
l 11% de los entrevistados utiliza cinco tipos de aplicaciones para generar
sus ar
iliza los softwar
s. El grupo dos, genera sus archivos utilizando Ex

sentando un 27% de la poblacin. El grupo 3, que r
e
chivos a saber: Excel, Word, Tabla de Datos y Programas SAS, Adobe
y Otros. El grupo cuatro, que representa el 6 % de los entrevistados solo
utiliza Excel y Word al momento de generar sus archivos. El grupo cinco,
que representa el 6% de los entrevistados utiliza todas las aplicaciones
mencionadas para generar sus archivos.
Los software Microsoft Excel y Microsoft Word, son comunes a todos
los grupos, es decir, que el 100% de los entrevistados utilizan dichas
aplicaciones al momento de generar sus archivos.
En la categora otros, los entrevistados mencionaron las siguientes
aplicaciones: Microsoft Access , Microsoft Power Point y archivos planos de
texto.

Grfico 12. Generacin de Documentos Electrnicos por Cargo

49

En el grfico N 11, de la pregunta N 1 se deriva la generacin de
archivos por tipo de cargo. Los Economistas y Asistentes generan el 60,3%
de los documentos electrnicos, seguido por los Estadsticos, Contadores y
Coordinadores Administrativos con un 39,7% . Este anlisis nos permite
afirmar que regularmente los compiladores de Balanza de Pagos generan
una gran cantidad de archivos, apoyando ello la necesidad que tiene el
DESE de un Gestor de Contenidos.

Grfico 13. Generacin de Documentos Electrnicos por Divisin

En el grfico N 12, se aprecia como cada Divisin del DESE, aporta sus
archivos para la formacin de la Balanza de Pagos. Dichos documentos
electrnicos tienen por objetivo calcular la Cuenta Corriente, la Cuenta

50
Capital, la Cuenta Financiera, los Niveles de Reservas Internacionales y la
Cuenta de Errores y Omisiones, que
debe poseer cada Divisin.

Ante la pregunta, Cuando a usted se le menciona el trmino gestin
de contenidos a qu lo relaciona? se obtuvo las siguientes respuestas:

dan por resultado la Posicin de
Inversin Internacional. En este sentido, la informacin proporcionada por
los entrevistados en la pregunta N 1 respecto a la generacin de sus
archivos ubica a la Divisin de Comercio Exterior en un 41%, a la Divisin de
Balanza de Pagos en un 25%, la Divisin del Sector Privado No Financiero
en un 22% y la Divisin de Reservas Internacionales en un 12 %. Esta
informacin es importante debido a que nos permite precisar el diseo de
los distintos espacios de trabajo, que

Cuadro 4. Percepcin que poseen los entrevistados ante el trmino gestin
de contenidos

51

Grfico 14. Percepcin del trmino gestin de contenidos en los
ntrevistados

El cuadro N 2 y la grfica 13, afirma que la opinin generalizada de
los entrevistados al mencionarle el trmino gestin de contenidos lo
relaciona al Manejo de informacin en ambiente web en un 47,06%, en
segundo lugar lo vincula con el termino Gestor documental en un 26,47%.
Mientras que el 17,65% No lo relaciona a ningn concepto y el 8,82% lo
laciona con un Repositorio de documentos electrnicos. Esta
tante al momento de la implementacin del software de
web, la aplicacin de gestin documental utiliza cualquier
navegador web para su funcionamiento.
e
re
informacin, es impor
gestin documental ya que indica, que los usuarios estn familiarizados con
los navegadores
Cuadro 5. Percepcin del trmino gestin de contenidos discriminado por
cargo

52
Al analizar la pregunta discriminando por tipo de cargos, se observa
que el 17,65% de los economistas relaciona el trmino gestin de
contenidos a Manejo de informacin en ambiente web, mientras que 8,82%
de los Asistentes relaciona el trmino gestin de contenidos a Gestor
documental. En ambos casos, los entrevistados afirman un conocimiento
bsico, pero acertado, de la finalidad de una herramienta de gestin
documental.
Grfico 15. Percepcin del trmino gestin de contenidos discriminado por
cargo

Ante la pregunta, Considera usted que ante la cantidad de archivos
generados por el DESE se hace necesario un manejo automatizado de los
documentos electrnicos segn su contenido? se obtuvo las siguientes
respuestas:

Cuadro 6. Necesidad de manejo automatizado de los documentos
53

Grfico 16. Necesidad de manejo automatizado de documentos
n de los entrevistados en relacin a
la nec sidad de implementar un software que automatice el manejo de los
docum
tar un gestor de contenidos. La informacin recolectada en
esta pregunta, confirma la necesidad que existe entre los compiladores de
pagos del DESE de una aplicacin que automatice los
documentos electrnicos y sus contenidos.

Ante la pregunta, Conoce algunas de las siguientes aplicaciones de
gestin de contenidos open source ?, el 100% de los entrevistados
coincidieron en decir, que no conocen ninguna aplicacin de gestin de
contenidos open source.

