MANUAL DE FUNCIONES CAJERO PRINCIPAL Y CAJERO AUXILIAR
ANDRES FELIPE TALERO MOGOLLN
JEIMY JOHANNA ROMERO ALDANA JUAN SEBASTIN SARMIENTO OSTOS LINA MARA MORENO CORREDOR LUDIANA SANCHEZ ARIAS MARA JOS JIMNEZ TORRES
PAOLA ZORAIDA ROJAS BAOL INSTRUCTORA TCNICA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA BOGOT D.C 2014 1. MANUAL DE FUNCIONES CAJERO PRINCIPAL
OBJETIVO GENERAL Garantizar las operaciones de una unidad de caja, efectuando actividades de recepcin, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, giros y dems documentos de valor, a fin de lograr la recaudacin de ingresos a la institucin y la cancelacin de los pagos que correspondan a travs de caja. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depsitos bancarios, planillas de control (planilla de ingreso por caja) y otros documentos de valor. Vende planillas, guas, diskettes, etc., al pblico. Paga sueldos, salarios, jornadas y otros conceptos .Lleva control de cheques a pagar, recibos de pago y otros. Registra directamente los movimientos de entrada y salida de dinero. Realiza depsitos bancarios. Elabora peridicamente relacin de ingresos y egresos por caja. Realiza arqueos de caja. Suministra a su superior los recaudos diarios del movimiento de caja. Troquela recibos de ingreso por caja, planillas y otros documentos. Chequea que los montos de los recibos de ingreso por caja y depsitos bancarios coincidan. Retira pestanas de planillas vendidas y retiene una copia de recibo de ingreso por caja. Realiza conteos diarios de depsitos bancarios, dinero en efectivo, total de pestanas, etc. Atiende a las personas que solicitan informacin. Lleva el registro y control de los movimientos de caja. Compara monto de la cinta troquelada con monto total de pestanas de las planillas vendidas, dinero en efectivo y depsito bancario. Transcribe y acceso informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anmala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. 1. AMBITO DE LA ACTUACION: RESPONSABILIDAD MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros documentos de valor. INFORMACION CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad.
TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISION: El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante y no ejerce supervisin. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con profesores, empleados, estudiantes y personal de la Unidad, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. 2. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisin manual y visual bajo. 3. PERFIL DEL CARGO, EDUCACION Y EXPERIENCIA: EDUCACION: Bachiller Mercantil, curso de contabilidad general de por lo menos seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Cuatro (4) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de caja. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Contabilidad general. Tcnicas para el manejo de mquina registradora, sumadora, calculadora y troquel adora. Procedimientos de caja. Programas de computacin aplicables en caja. HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortes y efectiva con el pblico en general Realizar clculos aritmticos. Realizar arqueos diarios de movimiento de caja. DESTREZAS EN: El conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez. El manejo de microcomputador, registradora, calculadora y troquel adora. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Atencin al pblico. Tcnicas actualizadas de manejo y control de caja. Entrenamiento en el sistema de su unidad. 4. PERFIL CAJERO PRINCIPAL Garantizar las operaciones de una unidad de caja, efectuando actividades de recepcin, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, giros y dems documentos de valor, a fin de lograr la recaudacin de ingresos a la institucin y la cancelacin de los pagos que correspondan a travs de caja. MANUAL DE FUNCIONES CAJERO AUXILIAR
Un cajero auxiliar es aquel que realiza casi todas las funciones de un cajero, pero no tiene la misma responsabilidad. Ejemplo: El cajero es el responsable de que el punto de venta (caja) cierre correctamente, en todos los conceptos, efectivo, vales, cheques, babucheras, etc. y la caja general le hace su corte y arqueos. El cajero auxiliar solo le entrega retiros parciales a la caja general pero el cajero le recibe la caja por motivo de cambio de turno y el cajero es responsable de hacer, arqueos y su cortes, si el cajero recibe la caja y no nota anomalas cualquier faltante es su responsabilidad...espero haberme explicado. El auxiliar de cajero se emplea para cuestiones de limpieza, y cobro en caso de que el cajero en turno este ausente en algn momento. En centros comerciales el cajero auxiliar si tiene acceso a la caja, en tiendas departamentales no, solamente esta de apoyo para cuestiones de limpieza y acomodo de mercanca y generalmente solo medio tiempo o fines de semana. COMPETENCIAS CAJERO BANCARIO La incorporacin del concepto de Competencias de un cajero permitir alcanzar un desempeo superior de los trabajadores, logrando la creacin de ventajas competitivas, tan necesarias en