Unidad de Servicios para la Educacin

Bsica en el Estado de Quertaro

Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 1 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
1. OBJ ETIVO

Regular la recepcin, conservacin y transferencia secundaria de los documentos institucionales que ha transcurrido su periodo de
conservacin en Archivo en Trmite, para evitar exceso de archivo en oficinas y prdidas de documentos.

2. ALCANCE

Aplicacin y obligatoriedad para todo el personal de las reas de la USEBEQ.

3. POL TICAS DE OPERACI N

I. Se deber de implementar la figura de Archivo en Concentracin, adscrito a la Direccin de Administracin y dependiente funcional del
rea coordinadora de archivos. Su encargado tendr las siguientes funciones:
a. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin
documental y los inventarios requeridos;
b. Recibir la documentacin semiactiva que se resguardar en el archivo en concentracin, conforme la valoracin, vigencia y tiempo
de conservacin.
c. Conservar precautoriamente la documentacin hasta cumplir su vigencia documental.
d. Solicitar a la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos la liberacin de los expedientes para realizar la baja
documental o su transferencia secundaria.
e. Realizar la logstica para la baja documental o transferencia secundaria.
f. Elaborar los inventarios de ingreso al archivo en concentracin, baja documental y de transferencia secundaria;
g. Separar y conservar el archivo considerado como histrico.
II. Se debern de integrar los expedientes en legajos, sin carpetas, folder, pastas, etc; enlazados con hilo de camo cruzado por la parte
vertical y horizontal, acomodndolas en cajas de archivo muerto para conservar el orden durante el proceso de traslado y conservacin
en el Archivo en Concentracin.
III. La recepcin de la documentacin que se trasladar al archivo en concentracin, deber de realizarse en horario de 8:00 a 12:00 hrs. sta
se realizar en la parte trasera de la cafetera, en la zona de las bancas.
IV. Se deber de constituir una Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos, conformada por un representante del
rgano Interno de Control, un representante de la Direccin J urdica, el Director de Administracin y Encargados de Archivos, quienes
analizarn la documentacin y resolver sobre su conservacin o destruccin, tomando en cuenta el tipo de informacin que contenga.
Participarn en la Baja Documental, dando fe de la legalidad del acto. Son funciones y obligaciones de la Comisin Dictaminadora de
Depuracin de Documentos:
a. Seleccionar, analizar, estudiar y determinar el valor del acervo documental de la Unidad. Tomar en cuenta los siguientes puntos:
I. Los motivos y objetivos de la entidad, objeto de la depuracin.

Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 2 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
II. Su organizacin, procedimiento y polticas.
III. Su desarrollo.
IV. Su legislacin y normas.
V. La importancia cultural, histrica, administrativa y patrimonial.
b. Actualizar cada 2 aos la vigencia y valor de los documentos.
c. Elaborar las actas de baja o destruccin de documentos.
d. Salvo orden judicial, la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos ser la nica que podr autorizar la destruccin de
los documentos institucionales.
e. Validar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener valor histrico.
f. Reunirse por lo menos dos veces al ao.
g. Las dems que le encomiende el Coordinador General o el Director de Administracin con visto bueno del Coordinador General.
V. Queda estrictamente prohibido a empleados o particulares destruir, sustraer, extraviar o alterar en cualquier forma, los documentos
pertenecientes a la Institucin.
VI. En caso de incurrir con el apartado anterior, el Encargado del Archivo en Concentracin, notificar al rea jurdica, con visto bueno del
J efe de Departamento de Recursos Materiales y autorizacin del Director de Administracin, para que se realice el trmite
correspondiente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCI A
Ley Federal de Archivos.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
NOM-001-STPS-2008. Edificios, locales, instalaciones y reas en los centros de trabajo-condiciones de seguridad.
NOM 02 STPS 2010. Condiciones de seguridad, prevencin, proteccin y combate de incendios en los centros de trabajo.
NOM-030-STPS-2009. Servicios preventivos de seguridad y salud en el trabajo. Funciones y actividades.
Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Pblico Federal.
Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo.
Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal.
Ley Estatal de Archivos.
Ley Estatal de Acceso a la Informacin Gubernamental en el Estado de Quertaro.

Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 3 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
5. DIAGRAMA DE FLUJ O

SEREVISANLOS DATOSDELACARTULADECAJADE
EXPEDIENTESCONTRAELCONTENI DO DELACAJA
SEREALIZANLOSCAMBIOS
PERTINENTES
INFORMACI N
CONGRUENTE
SEINGRESAALARCHI VOEN
CONCENTRACIN
SELLENALABASEDEDATOSI NGRESODEEXPEDIENTESAL
ARCHI VOENCONCENTRACIN
SEASIGNAFOLIOYESPACI OFSICOPARASU RESGUARDO
SECONSERVANEN ELESPACI OASIGNADO
CONSULTA
EXPEDIENTE
SEENTREGAELFORMATODESOLI CITUD
DEPRSTAMODEDOCUMENTOS
SEENTREGAEXPEDIENTEALSOLICITANTE
CONCLUIDOELPERI ODODEPRSTAMO:
DEVOLVEREXPEDI ENTE
SEREGRESALASOLICITUDDEPRSTAMO
DEDOCUMENTOSALSOLICITANTE
REVISARDESTI NOFI NAL
ALTRMINODEPLAZODECONSERVACINSOLICITAR ALREA
GENERADORAVI STOBUENOPARA EJECUTARSUDESTI NOFI NAL
REQUIERE PRORROGA
RESGUARDAR EXPEDIENTEPOR
MAXI MO18MESES
VALORHISTRI CO
SEENVIAALACOMISINDI CTAMI NADORADE
DEPURACINDEDOCUMENTOSPARASUVALIDACI N
SEDIGITALI ZAYSERESGUARDA PERMANENTEMENTE
VALORHISTRI CO
PR.BD
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SERECIBELASOLI CITUD DETRASLADOALARCHI VOEN
CONCENTRACINYDELEGAASUPERSONAL LARECEPCIN


Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 4 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

Responsable Secuencia Actividades
Encargado de
Archivo en
Concentracin
1
Recibe la solicitud de traslado y da respuesta va correo electrnico institucional con la
fecha y hora para realizar la entrega recepcin.
Solicita a su personal asistir a la cita.
Unidad de Archivo
en Trmite
2
Acude a la cita con la Cartula de Caja en dos Tantos originales. Una deber de estar
pegada en la Tapa de la Caja por la parte interior.
Entrega la caja al personal asignado.
Personal del
Archivo en
Concentracin
3
Revisa que los legajos cumplan con las especificaciones.
Revisa que la Caja est en condiciones propias para el resguardo de la informacin.
Revisa que los expedientes y la caja cuenten con los formatos establecidos.
Revisa que la informacin de la Cartula de la Caja coincida con los expedientes fsicos
integrados en la caja.
En caso de irregularidades, solicitar solucionarlo para continuar con el trmite.
Sella y firma copia original de la Cartula de Caja y la entrega al solicitante.
Unidad de Archivo
en Trmite
4
En su caso, realiza los ajustes para continuar con el trmite.
Archiva la Caratula de caja, la cual fungir como comprobante de entrega y la resguarda
durante 2 aos en Archivo en Trmite y durante la vida del expediente de manera
electrnica.
Enva el listado del contenido de los expedientes (Registros de Documentacin) y de la
Cartula de Caja por correo institucional al Encargado del Archivo en Concentracin.
Marca en rojo las celdas de la documentacin enviada en la base de datos Inventario
Archivo en Trmite por Centro de Trabajo.
Personal del
Archivo en
Concentracin
5
Registra los expedientes en la base de datos I ngreso de Expedientes al Archivo en
Concentracin.
Asigna un folio y un espacio fsico para su reguardo, acomoda en ste.
Unidad de Archivo
en Trmite
6
Solicita prstamo de expediente va correo electrnico al encargado del Archivo en
Concentracin para ser entregado al otro da a las 8:00 hrs en atencin ciudadana. La
solicitud se deber de enviar antes de las 15:00 hrs, de manera urgente deber de
acudir al Archivo en Concentracin.
Acude a recibir el expediente con el formato Solicitud de Prstamo de Documentos.
Personal del
Archivo en
Concentracin
7
Solicita y revisa la Solicitud de Prstamo de Documentos.
Entrega el expediente y conserva la Solicitud.
La entrega deber de realizarse de manera personal y dar 10 min de tolerancia para la
entrega en Atencin Ciudadana.
Unidad de Archivo
en Trmite
8
Terminado el uso o al trmino del periodo de prstamo, regresa el expediente en
Atencin Ciudadana a las 8:00hrs al personal asignado. Se otorgar margen de 10 min.

Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 5 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
Responsable Secuencia Actividades
Personal del
Archivo en
Concentracin
9
Recibe y revisa el expediente. Entrega la Solicitud de Prstamo de Expedientes.
En caso de anomalas menores registrarlas en observaciones de la Solicitud de Prstamo
de Expedientes y conservar copia.
En caso de anomalas mayores retener el expediente y la Solicitud de Prstamo de
Expedientes, registrando sta en el apartado de observaciones. Ambos sern entregados
al Encargado del Archivo en Concentracin para realizar la gestin correspondiente ante
el rea J urdica.
Integra el expediente en la caja correspondiente.
Personal del
Archivo en
Concentracin
10
Resguarda el documento hasta su vigencia en Archivo en Concentracin.
Da aviso al Encargado del Archivo en Concentracin de la Documentacin que ha perdido
su vigencia.
Encargado del
Archivo en
Concentracin
11
Informa al Titular del rea generadora el trmino de la vigencia documental de los
archivos correspondientes, va memorndum, solicitando su visto bueno para realizar la
transferencia secundaria.
Titular o
Encargado del rea
generadora.
12
Recibe el memorndum y da respuesta por la misma va, entregando el documento al
Departamento de Recursos Materiales, dando visto bueno para la transferencia
secundaria, o en su caso solicitando la prrroga por un lapso no mayor a 18 meses. Se
puede solicitar esta prrroga en dos ocasiones, o puede solicitar su revaloracin de las
vigencias documentales, proponiendo las nuevas vigencias.
Encargado del
Archivo en
Concentracin
13
Recibe el memorndum, actuando de la manera siguiente:
Prrroga: Autoriza e informa por correo institucional las nuevas fechas para realizar la
Transferencia Secundaria.
Revaloracin de Vigencias o Valor Histrico: Realiza una Solicitud de Dictamen a la
Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos la Autorizacin para considerar el
expediente o documento.
Baja Documental: Informa y solicita autorizacin a la Comisin Dictaminadora de
Depuracin de Documentos para llevarse a cabo.
Comisin
Dictaminadora de
Depuracin de
Documentos
14
Analiza la solicitud y da respuesta va memorndum al Encargado del Archivo en
Concentracin.
En su caso, recurre a las reas o dependencias correspondientes para asesorarse.
Encargado del
Archivo en
Concentracin

Recibe el memorndum, actuando de la manera siguiente:
Valor Histrico:
Respuesta afirmativa: Informa a todas las reas de la Institucin esta resolucin,
mediante correo institucional. Solicita a su personal el escaneo y resguardo permanente
de la documentacin.
Respuesta negativa: Informa al rea generadora la resolucin y propone solicitar

Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 6 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
Responsable Secuencia Actividades
prorroga en caso de considerarlo pertinente.
Baja Documental: solicita a su personal realizar las actividades necesarias para llevar a
cabo la baja documental.

5. REGISTROS

Cdigo Nombre del Registro
Tiempo de
conservacin en
Archivo en Trmite
Tiempo de
conservacin en
Archivo en
Concentracin
Disposicin final
Responsable del
control del registro
FM.RMSA.06
INGRESO DE EXPEDIENTES AL
ARCHIVO EN CONCENTRACIN
Digitalizado
Permanente
N/A N/A
Encargado de
Archivo en
Concentracin
FM.RMSA.06
SOLI CI TUD DE PRSTAMO DE
DOCUMENTOS
Digitalizado
Permanente
N/A N/A
Encargado de
Archivo en
Concentracin

6. GLOSARI O

Archivo: conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de las atribuciones de
la Institucin.
Archivo en concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de los
centros de trabajo y que permanecen en l hasta su destino final.
Archivo histrico: conjunto de documentos que contienen informacin representativa de la memoria institucional.
Baja documental: eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables y que no contenga valores histricos.
Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos: conjunto de representantes de la institucin encargados de analizar la
documentacin y resolver sobre su conservacin o destruccin, tomando en cuenta el tipo de informacin que contenga.
Destino final: seleccin en los archivos de trmite o concentracin de aquellos expedientes cuyo plazo de conservacin o uso ha
prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histrico.
Documento: aquel medio impreso o electrnico original que contenga informacin oficial y que adems tengan Valor Administrativo,
Legal o Contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la Unidad.
Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trmite de una dependencia o entidad.

Unidad de Servicios para la Educacin
Bsica en el Estado de Quertaro
Direccin de Administracin
04500.MP.14
Versin 00 Procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales
Operacin del Archivo en
Concentracin
(PR.RMSA.02)
Pgina: 7 de 7

M. en DO H. MARIO MARCOS GMEZ AZPILCUETA
Tcnico Administrativo de Organizacin y Mtodos
Propuesta de Proyecto: Sistema de Archivos Institucional
Papeles: aquella informacin impresa que no pertenece a la Institucin o que carece de valor documental: Administrativo, legal o
contables; incluye copias de documentos originales.
Plazo de Conservacin: periodo de guarda de la documentacin en los archivos de trmite, de concentracin e histrico.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de
concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin
al archivo histrico (transferencia secundaria).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales o contables,
de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
N/ A: No aplica.
USEBEQ: Unidad de Servicios para la Educacin Bsica en el Estado de Quertaro.

7. ANEXOS
FM.RMSA.06 INGRESO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO EN CONCENTRACIN.
FM.RMSA.07 SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS.

8. CAMBI OS DE ESTA VERSI N