El grfico 16, representa la opini
e
entos electrnicos en el DESE. El 55,08% estuvo Muy de acuerdo,
mientras que los que opinaron De acuerdo se ubicaron en el 41,18%. Solo
un 2,94% no estuvo Ni de acuerdo, ni en desacuerdo en relacin a la idea
de implemen
balanza de
54
De los resultados de la encuesta, se desprende que la
implementacin de un Sistema de Gestin de Contenidos en el
Departamento de Estadsticas del Sector Externo, no tendr impacto en lo
relativo a la resistencia al cambio, ya que los usuarios estn familiarizados
con desarrollar sus labores bajo ambiente web, se sienten capaces de
realizarlo y entienden la importancia de automatizar la gestin del contenido
de sus archivos electrnicos.

55
CAPTULO V

SISTEMA ACTUAL

Descripcin del Sistema Actual

El DESE, actualmente no posee un software especializado para
satisfacer las necesidades departamentales en el manejo automatizado e
interconectado de su informacin tanto estructurada (bases de datos) como
no estructurada (documentos electrnicos, artculos de prensa,
publicaciones peridicas, consultas a pginas web, correos, etc).
A fin de realizar el anlisis trimestral de los fenmenos econmicos
para compilar la Balanza de Pagos, que dan cmo resultado la Posicin de
Inversin Internacional de Venezuela en cifras, los compiladores de la
Balanza deben consultar diversas macin en distintos
formatos (texto, datos, imgenes), ue se deben estructurar en forma
manual para calcular y respaldar las cifras. Esta compilacin genera una
gran cantidad de archivos en forma peridica en el tiempo, los cuales deben
er clasificados en directorios en forma manual por los tcnicos.
El Departamento posee una unidad red del Instituto bajo Novell, la
ual direcciona al punto C_archivo_dat2_server\Dat2' cuyo nombre lgico
es (T :) y capacidad total es de 398 gigabyte, la cual es comn a todas las
Divisiones. En dicho volumen se pueden observar cuatro carpetas
entificadas con los nombres de cada Divisin (ver Grfico 17). En estos
irectorios los tcnicos colocan algunos de sus archivos, los cuales pueden
er vistos por el resto de las Divisiones, no existiendo polticas de seguridad
ni privacidad de los documentos electrnicos.
fuentes de infor
q
s
c
id
d
s
56

Grfico 17. Unidad lgica de red perteneciente al DESE

Las fuentes de informacin departamentales se pueden clasificar en
dos grupos (ver grfico 18) : informacin no estructurada la que se originan
de e-mail, groupwise, documentos, hojas de clculo, presentaciones,
Internet, intranet, cuestionarios fsicos, publicaciones peridicas, recortes de
prensa, etc. y la informacin estructurada que es aquella que reside en
aplicaciones como Microsoft Access,
de un gestor
documental que permita implementar las actividades inherentes a la
gerencia del conocimiento. Segn OBrien (2004), dichas actividades se
Hojas en Microsoft Excel, Data en
Mainframe en las Divisiones y en el Computador Central.
Relacionar en forma automatizada todas las fuentes de informacin
que utilizan los compiladores de Balanza de Pagos, actualmente no es
posible sin una herramienta de gestin documental, la cual no esta
disponible dentro de los estndares de software del Departamento.
El sistema actual no dispone de los componentes
57
refieren: a) Bsquedas automticas de fuentes de datos estructurados y
no estructurados, b) Categorizacin de informacin de datos, etiquetas e
hipervnculos, c) Construccin automtica de perfiles de usuarios en base a
sus actividades.

Grfico 18. Caractersticas del Sistema Actual

trabaja con directorios en un PC bajo ambiente Windows XP, es decir, el
usuari
usuarios pueden consultar y buscar sus archivos. El backup de los
Las funciones que los usuarios pueden realizar en la unidad lgica de
red del instituto, son anlogas a las actividades desarrolladas cuando se
o puede consultar, buscar y realizar backups a los archivos.
En la unidad lgica de red del instituto bajo el software Novell, los
58
documentos electrnicos que residen en dicha particin de red, lo realiza el
Departamento de Telemtica en forma diaria (Ver grfico 19). Mientras que
el resto de los documentos electrnicos residen en los discos duros de los
equipos de cada tcnico.

Grfico 19. Funciones del Sistema Actual
vadores
fsicos, donde deben archivarse y consultar su contenido. No se dispone de
esa in

Actualmente, los compiladores de balanza de pagos manejan
documentos electrnicos e impresos. Estos ltimos residen en archi
formacin en un sistema de informacin en lnea.
59
CAPTULO VI