este mundo contemporneo, teniendo una incidencia directa y favorable en los beneficios finales de la empresa. En las distintas fases de este proceso, las acciones estuvieron orientadas a identificar cules son las competencias que deben estar presentes en quien ejecuta el cargo de cajero para asegurar un desempeo sobresaliente desde el principio y poder garantizar que desde la ejecucin misma de la tarea los resultados estn alineados con las estrategias del negocio, Definen y utilizan trminos tales como: competencia laboral, matriz de competencia laboral, homologacin de competencias laborales, etc. La competencia laboral se define aqu como El conjunto de conocimientos tericos, habilidades, destrezas y aptitudes que son aplicados por el trabajador en el desempeo de su ocupacin o cargo en correspondencia con el principio de idoneidad demostrada y los requerimientos tcnicos, productivos y de servicios, as como los de calidad, que se le exigen para el adecuado desenvolvimiento de sus funciones. desde el punto de vista internacional se manejan de esta manera: constituyen una Caracterstica subyacente en una persona, que est causalmente relacionada con un desempeo bueno o excelente en un puesto de trabajo, o como un grupo de comportamientos observables que llevan a desempear eficaz y eficientemente un trabajo determinado en una organizacin concreta. Desde nuestra visin consideramos que debemos verlas tanto de las exigencias o requerimientos del puesto, as como, de las cualidades personales. Hay que ver la competencia como una orientacin a la productividad, que se hagan las cosas eficientemente, estableciendo sistemas y procedimientos con esta finalidad gestionando eficientemente el tiempo. Es una metodologa analtica que consiste en el establecimiento de las competencias laborales a travs de la identificacin y ordenamiento de las funciones productivas, describiendo de manera precisa un rea ocupacional desde su propsito principal hasta las contribuciones individuales requeridas para su cumplimiento La desagregacin por funciones partiendo del propsito clave ya definido abarca: Funciones principales. Funciones bsicas (unidades de competencias). Funciones simples (elementos de competencia). CONTENIDO DEL CARGO: Misin: Garantizar la eficiencia de la prestacin de servicios bancarios y aplicar las medidas de control interno sobre la circulacin monetaria. REQUISITOS Y EXIGENCIAS Formacin mnima necesaria: Nivel Medio Superior y curso bsico de Cajero Bancario. Experiencias previas: Ninguna Adiestramiento necesario: El Periodo a Prueba Competencias Laborales: Brinda una buena acogida al cliente. Posee buenas habilidades comunicativas. Utiliza tcnicas y habilidades de negociacin. Se comporta con seriedad y discrecin. Escucha, estudia y analiza atentamente la solicitud del cliente. Atiende y explica todas las dudas de los clientes. Mantiene buena apariencia personal y fluidez verbal. Domina la documentacin necesaria para la operacin a realizar. Es responsable y honesto. Se mantiene concentrado en su trabajo. Mantiene buena capacidad de anlisis. Tiene sentido de la organizacin. Conoce el objeto social de cada cliente. Tiene seriedad y tica profesional Domina las operaciones del sistema automatizado. Mantiene actualizada diariamente las operaciones de la circulacin monetarias. No comete errores a la hora de trabajar con el sistema. Domina los canjes y las siglas de cada una de las monedas. Tiene agilidad para manipular y contar el efectivo. Tiene dominio de todas las operaciones. Atiende a los clientes con profesionalidad, amabilidad y cortesa. Mantiene el puesto de trabajo con buena higiene. Domina el Sistema Informtico Domina los canjes Tiene agilidad con el efectivo y conoce los tipos de moneda. Muestra organizacin y limpieza en el puesto Posee buena presencia y aspecto personal. Conocimientos especficos: Comunicacin, tcnicas y habilidades de negociacin, computacin, reglas y normas de conductas. Cualidades personales: Seriedad, habilidades comunicativas, discriminacin de informacin, discrecin, apariencia personal, fluidez verbal, habilidades para negociar, adaptabilidad al cambio, cooperacin, motivacin, creatividad, capacidad de anlisis, constancia en la superacin, creatividad y dinamismo, tica profesional, responsabilidad, sentido de la organizacin y honestidad. Responsabilidades requeridas Sobre los equipos que requiere el puesto como computadora, calculadora, mquina contadora de billetes (activos Fijos, tiles y herramientas) Documentos financieros de clientes. Discrecin, responsabilidad y seguridad en la custodia del efectivo. Debida diligencia. Condiciones de trabajo Atributos fsicos y mentales: Estabilidad personal, buenas relaciones sociales, equilibrio emocional, inteligencia. Medios de seguridad e higiene: Garanta en los medios de trabajo, chequeos mdicos peridicos, confort en el puesto de trabajo. Ambiente de trabajo: Buena iluminacin, climatizacin, tranquilidad. Horario de Trabajo: 8 horas. Riesgos: Fsicos: No se observan riesgos fsicos. Psicolgico: Estrs producto a la intensidad del trabajo.
