DISEO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Tema
Objetivos
Concepto de un sistema administrativo
Objetivo de un sistema administrativo
Anlisis de un sistema administrativo


COMCEPTO DE UN BUEN SISTEMA
ADMINSITRATIVO
Una organizacin exitosa, es decir aquella cuyo
funcionamiento econmico le permita
obtener beneficios o sea que logre supervits,
ser la que podr sobrevivir, primero y luego
crecer en el transcurso del tiempo

COMCEPTO DE UN BUEN SISTEMA
ADMINSITRATIVO
Para poder lograrlo debe contar con los siguientes
elementos:
Un producto o Servicio , entendindose por tal a la
actividad principal a que se dedique esa Organizacin;
que pueda ser colocado en :
Un mercado, o sea que exista un pblico usuario o
consumidor de esos productos o servicios,
Una tecnologa utilizada para generar esos productos
o servicios y colocarlos en el mercado,
Una estructura financiera o sea el Capital disponible
necesario para acceder a la tecnologa que le permita
producir eficientemente,
Una direccin activa y dinmica que establezca
objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.
COMCEPTO DE UN BUEN SISTEMA
ADMINSITRATIVO
Todos estos elementos son necesarios, pero en las
Organizaciones del presente, se necesita un
elemento ms: los sistemas administrativos. Ya que
todos los elementos antes mencionados son
determinantes, pero para que aplicacin halle
concrecin efectiva en la generacin de bienes y
servicios econmicos, se necesita que una gran
cantidad de decisiones y operaciones menores se
desarrollen eficientemente para que sumadas den
los resultados esperados. Esas mltiples operaciones
deben ser llevadas a cabo empleando un aparato o
estructura administrativa adecuado.
COMCEPTO DE UN BUEN SISTEMA
ADMINSITRATIVO
A travs de ese sistema administrativo adecuado se ejecutarn las
decisiones de detalle inherentes a: el movimiento y custodia del
dinero y las mercaderas; al producto, para que este sea fabricado y
est disponible para el cliente en la calidad, tiempo y condiciones
requeridas; al manejo del personal de la empresa; al registro y control
de los bienes, etc.
Sin embargo esta adecuada organizacin administrativa por s sola no
asegura el xito de la organizacin, ya que ella no puede generar los
productos, ni el capital necesario o el mercado; pero la falta de
sistemas administrativos buenos, puede originar prdidas tan grandes
que llegan a invalidar o tornar ineficientes a cualquier combinacin
adecuada de todos los otros elementos antes mencionados.
COMCEPTO DE UN BUEN SISTEMA
ADMINSITRATIVO
Por lo tanto, el Sistema Administrativo de una
organizacin constituye el medio a travs del cual
las decisiones de poltica o estratgicas adoptadas
por los niveles superiores de la misma, se
concretan en una serie de mltiples decisiones que
resuelven casos individuales y que a travs de la
conformacin de rutinas de trabajo van
configurando la actividad administrativa total de
la Organizacin
OBJETIVOS SISTEMA
ADMINISTRATIVOS
Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el
funcionamiento organizado de la empresa sin
intervenciones espectaculares y espordicas de personas
providenciales o salvadores de la organizacin. Sera de
alguna manera comparable al sistema circulatorio de un
ser humano, una vez diseado y puesto en
funcionamiento ya nadie se acuerda de l, aun cuando en
todo momento est contribuyendo a mantener vivo y en
funcionamiento al cuerpo en el que est instalado. Slo
cuando aparecen trastornos se cobra conciencia de su
existencia y de la importancia del mismo, asignndole la
atencin que merece.
OBJETIVOS SISTEMA
ADMINISTRATIVOS
1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que
se las necesita. Todos los actos tienen que llevarse a cabo
dentro del plazo planeado o considerado ptimo para su
concrecin. P.Ej.: una empresa necesita aprovisionarse de
los elementos necesarios para producir, es eficiente el
sistema administrativo si consigue que los elementos
comprados estn disponibles en la fecha en que se los
necesita. Si llegan anticipadamente, implica un costo
innecesario de inmovilizacin de esos activos; no tenerlos
en el momento adecuado implica paros en la lnea de
produccin. Lo mismo pasa cuando se producen informes
contables, Un balance, por ej., con mucha demora la
informacin no oportuna se transforma en letra muerta.
OBJETIVOS SISTEMA
ADMINISTRATIVOS
2) El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de
recursos posible. Un sistema administrativo es eficiente
cuando adems de cumplir con sus funciones requiere
una erogacin menor para operarlo que los beneficios
que genera su ejecucin. Es posible observar que existen
sistemas administrativos que por su alto costo pueden
llegar a perjudicar la economa de la empresa. P. Ej.: un
sistema informtico para llevar el Stock actualizado de
elementos de bajo valor unitario, (Clavos, tornillos, etc.),
puede llegar a ser superior al de los elementos cuyo
movimiento se intenta controlar
OBJETIVOS SISTEMA
ADMINISTRATIVOS
3) Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos
con un alto grado de seguridad. Cuando se ejecutan actos
administrativos generalmente se movilizan fsicamente bienes de
propiedad de la empresa. Los sistemas deben garantizar que esos
recursos utilizados son correctamente utilizados por los miembros de
la organizacin, asegurando la preservacin del patrimonio
empresario frente a errores y/o malversaciones que puedan
cometerse. Un sistema no ser eficiente cuando permita filtraciones
en el uso correcto de los bienes propiedad de la organizacin, o de los
tiempos u horas del personal en otras actividades distintas a las que
funcionalmente les corresponda y por las que est pagando la
empresa. P. Ej.: cuando se utilizan los automviles de la organizacin
para uso particular. O al personal asignado a un rea funcional
determinada para tareas particulares en beneficio personal del
superior jerrquico.
OBJETIVOS SISTEMA
ADMINISTRATIVOS
4) Produzca la informacin necesaria para que los diversos
niveles de la organizacin puedan actuar, tomando las
decisiones adecuadas frente a los acontecimientos que se
vayan produciendo. Es decir que en forma simultnea al
desarrollo cotidiano, rutinario de cada operacin o acto
administrativo, el sistema administrativo debe ir
estructurando la pirmide de datos que debidamente
resumidos y compilados peridicamente proporcionen los
elementos que satisfagan a la vez todos los requerimientos de
informacin: de supervisin y control, de informacin
gerencial, legales, impositivos, etc., abarcando en forma
completa a todos los diferentes niveles jerrquicos de la
organizacin
ANLISIS DE SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
1. Relevamiento
Esta etapa tiene como objetivo bsico recoger la informacin
necesaria respecto de:
a) Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se
estn desarrollando actualmente.
b)Los componentes de la organizacin y la forma en que se
han dividido las tareas entre ellos.
C) Los problemas que se presentan en la forma actual de
ejecucin.
d) Las razones que justificaron llevar adelante la labor de
anlisis y las expectativas de la direccin a niveles gerenciales
y de supervisin respecto del desarrollo del programa.