SISTEMA PROPUESTO

Descripcin del Sistema Propuesto

En este capitulo se presenta una descripcin del sistema propuesto.
Adaptar el software Alfresco
12
al Departamento de Estadstica del Sector
Externo tiene como propsito automatizar la gestin documental a travs de
distintos mtodos como son: la previsualizacin, la gestin de versiones, la
gestin de permisos, la creacin de espacios, los workflow y el
establecimiento de los distintos roles a nivel de usuario.
La versin Alfresco utilizada en el presente desarrollo fue Alfresco
Community versin 4.0 bajo Windows. Ejecutndose bajo un servidor
Tomcat y utilizando Postgres como manejador de base de datos relacional.
El Sistema Alfresco de Gestin Documental adaptado al DESE,
permite la administracin de usuarios, la creacin de espacios y la
configuracin de los mismos a fin de establecer categoras, subcategoras,
permisos, reglas y metadatos que persiguen crear y administrar el contenido
de los documentos electrnicos.
La heterogeneidad de los documentos electrnicos que se originan en
el DESE, va diversas aplicaciones ofimticas, archivos de texto,
estiona de la siguiente forma:

a
digitalizacin de archivos,etc. Alfresco las g
) Creacin de espacios de trabajo: en este mdulo el software permite
categorizar los diversos contenidos, clasificando en consecuencia los
12
ElmodelodecdigoabiertodeAlfresco,permitelaadaptacinyconfiguracindesusdistintas
interfacesalobjetodelnegocio.
60
documentos electrni pacios de trabajo estn
superpuestos organizando los documentos en borradores, a la
espera de valida artamento, permitiendo
establecer reglas s entran y salen de cada
espacio.
b) Gestin de el rol
que el usuario deber poseer. Los roles de usuario se clasifican en:
coordinador, colaborador, contribuyente, editor y cliente. El usuario
to electrnico crea
un cambio en la versin del documento, que aparece en el historial

ntenido web.
f)
a.
Aparece un pequeo icono en forma de candado para indicar que el
documento est siendo modificado e indica el nombre del usuario que
ha realizado la extraccin del archivo.
en el desarrollo del sistema propuesto estn:
cos. Los es
cin, entregados al Dep
obre los documentos que
usuarios: en cada espacio, el administrador define
coordinador, es el que revisa y aprueba el contenido de los
documentos. El usuario colaborador es el que presta apoyo en la
creacin de contenido. El usuario contribuyente es el que aporta un
contenido. El usuario editor es el que revisa el contenido. Mientras
que el usuario cliente, es quien utiliza el contenido.
c) Manejo de versiones: Alfresco administra la gestin de versiones de
los contenidos. Cada modificacin de un documen
del archivo. El usuario debe especificar si la versin es menor o
anterior.
d) Creacin de metadatos: toda la informacin del documento
electrnico, Alfresco crea una ficha en la cual se detalla todo el
historial y versiones del archivo.
e) Lectura de diversos formatos de archivos: Alfresco analiza el
documento electrnico y, recupera metadatos. Gestionando todo los
formatos de contenido a travs de la gestin de imgenes, gestin de
documentos, gestin de co
Bloqueo de documentos: a travs de la funcin check-in / check-out,
Alfresco restringe los accesos simultneos a un mismo documento.
Cabe destacar que si el documento principal ha sido bloqueado, los
otros usuarios slo podrn acceder a ste en modo de lectur
Entre los factores que hacen de Alfresco el software por excelencia
61
En octubre del ao 2009, Alfresco aparece clasificado como un
software lder-visionario por la empresa Gatner, S.A
13
.(Ver
grfico 19). Esta clasificacin es el resultado, de consultas a
los vendedores especializados en gestin documental. Ello
indica que Alfresco es una aplicacin con visin de futuro.

Grafico 20. Clasificacin cuadrtica de Enterprise
Content Management
Fuente: Gartner (Octubre 2009)
Alfresco, es utilizado por una serie de importantes
organizaciones que lo han elegido para gestionar sus
contenidos. Alguna de ellas son:
er, S.A.. es un proyecto de investigacin de tec

13
Gartn nologas de la informacin y de firma
consultivaconsedeenStamford,Connecticut,EstadosUnidos.Gartnerincluyecomoclientesalgunas
grandes
la Investigacin, Programas Ejecutivos,
Consultasyeventos.Fuefundadaen1979;Gartnertiene4.000socios,incluyendoa1.200analistasy
consultoresen75pasesportodoelmundo.(Tomadodellink:http://es.wikipedia.org/wiki/Gartner
empresas,agenciasdegobierno,empresastecnolgicasylaagenciasdeinversincomoBT,
CV, Wall Street Journal etc. La empresa se concentra en
).
62
Cliente Industria Pas
Academ
Trust
ies Enterprise Educacin Reino Unido
Aker Oilfield Services Energia Noruega
Cisco Telecomunicaciones Estados Unidos
EADS Aeroespacial Francia
Fox Entretenimiento Estados Unidos
Merck Farmacutica Alemania
National Academy of
Sciences
Educacin Estados Unidos
National Vaccine
Institute
Gobierno Holanda
Toyota Automotriz J apn
Yell.com Directorio online Reino Unido