Cultura y clima organizacional: Se observan a travs del cumplimiento de los siguientes valores: Honestidad. Profesionalidad. Sentido de pertenencia. Atencin al hombre. Trabajo en equipo. Consecuentes con la palabra empeada. Estimulacin a resultados. Innovacin y asuncin de riesgos. CONCLUSIONES Se identificaron las competencias inherentes al cajero bancario y permiti la identificacin y ordenamiento de las funciones del puesto objeto de estudio, describiendo de manera precisa un rea ocupacional desde su propsito clave hasta las contribuciones individuales requeridas para su cumplimiento. Paralelamente se llegaron a establecer las normas tcnicas de competencia laboral, que enriquecen inobjetablemente el anlisis sobre la base de sus elementos constitutivos, esto es, las unidades y elementos de competencia, los criterios de desempeo, el campo de aplicacin y las evidencias de desempeo y conocimiento. Los resultados obtenidos en el presente estudio sirven de punto de partida a la institucin para someter al resto de los puesto de trabajo a un proceso similar al realizado y generalizado a las otras sucursales, elevar el nivel de competencia de sus trabajadores, desterrar la obsolescencia, ambigedad y desactualizacin de las descripciones de los puestos y hacer un aporte inestimable al cambio necesario que debe operarse en la gestin humana como premisa ineludible del proceso de reestructuracin que se encuentra en marcha.
INICIO EL USUARIO SE ACERCA CON EL FORMATO DE CONSIGNACIN EL CAJERO RECIBE EL FORMATO DE CONSIGNACIN Y EL CHEQUE O EFECTIVO CONSIGNACIN EN CHEQUE EL CAJERO RECIBE EL CHEQUE Y VERIFICA QUE EL CHEQUE CONTENGA LAS FIRMAS O SELLOS ESTABLECIDOS EN LA TARJETA DE REGISTRO DE FIRMAS DE LA CUENTA CORRIENTE. EL CAJERO VERIFICA SI EL CHEQUE NO ES FALSO, Y SI EST ENDOSADO EL CAJERO CUENTA EL DINERO EN EFECTIVO, VERIFICA QUE NO HAYAN BILLETES FALSOS EL VALOR RECIBIDO COINCIDE CON EL VALOR EN EL FORMATO DE CONSIGNACIN
NO SE PUEDE REALIZAR LA TRANSACCIN FIN EL CAJERO VERIFICA SI LA CUENTA BENEFICIARIA CORRESPONDE A LA QUE EL CLIENTE DESEA DEPOSITAR CORRESPONDE FIN SE REALIZA LA TRANSACCIN Y SE TIMBRA O SE SELLA EL FORMATO. SE ENTREGA DESPRENDIBLE AL CLIENTE FIN NO SI SI NO SI NO 2) DIAGRAMA DE FLUJO RECIBIR CONSIGNACIONES
DIAGRAMA DE FLUJO CHEQUE POR VENTANILLA Pago de cheque por ventanilla Recibir el cheque Solicitar cedula de ciudadana Se detiene el proceso Verificar vigencia y el estado de la cedula Verificar que el cheque a cobrar sea del mismo banco Verificar vigencia Verificar el nmero de la cuneta Verificar el nmero de serie del cheque Verificar nombre y firma del girador Verificar que la cuenta tenga fondos Proceder con el pago del cheque No se prosigue al el pago Timbrar el cheque Realizar recuento del dinero antes de entregarlo No Si No Si Verificar que l nombre del beneficiario concuerde con el documento Guardar el cheque en el casillero o palomera FIN DIAGRAMA DE FLUJO CHEQUE POR VENTANILLA
DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO DE IMPUESTO CON PAGO El cajero recibe, firma, sella y entrega la segunda copia del formulario, y el original lo enva a la respectiva administracin de impuestos. INICIO EL CLIENTE SE ACERCA A PAGAR EL IMPUESTO SE ENCUENTRA VENCIDO EL CAJERO VERIFICA: Diseo de formulario debe corresponder al DIB La fecha en la cual se recibe el pago El nmero del formulario corresponda en el original y la copia Para aporte voluntario el cajero deber leer los datos
FIN Recibe el valor total del impuesto a cobrar por medio de: Efectivo. Nota dbito o crdito a Cuenta Corriente o de Ahorros Cheque de Gerencia o Cheque de la misma plaza. Ttulos valores (CERT, TIDIS). Crditos de tesorera. Sobregiro. Tarjeta de Crdito siempre que tenga cupo disponible.
