PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

RECURSOS TECNOLGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLGICO Cdigo : PRT. 02

Versin : 05

Fecha de aprobacin: Abril 14 de 2008
Resolucin N 529
Revis: Jefe DMT
Profesional DMT

OBJETIVO


NORMATIVIDAD
DEFINICIONES
Aprob: Rector
ALCANCE
CONSIDERACIONES
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Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento
preventivo de equipos y mquinas de acuerdo al Plan de Mantenimiento
Preventivo Anual establecido por el proceso.
Aplica desde la elaboracin del Plan de Mantenimiento de Equipos y
Verificacin Metrolgica hasta la prestacin de servicio de mantenimiento
preventivo.
Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y tcnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad de los equipos y mquinas en servicio
durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el adecuado nivel de productividad.
Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones, operaciones y tcnicas realizadas en forma metodolgica y sistemtica sobre un equipo o
mquina, con el fin de garantizar las condiciones especficas de funcionamiento, para reducir las posibilidades de ocurrencia de fallas y prolongar el
tiempo de vida til.
Hoja de Vida de Equipo: Registro en el que se establece la informacin de un equipo en cuanto a identificacin, ubicacin y caractersticas
PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ANUAL
El proceso de Recursos Tecnolgicos establece anualmente el Plan de Mantenimiento Preventivo en el que se identifican las unidades que sern atendidas durante el ao en
las actividades de mantenimiento preventivo.
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CONSIDERACIONES
REPORTE DE EQUIPOS NUEVOS POR PARTE DE LAS UNIDADES
Los Unidades deben reportar al proceso Recursos Tecnolgicos la informacin acerca de la adquisicin de nuevos equipos, con el fin de ser tenidos en cuenta
en la elaboracin del plan anual de mantenimiento.
ASESORIA PARA LA ADQUISICIN DE EQUIPOS
La asesora a los procesos para la adquisicin de equipos se concede a travs de la generacin de un concepto tcnico de compra, actividad que realiza el Jefe de
la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio solicitado. Es necesario que el proceso realice la
solicitud de adquisicin del equipo a travs de una comunicacin escrita la cual se debe hacer llegar a la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico y debe contar
con:
Descripcin de las especificaciones tcnicas del equipo a adquirir
Mnimo dos cotizaciones en cada una de las cuales se debe especificar:
Caractersticas tcnicas del equipo.
Vigencia y actualidad del equipo
Soporte Tcnico (condiciones de postventa)
Especificaciones de garanta
Teniendo en cuenta los criterios anteriores estos son verificados y analizados por el Jefe de la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, quien concede el visto
bueno a la cotizacin que mejor cubre las necesidades de los procesos y se emite entonces el concepto tcnico.
ASESORA E INTERVENCIN EN OBRAS Y PROYECTOS
Las asesoras e interventoras que realiza el proceso de Recursos Tecnolgicos a las obras y proyectos que desarrollan los procesos de la Universidad
Industrial de Santander se establecen conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a travs de comunicaciones internas, de acuerdo a las
actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos adquiridos, y la revisin y verificacin de las obras que realizan terceros,
como resultado de contrataciones externas, etc.
El Jefe de la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, junto con el equipo de trabajo correspondiente al perfil del proyecto, elabora el cronograma respectivo
para realizar las visitas al lugar de ejecucin del proyecto y, despus de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto, identificando inconsistencias o la
necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o proyecto, los cuales son informados durante las visitas a los encargados de la
ejecucin.
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CONSIDERACIONES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS UNIDADES ACADEMICO Y/0 ADMINISTRATIVAS
El servicio de mantenimiento preventivo para unidades acadmicas y/o administrativas, se realiza a los equipos clasificados como crticos, para tal fin cada
unidad enva el registro de equipos a ser tenidos en cuenta en el formato FRT 04 (formato Plan de mantenimiento de equipos) y en el FRT 19 (Plan de
verificacin metrolgica) al profesional encargado de la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico dentro del cuarto trimestre del ao correspondiente para
incluir la unidad dentro del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual del siguiente ao.
La Divisin de Mantenimiento Tecnolgico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a travs de proveedores externos de
servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumiendo por la UAA.
Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Reporte Tcnico de Servicio) que es
diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. este formato se archiva junto con el formato de Hoja de vida de equipos
FRT.08 para mantener el historial de mantenimiento. Las hojas de vida de los equipos son administradas por la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico y
se enva un informe a la unidad con la descripcin del servicio realizado.
Para la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico constituye la confirmacin de la solicitud del servicio de mantenimiento preventivo la remisin del
Listado de equipos para efectos de gestionar los recursos financieros, tcnicos y humanos para la prestacin del servicio.
Esta programacin es elaborada por un profesional de la DMT y es autorizado por el Jefe de la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, se publica en la
Intranet institucional para efectos de socializacin con los procesos de manera que conozcan el mes en el que tienen programadas las actividades de
mantenimiento. La fecha del servicio es concertada con la coordinacin de la unidad correspondiente y la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico con el
objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades acadmico-administrativas.
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CONSIDERACIONES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS SEDES REGIONALES
El servicio de mantenimiento preventivo en las sedes regionales se realiza mediante el FRT.04 (Plan de mantenimiento de equipos). El FRT.04 se enva a la
Divisin de Mantenimiento Tecnolgico el registro del inventario de equipos propuesto por parte de la UAA para ser atendidos. La Divisin de
Mantenimiento Tecnolgico valida la informacin y realiza el respectivo plan de mantenimiento preventivo para que la sede sea incluida dentro de este.
La Divisin de Mantenimiento Tecnolgico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a travs de proveedores externos de
servicio.
Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Reporte Tcnico de Servicio) que es
diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. este formato se archiva junto con el formato de Hoja de vida de equipos
FRT.08 para mantener el historial de mantenimiento. Las hojas de vida de los equipos son administradas por la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico y se
enva un informe a la unidad con la descripcin del servicio realizado.
Para la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico Constituye la confirmacin de la solicitud del servicio de mantenimiento preventivo la remisin del Listado
de equipos para efectos de gestionar los recursos financieros, tcnicos y humanos para la prestacin del servicio
Esta programacin es elaborada por el profesional de la DMT y autorizada por el Jefe de la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico, es publicada en la
Intranet institucional para efectos de socializacin a los procesos de manera que se conozca los meses correspondientes para la actividad de
mantenimiento. La fecha del servicio es concertada por la coordinacin de la sede correspondiente y la Divisin de Mantenimiento Tecnolgico con el
objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades acadmico-administrativas.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisin Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina Inicio/Fin Documento
INICIO
1. Actualiza anualmente el plan de mantenimiento de equipos y
verificacin metrolgica.
2. Elabora mensualmente la Programacin Individual de
Mantenimiento Preventivo y realiza una comunicacin escrita
(memorando) dirigido al Jefe del proceso, para informar dicha
programacin.
3.Entrega al tcnico la Programacin individual de
Mantenimiento Preventivo.
4. Modifica programacin en cuanto a fecha y hora de acuerdo a
las sugerencias del beneficiario del servicio.
5. Publica en la cartelera de informacin la Programacin
Individual de Mantenimiento Preventivo y entrega una copia a
cada Tcnico.
6. Entrega al Tcnico el registro Hoja de Vida de Equipos y el
informe tcnico del servicio FRT.22 para el Control de
Mantenimiento/verificacin que ser diligenciado durante la
actividad de mantenimiento.
Profesional DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
1
4. Modifica Programacin
Individual de
Mantenimiento Preventivo
5. Publica y entrega la
Programacin Individual
de Mantenimiento
Preventivo
Requiere de alguna
modificacin?
si
No
FRT.08 Hoja de
Vida de Equipos,
FRT.22 Informe
Tcnico de Servicio
6. Entrega al tcnico el
registro Hoja de Vida de
Equipos y FRT.22
1. Actualiza plan
mantenimiento de equipo
y plan de verificacin
Metrolgica.
2. Elabora Programacin
Individual de
Mantenimiento preventivo
3. Entrega al tcnico la
Programacin individual
de Mantenimiento
Preventivo
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FRT.04 Plan de
Mantenimiento de
Equipos
FRT 19 Plan de
Verificacin
Metrolgica
FRT.10
Programacin
Individual de
Mantenimiento
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Versin : 05