Las aplicaciones desarrolladas con Alfresco se pueden
ede utilizar
t, MySQL,
alquier navegador
como Mozilla, Firefox y Microsoft Internet Explorer etc., se
puede integrar en portales como J Boss
14
, Liferay
15
, etc.
cilmente,
ismos.
Alfresco, permite la clasificacin de los documentos
implementar bajo Windows, Linux, Mac. Pu
cualquier base de datos relacional como Postgres
Oracle (software propietario). Se puede ejecutar en servidores
bajo Apache, Tomcat, J Boss y utilizar cu
Alfresco, permite administrar los contenidos f
adems de la actualizacin rpida y dinmica de los m
electrnicos lo cual reduce el tiempo de bsqueda de archivos
y organizacin de los mismos. La aplicacin gestiona los
14
Disponibleen:http://www.jboss.org
15
Disponibleen:http://www.liferay.com
63
contenidos y el manejo rsiones de los mentos.
Colocando a disposicin toda la informacin disponible en el
es del nego

Aplicacin de la Metodologa Extreme Programming
Fase I. Planificacin
se de la metodolo re a un tinuo entre
el cl ad iendo la los
requerimientos de usuarios, a fin de que los programadores evalen el
tiemp e desa ada una de metodologa
Extreme Programming, contempla la iteracin mientras se realiza el
desar e cliente-program iendo el cam tinuo.
aron reuniones de dos los
requerimientos y aclarar dudas en aquellos puntos en donde se necesitaban.
Las reuniones tenan una durac
En ca
Realizando p
verificar el av

Util
reuniones de
siguiente forma:

de las ve docu
repositorio sobre las actividad cio.

Esta fa ga XP, se refie dialogo con
iente y el program or. Permit recopilacin de
o y complejidad d rrollo de c ellas. La
rollo entr ador permit bio con
Se realiz semanales, a fin documentar to
in aproximada de 2 horas.
da iteracin, se mostraba al cliente el avance del sistema.
ruebas de aceptacin por parte del cliente, el cual poda
ance en forma detallada.
Fase II. Diseo
izando los requerimientos de los usuarios, resultado de las
la fase I, se acord configurar el software Alfresco de la
64
Mdulo de A

Se registraron los datos de los usuarios
Se
Se crearon los espacios personales de trabajo de cada usuario

Mdul
definieron los subespacios de trabajo pertenecientes a cada Divisin

rrelativo asignado al archivo y la
Descripcin se refiere a una nota alfanumrica respecto a la
ctividad que apoya dicho contenido. De forma anloga se procedi a
definir DCE_XXXXXXX_Descripcin a fin de hacer referencia al
contenido pertenecien de Comercio Exterior,
ECA_XXXXXXX_Descripcin para hacer referencia al contenido de
la Divisin de Estadsticas Cambiarias y
acios de trabajo de las actividades, se subieron los
contenidos relativos a cada actividad
dministracin de Usuarios del Sistema:
crearon el login y password de cada usuario
o de Espacio de Trabajo de Empresa:

Se crearon los espacios de trabajo Borradores, Documentos a la
Espera de Validacin, Documentos Entregados al Departamento
En cada uno de los espacios mencionados anteriormente, se
del DESE
En cada subespacio se definieron los espacios de las actividades
desarrolladas por cada Divisin
Se crearon reglas para la creacin de los nombre de archivos bajo
Alfresco de la forma siguiente: BDP_XXXXXXX_Descripcin donde
el prefijo DBP hace mencin a la Divisin de Balanza de Pagos,
XXXXXXX es un nmero co
a
te a la Divisin
SPR_XXXXXXX_Descripcin hace referencia al contenido de la
Divisin de Estadsticas de Trans. Externas del SPNF.
En los esp
65
En cada espacio de trabajo de las actividades, se definieron los roles
de los usuarios en la generacin del contenido
e debe aplicar a los

dulo Workflow (Flujos de Trabajo):
Se definieron los flujos que deben seguir los documentos a fin de
pasar de un espacio a otro. Permitiendo adjuntar documentos a ser

Se crearon las reglas de cada contenido. Las reglas de cada
contenido se refieren al tratamiento que s
documentos que salen y entran de un espacio

M

revisados, y asignarlos a los evaluadores apropiados.

66
Casos de Uso del Sistema Propuesto

Cua r d o 7. Especificacin de Caso de uso
Detalle de Caso de Uso
Nombre Crear usuario
Descripcin Este caso permite al administrador crear y
rupo de usuarios administrar usuarios y g
Actores Actor 1 (administrador)
Extensin
Precondiciones
Pos condiciones
Flujo de Eventos
- El administrador selecciona la consola de
administracin y posteriormente selecciona
la opcin administrar usuarios del sistema.

- Alfresco lista el nombre, el login y el
espacio personal de cada usuario.

- El administrador tiene la posibilidad de
crear/modificar datos del usuario, cambiar
contrasea del usuario y eliminar usuario.

Flujos Alternativos

- Posibilidad de ordenar en orden alfabtico,
las columnas Nombre y Login.