FIN SI NO
DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO DE IMPUESTO SIN PAGO INICIO El impuesto es retencin en la fuente Este impuesto no puede ser presentado, tiene que ser pagado. FIN El cliente se acerca a presentar el impuesto. El impuesto se encuentra dentro de la fecha lmite de pago No puede ser presentado, porque est sancionado y tiene intereses de mora FIN El cajero recibe el formulario de impuesto y lo sella Recibido sin pago. Le entrega copia de la transaccin al cliente. Al cliente no se le cobra la sancin pero si los intereses de mora. FIN SI NO NO SI
DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO DE SERVICIOS PBLICOS INICIO EL USUARIO LLEGA CON LA FACTURA LA FACTURA SE PUEDE PAGAR EN ESTE BANCO SE LE INFORMA AL CLIENTE QUE NO LO PUEDE CANCELAR AH FIN SE ESCANEA EL CDIGO DE BARRAS DE LA FACTURA SE COBRA EL VALOR REGISTRADO EN LA FACTURA SE TIMBRA EL RECIBO EN LA PARTE DE ARRIBA Y ABAJO SE ENTREGA LA FACTURA AL USUARIO Y EL CAJERO SE QUEDA CON LA COLILLA TIMBRADA COMO SOPORTE FIN NO SI
DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIN Y ENTREGA DE EFECTIVO A LA TRANSPORTADORA LA TRANSPORTADORA ENTREGA EL VALOR EN EFECTIVO REQUERIDO POR EL BANCO, EN LAS HORAS DE LA MAANA INICIO LA TRANSPORTADORA RECOGE EL DINERO QUE EL BANCO LE ENTREGUE DEBER SER ENTREGADOS EN CARGAMENTO CLARA Y FIRMEMENTE SELLADOS LA TRANSPORTADORA LLEVA EL DINERO A SUS INSTALACIONES PARA SER CONTADO FRENTE A UNA CAMARA LA TRANSPORTADORA ENTREGA EL EFECTIVO EN FAJOS AL BANCO FIN PROVISIN EL DINERO ES ENTREGADO EN EFECTIVO, CON MXIMA SEGURIDAD. EL DINERO ES GUARDADO EN LA BVEDA SE FIRMA LOS DOCUMENTOS UNICOS DE ENTREGA Y RECIBIDO DE EFECTIVO SE FIRMA LOS DOCUMENTOS UNICOS DE ENTREGA Y RECIBIDO DE EFECTIVO FIN SI NO
DIAGRAMA DE FLUJO PAGO AVANCES TARJETA DE CRDITO INICIO Se acerca el cliente solicitando un avance de la tarjeta de crdito. Se brinda el formato que el cliente debe diligenciar para realizar la transaccin. FONDOS SUFICIENTES La persona encargada pide la tarjeta de crdito. Se pasa por el PinPad, se escoge la opcin AVANCE TARJETA DE CRDITO. Se procede a preguntar al cliente el valor del avance y el nmero de cuotas a las que lo quiere diferir.