ANLISIS DE SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
e) Las opiniones de los entrevistados referentes a posibles
soluciones alternativas.
f) Tomar conocimiento de otras formas en que se
ejecutaron los trabajos y motivos que se tuvieron para
discontinuarlos.
g)Estado de definicin, asignacin y supervisin de
funciones, tanto formalmente establecidas, como
informalmente implementadas.
h) La disponibilidad en el mercado de estudios en
empresas similares que puedan aplicarse al programa de
anlisis a desarrollar.
i) El empleo de tecnologa especfica que puede ser
adquirida y aplicada a la empresa bajo estudio.
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1. RELEVAMIENTO
1. 1. Recoleccin interna de datos:
Encuestas
Entrevistas
Observacin directa
1. 2. Recoleccin externa de antecedentes
Bibliografa tcnica
Carpetas de anlisis de aplicaciones similares
Adquisicin tecnologa disponible
1. 3. Sistematizacin de la informacin
Sistematizacin primaria
Complemento iterativo de datos
Esquema final del sistema actual
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2. DISEO
2. 1. Diagnstico
Informe con crticas y propuestas de cambio
Discusin y aprobacin parcial o total a nivel directivo y gerencial
2. 2. Diseo Global
Formulacin del modelo propuesto a travs de diagramas del sistema propuesto
MAM(Diagramas de Proceso, Diagramas de Bloque, Diagramas de Sistema)
Discusin y aprobacin final a nivel directivo, gerencial y de supervisin
2.3. Diseo Detallado
Redaccin de manuales de procedimiento
Redaccin de manuales de organizacin
Diseo de formularios, registros y archivos
Preparacin de diagramas de lgica y redaccin de programas, si la aplicacin es
computarizada
Realizacin de pruebas de funcionamiento simulado con datos preparados o reales
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3. IMPLEMENTACION
3.1. Planeamiento de la implementacin
Determinacin de temas
Establecimiento de relaciones
Fijacin de plazos y fechas
Determinacin de responsables
3.2. Desarrollo de las tareas previas
Recursos materiales
Recursos humanos
Tareas preliminares
Recursos de organizacin
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3.3. Lanzamiento
Eleccin de la modalidad (total, parcial, por sustitucin o en
paralelo)
Activacin del lanzamiento
Asesoramiento sobre problemas, sin sustituir a los mandos
naturales
3.4. Seguimiento
Revisin del cumplimiento del programa de implementacin en
los "puntos de control"
Ajustes del proyecto mediante modificaciones que se
detectaron en el lanzamiento
Informes de cumplimiento
Informe final de evaluacin