- Posibilidad de desplegar los datos del
usuario

Requerimientos no Funcionales
Notas

67

Cuadro 8. Especificacin de Caso de uso
Nombre Crear espacio
Descripcin rmite al administrador crear
espacios y subespacios en Alfresco
Este caso pe
Extensin
Precondiciones
Pos condiciones
Flujo de Eventos
- El administrador selecciona la
- Alfresco muestra todos los
iniciar un foro.
pestaa denominada espacio de
empresa para luego seleccionar la
opcin crear espacio. En el cual
se solicita el nombre, titulo,
descripcin e icono del espacio.

espacios de trabajo disponibles,
ofreciendo la posibilidad de mover,
copiar, ver los detalles, eliminar e
Flujos Alternativos

Notas

68
Nombre Crear contenido
Descripcin mite al administrador crear,
agregar, definir reglas de trabajo de cada
Este caso per
espacio
Extensin
Precondiciones
Pos condiciones
Flujo de Eventos
- El administrador selecciona la
ar
contenidos.

-

- Posibilidad de configurar
workflow (flujos de trabajo) en la
creacin del contenido.
- Posibilidad de crear los roles de
usuarios, en la creacin del
contenido.
pestaa denominada espacio de
empresa, donde se listan todos
los espacios disponibles. Al entrar
en el espacio de trabajo
seleccionado se ofrece la
posibilidad de agregar o cre
Posibilita al administrador editar,
descargar, ver los detalles, eliminar
los contenidos.

Flujos Alternativos

Notas

69
Nombre Crear Flujos de Trabajo WorkFlow
Descripcin Este caso permite al usuario crear y adaptar
los flujos de trabajo a sus actividades.
Actores Actor 2 (usuario)
Extensin
Precondiciones
Pos condiciones
Flujo de Eventos
- El usuario, activa el Flujo de

Trabajo Simple o Flujo de
Trabajo Avanzado, a fin de
configurar la ruta de trabajo que va
seguir su contenido y los roles que
participan en su creacin.
Flujos Alternativos

Notas

Diagrama de Clases del Lenguaje de Modelado Unificado (UML)
Segn Silberschatz (2006) de e
parecidos a los diagramas entidad rel
como cuadros y, a diferencia de E-R, muestra los atributos dentro de los
cmo elipses paradas.
fin los diagramas de clase como
acinse muestran las entidades
cuadros en lugar de se
70
Grfico 21. Modelo UML de la apli cin Alfresco. ca
Fuente: http://wiki.alfresco.com/wiki/

71
Grfico 22. Modelo UML del Sistema Alfresco.
Fuente: http://wiki.alfresco.com/wiki/

Grfico 23. Modelo UML del repositorio de contenidos en Alfresco.
Fuente: http://wiki.alfresco.com/wiki

72
Grfico 24. Modelo UML del repositorio de contenidos en Alfresco (en
detalle). Fuente: http://wiki.alfresco.com/wiki

73

Grfico 25. Modelo UML de la gestin de procesos de negocio (BPM) en
Alfresco. Fuente: http://wiki.alfresco.com/wiki

74

Grfico 26. Modelo UML del manejo de registros en Alfresco. Fuente:
ttp://wiki.alfresco.com/wiki

h
75
Grfico 27. Modelo UML del J CR (Content Repository for J ava). Fuente:
http://wiki.alfresco.com/wiki

Diagrama del Modelo Conceptual de Base de Datos
egn Silberschatz (2006), al referirse al modelo conceptual de base de
atos especifica, que el mismo se desarrollo para facilitar el diseo de base
de entidades, los conjuntos de relaciones y
s atributos (Ver Anexo C-4: Modelo Conceptual de Base de Datos
Alfresco).

S
d
de datos permitiendo la especificacin de un esquema de la empresa que
representa la estructura lgica global de la base de datosutiliza tres
conceptos bsicos: los conjuntos
lo

76
Fase III. Desarrollo

Interfaz grfica del sistema

Inicio de sesin

Grfico 28. Pantalla de validacin de usuarios

En esta pantalla los usuarios debern ingresar su nombre de usuario
y su contrasea, a fin de acceder al Sistema de Gestin de Contenidos. Al
usuario se le da la opcin de elegir entre distintos idiomas a saber: ingls,
alemn, espaol, francs, italiano y japons. De no proporcionar el nombre
de usuario y su contrasea en forma correcta el sistema emitir el siguiente
je No se puede iniciar sesin - nombre de usuario o contrasea
ocidos y, en consecuencia el sistema no iniciar sesin.

mensa
escon d
77
Espacio Empresa

Espacio borradores
Grfico 29. Pantalla de espacios de trabajo en Alfresco

En esta pantalla se muestra los espacios de trabajos que posee la
aplicacin. Alfresco, trabaja mediante espacios de trabajo superpuestos,
pudindose configurar los espacios con determinadas reglas, que se le
aplicarn a los documentos electrnicos para entrar o salir de este espacio.

78

Grfico 30. Pantalla del espacio Borradores

En esta pantalla se muestra el espacio de trabajo denominado
borradores, donde residen todos los documentos preliminares no
terminados, sujetos a modificacin, pertenecientes a las Divisiones que
componen el Departamento.