FIN El sistema aprueba el avance. Se pasa la verificacin y autorizacin del jefe de servicios de la oficina comercial. Se timbra el recibo y por ltimo se hace entrega del dinero al cliente. FIN NO SI 3. GRFICO REA DE CAJA VENTANILLA DE ATENCIN PALOMERA COMPUTADOR HUELLERO DIGITAL HUELLERO (TINTA) ALMOHADILLA SELLOS FORMATOS DATFONO BOTN DE PNICO RECONTADORA DE BILLETES IMPRESORA, FOTOCOPIADORA BOLGRAFOS, GRAPADORA, SACAGRAPAS CAJA FUERTE SILLA PIN PAD 4. TIPOS DE SELLOS ESPECIES MONETARIAS RETENIDAS POR FALSEDAD O CAMBIABILIDAD PARA REMITIRLAS AL BANCO DE LA REPBLICA CIUDAD FECHA PRESENTADO POR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD CC TI NIT CE PP No. DESCRIPCIN DE LAS ESPECIES RETENIDAS VALOR TOTAL $ VALOR TOTAL $ */ CAUSAL : 1/ Falso: Imitacin dolosa de medio de pago. 2/ Falso A.N.A: Alteracin No Accidental del billete que incorpora partes falsas a un billete autntico que lo hace integralmente falso. 4/ No cambiable A.N.A: Billete autntico que presenta una alteracin presuntamente no accidental, realizndole el corte o levantamiento de algn dispositivo de seguridad. 5/ En Consulta: Se presenta dificultad de establecer su cambiabiliadad en forma inmediata . DIRECCIN PERMANENTE Y CIUDAD No. TELFONO FIJO O MVIL CORREO ELECTRNICO BILLETES NUMERO DE CAUSAL * / NOMBRE(S) APELLIDO(S) AO MES DIA No. DE SERIE FECHA EDICIN 3/ No Cambiable: Billete que no cumple TODAS las condiciones de cambiabilidad: a.) Ser autntico, b.) Tener impresin por anverso y reverso, c.) Estar conformado por lo menos por tres quintas partes continuas, d) Exhibir en forma completa una numeracin. DENOM No. DE SERIE FECHA EDICIN BILLETES NUMERO DE CAUSAL * / DENOM LOGODE LAENTIDAD QUE REMITE 5. FORMATO MONEDA FALSA
DENOMINACIN CANTIDAD MONTO */ CAUSAL: En general la causa de retencin de la moneda metlica es la falsedado sospecha de ella. Explique brevemente el origen de los billetes retenidos por falsedad o cambiabilidad: NOMBRE Y FIRMA CAJERO QUE RETIENE LAS ESPECIES FIRMA Y NMERO DE CDULA DEL USUARIO TOTALES MONEDAS METLICAS En caso de cualquier duda o para mayor informacin, sobre las especies retenidas por los conceptos de falsedad, favor dirigir sus inquietudes a la cuenta de correo billetesretenidos@banrep.gov.co En cumplimiento de lo establecido en la Circular Reglamentaria DTE-182, expedida por el Banco de la Repblica, se procede a retirar de circulacin las especies monetarias relacionadas en este formato. El formato lo encuentra en la siguiente direccin: http://www.banrep.gov.co/reglamentacion/rg_tesore.html en itemConsultas sobre cambiabilidad. CIUDAD AO MES DA COD. OFICIN. NOMBRE OFICINA PRODUCTO CUENTA DE AHORROS CUENTA No. M.E TIPO DE MONEDA VALOR (M.L US$) (1) 1 DEPSITO EFECTIVO TTULO No. M.L 2 RETIRO OTROS CLASE No. 3 C.D.A.T. 4.1.2 CIRCULAR EXTERNA 0014 DE2000 SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA DECLARACIN DE OPERACIONES EN EFECTIVO DE M.L CUANTAS DETERMINADAS POR EL GOBIERNO EN LA CIRCULAR 14/00 DATOS DEL BENEFICIARIO O DESTINATARIO DE LA OPERACIN IDENTIFICACIN APELLIDO Y NOMBRES HORA No. PERSONA EN NOMBRE DE LA CUAL SE REALIZA LA OPERACIN PERSONA QUE REALIZA LA OPERACIN APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA Y SELLO FUNCIONARIO RESPONSABLE (1) EN CASO DE PRESENTARSE MAS DE UNA TRANSACCIN DEL MISMO TIPO, INDICAR AL MARGEN EL VALOR DE CADA OPERACIN IDENTIFICACIN IDENTIFICACIN CLASE No. CLASE No. MODELO DE FORMATO PARA EL REGISTRO INDIVIDUAL DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO DIRECCIN-TELFONO APELLIDOS Y NOMBRES DIRECCIN-TELFONO FIRMA FIRMA FORMATO DECLARACIN DE OPERACIONES EN EFECTIVO