DESCRIPCIN RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Tcnico DMT
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Mantenimiento
Correctivo PRT. 01
FRT.08 Hoja de
Vida De Equipos
FRT.22 Informe
Tcnico de Servicio
Si
No
Si
No
7. Comunica a la secretaria DMT o auxiliar administrativa una
relacin de fechas, tcnicos y lugar en donde se requiera el
traslado de personal, de acuerdo a lo establecido en la
Programacin Individual de Mantenimiento Preventivo
8.Solicita al sistema de la Divisin de Planta Fsica, transporte
para el personal tcnico, de acuerdo a la relacin entregada por
el Profesional DMT.
9.Traslada al personal a la UAA donde se encuentre el equipo o
mquina.
10.Inicia la actividad de mantenimiento preventivo del equipo:
revisin inicial y diagnostico.
11..Realiza solicitud como se establece en el PRT 01
Procedimiento de Mantenimiento Correctivo, si no se dispone
de los insumos necesarios para atender el servicio. Si la actividad
de mantenimiento correctivo se puede realizar en el sitio con los
insumos disponibles al momento del mantenimiento preventivo,
se realizar por parte del tcnico en el momento que se detecte
la falla potencial del equipo.
12.Registra la actividad de mantenimiento preventivo realizada y
elabora el Informe Tcnico de Servicio, en caso de detectar
Fallas potenciales en el equipo sugiere Mantenimiento
correctivo.

7. Comunica
programacin a la
Secretaria DMT o auxiliar
administrativa
11. Realiza la solicitud de
Mantenimiento correctivo
10. Inicia la actividad de
mantenimiento preventivo
9. Traslada al personal a la
UAA donde se encuentra
el equipo o maquina
8. Solicita transporte del
personal
El equipo se encuentra
fuera de la sede principal?
Se encuentra la necesidad
de alguna actividad
correctiva al equipo?
12. Registra la actividad
de mantenimiento
(preventivo o correctivo)
realizada
2
PRT.01
PRF.05
Profesional DMT
Secretaria DMT
Servicio de
Transporte PRF 05
Planta Fsica
Tcnico DMT
Encargado del Equipo
UAA
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DESCRIPCIN RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Tcnico DMT
Tcnico DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
Profesional DMT
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15. Recibe y revisa las hojas de vida de los equipos y el Informe
Tcnico de Servicio, para identificar las observaciones realizadas
por el tcnico y verifica las hojas de vida recibidas con el plan de
mantenimiento de equipos FRT. 04.
16.Realiza y enva un informe con las especificaciones del
mantenimiento realizado a la UAA correspondiente con el fin de
dar a conocer las observaciones realizadas por el tcnico.
17. Archiva las Hojas de Vida y el Informe Tcnico de Servicio en
la carpeta de Hojas de Vida de cada UAA.
FIN
FRT.22 Informe
Tcnico de Servicio
FRT.04 Plan de
mantenimiento de
equipos
17.. Archiva hojas de vida
de equipos, comunicacin e
informe tcnico
16. Realiza y enva informe de
mantenimiento preventivo a
cada una de las unidades
15. Recibe y revisa hojas de
vida e informe tcnico
14. Entrega Hoja de Vida de
equipos y el informe tcnico del
servicio
13. Solicita firma de la
UAA
13. Solicita la firma del responsable de la UAA como constancia
del trabajo realizado.
14. Entrega al Profesional DMT las hojas de vida de los equipos
y el Informe Tcnico de Servicio.
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CONTROL DE CAMBIOS
01
Creacin del Documento
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
Abril 14 de 2008
02
Modificacin del diagrama de flujo, donde se incluye encuesta satisfaccin del beneficiario
mantenimiento preventivo, responsable y documento de referencia.
03
Noviembre 12 de 2008
Modificacin en actividad No 3 relacionada con la comunicacin con el beneficiario, y en
actividad No 7 relacionada con el envo de copia de hojas de vida de los equipos.
Abril 17 de 2009
04 Octubre 05 de 2009
Inclusin en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de
equipos de las sedes regionales UIS.
05 05
Inclusin en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de
equipos de Unidades acadmico-administrativos y la inclusin del formato FRT.22 informe
tcnico de servicio
Agosto 08 de 2012