79

Grfico 31. Pantalla de subespacios de actividades pertenecientes al
espacio borradores de la Divisin de Comercio Exterior

Grfico 32. Pantalla que muestra el contenido de un subespacio de
actividades de la Divisin de Comercio Exterio
80
En el grfico 32, se puede observar que debajo del contenido se
encuentran los siguientes iconos , los cuales hacen referencia a
editar el documento fuera de lnea , descargar el documento , ver los
detalles del contenido , borrar el contenido (solo administrador) , y
otras acciones como son: previsualizar en plantilla, actualizar contenido,
bloquear contenido, cortar, copiar, iniciar foro, configurar flujo de trabajo
avanzado, ver grfico 33.

Grfico 33. Otras acciones en el manejo de contenidos.
spacio de Documentos a la Espera de Validacin

E

Grfico 34. Espacio de Documentos a la Espera de Validacin
81
En el grfico 34, se puede observar el espacio de trabajo denominado
Documentos a la Espera de Va en este espacio es donde los
distintos supervisores aprueban nuevamente a borradores, el
contenido creado. En caso, de aprobacin los documentos pasan al espacio
los utilizar para los an is de los resultados.

Espacio de Documentos Entregados al Departamento

lidacin,
o pasan
Documentos Entregados al Departamento, donde el J efe de Departamento
lis

Grfico 35. Espacio de Documentos Entregados al Departamento

En este espacio (ver grfico 35), residen todos los contenidos
aprobados por las Divisiones, los cuales son enviados al Departamento para
su anlisis.

82

spacios Personales de Usuario

E

Grfico 36. Espacios Personales de Usuarios
En este espacio residen todos los espacios personales de los
cree y administre su contenido, sin hacerlo pblico.

usuarios, creados por el administrador del sistema. Un espacio personal
hace referencia a un espacio de trabajo que al usuario se le configura de
manera que

83

Crear Espacio

Grfico 37. Crear Espacio

A travs de esta pantalla, el administrador podr crear un nuevo espacio a
fin de asignar un nuevo contenido.

84

Consola de Administracin

Administrar Usuarios del Sistema

Grfico 38. Pantalla de administracin de usuarios del sistema
En esta pantalla, el administrador puede crear, editar, eliminar y
sistema. Adems, muestra a todos los

cambiar contrasea a los usuarios del
85
usuarios del sistema al seleccionar mostrar todo, o busca a travs de una
alabra a fin de aplicar un filtro.
Administrar Usuarios del Sistema

p

Grfico 39. Pantalla de administracin de grupos de usuarios del sistema

Esta pantalla, facilita administrar grupos de usuario. Pudindose crear
o eliminar grupos usuarios. Adems de asignar usuarios al grupo. En la
adsticas de
rans. Externas SPNF, mostrndose en la parte inferior a los usuarios
grfica 39 se aprecia al grupo denominado Divisin de Est
T
pertenecientes a dicho grupo.

86

Grfico 40. Otras opciones presentes en la consola de administracin

87
En la anterior pantalla, se muestran otras opciones disponibles como son la
Gestin de Categoras
16
, la opcin Importar y Exportar lotes de
documentos electrnicos.

Crear Usuario

Grfico 41. Crear usuario
16
EnAlfresco, todo el contenido puede estar relacionadoconuna o ms categoras. Las categoras
son definidas y gestionadas por los administradores. Las categoras pueden tener subcategoras y
nohayningunalimitacinenelnmerodecategorasolaprofundidaddelajerarqua.
88

Utilizando esta pantalla, el administrador podr registrar nuevos usuarios al
sistema.

Crear Grupo

Grfico 42. Crear grupo

89
A travs de esta pantalla, el administrador podr crear un nuevo grupo al
Flows
Un flujo de trabajo simple, se configura en Alfresco sobre los espacios o
contenidos. En ellos se definen las acciones a seguir como pueden ser
mover o copiar un documento a una ubicacin definida por el usuario. Como
se observa en el grfico 43, existen tres espacios, el primero donde se crean
los contenidos, el segundo donde se aprueban (pendiente por aprobacin) y
finalmente un tercero donde se publican. El flujo de trabajo define los
participantes y sus roles, donde se puede medir los reenvios a fin de mejorar
los procesos, a la vez de retraer los contenidos ya publicados.
cual se permite asociar a los usuarios que correspondan.
Crear Flujos de Trabajo Work
Flujos de Trabajos Simples

Grfico 43. Esquema de un flujo de trabajo simple
90

Para definir un flujo de trabajo simple en Alfresco, el usuario debe
ubicarse en su espacio o contenido y luego seleccionar la opcin ver
detalles , donde se despliega una lista de acciones, donde debe
ver grfico 44. Posteriormente
de trabajo simple ver grfico 45. Luego, se
oloca un nombre al flujo simple y un nombre a la accin en caso de
chazar, ver grfico 46. Por ltimo se procede a salvar los cambios.
seleccionarse la opcin ejecutar accin
seleccionamos aadir un flujo
c
re

Grfico 44. Pantalla en la cual se configura un flujo de trabajo simple

91

Grfico 45. Pantalla en la cual se configura un flujo de trabajo simple

Grfico 46. Pantalla donde se define el flujo Enviar_Publicacin,
presentndose la opcin Devolver_Borradores
Al desplegarse las opciones del espacio, se observan las acciones
configuradas del flujo de trabajo simple.

92

Flujos de Trabajos Avanzados
Un flujo de trabajo avanzado facilita asignar a los usuarios tareas para
la creacin de un contenido. Para configurar un Flujo de Trabajo
Avanzado, iniciamos el asistente, ver grfico 58.

Grfico 47. Pantalla donde se muestra la opcin Iniciar flujo de trabajo
avanzado

En el asistente debemos seleccionar el tipo de workflow, que se quiere
definir, ver grfico 48. Hay disponible cinco tipos de workflow disponibles:
Flujo de trabajo ad hoc (Asignar tarea arbitraria a un compaero)
Revisin y aprobacin (Revisin y aprobacin de contenido)

Revisin y aprobacin en conjunto (Revisin y aprobacin en
conjunto de contenido)
Revisin y aprobacin en grupo (Revisin y aprobacin en grupo de
contenido)
93
Revisin y aprobacin paralela (Revisin y aprobacin paralela de

contenido)

Grfico 48. Pantalla donde se muestra las opciones del asistente del Flujo
e Trabajo Avanzado.
Luego tenemos que definir las propiedades (ver grfico 49) , como
on:

Descripcin de la tarea.
Prioridad: Media, alta, baja.
Usuario o grupo de usuarios que participan en el flujo.
con la cual, podemos asignar contenido
relacionado con el documento a crear.

d

s
Aadir recurso: opcin
94

Grfico 49. Pantalla donde se muestra las propiedades del asistente del
Flujo de Trabajo Avanzado.

Grfico 50. Pantalla donde se inicia el Flujo de Trabajo Avanzado.

95
Fase IV. Pruebas

Las pruebas funcionales una vez configurado el software de gestin
documental, fueron realizadas por el tutor empresarial y el programador
(autor del presente proyecto de tesis), las mismas fueron cumplidas al
prever en las mismas la ejecucin de los casos de uso propuestos.
Las pruebas de aceptacin se realizaron junto con los usuarios, los
cuales determinaron el correcto funcionamiento, de los requerimientos
planteados por el Departamento de Estadsticas del Sector Externo.

96
CAPTULO VII

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
inistrar
las reservas internacionales y estimar su nivel adecuado; velar por el
ncionamiento del sistema de pago; emitir especies monetarias y asesorar
los poderes pblicos nacionales en las materias de su competencia. A
travs de Un diseo de organizacin y funcionamiento gil, integral,
spuesta, el control de la gestin y la evolucin favorable de los factores
clave asociados con el cumplimiento de sus polticas y evaluacin de su
El Departamento de Estadsticas del Sector Externo, es una unidad
adscrita a la Gerencia de Estadsticas Econmicas
17
. Tiene por misin
proporcionar informacin esencial para la medicin y anlisis de las
operaciones con el resto del mundo realizadas por los distintos sectores
institucionales del pas, a fin de estimar la Balanza de Pagos, La Posicin de
Inversin Internacional y el Sistema de Cuentas Nacionales. La balanza de
pagos es un documento contable en el que se registran, de manera
sistemtica, las operaciones comerciales, de servicios y de movimientos de

Conclusiones

El Banco Central de Venezuela, posee como misin formular y
ejecutar la poltica monetaria; participar en el diseo y ejecutar la poltica
cambiaria; regular la moneda, el crdito y las tasas de inters; adm
fu
a
orientado a resultados y flexible que asegure una alta capacidad de
re
desempeo.
17
Tiene como propsito fundamental asegurar la produccin y el anlisis de las estadsticas
econmicas primarias y agregadas que requiere el Instituto Emisor para los estudios,
seguimiento y evaluacin del desenvolvimiento econmico y para apoyar la toma de
decisiones en materia de poltica econmica, as como a los fines de informar a usuarios
externos.
97
capitales llevadas a cabo por de un pas con el resto del
mundo durante un perodo de tiempo determinado.
La implementacin de una herramienta de gestin documental como
Alfresco, en el Departamento de Estadsticas del Sector Externo, permitir
innovar y diversificar los proc de un manejo automatizado
nto de sus documentos ofimticos como en papel. Una vez configurado el
Se identificaron los tipos de archivos generados por cada Divisin y
o
cual se determin, que los usuarios relacionan el concepto con las frases
Manejo de informacin en ambiente web y Gestor documental, lo cual
ento de Estadsticas del Sector Externo utiliza. Alfresco cumple
los residentes
esos, a travs
ta
software, la gestin del contenido es transparente para Alfresco, ya que el
mismo indexa el contenido, a travs de metadatos facilitando las consultas y
recuperacin de informacin. Permitiendo as, la elaboracin de flujos de
trabajo (workflows) asignando los roles participantes. Los flujos de trabajo,
definen las reglas en la gestin y creacin del contenido con lo cual las
Divisiones van a tener una mayor capacidad de respuesta a los
requerimientos departamentales, a travs de una arquitectura de
informacin.
Los objetivos propuestos y alcanzados en el presente desarrollo
fueron los siguientes:
se identificaron las actividades responsables para su generacin. Para ello,
se diseo, aplic y se proces una pregunta a fin de f rmar una matriz, en
donde las respuestas dieron a conocer al proveedor (empresa, otras
unidades,etc), se precisaron las entradas (documentos), los procesos
(clculos, resmenes), las salidas (documentos generados) y los clientes.
Se investig la familiaridad del personal con el trmino Gestin de
Contenidos. Para ello se dise, aplic y se proces una pregunta con la
indica, que intuitivamente los usuarios asocian el trmino en forma correcta.
Se precisaron los requerimientos tcnicos y de seguridad que el
Departam
98
ampliamente con el esquema de seguridad que necesitan los documentos
electrnicos en una plataforma de red, ya que utiliza el protocolo Kerberos

en sus procesos.
Se parametrizaron las interfaces grficas y las bases de datos.
Se codificaron mediante java los procesos para una eficiente
implementacin del software Alfresco en el DESE.
Se ejecutaron las pruebas necesarias para la puesta en marcha del
sistema.
El valor agregado de implementar un software de gestin de
contenidos como Alfresco en instituciones como el Banco Central de
Venezuela, se centra en permitir que los datos se transformen en un recurso
corporativo, a travs del cual se puede almacenar el conocimiento
empresarial.

99
Recomendaciones

Al finalizar el presente desarrollo y en base a la experiencia obtenida, se
realizaron las siguientes recomendaciones:
El Instituto al momento de querer implementar el software Alfresco,
contenidos a gestionar a
fin de estandarizar la taxonomia a implementar.

esco a fin de que los usuarios interesados interacten con el
entorno y evalen las ventajas de un gestor de contenidos.
Share de Alfresco, el cual permitir a los distintos informantes
acceder a travs de una interfaz grfica al cuestionario del proyecto al
cual colabora, a fin de proporcionar las respuestas en lnea, a travs
de una pgina web con todos los elementos de seguridad.
A los futuros investigadores del tema gestin de contenidos,
recomendara realizar una investigacin, la cual se enfoque en cmo
realizar una taxonomia de los documentos empresariales, segn las
normativas internacionales existentes.

deber formar grupos de trabajo que, involucren a todas las reas del
BCV, a fin determinar el volumen y tipos de
Con base en este desarrollo, se recomienda mostrar un prototipo de
Alfr
En relacin a las distintas investigaciones econmicas, que utilizan el
proceso de encuesta como recurso. Se recomendara la utilizacin de
un gestor de contenidos como Alfresco, ya que facilitara implementar
distintos flujos de trabajo workflows por proyecto, que utilicen el
mdulo
100

REFER NCIAS
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En
Silbers
Datos
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103
ANEXOS
[ANEXO A-1]
[Cuestionario de Requerimientos Tcnicos]

104
[A
[Certificacin de Validacin de Instrumento de Recoleccin de Datos]

NEXO B-1]

105
[ANEXO B-2]

106
[ANEXO B-3]

107
[ANEXO B-4]

108
[ANEXO B-5]
[Constancia del Banco Central de Venezuela Finalizacin Tesis ]
109
[ANEXO C-4]
[Modelo Conceptual de Base de Datos de Alfresco]

Grfico 51. Modelo Conceptual de Base de Datos de la Aplicacin Alfresco
110

(Continuacin)
111

(Continuacin)
112
113
(Continuacin)

113

(Continuacin)
114

(Continuacin)

115

(Continuacin)
116
(Continuacin)

117
118
(Continuacin)

(Continuacin)

119
120

(Continuacin)

(Continuacin)
121
[ANEX C-5]
[Conexiones de Alfresco con Software Propietario]

Conexin de Alfresco con Oracle:

O
db. name=al f r esco
db. user name=al f r esco
db. passwor d=al f r esco
db. host =l ocal host
db. por t =1521
db. dr i ver =or acl e. j dbc. Or acl eDr i ver
db. ur l =j dbc: or acl e: t hi n: @${db. host }: ${db. por t }: <dat abase si d>
db.pool.validate.query=select 1 from dual
Conexin de Alfresco con Microsoft SQL Server:

db. por t =1521
db. dr i ver =or acl e. j dbc. Or acl eDr i ver
db. ur l =j dbc: or acl e: t hi n: @${db. host }: ${db. por t }: <dat abase si d>
db.pool.validate.query=select 1 from dual
Conexin de Alfresco con DB2:
db. por t =50000
db. dr i ver =com. i bm. db2. j cc. DB2Dr i ver
db. ur l =j dbc: db2: / / ${db. host }: ${db. por t }/ ${db. name}
122

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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

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s entre los datos y entre stos y sus significados a travs de

ara que el sistema pueda

s publicas para el uso y desarrollo del Software Libre

que permite a quien lo pulse, editar

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